Gecikmiş Kiralık Mülk Defterleri: Yetişme ve Beyan Rehberi

Kiralık mülk kayıtlarım yıllarca geride kaldıysa nereden başlamalıyım?

En eski eksik yıldan başlayıp ileriye doğru, mülk mülk çalışın. İki sorun iç içedir: evrak (eksik veya yanlış defterler ve kayıtlar) ve beyan (hiç verilmemiş beyannameler). IRS, ödeyemeseniz bile geçmişteki tüm beyannamelerin verilmesini söyler. IRS'nin kaç eksik yıl beklediği verilmemiş beyannameleri yetiştirme rehberinde anlatılır.

Sıra önemlidir; çünkü her yıl bir öncekinden devralır: maliyet esası (basis) (mülk için ödediğiniz bedel, her yıl düzeltilir), uygulanan amortisman ve askıya alınmış pasif zarar (kuralların henüz kullanmanıza izin vermediği, sonraki bir yıla devreden kira zararı) ileriye taşınır. Adımlar şöyledir:

1. Her mülkü, tapu sahibini (siz, bir LLC, bir trust, ortak sahipler) ve kiralandığı tarihleri listeleyin.
2. Transkriptleri kullanarak IRS'nin elinde hangi beyannamelerin olduğunu öğrenin.
3. En eski eksik yıl için belgeleri toplayın.
4. O yılı mülk mülk yeniden oluşturun, beyan edin, sonra yıl sonu bakiyelerini bir sonraki yıla aktarın.

Her mülk için şunları toplayın: banka ve kart hesap özetleri, kapanış belgesi (closing statement), Form 1098 veya kredi veren dökümleri, emlak vergisi faturaları, kira sözleşmeleri ve kira kayıtları, mülk yöneticisi dökümleri, en son verdiğiniz beyanname ve IRS transkriptleri. Elinizde olmayan hesap özetlerini her bankadan, kart kuruluşundan ve kredi verenden isteyin; ne kadar geriye verebildikleri değişir. İşin büyüklüğü mülkler çarpı kuruluşlar çarpı hesaplar çarpı aylardır; yani eklenen her yıl, kuruluş veya mutabık olmayan hesap iş yükünü artırır.

İki veya daha fazla yıl eksikse, birden fazla mülk varsa, tapu bir LLC'de veya trust'ta ise, eski bir muhasebe sorumlusu güvenemeyeceğiniz defterler bıraktıysa, bir IRS yazısı geldiyse ya da bir kredi veren, mahkeme veya yeni bir hazırlayıcı bir tarih bekliyorsa durum basit değildir. Sayfanın sonundaki “Sizin durumunuz farklı mı?” bölümüne bakın.

Hangi beyannameler eksik: Form 1040'larım mı, bir LLC'nin Form 1065'i mi, yoksa ikisi de mi?

Beyanname genellikle kirayı kimin topladığına değil, mülkün tapusunun kimde olduğuna bağlıdır.

ABD'de kurulu bir ortaklık Form 1065 vermelidir; yalnızca yıl içinde ne gelir elde etmişse ne de indirim yapmışsa vermez. Seçim yapmamış ve en az iki üyesi olan bir LLC de ortaklık olarak sınıflandırılır (Form 1065 talimatları). Şirket olarak vergilendirilmeyi seçen bir LLC şirket beyannamesi verir; bu sayfa onu kapsamaz. Yalnızca evli bir çiftin topluluk mülkiyeti (community property) olarak sahip olduğu LLC, yok sayılan işletme veya ortaklık olarak değerlendirilebilir ve IRS çiftin tercih ettiği sınıflandırmayı kabul eder (Revenue Procedure 2002-69); bu sınıflandırmayı değiştirmek, kuruluşun dönüşümü sayılır. Bir LLC'nin sınıflandırması üyelerini de izler: tek üyeli bir LLC ikinci bir sahip eklediği tarihten itibaren ortaklık olur, bir kişi diğer tüm payları satın aldığında ortaklık sona erer; dolayısıyla tek bir LLC'nin hem Schedule E yılları hem Form 1065 yılları olabilir (Revenue Rulings 99-5 ve 99-6). Her sahibin katıldığı veya ayrıldığı tarihi listeleyin.

Önce ortaklığın beyannamelerini, en eski yıldan başlayarak verin: her ortağın kişisel beyannamesi K-1'e ihtiyaç duyar. Hiç beyanname vermemiş bir LLC için bkz. verilmemiş işletme beyannameleri. Tapuyu doğrudan elinde tutan ortak sahipler için bkz. Schedule E mi ortaklık beyannamesi mi. Ortakların sermaye hesapları ve K-1'ler için bkz. ortaklık sermaye hesaplarını yeniden oluşturma. Bir LLC, bir trust ve sizin kişisel hesabınız arasında hareket eden para genellikle kira geliri veya gideri değil, kredi, sermaye katkısı veya dağıtımdır: bkz. her kiralık mülk için LLC defterleri ve karışık fonlar.

Eski beyannamelerimi ve IRS'nin elindeki gelir belgelerini nasıl alırım?

Eksik her yıl ve verdiğiniz son yıl için transkript isteyin. Transkriptler IRS'nin elinde ne olduğunu gösterir ve yeniden oluşturduğunuz kayıtlar için ilk kontroldür (IRS transkript türleri).

Ücret ve gelir transkripti yalnızca IRS'ye verilen formları gösterir; size düzenlenen her form burada olmayabilir. Çevrimiçi yaklaşık 85 belgeyle sınırlıdır; bunun ötesinde IRS sizi Form 4506-T'ye yönlendirir. Beyan verilmediğini doğrulayan yazı, beyanname vermeniz gerekip gerekmediğini söylemez. Bir mülk yöneticisi, mal sahibine ödediği kirayı formun bildirim eşiğine ulaştığında Form 1099-MISC ile bildirir (talimatlar); böyle bir formu yöneticinin dökümleri ve yatırmalarınızla eşleştirin.

En son verdiğiniz beyanname, yeniden oluşturmanın başladığı rakamları taşır: bugüne kadarki amortisman, askıya alınmış pasif zarar ve her mülkün maliyet esası. Bunlar eski bir hazırlayıcıda veya yazılımda duruyorsa şimdi isteyin; bkz. eksik bir amortisman çizelgesini yeniden oluşturma.

Hesap özetlerinden neyi yeniden oluşturabilirim, neyi başkalarından almalıyım?

Banka ve kart hesap özetleri neyin ne zaman hareket ettiğini yeniden oluşturur. Bir ödemenin ne için yapıldığını veya bir mülkün ne kadara mal olduğunu göstermez. Bir hesap özeti alıcıyı, tutarı ve tarihi (çek için çek numarasını da) gösteriyorsa ödemeyi kanıtlayabilir; ancak ödeme kanıtı tek başına bir indirimi doğrulamaz, faturayı veya makbuzu saklayın (Publication 583).

Tapu veya emanet (escrow) şirketi, kredi veren ve ilçe değerleme görevlisi kopya sağlayabilir; IRS, zarar kayıtları için yazılmış olmakla birlikte aynı kurumlara işaret eden afet sonrası kayıtları yeniden oluşturma yönergesinde bu kurumları sayar (IRS). Kapanış belgesi için bkz. defterlere girilmesi. Yalnızca hesap özetleriyle çalışmak için bkz. defterleri hesap özetlerinden yeniden oluşturma.

Defterler varsa ama eski bir muhasebe sorumlusu bunları yanlış bıraktıysa ne olur?

Eski toplamlardan başlamayın. Her banka, kart ve kredi hesabını ay ay hesap özetleriyle mutabık hale getirin, sonra eski defterlerin şunları nasıl işlediğine bakın:

• kategorisiz veya askıdaki bakiyeler;
• kira olarak kaydedilmiş ama aslında güvenlik depozitosu, kredi geliri veya kendi hesaplarınız arası transfer olan yatırmalar;
• gider olarak kaydedilmiş mortgage anaparası;
• onarım olarak kaydedilmiş iyileştirmeler;
• karışmış kişisel harcamalar;
• hiç kaydedilmemiş amortisman.

Her yılın kira toplamını ücret ve gelir transkripti, verilen beyanname ve kira sözleşmeleriyle karşılaştırın. Hiçbir hesap özetinin veya belgenin desteklemediği bir rakam, ileriye taşınacak değil, sorgulanacak bir rakamdır. Verilmiş bir beyanname yanlış rakamlar kullandıysa bkz. geçmiş beyannamelerde eksik bırakılan gelir için düzeltme.

Her yatırmayı ve ödemeyi kira, depozito, kredi anaparası, faiz, onarım, iyileştirme ve kişisel harcama olarak nasıl ayırırım?

Herhangi bir şeyi toplamadan önce her satırı ayırın. Yanlış yere konan bir yatırma, kredi ödemesi veya kişisel ödeme yılın gelirini değiştirir (Publication 527).

Emanet (escrow) içeren bir mortgage ödemesi faiz, anapara ve bir depozitodan oluşur. Depozito gider değildir: kredi veren emlak vergisi ve sigortayı ödediğinde bunları kaydetmek için escrow dökümünü kullanın; vergide yalnızca kredi verenin gerçekten ödediği tutar indirilebilir (Publication 530). Her kalem için bkz. güvenlik depozitoları, onarım mı iyileştirme mi, mülk yöneticisi dökümleri ve kira ile kişisel para aynı hesabı paylaşıyorsa karışık fonlar.

Nakit ödenen veya makbuzu olmayan onarımlarla ne yapmalıyım?

Kimin, ne kadar, ne zaman ve ne için ödendiğini gösteren diğer tüm kayıtları toplayın ve şimdi tarihli notlar yazın. IRS, bir nakit ödemenin makbuzu yoksa ödeme anında kayıtlarınıza yeterli bir açıklama yazmanız gerektiğini söyler (Publication 583). Geçmiş yıllar için o an geçmiştir; bu yüzden yazdığınız her şeyi bugün yazılmış olarak tarihleyin ve hiçbir belgeyi olduğundan eski gösterecek şekilde düzenlemeyin.

Hiçbir kaydı olmayan bir maliyetin tahmin edilip edilemeyeceği olgulara bağlıdır ve desteklenmeyen bir maliyet incelemede reddedilebilir. Neyin destek sayıldığı kiralık mülk kayıtları ve makbuzları rehberinde anlatılır.

Her mülkün maliyet esasını, arsa payını ve amortismanını nasıl yeniden oluştururum?

Kiralık olarak satın alınan her mülk için maliyetten başlayın, arsayı çıkarın, amortismana mülkün kiraya hazır olduğu tarihte başlayın ve maliyet esasını uygulanan veya uygulanabilecek amortisman kadar azaltın. Konut niteliğindeki bir kiralık bina, genel amortisman sistemi altında genellikle 27,5 yıl boyunca doğrusal yöntemle amortismana tabi tutulur; ay ortası kuralı uygulanır ve ilk yıl yalnızca hizmette olunan aylar sayılır (Publication 527).

Önceki yıllarda amortisman atlandıysa bkz. kiralık mülkte kaçırılan amortisman.

Pasif zararlar ve amortisman bir yıldan diğerine nasıl devreder ve neden tek bir yanlış yıl geri kalanını değiştirir?

Her yılın kapanış bakiyeleri bir sonraki yılın açılış bakiyeleridir; bu yüzden bir yılda yanlış olan rakam sonraki her yılda da yanlıştır.

Kira zararları, bazı gayrimenkul profesyonelleri dışında genellikle pasiftir. Aktif katılım gösteren, yani mülkün en az %10 kadarına sahip olan ve kiracı onaylamak ve onarım kararı vermek gibi yönetim kararları alan bir kiralık mülk sahibi, kira zararının $25.000 tutarına kadarını diğer gelirinden indirebilir. Bu hak, bekâr veya ortak beyan veren mükellef için değiştirilmiş düzeltilmiş brüt gelirin $100.000 ile $150.000 arasında kademeli olarak azalır; bu yüzden geliri daha yüksek bir kiralık mülk sahibinin zararı askıya alınır (Publication 527). Ayrı beyan veren evli bir kişinin, yıl içinde herhangi bir zamanda eşiyle birlikte yaşadıysa hakkı yoktur; yıl boyunca ayrı yaşadıysa $12.500 tutarında hakkı vardır ($50.000 ile $75.000 arasında kademeli olarak azalır) (Publication 501, Publication 527). Ortaklık, ortağın askıya alınmış zararlarının kaydını tutmaz; bunları ortak takip eder (Form 8582 talimatları).

Kaçırılan bir amortisman yılı, yanlış bir arsa payı veya iyileştirme olarak kaydedilmiş bir onarım kendi yılında kalmaz. Hiç verilmemiş yıllar için doğru bakiyelerle beyan verin. Zaten verilmiş bir yıl için düzeltme beyannamesi yanlış amortisman tutarını düzeltebilir; ancak aynı yanlış uygulama, hatta hiç uygulamamak, ardışık iki veya daha fazla beyannamede yer alırsa yönteminiz haline gelir ve yöntemi değiştirmek genellikle Form 3115 gerektirir (Publication 527, Publication 946); bkz. kiralık mülkte kaçırılan amortisman. Yeniden oluşturmanın en eski yıldan başlamasının nedeni budur.

Geç beyanın bedeli ne olur ve iade alacağım varsa ne olur?

Geç beyan ve geç ödeme, her biri ödenmeyen verginin bir yüzdesini her ay veya ay parçası için ekler; üst sınırları sırasıyla %25 ve %25 orandır (beyan, ödeme) ve ödenmeyen vergi ile cezalar üzerinden faiz işler. Bireysel beyanname ayrıntıları verilmemiş beyannameleri yetiştirme rehberindedir. Cezalar ödenmeyen verginin yüzdesi olduğundan, stopaj ve ödemelerin vergiyi karşıladığı bir yılda yüzde cezası olmayabilir.

Geç verilen Form 1065 farklıdır: vergi borcu olsun olmasın her ortak için her ay veya ay parçası başına sabit bir tutar uygulanır; üst sınır 12 ay boyuncadır. Tutar her yıl endekslenir; her beyanname son tarihi için temel tutar geç beyan cezası sayfasındaki tabloda yer alır. Af için geç ortaklık beyannamesi cezası ve küçük ortaklıklar için af rehberlerine bakın.

Hiç verilmemiş bir yıl için IRS vergiyi her zaman tarh edebilir; kendi beyannamenizi vermeniz olağan üç yıllık tarh sınırını başlatır; beyanname, gösterdiği brüt gelirin %25 kadarından fazlasını dışarıda bırakıyorsa bu süre altı yıldır (IRS, 26 U.S.C. 6501). Stopaj veya tahmini ödemeler bir yılın vergisini aştıysa iade genellikle o beyannamenin son tarihinden itibaren üç yıl içinde, artı sahip olduğunuz süre uzatımının uzunluğu kadar süre içinde beyan verilerek talep edilmelidir; Başkan tarafından ilan edilen bir afet süre ekleyebilir (IRS). IRS, daha eski bir beyanname gecikmişken güncel iadeyi tutar (IRS).

Bir IRS yazısı, kredi veren, boşanma veya yeni bir hazırlayıcı bir tarih bekliyorsa ne olur?

Önce yazıdaki veya kredi verenin talebindeki tarihe bakın. Çalışma sırası aynı kalır, en eski yıl önce; yalnızca tempo değişir. Tax Court dava dilekçesi tarihi gibi yasal bir süre kendi tarihinde karşılanır.

Söz konusu olan bir yeniden finansman, mahkeme tarihi veya IRS süresi olduğunda, yılların ve kuruluşların sırası ve o tarihe kadar neyin gerçekçi olduğu muhakeme gerektirir. Aşağıdaki “Sizin durumunuz farklı mı?” bölümüne bakın.

Yetişmek için yazılım gerekir mi, yoksa elektronik tablo yeter mi?

Çoğu durumda kanun belirli bir kayıt türü şart koşmaz; gelir ve giderlerinizi açıkça gösteren her sistem yeterlidir (Publication 583). Yetişme çalışması için mülk başına, Schedule E satırlarıyla bağlantılı, onarım ve iyileştirmeleri ayrı tutan, maliyet esasını ve amortismanı ileriye taşıyan bir defter gerekir. Artı ve eksiler için bkz. kiralık mülklerde elektronik tablo mu yazılım mı.

Yetiştikten sonra defterleri güncel nasıl tutarım?

Her ayı kapatın ve her kaydı kanıtlayan belgeleri saklayın:

1. Her yatırmayı ve ödemeyi her ay, mülk bazında ve yukarıdaki sınıflarla kaydedin.
2. Her hesabı hesap özetiyle mutabık hale getirin; böylece eksik veya mükerrer bir kayıt küçükken ortaya çıkar (Publication 583).
3. Bir onarımı veya iyileştirmeyi ödendiğinde doğru kaydedin ve faturayı saklayın; iyileştirme maliyetine amortisman için ve satış için ihtiyacınız olur (Publication 527).
4. Kira parasını kira için kullanılan hesaplarda tutun: her kiralık mülk için ayrı banka hesabı.
5. Mülk kayıtlarını, mülkü elden çıkardığınız yıl için süreler dolana kadar, hiç verilmemiş yıllar için ise süresiz saklayın (IRS).

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

İki daire, üç yıllık verilmemiş beyanname

Bir kiralık mülk sahibi kendi adına iki daireye sahip ve üç yıldır beyan vermedi; bu yıllara 1. yıldan 3. yıla kadar diyelim. Toplam kira yılda yaklaşık $36.000, nakit giderler (faiz, emlak vergisi, sigorta, onarım) yaklaşık $28.000 ve amortisman yaklaşık $10.000; amortisman her kapanış belgesinden ve arsa payından hesaplanmıştır. Her iki dairenin de üç yılın hepsinde tüm yıl boyunca kiralandığını, kiralık mülk sahibinin başka pasif faaliyetlerden geliri, önceki bir yıldan askıda zararı ve at-risk sınırı olmadığını ve hiçbir şeyin satılmadığını varsayın. Değiştirilmiş düzeltilmiş brüt gelir en az $150.000'dir; bu yüzden kira zararı indirim hakkı sıfırdır (devir bölümüne bakın) ve her yılın zararı askıya alınır: indirilmez, tutulur ve sonraki bir yıla devreder.

Kiralık mülk sahibi önce 1. yılı yeniden oluşturur, her daire için bir sütun içeren bir Schedule E verir, sonra 2. yıla 1. yılın kapanış maliyet esası ve askıya alınmış zararıyla başlar. 1. yıl amortismanı atlasaydı, $2.000 zarar yerine $8.000 gelir gösterirdi ve 2. ile 3. yıl yanlış maliyet esasından ve yanlış devirden başlardı.

Bir yeniden finansman iki yıllık beyannameyi bekliyor

Bir kiralık mülk sahibi, bir kiralık mülk üzerindeki $400.000'lik krediyi yeniden finanse etmeyi (refinance) planlıyor. Kredi veren son iki yılın beyannamelerini istiyor. İkisi de verilmemiş; onlardan önceki yıl verilmiş. Takvimi sıra değil, kredi verenin tarihi belirler: iki yılın eskisi, son verilen beyannamenin maliyet esası ve devirlerinden başlanarak önce yeniden oluşturulur, sonra beyan edilir, ardından yeni yıl gelir. IRS işlemenin yaklaşık 6 hafta sürdüğünü söyler; bu yüzden takvim, kredi verenin tarihinden bu süre ile her yılı yeniden oluşturma süresi kadar geriye sayılır. Tarih bundan yakınsa kredi verenin neyi kabul edeceği sorulmalıdır.

İki ortak ve bir kiralık mülk LLC'si

İki kişi, hiçbir kuruluş seçimi yapmadan, 50-50 oranında sahip oldukları bir kiralık mülk LLC'sine sahip. İki yıl boyunca Form 1065 ve K-1 verilmedi. LLC her yıl için en eski yıldan başlayarak bir Form 1065 verir ve her ortağın kendi beyannamesi kira rakamlarını K-1'den alır. Geç beyan cezası ortak başına ve ay başına işler: 2 ortak çarpı en çok 12 ay, her yıl için en çok 24 ortak-ay eder; af uygulanmadıkça o yılın tutarıyla. Ortakların o yıllara ait kişisel beyannameleri K-1'leri bekler.

Sizin durumunuz farklı mı?

• İki veya daha fazla yıl eksikse ya da birden fazla mülk, LLC veya trust söz konusuysa: hangi yılların ve kuruluşların önce beyan vereceği ve defterlerin neyi yeniden oluşturması gerektiği muhakeme gerektirir. Muhasebe kayıtları desteği alın; bireysel beyanname tarafı için bkz. verilmemiş beyannameleri yetiştirme.
• Bir LLC veya ortaklık Form 1065 vermediyse: verilmemiş işletme beyannameleri rehberini izleyin ve defterleri muhasebe kayıtları desteğine götürün.
• Bir IRS yazısı geldiyse: bir bildirimin kendi süresi vardır. Yerine geçen beyannameler için bkz. verilmemiş beyannameleri yetiştirme, uyuşmazlık yazısı için bkz. underreporter bildirimine yanıt; ardından istediği kayıtlar için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Bir kredi veren, mahkeme veya yeni bir hazırlayıcı bir tarih bekliyorsa: o tarihe kadar neyin gerçekçi olduğu, ilgili yıllara, kuruluşlara ve kayıtlara bağlıdır. Muhasebe kayıtları desteği alın; kredi verenin istediği tablo için bkz. kredi veren için kiralık mülk gelir tablosu.
• Amortisman hiç uygulanmadıysa veya eski çizelge kaybolduysa: bkz. kiralık mülkte kaçırılan amortisman.
• Eski bir muhasebe sorumlusu ya da hazırlayıcı güvenemeyeceğiniz defterler bıraktıysa veya verilen beyannamelerde kira geliri eksik bırakıldıysa: hangi kayıtların korunacağı, hangi yılların yeniden yapılacağı ve verilmiş beyannamelerin düzeltilmesi gerekip gerekmediği muhakeme gerektirir. Muhasebe kayıtları desteği alın; verilmiş beyannamelerde eksik bırakılan gelir için bkz. geçmiş beyannamelerde eksik bırakılan gelir için düzeltme.
• Kiralık mülkü satıyorsanız veya sattıysanız: bkz. kiralık mülk satışında amortismanın geri alınması.
• ABD dışında yaşıyorsanız: bkz. mukim olmayan kiralık mülk sahipleri.
• Defterler geride ama bu bir kiralık mülk değilse: bkz. gecikmiş defterleri yetiştirme.