Dépôt de garantie d'un locataire : passif ou revenu?

Le dépôt de garantie d'un locataire est-il un revenu à sa réception?

Un dépôt de garantie n'est pas un revenu de location à sa réception si vous prévoyez de le rendre au locataire à la fin du bail, ou si vous pourriez y être tenu. Il devient un revenu l'année où vous le gardez. Si le bail précise que l'argent tiendra lieu de loyer du dernier mois, il s'agit d'un loyer payé d'avance et il compte à la réception (Publication 527; Topic 414). Dans les livres, inscrivez un dépôt remboursable comme un passif : débitez Banque, créditez Dépôts de locataires détenus, et non Loyers.

L'IRS dit quand un dépôt compte comme un revenu. Il ne dit pas quel compte utiliser. Inscrire le dépôt comme un passif, comme indiqué plus bas, est une pratique de tenue de livres qui garde les livres conformes à cette règle. Un dépôt inscrit comme loyer gonfle le revenu à son arrivée, et le remboursement qui suit apparaît à tort comme une dépense. Un dépôt mêlé à votre propre compte peut enfreindre la règle d'un État sur la détention et empêcher les livres de montrer ce que vous devez à chaque locataire.

Un dossier de dépôt n'est pas simple dans les cas suivants :

• le bail appelle l'argent « loyer du dernier mois » ou dit qu'il peut être appliqué au dernier loyer;
• un locataire est parti en devant du loyer ou en laissant des dommages, et vous avez gardé une partie du dépôt;
• des dépôts ont été versés dans votre propre compte, ou inscrits comme loyer les années précédentes, et plusieurs baux ou années doivent être retriés avant la production d'une déclaration;
• un dépôt a été payé en argent comptant ou par virement et il n'y a ni bail ni reçu;
• un gestionnaire immobilier détient les dépôts, ou vous avez vendu un immeuble locatif avec des locataires en place;
• une entité possède le bien locatif. Une société à responsabilité limitée (LLC) à membre unique qui n'a pas choisi d'être imposée comme une société est en général déclarée sur la déclaration de son propriétaire, à l'annexe E pour un bien locatif (IRS); la présente page s'applique donc. La Publication 527 et le Topic 414 sont rédigés pour les propriétaires particuliers; pour une société de personnes (y compris une LLC à deux propriétaires) ou une société, confirmez avec le préparateur comment chaque cas est déclaré. Voir livres d'une LLC par bien locatif et bien locatif détenu dans une LLC.

Rassemblez chaque bail (montant du dépôt, remboursable ou appliqué au dernier mois), la preuve de ce que chaque locataire a payé et quand (y compris tout reçu, texto ou relevé de virement montrant le montant et la date du dépôt), le relevé bancaire montrant où l'argent se trouve, les inspections de départ avec les factures de réparation, et tout relevé du gestionnaire.

Quelle écriture de journal et quel compte utiliser quand un dépôt de location arrive?

Inscrivez chaque dépôt remboursable dans un autre compte de passif à court terme, par exemple « Dépôts de locataires détenus », associé au bien et au locataire. Un dépôt n'est pas un actif pour vous : l'argent est à votre garde, mais vous devez le rendre; il ne devient donc un revenu de location que si vous le gardez. Plan comptable d'un bien locatif montre où ce compte se situe à côté des comptes de l'annexe E.

Les écritures ci-dessous supposent la méthode de caisse, que la plupart des particuliers utilisent : le loyer compte à la réception et les dépenses au paiement (Topic 414).

Si les dépôts se trouvent dans leur propre compte bancaire, débitez ce compte à la place. Déplacer de l'argent entre vos comptes est un transfert, et non un revenu ni une dépense. Le solde « Dépôts de locataires détenus » devrait égaler les dépôts non rendus de vos baux à n'importe quelle date.

Selon la méthode d'exercice, le loyer compte lorsqu'il est gagné, et non lorsqu'il est payé (Publication 527). Le loyer impayé déjà inscrit comme revenu est alors soldé contre le dépôt, et non inscrit deux fois.

Et si le « dépôt » est en réalité le loyer du dernier mois?

Une somme que le bail destine à payer le loyer du dernier mois du locataire est un loyer payé d'avance. Vous l'incluez dans le revenu à la réception, et non au moment où vous l'appliquez au dernier mois (Topic 414). Un loyer payé d'avance est toute somme reçue avant la période qu'elle couvre, et il compte l'année de la réception quelle que soit votre méthode comptable (Publication 527).

Lisez le bail, pas l'étiquette. L'argent détenu pour des dommages et du loyer impayé est un dépôt. L'argent que le bail attribue au dernier mois est du loyer payé plus tôt. Inscrivez-le au compte des loyers à la réception et notez le mois qu'il couvre dans la liste de ce que chaque locataire doit et paie.

Le droit de l'État peut quand même traiter cet argent comme celui du locataire. Le Massachusetts exige un reçu et des intérêts sur le loyer payé d'avance pour le dernier mois (article 15B(2)). La loi de la Floride sur les dépôts couvre le loyer payé d'avance pour une période autre que la prochaine période de location immédiate (article 83.49(1)). Le droit fiscal et le droit de l'État répondent à des questions différentes; réglez donc un bail ambigu avant de l'inscrire.

Le locataire est parti en devant du loyer ou en laissant des dommages : quand le dépôt devient-il un revenu, et que puis-je déduire?

Un dépôt devient un revenu l'année où vous le gardez. La Publication 527 indique d'inclure ce que vous gardez lorsque le locataire ne respecte pas le bail. Le Topic 414 donne deux exemples : le locataire rompt le bail en partant tôt, ou il endommage le bien et vous devez le réparer.

• Loyer impayé ou départ anticipé. Incluez dans le revenu, cette année-là, la somme que vous gardez. Un propriétaire qui utilise la méthode de caisse ne peut pas déduire un loyer non perçu (Publication 527); appliquer le dépôt est donc le moment où ce loyer entre dans le revenu pour la première fois.
• Dommages. Si votre pratique est de déduire les frais de réparation comme dépenses, incluez dans le revenu, cette année-là, la somme que vous gardez. Ce n'est que si votre pratique est de ne pas les déduire que la partie du dépôt qui rembourse ces coûts est exclue (Topic 414).

À l'annexe E, un dépôt que vous gardez s'ajoute à vos autres revenus de location à la ligne 3 (instructions de l'annexe E). Déduisez ensuite la réparation comme dépense, à ce que les travaux vous ont coûté, ce qui peut différer du montant de dépôt que vous avez gardé. La question de savoir si les travaux sont une réparation ou une amélioration est traitée dans réparation ou amélioration d'un bien locatif. Toute somme que le locataire doit encore au-delà du dépôt n'est pas un revenu selon la méthode de caisse tant que vous ne l'avez pas perçue.

L'IRS dit d'inclure la somme dans le revenu l'année où vous la gardez, et ni l'une ni l'autre de ses sources ne définit ce moment. Les règles des États fixent la marche à suivre pour réclamer. Pour la plupart des logements, New York exige un relevé détaillé et le solde dans les 14 jours suivant le départ du locataire, faute de quoi le propriétaire perd tout droit de garder une partie du dépôt (loi sur les obligations générales, article 7-108). Le Massachusetts exige que le dépôt, moins les déductions légales, soit rendu dans les 30 jours suivant la fin de la location. Une déduction pour dommages exige une liste détaillée attestée sous peine de parjure, avec estimations, factures ou reçus, dans ce délai, faute de quoi le bailleur perd le droit d'en garder une partie (article 15B(4) et (6)). La Floride exige que le dépôt soit rendu dans les 15 jours si le propriétaire ne fait aucune réclamation. Pour réclamer, le propriétaire doit envoyer un avis dans les 30 jours par courrier recommandé ou par courriel admissible, et le locataire a 15 jours pour s'y opposer. Omettre l'avis fait perdre le droit de déduire du dépôt, mais le propriétaire peut poursuivre en dommages-intérêts après l'avoir rendu. Un locataire qui part tôt ou qui a une location périodique doit donner un préavis écrit de 7 jours avec une adresse, sauf disposition contraire du bail, et sans ce préavis le propriétaire n'a pas à envoyer l'avis de réclamation (article 83.49(3) et (5)). L'argent que vous devez rendre n'est pas un revenu. Si le départ et la réclamation tombent dans des années différentes, demandez à votre préparateur quelle année s'applique.

Quelle est l'écriture quand je rends le dépôt en entier?

Débitez « Dépôts de locataires détenus » et créditez la banque pour le montant total. Les revenus et les dépenses de location ne changent pas, parce que le dépôt n'a jamais été un revenu (Publication 527).

N'inscrivez pas le remboursement comme une dépense ou une réduction de loyer. Un dépôt inscrit comme loyer à son arrivée et remboursé comme dépense plus tard gonfle le loyer la première année et les dépenses la deuxième, et l'annexe E montre alors les deux lignes trop élevées.

Le dépôt a-t-il besoin de son propre compte bancaire, et que disent les lois des États sur sa détention?

Ni la Publication 527 ni le Topic 414 ne disent où un dépôt doit être détenu. Le droit de l'État le dit, et il varie. Trois exemples montrent l'éventail :

Votre État peut différer des trois. Cherchez sur le site de l'assemblée législative de votre État sa loi sur les relations propriétaire-locataire ou sur les dépôts de garantie, et lisez où le dépôt doit être détenu, si des intérêts sont dus, le délai pour le rendre et l'avis exigé pour les déductions. Sauter l'étape de la détention a un coût : au Massachusetts, le locataire peut exiger le remboursement immédiat du dépôt, le bailleur perd le droit d'en garder une partie, et le locataire peut obtenir trois fois le dépôt plus les intérêts (article 15B(3), (6) et (7)).

Si des dépôts sont déjà mêlés à votre propre compte, le passif existe quand même, et les livres devraient montrer ce que vous devez à chaque locataire. Pour savoir s'il faut ouvrir un compte pour chaque bien, voir un compte bancaire pour chaque bien locatif.

À qui appartiennent les intérêts d'un dépôt, et comment traiter un formulaire 1099-INT?

Si les intérêts d'un dépôt appartiennent au locataire, le montant complet du formulaire 1099-INT figure quand même sur votre déclaration, et la part du locataire est déduite comme une distribution à titre de prête-nom (des intérêts qui vous sont versés mais qui appartiennent à quelqu'un d'autre). Si le droit de l'État vous laisse garder tous les intérêts, il n'y a rien à répartir. Un petit montant peut tout de même appartenir au locataire : le droit de l'État décide à qui il appartient, et le seuil de déclaration plus bas décide seulement si un formulaire est nécessaire.

Le droit de l'État décide à qui appartiennent les intérêts. Selon le tableau ci-dessus, les intérêts de New York appartiennent au locataire moins les frais du détenteur, ceux du Massachusetts au locataire jusqu'au taux prévu par la loi (ou à ce que la banque a versé, si c'est moins), et ceux de la Floride dépendent de la méthode choisie par le propriétaire. La Publication 550 décrit en général les intérêts à titre de prête-nom et ne mentionne pas les dépôts de locataires. L'appliquer à la part d'un locataire est la lecture habituelle; confirmez-le donc avec votre préparateur.

Une banque émet habituellement le formulaire 1099-INT au nom et au numéro du compte, de sorte qu'il vous attribue le montant total. Sur une déclaration de particulier, les étapes de la Publication 550 pour un prête-nom sont les suivantes :

1. Déclarez le montant complet du 1099-INT à l'annexe B, partie I, ligne 1 (revenus d'intérêts).
2. Sous un sous-total, inscrivez « Nominee Distribution » et le montant qui appartient à quelqu'un d'autre, puis soustrayez-le.
3. Préparez un formulaire 1099-INT en tant que payeur pour chaque autre propriétaire et remettez-lui une copie au plus tard le 31 janvier suivant l'année des intérêts. Produisez-le auprès de l'IRS au plus tard le 28 février, ou le 31 mars si vous le produisez par voie électronique; une date tombant une fin de semaine ou un jour férié passe au jour ouvrable suivant. Dix déclarations de renseignements ou plus au total doivent en général être produites par voie électronique, et le formulaire 1096 n'accompagne que la production papier (instructions générales pour certaines déclarations de renseignements). Aucun formulaire n'est nécessaire pour votre conjoint. Vous avez besoin du nom et du numéro d'identification fiscale de chaque locataire pour ce formulaire.

Le montant à titre de prête-nom se limite aux intérêts que le compte a réellement rapportés pour le locataire. Si le droit de l'État vous oblige à verser au locataire plus que ce que le compte a rapporté, la différence vient de vos propres fonds et n'est pas un intérêt à titre de prête-nom; demandez à votre préparateur comment la traiter.

Les instructions du formulaire 1099-INT fixent le seuil de déclaration à 10 $ par personne. La part que vous gardez, comme les frais de New York, reste avec vous. Les publications de l'IRS ne disent pas comment elle est qualifiée; demandez donc à votre préparateur où la déclarer.

La Publication 550 est rédigée pour les déclarations de particuliers. Une société de personnes ou une société déclare ses intérêts sur sa propre déclaration; le préparateur confirme donc où le montant à titre de prête-nom est déduit.

Comment inscrire les dépôts pour animaux, les frais de nettoyage et les frais non remboursables?

Demandez-vous si une partie de l'argent peut retourner au locataire. Si oui, c'est un dépôt et il suit les sections ci-dessus, quel que soit le nom que lui donne le bail, jusqu'à ce que vous l'appliquiez à un coût. S'il ne peut jamais retourner, ce n'est pas un dépôt.

Le revenu de location est tout paiement que vous recevez pour l'usage ou l'occupation d'un bien (Publication 527). Les publications de l'IRS ne nomment pas les frais pour animaux ni de nettoyage; la ligne non remboursable applique donc cette règle générale.

Le droit de l'État peut limiter ces frais. Le Massachusetts énumère ce qu'un bailleur peut exiger au début d'une location ou avant : le loyer du premier et du dernier mois, un dépôt de garantie d'au plus le loyer du premier mois, et le coût d'une clé et d'une serrure. La loi permet aux règlements de l'État d'autoriser des frais à la place du dépôt (article 15B(1)). Des frais distincts pour animal ou nettoyage dans cet État exigent d'abord une vérification du droit de l'État.

Que deviennent les dépôts quand je vends le bien ou qu'un gestionnaire les détient?

Lorsque vous vendez un immeuble locatif avec des locataires en place, le droit de l'État fixe comment les dépôts des locataires passent à l'acheteur, et votre responsabilité pour ce bien ne sort des livres que lorsque les étapes de transfert de votre État sont accomplies, comme dans ces trois exemples :

• New York. Le détenteur remet le dépôt à l'acte de vente ou dans les cinq jours suivants et avise le locataire par courrier recommandé ou certifié. Le vendeur est alors libéré de sa responsabilité envers le locataire (loi sur les obligations générales, article 7-105).
• Massachusetts. Le bailleur transfère le dépôt avec les intérêts courus. L'acheteur est responsable à compter du transfert et avise le locataire dans les 45 jours. Si le vendeur ne transfère pas le dépôt, l'acheteur assume quand même la responsabilité envers le locataire; vérifiez donc le dépôt de chaque locataire à la clôture. Le vendeur reste responsable jusqu'à ce que le transfert et l'avis soient faits ou que le dépôt soit rendu (article 15B(5)).
• Floride. Les dépôts et les loyers payés d'avance sont transférés avec les intérêts gagnés et une reddition de comptes. Une fois les fonds et les registres transférés et un reçu écrit envoyé, le vendeur est libéré de l'obligation de détention (article 83.49(7)).

L'état de clôture montre comment le transfert est payé. Voir l'état de clôture d'une vente d'immeuble locatif dans les livres.

Un gestionnaire immobilier qui détient des dépôts détient l'argent des locataires, et non votre revenu. Seule une somme appliquée au loyer ou aux dommages en votre nom est un revenu. Celui qui doit répondre au locataire dépend du bail, de l'entente de gestion et du droit de l'État. Voir le relevé du propriétaire du gestionnaire dans les livres.

Exemple

Les montants sont illustratifs et en dollars américains.

Un dépôt versé et rendu

Un locataire verse un dépôt de 2 000 $ US à l'emménagement. Vous débitez Banque de 2 000 $ US et créditez Dépôts de locataires détenus de 2 000 $ US. Le revenu de location ne change pas. Au départ, vous rendez le tout : débit à Dépôts de locataires détenus et crédit à Banque, tous deux de 2 000 $ US. Le passif revient à zéro, et l'annexe E ne montre ni revenu ni dépense pour le dépôt.

Un locataire part tôt

Un locataire rompt le bail et doit 1 500 $ US de loyer, et le logement a 500 $ US de dommages. Vous gardez la totalité des 2 000 $ US. Débitez Dépôts de locataires détenus de 2 000 $ US et créditez Autres revenus de location de 2 000 $ US, l'année où vous le gardez. Vous payez 500 $ US à un entrepreneur cette année-là pour réparer les dommages et vous l'inscrivez à Réparations, si les travaux sont une réparation et non une amélioration et que votre pratique est de déduire les frais de réparation. L'année montre 2 000 $ US de revenus et 500 $ US de dépenses. Si la réparation avait coûté 650 $ US, la déduction serait de 650 $ US : elle suit ce que les travaux ont coûté, et non la somme que vous avez gardée.

Un immeuble de huit logements à New York

Vous possédez un immeuble de huit logements à New York et gardez le dépôt de 1 200 $ US d'un locataire dans un compte portant intérêt qui rapporte 24 $ US pour l'année. La loi vous permet de garder 1 % par année du dépôt, soit 12 $ US, et les autres 12 $ US appartiennent au locataire. La banque envoie un formulaire 1099-INT de 24 $ US à votre nom. Sur votre déclaration de particulier, vous déclarez 24 $ US à l'annexe B et soustrayez 12 $ US comme distribution à titre de prête-nom, selon les étapes de la Publication 550. Ces étapes mènent à un formulaire 1099-INT comme payeur indiquant 12 $ US pour le locataire, ce qui dépasse le seuil de déclaration de 10 $ US et exige le numéro d'identification fiscale du locataire.

Votre situation est différente?

• Des dépôts ont été inscrits comme revenus, mêlés à votre propre compte, ou plusieurs baux et années doivent être retriés avant la production d'une déclaration : l'écriture juste dépend de chaque bail et de l'application ou non d'une règle d'État sur la détention, et les années précédentes pourraient devoir être corrigées. Obtenez de l'aide en tenue de livres avant de produire votre déclaration, ou si des déclarations antérieures ont déjà compté des dépôts comme loyer.
• Une société de personnes ou une société possède le bien locatif : les livres peuvent utiliser le même compte de passif, mais la méthode comptable et le traitement dans la déclaration dépendent de l'entité; confirmez-les donc d'abord. Commencez par l'aide en tenue de livres.
• Vos livres de location ont des années de retard : voir rattraper les livres d'un bien locatif.
• Vous cherchez où les dépôts devraient être détenus : voir un compte bancaire pour chaque bien locatif.
• Vous devez savoir quels registres conserver pour les dépôts et les réparations : voir registres et reçus d'un bien locatif.
• Vous ou le propriétaire habitez à l'extérieur des États-Unis : un dépôt que vous gardez reste du loyer, et les règles de production et de retenue diffèrent; voir propriétaires non-résidents.
• Vous louez par une plateforme de courte durée qui détient les dépôts pour dommages : voir versements de location à court terme dans les livres.