Depósito caução na escrituração de aluguel: passivo ou renda?

O depósito caução de um inquilino é renda quando eu o recebo?

Um depósito caução não é rendimento de aluguel quando você o recebe se pretende devolvê-lo, ou pode ser obrigado a devolvê-lo, ao inquilino no fim do contrato. Ele vira renda no ano em que você o retém. Se o contrato diz que o dinheiro será o aluguel do último mês, ele é aluguel adiantado e conta quando você o recebe (Publication 527; Tax Topic 414). Na escrituração, registre um depósito reembolsável como passivo: debite Banco, credite Depósitos de inquilinos retidos, não aluguel.

O IRS diz quando um depósito conta como renda. Ele não diz qual conta usar. Lançar o depósito como passivo, como mostrado abaixo, é uma prática de escrituração que mantém os livros alinhados com essa regra. Um depósito lançado como aluguel infla a renda quando chega, e a devolução depois aparece como uma despesa falsa. Um depósito misturado à sua conta pessoal pode violar uma regra estadual de guarda e deixar a escrituração sem mostrar quanto você deve a cada inquilino.

Um caso de depósito não é simples se:

• o contrato chama o dinheiro de “aluguel do último mês” ou diz que ele pode ser aplicado ao aluguel final;
• um inquilino saiu devendo aluguel ou danos e você reteve parte do depósito;
• os depósitos foram para a sua conta pessoal, ou foram lançados como aluguel em anos anteriores, e vários contratos ou anos precisam ser reclassificados antes de uma declaração ser entregue;
• um depósito foi pago em dinheiro ou por transferência e não há contrato nem recibo;
• uma administradora de imóveis guarda os depósitos, ou você vendeu um imóvel alugado com inquilinos dentro;
• uma pessoa jurídica é a proprietária do imóvel alugado. Uma LLC de um único membro que não optou pela tributação como corporação geralmente é declarada na declaração do proprietário, no Schedule E no caso de aluguel (IRS), então esta página se aplica. A Publication 527 e o Tax Topic 414 são escritos para proprietários que são pessoas físicas; por isso, para uma sociedade de pessoas (inclusive uma LLC com dois proprietários) ou uma corporação, confirme com o preparador como cada caso é declarado. Veja escrituração de uma LLC por imóvel alugado e imóvel alugado em uma LLC.

Reúna cada contrato (valor do depósito, reembolsável ou aplicado ao último mês), a prova do que cada inquilino pagou e quando (inclusive qualquer recibo, mensagem ou registro de transferência que mostre o valor e a data de um depósito), o extrato bancário que mostra onde o dinheiro está, as vistorias de saída com as faturas de reparo e os extratos da administradora.

Qual é o lançamento e a conta quando entra um depósito de aluguel?

Registre cada depósito reembolsável em uma conta de outros passivos circulantes, como “Depósitos de inquilinos retidos”, marcada com o imóvel e o inquilino. Um depósito não é um ativo seu: o dinheiro está com você, mas você deve devolvê-lo, então ele só chega aos rendimentos de aluguel se você o retiver. O plano de contas para imóveis alugados mostra onde fica essa conta ao lado das contas do Schedule E.

Os lançamentos abaixo supõem o regime de caixa, que a maioria das pessoas físicas usa: o aluguel conta quando você o recebe e as despesas quando você as paga (Tax Topic 414).

Se os depósitos ficam em uma conta bancária própria, debite essa conta. Mover dinheiro entre suas contas é uma transferência, não renda nem despesa. O saldo de “Depósitos de inquilinos retidos” deve ser igual aos depósitos ainda não devolvidos dos seus contratos em qualquer data.

No regime de competência, o aluguel conta quando é gerado, não quando é pago (Publication 527). O aluguel não pago já lançado como renda é então baixado contra o depósito, sem ser lançado duas vezes.

E se o “depósito” for na verdade o aluguel do último mês?

Um valor que o contrato diz que pagará o aluguel do último mês do inquilino é aluguel adiantado. Você o inclui na renda quando o recebe, não quando o aplica ao último mês (Tax Topic 414). Aluguel adiantado é qualquer valor recebido antes do período que ele cobre, e conta no ano do recebimento qualquer que seja o seu método contábil (Publication 527).

Leia o contrato, não o rótulo. O dinheiro guardado contra danos e aluguel não pago é um depósito. O dinheiro que o contrato destina ao último mês é aluguel pago antecipadamente. Lance-o na conta de aluguel quando o receber e anote o mês que ele cobre na lista do que cada inquilino deve e paga.

A lei estadual ainda pode tratar esse dinheiro como do inquilino. Massachusetts exige recibo e juros sobre o aluguel pago antecipadamente para o último mês (seção 15B(2)). A lei de depósitos da Flórida abrange o aluguel adiantado de períodos que não sejam o próximo período de aluguel imediato (seção 83.49(1)). A lei fiscal e a lei estadual respondem a perguntas diferentes, então resolva um contrato pouco claro antes de lançá-lo.

O inquilino saiu devendo aluguel ou danos: quando o depósito vira renda, e o que posso deduzir?

Um depósito vira renda no ano em que você o retém. A Publication 527 diz para incluir o que você retém quando o inquilino não cumpre o contrato. O Tax Topic 414 dá dois exemplos: o inquilino rompe o contrato saindo antes do prazo, ou danifica o imóvel e você precisa repará-lo.

• Aluguel não pago ou saída antecipada. Inclua na renda, nesse ano, o valor que você retém. Um proprietário do imóvel alugado no regime de caixa não pode deduzir aluguel não cobrado (Publication 527), então aplicar o depósito é o momento em que esse aluguel chega à renda pela primeira vez.
• Danos. Se a sua prática é deduzir os custos de reparo como despesas, inclua na renda, nesse ano, o valor que você retém. Somente se a sua prática for não deduzi-los, a parte do depósito que reembolsa esses custos fica de fora (Tax Topic 414).

No Schedule E, um depósito que você retém entra junto com seus outros rendimentos de aluguel na linha 3 (instruções do Schedule E). Depois, deduza o reparo como despesa pelo que o trabalho lhe custou, o que pode diferir do valor do depósito retido. Se o trabalho é um reparo ou uma melhoria está explicado em reparo ou melhoria em um imóvel alugado. Qualquer valor que o inquilino ainda deva além do depósito não é renda no regime de caixa até você receber.

O IRS diz para incluir o valor na renda no ano em que você o retém, e nenhuma das duas fontes define o momento. As regras estaduais definem o processo de cobrança. Para a maioria das unidades residenciais, Nova York exige uma declaração detalhada e o saldo de volta em até 14 dias depois de o inquilino sair, ou o proprietário do imóvel perde o direito de reter qualquer parte do depósito (General Obligations Law 7-108). Massachusetts exige o depósito, menos as deduções legais, de volta em até 30 dias depois do fim do aluguel. Uma dedução por danos exige uma lista detalhada, jurada sob pena de perjúrio, com orçamentos, faturas ou recibos, dentro desse prazo, ou o locador perde o direito de reter qualquer parte do depósito (seção 15B(4) e (6)). A Flórida exige o depósito de volta em até 15 dias se o proprietário do imóvel não fizer nenhuma cobrança. Para cobrar, o proprietário deve enviar um aviso em até 30 dias por correio certificado ou e-mail que atenda aos requisitos, e o inquilino tem 15 dias para contestar. Perder o prazo do aviso faz perder o direito de deduzir do depósito, embora o proprietário possa processar por danos depois de devolvê-lo. O inquilino que sai antes do prazo ou tem um aluguel periódico deve dar um aviso por escrito com 7 dias de antecedência, com um endereço, a menos que o contrato diga outra coisa, e sem isso o proprietário não precisa enviar o aviso de cobrança (seção 83.49(3) e (5)). O dinheiro que você precisa devolver não é renda. Se a saída e a cobrança caírem em anos diferentes, pergunte ao seu preparador qual ano se aplica.

Qual é o lançamento quando devolvo o depósito por inteiro?

Debite “Depósitos de inquilinos retidos” e credite o banco pelo valor total. Os rendimentos de aluguel e as despesas não mudam, porque o depósito nunca foi renda (Publication 527).

Não lance a devolução como despesa nem como redução de aluguel. Um depósito lançado como aluguel quando chegou e devolvido depois como despesa infla o aluguel no primeiro ano e as despesas no segundo, e o Schedule E mostra as duas linhas altas demais.

O depósito precisa de uma conta bancária própria, e o que as leis estaduais dizem sobre guardá-lo?

Nem a Publication 527 nem o Tax Topic 414 dizem onde um depósito deve ser guardado. A lei estadual diz, e ela varia. Três exemplos mostram a variação:

O seu estado pode ser diferente dos três. Procure no site da legislatura do seu estado a lei de locação ou de depósitos caução e leia onde o depósito deve ser guardado, se há juros devidos, o prazo para devolvê-lo e o aviso para deduções. Deixar de cumprir a etapa de guarda tem um custo: em Massachusetts, o inquilino pode exigir o depósito de volta imediatamente, o locador perde o direito de reter qualquer parte dele, e o inquilino pode receber três vezes o depósito mais juros (seção 15B(3), (6) e (7)).

Se os depósitos já estão misturados à sua conta pessoal, o passivo continua existindo, e a escrituração deve mostrar quanto você deve a cada inquilino. Para decidir se abre uma conta para cada imóvel, veja uma conta bancária para cada imóvel alugado.

De quem são os juros que um depósito rende, e como lidar com um Form 1099-INT?

Se os juros de um depósito pertencem ao inquilino, o valor total do Form 1099-INT ainda vai na sua declaração, e a parte do inquilino sai como uma distribuição como nominee (nominee distribution: juros pagos a você que pertencem a outra pessoa). Se a lei estadual deixa você ficar com todos os juros, não há o que dividir. Um valor pequeno ainda pode ser do inquilino: a lei estadual decide de quem é, e o nível de declaração abaixo decide apenas se um formulário é necessário.

A lei estadual decide de quem são os juros. Conforme a tabela acima, os juros de Nova York são do inquilino menos a taxa de quem guarda o depósito, os de Massachusetts são do inquilino até a taxa legal (ou o que o banco pagou, se for menos), e os da Flórida dependem do método que o proprietário do imóvel escolheu. A Publication 550 descreve os juros como nominee em geral e não menciona depósitos de inquilinos. Aplicá-la à parte de um inquilino é a leitura usual, então confirme com o seu preparador.

O banco geralmente emite o Form 1099-INT com o nome e o número da conta, então ele mostra o valor total para você. Em uma declaração de pessoa física, as etapas da Publication 550 para o nominee são:

1. Informar o valor total do 1099-INT no Schedule B, Parte I, linha 1 (renda de juros).
2. Abaixo de um subtotal, anotar “Nominee Distribution” e o valor que pertence a outra pessoa, e subtraí-lo.
3. Preparar um Form 1099-INT como pagador para cada outro titular e entregar uma cópia a esse titular até 31 de janeiro depois do ano dos juros. Entregar ao IRS até 28 de fevereiro, ou 31 de março se for entregue por via eletrônica; uma data em fim de semana ou feriado passa para o dia útil seguinte. Dez ou mais declarações informativas no total geralmente devem ser entregues por via eletrônica, e o Form 1096 acompanha somente a entrega em papel (instruções gerais para certas declarações informativas). Nenhum formulário é necessário para o seu cônjuge. Você precisa do nome e do número de identificação fiscal de cada inquilino para esse formulário.

O valor como nominee se limita aos juros que a conta realmente rendeu para o inquilino. Se a lei estadual obriga você a pagar ao inquilino mais do que a conta rendeu, o extra sai do seu próprio dinheiro e não é juro como nominee; pergunte ao seu preparador como tratá-lo.

As instruções do Form 1099-INT definem o nível de declaração em $10 por pessoa. A parte que você retém, como a taxa de Nova York, fica com você. As publicações do IRS não dizem como ela é classificada, então pergunte ao seu preparador onde declará-la.

A Publication 550 é escrita para declarações de pessoas físicas. Uma sociedade de pessoas ou corporação informa seus juros na própria declaração, então o preparador confirma onde sai o valor como nominee.

Como registro depósitos para animais de estimação, taxas de limpeza e taxas não reembolsáveis?

Pergunte se alguma parte do dinheiro pode voltar para o inquilino. Se pode, é um depósito e segue as seções acima, seja qual for o nome no contrato, até você aplicá-lo a um custo. Se nunca pode voltar, não é um depósito.

Rendimento de aluguel é qualquer pagamento que você recebe pelo uso ou pela ocupação do imóvel (Publication 527). As publicações do IRS não citam taxas de animais de estimação nem de limpeza, então a linha da taxa não reembolsável aplica essa regra geral.

A lei estadual pode limitar essas cobranças. Massachusetts lista o que um locador pode exigir na assinatura do contrato ou antes do início do aluguel: o primeiro e o último mês de aluguel, um depósito caução de no máximo o aluguel do primeiro mês e o custo de uma chave e de uma fechadura. A lei permite que os regulamentos estaduais autorizem uma taxa no lugar do depósito (seção 15B(1)). Uma cobrança separada para animal de estimação ou limpeza lá exige antes uma verificação da lei estadual.

O que acontece com os depósitos quando vendo o imóvel ou uma administradora os guarda?

Quando você vende um imóvel alugado com inquilinos dentro, a lei estadual define como os depósitos dos inquilinos passam ao comprador, e a sua responsabilidade por esse imóvel só sai da escrituração quando as etapas de transferência do seu estado são cumpridas, como nestes três exemplos:

• Nova York. Quem guarda o depósito o repassa na escritura ou em até cinco dias depois e avisa o inquilino por correio registrado ou certificado. O vendedor fica então livre da responsabilidade perante o inquilino (General Obligations Law 7-105).
• Massachusetts. O locador transfere o depósito com os juros acumulados. O comprador responde a partir da transferência e avisa o inquilino em até 45 dias. Se o vendedor não transfere o depósito, o comprador ainda assume a responsabilidade perante o inquilino, então confira o depósito de cada inquilino no fechamento. O vendedor continua responsável até a transferência e o aviso serem feitos ou o depósito ser devolvido (seção 15B(5)).
• Flórida. Os depósitos e os aluguéis adiantados são transferidos com os juros ganhos e uma prestação de contas. Quando os fundos e os registros são transferidos e um recibo por escrito é enviado, o vendedor fica livre do dever de guarda (seção 83.49(7)).

O demonstrativo de fechamento mostra como a transferência é paga. Veja o demonstrativo de fechamento do aluguel na escrituração.

Uma administradora de imóveis que guarda depósitos guarda o dinheiro dos inquilinos, não a sua renda. Só um valor aplicado ao aluguel ou a danos em seu nome é renda. Quem responde perante o inquilino depende do contrato, do contrato de administração e da lei estadual. Veja o demonstrativo da administradora para o proprietário na escrituração.

Exemplo

Os valores são ilustrativos e estão em dólares americanos.

Um depósito pago e devolvido

Um inquilino paga um depósito de US$2.000 na entrada. Você debita Banco em US$2.000 e credita Depósitos de inquilinos retidos em US$2.000. Os rendimentos de aluguel não mudam. Na saída, você devolve tudo: debita Depósitos de inquilinos retidos e credita Banco, ambos em US$2.000. O passivo volta a zero, e o Schedule E não mostra renda nem despesa pelo depósito.

Um inquilino sai antes do prazo

Um inquilino rompe o contrato e deve US$1.500 de aluguel, e a unidade tem US$500 de danos. Você retém os US$2.000 inteiros. Debite Depósitos de inquilinos retidos em US$2.000 e credite Outros rendimentos de aluguel em US$2.000, no ano em que você os retém. Você paga US$500 a um empreiteiro nesse ano para consertar os danos e lança em Reparos, se o trabalho é um reparo e não uma melhoria e se a sua prática é deduzir custos de reparo. O ano mostra US$2.000 de renda e US$500 de despesa. Se o reparo tivesse custado US$650, a dedução seria de US$650: ela segue o custo do trabalho, não o valor que você reteve.

Um prédio de oito unidades em Nova York

Você é proprietário de um prédio de oito unidades em Nova York e guarda o depósito de US$1.200 de um inquilino em uma conta com rendimento de juros que rende US$24 no ano. A lei permite que você fique com 1% ao ano do depósito, US$12, e os outros US$12 são do inquilino. O banco envia um Form 1099-INT de US$24 em seu nome. Na sua declaração de pessoa física, você informa US$24 no Schedule B e subtrai US$12 como distribuição como nominee, seguindo as etapas da Publication 550 para o nominee. Essas etapas levam a um Form 1099-INT como pagador mostrando US$12 para o inquilino, o que está acima do nível de declaração de US$10 e exige o número de identificação fiscal do inquilino.

E no seu caso?

• Os depósitos foram lançados como renda, misturados à sua conta pessoal, ou vários contratos e anos precisam ser reclassificados antes de uma declaração ser entregue: o lançamento certo depende de cada contrato e de se uma regra estadual de guarda se aplica, e anos anteriores podem precisar de correção. Peça ajuda com escrituração contábil antes de entregar, ou se declarações anteriores já contaram depósitos como aluguel.
• Uma sociedade de pessoas ou corporação é a proprietária do imóvel alugado: a escrituração pode usar a mesma conta de passivo, mas o método contábil e o tratamento na declaração dependem do tipo de entidade, então confirme-os primeiro. Comece pela ajuda com escrituração contábil.
• A escrituração dos seus aluguéis está atrasada em anos: veja como atualizar a escrituração de um imóvel alugado.
• Você está decidindo onde os depósitos devem ficar: veja uma conta bancária para cada imóvel alugado.
• Você precisa saber que registros guardar sobre depósitos e reparos: veja registros e recibos de imóveis alugados.
• Você ou o proprietário moram fora dos EUA: um depósito que você retém continua sendo aluguel, e as regras de declaração e de retenção na fonte são diferentes; veja proprietários não residentes de imóveis alugados.
• Você aluga por uma plataforma de curta temporada que guarda depósitos de danos: veja repasses de aluguéis de curta temporada na escrituração.