Mietkaution in den Büchern: Verbindlichkeit oder Einnahme?

Ist die Mietkaution eines Mieters bei Erhalt eine Einnahme?

Eine Mietkaution ist bei Erhalt keine Mieteinnahme, wenn Sie sie am Ende des Mietverhältnisses an den Mieter zurückgeben wollen oder möglicherweise zurückgeben müssen. Zur Einnahme wird sie in dem Jahr, in dem Sie sie behalten. Besagt der Mietvertrag, dass das Geld die Miete für den letzten Monat ist, ist es vorausbezahlte Miete und zählt bei Erhalt (Publication 527; Tax Topic 414). In den Büchern buchen Sie eine rückzahlbare Kaution als Verbindlichkeit: Soll Bank, Haben Gehaltene Mieterkautionen, nicht Miete.

Der IRS sagt, wann eine Kaution als Einnahme zählt. Er sagt nicht, welches Konto zu verwenden ist. Die Kaution als Verbindlichkeit zu buchen, wie unten gezeigt, ist Buchhaltungspraxis, die die Bücher mit dieser Regel in Einklang hält. Eine als Miete gebuchte Kaution überhöht die Einnahmen bei Erhalt, und die spätere Rückzahlung erscheint als falsche Ausgabe. Eine auf das eigene Konto gelegte Kaution kann gegen eine Verwahrungsregel des Bundesstaates verstoßen und lässt die Bücher nicht mehr zeigen, was Sie jedem Mieter schulden.

Ein Kautionsfall ist nicht einfach, wenn:

• der Mietvertrag das Geld „Miete für den letzten Monat“ nennt oder sagt, es dürfe auf die letzte Miete angerechnet werden;
• ein Mieter Miete oder einen Schaden schuldig blieb und Sie einen Teil der Kaution behalten haben;
• Kautionen auf Ihr eigenes Konto gingen oder in früheren Jahren als Miete gebucht wurden und mehrere Mietverträge oder Jahre neu sortiert werden müssen, bevor eine Steuererklärung eingereicht wird;
• eine Kaution bar oder per Überweisung gezahlt wurde und es keinen Mietvertrag und keine Quittung gibt;
• eine Hausverwaltung die Kautionen hält oder Sie ein vermietetes Objekt mit bestehenden Mietern verkauft haben;
• ein Rechtsträger die Immobilie besitzt. Eine LLC mit einem Mitglied, die sich nicht für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft entschieden hat, wird in der Regel in der Steuererklärung ihres Eigentümers ausgewiesen, bei einer Vermietung in Schedule E (IRS), sodass diese Seite gilt. Publication 527 und Tax Topic 414 sind für private Vermieter geschrieben; bei einer Personengesellschaft (auch einer LLC mit zwei Eigentümern) oder einer Kapitalgesellschaft klären Sie mit dem Ersteller der Steuererklärung, wie der jeweilige Fall ausgewiesen wird. Siehe Bücher für eine LLC je Mietobjekt und Mietobjekt in einer LLC.

Legen Sie bereit: jeden Mietvertrag (Kautionsbetrag, rückzahlbar oder auf den letzten Monat angerechnet), den Nachweis, was jeder Mieter wann gezahlt hat (einschließlich Quittung, Nachricht oder Überweisungsbeleg mit Kautionsbetrag und Datum), den Kontoauszug, der zeigt, wo das Geld liegt, Auszugsprotokolle mit Reparaturrechnungen und alle Abrechnungen der Hausverwaltung.

Wie lautet die Buchung, und welches Konto verwende ich, wenn eine Mietkaution eingeht?

Buchen Sie jede rückzahlbare Kaution auf einem Konto für sonstige kurzfristige Verbindlichkeiten wie „Gehaltene Mieterkautionen“, zugeordnet zum Objekt und zum Mieter. Eine Kaution ist für Sie kein Vermögenswert: Das Geld halten Sie, aber Sie schulden es zurück, und es wird nur zu Mieteinnahmen, wenn Sie es behalten. Kontenplan für Mietobjekte zeigt, wo dieses Konto neben den Konten für Schedule E steht.

Die folgenden Buchungen gehen von der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) aus, die die meisten Privatpersonen verwenden: Miete zählt bei Erhalt, Ausgaben bei Zahlung (Tax Topic 414).

Liegen die Kautionen auf einem eigenen Bankkonto, buchen Sie stattdessen dieses Konto im Soll. Geld zwischen Ihren Konten zu bewegen ist eine Übertragung, keine Einnahme und keine Ausgabe. Der Saldo „Gehaltene Mieterkautionen“ sollte an jedem Stichtag den nicht zurückgegebenen Kautionen Ihrer Mietverträge entsprechen.

Bei der periodengerechten Methode (Accrual Method) zählt Miete, wenn sie verdient ist, nicht wenn sie gezahlt wird (Publication 527). Bereits als Einnahme gebuchte unbezahlte Miete wird dann mit der Kaution ausgeglichen und nicht doppelt gebucht.

Was, wenn die „Kaution“ in Wahrheit die Miete für den letzten Monat ist?

Ein Betrag, der laut Mietvertrag die Miete für den letzten Monat des Mieters bezahlt, ist vorausbezahlte Miete. Sie nehmen ihn bei Erhalt in die Einkünfte auf, nicht erst, wenn Sie ihn auf den letzten Monat anrechnen (Tax Topic 414). Vorausbezahlte Miete ist jeder Betrag, den Sie vor dem Zeitraum erhalten, den er abdeckt, und sie zählt im Jahr des Erhalts, gleich welche Gewinnermittlungsmethode Sie verwenden (Publication 527).

Lesen Sie den Mietvertrag, nicht die Bezeichnung. Geld, das gegen Schäden und unbezahlte Miete gehalten wird, ist eine Kaution. Geld, das der Mietvertrag dem letzten Monat zuweist, ist früh gezahlte Miete. Buchen Sie es bei Erhalt auf das Mietkonto und notieren Sie den Monat, den es abdeckt, auf der Liste dessen, was jeder Mieter schuldet und zahlt.

Das Recht des Bundesstaates kann dieses Geld trotzdem als Geld des Mieters behandeln. Massachusetts verlangt eine Quittung und Zinsen auf im Voraus gezahlte Miete für den letzten Monat (Abschnitt 15B(2)). Das Kautionsgesetz von Florida erfasst im Voraus gezahlte Miete für mehr als den nächsten unmittelbaren Mietzeitraum (Abschnitt 83.49(1)). Steuerrecht und Recht des Bundesstaates beantworten verschiedene Fragen; klären Sie also einen unklaren Mietvertrag, bevor Sie buchen.

Der Mieter zog aus und schuldete Miete oder Schadenersatz: Wann wird die Kaution zur Einnahme, und was ziehe ich ab?

Eine Kaution wird zur Einnahme in dem Jahr, in dem Sie sie behalten. Publication 527 sagt, dass Sie aufnehmen sollen, was Sie behalten, wenn der Mieter den Mietvertrag nicht erfüllt. Tax Topic 414 nennt zwei Beispiele: Der Mieter bricht den Mietvertrag durch einen frühen Auszug, oder er beschädigt das Objekt und Sie müssen es reparieren.

• Unbezahlte Miete oder früher Auszug. Nehmen Sie den behaltenen Betrag in diesem Jahr in die Einkünfte auf. Ein Vermieter mit Zufluss-Abfluss-Methode kann nicht eingezogene Miete nicht abziehen (Publication 527); daher gelangt diese Miete erst mit der Anrechnung der Kaution erstmals in die Einkünfte.
• Schaden. Ist es Ihre Praxis, Reparaturkosten als Ausgaben abzuziehen, nehmen Sie den behaltenen Betrag in diesem Jahr in die Einkünfte auf. Nur wenn es Ihre Praxis ist, sie nicht abzuziehen, bleibt der Teil der Kaution außer Ansatz, der diese Kosten ersetzt (Tax Topic 414).

In Schedule E gehört eine behaltene Kaution zusammen mit Ihren übrigen Mieteinnahmen in Zeile 3 (Anleitung zu Schedule E). Ziehen Sie dann die Reparatur als Ausgabe in Höhe dessen ab, was die Arbeit Sie gekostet hat; das kann vom behaltenen Kautionsbetrag abweichen. Ob die Arbeit eine Reparatur oder eine Verbesserung ist, steht unter Reparatur oder Verbesserung bei einem Mietobjekt. Jeder Betrag, den der Mieter über die Kaution hinaus noch schuldet, ist bei der Zufluss-Abfluss-Methode keine Einnahme, bis Sie ihn einziehen.

Der IRS sagt, dass Sie den Betrag in dem Jahr aufnehmen, in dem Sie ihn behalten, und keine der beiden Quellen definiert den Zeitpunkt. Das Recht der Bundesstaaten regelt das Verfahren der Geltendmachung. Für die meisten Wohneinheiten verlangt New York eine aufgeschlüsselte Aufstellung und die Rückzahlung des Restes innerhalb von 14 Tagen nach dem Auszug des Mieters, sonst verliert der Vermieter jedes Recht, einen Teil der Kaution zu behalten (General Obligations Law 7-108). Massachusetts verlangt die Rückgabe der Kaution abzüglich zulässiger Abzüge innerhalb von 30 Tagen nach Ende des Mietverhältnisses. Ein Abzug für Schäden braucht innerhalb dieser Frist eine aufgeschlüsselte Liste, unter Strafandrohung für falsche Aussagen beschworen, mit Kostenvoranschlägen, Rechnungen oder Belegen, sonst verliert der Vermieter das Recht, irgendetwas von der Kaution zu behalten (Abschnitt 15B(4) und (6)). Florida verlangt die Rückgabe der Kaution innerhalb von 15 Tagen, wenn der Vermieter keinen Anspruch erhebt. Um einen Anspruch geltend zu machen, muss der Vermieter innerhalb von 30 Tagen eine Mitteilung per Einschreiben oder qualifizierter E-Mail senden, und der Mieter hat 15 Tage, um zu widersprechen. Versäumt der Vermieter die Mitteilung, verliert er das Recht, von der Kaution abzuziehen, kann aber nach der Rückgabe auf Schadenersatz klagen. Ein Mieter, der vorzeitig auszieht oder ein Mietverhältnis auf unbestimmte Zeit hat, muss 7 Tage vorher schriftlich mit Anschrift kündigen, sofern der Mietvertrag nichts anderes sagt; ohne diese Kündigung muss der Vermieter die Anspruchsmitteilung nicht senden (Abschnitt 83.49(3) und (5)). Geld, das Sie zurückgeben müssen, ist keine Einnahme. Fallen Auszug und Anspruch in verschiedene Jahre, fragen Sie Ihren Ersteller der Steuererklärung, welches Jahr gilt.

Wie lautet die Buchung, wenn ich die Kaution vollständig zurückgebe?

Buchen Sie „Gehaltene Mieterkautionen“ im Soll und die Bank im Haben, jeweils für den vollen Betrag. Mieteinnahmen und Ausgaben ändern sich nicht, weil die Kaution nie Einnahme war (Publication 527).

Buchen Sie die Rückzahlung nicht als Ausgabe oder Mietminderung. Eine Kaution, die bei Erhalt als Miete gebucht und später als Ausgabe zurückgezahlt wird, überhöht die Miete im ersten Jahr und die Ausgaben im zweiten, und Schedule E zeigt beide Zeilen zu hoch.

Braucht die Kaution ein eigenes Bankkonto, und was sagen die Gesetze der Bundesstaaten zur Verwahrung?

Weder Publication 527 noch Tax Topic 414 sagt, wo eine Kaution zu halten ist. Das Recht des Bundesstaates sagt es, und es unterscheidet sich. Drei Beispiele zeigen die Bandbreite:

Ihr Bundesstaat kann sich von allen dreien unterscheiden. Suchen Sie auf der Website der Legislative Ihres Bundesstaates nach dem Gesetz zum Mietrecht oder zur Mietkaution und lesen Sie, wo die Kaution zu halten ist, ob Zinsen geschuldet sind, wann sie zurückzugeben ist und wie Abzüge mitzuteilen sind. Den Schritt der Verwahrung zu überspringen hat seinen Preis: In Massachusetts kann der Mieter die Kaution sofort zurückverlangen, der Vermieter verliert das Recht, etwas davon zu behalten, und dem Mieter kann das Dreifache der Kaution plus Zinsen zugesprochen werden (Abschnitt 15B(3), (6) und (7)).

Sind Kautionen bereits auf Ihrem eigenen Konto vermischt, besteht die Verbindlichkeit trotzdem, und die Bücher sollten zeigen, was Sie jedem Mieter schulden. Zur Frage, ob Sie für jedes Objekt ein Konto eröffnen, siehe Ein Bankkonto für jedes Mietobjekt.

Wem gehören die Zinsen auf eine Kaution, und wie wird eine Form 1099-INT behandelt?

Gehören die Zinsen auf eine Kaution dem Mieter, steht der volle Betrag der Form 1099-INT trotzdem in Ihrer Steuererklärung, und der Anteil des Mieters wird als Nominee-Verteilung (Nominee Distribution, Zinsen, die Ihnen gezahlt wurden, aber einem anderen gehören) abgezogen. Erlaubt Ihnen das Recht des Bundesstaates, alle Zinsen zu behalten, gibt es nichts aufzuteilen. Auch ein kleiner Betrag kann dem Mieter gehören: Das Recht des Bundesstaates entscheidet, wem er gehört, und die unten genannte Meldegrenze entscheidet nur, ob ein Formular nötig ist.

Das Recht des Bundesstaates entscheidet, wem die Zinsen gehören. Nach der Tabelle oben gehören die Zinsen in New York dem Mieter abzüglich der Gebühr des Verwahrers, in Massachusetts dem Mieter bis zum gesetzlichen Satz (oder dem, was die Bank gezahlt hat, wenn das weniger ist), und in Florida hängt es von der Methode ab, die der Vermieter gewählt hat. Publication 550 beschreibt Nominee-Zinsen allgemein und erwähnt Mieterkautionen nicht. Sie auf den Anteil eines Mieters anzuwenden ist die übliche Lesart; bestätigen Sie sie daher mit Ihrem Ersteller der Steuererklärung.

Eine Bank stellt die Form 1099-INT in der Regel auf den Namen und die Nummer des Kontos aus, sodass sie den ganzen Betrag bei Ihnen zeigt. In einer Steuererklärung für Privatpersonen sind die Schritte für Nominee-Zinsen nach Publication 550:

1. Weisen Sie den vollen Betrag der Form 1099-INT in Schedule B, Teil I, Zeile 1 (Zinseinkünfte) aus.
2. Tragen Sie unter einer Zwischensumme „Nominee Distribution“ und den Betrag ein, der einem anderen gehört, und ziehen Sie ihn ab.
3. Erstellen Sie als Zahlender für jeden anderen Eigentümer eine Form 1099-INT und geben Sie ihm bis zum 31. Januar nach dem Zinsjahr eine Kopie. Reichen Sie sie beim IRS bis zum 28. Februar ein, oder bis zum 31. März bei elektronischer Einreichung; fällt der Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag. Zehn oder mehr Informationserklärungen insgesamt müssen in der Regel elektronisch eingereicht werden, und Form 1096 gehört nur zur Papiereinreichung (Allgemeine Anleitung zu bestimmten Informationserklärungen). Für Ihren Ehepartner ist kein Formular nötig. Für dieses Formular brauchen Sie Name und Steuernummer (Taxpayer ID) jedes Mieters.

Der Nominee-Betrag ist auf Zinsen begrenzt, die das Konto tatsächlich für den Mieter erwirtschaftet hat. Zwingt Sie das Recht des Bundesstaates, dem Mieter mehr zu zahlen, als das Konto erwirtschaftet hat, stammt der Mehrbetrag aus Ihren eigenen Mitteln und sind keine Nominee-Zinsen; fragen Sie Ihren Ersteller der Steuererklärung, wie das zu behandeln ist.

Die Anleitung zu Form 1099-INT setzt die Meldegrenze bei $10 pro Person. Der Anteil, den Sie behalten, etwa die Gebühr in New York, bleibt bei Ihnen. Die Veröffentlichungen des IRS sagen nicht, wie er einzuordnen ist; fragen Sie also Ihren Ersteller der Steuererklärung, wo er auszuweisen ist.

Publication 550 ist für Steuererklärungen von Privatpersonen geschrieben. Eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft weist ihre Zinsen in der eigenen Steuererklärung aus, daher bestätigt der Ersteller der Steuererklärung, wo der Nominee-Betrag abgezogen wird.

Wie buche ich Haustierkautionen, Reinigungsgebühren und nicht erstattbare Gebühren?

Fragen Sie, ob irgendein Teil des Geldes an den Mieter zurückgehen kann. Wenn ja, ist es eine Kaution und folgt den obigen Abschnitten, gleich wie der Mietvertrag es nennt, bis Sie es auf eine Ausgabe anrechnen. Wenn es nie zurückgehen kann, ist es keine Kaution.

Mieteinnahmen sind jede Zahlung, die Sie für die Nutzung oder Besetzung eines Objekts erhalten (Publication 527). Die Veröffentlichungen des IRS nennen Gebühren für Haustiere oder Reinigung nicht, daher wendet die Zeile zu nicht erstattbaren Gebühren diese allgemeine Regel an.

Das Recht des Bundesstaates kann diese Gebühren begrenzen. Massachusetts führt auf, was ein Vermieter bei oder vor Beginn eines Mietverhältnisses verlangen darf: die erste und die letzte Monatsmiete, eine Kaution von höchstens der ersten Monatsmiete sowie die Kosten für einen Schlüssel und ein Schloss. Das Gesetz lässt zu, dass Vorschriften des Bundesstaates eine Gebühr anstelle der Kaution erlauben (Abschnitt 15B(1)). Eine gesonderte Gebühr für Haustiere oder Reinigung braucht dort zunächst eine Prüfung nach dem Recht des Bundesstaates.

Was geschieht mit den Kautionen, wenn ich das Objekt verkaufe oder eine Hausverwaltung sie hält?

Wenn Sie ein vermietetes Objekt mit bestehenden Mietern verkaufen, regelt das Recht des Bundesstaates, wie die Kautionen der Mieter auf den Käufer übergehen, und Ihre Verbindlichkeit für dieses Objekt verschwindet erst dann aus den Büchern, wenn die Übertragungsschritte Ihres Bundesstaates erledigt sind, wie in diesen drei Beispielen:

• New York. Der Verwahrer übergibt die Kaution bei der Übertragung der Urkunde oder innerhalb von fünf Tagen danach und benachrichtigt den Mieter per Einschreiben. Der Verkäufer ist dann von der Haftung gegenüber dem Mieter befreit (General Obligations Law 7-105).
• Massachusetts. Der Vermieter überträgt die Kaution mit aufgelaufenen Zinsen. Der Käufer haftet ab der Übertragung und benachrichtigt den Mieter innerhalb von 45 Tagen. Überträgt der Verkäufer die Kaution nicht, übernimmt der Käufer die Haftung gegenüber dem Mieter trotzdem; prüfen Sie daher beim Abschluss die Kaution jedes Mieters. Der Verkäufer haftet weiter, bis Übertragung und Mitteilung erledigt sind oder die Kaution zurückgegeben ist (Abschnitt 15B(5)).
• Florida. Kautionen und vorausbezahlte Mieten gehen mit den verdienten Zinsen und einer Abrechnung über. Sobald Gelder und Unterlagen übertragen sind und eine schriftliche Quittung gesendet wurde, ist der Verkäufer von der Pflicht zur Verwahrung frei (Abschnitt 83.49(7)).

Die Abschlussabrechnung zeigt, wie die Übertragung bezahlt wird. Siehe Abschlussabrechnung beim Verkauf eines Mietobjekts in den Büchern.

Eine Hausverwaltung, die Kautionen hält, hält das Geld der Mieter, nicht Ihre Einnahmen. Nur ein Betrag, der in Ihrem Namen auf Miete oder Schaden angerechnet wird, ist Einnahme. Wer gegenüber dem Mieter einzustehen hat, hängt vom Mietvertrag, vom Verwaltungsvertrag und vom Recht des Bundesstaates ab. Siehe Eigentümerabrechnung der Hausverwaltung in den Büchern.

Beispiel

Die Beträge dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar angegeben.

Eine Kaution wird gezahlt und zurückgegeben

Ein Mieter zahlt beim Einzug eine Kaution von US$2.000. Sie buchen Bank US$2.000 im Soll und Gehaltene Mieterkautionen US$2.000 im Haben. Die Mieteinnahmen ändern sich nicht. Beim Auszug geben Sie alles zurück: Soll Gehaltene Mieterkautionen und Haben Bank, jeweils US$2.000. Die Verbindlichkeit ist wieder null, und Schedule E zeigt für die Kaution weder Einnahme noch Ausgabe.

Ein Mieter zieht früher aus

Ein Mieter bricht den Mietvertrag und schuldet US$1.500 Miete, und die Wohnung hat einen Schaden von US$500. Sie behalten die ganze Kaution von US$2.000. Buchen Sie Gehaltene Mieterkautionen US$2.000 im Soll und Sonstige Mieteinnahmen US$2.000 im Haben, in dem Jahr, in dem Sie sie behalten. Sie zahlen in diesem Jahr einem Handwerker US$500 für die Reparatur des Schadens und buchen es als Reparaturen, wenn die Arbeit eine Reparatur und keine Verbesserung ist und Ihre Praxis darin besteht, Reparaturkosten abzuziehen. Das Jahr zeigt US$2.000 Einnahmen und US$500 Ausgaben. Hätte die Reparatur US$650 gekostet, wäre der Abzug US$650: Er folgt den Kosten der Arbeit, nicht dem behaltenen Betrag.

Ein Gebäude mit acht Einheiten in New York

Sie besitzen ein Gebäude mit acht Einheiten in New York und halten die Kaution eines Mieters von US$1.200 auf einem verzinslichen Konto, das im Jahr US$24 einbringt. Das Gesetz erlaubt Ihnen, 1 % pro Jahr der Kaution zu behalten, US$12, und die anderen US$12 gehören dem Mieter. Die Bank sendet eine Form 1099-INT über US$24 auf Ihren Namen. In Ihrer Steuererklärung für Privatpersonen weisen Sie US$24 in Schedule B aus und ziehen US$12 als Nominee-Verteilung ab, nach den Schritten für Nominee-Zinsen in Publication 550. Diese Schritte führen zu einer Form 1099-INT als Zahlender, die US$12 für den Mieter zeigt; das liegt über der Meldegrenze von US$10 und braucht die Steuernummer des Mieters.

Anders in Ihrem Fall?

• Kautionen wurden als Einnahme gebucht, auf Ihr eigenes Konto gelegt, oder mehrere Mietverträge und Jahre müssen vor der Einreichung einer Steuererklärung neu sortiert werden: Die richtige Buchung hängt von jedem Mietvertrag ab und davon, ob eine Verwahrungsregel des Bundesstaates gilt; frühere Jahre müssen möglicherweise korrigiert werden. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, bevor Sie einreichen oder wenn frühere Steuererklärungen Kautionen bereits als Miete gezählt haben.
• Eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft besitzt die Immobilie: Die Bücher können dasselbe Verbindlichkeitskonto verwenden, aber Gewinnermittlungsmethode und Behandlung in der Steuererklärung hängen vom Rechtsträger ab; bestätigen Sie sie daher zuerst. Beginnen Sie mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Bücher Ihrer Mietobjekte sind Jahre im Rückstand: Siehe Rückstand bei den Büchern von Mietobjekten aufholen.
• Sie entscheiden, wo Kautionen liegen sollen: Siehe Ein Bankkonto für jedes Mietobjekt.
• Sie müssen wissen, welche Unterlagen Sie zu Kautionen und Reparaturen aufbewahren: Siehe Unterlagen und Belege für Mietobjekte.
• Sie oder der Eigentümer leben außerhalb der USA: Eine Kaution, die Sie behalten, ist trotzdem Miete, und die Regeln zu Einreichung und Quellensteuer unterscheiden sich; siehe Vermieter ohne Wohnsitz in den USA.
• Sie vermieten über eine Kurzzeitplattform, die Schadenskautionen hält: Siehe Auszahlungen aus Kurzzeitvermietung in den Büchern.