¿Una cuenta bancaria por cada propiedad de alquiler o una sola?

¿Necesito una cuenta bancaria aparte para cada propiedad de alquiler?

No. Ninguna regla del IRS exige una cuenta bancaria por cada propiedad de alquiler. El IRS aconseja a quienes inician un negocio abrir una cuenta corriente del negocio y mantenerla separada del dinero personal, y dice que la ley no exige ningún tipo específico de registros en la mayoría de los casos (Publication 583). Eso está escrito para negocios, y un alquiler no siempre lo es, así que una cuenta aparte para el alquiler es una buena práctica, no una regla del IRS para arrendadores. Lo que la declaración necesita es el resultado: el Schedule E del Form 1040 enumera los ingresos, gastos y depreciación de cada propiedad en su propia columna, con más anexos cuando hay más de tres propiedades.

Por eso la estructura de cuentas es una decisión suya, hasta que una de estas situaciones la defina:

Un caso no es sencillo cuando intervienen varias LLC, socios, un administrador o depósitos de inquilinos, cuando el alquiler ya entró a una cuenta personal, o cuando un prestamista, un socio o un preparador pide cifras propiedad por propiedad que los estados de cuenta bancarios todavía no le pueden dar. Antes de decidir, reúna los estados de cuenta de todas las cuentas por las que pasó alquiler, una lista de sus LLC con sus EIN (números de identificación del empleador), los contratos de arrendamiento con las condiciones del depósito, cualquier contrato con el administrador y los estados de su hipoteca.

¿Una cuenta corriente aparte para cada alquiler, o una sola para todos?

Una sola cuenta puede servir para todos sus alquileres si los libros asignan cada depósito y cada factura a una propiedad. Las cuentas separadas hacen parte de esa asignación por sí solas. En cualquier caso, la prueba es la misma: ¿puede tomar cualquier línea de cualquier estado de cuenta bancario y decir a qué propiedad y a qué propietario pertenece?

Elija lo que elija, concilie cada cuenta con su estado de cuenta bancario cada mes, como aconseja la Publication 583. Mantenga los depósitos de los inquilinos fuera de la cuenta del alquiler cuando la ley estatal los trata como dinero del inquilino (vea la sección de depósitos más abajo). Para configurar las etiquetas de propiedad, vea catálogo de cuentas para propiedades de alquiler.

Una regla tributaria sí pide registros separados por alquiler: el puerto seguro para tratar un alquiler como un negocio a efectos de la deducción por ingreso empresarial calificado exige libros y registros separados de ingresos y gastos para cada empresa de bienes inmuebles de alquiler (una propiedad, o todas las propiedades similares juntas), entre otras condiciones (Revenue Procedure 2019-38; IRS: deducción QBI). Pide libros, no cuentas bancarias separadas. Pregunte a su preparador si le conviene.

¿Cada LLC necesita su propia cuenta bancaria?

No. Ninguna regla tributaria federal lo dice. Una LLC es una estructura de negocio creada por una ley estatal, así que su alquiler y sus facturas normalmente pasan por una cuenta a su nombre. Cómo trata el IRS a la LLC depende de sus miembros (IRS: LLC):

• Un miembro: salvo que elija tributar como corporación (con el Form 8832, o el Form 2553 para una corporación S), el IRS ignora la LLC para el impuesto sobre la renta, así que sus alquileres van en el Schedule E del propietario (instrucciones del Schedule E). La LLC usa el SSN o el EIN del propietario para el impuesto sobre la renta, y puede obtener su propio EIN si un banco lo pide para abrir la cuenta (IRS: LLC de un solo miembro).
• Dos o más miembros: la LLC es una sociedad de personas, salvo que elija tributar como corporación. Una sociedad de personas presenta su propia declaración, el Form 1065, con vencimiento 15 de marzo para una LLC de año calendario (instrucciones del Form 1065), y por lo general reporta los bienes inmuebles de alquiler en el Form 8825, una columna por propiedad (instrucciones del Form 8825). Una LLC de un solo propietario que incorpora un segundo miembro pasa a este grupo.
• Cónyuges: una LLC que pertenece solo a un esposo y una esposa se presenta como sociedad de personas, salvo que la tengan como bienes gananciales, caso en el que el IRS acepta el tratamiento de sociedad de personas o el de entidad ignorada (IRS: LLC de un solo miembro). Vea LLC de cónyuges y de familia.

Si las cuentas separadas ayudan a proteger al propietario de las deudas de un alquiler es una cuestión de la ley estatal de las LLC y de los tribunales, no de la ley tributaria. Consulte a un abogado; esta guía no predice ningún resultado.

Para saber quién firma una elección y cuándo, qué cambia con un segundo miembro, y los libros y declaraciones de una LLC por propiedad, vea libros para una LLC por propiedad de alquiler. Para saber si conviene constituir una LLC, vea propiedad de alquiler en una LLC.

¿A dónde debe llegar el alquiler y qué facturas debe pagar cada cuenta?

Por lo general, el alquiler va a la cuenta del arrendador que figura en el contrato de arrendamiento, y esa cuenta paga las facturas propias de esa propiedad.

Si un inquilino paga en efectivo o con una aplicación de pagos, deposítelo completo en la cuenta del alquiler y anote el inquilino y el mes; gastar primero el alquiler en efectivo deja un vacío que el estado de cuenta bancario no puede mostrar.

¿Cómo muevo dinero entre propiedades o hacia mí sin perder el rastro?

Mueva dinero solo con una transferencia rotulada entre cuentas que usted posee, y regístrela en los libros el mismo día. Cuatro hábitos mantienen el rastro:

1. Una transferencia por cada propósito, con una nota que diga por qué: retiro del propietario, dinero aportado, préstamo entre propiedades o LLC, pago de un préstamo o reserva.
2. Pásese el dinero por transferencia. La Publication 583 dice que se hagan cheques a su nombre solo para retiros de uso personal, lo que además mantiene las facturas personales fuera de la cuenta del alquiler.
3. Registre una factura pagada para otra cuenta como dinero por cobrar, no como gasto de la cuenta que la pagó.
4. Marque cada depósito como alquiler, dinero del propietario o préstamo. La Publication 583 sugiere anotar el origen de cada depósito.

El asiento depende de quién está en cada lado. Entre una LLC de un solo propietario y su propietario, es un retiro del propietario o dinero aportado. Entre dos LLC, es un préstamo si se va a devolver; si no, es un retiro de una y dinero aportado a la otra cuando un mismo propietario tiene ambas, y una pregunta para el preparador cuando los propietarios son distintos. Entre una LLC con varios propietarios y un miembro, es un retiro, una distribución o un pago garantizado. Para los asientos, vea libros para una LLC por propiedad de alquiler y pagos garantizados frente a retiros de socios.

¿Los depósitos de garantía deben estar en una cuenta aparte?

Depende del estado. La ley tributaria federal no dice dónde debe estar un depósito, solo cuándo es ingreso: no cuando recibe uno que piensa devolver, sino en el año en que se lo queda; el alquiler anticipado, incluido un «depósito» que funciona como el alquiler del último mes, es ingreso cuando lo recibe (Publication 527). La ley estatal entre arrendadores e inquilinos define la cuenta. Tres estados muestran cuánto difieren las reglas:

Según su texto, ninguna de estas leyes exige una cuenta por propiedad; todas piden que el dinero de los inquilinos se mantenga aparte del dinero propio del arrendador. Si una cuenta puede contener los depósitos de varios inquilinos es una pregunta para un abogado local. Cuando una LLC es el arrendador, mantenga los depósitos de sus inquilinos en una cuenta a nombre de esa LLC, no en su cuenta personal ni en la de otra LLC.

Otros estados tienen sus propias leyes de depósitos, que esta guía no cubre. Para revisar la suya, busque «security deposit» en el sitio web de la legislatura de su estado y, en la ley entre arrendadores e inquilinos, busque «separate account», «trust», «escrow» y «bond», o consulte a un abogado local. Si un administrador retiene sus depósitos, pregunte por escrito dónde. Para los intereses y los asientos, vea depósitos de garantía en los libros de alquileres.

¿Qué pasa si el alquiler ya entró a mi cuenta personal (fondos mezclados)?

Con el método de efectivo que usa la mayoría de las personas, el alquiler es ingreso cuando lo recibe, sin importar en qué cuenta caiga, así que pertenece a los libros del alquiler. La Publication 527 considera que el ingreso se recibe cuando se pone a su disposición, por ejemplo al acreditarse en su cuenta bancaria; un contribuyente con el método de acumulación por lo general lo reporta cuando se gana. Los fondos mezclados, es decir, el alquiler y el dinero personal juntos en una cuenta, son primero un problema contable y luego un problema tributario cuando el alquiler quedó fuera de una declaración.

1. Redirija el alquiler hoy. Dé a los inquilinos, y a cualquier servicio de pagos, los datos de la cuenta del alquiler, y deje de pagar las facturas del alquiler desde la cuenta personal.
2. Reúna los estados de cuenta de cada mes en que la cuenta personal recibió alquiler, y clasifique cada depósito como alquiler, depósito de inquilino, dinero del propietario u otro.
3. Verifique dónde están los depósitos de los inquilinos según la regla de su estado (vea arriba). Mover un depósito ahora puede no deshacer una omisión anterior: Massachusetts, por ejemplo, permite que el inquilino exija la devolución inmediata del depósito y otorga el triple del depósito si nunca se depositó como se exige. En Florida, mover un depósito también puede requerir un nuevo aviso por escrito al inquilino dentro de los 30 días. Consulte a un abogado local antes de mover o devolver uno.
4. Registre el alquiler y las facturas del alquiler pagadas desde la cuenta personal en los libros del alquiler, y cuente la cuenta personal como dinero aportado o retirado por el propietario. Los pasos completos están en cómo corregir fondos mezclados del negocio y personales.

Si una LLC con varios propietarios es dueña de la propiedad, el alquiler por lo general es ingreso de la LLC y pertenece a sus libros, aunque la cuenta de un miembro lo haya recibido. Si en años anteriores el alquiler de la cuenta personal quedó fuera de una declaración, es una cuestión de años omitidos: vea cómo ponerse al día con los libros de propiedades de alquiler.

¿Cómo manejo una reserva para reparaciones o una factura compartida por varias propiedades?

Una reserva es efectivo ahorrado, no una deducción: con el método de efectivo, los gastos de alquiler por lo general se deducen en el año en que se pagan (Publication 527), así que el dinero que pasa a una reserva se vuelve deducción solo cuando se gasta en una reparación. Mantenga la reserva en su propia cuenta o en una línea rotulada de los libros, y registre cada reparación en la propiedad que arregló. Si una reserva sirve a varias propiedades, lleve un libro de lo que cada propiedad aportó y retiró.

Una factura que cubre varias propiedades, como una sola póliza de seguro, se paga desde una cuenta y se reparte entre las propiedades con un método razonable, como el número de unidades, los pies cuadrados o el valor. Use el mismo método cada año y guarde una nota con la factura. La Publication 527 permite cualquier método razonable para dividir un gasto entre uso de alquiler y uso personal; aplicar la misma idea entre propiedades es una buena práctica, no una regla del IRS. Si las propiedades están en LLC distintas, cada LLC asume su parte: o cada una paga su parte desde su cuenta, o una paga y los libros muestran el saldo que deben las demás.

¿Qué cambia con el estado de un administrador de propiedades?

Un administrador que cobra el alquiler puede retener su alquiler y los depósitos en la cuenta del administrador y enviarle un monto neto, de modo que su propia cuenta bancaria muestra solo parte de la actividad de la propiedad. Los libros siguen necesitando el alquiler bruto y cada gasto por propiedad, tomados del estado mensual del propietario y no solo del depósito.

Pregunte por escrito al administrador dónde se retienen el alquiler y los depósitos, qué reserva se mantiene y qué honorarios se descuentan antes del pago. Conserve el contrato de administración, cada estado del propietario y cualquier Form 1099-MISC que el administrador envíe por el alquiler que le entregó a usted (instrucciones de los Forms 1099-MISC y 1099-NEC). Para convertir un estado en asientos, vea estado del propietario del administrador de propiedades en los libros.

¿Qué registros prueban el reparto cuando se usa una sola cuenta?

Una etiqueta de propiedad en cada línea, respaldada por documentos, y una conciliación mensual. La Publication 583 enumera documentos de respaldo como boletas de depósito, facturas, recibos, estados de cuenta y cheques cancelados, y la página de conservación de registros del IRS dice que se conserven los registros mientras sean necesarios para probar los ingresos o deducciones de una declaración. Para una sola cuenta compartida, reúna:

• Un libro de alquileres de cada propiedad: inquilino, monto adeudado, fecha de recibo.
• Todos los estados de cuenta bancarios, conciliados con los libros cada mes.
• Una propiedad y un origen anotados en cada depósito, y una propiedad anotada en cada pago.
• Facturas y recibos que muestren la dirección de la propiedad.
• Los estados mensuales de cada préstamo y el Form 1098 de cierre de año.
• Cada contrato de arrendamiento, con el nombre del arrendador y el depósito.
• Los estados del propietario del administrador, si hay un administrador.
• Una nota breve por escrito sobre cualquier reparto de facturas compartidas y cualquier transferencia entre cuentas.

Para saber cuánto tiempo conservarlos y qué prueba una reparación pagada en efectivo, vea registros y recibos de propiedades de alquiler.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Tres dúplex en una LLC de un solo propietario

Un arrendador es el único miembro de una LLC, sin elección corporativa, que posee tres dúplex. La LLC tiene una cuenta operativa y una cuenta aparte para los depósitos de los inquilinos, configurada como lo permite la ley de depósitos de su estado. Cada depósito y cada factura se etiqueta con el dúplex A, B o C, y la cuenta se concilia cada mes. Al cierre del año, las etiquetas llenan tres columnas del Schedule E: el dúplex B, por ejemplo, recibió $48,000 de alquiler y tiene $30,000 de costos etiquetados, así que su columna muestra $18,000 antes de la depreciación.

Cuatro casas en cuatro LLC de Florida

Un inversionista posee cuatro casas, cada una en su propia LLC de un solo propietario. Cada LLC tiene su propia cuenta operativa y guarda el depósito de $2,000 de su inquilino en una cuenta aparte en una institución financiera de Florida, una de las opciones que permite la ley de Florida. Las cuatro cuentas de depósito suman $8,000 que no son alquiler. Ninguna ha elegido tributar como corporación, así que las cuatro LLC se ignoran para el impuesto sobre la renta y las cuatro casas van en el Schedule E del propietario: cuatro propiedades requieren dos anexos, con los totales combinados en uno.

Un año de alquiler en una cuenta personal

El dueño de una casa de dos viviendas en Boston alquiló ambas unidades a $1,200 al mes cada una y cobró los $2,400 mensuales en una cuenta personal durante 12 meses, $28,800 en total. El propietario hace la lista de los depósitos a partir de los estados de cuenta, los registra como alquiler en los libros del alquiler y registra las facturas del alquiler pagadas desde la cuenta personal como gastos del alquiler. Cuando cambia el inquilino de una unidad, el depósito del nuevo inquilino, de un máximo de un mes de alquiler ($1,200), va a una cuenta aparte con intereses en un banco de Massachusetts, y el inquilino recibe un recibo dentro de los 30 días con el nombre y la ubicación del banco, el monto y el número de cuenta. Los depósitos que ya pagaron los inquilinos actuales reciben la misma revisión (paso 3 arriba). Si en la declaración de ese año quedó fuera el alquiler, es una cuestión de años omitidos: vea cómo ponerse al día con los libros de propiedades de alquiler.

¿Su caso es distinto?

• Está agregando una segunda a una quinta propiedad, el alquiler y los depósitos de varias LLC están mezclados en una cuenta personal, un prestamista o socio quiere las cifras de cada propiedad, o los libros llevan años de atraso: la estructura de cuentas, la limpieza del dinero mezclado y los libros por propiedad requieren criterio profesional. Vea ayuda con la contabilidad.
• Cada alquiler está en su propia LLC, o está decidiendo si formar una: vea libros, cuentas bancarias y declaraciones de una LLC por alquiler y propiedad de alquiler en una LLC.
• El dinero personal y el del alquiler ya están mezclados, o los libros están atrasados: vea cómo corregir fondos mezclados y cómo ponerse al día con los libros de propiedades de alquiler.
• Dos o más personas son dueñas del alquiler: vea alquiler en copropiedad: Schedule E o declaración de sociedad de personas.
• Un administrador cobra su alquiler: vea estado del propietario del administrador de propiedades en los libros.
• Usted o un copropietario viven fuera de EE. UU.: la presentación de impuestos y la retención son distintas para propietarios no residentes. Vea arrendadores no residentes o, para canadienses, canadienses con propiedades de alquiler en EE. UU..
• El alquiler llega por una plataforma de reservas: el pago puede venir neto de comisiones, así que el depósito no es el alquiler. Vea pagos de plataformas de alquiler de corto plazo: bruto o neto.