חשבון בנק נפרד לכל נכס להשכרה: אחד או כמה?

האם צריך חשבון בנק נפרד לכל נכס להשכרה?

אין כלל של IRS שמחייב חשבון בנק אחד לכל נכס להשכרה. IRS ממליץ למי שפותח עסק לפתוח חשבון עו״ש עסקי ולהפריד אותו מכסף אישי, ואומר שהחוק אינו דורש ברוב המקרים סוג מסוים של רישומים (פרסום 583). זה נכתב לעסקים, ונכס להשכרה אינו תמיד עסק, ולכן חשבון נפרד להשכרה הוא נוהג טוב ולא כלל של IRS למשכירים. מה שהדוח צריך הוא התוצאה: Schedule E בטופס 1040 מפרט הכנסות, הוצאות ופחת לכל נכס בעמודה משלו, עם נספחים נוספים כשיש יותר משלושה נכסים.

לכן מבנה החשבונות הוא בחירה, עד שאחד מאלה מכריע:

מקרה אינו פשוט כשמעורבים כמה LLC, שותפים, מנהל או פיקדוני שוכרים, כששכר דירה כבר נכנס לחשבון אישי, או כשמלווה, שותף או מכין דוחות מבקשים מספרים לכל נכס שדפי הבנק עדיין אינם יכולים לתת. לפני שמחליטים, אספו דפי חשבון בנק של כל חשבון שנגע בשכר דירה, רשימה של ה-⁠LLC שלכם עם מספרי ה-⁠EIN שלהן (מספרי זיהוי מעסיק פדרליים), חוזי שכירות שמראים תנאי פיקדון, כל הסכם עם מנהל, ודפי המשכנתה שלכם.

חשבון עו״ש נפרד לכל נכס להשכרה, או חשבון אחד לכולם?

חשבון אחד יכול לשרת את כל הנכסים להשכרה אם הספרים מתייגים כל הפקדה וכל חשבון לנכס. חשבונות נפרדים עושים חלק מהתיוג בעצמם. בכל מקרה המבחן זהה: האם אפשר לקחת כל שורה בכל דף חשבון ולומר לאיזה נכס ולאיזה בעלים היא שייכת?

בכל בחירה, התאימו כל חשבון לדף החשבון שלו בכל חודש, כפי שפרסום 583 ממליץ. הרחיקו פיקדוני שוכרים מחשבון שכר הדירה כשחוק המדינה רואה בהם כסף של השוכר (ראו סעיף הפיקדונות למטה). להגדרת התגיות לנכסים, ראו מפתח חשבונות לנכס להשכרה.

כלל מס אחד כן מבקש רישומים נפרדים לכל נכס להשכרה: ההגנה (safe harbor) שמאפשרת להתייחס לנכס להשכרה כעסק לצורכי ניכוי ההכנסה העסקית המזכה דורשת ספרים ורישומים נפרדים של הכנסות והוצאות לכל מיזם נדל״ן להשכרה (נכס אחד, או כל הנכסים הדומים יחד), בין שאר התנאים (Revenue Procedure 2019-38; IRS: ניכוי QBI). היא מבקשת ספרים, לא חשבונות בנק נפרדים. שאלו את מכין הדוחות אם היא מתאימה לכם.

האם כל LLC צריכה חשבון בנק משלה?

אין כלל מס פדרלי שקובע זאת. LLC היא מבנה עסקי שנוצר בחוק מדינתי, ולכן שכר הדירה והחשבונות שלה עוברים בדרך כלל דרך חשבון על שמה. איך IRS מתייחס ל-⁠LLC תלוי בחברים בה (IRS: LLC):

• חבר אחד: אלא אם בחרה במיסוי כחברה (טופס 8832, או טופס 2553 לחברת S), IRS מתעלם מה-⁠LLC לצורכי מס הכנסה, ולכן הנכסים שלה להשכרה נכנסים ל-⁠Schedule E של הבעלים (הוראות Schedule E). ה-⁠LLC משתמשת ב-⁠SSN או ב-⁠EIN של הבעלים למס הכנסה, והיא יכולה לקבל EIN משלה אם בנק צריך אחד כדי לפתוח את החשבון (IRS: LLC עם חבר יחיד).
• שני חברים או יותר: ה-⁠LLC היא שותפות אלא אם בחרה במיסוי כחברה. שותפות מגישה דוח משלה, טופס 1065, שמועדו 15 במרץ ל-⁠LLC על בסיס שנה קלנדרית (הוראות טופס 1065), ומדווחת בדרך כלל על נדל״ן להשכרה בטופס 8825, עמודה אחת לכל נכס (הוראות טופס 8825). LLC עם בעלים אחד שמצרפת חבר שני עוברת לקבוצה הזו.
• בני זוג: LLC שבבעלות בני זוג נשואים בלבד מגישה כשותפות, אלא אם הם מחזיקים בה כרכוש משותף לפי חוק מדינתי (community property), ואז IRS מקבל גם התייחסות כשותפות וגם התעלמות מה-⁠LLC (IRS: LLC עם חבר יחיד). ראו LLC של בני זוג ושל משפחה.

האם חשבונות נפרדים עוזרים להגן על בעלים מחובות של נכס להשכרה היא שאלה לחוק ה-⁠LLC של המדינה ולבתי המשפט, לא לדיני המס. שאלו עורך דין; המדריך הזה אינו מנבא תוצאה.

לגבי מי חותם על בחירה ומתי, מה משנה חבר שני, וספרים ודוחות ל-⁠LLC אחת לכל נכס, ראו ספרים ל-⁠LLC לכל נכס להשכרה. לשאלה אם להקים LLC בכלל, ראו נכס להשכרה ב-⁠LLC.

לאן שכר הדירה צריך להגיע, ואילו חשבונות כל חשבון בנק צריך לשלם?

שכר הדירה מגיע בדרך כלל לחשבון של המשכיר שמופיע בחוזה השכירות, והחשבון הזה משלם את החשבונות של אותו נכס.

אם שוכר משלם במזומן או באפליקציית תשלום, הפקידו את הסכום במלואו בחשבון ההשכרה ורשמו את השוכר והחודש; הוצאת שכר דירה במזומן קודם משאירה פער שדף החשבון אינו יכול להראות.

איך מעבירים כסף בין נכסים או לעצמי בלי לאבד את העקבות?

העבירו כסף רק בהעברה מסומנת בין חשבונות שבבעלותכם, ורשמו אותה בספרים באותו יום. ארבעה הרגלים שומרים על העקבות:

1. העברה אחת לכל מטרה, עם הערה שאומרת למה: משיכת בעלים, כסף שהוכנס, הלוואה בין נכסים או LLC, החזר או רזרבה.
2. שלמו לעצמכם בהעברה. פרסום 583 אומר לכתוב לעצמכם המחאות רק למשיכות לשימוש אישי, וזה גם מרחיק חשבונות אישיים מחשבון ההשכרה.
3. רשמו חשבון ששולם בעבור חשבון אחר כחוב, לא כהוצאה של החשבון ששילם.
4. סמנו כל הפקדה כשכר דירה, כסף בעלים או הלוואה. פרסום 583 ממליץ לציין את מקור כל הפקדה.

הרישום תלוי במי נמצא בכל צד. בין LLC עם בעלים אחד לבעלים שלה, זו משיכת בעלים או כסף שהוכנס. בין שתי LLC, זו הלוואה אם היא תוחזר; אם לא, זו משיכה מאחת וכסף שהוכנס לאחרת כשבעלים אחד מחזיק בשתיהן, ושאלה למכין הדוחות כשהבעלים שונים. בין LLC עם כמה בעלים לחבר בה, זו משיכה, חלוקה או תשלום מובטח. לרישומים, ראו ספרים ל-⁠LLC לכל נכס להשכרה ותשלומים מובטחים מול משיכות שותפים.

האם פיקדונות ביטחון חייבים להיות בחשבון נפרד?

זה תלוי במדינה. החוק הפדרלי אינו קובע היכן הפיקדון נמצא, רק מתי הוא הכנסה: לא כשמקבלים פיקדון שמתכוונים להחזיר, אלא בשנה שבה שומרים אותו; שכר דירה מראש, כולל “פיקדון” שמשמש כשכר הדירה של החודש האחרון, הוא הכנסה בעת הקבלה (פרסום 527). דיני משכיר ושוכר במדינה קובעים את החשבון. שלוש מדינות מראות עד כמה הכללים שונים:

לפי הנוסח שלהם, אף אחד מהחוקים האלה אינו דורש חשבון לכל נכס; כל אחד מבקש להחזיק את כסף השוכרים בנפרד מהכסף של המשכיר עצמו. אם חשבון אחד רשאי להחזיק פיקדונות של כמה שוכרים זו שאלה לעורך דין מקומי. כש-⁠LLC היא המשכירה, החזיקו את פיקדונות השוכרים שלה בחשבון על שם אותה LLC, לא בחשבון האישי שלכם או בחשבון של LLC אחרת.

למדינות אחרות יש חוקי פיקדונות משלהן שהמדריך הזה אינו מכסה. כדי לבדוק את שלכם, חפשו באתר בית המחוקקים של המדינה “security deposit” ובחוק משכיר ושוכר חפשו “separate account”, “trust”, “escrow” ו-“bond”, או שאלו עורך דין מקומי. אם מנהל מחזיק את הפיקדונות שלכם, שאלו בכתב היכן. לריבית ולרישומים, ראו פיקדונות ביטחון בספרי נכס להשכרה.

מה אם שכר הדירה כבר נכנס לחשבון האישי שלי (ערבוב כספים)?

בשיטת מזומן שרוב היחידים משתמשים בה, שכר דירה הוא הכנסה כשמקבלים אותו, בכל חשבון שאליו הוא מגיע, ולכן הוא שייך לספרי ההשכרה. פרסום 527 סופר הכנסה כמתקבלת כשהיא עומדת לרשותכם, למשל כשהיא נזקפת לחשבון הבנק שלכם; נישום בשיטת צבירה מדווח עליה בדרך כלל כשהיא נצברת. ערבוב כספים (commingled funds), כלומר שכר דירה וכסף אישי מעורבבים בחשבון אחד, הוא קודם כול בעיית הנהלת חשבונות, ובעיית מס כששכר הדירה הושמט מדוח.

1. הפנו את שכר הדירה כבר היום. תנו לשוכרים ולכל שירות תשלומים את פרטי חשבון ההשכרה, והפסיקו לשלם חשבונות של ההשכרה מהחשבון האישי.
2. משכו את דפי החשבון לכל חודש שבו החשבון האישי קיבל שכר דירה, ורשמו כל הפקדה כשכר דירה, פיקדון שוכר, כסף בעלים או אחר.
3. בדקו איפה נמצאים פיקדוני השוכרים מול כלל המדינה שלכם (ראו למעלה). העברת פיקדון עכשיו לא בהכרח מתקנת פספוס קודם: מסצ׳וסטס, למשל, מאפשרת לשוכר לדרוש את הפיקדון בחזרה מיד וקובעת פי שלושה מהפיקדון אם לא הופקד כנדרש. בפלורידה, העברת פיקדון יכולה גם לדרוש הודעה חדשה בכתב לשוכר בתוך 30 ימים. שאלו עורך דין מקומי לפני שמעבירים או מחזירים פיקדון.
4. רשמו את שכר הדירה ואת חשבונות ההשכרה ששולמו מהחשבון האישי בספרי ההשכרה, כשהחשבון האישי נספר ככסף בעלים שהוכנס או הוצא. השלבים המלאים בתיקון ערבוב של כספים עסקיים ואישיים.

אם LLC עם כמה בעלים מחזיקה בנכס, שכר הדירה הוא בדרך כלל הכנסה של ה-⁠LLC ושייך לספריה, גם כשהחשבון של חבר אחד קיבל אותו. אם שנים קודמות השמיטו מהדוח שכר דירה שהגיע לחשבון אישי, זו שאלה של שנה שהוחמצה: ראו השלמת ספרים של נכס להשכרה.

איך מטפלים ברזרבה לתיקונים או בחשבון שמשותף לכמה נכסים?

רזרבה היא מזומן שנחסך, לא ניכוי: בשיטת מזומן, הוצאות השכרה מנוכות בדרך כלל בשנה ששולמו (פרסום 527), ולכן כסף שהועבר לרזרבה הופך לניכוי רק כשמוציאים אותו על תיקון. שמרו את הרזרבה בחשבון משלה או בשורה מסומנת בספרים, ורשמו כל תיקון על הנכס שתוקן. אם רזרבה אחת משרתת כמה נכסים, נהלו ספר של מה שכל נכס הכניס והוציא.

חשבון שמכסה כמה נכסים, כמו פוליסת ביטוח אחת, משולם מחשבון אחד ומתחלק בין הנכסים בשיטה סבירה, כמו מספר יחידות, שטח או שווי. השתמשו באותה שיטה בכל שנה ושמרו הערה עם החשבון. פרסום 527 מתיר כל שיטה סבירה לחלוקת הוצאה בין שימוש להשכרה ושימוש אישי; יישום אותו רעיון בין נכסים הוא נוהג טוב, לא כלל של IRS. אם הנכסים נמצאים ב-⁠LLC שונות, כל LLC נושאת בחלקה: או שכל אחת משלמת את חלקה מהחשבון שלה, או שאחת משלמת והספרים מראים את היתרה שהאחרות חייבות.

מה משנה דוח של מנהל נכס?

מנהל שגובה שכר דירה עשוי להחזיק את שכר הדירה והפיקדונות שלכם בחשבון שלו ולשלוח לכם סכום נטו, כך שחשבון הבנק שלכם מראה רק חלק מהפעילות של הנכס. הספרים עדיין צריכים שכר דירה ברוטו וכל הוצאה לפי נכס, שנלקחים מדוח הבעלים החודשי ולא מההפקדה בלבד.

שאלו את המנהל בכתב היכן מוחזקים שכר הדירה והפיקדונות, איזו רזרבה נשמרת, ואילו עמלות מנוכות לפני התשלום. שמרו את הסכם הניהול, כל דוח בעלים וכל טופס ⁦1099-MISC⁩ שהמנהל שולח על שכר דירה שהועבר אליכם (הוראות טפסים ⁦1099-MISC⁩ ו-⁠⁦1099-NEC⁩). להפיכת דוח לרישומים, ראו דוח בעלים של מנהל נכס בספרים.

אילו רישומים מוכיחים את החלוקה כשמשתמשים בחשבון אחד?

תג נכס על כל שורה, שקשור למסמכים, והתאמה חודשית. פרסום 583 מפרט מסמכים תומכים כמו שוברי הפקדה, חשבוניות, קבלות, דפי חשבון והמחאות שבוטלו, ודף שמירת הרישומים של IRS אומר לשמור רישומים כל עוד הם נחוצים כדי להוכיח את ההכנסות או הניכויים בדוח. לחשבון משותף אחד, אספו:

• ספר שכר דירה לכל נכס: שוכר, סכום לתשלום, תאריך קבלה.
• כל דף חשבון בנק, מותאם לספרים בכל חודש.
• נכס ומקור שצוינו על כל הפקדה, ונכס שצוין על כל תשלום.
• חשבוניות וקבלות שמראות את כתובת הנכס.
• הדפים החודשיים של כל הלוואה וטופס 1098 של סוף השנה.
• כל חוזה שכירות, שמראה את שם המשכיר ואת הפיקדון.
• דוחות הבעלים של המנהל, אם יש מנהל.
• הערה כתובה קצרה לכל חלוקה של חשבון משותף ולכל העברה בין חשבונות.

לכמה זמן לשמור אותם ומה מוכיח תיקון במזומן, ראו רישומים וקבלות של נכס להשכרה.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

שלושה דופלקסים ב-⁠LLC אחת עם בעלים אחד

משכיר הוא החבר היחיד ב-⁠LLC, בלי בחירה במיסוי כחברה, שמחזיקה שלושה דופלקסים. ל-⁠LLC יש חשבון תפעול אחד וחשבון נפרד לפיקדוני שוכרים, שהוגדר כפי שחוק הפיקדונות של המדינה מתיר. כל הפקדה וחשבון מתויגים לדופלקס A, B או C, והחשבון מותאם בכל חודש. בסוף השנה התגיות ממלאות שלוש עמודות ב-⁠Schedule E: דופלקס B, למשל, קיבל ⁦$48,000⁩ שכר דירה ויש לו ⁦$30,000⁩ עלויות מתויגות, ולכן העמודה שלו מראה ⁦$18,000⁩ לפני פחת.

ארבעה בתים בארבע LLC בפלורידה

משקיע מחזיק בארבעה בתים, כל אחד ב-⁠LLC משלו עם בעלים אחד. לכל LLC יש חשבון תפעול משלה והיא מחזיקה את פיקדון השוכר שלה, ⁦$2,000⁩, בחשבון נפרד במוסד פיננסי בפלורידה, אחת האפשרויות שחוק פלורידה מתיר. ארבעת חשבונות הפיקדון יחד מחזיקים ⁦$8,000⁩ שאינם שכר דירה. אף אחת מהן לא בחרה במיסוי כחברה, ולכן IRS מתעלם מכל ארבע ה-⁠LLC לצורכי מס הכנסה וארבעת הבתים נכנסים ל-⁠Schedule E של הבעלים: ארבעה נכסים דורשים שני נספחים, עם הסכומים המצטברים באחד.

שנה של שכר דירה בחשבון אישי

בעלים של בית דו-משפחתי בבוסטון השכיר את שתי היחידות ב-⁦$1,200⁩ לחודש כל אחת וגבה את ⁦$2,400⁩ בחודש לחשבון אישי במשך 12 חודשים, ⁦$28,800⁩ בסך הכול. הבעלים מפרט את ההפקדות מדפי החשבון, רושם אותן כשכר דירה בספרי ההשכרה, ורושם את חשבונות ההשכרה ששולמו מהחשבון האישי כהוצאות השכרה. כשיחידה אחת מתחלפת, פיקדון השוכר החדש, לכל היותר שכר דירה של חודש אחד (⁦$1,200⁩), נכנס לחשבון נפרד נושא ריבית בבנק במסצ׳וסטס, והשוכר מקבל קבלה בתוך 30 ימים שמציינת את שם הבנק ומיקומו, הסכום ומספר החשבון. פיקדונות שהשוכרים הנוכחיים כבר שילמו עוברים אותה בדיקה (שלב 3 למעלה). אם הדוח של אותה שנה השמיט את שכר הדירה, זו שאלה של שנה שהוחמצה: ראו השלמת ספרים של נכס להשכרה.

המצב שלכם שונה?

• אתם מוסיפים נכס שני עד חמישי, שכר דירה ופיקדונות של כמה LLC מעורבבים בחשבון אישי, מלווה או שותף רוצים מספרים לכל נכס, או שהספרים מפגרים בשנים: מבנה החשבונות, ניקוי הכסף המעורבב והספרים לפי נכס דורשים שיקול דעת מקצועי. ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• כל נכס להשכרה נמצא ב-⁠LLC משלו, או שאתם מחליטים אם להקים אחת: ראו ספרים, חשבונות בנק ודוחות ל-⁠LLC לכל נכס להשכרה ונכס להשכרה ב-⁠LLC.
• כסף אישי וכסף של ההשכרה כבר מעורבבים, או שהספרים מפגרים: ראו תיקון ערבוב כספים והשלמת ספרים של נכס להשכרה.
• שני אנשים או יותר מחזיקים בנכס להשכרה: ראו נכס להשכרה בבעלות משותפת: Schedule E או דוח שותפות.
• מנהל גובה את שכר הדירה שלכם: ראו דוח בעלים של מנהל נכס בספרים.
• אתם או בעלים משותף גרים מחוץ לארה״ב: הגשת הדוחות וניכוי המס במקור שונים לבעלים תושבי חוץ. ראו משכירים תושבי חוץ או, לקנדים, קנדים עם נכס להשכרה בארה״ב.
• שכר הדירה מגיע דרך פלטפורמת הזמנות: התשלום עשוי להיות נטו אחרי עמלות, כך שההפקדה אינה שכר הדירה. ראו תשלומי פלטפורמת השכרה לטווח קצר: ברוטו או נטו.