Eigenes Bankkonto je Mietobjekt: Eines oder mehrere?

Brauche ich für jede Mietimmobilie ein eigenes Bankkonto?

Keine Regel des IRS verlangt ein Bankkonto je Mietobjekt. Der IRS rät Personen, die ein Unternehmen gründen, ein Geschäftskonto zu eröffnen und es vom privaten Geld getrennt zu halten, und sagt, dass das Gesetz in den meisten Fällen keine bestimmte Art von Unterlagen vorschreibt (Publication 583). Das ist für Unternehmen geschrieben, und eine Vermietung ist nicht immer eines; ein eigenes Mietkonto ist deshalb gute Praxis, keine IRS-Regel für Vermieter. Die Steuererklärung braucht das Ergebnis: Schedule E von Form 1040 (US-Einkommensteuererklärung für Privatpersonen) listet Einnahmen, Ausgaben und Abschreibung für jedes Objekt in einer eigenen Spalte auf, mit weiteren Schedules, sobald es mehr als drei Objekte gibt.

Die Kontostruktur ist also eine Entscheidung, bis eine dieser Situationen sie vorgibt:

Ein Fall ist nicht einfach, wenn mehrere LLCs, Partner, eine Hausverwaltung oder Mietkautionen im Spiel sind, wenn Miete bereits auf ein privates Konto geflossen ist oder wenn ein Kreditgeber, Partner oder Ersteller der Steuererklärung Zahlen je Objekt verlangt, die die Kontoauszüge noch nicht liefern. Sammeln Sie vor der Entscheidung Kontoauszüge für jedes Konto, über das Miete lief, eine Liste Ihrer LLCs mit ihren EINs, Mietverträge mit den Kautionsbedingungen, jede Vereinbarung mit der Hausverwaltung und Ihre Hypothekenabrechnungen.

Eigenes Girokonto für jede Mietimmobilie oder ein Konto für alle?

Ein Konto kann für alle Ihre Mietobjekte genügen, wenn die Bücher jede Einzahlung und jede Rechnung einem Objekt zuordnen. Getrennte Konten übernehmen einen Teil dieser Zuordnung von selbst. In beiden Fällen ist der Test derselbe: Können Sie jede Zeile auf jedem Kontoauszug einem Objekt und einem Eigentümer zuordnen?

Für welche Variante Sie sich auch entscheiden: Stimmen Sie jedes Konto jeden Monat mit dem Kontoauszug ab, wie es Publication 583 empfiehlt. Halten Sie Mietkautionen vom Mietkonto fern, wo das Recht des Bundesstaates sie als Geld des Mieters behandelt (siehe den Abschnitt zur Kaution unten). Wie Sie die Objektkennzeichnungen einrichten, steht in Kontenplan für Mietobjekte.

Eine Steuerregel verlangt tatsächlich getrennte Unterlagen je Mietobjekt: Der Safe Harbor, der eine Vermietung für den Abzug für qualifiziertes Betriebseinkommen als Gewerbebetrieb behandelt, verlangt unter anderem getrennte Bücher und Unterlagen über Einnahmen und Ausgaben für jedes Mietimmobilienunternehmen (ein Objekt oder alle ähnlichen Objekte zusammen) (Revenue Procedure 2019-38; IRS: QBI-Abzug). Verlangt werden Bücher, keine getrennten Bankkonten. Fragen Sie Ihren Ersteller der Steuererklärung, ob das passt.

Braucht jede LLC ein eigenes Bankkonto?

Keine Bundessteuerregel sagt das. Eine LLC ist eine durch das Recht eines Bundesstaates geschaffene Unternehmensform, daher laufen ihre Mieten und Rechnungen meist über ein Konto auf ihren Namen. Wie der IRS die LLC behandelt, hängt von ihren Mitgliedern ab (IRS: LLCs):

• Ein Mitglied: Wählt die LLC nicht die Körperschaftsteuer (Form 8832, Wahl der steuerlichen Einstufung, oder Form 2553, Wahl als S Corporation, einer US-Kapitalgesellschaft, deren Gewinne bei den Eigentümern besteuert werden), ignoriert der IRS die LLC bei der Einkommensteuer, und ihre Vermietungen gehören auf Schedule E des Eigentümers (Anleitung zu Schedule E). Die LLC verwendet für die Einkommensteuer die SSN (Social Security Number, US-Sozialversicherungsnummer) oder EIN des Eigentümers, und sie kann eine eigene EIN erhalten, wenn eine Bank sie zur Kontoeröffnung braucht (IRS: LLCs mit einem Mitglied).
• Zwei oder mehr Mitglieder: Die LLC ist eine Personengesellschaft, wenn sie nicht die Körperschaftsteuer wählt. Eine Personengesellschaft reicht eine eigene Erklärung ein, Form 1065 (US-Informationserklärung einer Personengesellschaft), die für eine LLC mit Kalenderjahr am 15. März fällig ist (Anleitung zu Form 1065), und meldet Mieteinkünfte aus Immobilien in der Regel auf Form 8825, eine Spalte je Objekt (Anleitung zu Form 8825). Eine LLC mit einem Eigentümer, die ein zweites Mitglied aufnimmt, gehört zu dieser Gruppe.
• Ehepartner: Eine LLC, die nur einem Ehepaar gehört, wird als Personengesellschaft veranlagt, es sei denn, sie gehört den Ehepartnern als Gütergemeinschaftsvermögen (Community Property); dann akzeptiert der IRS entweder die Behandlung als Personengesellschaft oder als ignorierte Einheit (IRS: LLCs mit einem Mitglied). Siehe LLCs von Ehepartnern und Familien.

Ob getrennte Konten helfen, einen Eigentümer vor den Schulden einer Mietimmobilie zu schützen, ist eine Frage des LLC-Rechts der Bundesstaaten und der Gerichte, nicht des Steuerrechts. Fragen Sie einen Anwalt; dieser Ratgeber sagt kein Ergebnis voraus.

Wer eine Wahl unterschreibt und wann, was ein zweites Mitglied ändert und wie Bücher und Steuererklärungen für eine LLC je Objekt aussehen, steht in Bücher für eine LLC je Mietobjekt. Ob Sie überhaupt eine LLC gründen sollten, steht in Mietobjekt in einer LLC.

Wohin sollte die Miete fließen, und welche Rechnungen sollte jedes Konto zahlen?

Die Miete geht in der Regel auf das Konto des Vermieters, der im Mietvertrag steht, und dieses Konto zahlt die Rechnungen des jeweiligen Objekts.

Zahlt ein Mieter bar oder über eine Zahlungs-App, zahlen Sie den vollen Betrag auf das Mietkonto ein und notieren Mieter und Monat; wer Barmiete zuerst ausgibt, hinterlässt eine Lücke, die der Kontoauszug nicht zeigen kann.

Wie bewege ich Geld zwischen Objekten oder zu mir selbst, ohne die Spur zu verlieren?

Bewegen Sie Geld nur über eine gekennzeichnete Übertragung zwischen Konten, die Ihnen gehören, und erfassen Sie sie am selben Tag in den Büchern. Vier Gewohnheiten halten die Spur:

1. Eine Übertragung je Zweck, mit einem Vermerk, der den Grund nennt: Entnahme, eingelegtes Geld, Darlehen zwischen Objekten oder LLCs, Rückzahlung oder Rücklage.
2. Zahlen Sie sich selbst per Übertragung. Publication 583 sagt, Schecks an sich selbst nur für Entnahmen zum privaten Gebrauch auszustellen, was auch private Rechnungen vom Mietkonto fernhält.
3. Erfassen Sie eine für ein anderes Konto bezahlte Rechnung als geschuldetes Geld, nicht als Ausgabe des Kontos, das gezahlt hat.
4. Kennzeichnen Sie jede Einzahlung als Miete, Geld des Eigentümers oder Darlehen. Publication 583 empfiehlt, die Quelle jeder Einzahlung zu notieren.

Die Buchung hängt davon ab, wer auf jeder Seite steht. Zwischen einer LLC mit einem Eigentümer und ihrem Eigentümer ist es eine Entnahme oder eingelegtes Geld. Zwischen zwei LLCs ist es ein Darlehen, wenn es zurückgezahlt wird; andernfalls ist es eine Entnahme aus der einen und eine Einlage in die andere, wenn ein Eigentümer beide hält, und eine Frage an den Ersteller der Steuererklärung, wenn die Eigentümer verschieden sind. Zwischen einer LLC mit mehreren Eigentümern und einem Mitglied ist es eine Entnahme, eine Ausschüttung oder eine garantierte Zahlung. Die Buchungen stehen in Bücher für eine LLC je Mietobjekt und Garantierte Zahlungen und Entnahmen der Gesellschafter.

Müssen Mietkautionen auf einem separaten Konto liegen?

Das hängt vom Bundesstaat ab. Das Bundessteuerrecht sagt nicht, wo eine Kaution liegt, nur wann sie Einkommen ist: nicht, wenn Sie eine erhalten, die Sie zurückgeben wollen, sondern in dem Jahr, in dem Sie sie behalten; im Voraus gezahlte Miete, auch eine „Kaution“, die als Miete für den letzten Monat dient, ist Einkommen, wenn Sie sie erhalten (Publication 527). Das Mietrecht des Bundesstaates legt das Konto fest. Drei Bundesstaaten zeigen, wie stark die Regeln voneinander abweichen:

Nach ihrem Wortlaut verlangt keines dieser Gesetze ein Konto je Objekt; jedes verlangt, dass das Geld der Mieter vom eigenen Geld des Vermieters getrennt gehalten wird. Ob ein Konto die Kautionen mehrerer Mieter halten darf, ist eine Frage an einen örtlichen Anwalt. Ist eine LLC der Vermieter, halten Sie die Kautionen ihrer Mieter auf einem Konto auf den Namen dieser LLC, nicht auf Ihrem privaten Konto oder dem einer anderen LLC.

Andere Bundesstaaten haben eigene Kautionsgesetze, die dieser Ratgeber nicht behandelt. Um Ihres zu prüfen, suchen Sie auf der Website der Legislative Ihres Bundesstaates nach „security deposit“ und suchen im Mietrechtsgesetz nach „separate account“, „trust“, „escrow“ und „bond“, oder fragen Sie einen örtlichen Anwalt. Hält eine Hausverwaltung Ihre Kautionen, fragen Sie schriftlich, wo. Zu Zinsen und Buchungen siehe Mietkautionen in den Büchern der Vermietung.

Was ist, wenn die Miete bereits auf mein privates Konto geflossen ist (vermischte Gelder)?

Bei der Zufluss-Abfluss-Methode, die die meisten Privatpersonen nutzen, ist Miete Einkommen, wenn Sie sie erhalten, gleich auf welches Konto sie fließt, und gehört daher in die Bücher der Vermietung. Publication 527 zählt Einkommen als erhalten, wenn es Ihnen zur Verfügung gestellt wird, etwa durch Gutschrift auf Ihrem Bankkonto; ein Steuerpflichtiger mit periodengerechter Methode meldet es in der Regel, wenn es verdient ist. Vermischte Gelder, also Miete und privates Geld auf einem Konto, sind zuerst ein Buchhaltungsproblem und ein Steuerproblem, wenn die Miete in einer Steuererklärung fehlte.

1. Leiten Sie die Miete heute um. Geben Sie Mietern und jedem Zahlungsdienst die Daten des Mietkontos und hören Sie auf, Rechnungen der Vermietung vom privaten Konto zu bezahlen.
2. Ziehen Sie die Kontoauszüge für jeden Monat heran, in dem das private Konto Miete erhielt, und ordnen Sie jede Einzahlung als Miete, Mietkaution, Geld des Eigentümers oder Sonstiges ein.
3. Prüfen Sie, wo Mietkautionen liegen, anhand der Regel Ihres Bundesstaates (siehe oben). Eine Kaution jetzt zu verschieben macht ein früheres Versäumnis womöglich nicht ungeschehen: Massachusetts etwa lässt den Mieter die Kaution sofort zurückverlangen und spricht das Dreifache der Kaution zu, wenn sie nie wie vorgeschrieben eingezahlt wurde. In Florida kann das Verschieben einer Kaution außerdem eine neue schriftliche Mitteilung an den Mieter innerhalb von 30 Tagen erfordern. Fragen Sie einen örtlichen Anwalt, bevor Sie eine verschieben oder zurückgeben.
4. Erfassen Sie die Miete und die Rechnungen der Vermietung, die vom privaten Konto bezahlt wurden, in den Büchern der Vermietung, wobei das private Konto als eingelegtes oder entnommenes Geld des Eigentümers zählt. Die vollständigen Schritte stehen in Vermischte Geschäfts- und Privatgelder bereinigen.

Gehört die Immobilie einer LLC mit mehreren Eigentümern, ist die Miete in der Regel Einkommen der LLC und gehört in deren Bücher, auch wenn das Konto eines Mitglieds sie erhalten hat. Wurde in früheren Jahren Miete vom privaten Konto in einer Steuererklärung ausgelassen, ist das eine Frage zu versäumten Jahren: siehe Bücher der Vermietung nachholen.

Wie behandle ich eine Reparaturrücklage oder eine Rechnung, die mehrere Objekte betrifft?

Eine Rücklage ist angespartes Bargeld, kein Abzug: Bei der Zufluss-Abfluss-Methode werden Ausgaben der Vermietung in der Regel im Jahr der Zahlung abgezogen (Publication 527), Geld in einer Rücklage wird also erst abziehbar, wenn es für eine Reparatur ausgegeben wird. Führen Sie die Rücklage auf einem eigenen Konto oder als gekennzeichnete Zeile in den Büchern und erfassen Sie jede Reparatur bei dem Objekt, das sie betraf. Dient eine Rücklage mehreren Objekten, führen Sie ein Verzeichnis darüber, was jedes Objekt eingezahlt und entnommen hat.

Eine Rechnung für mehrere Objekte, etwa eine einzelne Versicherungspolice, wird von einem Konto gezahlt und nach einer vernünftigen Methode auf die Objekte verteilt, etwa nach Anzahl der Einheiten, Wohnfläche oder Wert. Verwenden Sie jedes Jahr dieselbe Methode und heften Sie einen Vermerk an die Rechnung. Publication 527 erlaubt jede vernünftige Methode, eine Ausgabe zwischen Vermietung und privater Nutzung aufzuteilen; denselben Gedanken auf mehrere Objekte anzuwenden ist gute Praxis, keine IRS-Regel. Liegen die Objekte in verschiedenen LLCs, trägt jede LLC ihren eigenen Anteil: Entweder zahlt jede ihren Anteil von ihrem eigenen Konto, oder eine zahlt, und die Bücher zeigen den Saldo, den die anderen schulden.

Was ändert die Abrechnung einer Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung, die Miete einzieht, kann Ihre Mieten und Kautionen auf ihrem Konto halten und Ihnen einen Nettobetrag überweisen, sodass Ihr eigenes Bankkonto nur einen Teil der Aktivität des Objekts zeigt. Die Bücher brauchen weiterhin die Bruttomiete und jede Ausgabe je Objekt, entnommen der monatlichen Eigentümerabrechnung und nicht allein der Einzahlung.

Fragen Sie die Hausverwaltung schriftlich, wo Mieten und Kautionen liegen, welche Rücklage gehalten wird und welche Gebühren vor der Auszahlung abgehen. Bewahren Sie den Verwaltungsvertrag, jede Eigentümerabrechnung und jede Form 1099-MISC auf, die die Hausverwaltung für an Sie weitergeleitete Mieten schickt (Anleitung zu Form 1099-MISC und Form 1099-NEC). Wie Sie aus einer Abrechnung Buchungen machen, steht in Eigentümerabrechnung der Hausverwaltung in den Büchern.

Welche Unterlagen belegen die Aufteilung, wenn ein Konto verwendet wird?

Eine Objektkennzeichnung in jeder Zeile, mit Belegen verknüpft, und eine monatliche Abstimmung. Publication 583 nennt Belege wie Einzahlungsbelege, Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und entwertete Schecks, und die IRS-Seite zur Aufbewahrung von Unterlagen sagt, Unterlagen so lange aufzubewahren, wie sie zum Nachweis der Einnahmen oder Abzüge einer Steuererklärung nötig sind. Für ein gemeinsames Konto sammeln Sie:

• Ein Mietverzeichnis für jedes Objekt: Mieter, fälliger Betrag, Eingangsdatum.
• Jeden Kontoauszug, jeden Monat mit den Büchern abgestimmt.
• Ein Objekt und eine Quelle bei jeder Einzahlung vermerkt und ein Objekt bei jeder Zahlung.
• Rechnungen und Quittungen, die die Adresse des Objekts zeigen.
• Die Monatsabrechnungen jedes Darlehens und Form 1098 zum Jahresende.
• Jeden Mietvertrag mit dem Namen des Vermieters und der Kaution.
• Die Eigentümerabrechnungen der Hausverwaltung, falls es eine gibt.
• Einen kurzen schriftlichen Vermerk zu jeder Aufteilung gemeinsamer Rechnungen und jeder Übertragung zwischen Konten.

Wie lange Sie sie aufbewahren und was eine Barreparatur belegt, steht in Unterlagen und Quittungen für Mietobjekte.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar.

Drei Duplexe in einer LLC mit einem Eigentümer

Ein Vermieter ist das einzige Mitglied einer LLC ohne Wahl der Körperschaftsteuer, der drei Duplexe (Zweifamilienhäuser) gehören. Die LLC hat ein Betriebskonto und ein separates Konto für Mietkautionen, eingerichtet so, wie das Kautionsrecht ihres Bundesstaates es erlaubt. Jede Einzahlung und jede Rechnung ist Duplex A, B oder C zugeordnet, und das Konto wird jeden Monat abgestimmt. Zum Jahresende füllen die Zuordnungen drei Spalten von Schedule E: Duplex B hat zum Beispiel $48.000 Miete eingenommen und trägt $30.000 zugeordnete Kosten, seine Spalte zeigt also $18.000 vor Abschreibung.

Vier Häuser, jedes in einer eigenen Gesellschaft in Florida

Ein Investor besitzt vier Häuser, jedes in einer eigenen LLC mit einem Eigentümer. Jede LLC hat ein eigenes Betriebskonto und hält die Kaution ihres Mieters von $2.000 auf einem separaten Konto bei einem Finanzinstitut in Florida, eine der Möglichkeiten, die das Gesetz Floridas zulässt. Die vier Kautionskonten halten zusammen $8.000, die keine Miete sind. Keine hat die Behandlung als Körperschaft gewählt, daher werden alle vier LLCs bei der Einkommensteuer ignoriert, und alle vier Häuser gehören auf Schedule E des Eigentümers: Vier Objekte brauchen zwei Schedules, mit den Gesamtsummen auf einem.

Ein Jahr Miete auf einem privaten Konto

Der Eigentümer eines Zweifamilienhauses in Boston vermietete beide Einheiten für je $1.200 im Monat und zog die $2.400 im Monat 12 Monate lang auf ein privates Konto ein, insgesamt $28.800. Der Eigentümer listet die Einzahlungen aus den Kontoauszügen auf, erfasst sie in den Büchern der Vermietung als Miete und die vom privaten Konto bezahlten Rechnungen der Vermietung als Ausgaben der Vermietung. Wechselt der Mieter einer Einheit, kommt die Kaution des neuen Mieters, höchstens eine Monatsmiete ($1.200), auf ein separates verzinsliches Konto bei einer Bank in Massachusetts, und der Mieter erhält innerhalb von 30 Tagen eine Quittung mit Namen und Ort der Bank, dem Betrag und der Kontonummer. Für Kautionen, die die jetzigen Mieter bereits gezahlt haben, gilt dieselbe Prüfung (Schritt 3 oben). Fehlte die Miete in der Steuererklärung dieses Jahres, ist das eine Frage zu versäumten Jahren: siehe Bücher der Vermietung nachholen.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie fügen ein zweites bis fünftes Objekt hinzu, Mieten und Kautionen mehrerer LLCs liegen vermischt auf einem privaten Konto, ein Kreditgeber oder Partner will die Zahlen je Objekt, oder die Bücher sind Jahre im Rückstand: Die Kontostruktur, die Bereinigung vermischten Geldes und die Bücher je Objekt erfordern fachliches Urteil. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Jede Mietimmobilie liegt in einer eigenen LLC, oder Sie überlegen, ob Sie eine gründen: siehe Bücher, Bankkonten und Steuererklärungen für eine LLC je Mietobjekt und Mietobjekt in einer LLC.
• Privates Geld und Geld der Vermietung sind bereits vermischt, oder die Bücher sind im Rückstand: siehe Vermischte Gelder bereinigen und Bücher der Vermietung nachholen.
• Zwei oder mehr Personen besitzen die Mietimmobilie: siehe Gemeinsam gehaltene Mietimmobilie: Schedule E oder Erklärung der Personengesellschaft.
• Eine Hausverwaltung zieht Ihre Miete ein: siehe Eigentümerabrechnung der Hausverwaltung in den Büchern.
• Sie oder ein Miteigentümer leben außerhalb der USA: Steuererklärung und Einbehalt unterscheiden sich für nicht ansässige Eigentümer. Siehe Nicht ansässige Vermieter oder, für Kanadier, Kanadier mit US-Mietobjekten.
• Die Miete kommt über eine Buchungsplattform: Die Auszahlung kann nach Abzug von Gebühren erfolgen, die Einzahlung ist dann nicht die Miete. Siehe Auszahlungen von Kurzzeitvermietungs-Plattformen: brutto oder netto.