حساب مصرفي منفصل لكل عقار مؤجَّر: حساب واحد أم عدة حسابات؟

هل أحتاج إلى حساب مصرفي منفصل لكل عقار مؤجَّر؟

لا توجد قاعدة من IRS تشترط حسابًا مصرفيًا واحدًا لكل عقار مؤجَّر. تنصح IRS من يبدأ نشاطًا تجاريًا بفتح حساب جارٍ تجاري وإبقائه منفصلًا عن الأموال الشخصية، وتقول إن القانون لا يشترط في معظم الحالات نوعًا معينًا من السجلات (المنشور 583). وهذا مكتوب للأنشطة التجارية، والعقار المؤجَّر ليس دائمًا نشاطًا تجاريًا، فالحساب المنفصل للإيجار ممارسة جيدة وليس قاعدة من IRS على الملاك. وما يحتاجه الإقرار هو النتيجة: فـSchedule E من النموذج 1040 يسرد الدخل والمصروفات والإهلاك لكل عقار في عمود خاص به، مع جداول إضافية عندما تزيد العقارات على ثلاثة.

فإعداد الحسابات إذن خيار، إلى أن يحسمه أحد الأمور التالية:

لا تكون الحالة بسيطة عندما تتعدد LLC أو الشركاء أو يوجد مدير أو ودائع مستأجرين، أو عندما ذهب الإيجار بالفعل إلى حساب شخصي، أو عندما يطلب مقرض أو شريك أو معدّ إقرارات أرقامًا لكل عقار لا تستطيع كشوف الحساب المصرفي أن تعطيك إياها بعد. قبل أن تقرر، اجمع كشوف الحساب المصرفي لكل حساب مسّه الإيجار، وقائمة بشركات LLC لديك مع أرقام EIN (رقم تعريف صاحب العمل)، وعقود الإيجار التي تبيّن شروط الوديعة، وأي اتفاقية مع مدير، وكشوف الرهن العقاري.

حساب جارٍ منفصل لكل عقار مؤجَّر، أم حساب واحد للجميع؟

يمكن لحساب واحد أن يخدم كل عقاراتك المؤجَّرة إذا وسمت الدفاتر كل إيداع وكل فاتورة بالعقار الذي تخصه. أما الحسابات المنفصلة فتقوم ببعض هذا الوسم من تلقاء نفسها. وفي الحالتين الاختبار واحد: هل تستطيع أن تأخذ أي سطر في أي كشف حساب مصرفي وتقول لأي عقار ولأي مالك يعود؟

أيًّا اخترت، سوِّ كل حساب مع كشفه المصرفي كل شهر، كما يوصي المنشور 583. وأبقِ ودائع المستأجرين خارج حساب الإيجار حيثما يعدّها قانون الولاية مالًا للمستأجر (راجع قسم الودائع أدناه). ولإعداد أوسمة العقارات، راجع دليل الحسابات للعقار المؤجَّر.

هناك قاعدة ضريبية واحدة تطلب فعلًا سجلات منفصلة لكل عقار مؤجَّر: فالملاذ الآمن لمعاملة العقار المؤجَّر كنشاط تجاري في خصم دخل الأعمال المؤهل يشترط دفاتر وسجلات منفصلة للدخل والمصروفات لكل منشأة عقارات مؤجَّرة (عقار واحد، أو كل العقارات المتشابهة معًا)، إلى جانب شروط أخرى (Revenue Procedure 2019-38؛ IRS: خصم QBI). وهي تطلب دفاتر، لا حسابات مصرفية منفصلة. اسأل معدّ إقراراتك هل ينطبق عليك.

هل تحتاج كل LLC إلى حساب مصرفي خاص بها؟

لا تقول ذلك أي قاعدة ضريبية فيدرالية. فالـ LLC هيكل أعمال ينشئه قانون الولاية، لذلك يمر إيجارها وفواتيرها عادةً عبر حساب باسمها. وتعتمد معاملة IRS للـ LLC على أعضائها (IRS: LLC):

• عضو واحد: ما لم تختر الـ LLC الضريبة كشركة (النموذج 8832، أو النموذج 2553 لشركة S)، تتجاهلها IRS في ضريبة الدخل، فتُدرج عقاراتها المؤجَّرة في Schedule E الخاص بالمالك (تعليمات Schedule E). وتستخدم الـ LLC رقم SSN أو EIN للمالك في ضريبة الدخل، ويمكنها الحصول على EIN خاص بها إذا طلبه بنك لفتح الحساب (IRS: LLC بعضو واحد).
• عضوان أو أكثر: تكون الـ LLC شراكة ما لم تختر الضريبة كشركة. وتقدّم الشراكة إقرارها الخاص، النموذج 1065، المستحق في 15 مارس لـ LLC سنتها تقويمية (تعليمات النموذج 1065)، وتبلّغ عمومًا عن العقارات المؤجَّرة في النموذج 8825، بعمود لكل عقار (تعليمات النموذج 8825). وتنضم إلى هذه الفئة LLC المملوكة لشخص واحد عندما تكسب عضوًا ثانيًا.
• الزوجان: الـ LLC التي يملكها زوج وزوجة فقط تقدّم إقرارها كشراكة، ما لم يملكاها كملكية مجتمعية، فتقبل IRS عندئذ معاملتها كشراكة أو كيانًا مُهمَلًا (IRS: LLC بعضو واحد). راجع LLC للزوجين والعائلة.

هل تساعد الحسابات المنفصلة في حماية المالك من ديون العقار المؤجَّر؟ هذا سؤال لقانون LLC في الولاية وللمحاكم، لا للقانون الضريبي. اسأل محاميًا؛ فهذا الدليل لا يتنبأ بنتيجة.

لمعرفة من يوقّع الاختيار ومتى، وما الذي يغيّره العضو الثاني، والدفاتر والإقرارات لـ LLC واحدة لكل عقار، راجع دفاتر LLC لكل عقار مؤجَّر. ولمعرفة هل تؤسس LLC أصلًا، راجع عقار مؤجَّر في LLC.

أين يجب أن يصل الإيجار، وأي فواتير يدفعها كل حساب؟

يذهب الإيجار عمومًا إلى حساب المؤجِّر المذكور في عقد الإيجار، ويدفع ذلك الحساب فواتير ذلك العقار نفسه.

إذا دفع المستأجر نقدًا أو عبر تطبيق دفع، فأودعه كاملًا في حساب الإيجار ودوّن المستأجر والشهر؛ فإنفاق الإيجار النقدي أولًا يترك فجوة لا يستطيع كشف الحساب المصرفي إظهارها.

كيف أنقل الأموال بين العقارات أو إلى نفسي دون أن أفقد الأثر؟

انقل المال فقط بتحويل موسوم بين حسابات تملكها، وسجّله في الدفاتر في اليوم نفسه. أربع عادات تحفظ الأثر:

1. تحويل واحد لكل غرض، مع ملاحظة تبيّن السبب: سحب مالك، أو مال أُضيف، أو قرض بين العقارات أو شركات LLC، أو سداد، أو احتياطي.
2. ادفع لنفسك بتحويل. يقول المنشور 583 أن تكتب شيكات لنفسك فقط للسحب لأغراض شخصية، وهذا يُبقي الفواتير الشخصية بعيدًا عن حساب الإيجار.
3. سجّل الفاتورة المدفوعة عن حساب آخر كمبلغ مستحق، لا كمصروف على الحساب الذي دفعها.
4. علّم كل إيداع بأنه إيجار أو مال مالك أو قرض. يقترح المنشور 583 تدوين مصدر كل إيداع.

يعتمد القيد على أطراف التحويل. بين LLC بمالك واحد ومالكها، هو سحب مالك أو مال أُضيف. وبين LLC وأخرى، هو قرض إذا كان سيُسدَّد؛ وإلا فهو سحب من الأولى ومال أُضيف إلى الثانية عندما يملك مالك واحد كلتيهما، وسؤال لمعدّ الإقرارات عندما يختلف المالكان. وبين LLC متعددة الملاك وأحد أعضائها، هو سحب أو توزيع أو دفعة مضمونة. وللقيود راجع دفاتر LLC لكل عقار مؤجَّر والدفعات المضمونة مقابل سحوبات الشريك.

هل يجب أن توضع ودائع التأمين في حساب منفصل؟

يعتمد على الولاية. فالقانون الضريبي الفيدرالي لا يحدد أين توضع الوديعة، بل متى تصبح دخلًا فقط: ليس عند استلام وديعة تنوي ردها، بل في السنة التي تحتفظ بها فيها؛ أما الإيجار المقدَّم، ومنه «وديعة» تعمل كإيجار الشهر الأخير، فهو دخل عند استلامه (المنشور 527). ويحدد قانون المؤجِّر والمستأجر في الولاية الحساب. وثلاث ولايات تُظهر مدى اختلاف القواعد:

بحسب نصوصها، لا يشترط أي من هذه القوانين حسابًا لكل عقار؛ بل يطلب كل منها إبقاء مال المستأجرين منفصلًا عن مال المؤجِّر نفسه. وهل يجوز لحساب واحد أن يحتفظ بودائع عدة مستأجرين سؤال لمحامٍ محلي. وحيثما تكون LLC هي المؤجِّر، فأبقِ ودائع مستأجريها في حساب باسم تلك الـ LLC، لا في حسابك الشخصي ولا في حساب LLC أخرى.

لدى الولايات الأخرى قوانين ودائع خاصة بها لا يغطيها هذا الدليل. وللتحقق من ولايتك، ابحث في موقع المجلس التشريعي للولاية عن «security deposit»، وانظر في قانون المؤجِّر والمستأجر عن «separate account» و«trust» و«escrow» و«bond»، أو اسأل محاميًا محليًا. وإذا كان مدير يحتفظ بودائعك، فاسأله كتابةً أين. وللفائدة والقيود راجع ودائع التأمين في دفاتر العقارات المؤجَّرة.

ماذا لو ذهب الإيجار إلى حسابي الشخصي بالفعل (خلط الأموال)؟

بموجب الأساس النقدي الذي يستخدمه معظم الأفراد، يكون الإيجار دخلًا عند استلامه في أي حساب وصل، فمكانه في دفاتر الإيجار. ويعدّ المنشور 527 الدخل مستلمًا عندما يُتاح لك، كأن يُقيَّد في حسابك المصرفي؛ ودافع الضرائب الذي يعتمد أساس الاستحقاق المحاسبي يبلّغ عنه عمومًا عندما يُكتسب. وخلط الأموال، أي اختلاط الإيجار بالمال الشخصي في حساب واحد، مشكلة مسك دفاتر أولًا، ومشكلة ضريبية عندما يُترك الإيجار خارج الإقرار.

1. وجّه الإيجار اليوم. أعطِ المستأجرين، وأي خدمة دفع، بيانات حساب الإيجار، وتوقف عن دفع فواتير العقار من الحساب الشخصي.
2. اسحب الكشوف لكل شهر استلم فيه الحساب الشخصي إيجارًا، وصنّف كل إيداع على أنه إيجار أو وديعة مستأجر أو مال مالك أو غير ذلك.
3. تحقق من مكان ودائع المستأجرين بحسب قاعدة ولايتك (انظر أعلاه). وقد لا يمحو نقل الوديعة الآن خطأً سابقًا: ففي ماساتشوستس مثلًا يجوز للمستأجر أن يطالب بالوديعة فورًا ويُحكم له بثلاثة أضعافها إذا لم تُودع كما هو مطلوب. وفي فلوريدا قد يتطلب نقل الوديعة أيضًا إشعارًا كتابيًا جديدًا للمستأجر خلال 30 يومًا. اسأل محاميًا محليًا قبل نقل وديعة أو ردها.
4. سجّل الإيجار وفواتير العقار المدفوعة من الحساب الشخصي في دفاتر الإيجار، مع احتساب الحساب الشخصي مالًا أضافه المالك أو سحبه. والخطوات الكاملة في إصلاح خلط أموال النشاط والأموال الشخصية.

إذا كانت LLC متعددة الملاك تملك العقار، فالإيجار عمومًا دخل الـ LLC، ومكانه في دفاترها، حتى لو استلمه حساب أحد الأعضاء. وإذا تُرك إيجار الحساب الشخصي خارج إقرار في سنوات سابقة، فهذه مسألة سنة فائتة: راجع استكمال دفاتر العقارات المؤجَّرة المتأخرة.

كيف أتعامل مع احتياطي الإصلاحات أو فاتورة تشترك فيها عدة عقارات؟

الاحتياطي نقد مدّخر لا خصم: فبموجب الأساس النقدي تُخصم مصروفات الإيجار عمومًا في السنة التي تُدفع فيها (المنشور 527)، فالمال المنقول إلى احتياطي لا يصبح خصمًا إلا عند إنفاقه على إصلاح. أبقِ الاحتياطي في حساب خاص به أو في سطر موسوم في الدفاتر، وسجّل كل إصلاح على العقار الذي أصلحه. وإذا خدم احتياطي واحد عدة عقارات، فاحتفظ بسجل لما وضعه كل عقار وما سحبه.

الفاتورة التي تغطي عدة عقارات، مثل وثيقة تأمين واحدة، تُدفع من حساب واحد وتُقسَّم بين العقارات بطريقة معقولة، كعدد الوحدات أو المساحة أو القيمة. استخدم الطريقة نفسها كل سنة واحتفظ بملاحظة مع الفاتورة. ويتيح المنشور 527 أي طريقة معقولة لتقسيم مصروف بين الاستخدام المؤجَّر والشخصي؛ وتطبيق الفكرة نفسها على العقارات ممارسة جيدة وليس قاعدة من IRS. وإذا كانت العقارات في شركات LLC مختلفة، فتتحمل كل LLC حصتها: إما أن تدفع كل منها حصتها من حسابها، أو تدفع واحدة وتُظهر الدفاتر الرصيد الذي تدين به الأخريات.

ما الذي يغيّره كشف مدير العقار؟

المدير الذي يحصّل الإيجار قد يحتفظ بإيجارك وودائعك في حسابه ويرسل لك مبلغًا صافيًا، فلا يُظهر حسابك المصرفي سوى جزء من نشاط العقار. وما زالت الدفاتر بحاجة إلى إجمالي الإيجار وكل مصروف لكل عقار، مأخوذين من كشف المالك الشهري لا من الإيداع وحده.

اسأل المدير كتابةً أين يحتفظ بالإيجار والودائع، وما الاحتياطي الذي يبقيه، وما الرسوم التي تُخصم قبل الدفع. واحتفظ باتفاقية الإدارة وكل كشف مالك وأي نموذج ⁦1099-MISC⁩ يرسله المدير عن الإيجار المحوَّل إليك (تعليمات النموذجين ⁦1099-MISC⁩ و⁦1099-NEC⁩). ولتحويل الكشف إلى قيود، راجع كشف مالك من مدير العقار في الدفاتر.

ما السجلات التي تثبت التقسيم عند استخدام حساب واحد؟

وسم للعقار على كل سطر، مرتبط بمستندات، وتسوية شهرية. ويسرد المنشور 583 المستندات الداعمة مثل قسائم الإيداع والفواتير والإيصالات وكشوف الحساب والشيكات الملغاة، وتقول صفحة IRS لحفظ السجلات إن عليك الاحتفاظ بالسجلات للمدة اللازمة لإثبات الدخل أو الخصومات في الإقرار. ولحساب واحد مشترك، اجمع:

• دفتر إيجار لكل عقار: المستأجر والمبلغ المستحق وتاريخ الاستلام.
• كل كشف حساب مصرفي، مسوّى مع الدفاتر كل شهر.
• العقار والمصدر مدوّنان على كل إيداع، والعقار مدوّن على كل دفعة.
• الفواتير والإيصالات التي تُظهر عنوان العقار.
• الكشوف الشهرية لكل قرض والنموذج 1098 في نهاية السنة.
• كل عقد إيجار، يُظهر اسم المؤجِّر والوديعة.
• كشوف المالك من المدير، إن وُجد مدير.
• ملاحظة مكتوبة قصيرة لأي تقسيم لفاتورة مشتركة ولأي تحويل بين الحسابات.

لمعرفة مدة الاحتفاظ بها وما يثبت إصلاحًا مدفوعًا نقدًا، راجع سجلات العقار المؤجَّر وإيصالاته.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وكل المبالغ بالدولار الأمريكي.

ثلاثة دوبلكسات في LLC واحدة بمالك واحد

مؤجِّر هو العضو الوحيد في LLC لم تختر معاملة الشركات، وتملك ثلاثة دوبلكسات. للـ LLC حساب تشغيلي واحد وحساب منفصل لودائع المستأجرين، أُعدّ بحسب ما يسمح به قانون الودائع في ولايتها. وكل إيداع وفاتورة موسوم بالدوبلكس A أو B أو C، ويُسوّى الحساب كل شهر. وفي نهاية السنة تملأ الأوسمة ثلاثة أعمدة في Schedule E: فالدوبلكس B مثلًا حصّل 48,000 دولار إيجارًا وعليه 30,000 دولار من التكاليف الموسومة، فيُظهر عموده 18,000 دولار قبل الإهلاك.

أربعة منازل في أربع شركات LLC في فلوريدا

مستثمر يملك أربعة منازل، كل منها في LLC خاصة بمالك واحد. لكل LLC حسابها التشغيلي، وتحتفظ بوديعة مستأجرها البالغة 2,000 دولار في حساب منفصل في مؤسسة مالية في فلوريدا، وهو أحد الخيارات التي يتيحها قانون فلوريدا. وتحتوي حسابات الودائع الأربعة معًا على 8,000 دولار ليست إيجارًا. ولم تختر أي منها معاملة الشركات، فتتجاهلها IRS جميعًا في ضريبة الدخل وتُدرج المنازل الأربعة في Schedule E الخاص بالمالك: أربعة عقارات تحتاج إلى جدولين، مع المجاميع المجمَّعة في واحد.

سنة من الإيجار في حساب شخصي

مالك مبنى من وحدتين في بوسطن أجّر الوحدتين بمبلغ 1,200 دولار شهريًا لكل منهما، وحصّل 2,400 دولار شهريًا في حساب شخصي طوال 12 شهرًا، أي 28,800 دولار في المجموع. يسرد المالك الإيداعات من الكشوف، ويسجلها كإيجار في دفاتر الإيجار، ويسجل فواتير العقار المدفوعة من الحساب الشخصي كمصروفات إيجار. وعندما تتغير إحدى الوحدتين، توضع وديعة المستأجر الجديد، وهي إيجار شهر واحد على الأكثر (1,200 دولار)، في حساب منفصل بفائدة في بنك في ماساتشوستس، ويتلقى المستأجر إيصالًا خلال 30 يومًا يتضمن اسم البنك وموقعه والمبلغ ورقم الحساب. وتخضع الودائع التي دفعها المستأجرون الحاليون للفحص نفسه (الخطوة 3 أعلاه). وإذا تُرك الإيجار خارج إقرار تلك السنة، فهذه مسألة سنة فائتة: راجع استكمال دفاتر العقارات المؤجَّرة المتأخرة.

هل يختلف الأمر في حالتك؟

• تضيف عقارًا ثانيًا إلى خامس، أو يختلط إيجار ودائع عدة شركات LLC في حساب شخصي، أو يريد مقرض أو شريك أرقام كل عقار، أو دفاترك متأخرة سنوات: هيكل الحسابات وتنظيف الأموال المختلطة ودفاتر كل عقار أمور تحتاج إلى حكم مهني. راجع المساعدة في مسك الدفاتر.
• كل عقار مؤجَّر في LLC خاصة به، أو تقرر هل تؤسس واحدة: راجع الدفاتر والحسابات المصرفية والإقرارات لـ LLC لكل عقار مؤجَّر وعقار مؤجَّر في LLC.
• الأموال الشخصية وأموال الإيجار مختلطة بالفعل، أو الدفاتر متأخرة: راجع إصلاح خلط الأموال واستكمال دفاتر العقارات المؤجَّرة المتأخرة.
• يملك العقار المؤجَّر شخصان أو أكثر: راجع عقار مؤجَّر بملكية مشتركة: Schedule E أم إقرار شراكة.
• مدير يحصّل إيجارك: راجع كشف مالك من مدير العقار في الدفاتر.
• تعيش أنت أو مالك مشارك خارج الولايات المتحدة: يختلف تقديم الإقرارات والاستقطاع للملاك غير المقيمين. راجع ملاك العقارات المؤجَّرة غير المقيمين أو، للكنديين، كنديون يملكون عقارًا مؤجَّرًا في الولايات المتحدة.
• يصلك الإيجار عبر منصة حجز: قد تكون الدفعة صافية بعد الرسوم، فلا يساوي الإيداع الإيجار. راجع دفعات منصات الإيجار قصير الأجل: إجمالي أم صافي.