Compte bancaire distinct par immeuble locatif : un ou plusieurs?

Faut-il un compte bancaire distinct pour chaque immeuble locatif?

Aux États-Unis, aucune règle de l'IRS n'exige un compte bancaire par immeuble locatif. L'IRS conseille à ceux qui démarrent une entreprise d'ouvrir un compte-chèques d'entreprise et de le garder distinct de l'argent personnel, et indique que la loi n'exige aucun type précis de registres dans la plupart des cas (Publication 583). Ce conseil s'adresse aux entreprises, et un immeuble locatif n'en est pas toujours une : un compte locatif distinct est donc une bonne pratique, et non une règle de l'IRS pour les bailleurs. Ce qu'exige la déclaration, c'est le résultat : l'annexe E du formulaire 1040 liste le revenu, les dépenses et l'amortissement de chaque immeuble dans sa propre colonne, avec des annexes supplémentaires au-delà de trois immeubles.

La configuration des comptes est donc un choix, jusqu'à ce que l'une de ces situations tranche :

Un dossier n'est pas simple lorsqu'il y a plusieurs LLC, des associés, un gestionnaire ou des dépôts de locataires, lorsque des loyers sont déjà passés par un compte personnel, ou lorsqu'un prêteur, un associé ou un préparateur demande des chiffres immeuble par immeuble que les relevés bancaires ne peuvent pas encore vous donner. Avant de décider, rassemblez les relevés bancaires de chaque compte qui a touché des loyers, la liste de vos LLC avec leurs EIN (numéros d'identification de l'employeur), les baux qui indiquent les modalités des dépôts, toute entente avec un gestionnaire et vos relevés hypothécaires.

Un compte-chèques distinct pour chaque immeuble locatif, ou un seul compte pour tous?

Un seul compte peut servir pour tous vos immeubles locatifs si les livres rattachent chaque dépôt et chaque facture à un immeuble. Des comptes distincts font une partie de ce rattachement d'eux-mêmes. Dans les deux cas, le test est le même : pouvez-vous prendre n'importe quelle ligne de n'importe quel relevé bancaire et dire à quel immeuble et à quel propriétaire elle appartient?

Quel que soit votre choix, rapprochez chaque compte de son relevé bancaire chaque mois, comme le conseille la Publication 583. Gardez les dépôts de locataires hors du compte des loyers lorsque la loi de l'État les traite comme l'argent du locataire (voyez la section sur les dépôts plus bas). Pour établir les étiquettes d'immeuble, voyez plan comptable d'un immeuble locatif.

Une règle fiscale demande bel et bien des registres distincts par immeuble locatif : la règle refuge qui permet de traiter un immeuble locatif comme une entreprise aux fins de la déduction pour revenu d'entreprise admissible (QBI) exige des livres et registres distincts des revenus et des dépenses de chaque entreprise immobilière locative (un immeuble, ou tous les immeubles semblables réunis), entre autres conditions (Rev. Proc. 2019-38; IRS : déduction QBI). Elle demande des livres, et non des comptes bancaires distincts. Demandez à votre préparateur si elle vous convient.

Chaque LLC a-t-elle besoin de son propre compte bancaire?

Non, aucune règle fiscale fédérale ne l'exige. Une LLC est une structure d'entreprise créée par une loi d'État : ses loyers et ses factures passent donc généralement par un compte à son nom. Le traitement de la LLC par l'IRS dépend de ses membres (IRS : LLC) :

• Un seul membre : sauf choix d'être imposée comme une société (formulaire 8832, ou formulaire 2553 pour une société de type S), l'IRS ignore la LLC aux fins de l'impôt sur le revenu : ses immeubles locatifs vont donc à l'annexe E du propriétaire (instructions de l'annexe E). La LLC utilise le SSN (numéro de sécurité sociale) ou l'EIN du propriétaire pour l'impôt sur le revenu, et elle peut obtenir son propre EIN si une banque en exige un pour ouvrir le compte (IRS : LLC à membre unique).
• Deux membres ou plus : la LLC est une société de personnes, sauf choix d'être imposée comme une société. Une société de personnes produit sa propre déclaration, le formulaire 1065, à produire au plus tard le 15 mars pour une LLC à année civile (instructions du formulaire 1065), et déclare généralement l'immobilier locatif au formulaire 8825, une colonne par immeuble (instructions du formulaire 8825). Une LLC à un seul propriétaire qui gagne un deuxième membre rejoint ce groupe.
• Conjoints : une LLC détenue seulement par les deux conjoints produit une déclaration de société de personnes, sauf s'ils la détiennent comme bien communautaire, auquel cas l'IRS accepte soit le traitement de société de personnes, soit le traitement d'entité ignorée (IRS : LLC à membre unique). Voyez LLC de conjoints et de familles.

Savoir si des comptes distincts aident à protéger un propriétaire des dettes d'un immeuble locatif relève du droit des LLC de l'État et des tribunaux, non du droit fiscal. Consultez un avocat; ce guide ne prédit aucun résultat.

Pour savoir qui signe un choix et quand, ce qu'un deuxième membre change, et pour les livres et les déclarations d'une LLC par immeuble, voyez livres d'une LLC par immeuble locatif. Pour savoir s'il faut former une LLC, voyez immeuble locatif dans une LLC.

Où les loyers doivent-ils aller, et quelles factures chaque compte doit-il payer?

Les loyers vont généralement au compte du bailleur nommé au bail, et ce compte paie les factures de cet immeuble.

Si un locataire paie comptant ou par une application de paiement, déposez le montant en entier dans le compte locatif et notez le locataire et le mois; dépenser d'abord le loyer comptant laisse un trou que le relevé bancaire ne peut pas montrer.

Comment déplacer de l'argent entre immeubles ou vers moi sans perdre la trace?

Déplacez l'argent seulement par un virement étiqueté entre des comptes que vous détenez, et inscrivez-le aux livres le jour même. Quatre habitudes préservent la trace :

1. Un virement par but, avec une note qui dit pourquoi : retrait du propriétaire, argent apporté, prêt entre immeubles ou LLC, remboursement ou réserve.
2. Payez-vous par virement. La Publication 583 dit de ne rédiger des chèques à votre ordre que pour les retraits à usage personnel, ce qui garde aussi les factures personnelles hors du compte locatif.
3. Inscrivez une facture payée pour un autre compte comme une somme due, et non comme une dépense du compte qui a payé.
4. Marquez chaque dépôt comme loyer, argent du propriétaire ou prêt. La Publication 583 suggère de noter la source de chaque dépôt.

L'écriture dépend de qui est de chaque côté. Entre une LLC à un seul propriétaire et son propriétaire, il s'agit d'un retrait du propriétaire ou d'un apport. Entre deux LLC, c'est un prêt s'il sera remboursé; sinon, c'est un retrait de l'une et un apport à l'autre lorsqu'un même propriétaire détient les deux, et une question pour le préparateur lorsque les propriétaires diffèrent. Entre une LLC à plusieurs propriétaires et un membre, c'est un retrait, une distribution ou un paiement garanti. Pour les écritures, voyez livres d'une LLC par immeuble locatif et paiements garantis ou retraits d'associés.

Les dépôts de garantie doivent-ils être dans un compte distinct?

Cela dépend de l'État. Le droit fiscal fédéral ne dit pas où un dépôt est gardé, seulement quand il est un revenu : pas à la réception d'un dépôt que vous prévoyez rendre, mais l'année où vous le gardez; un loyer payé d'avance, y compris un « dépôt » qui sert de dernier mois de loyer, est un revenu à la réception (Publication 527). C'est le droit des États sur les rapports entre bailleur et locataire qui fixe le compte. Trois États montrent à quel point les règles diffèrent :

Selon leur texte, aucune de ces lois n'exige un compte par immeuble; chacune demande que l'argent des locataires soit gardé à part de celui du bailleur. Savoir si un seul compte peut détenir les dépôts de plusieurs locataires est une question pour un avocat local. Lorsqu'une LLC est le bailleur, gardez les dépôts de ses locataires dans un compte au nom de cette LLC, non dans votre compte personnel ni dans celui d'une autre LLC.

Les autres États ont leurs propres lois sur les dépôts, que ce guide ne couvre pas. Pour vérifier la vôtre, cherchez « security deposit » sur le site de l'assemblée législative de votre État et repérez dans la loi sur les rapports entre bailleur et locataire les mots « separate account », « trust », « escrow » et « bond », ou consultez un avocat local. Si un gestionnaire détient vos dépôts, demandez-lui par écrit où. Pour les intérêts et les écritures, voyez dépôts de garantie dans les livres d'un immeuble locatif.

Et si les loyers sont déjà passés par mon compte personnel (fonds mélangés)?

Selon la méthode de caisse que la plupart des particuliers utilisent, le loyer est un revenu à sa réception, quel que soit le compte où il arrive : il appartient donc aux livres de l'immeuble locatif. La Publication 527 considère un revenu comme reçu lorsqu'il est mis à votre disposition, par exemple en étant crédité à votre compte bancaire; un contribuable qui utilise la méthode d'exercice le déclare généralement quand il est gagné. Les fonds mélangés, c'est-à-dire le loyer et l'argent personnel dans un même compte, sont d'abord un problème de tenue de livres, et un problème fiscal lorsque le loyer a été omis d'une déclaration.

1. Redirigez les loyers dès aujourd'hui. Donnez aux locataires, et à tout service de paiement, les coordonnées du compte locatif, et cessez de payer les factures de l'immeuble avec le compte personnel.
2. Tirez les relevés de chaque mois où le compte personnel a reçu des loyers, et classez chaque dépôt comme loyer, dépôt de locataire, argent du propriétaire ou autre.
3. Vérifiez où sont les dépôts de locataires selon la règle de votre État (voyez plus haut). Déplacer un dépôt maintenant ne corrige peut-être pas un manquement antérieur : le Massachusetts, par exemple, permet au locataire d'exiger aussitôt le remboursement du dépôt et accorde trois fois le dépôt s'il n'a jamais été déposé comme exigé. En Floride, déplacer un dépôt peut aussi exiger un nouvel avis écrit au locataire dans les 30 jours. Consultez un avocat local avant de déplacer ou de rendre un dépôt.
4. Inscrivez les loyers et les factures de l'immeuble payés du compte personnel dans les livres de l'immeuble locatif, en comptant le compte personnel comme de l'argent apporté ou retiré par le propriétaire. Les étapes complètes sont dans corriger le mélange des fonds d'entreprise et personnels.

Si une LLC à plusieurs propriétaires détient l'immeuble, le loyer est généralement le revenu de la LLC et appartient à ses livres, même si le compte d'un membre l'a reçu. Si des années antérieures ont omis d'une déclaration un loyer passé par un compte personnel, c'est une question d'année manquée : voyez rattraper les livres d'un immeuble locatif.

Comment traiter une réserve pour réparations ou une facture partagée par plusieurs immeubles?

Une réserve est de l'argent mis de côté, et non une déduction : selon la méthode de caisse, les dépenses locatives sont généralement déduites pour l'année où elles sont payées (Publication 527), de sorte que l'argent versé dans une réserve ne devient une déduction que lorsqu'il est dépensé pour une réparation. Gardez la réserve dans son propre compte ou sur une ligne étiquetée des livres, et inscrivez chaque réparation à l'immeuble qu'elle a remis en état. Si une réserve sert plusieurs immeubles, tenez un registre de ce que chacun y a mis et en a retiré.

Une facture qui couvre plusieurs immeubles, comme une seule police d'assurance, est payée d'un compte et répartie entre les immeubles selon une méthode raisonnable, comme le nombre de logements, la superficie ou la valeur. Utilisez la même méthode chaque année et gardez une note avec la facture. La Publication 527 permet toute méthode raisonnable pour diviser une dépense entre usage locatif et usage personnel; appliquer la même idée entre immeubles est une bonne pratique, et non une règle de l'IRS. Si les immeubles sont dans des LLC différentes, chaque LLC supporte sa propre part : soit chacune paie sa part de son propre compte, soit une paie et les livres montrent le solde que les autres doivent.

Qu'est-ce qu'un relevé de gestionnaire immobilier change?

Un gestionnaire qui perçoit les loyers peut détenir vos loyers et vos dépôts dans son compte et vous envoyer un montant net : votre propre compte bancaire ne montre alors qu'une partie de l'activité de l'immeuble. Les livres ont tout de même besoin du loyer brut et de chaque dépense par immeuble, tirés du relevé mensuel du propriétaire et non du seul dépôt.

Demandez par écrit au gestionnaire où sont gardés les loyers et les dépôts, quelle réserve est conservée et quels frais sont prélevés avant le paiement. Conservez la convention de gestion, chaque relevé du propriétaire et tout formulaire 1099-MISC que le gestionnaire envoie pour le loyer qu'il vous a remis (instructions des formulaires 1099-MISC et 1099-NEC). Pour transformer un relevé en écritures, voyez relevé du propriétaire d'un gestionnaire immobilier dans les livres.

Quels registres prouvent la répartition quand un seul compte est utilisé?

Une étiquette d'immeuble sur chaque ligne, rattachée à des documents, et un rapprochement mensuel. La Publication 583 liste des pièces justificatives comme les bordereaux de dépôt, les factures, les reçus, les relevés de compte et les chèques annulés, et la page de l'IRS sur la tenue des registres dit de les conserver aussi longtemps qu'il le faut pour prouver les revenus ou les déductions d'une déclaration. Pour un compte commun, rassemblez :

• Un registre des loyers pour chaque immeuble : locataire, montant dû, date de réception.
• Chaque relevé bancaire, rapproché des livres chaque mois.
• Un immeuble et une source notés sur chaque dépôt, et un immeuble noté sur chaque paiement.
• Les factures et les reçus qui montrent l'adresse de l'immeuble.
• Les relevés mensuels de chaque prêt et le formulaire 1098 de fin d'année.
• Chaque bail, qui montre le nom du bailleur et le dépôt.
• Les relevés du propriétaire du gestionnaire, s'il y en a un.
• Une courte note écrite pour toute répartition d'une facture commune et tout virement entre comptes.

Pour savoir combien de temps les conserver et ce qui prouve une réparation payée comptant, voyez registres et reçus d'un immeuble locatif.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars américains.

Trois duplex dans une LLC à un seul propriétaire

Un bailleur est le seul membre d'une LLC, sans choix d'être imposée comme une société, qui possède trois duplex. La LLC a un compte d'exploitation et un compte distinct pour les dépôts de locataires, établi comme la loi de l'État sur les dépôts le permet. Chaque dépôt et chaque facture est étiqueté au duplex A, B ou C, et le compte est rapproché chaque mois. En fin d'année, les étiquettes remplissent trois colonnes de l'annexe E : le duplex B, par exemple, a encaissé 48 000 $ de loyers et porte 30 000 $ de coûts étiquetés; sa colonne montre donc 18 000 $ avant amortissement.

Quatre maisons dans quatre LLC de la Floride

Un investisseur possède quatre maisons, chacune dans sa propre LLC à un seul propriétaire. Chaque LLC a son propre compte d'exploitation et garde le dépôt de 2 000 $ de son locataire dans un compte distinct d'une institution financière de la Floride, l'une des options que la loi de la Floride permet. Les quatre comptes de dépôt contiennent ensemble 8 000 $ qui ne sont pas des loyers. Aucune LLC n'a choisi d'être imposée comme une société : les quatre LLC sont donc ignorées aux fins de l'impôt sur le revenu et les quatre maisons vont à l'annexe E du propriétaire. Quatre immeubles demandent deux annexes, avec les totaux combinés sur une seule.

Un an de loyers dans un compte personnel

Le propriétaire d'un duplex à Boston a loué les deux logements à 1 200 $ par mois chacun et a encaissé les 2 400 $ par mois dans un compte personnel pendant 12 mois, soit 28 800 $ en tout. Il liste les dépôts d'après les relevés, les inscrit comme loyers dans les livres de l'immeuble locatif, et inscrit les factures de l'immeuble payées du compte personnel comme dépenses locatives. Lorsqu'un logement change de locataire, le dépôt du nouveau locataire, d'au plus un mois de loyer (1 200 $), va dans un compte distinct portant intérêt d'une banque du Massachusetts, et le locataire reçoit dans les 30 jours un reçu indiquant le nom et l'emplacement de la banque, le montant et le numéro de compte. Les dépôts que les locataires actuels ont déjà payés subissent la même vérification (étape 3 ci-dessus). Si la déclaration de cette année-là a omis le loyer, c'est une question d'année manquée : voyez rattraper les livres d'un immeuble locatif.

Votre situation est différente?

• Vous ajoutez un deuxième à un cinquième immeuble, des loyers et des dépôts de plusieurs LLC sont mêlés dans un compte personnel, un prêteur ou un associé veut les chiffres de chaque immeuble, ou les livres ont des années de retard : la structure des comptes, le nettoyage de l'argent mélangé et les livres par immeuble demandent un jugement professionnel. Voyez aide en tenue de livres.
• Chaque immeuble locatif est dans sa propre LLC, ou vous hésitez à en former une : voyez livres, comptes bancaires et déclarations d'une LLC par immeuble locatif et immeuble locatif dans une LLC.
• L'argent personnel et l'argent locatif sont déjà mélangés, ou les livres sont en retard : voyez corriger le mélange des fonds et rattraper les livres d'un immeuble locatif.
• Deux personnes ou plus détiennent l'immeuble locatif : voyez immeuble locatif en copropriété : annexe E ou déclaration de société de personnes.
• Un gestionnaire perçoit vos loyers : voyez relevé du propriétaire d'un gestionnaire immobilier dans les livres.
• Vous ou un copropriétaire vivez hors des États-Unis : la production des déclarations et les retenues diffèrent pour les propriétaires non-résidents. Voyez bailleurs non-résidents ou, pour les Canadiens, Canadiens propriétaires d'un immeuble locatif américain.
• Les loyers passent par une plateforme de réservation : le versement peut être net des frais, de sorte que le dépôt n'est pas le loyer. Voyez versements d'une plateforme de location à court terme : brut ou net.