Conta bancária separada para cada imóvel alugado: uma ou várias?

Preciso de uma conta bancária separada para cada imóvel alugado?

Nenhuma regra do IRS exige uma conta bancária por imóvel alugado. O IRS aconselha quem está abrindo um negócio a abrir uma conta corrente empresarial e mantê-la separada do dinheiro pessoal, e diz que a lei não exige um tipo específico de registro na maioria dos casos (Publication 583). Isso vale para negócios, e um imóvel alugado nem sempre é um negócio; portanto, uma conta separada para o aluguel é boa prática, não uma regra do IRS para locadores. O que a declaração exige é o resultado: o Schedule E do Form 1040 lista a receita, as despesas e a depreciação de cada imóvel em uma coluna própria, com mais formulários quando há mais de três imóveis.

Portanto, a estrutura de contas é uma escolha, até que uma destas situações decida:

O caso deixa de ser simples quando há várias LLCs, sócios, um administrador ou cauções de inquilinos envolvidos, quando o aluguel já caiu em uma conta pessoal, ou quando um credor, um sócio ou um preparador pede números imóvel por imóvel que os extratos bancários ainda não conseguem dar. Antes de decidir, reúna os extratos bancários de toda conta que recebeu aluguel, uma lista das suas LLCs com os EINs (números de identificação do empregador), os contratos de locação com as condições da caução, qualquer contrato com o administrador e os extratos do financiamento imobiliário.

Uma conta corrente separada para cada imóvel alugado, ou uma só para todos?

Uma conta pode atender todos os seus imóveis alugados se os livros marcarem cada depósito e cada conta com um imóvel. Contas separadas fazem parte dessa marcação por si mesmas. De qualquer forma, o teste é o mesmo: você consegue pegar qualquer linha de qualquer extrato bancário e dizer a que imóvel e a que proprietário ela pertence?

Qualquer que seja a sua escolha, concilie cada conta com o extrato bancário todo mês, como aconselha a Publication 583. Mantenha as cauções dos inquilinos fora da conta de aluguel onde a lei estadual as trata como dinheiro do inquilino (veja a seção sobre cauções abaixo). Para montar as marcações por imóvel, veja plano de contas para imóveis alugados.

Uma regra fiscal pede registros separados por imóvel alugado: o safe harbor para tratar um imóvel alugado como negócio na dedução da renda empresarial qualificada exige livros e registros separados de receitas e despesas de cada empreendimento imobiliário de aluguel (um imóvel, ou todos os imóveis semelhantes juntos), entre outras condições (Revenue Procedure 2019-38; IRS: dedução QBI). Ele pede livros, não contas bancárias separadas. Pergunte ao seu preparador se ele se aplica ao seu caso.

Cada LLC precisa de uma conta bancária própria?

Nenhuma regra fiscal federal diz isso. Uma LLC é uma estrutura de negócio criada por lei estadual, então o aluguel e as contas dela costumam passar por uma conta em nome da LLC. A forma como o IRS trata a LLC depende de seus membros (IRS: LLCs):

• Um membro: a menos que opte pelo imposto de corporação (Form 8832, ou Form 2553 para uma corporação S), o IRS ignora a LLC para o imposto de renda, então os imóveis alugados dela vão no Schedule E do proprietário (instruções do Schedule E). Para o imposto de renda, a LLC usa o SSN ou o EIN do proprietário, e ela pode obter o próprio EIN se um banco o exigir para abrir a conta (IRS: LLCs de um único membro).
• Dois ou mais membros: a LLC é uma sociedade de pessoas, a menos que opte pelo imposto de corporação. A sociedade entrega a própria declaração, o Form 1065, com vencimento em 15 de março para uma LLC com ano-calendário (instruções do Form 1065), e em geral informa os imóveis alugados no Form 8825, com uma coluna por imóvel (instruções do Form 8825). Uma LLC com um proprietário que ganha um segundo membro passa para este grupo.
• Cônjuges: uma LLC pertencente apenas a marido e mulher entrega a declaração como sociedade de pessoas, a menos que eles a tenham como comunhão de bens (community property), quando o IRS aceita o tratamento de sociedade ou o de entidade ignorada (IRS: LLCs de um único membro). Veja LLCs de cônjuges e de família.

Se contas separadas ajudam a proteger o proprietário das dívidas de um imóvel alugado é uma questão para a lei estadual de LLCs e para os tribunais, não para a lei tributária. Consulte um advogado; este guia não prevê nenhum resultado.

Sobre quem assina uma opção e quando, o que muda com um segundo membro e os livros e as declarações de uma LLC por imóvel, veja livros para uma LLC por imóvel alugado. Para saber se vale a pena constituir uma LLC, veja imóvel alugado em uma LLC.

Onde o aluguel deve cair, e quais despesas cada conta bancária deve pagar?

Em geral, o aluguel vai para a conta do locador indicado no contrato de locação, e essa conta paga as despesas daquele imóvel.

Se um inquilino pagar em dinheiro ou por aplicativo de pagamento, deposite o valor inteiro na conta de aluguel e anote o inquilino e o mês; gastar primeiro o aluguel em dinheiro deixa uma lacuna que o extrato bancário não consegue mostrar.

Como movimento dinheiro entre imóveis, ou para mim, sem perder o rastro?

Mova o dinheiro apenas por uma transferência identificada entre contas suas e registre-a nos livros no dia em que acontecer. Quatro hábitos mantêm o rastro:

1. Uma transferência por finalidade, com uma observação que diga o motivo: retirada do proprietário, aporte, empréstimo entre imóveis ou LLCs, devolução ou reserva.
2. Pague a si mesmo por transferência. A Publication 583 diz para fazer cheques a si mesmo apenas para retiradas de uso pessoal, o que também mantém as contas pessoais fora da conta de aluguel.
3. Registre a conta paga por outra conta como dinheiro devido, não como despesa da conta que pagou.
4. Marque cada depósito como aluguel, dinheiro do proprietário ou empréstimo. A Publication 583 sugere anotar a origem de cada depósito.

O lançamento depende de quem está em cada lado. Entre uma LLC de um proprietário e o proprietário, é uma retirada do proprietário ou um aporte. Entre duas LLCs, é um empréstimo se for devolvido; se não for, é uma retirada de uma e um aporte na outra quando um só proprietário detém as duas, e uma pergunta para o preparador quando os proprietários são diferentes. Entre uma LLC com vários proprietários e um membro, é uma retirada, uma distribuição ou um pagamento garantido. Para os lançamentos, veja livros para uma LLC por imóvel alugado e pagamentos garantidos e retiradas de sócios.

As cauções precisam ficar em uma conta separada?

Depende do estado. A lei tributária federal não diz onde a caução fica, só quando ela é renda: não quando você a recebe e pretende devolvê-la, mas no ano em que você a retém; o aluguel adiantado, inclusive um “depósito” que funciona como aluguel do último mês, é renda quando você o recebe (Publication 527). A lei estadual de locação define a conta. Três estados mostram como as regras diferem:

Pelo texto, nenhuma dessas leis exige uma conta para cada imóvel; cada uma pede que o dinheiro do inquilino fique separado do dinheiro do próprio locador. Se uma conta pode guardar as cauções de vários inquilinos é uma pergunta para um advogado local. Quando uma LLC é a locadora, mantenha as cauções dos inquilinos dela em uma conta em nome dessa LLC, não na sua conta pessoal nem na de outra LLC.

Outros estados têm as próprias leis de caução, que este guia não aborda. Para consultar a do seu estado, procure no site da legislatura estadual por “security deposit” e, na lei de locação, por “separate account”, “trust”, “escrow” e “bond”, ou pergunte a um advogado local. Se um administrador guarda suas cauções, pergunte por escrito onde. Sobre juros e lançamentos, veja cauções de aluguel nos livros.

E se o aluguel já caiu na minha conta pessoal (dinheiro misturado)?

No regime de caixa que a maioria das pessoas físicas usa, o aluguel é renda quando você o recebe, caia em qual conta cair, então ele pertence aos livros do imóvel alugado. A Publication 527 considera a renda recebida quando é colocada à sua disposição, por exemplo ao ser creditada na sua conta bancária; um contribuinte no regime de competência em geral a informa quando é gerada. Dinheiro misturado, isto é, aluguel e dinheiro pessoal na mesma conta, é primeiro um problema de escrituração contábil e, depois, um problema fiscal quando o aluguel ficou fora de uma declaração.

1. Redirecione o aluguel hoje. Dê aos inquilinos, e a qualquer serviço de pagamento, os dados da conta de aluguel, e pare de pagar as despesas do imóvel pela conta pessoal.
2. Reúna os extratos de cada mês em que a conta pessoal recebeu aluguel e classifique cada depósito como aluguel, caução de inquilino, dinheiro do proprietário ou outro.
3. Confira onde as cauções estão em relação à regra do seu estado (veja acima). Mover uma caução agora pode não desfazer uma falha anterior: Massachusetts, por exemplo, permite que o inquilino exija a caução de volta imediatamente e concede três vezes a caução se ela nunca foi depositada como exigido. Na Flórida, mover uma caução também pode exigir um novo aviso por escrito ao inquilino em até 30 dias. Consulte um advogado local antes de mover ou devolver uma.
4. Registre o aluguel e as contas do imóvel pagas pela conta pessoal nos livros do imóvel alugado, contando a conta pessoal como dinheiro do proprietário colocado ou retirado. As etapas completas estão em como corrigir a mistura de dinheiro da empresa e pessoal.

Se uma LLC com vários proprietários é dona do imóvel, o aluguel em geral é receita da LLC e pertence aos livros dela, mesmo quando a conta de um dos membros o recebeu. Se, em anos anteriores, o aluguel da conta pessoal ficou fora de uma declaração, essa é uma questão de ano não declarado: veja como atualizar a escrituração contábil de imóveis alugados.

Como lidar com uma reserva para reparos ou com uma conta compartilhada por vários imóveis?

Uma reserva é dinheiro guardado, não uma dedução: no regime de caixa, as despesas de imóveis alugados em geral são deduzidas no ano em que são pagas (Publication 527), então o dinheiro movido para uma reserva só vira dedução quando é gasto em um reparo. Mantenha a reserva em uma conta própria ou em uma linha identificada nos livros e registre cada reparo no imóvel que ele consertou. Se uma reserva atende vários imóveis, mantenha um registro do que cada imóvel colocou e retirou.

Uma conta que cobre vários imóveis, como uma apólice de seguro única, é paga por uma conta e dividida entre os imóveis por um método razoável, como o número de unidades, a metragem ou o valor. Use o mesmo método todo ano e guarde uma anotação com a conta. A Publication 527 permite qualquer método razoável para dividir uma despesa entre uso para aluguel e uso pessoal; aplicar a mesma ideia entre imóveis é boa prática, não uma regra do IRS. Se os imóveis estão em LLCs diferentes, cada LLC arca com a própria parte: ou cada uma paga a sua parte pela própria conta, ou uma paga e os livros mostram o saldo que as outras devem.

O que muda com o demonstrativo de um administrador de imóveis?

Um administrador que recebe o aluguel pode guardar o seu aluguel e as cauções na conta dele e enviar a você um valor líquido, então a sua conta bancária mostra só parte da movimentação do imóvel. Os livros ainda precisam do aluguel bruto e de cada despesa por imóvel, tirados do demonstrativo mensal do proprietário e não apenas do depósito.

Pergunte por escrito ao administrador onde o aluguel e as cauções ficam, que reserva é mantida e que taxas saem antes do pagamento. Guarde o contrato de administração, todos os demonstrativos do proprietário e qualquer Form 1099-MISC que o administrador envie pelo aluguel repassado a você (instruções dos Forms 1099-MISC e 1099-NEC). Para transformar um demonstrativo em lançamentos, veja demonstrativo do proprietário do administrador de imóveis nos livros.

Que registros comprovam a divisão quando se usa uma só conta?

Uma marcação de imóvel em cada linha, ligada a documentos, e uma conciliação mensal. A Publication 583 lista documentos de apoio como comprovantes de depósito, faturas, recibos, extratos de conta e cheques compensados, e a página de manutenção de registros do IRS diz para guardar os registros pelo tempo necessário para comprovar a renda ou as deduções de uma declaração. Para uma conta compartilhada, reúna:

• Um registro de aluguéis de cada imóvel: inquilino, valor devido, data de recebimento.
• Todos os extratos bancários, conciliados com os livros todo mês.
• Um imóvel e uma origem anotados em cada depósito, e um imóvel anotado em cada pagamento.
• Faturas e recibos que mostrem o endereço do imóvel.
• Os extratos mensais de cada financiamento e o Form 1098 de fim de ano.
• Cada contrato de locação, com o nome do locador e a caução.
• Os demonstrativos do proprietário do administrador, se houver um.
• Uma breve anotação por escrito para qualquer divisão de conta compartilhada e qualquer transferência entre contas.

Para saber por quanto tempo guardá-los e o que comprova um reparo pago em dinheiro, veja registros e recibos de imóveis alugados.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Três duplexes em uma LLC com um único proprietário

Um locador é o único membro de uma LLC, sem opção por imposto de corporação, que tem três duplexes. A LLC tem uma conta operacional e uma conta separada para as cauções dos inquilinos, aberta como a lei estadual de caução permite. Cada depósito e cada conta é marcado com o duplex A, B ou C, e a conta é conciliada todo mês. No fim do ano, as marcações preenchem três colunas do Schedule E: o duplex B, por exemplo, recebeu US$48.000 de aluguel e tem US$30.000 de custos marcados, então a coluna dele mostra US$18.000 antes da depreciação.

Quatro casas em quatro LLCs da Flórida

Um investidor tem quatro casas, cada uma na própria LLC de um único proprietário. Cada LLC tem a própria conta operacional e guarda a caução de US$2.000 do seu inquilino em uma conta separada em uma instituição financeira da Flórida, uma das opções que a lei da Flórida permite. As quatro contas de caução juntas guardam US$8.000 que não são aluguel. Nenhuma optou pelo tratamento de corporação, então as quatro LLCs são ignoradas para o imposto de renda e as quatro casas vão no Schedule E do proprietário: quatro imóveis precisam de dois formulários, com os totais combinados em um deles.

Um ano de aluguel em uma conta pessoal

O proprietário de uma casa de duas unidades em Boston alugou as duas por US$1.200 por mês cada uma e recebeu os US$2.400 mensais em uma conta pessoal durante 12 meses, US$28.800 no total. O proprietário lista os depósitos a partir dos extratos, registra-os como aluguel nos livros do imóvel alugado e registra as contas do imóvel pagas pela conta pessoal como despesas do imóvel alugado. Quando uma das unidades troca de inquilino, a caução do novo inquilino, de no máximo um mês de aluguel (US$1.200), vai para uma conta separada com juros em um banco de Massachusetts, e o inquilino recebe um recibo em até 30 dias informando o nome e o local do banco, o valor e o número da conta. As cauções que os inquilinos atuais já pagaram passam pela mesma conferência (etapa 3 acima). Se a declaração daquele ano deixou o aluguel de fora, essa é uma questão de ano não declarado: veja como atualizar a escrituração contábil de imóveis alugados.

E no seu caso?

• Você está adicionando um segundo a quinto imóvel, o aluguel e as cauções de várias LLCs estão misturados em uma conta pessoal, um credor ou sócio quer os números de cada imóvel, ou os livros estão anos atrasados: a estrutura de contas, a limpeza do dinheiro misturado e os livros por imóvel exigem julgamento profissional. Veja ajuda com escrituração contábil.
• Cada imóvel alugado está em uma LLC própria, ou você está decidindo se deve constituir uma: veja livros, contas bancárias e declarações de uma LLC por imóvel alugado e imóvel alugado em uma LLC.
• O dinheiro pessoal e o do imóvel alugado já estão misturados, ou os livros estão atrasados: veja como corrigir dinheiro misturado e como atualizar a escrituração contábil de imóveis alugados.
• Duas ou mais pessoas são proprietárias do imóvel alugado: veja imóvel alugado em copropriedade: Schedule E ou declaração de sociedade.
• Um administrador recebe o seu aluguel: veja demonstrativo do proprietário do administrador de imóveis nos livros.
• Você ou um coproprietário mora fora dos EUA: a entrega de declarações e a retenção na fonte são diferentes para proprietários não residentes. Veja locadores não residentes ou, para canadenses, canadenses com imóvel alugado nos EUA.
• O aluguel chega por uma plataforma de reservas: o repasse pode vir líquido de taxas, então o depósito não é o aluguel. Veja repasses de plataformas de aluguel de curta temporada: bruto ou líquido.