Tài khoản ngân hàng riêng cho từng căn nhà cho thuê?

Tôi có cần tài khoản ngân hàng riêng cho từng căn nhà cho thuê không?

Không có quy định nào của IRS yêu cầu mỗi căn nhà cho thuê một tài khoản ngân hàng. IRS khuyên người mới bắt đầu kinh doanh mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và giữ tách khỏi tiền cá nhân, đồng thời cho biết luật không yêu cầu loại hồ sơ cụ thể nào trong hầu hết trường hợp (Publication 583). Hướng dẫn đó viết cho doanh nghiệp, mà nhà cho thuê không phải lúc nào cũng là doanh nghiệp, nên tài khoản riêng cho nhà cho thuê là thông lệ tốt chứ không phải quy định của IRS dành cho chủ nhà. Điều tờ khai cần là kết quả: Schedule E của Form 1040 liệt kê thu nhập, chi phí và khấu hao của từng bất động sản ở một cột riêng, và cần thêm biểu khi có hơn ba bất động sản.

Vì vậy cách lập tài khoản là lựa chọn của bạn, cho đến khi một trong các trường hợp sau quyết định:

Trường hợp không còn đơn giản khi có nhiều LLC, đối tác, công ty quản lý hoặc tiền đặt cọc của người thuê, khi tiền thuê đã vào tài khoản cá nhân, hoặc khi bên cho vay, đối tác hay người chuẩn bị thuế yêu cầu số liệu từng bất động sản mà sao kê ngân hàng chưa cho bạn được. Trước khi quyết định, hãy chuẩn bị sao kê ngân hàng của mọi tài khoản đã nhận tiền thuê, danh sách các LLC của bạn kèm EIN (Mã số định danh người sử dụng lao động), hợp đồng thuê ghi điều khoản đặt cọc, hợp đồng quản lý nếu có, và sao kê khoản vay thế chấp.

Mỗi nhà cho thuê một tài khoản checking riêng, hay một tài khoản chung cho tất cả?

Một tài khoản có thể dùng cho mọi nhà cho thuê nếu sổ sách gắn từng khoản tiền gửi và hóa đơn vào một bất động sản. Tài khoản riêng tự làm một phần việc gắn nhãn đó. Dù chọn cách nào, phép thử vẫn như nhau: bạn có thể lấy bất kỳ dòng nào trên bất kỳ sao kê nào và nói được nó thuộc bất động sản nào và chủ sở hữu nào không?

Dù chọn cách nào, hãy đối chiếu mọi tài khoản với sao kê ngân hàng mỗi tháng, như Publication 583 khuyên. Giữ tiền đặt cọc của người thuê ngoài tài khoản tiền thuê khi luật tiểu bang coi đó là tiền của người thuê (xem phần về tiền đặt cọc bên dưới). Để lập nhãn bất động sản, xem hệ thống tài khoản kế toán cho bất động sản cho thuê.

Có một quy tắc thuế yêu cầu hồ sơ riêng cho từng nhà cho thuê: safe harbor để coi nhà cho thuê là một hoạt động kinh doanh khi tính khoản khấu trừ thu nhập kinh doanh đủ điều kiện đòi hỏi sổ sách và hồ sơ thu nhập, chi phí riêng cho mỗi doanh nghiệp bất động sản cho thuê (một bất động sản, hoặc tất cả bất động sản tương tự gộp lại), cùng các điều kiện khác (Revenue Procedure 2019-38; IRS: khoản khấu trừ QBI). Quy tắc này yêu cầu sổ sách, không yêu cầu tài khoản ngân hàng riêng. Hãy hỏi người chuẩn bị thuế xem có phù hợp không.

Mỗi LLC có cần tài khoản ngân hàng riêng không?

Không có quy tắc thuế liên bang nào quy định như vậy. LLC là cấu trúc kinh doanh do luật tiểu bang lập ra, nên tiền thuê và hóa đơn của LLC thường đi qua tài khoản đứng tên LLC. Cách IRS đối xử với LLC phụ thuộc vào các thành viên (IRS: LLC):

• Một thành viên: trừ khi bầu chọn chịu thuế như công ty (Form 8832, hoặc Form 2553 cho S corporation), IRS bỏ qua LLC về thuế thu nhập, nên các nhà cho thuê của LLC được ghi vào Schedule E của chủ sở hữu (hướng dẫn Schedule E). LLC dùng SSN hoặc EIN của chủ sở hữu cho thuế thu nhập, và có thể xin EIN riêng nếu ngân hàng cần để mở tài khoản (IRS: LLC một thành viên).
• Hai thành viên trở lên: LLC là hợp danh trừ khi bầu chọn chịu thuế như công ty. Hợp danh nộp tờ khai riêng, Form 1065, hạn nộp ngày 15 tháng 3 đối với LLC theo năm dương lịch (hướng dẫn Form 1065), và nói chung khai bất động sản cho thuê trên Form 8825, mỗi bất động sản một cột (hướng dẫn Form 8825). LLC một chủ có thêm thành viên thứ hai sẽ chuyển vào nhóm này.
• Vợ chồng: LLC chỉ do hai vợ chồng sở hữu nộp tờ khai như hợp danh, trừ khi họ sở hữu theo chế độ tài sản chung của vợ chồng (community property), khi đó IRS chấp nhận cả cách xử lý như hợp danh lẫn như pháp nhân bị bỏ qua (IRS: LLC một thành viên). Xem LLC của vợ chồng và gia đình.

Tài khoản riêng có giúp bảo vệ chủ sở hữu khỏi các khoản nợ của bất động sản cho thuê hay không là câu hỏi của luật LLC tiểu bang và tòa án, không phải luật thuế. Hãy hỏi luật sư; hướng dẫn này không dự đoán kết quả.

Về việc ai ký giấy bầu chọn và khi nào, thêm một thành viên thay đổi gì, cùng sổ sách và tờ khai cho mỗi bất động sản một LLC, xem sổ sách cho mỗi bất động sản cho thuê một LLC. Về việc có nên lập LLC hay không, xem bất động sản cho thuê trong LLC.

Tiền thuê nên vào đâu, và mỗi tài khoản nên trả những hóa đơn nào?

Tiền thuê nói chung vào tài khoản của chủ nhà có tên trong hợp đồng thuê, và tài khoản đó trả các hóa đơn của chính bất động sản ấy.

Nếu người thuê trả bằng tiền mặt hoặc qua ứng dụng thanh toán, hãy gửi đủ vào tài khoản cho thuê và ghi lại người thuê và tháng; tiêu tiền thuê mặt trước sẽ để lại khoảng trống mà sao kê ngân hàng không cho thấy.

Làm sao chuyển tiền giữa các bất động sản hoặc cho bản thân mà không mất dấu vết?

Chỉ chuyển tiền bằng lệnh chuyển có ghi chú giữa các tài khoản bạn sở hữu, và ghi vào sổ sách ngay trong ngày xảy ra. Bốn thói quen giữ được dấu vết:

1. Mỗi lần chuyển một mục đích, kèm ghi chú nêu lý do: rút tiền của chủ sở hữu, góp tiền vào, cho vay giữa các bất động sản hoặc LLC, hoàn trả, hay quỹ dự phòng.
2. Trả cho bản thân bằng chuyển khoản. Publication 583 nói chỉ viết séc cho chính mình khi rút tiền dùng cá nhân, điều này cũng giữ hóa đơn cá nhân ngoài tài khoản cho thuê.
3. Ghi hóa đơn trả cho tài khoản khác là khoản phải trả lại, không phải chi phí của tài khoản đã trả.
4. Đánh dấu mọi khoản tiền gửi là tiền thuê, tiền của chủ sở hữu hay khoản vay. Publication 583 gợi ý ghi nguồn của từng khoản tiền gửi.

Bút toán tùy vào ai ở mỗi phía. Giữa LLC một chủ và chủ sở hữu của nó, đó là khoản rút tiền hoặc góp tiền vào của chủ sở hữu. Giữa hai LLC, đó là khoản vay nếu sẽ được hoàn trả; nếu không, đó là khoản rút từ LLC này và khoản góp vào LLC kia khi một chủ sở hữu nắm cả hai, và là câu hỏi dành cho người chuẩn bị thuế khi các chủ sở hữu khác nhau. Giữa LLC nhiều chủ sở hữu và một thành viên, đó là khoản rút tiền, khoản phân phối hoặc khoản thanh toán đảm bảo (guaranteed payment). Về các bút toán, xem sổ sách cho mỗi bất động sản cho thuê một LLC và guaranteed payment và khoản rút của thành viên hợp danh.

Tiền đặt cọc bảo đảm có phải nằm trong tài khoản riêng không?

Tùy tiểu bang. Luật thuế liên bang không nói tiền đặt cọc nằm ở đâu, chỉ nói khi nào nó là thu nhập: không phải khi bạn nhận khoản định trả lại, mà là trong năm bạn giữ lại; tiền thuê trả trước, kể cả khoản "đặt cọc" dùng làm tiền thuê tháng cuối, là thu nhập khi bạn nhận (Publication 527). Luật chủ nhà–người thuê của tiểu bang quy định tài khoản. Ba tiểu bang cho thấy các quy định khác nhau đến mức nào:

Theo câu chữ, không điều luật nào trong số này yêu cầu mỗi bất động sản một tài khoản; mỗi điều luật yêu cầu tách tiền của người thuê khỏi tiền riêng của chủ nhà. Một tài khoản có được giữ tiền đặt cọc của nhiều người thuê hay không là câu hỏi dành cho luật sư địa phương. Khi LLC là chủ nhà, hãy giữ tiền đặt cọc của người thuê của LLC trong tài khoản đứng tên LLC đó, không phải tài khoản cá nhân của bạn hay của LLC khác.

Các tiểu bang khác có luật riêng về tiền đặt cọc mà hướng dẫn này không đề cập. Để kiểm tra tiểu bang của bạn, hãy tìm "security deposit" trên trang web của cơ quan lập pháp tiểu bang và tìm trong luật chủ nhà–người thuê các từ "separate account", "trust", "escrow" và "bond", hoặc hỏi luật sư địa phương. Nếu công ty quản lý giữ tiền đặt cọc của bạn, hãy hỏi bằng văn bản họ giữ ở đâu. Về tiền lãi và bút toán, xem tiền đặt cọc bảo đảm trong sổ sách nhà cho thuê.

Nếu tiền thuê đã vào tài khoản cá nhân của tôi thì sao (tiền bị lẫn lộn, commingled funds)?

Theo phương pháp tiền mặt mà hầu hết cá nhân dùng, tiền thuê là thu nhập khi bạn nhận được, bất kể vào tài khoản nào, nên nó thuộc về sổ sách cho thuê. Publication 527 tính thu nhập là đã nhận khi nó được đưa vào tầm sử dụng của bạn, chẳng hạn được ghi có vào tài khoản ngân hàng của bạn; người nộp thuế theo phương pháp dồn tích nói chung khai khi thu nhập phát sinh. Tiền lẫn lộn (commingled funds), tức tiền thuê và tiền cá nhân trộn trong một tài khoản, trước hết là vấn đề ghi sổ, và là vấn đề thuế khi tiền thuê bị bỏ sót khỏi tờ khai.

1. Chuyển hướng tiền thuê ngay hôm nay. Đưa cho người thuê, và cho mọi dịch vụ thanh toán, thông tin tài khoản cho thuê, và ngừng trả hóa đơn nhà cho thuê từ tài khoản cá nhân.
2. Lấy sao kê của mỗi tháng tài khoản cá nhân nhận tiền thuê, và ghi từng khoản tiền gửi là tiền thuê, tiền đặt cọc của người thuê, tiền của chủ sở hữu hay khoản khác.
3. Kiểm tra nơi giữ tiền đặt cọc của người thuê theo quy định của tiểu bang bạn (xem ở trên). Chuyển tiền đặt cọc bây giờ có thể không xóa được lỗi trước đó: chẳng hạn, Massachusetts cho phép người thuê đòi lại ngay tiền đặt cọc và cho hưởng gấp ba lần số tiền nếu tiền chưa bao giờ được gửi theo quy định. Ở Florida, chuyển tiền đặt cọc còn có thể đòi hỏi thông báo mới bằng văn bản cho người thuê trong vòng 30 ngày. Hãy hỏi luật sư địa phương trước khi chuyển hoặc trả lại tiền đặt cọc.
4. Ghi tiền thuê và các hóa đơn nhà cho thuê đã trả từ tài khoản cá nhân vào sổ sách cho thuê, coi tài khoản cá nhân là tiền của chủ sở hữu góp vào hoặc rút ra. Các bước đầy đủ nằm trong bài sửa tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân bị lẫn lộn.

Nếu một LLC nhiều chủ sở hữu sở hữu bất động sản, tiền thuê nói chung là thu nhập của LLC và thuộc về sổ sách của LLC, kể cả khi tài khoản của một thành viên nhận tiền. Nếu các năm trước đã bỏ sót tiền thuê vào tài khoản cá nhân khỏi tờ khai, đó là câu hỏi về năm bị bỏ sót: xem bắt kịp sổ sách nhà cho thuê.

Tôi xử lý thế nào với quỹ dự phòng sửa chữa hoặc hóa đơn dùng chung cho nhiều bất động sản?

Quỹ dự phòng là tiền tiết kiệm, không phải khoản khấu trừ: theo phương pháp tiền mặt, chi phí cho thuê nói chung được khấu trừ trong năm trả (Publication 527), nên tiền chuyển vào quỹ dự phòng chỉ thành khoản khấu trừ khi được chi cho một lần sửa chữa. Hãy giữ quỹ dự phòng trong tài khoản riêng hoặc một dòng có nhãn trong sổ sách, và ghi mỗi lần sửa chữa vào bất động sản đã được sửa. Nếu một quỹ dự phòng phục vụ nhiều bất động sản, hãy lập sổ theo dõi mỗi bất động sản đã góp vào và rút ra bao nhiêu.

Hóa đơn bao gồm nhiều bất động sản, chẳng hạn một hợp đồng bảo hiểm, được trả từ một tài khoản và chia cho các bất động sản theo phương pháp hợp lý, như số căn hộ, diện tích hoặc giá trị. Hãy dùng cùng một phương pháp mỗi năm và lưu ghi chú cùng hóa đơn. Publication 527 cho phép mọi phương pháp hợp lý để chia chi phí giữa mục đích cho thuê và dùng cá nhân; áp dụng cùng ý tưởng đó cho các bất động sản là thông lệ tốt chứ không phải quy định của IRS. Nếu các bất động sản thuộc các LLC khác nhau, mỗi LLC chịu phần của mình: hoặc mỗi LLC trả phần của mình từ tài khoản riêng, hoặc một LLC trả và sổ sách cho thấy số dư các LLC khác còn nợ.

Bản sao kê của công ty quản lý làm thay đổi điều gì?

Công ty quản lý thu tiền thuê có thể giữ tiền thuê và tiền đặt cọc của bạn trong tài khoản của họ và chuyển cho bạn số tiền ròng, nên tài khoản ngân hàng của bạn chỉ cho thấy một phần hoạt động của bất động sản. Sổ sách vẫn cần tổng tiền thuê và từng khoản chi phí theo bất động sản, lấy từ bản sao kê hằng tháng gửi cho chủ sở hữu chứ không chỉ từ khoản tiền gửi.

Hãy hỏi công ty quản lý bằng văn bản nơi giữ tiền thuê và tiền đặt cọc, giữ quỹ dự phòng bao nhiêu, và những khoản phí nào bị trừ trước khi thanh toán. Hãy giữ hợp đồng quản lý, mọi bản sao kê gửi cho chủ sở hữu và mọi Form 1099-MISC mà công ty quản lý gửi cho tiền thuê chuyển cho bạn (Hướng dẫn Form 1099-MISC và 1099-NEC). Để biến bản sao kê thành bút toán, xem bản sao kê của công ty quản lý bất động sản trong sổ sách.

Hồ sơ nào chứng minh cách chia khi dùng một tài khoản chung?

Một nhãn bất động sản trên mọi dòng, gắn với chứng từ, và đối chiếu hằng tháng. Publication 583 liệt kê các chứng từ hỗ trợ như phiếu gửi tiền, hóa đơn, biên lai, sao kê tài khoản và séc đã hủy, và trang lưu giữ hồ sơ của IRS nói hãy giữ hồ sơ đủ lâu để chứng minh thu nhập hoặc khoản khấu trừ trên tờ khai. Với một tài khoản dùng chung, hãy chuẩn bị:

• Sổ theo dõi tiền thuê cho từng bất động sản: người thuê, số tiền phải trả, ngày nhận.
• Mọi sao kê ngân hàng, được đối chiếu với sổ sách mỗi tháng.
• Bất động sản và nguồn tiền được ghi trên mỗi khoản tiền gửi, và bất động sản được ghi trên mỗi khoản thanh toán.
• Hóa đơn và biên lai ghi địa chỉ bất động sản.
• Sao kê hằng tháng của từng khoản vay và Form 1098 cuối năm.
• Từng hợp đồng thuê, ghi tên chủ nhà và tiền đặt cọc.
• Bản sao kê của công ty quản lý gửi cho chủ sở hữu, nếu có công ty quản lý.
• Một ghi chú ngắn bằng văn bản cho mọi cách chia hóa đơn dùng chung và mọi khoản chuyển tiền giữa các tài khoản.

Về thời gian giữ hồ sơ và cái gì chứng minh khoản sửa chữa trả bằng tiền mặt, xem hồ sơ và biên lai của bất động sản cho thuê.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Ba nhà duplex trong một LLC một chủ sở hữu

Một chủ nhà là thành viên duy nhất của một LLC, không bầu chọn chịu thuế như công ty, sở hữu ba nhà duplex. LLC có một tài khoản hoạt động và một tài khoản riêng cho tiền đặt cọc của người thuê, lập theo cách luật đặt cọc của tiểu bang cho phép. Mọi khoản tiền gửi và hóa đơn được gắn nhãn duplex A, B hoặc C, và tài khoản được đối chiếu mỗi tháng. Cuối năm, các nhãn điền vào ba cột Schedule E: chẳng hạn duplex B thu $48.000 tiền thuê và có $30.000 chi phí đã gắn nhãn, nên cột của nó cho thấy $18.000 trước khấu hao.

Bốn căn nhà trong bốn LLC ở Florida

Một nhà đầu tư sở hữu bốn căn nhà, mỗi căn thuộc một LLC một chủ sở hữu riêng. Mỗi LLC có tài khoản hoạt động riêng và giữ khoản đặt cọc $2.000 của người thuê trong một tài khoản riêng tại một tổ chức tài chính ở Florida, một trong các lựa chọn luật Florida cho phép. Bốn tài khoản đặt cọc cộng lại giữ $8.000 không phải tiền thuê. Không LLC nào bầu chọn chịu thuế như công ty, nên cả bốn LLC đều bị bỏ qua về thuế thu nhập và cả bốn căn nhà được ghi vào Schedule E của chủ sở hữu: bốn bất động sản cần hai biểu, với tổng cộng gộp trên một biểu.

Một năm tiền thuê nằm trong tài khoản cá nhân

Một chủ nhà hai căn hộ ở Boston cho thuê cả hai căn với giá $1.200 mỗi tháng mỗi căn và thu $2.400 mỗi tháng vào tài khoản cá nhân trong 12 tháng, tổng cộng $28.800. Chủ nhà liệt kê các khoản tiền gửi từ sao kê, ghi chúng là tiền thuê trong sổ sách cho thuê, và ghi các hóa đơn nhà cho thuê trả từ tài khoản cá nhân là chi phí cho thuê. Khi một căn đổi người thuê, tiền đặt cọc của người thuê mới, tối đa bằng tiền thuê một tháng ($1.200), được gửi vào tài khoản riêng có lãi tại một ngân hàng ở Massachusetts, và người thuê nhận biên lai trong vòng 30 ngày nêu tên và địa điểm ngân hàng, số tiền và số tài khoản. Tiền đặt cọc những người thuê hiện tại đã trả cũng được kiểm tra như vậy (bước 3 ở trên). Nếu tờ khai năm đó bỏ sót tiền thuê, đó là câu hỏi về năm bị bỏ sót: xem bắt kịp sổ sách nhà cho thuê.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đang thêm bất động sản thứ hai đến thứ năm, tiền thuê và tiền đặt cọc của nhiều LLC đang lẫn trong tài khoản cá nhân, bên cho vay hoặc đối tác muốn số liệu từng bất động sản, hoặc sổ sách chậm nhiều năm: cơ cấu tài khoản, việc dọn dẹp tiền bị lẫn lộn và sổ sách theo từng bất động sản cần đến phán đoán chuyên môn. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Mỗi nhà cho thuê thuộc một LLC riêng, hoặc bạn đang cân nhắc có nên lập LLC không: xem sổ sách, tài khoản ngân hàng và tờ khai cho mỗi nhà cho thuê một LLC và bất động sản cho thuê trong LLC.
• Tiền cá nhân và tiền cho thuê đã bị lẫn, hoặc sổ sách bị chậm: xem sửa tiền bị lẫn lộn và bắt kịp sổ sách nhà cho thuê.
• Hai người trở lên sở hữu nhà cho thuê: xem nhà cho thuê đồng sở hữu: Schedule E hay tờ khai hợp danh.
• Một công ty quản lý thu tiền thuê của bạn: xem bản sao kê của công ty quản lý bất động sản trong sổ sách.
• Bạn hoặc đồng sở hữu sống ngoài Hoa Kỳ: việc khai thuế và khấu trừ khác nhau với chủ sở hữu không cư trú. Xem chủ nhà không cư trú hoặc, với người Canada, người Canada có bất động sản cho thuê tại Hoa Kỳ.
• Tiền thuê đến qua nền tảng đặt phòng: khoản chuyển về có thể đã trừ phí, nên khoản tiền gửi không phải là tiền thuê. Xem khoản chuyển về từ nền tảng cho thuê ngắn hạn: tổng hay ròng.