Satış Vergisi Ekonomik Nexus: Satışları Eyalete Göre Takip

Ekonomik nexus için satışları eyalete göre nasıl takip ederim?

Her satışı teslim edildiği eyaletle birlikte kaydedin, satışları o eyaletin ölçtüğü dönem boyunca eyalete göre toplayın ve her toplamı o eyaletin eşiğiyle karşılaştırın. Eşik genellikle eyalete yapılan satışların dolar tutarıdır. Birçok eyaletin ayrıca bir satış sayısı eşiği de vardır: bazıları dolar tutarının ya da sayının (ikisinden biri), bazıları hem dolar tutarının hem sayının (ikisi birden, New York'ta olduğu gibi) aşılmasını arar; bazıları ise sayı eşiğini kaldırmıştır (Streamlined Sales Tax Governing Board tablosu).

Bunu tek bir rapordan fazlası yapan şey, eyaletlerin aynı şeyleri saymamasıdır. Bir eyaletin eşiğine sayılan bir satış başka bir eyaletin eşiğine sayılmayabilir ve dönemler de farklıdır. Bu yüzden tek bir “eyalete göre gelir” rakamı bir eyalet için doğru, bir sonraki için yanlış olabilir. Parçaları (vergiye tabi, muaf, yeniden satış, nakliye, kanal, satan şirket) ayrı kaydedin ve hangilerinin toplanacağını her eyaletin kuralı belirlesin.

Başlamadan önce toplayın:

• Önceki takvim yılı ve bu yıl şimdiye kadarki siparişler veya faturalar; her birinde bir teslimat eyaleti olmalı.
• Kanala göre ayrılmış satışlar: kendi ödeme sayfanız, her pazaryeri, faturalar.
• Hangi satışların muaf veya yeniden satış amaçlı olduğu ve bunların arkasındaki belgeler.
• Sahip olduğunuz veya kontrol ettiğiniz ve satış yapan her şirket.
• Stoklarınızı tuttuğunuz yerler (bir pazaryerinin veya deponun sizin için sakladığı mallar dahil) ve çalışanlarınızın bulunduğu yerler. Bir eyalette fiziksel varlığı olan satıcı uzaktan satıcı sayılmaz; bu yüzden dolar eşiği geçerli test olmayabilir (Streamlined tablosu); bkz. satış vergisini nerede tahsil etmeniz gerektiği.

Her eyaletin eşiği eyaletlere göre satış vergisi ekonomik nexus eşikleri rehberindedir.

Hem pazaryerinde hem kendi mağazanızda satış yapıyorsanız, iki veya daha fazla eyalette bir eşiğe yakınsanız, birden fazla satış yapan şirketiniz varsa ya da sipariş verileriniz teslimat eyaletine göre toplam veremiyorsa bu bir hesap tablosu işinden fazlasıdır. Sayma kuralları, başlangıç tarihleri ve defterle mutabakat bu durumda birlikte kurulmalıdır; bkz. muhasebe kayıtları desteği.

Her satışta neyi kaydetmeliyim?

Teslimat eyaletini, tarihleri, tutarı parçalara ayrılmış hâliyle ve kanalı kaydedin. Aşağıdaki testler bu alanlardan beslenir. Bir eyaletin satış sayısı saydığı yerde onun satış tanımını izleyin: New York her faturayı, satış fişini, sözleşmeyi veya diğer satış kaydını sayar (New York Tax Department).

Hangi satışlar sayılır: vergiye tabi, muaf, yeniden satış, nakliye, ilişkili şirketler?

Texas, New York ve Pennsylvania vergiye tabi ve vergiye tabi olmayan satışları sayar; California yeniden satış gibi vergiye tabi olmayan satışları sayabilir ve ilişkili şirketlerin satışlarını ekler; Florida ise yalnızca vergiye tabi uzaktan satışları sayar. Streamlined tablosu, bir eyaletin eşiğini brüt satışlara, brüt hasılata, perakende satışlara veya vergiye tabi satışlara dayandırabileceğini söyler; birçok eyalet vergiye tabi ve tabi olmayan satışları ayırmaz. Tablonun başlığı Ocak 2023'ü gösterir ve bazı satırlar sonradan güncellenmiştir; bu yüzden her eyaleti kendi sayfasından doğrulayın.

California, sizinle ilişkili herkesin satışlarını sayar; ilişkili kavramı Internal Revenue Code 267(b) maddesiyle tanımlanır (California CDTFA). Sahip olduğunuz veya kontrol ettiğiniz her şirketi listeleyin ve hangilerinin ilişkili olduğunu hazırlayıcınıza söyletin.

Eyaletler eşiği “aşarsa”, “...dan azsa” veya “en az” gibi farklı ifadelerle yazar; bu yüzden tam eşikte olan bir satıcı eyaletin metnini okumalı ve sormalıdır.

Pazaryeri vergiyi tahsil ettiğinde pazaryeri satışları sayılır mı?

Bazı eyaletlerde evet, bazılarında hayır. Texas, New York ve California, pazaryeri vergiyi tahsil etse bile pazaryeri satışlarını eşiğinize sayar (Texas, New York, California). Pennsylvania, pazaryeri satıcısına doğrudan satışlarını ve kendi adına tahsilat yapmayan bir pazaryeri üzerinden yaptığı satışları saymasını söyler (Pennsylvania). Florida kanunu, bir pazaryeri satıcısının eşiğini test ederken yalnızca pazaryeri dışında yaptığı satışları saydığını belirtir; yani pazaryeri üzerinden yapılan satışları hariç tutun (Florida Statutes 212.05965); Florida'da fiziksel varlığı olan satıcı ise ne olursa olsun kayıt yaptırır.

Her satışı kanalı ve pazaryerinin tahsil edip etmediğiyle etiketleyin; böylece tek bir tablo her iki tür eyalete de hizmet eder. Pazaryerinin tahsilatı sizin kendi ödeme sayfanızı kapsamaz: eşiği aşmış bir Texas satıcısı, pazaryerleri kendi satışlarını hallederken web sitesi satışlarında yine de vergi tahsil etmelidir (Texas Comptroller).

Pazaryerinin tahsilat yaptığının kanıtını saklayın. Texas pazaryeri sağlayıcısından bir onay belgesi bekler ve onu alana kadar tahsilat yapmanızı söyler; California ise aracının kayıtlı ve sorumlu olduğunu gösteren bir sözleşmeye veya başka belgeye işaret eder (California CDTFA).

Bir pazaryerinin sizin için bir eyalette sakladığı mallar orada fiziksel varlık sayılabilir. Texas, eşiğinin üzerinde olup malları bir pazaryerinin Texas'taki tesisinde bulunan satıcının izin alıp tahsilat yapması gerektiğini, eşiğin altındaki satıcının ise pazaryeri onay verdiyse buna gerek olmadığını söyler (Texas Comptroller). Pazaryeri satıcısının başka bir yerde izne ihtiyaç duyup duymadığı satış vergisini nerede tahsil etmeniz gerektiği rehberindedir.

Her eyalet hangi dönemi ölçer?

Her eyalet kendi dönemini belirler: takvim yılı, kayan on iki ay veya satış vergisi çeyrekleri. Eyalete ve aya göre toplamları tutarsanız bunların hepsini aynı tablodan çıkarabilirsiniz.

New York çeyreği takvim çeyreği değildir; bu yüzden takvim çeyreği raporu New York'un toplamını vermez.

Başka herhangi bir eyalet için sayfasında üç şeyi okuyun: neyi saydığını, ölçtüğü dönemi ve tahsilatın ne zaman başlaması gerektiğini. Bunları eyalet tablonuza ekleyin.

Mağazamdan, faturalarımdan veya defterlerimden eyalete göre satış raporunu nasıl alırım?

Siparişleri teslimat eyaletiyle dışa aktarın, sonra eyalete ve aya göre toplayın. Müşterinin fatura veya hesap adresini değil, her siparişteki teslimat adresini kullanın.

1. Satış yaptığınız her yerden siparişleri veya faturaları dışa aktarın: mağazanız, her pazaryeri, faturalama ve satış noktası. Sipariş numarasını, tarihleri, teslimat eyaletini, tutarları ve kanalı alın.
2. Dışa aktarımları tek bir sayfada, sipariş başına bir satır olacak şekilde üst üste koyun. Dışa aktarımda olmayanları, örneğin satan şirketi ve muaf veya yeniden satış tutarlarını ekleyin. Bir sipariş vergiye tabi ve muaf kalemleri karıştırıyorsa tutarını sütunlara bölün ya da sayı şişmesin diye sipariş numarasını koruyan kalem satırları kullanın.
3. Pivot tablo veya sorgu ile eyalete, aya ve kanala göre toplayın. Bir “eyalet eksik” satırı ekleyin ve onu sıfıra indirin; eyaleti olmayan bir satış hiçbir toplamda yer almaz.
4. Yukarıdaki tablolardaki sayma kuralını her eyaletin bu toplamlarına uygulayın.

Bir eşiği izlemek için her eyalete ayrı bir gelir hesabı gerekmez; eyalet ayrıntısını sipariş düzeyindeki sayfada tutun ve aylık toplamını defterdeki satışlarla eşleştirin.

Tek kaydınız defterleriniz ise müşteri bazında satış raporu yalnızca her müşterinin tek bir teslimat eyaleti varsa ve defterler tek tek satışları tutuyorsa işe yarar. Günlük veya ödeme özetleri eyalete göre bölünemez; New York kayıtlı satıcılara, özet raporlar gibi her işlemin ayrıntısını içermeyen kayıtların yetersiz sayılabileceğini söyler (TB-ST-770). Defterler özet taşısa bile sipariş düzeyindeki dışa aktarımı saklayın; bkz. her sipariş mi ödeme özeti mi.

Eyalet toplamlarını defterimdeki satışlarla nasıl uyumlu tutarım?

Her ay eyalet raporunun tüm eyaletler toplamını, defterinizin aynı ay için gösterdiği satışlarla karşılaştırın. Açıklanana kadar her farkı listeleyin. Defterle eşleştiremediğiniz bir eyalet toplamı, ona dayanarak harekete geçmeden önce şüphe etmeniz gereken bir sayıdır.

Texas, satıcının tutması gereken kayıtlar arasında toplam brüt satış hasılatını sayar (Texas Comptroller). Satış noktası kayıtları için New York, kayıtların ancak kaynak belgeler doğrudan defterlerle ve beyannamelerle mutabık hale getirilebiliyorsa eksiksiz olduğunu söyler (TB-ST-770). Ödemeler, ücretler ve iadeler satışların ve ödemelerin mutabakatı rehberindedir.

Ne sıklıkla kontrol etmeliyim ve eşiği aştıktan sonra tahsilat ne zaman başlar?

Aylık bir kontrol, Texas'ta olduğu gibi kayan on iki aya bakan bir eyalette eşiğin aşılmasını yakalar; bir satıcı herhangi bir ayda eşiği aşabilir. New York, satıcılara her satış vergisi çeyreği bittikten sonra gözden geçirmelerini söyler (New York Tax Department). California yıl için kümülatif bir toplam sayar ve eşiği geçtiği gün kayıt bekler; bu yüzden yaklaşıldığında bu toplamı satışlar gerçekleştikçe izleyin ve eşiği aşan satışın tarihini saklayın.

Başlangıç kuralları farklıdır ve her biri eşiği ne zaman aştığınıza göre belirlenir:

Kayıt adımları New York, Texas ve California rehberlerindedir; diğer eyaletlerin başlangıç tarihleri eşikler rehberindedir. Eşiğin aşıldığı tarihi ve satışı, ölçülen dönemi ve eyalet kuralının verdiği başlangıç tarihini kaydedin.

Bir eyalet toplamı eşiğe yaklaştığı ay ne yapmalıyım?

Eyaletin neyi saydığını doğrulayın, eşiği hangi ay aşacağınızı tahmin edin ve oraya varmadan başlangıç tarihini hesaplayın.

1. Eyaletin sayfasını eşik, sayılanlar ve dönem için yeniden okuyun. Özetler ve tablolar eskir.
2. Toplamı eyaletin saydığı her şeyle yeniden hesaplayın: pazaryeri satışları, yeniden satış amaçlı satışlar, ücretler ve ilişkili şirketlerin satışları.
3. Son aylara bakarak toplamın eşiği ne zaman geçeceğini tahmin edin ve eyaletin başlangıç kuralının verdiği izin tarihini not edin.
4. O eyalette stok veya çalışan gibi zaten kayıt olmanız için bir neden olup olmadığını ve sattığınız şeyin orada vergiye tabi olup olmadığını kontrol edin (teslimat adresi ve oran).
5. Ne zaman kayıt yaptıracağınıza karar verin. Bir eyalete satış yapacağını bilen satıcı istediği zaman kayıt yaptırabilir (Streamlined tablosu).

İzin, başka başvuruları, örneğin bir eyaletin gelir veya franchise vergisini başlatabilecek tek şey değildir; bkz. satış vergisi nexus'u ve gelir vergisi nexus'u.

Hangi kayıtları ne kadar süreyle saklamalıyım?

Her eyalet toplamının arkasındaki sipariş düzeyindeki satış kayıtlarını, pazaryeri ve muafiyet belgelerini ve nasıl saydığınızı gösteren çalışma sayfasını saklayın. Bunları her eyaletin gerektirdiği süre boyunca, denetim veya itiraz sırasında ise daha uzun saklayın. Texas'ın 4 yıl asgari süresi, izin gerektirmeyen yalnızca pazaryerinde satış yapan satıcı dahil tüm satıcılar için geçerlidir (Texas pazaryeri SSS); aşağıdaki New York asgari süresi kayıtlı satıcılar içindir.

Bir eyalete yapılan satışların kayıtları kayıt yaptırmadan önce de önemlidir. California, eşiği karşılamadığınızı göstermek için California'ya yapılan satışların kayıtlarını saklamanızı söyler (California CDTFA); bu yüzden her eşiğin altında kalan bir satıcının da eyalet tablosunu tutmak için nedeni vardır. Federal kayıtlar için bkz. işletme kayıtları ne kadar süre saklanır.

Geçmiş bir yılda bir eşiği aştığımı fark edersem ne olur?

Eyaletin testinin karşılandığı ilk ayı, o eyaletin kuralına göre tahsilatın başlamış olması gereken tarihi ve ondan sonra neler sattığınızı bulmak için aylık tabloyu kullanın. Bu olgular ne borçlu olunduğunu ve hangi seçeneklerin bulunduğunu belirler. On iki ayı, dört çeyreği veya bir takvim yılını sayan bir eyalet, aynı satışlardan farklı bir ilk ay çıkarabilir.

Vergi tarafı bir muhasebe düzeltmesi değildir: kayıt, geriye dönük vergi, cezalar ve gönüllü bildirim ayrı kararlardır; bkz. tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlamak. New York'ta ortaklar, LLC üyeleri ile harekete geçme görevi olan yöneticiler, müdürler veya çalışanlar tahsil edilmesi gereken vergiden kişisel olarak sorumlu olabilir (Tax Law 1131; 1133). Kayıt tarafı muhasebe kayıtlarıdır: birkaç eyalet ya da yıllar içinde pazaryeri ve doğrudan satışların karışması ilk ayı bulmayı zorlaştırıyorsa defterlerin önce sipariş düzeyinden yeniden kurulması gerekebilir; bkz. muhasebe kayıtları desteği.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Texas: pazaryeri artı kendi ödeme sayfanız

Ohio'daki bir satıcı, Texas'ta çalışanı veya stoku olmadan on iki takvim ayında Texas'a $540.000 değerinde mal gönderir. $300.000 tahsilat yaptığını onaylayan pazaryerlerinden, $240.000 ise kendi ödeme sayfasından geçer. Texas, $540.000 olan toplamın hepsini sayar; bu tutar Texas'ın $500.000 eşiğinin üzerindedir, bu yüzden satıcı izin almalı ve kendi ödeme sayfasındaki satışlarda tahsilat yapmalıdır. On iki aylık toplam eşiği ilk kez Mart'ta geçtiyse izin ve tahsilat en geç 1 Temmuz'da başlar. Yalnızca doğrudan satışların raporu $240.000 gösterir ve bunu kaçırır.

New York: dolar tutarı karşılandı, satış sayısı karşılanmadı

New York'ta varlığı olmayan bir satıcı, dört satış vergisi çeyreği boyunca tüm kanallardaki 90 satışla New York'a $520.000 değerinde mal teslim eder. Dolar testi karşılanır; ancak sayı testi, yani 100 satış üzerinde olma şartı, karşılanmaz. Bu yüzden New York'un sayfası kaydın henüz zorunlu olmadığını söyler. 30 Kasım'da biten çeyrekten sonraki gözden geçirme, toplam hâlâ $500.000 üzerindeyken 101 satış gösterdiğinde iki test de karşılanır. Kayıt, o çeyrek sonundan itibaren 30 gün içinde, yani 30 Aralık'a kadar yapılmalıdır ve tahsilat bu son tarihten 20 gün sonra, 19 Ocak'ta başlar. Eyalet tablosunda dolar tutarının yanı sıra satış sayısı da bulunmalıdır.

Pennsylvania: vergiye tabi olmayan satışlar da sayılır

Pennsylvania'da varlığı olmayan bir satıcı pazaryeri üzerinden değil, doğrudan satış yapar. Bir takvim yılında Pennsylvania'lı alıcılara $60.000 vergiye tabi satış ve Pennsylvania'da vergiye tabi olmayan $45.000 satış yapar. Department vergiye tabi ve tabi olmayan satışların brüt tutarını sayar; bu yüzden toplam $105.000 olur ve $100.000 eşiğinin üzerindedir. Yalnızca vergiye tabi satışları gösteren rapor $60.000 gösterir ve bunu kaçırır. Tahsilat o zaman izleyen yılın 1 Nisan'ında başlar.

Sizin durumunuz farklı mı?

• İki veya daha fazla eyalette bir eşiğe yakınsınız ya da eşiği geçtiniz, hem pazaryerinde hem kendi mağazanızda satış yapıyorsunuz, birden fazla satış yapan şirketiniz var ya da sipariş verilerinizden temiz bir eyalet raporu alamıyorsunuz: sayma kuralları, başlangıç tarihleri ve defterle mutabakat birlikte kurulmalı. Bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Bir eyalette zaten vergi tahsil etmeden satış yaptınız: bkz. tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlamak. O yılların siparişleri ve ödemeleri düzenli değilse bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Bir eyaletin eşiğine veya fiziksel varlık ya da pazaryeri deposu gibi testlerin kendisine ihtiyacınız var: bkz. eyaletlere göre satış vergisi ekonomik nexus eşikleri ve satış vergisini nerede tahsil etmeniz gerektiği.
• Bir teslimat adresi için doğru orana ihtiyacınız var ya da bir çevrimiçi mağazada tahsilatı açıyorsunuz: bkz. teslimat adresi ve satış vergisi oranı ve eyaletlere göre mağaza satış vergisi.
• Kayıt yaptırıyorsunuz ya da kayıtlısınız: bkz. New York, Texas ve California kayıt rehberleri, satış vergisi beyannamelerinin verilmesi ve bir iznin gelir veya franchise vergisi beyanını da başlatıp başlatmadığı için satış vergisi nexus'u ve gelir vergisi nexus'u.
• Yazılım, abonelik veya hizmet satıyorsunuz ya da başka bir ülkeden ABD'ye mal gönderiyorsunuz: bir satışın bir eyaletin testi bakımından nerede yapılmış sayıldığı neyi nereden sattığınıza bağlıdır; bkz. SaaS ve yazılımda satış vergisi ve yabancı satıcılar ve satış vergisi.
• Ödemeleri satışlarla eşleştirmeniz gerekiyor: bkz. satışların ve ödemelerin mutabakatı.