Nexus econômico: como acompanhar as vendas por estado

Como acompanho as vendas por estado para o nexus econômico?

Registre cada venda com o estado para o qual ela foi entregue, some as vendas por estado no período que esse estado mede e compare cada total com o limite do estado. O limite costuma ser um valor em dólares das vendas para o estado. Muitos estados também têm um número de vendas: alguns consideram o limite cruzado por dólares ou pelo número (um dos dois), outros exigem dólares e número (os dois, como em Nova York), e alguns abandonaram o número (quadro do Streamlined Sales Tax Governing Board).

O que faz disso mais que um relatório: os estados não contam as mesmas coisas. Uma venda que conta para o limite de um estado pode não contar para o de outro, e os períodos diferem. Por isso, um único número de “receita por estado” pode estar certo para um estado e errado para o seguinte. Registre as partes (tributável, isento, revenda, frete, canal, empresa vendedora) e deixe a regra de cada estado escolher o que somar.

Reúna antes de começar:

• Pedidos ou faturas do ano-calendário anterior e do ano atual até agora, cada um com o estado de entrega.
• Vendas separadas por canal: seu próprio checkout, cada marketplace, faturas.
• Quais vendas foram isentas ou de revenda, e os certificados que as sustentam.
• Todas as empresas suas ou sob seu controle que vendem.
• Onde você mantém estoque, inclusive mercadorias que um marketplace ou armazém guarda para você, e onde você tem pessoas. Um vendedor com presença física num estado não é um vendedor remoto, então o limite em dólares pode não ser o teste (quadro do Streamlined); veja onde você precisa cobrar o imposto sobre vendas.

O limite de cada estado está em limites de nexus econômico do imposto sobre vendas por estado.

Isso é mais que uma tarefa de planilha se você vende tanto por marketplace quanto pela própria loja, está perto do limite em dois ou mais estados, tem mais de uma empresa vendedora ou seus dados de pedidos não dão um total por estado de entrega. As regras de contagem, as datas de início e a conferência com a escrituração podem então precisar ser montadas em conjunto; veja ajuda com a escrituração contábil.

O que registro em cada venda?

Registre o estado de entrega, as datas, o valor em partes e o canal. Esses campos alimentam os testes abaixo. Onde um estado conta vendas, siga a definição de venda dele: Nova York conta cada fatura, nota de venda, contrato ou outro registro de venda (New York Tax Department).

Quais vendas contam: tributáveis, isentas, de revenda, frete, empresas relacionadas?

O Texas, Nova York e a Pensilvânia contam vendas tributáveis e não tributáveis, a Califórnia pode contar vendas não tributáveis, como as de revenda, e soma as vendas de empresas relacionadas, e a Flórida conta apenas vendas remotas tributáveis. O quadro do Streamlined diz que um estado pode basear o limite em vendas brutas, receita bruta, vendas no varejo ou vendas tributáveis, e muitos estados não separam as vendas tributáveis das não tributáveis. O título do quadro diz janeiro de 2023 e algumas linhas foram atualizadas depois, então confirme cada estado na página dele.

A Califórnia conta as vendas de qualquer pessoa relacionada a você, com “relacionada” definida pela seção 267(b) do Internal Revenue Code (California CDTFA). Liste todas as empresas suas ou sob seu controle e peça ao seu preparador que diga quais são relacionadas.

Os estados redigem o limite de formas diferentes, como “exceeds” (excede), “less than” (menos que) ou “at least” (pelo menos), então um vendedor exatamente no limite deve ler o texto do estado e perguntar.

As vendas por marketplace contam quando o marketplace cobra o imposto?

Em alguns estados sim, em outros não. O Texas, Nova York e a Califórnia contam as vendas por marketplace para o seu limite mesmo quando o marketplace cobra o imposto (Texas, Nova York, Califórnia). A Pensilvânia manda o vendedor em marketplace contar suas vendas diretas e as vendas por um marketplace que não cobra por ele (Pensilvânia). A lei da Flórida diz que um vendedor em marketplace conta, ao testar o limite, apenas as vendas feitas fora de um marketplace, então deixe de fora as vendas feitas por um marketplace (Florida Statutes 212.05965); um vendedor com presença física na Flórida se registra de qualquer forma.

Marque cada venda com o canal e com a informação de se o marketplace cobrou, para que uma única tabela sirva aos dois tipos de estado. A cobrança do marketplace não cobre o seu próprio checkout: um vendedor do Texas acima do limite ainda precisa cobrar nas vendas do seu site enquanto os marketplaces cuidam das deles (Texas Comptroller).

Guarde a prova de que o marketplace cobra. O Texas espera uma certificação do provedor do marketplace e diz para cobrar até receber uma; a Califórnia aponta um contrato ou outro documento que mostre que o facilitador está registrado e é responsável (California CDTFA).

Mercadorias que um marketplace guarda para você num estado podem contar como presença física ali. O Texas diz que um vendedor acima do limite, com mercadorias numa instalação do marketplace no Texas, precisa ter licença e cobrar, e um vendedor abaixo do limite não precisa se o marketplace tiver certificado (Texas Comptroller). Se um vendedor em marketplace precisa de licença em outro estado está em onde você precisa cobrar o imposto sobre vendas.

Que período cada estado mede?

Cada estado define o próprio período: um ano-calendário, doze meses corridos ou trimestres do imposto sobre vendas. Mantenha os totais por estado e por mês, e você monta qualquer uma dessas visões a partir da mesma tabela.

Um trimestre de Nova York não é um trimestre-calendário, então um relatório por trimestre-calendário não dá o total de Nova York.

Para qualquer outro estado, leia três coisas na página dele: o que ele conta, o período que mede e quando a cobrança deve começar. Acrescente-as à sua tabela de estados.

Como obtenho um relatório de vendas por estado da minha loja, das faturas ou da escrituração?

Exporte os pedidos com o estado de entrega, depois some por estado e por mês. Use o endereço de entrega de cada pedido, não o endereço de cobrança nem o da conta do cliente.

1. Exporte pedidos ou faturas de todos os lugares onde você vende: sua loja, cada marketplace, seu sistema de faturas e o ponto de venda. Pegue número do pedido, datas, estado de entrega, valores e canal.
2. Junte as exportações numa só planilha, com uma linha por pedido. Acrescente o que a exportação não tem, como a empresa vendedora e os valores isentos ou de revenda. Se um pedido mistura itens tributáveis e isentos, divida o valor em colunas, ou use linhas por item que mantenham o número do pedido para que a contagem não seja inflada.
3. Some por estado, mês e canal com uma tabela dinâmica ou uma consulta. Acrescente uma linha “estado ausente” e zere-a; uma venda sem estado não entra em nenhum total.
4. Aplique aos totais a regra de contagem de cada estado, das tabelas acima.

Acompanhar um limite não exige uma conta de receita separada para cada estado; mantenha o detalhe por estado na planilha por pedido e confira o total mensal dela com as vendas da escrituração.

Se a escrituração é seu único registro, um relatório de vendas por cliente só funciona quando cada cliente tem um único estado de entrega e a escrituração guarda as vendas individuais. Resumos diários ou de repasses não podem ser divididos por estado, e Nova York avisa os vendedores registrados que registros sem o detalhe de cada transação, como relatórios-resumo, podem ser considerados inadequados (TB-ST-770). Guarde a exportação por pedido mesmo que a escrituração tenha resumos; veja cada pedido ou resumos de repasses.

Como mantenho os totais por estado conferidos com as vendas da escrituração?

Todo mês, some o relatório por estado de todos os estados e compare com as vendas que a escrituração mostra para o mesmo mês. Liste cada diferença até que seja explicada. Um total estadual que você não consegue conferir com a escrituração é um número de que se deve duvidar antes de agir.

O Texas lista o total da receita bruta de vendas entre os registros que um vendedor deve guardar (Texas Comptroller). Para registros de ponto de venda, Nova York diz que os registros só estão completos se os documentos de origem puderem ser conciliados diretamente com a escrituração e com as declarações (TB-ST-770). Repasses, taxas e reembolsos estão em conciliar vendas e repasses.

Com que frequência devo conferir, e quando a cobrança começa depois que cruzo o limite?

Uma conferência mensal pega a passagem do limite num estado que olha para doze meses corridos, como o Texas, então um vendedor pode cruzar o limite em qualquer mês. Nova York manda os vendedores revisarem depois do fim de cada trimestre do imposto sobre vendas (New York Tax Department). A Califórnia conta um total corrente do ano e espera o registro no dia em que o limite é passado, então, quando estiver perto, acompanhe esse total à medida que as vendas acontecem e guarde a data e a venda que cruzou o limite.

As regras de início diferem, e cada uma depende de quando você cruza o limite:

As etapas de registro estão nos guias de Nova York, do Texas e da Califórnia; as datas de início de outros estados estão no guia de limites. Registre a data e a venda do cruzamento, o período medido e a data de início que a regra do estado indica.

O que faço no mês em que o total de um estado fica próximo do limite?

Confirme o que o estado conta, estime o mês em que você vai cruzar o limite e calcule a data de início antes de chegar lá.

1. Releia a página do estado sobre o limite, o que conta e o período. Resumos e quadros ficam desatualizados.
2. Refaça o total com tudo o que o estado conta: vendas por marketplace, vendas de revenda, taxas e vendas de empresas relacionadas.
3. Estime, pelos meses recentes, quando o total vai passar do limite e anote a data da licença que a regra de início do estado indica então.
4. Veja se você já tem um motivo para se registrar, como estoque ou pessoas no estado, e se o que você vende é tributável lá (endereço de entrega e alíquota).
5. Decida quando se registrar. Um vendedor que sabe que vai vender para um estado pode se registrar a qualquer momento (quadro do Streamlined).

Uma licença não é a única coisa que pode iniciar outras obrigações, como o imposto de renda ou de franquia de um estado; veja nexus do imposto sobre vendas e nexus do imposto de renda.

Que registros devo guardar, e por quanto tempo?

Guarde os registros de vendas por pedido por trás de cada total estadual, os documentos de marketplace e de isenção e a planilha que mostra como você contou. Guarde-os pelo período exigido por cada estado, e por mais tempo durante uma auditoria ou um recurso. O mínimo do Texas, de 4 anos, vale para todos os vendedores, inclusive o vendedor só de marketplace que não precisa de licença (perguntas frequentes do Texas sobre marketplaces); o mínimo de Nova York abaixo vale para vendedores registrados.

Os registros de vendas para um estado importam também antes de você se registrar. A Califórnia diz para guardar os registros das vendas para a Califórnia a fim de mostrar que você não atinge o limite (California CDTFA), então um vendedor abaixo de todos os limites ainda tem um motivo para manter a tabela de estados. Para os registros federais, veja por quanto tempo guardar os registros do negócio.

E se eu descobrir que cruzei um limite em um ano passado?

Use a tabela mensal para achar o primeiro mês em que o teste do estado foi atendido, a data em que a cobrança deveria ter começado pela regra desse estado e o que você vendeu depois dela. Esses fatos definem o que é devido e quais opções existem. Um estado que conta doze meses, quatro trimestres ou um ano-calendário pode dar um primeiro mês diferente com as mesmas vendas.

O lado do imposto não é uma correção de escrituração: registro, imposto atrasado, multas e qualquer divulgação voluntária são decisões separadas; veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado. Em Nova York, sócios, membros de LLC e diretores, gerentes ou empregados com o dever de agir podem ser pessoalmente responsáveis pelo imposto que deveria ter sido cobrado (Tax Law 1131; 1133). O lado dos registros é escrituração contábil: se vários estados, ou vendas por marketplace e diretas misturadas ao longo dos anos, dificultam achar o primeiro mês, a escrituração pode precisar ser refeita primeiro a partir do nível do pedido; veja ajuda com a escrituração contábil.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Texas: um marketplace e o seu próprio checkout

Um vendedor em Ohio, sem pessoas nem estoque no Texas, envia US$540.000 em mercadorias para o Texas ao longo de doze meses-calendário. US$300.000 passam por marketplaces que certificam que cobram o imposto, e US$240.000 pelo próprio checkout. O Texas conta todos os US$540.000, acima do limite de $500.000 do Texas, então o vendedor precisa obter uma licença e cobrar nas vendas do próprio checkout. Se o total de doze meses passou do limite pela primeira vez em março, a licença e a cobrança começam, no máximo, em 1º de julho. Um relatório só das vendas diretas mostra US$240.000 e deixa isso passar.

Nova York: dólares atingidos, número de vendas não

Um vendedor sem presença em Nova York entrega US$520.000 em mercadorias em Nova York ao longo de quatro trimestres do imposto sobre vendas, em 90 vendas em todos os canais. O teste em dólares é atendido, mas o teste do número, mais de 100 vendas, não é, então a página de Nova York diz que o registro ainda não é exigido. Quando a revisão depois do trimestre encerrado em 30 de novembro mostra 101 vendas com o total ainda acima de $500.000, os dois testes são atendidos. O registro vence em até 30 dias do fim desse trimestre, ou seja, até 30 de dezembro, e a cobrança começa 20 dias depois desse prazo, em 19 de janeiro. A tabela de estados precisa de um número de vendas além dos dólares.

Pensilvânia: vendas não tributáveis contam

Um vendedor sem presença na Pensilvânia vende diretamente, não por marketplace. Num ano-calendário, ele faz US$60.000 em vendas tributáveis a compradores da Pensilvânia e US$45.000 em vendas que não são tributáveis na Pensilvânia. O Department conta o valor bruto das vendas tributáveis e não tributáveis, então o total é de US$105.000, acima do limite de $100.000. Um relatório só de vendas tributáveis mostra US$60.000 e deixa isso passar. A cobrança começa então em 1º de abril do ano seguinte.

E no seu caso?

• Você está perto ou além do limite em dois ou mais estados, vende tanto por marketplace quanto pela própria loja, tem mais de uma empresa vendedora ou não consegue um relatório estadual limpo com os dados dos seus pedidos: as regras de contagem, as datas de início e a conferência com a escrituração podem precisar ser montadas em conjunto. Veja ajuda com a escrituração contábil.
• Você já vendeu num estado sem cobrar o imposto: veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado. Se os pedidos e repasses desses anos não estão em ordem, veja ajuda com a escrituração contábil.
• Você precisa do limite de um estado ou dos próprios testes, como presença física ou armazém de marketplace: veja limites de nexus econômico do imposto sobre vendas por estado e onde você precisa cobrar o imposto sobre vendas.
• Você precisa da alíquota certa para um endereço de entrega, ou está ativando a cobrança numa loja online: veja endereço de entrega e alíquota do imposto sobre vendas e imposto sobre vendas da loja por estado.
• Você está se registrando ou já está registrado: veja o registro em Nova York, no Texas e na Califórnia, como entregar as declarações de imposto sobre vendas e nexus do imposto sobre vendas e nexus do imposto de renda para saber se uma licença também inicia uma obrigação de imposto de renda ou de franquia.
• Você vende software, assinaturas ou serviços, ou envia para os EUA a partir de outro país: onde uma venda fica para o teste de um estado depende do que você vende e de onde; veja imposto sobre vendas sobre SaaS e software e vendedores estrangeiros e imposto sobre vendas.
• Você precisa conciliar repasses com vendas: veja conciliar vendas e repasses.