Nexo económico: cómo registrar las ventas por estado

¿Cómo registro las ventas por estado para el nexo económico?

Registre cada venta con el estado al que se entregó, totalice las ventas por estado durante el período que mide ese estado y compare cada total con el umbral de ese estado. Un umbral suele ser un monto en dólares de ventas hacia el estado. Muchos estados también tienen un conteo de ventas: algunos se cruzan por los dólares o por el conteo (cualquiera de los dos), otros exigen dólares y conteo (ambos, como en Nueva York), y otros han eliminado el conteo (cuadro del Streamlined Sales Tax Governing Board).

Lo que lo hace más que un solo informe: los estados no cuentan las mismas cosas. Una venta que cuenta para el umbral de un estado puede no contar para el de otro, y los períodos difieren. Por eso una sola cifra de «ingresos por estado» puede ser correcta para un estado e incorrecta para el siguiente. Registre las partes (gravable, exento, reventa, envío, canal, empresa vendedora) y deje que la regla de cada estado decida cuáles sumar.

Reúna antes de empezar:

• Los pedidos o facturas del año calendario anterior y de lo que va de este año, cada uno con su estado de destino.
• Las ventas divididas por canal: su propia caja en línea, cada marketplace, facturas.
• Qué ventas fueron exentas o de reventa, y los certificados que las respaldan.
• Cada empresa que usted posee o controla y que vende.
• Dónde guarda el inventario, incluidos los bienes que un marketplace o almacén guarda por usted, y dónde tiene personal. Un vendedor con presencia física en un estado no es un vendedor remoto, así que el umbral en dólares puede no ser la prueba (cuadro Streamlined); vea dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas.

El umbral de cada estado está en umbrales de nexo económico del impuesto sobre las ventas por estado.

Esto es más que una tarea de hoja de cálculo si usted vende tanto en un marketplace como en su propia tienda, está cerca de un umbral en dos o más estados, tiene más de una empresa vendedora, o los datos de sus pedidos no permiten un total por estado de entrega. Entonces puede ser necesario configurar juntos las reglas de conteo, las fechas de inicio y la conciliación con el libro mayor; vea ayuda con la contabilidad.

¿Qué registro en cada venta?

Registre el estado de entrega, las fechas, el monto por partes y el canal. Esos campos alimentan las pruebas de abajo. Donde un estado cuenta las ventas, siga su definición de venta: Nueva York cuenta cada factura, comprobante de venta, contrato u otro documento de venta (New York Tax Department).

¿Qué ventas cuentan: gravables, exentas, de reventa, de envío, de empresas relacionadas?

Texas, Nueva York y Pensilvania cuentan las ventas gravables y no gravables; California puede contar ventas no gravables, como las de reventa, y suma las ventas de empresas relacionadas; y Florida cuenta solo las ventas remotas gravables. El cuadro Streamlined indica que un estado puede basar su umbral en ventas brutas, ingresos brutos, ventas minoristas o ventas gravables, y que muchos estados no separan las ventas gravables de las no gravables. El encabezado del cuadro dice enero de 2023 y algunas filas se actualizaron después, así que confirme cada estado en su propia página.

California cuenta las ventas de cualquier persona relacionada con usted, y define lo relacionado según la sección 267(b) del Internal Revenue Code (California CDTFA). Haga una lista de cada empresa que usted posee o controla y pida a su preparador que indique cuáles están relacionadas.

Los estados redactan el umbral de distintas formas, como «exceeds» (supera), «less than» (menos de) o «at least» (al menos), así que un vendedor que está justo en un umbral debe leer el texto del estado y consultar.

¿Cuentan las ventas de marketplace cuando el marketplace cobra el impuesto?

En algunos estados sí y en otros no. Texas, Nueva York y California cuentan las ventas de marketplace para su umbral aunque el marketplace cobre el impuesto (Texas, Nueva York, California). Pensilvania indica a un vendedor de marketplace que cuente sus ventas directas y las ventas por medio de un marketplace que no cobra por él (Pensilvania). La ley de Florida dice que un vendedor de marketplace cuenta solo las ventas hechas fuera de un marketplace al probar su umbral, así que deje fuera las ventas hechas por medio de un marketplace (Florida Statutes 212.05965); un vendedor con presencia física en Florida se registra de todos modos.

Etiquete cada venta con su canal y si el marketplace cobró, para que una sola tabla sirva a los dos tipos de estado. El cobro de un marketplace no cubre su propia caja en línea: un vendedor de Texas que supera el umbral debe seguir cobrando en las ventas de su sitio web mientras los marketplaces se encargan de las suyas (Texas Comptroller).

Conserve la prueba de que el marketplace cobra. Texas espera una certificación del proveedor del marketplace e indica cobrar hasta recibir una; California señala un acuerdo u otra documentación que muestre que el facilitador está registrado y es responsable (California CDTFA).

Los bienes que un marketplace guarda por usted en un estado pueden contar como presencia física allí. Texas indica que un vendedor por encima de su umbral con bienes en una instalación de un marketplace en Texas debe tener un permiso y cobrar, y que uno por debajo no necesita hacerlo si el marketplace ha certificado (Texas Comptroller). Si un vendedor de marketplace necesita un permiso en otro estado se explica en dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas.

¿Qué período mide cada estado?

Cada estado define su propio período: un año calendario, doce meses móviles o trimestres del impuesto sobre las ventas. Lleve totales por estado y por mes, y podrá armar cualquiera de estas vistas con la misma tabla.

Un trimestre de Nueva York no es un trimestre calendario, así que un informe por trimestre calendario no dará el total de Nueva York.

Para cualquier otro estado, lea tres cosas en su página: qué cuenta, el período que mide y cuándo debe empezar el cobro. Agréguelas a su tabla de estados.

¿Cómo obtengo un informe de ventas por estado de mi tienda, mis facturas o mis libros?

Exporte los pedidos con su estado de destino y luego totalícelos por estado y por mes. Use la dirección de entrega de cada pedido, no la dirección de facturación ni la de la cuenta del cliente.

1. Exporte los pedidos o facturas de cada lugar donde vende: su tienda, cada marketplace, su sistema de facturación y su punto de venta. Tome el número de pedido, las fechas, el estado de destino, los montos y el canal.
2. Reúna las exportaciones en una sola hoja, con una fila por pedido. Agregue lo que falte en una exportación, como la empresa vendedora y los montos exentos o de reventa. Si un pedido mezcla artículos gravables y exentos, divida su monto en columnas, o use filas por artículo que conserven el número de pedido para no inflar el conteo.
3. Totalice por estado, mes y canal con una tabla dinámica o una consulta. Agregue una línea «sin estado» y déjela en cero; una venta sin estado no está en ningún total.
4. Aplique la regla de conteo de cada estado, de las tablas de arriba, a esos totales.

Seguir un umbral no requiere una cuenta de ingresos aparte para cada estado; guarde el detalle por estado en la hoja a nivel de pedido y concilie su total mensual con las ventas del libro mayor.

Si sus libros son su único registro, un informe de ventas por cliente funciona solo cuando cada cliente tiene un único estado de entrega y los libros contienen ventas individuales. Los resúmenes diarios o de pagos no se pueden dividir por estado, y Nueva York advierte a los vendedores registrados que los registros sin el detalle de cada transacción, como los informes resumen, pueden considerarse inadecuados (TB-ST-770). Conserve la exportación a nivel de pedido aunque los libros lleven resúmenes; vea cada pedido o resúmenes de pagos.

¿Cómo mantengo los totales por estado conciliados con las ventas de mi libro mayor?

Cada mes, sume el informe por estado de todos los estados y compárelo con las ventas que muestra su libro mayor del mismo mes. Enumere cada diferencia hasta explicarla. Un total estatal que no puede conciliar con el libro mayor es una cifra de la que hay que dudar antes de actuar con base en ella.

Texas incluye el total de ingresos brutos por ventas entre los registros que un vendedor debe conservar (Texas Comptroller). Para los registros del punto de venta, Nueva York indica que los registros están completos solo si los documentos de origen pueden conciliarse directamente con los libros y las declaraciones (TB-ST-770). Los pagos, las comisiones y los reembolsos se explican en conciliar ventas y pagos.

¿Con qué frecuencia debo revisar, y cuándo empieza el cobro después de cruzar el umbral?

Una revisión mensual detecta el cruce en un estado que mira doce meses móviles, como Texas, por lo que un vendedor puede cruzar el umbral en cualquier mes. Nueva York indica a los vendedores que revisen después de que termine cada trimestre del impuesto sobre las ventas (New York Tax Department). California cuenta un total acumulado del año y espera el registro el día en que se supera el umbral, así que, cuando esté cerca, vigile ese total a medida que ocurren las ventas y conserve la fecha y la venta que lo cruzó.

Las reglas de inicio difieren, y cada una depende de cuándo se cruza el umbral:

Los pasos de registro están en las guías de Nueva York, Texas y California; las fechas de inicio de otros estados están en la guía de umbrales. Registre la fecha del cruce y la venta, el período medido y la fecha de inicio que da la regla del estado.

¿Qué hago el mes en que el total de un estado se acerca al umbral?

Confirme qué cuenta el estado, estime el mes en que cruzará el umbral y calcule la fecha de inicio antes de llegar.

1. Vuelva a leer la página del estado para ver el umbral, lo que cuenta y el período. Los resúmenes y los cuadros se desactualizan.
2. Vuelva a calcular el total con todo lo que cuenta el estado: ventas de marketplace, ventas de reventa, cargos y ventas de empresas relacionadas.
3. Estime con los meses recientes cuándo el total superará el umbral, y anote la fecha del permiso que da entonces la regla de inicio del estado.
4. Verifique si ya tiene un motivo para registrarse, como inventario o personal en el estado, y si lo que vende es gravable allí (dirección de entrega y tasa).
5. Decida cuándo registrarse. Un vendedor que sabe que venderá en un estado puede registrarse en cualquier momento (cuadro Streamlined).

Un permiso no es lo único que puede iniciar otras presentaciones, como el impuesto sobre la renta o de franquicia de un estado; vea nexo del impuesto sobre las ventas y nexo del impuesto sobre la renta.

¿Qué registros conservo y por cuánto tiempo?

Conserve los registros de ventas a nivel de pedido que respaldan cada total estatal, los documentos del marketplace y de exención, y la hoja de trabajo que muestra cómo contó. Consérvelos durante el período que exija cada estado, y más tiempo durante una auditoría o apelación. El mínimo de 4 años de Texas se aplica a todos los vendedores, incluido un vendedor solo de marketplace que no necesita permiso (preguntas frecuentes de Texas sobre marketplaces); el mínimo de Nueva York de abajo es para vendedores registrados.

Los registros de ventas hacia un estado importan incluso antes de registrarse. California indica conservar los registros de las ventas hacia California para demostrar que usted no alcanza el umbral (California CDTFA), así que un vendedor por debajo de todos los umbrales igual tiene motivo para llevar su tabla de estados. Para los registros federales, vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Y si descubro que crucé un umbral en un año anterior?

Use la tabla mensual para encontrar el primer mes en que se cumplió la prueba del estado, la fecha en que debió empezar el cobro según la regla de ese estado y lo que vendió después. Esos hechos determinan lo que se debe y qué opciones existen. Un estado que cuenta doce meses, cuatro trimestres o un año calendario puede dar un primer mes distinto con las mismas ventas.

El lado tributario no se arregla con contabilidad: el registro, el impuesto atrasado, las multas y cualquier divulgación voluntaria son decisiones aparte; vea cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado. En Nueva York, los socios, los miembros de una LLC y los ejecutivos, gerentes o empleados con el deber de actuar pueden ser responsables personalmente del impuesto que debía cobrarse (Tax Law 1131; 1133). El lado de los registros es contabilidad: si varios estados, o ventas de marketplace y directas mezcladas durante años, dificultan encontrar el primer mes, puede ser necesario reconstruir primero los libros a nivel de pedido; vea ayuda con la contabilidad.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Texas: un marketplace más su propia caja en línea

Un vendedor de Ohio, sin personal ni inventario en Texas, envía $540,000 en bienes a Texas durante doce meses calendario. $300,000 pasan por marketplaces que certifican que cobran, y $240,000 por su propia caja en línea. Texas cuenta los $540,000 completos, que superan el umbral de $500,000 de Texas, así que el vendedor debe obtener un permiso y cobrar en las ventas de su propia caja. Si el total de doce meses superó el umbral por primera vez en marzo, el permiso y el cobro empiezan a más tardar el 1 de julio. Un informe solo de ventas directas muestra $240,000 y no lo detecta.

Nueva York: se cumplen los dólares, pero no el conteo de ventas

Un vendedor sin presencia en Nueva York entrega $520,000 en bienes en Nueva York durante cuatro trimestres del impuesto sobre las ventas, en 90 ventas en todos los canales. Se cumple la prueba de dólares, pero no la del conteo, de más de 100 ventas, así que la página de Nueva York indica que aún no se exige el registro. Cuando la revisión posterior al trimestre que termina el 30 de noviembre muestra 101 ventas con el total aún por encima de $500,000, se cumplen ambas pruebas. El registro vence dentro de 30 días desde el cierre de ese trimestre, es decir, el 30 de diciembre, y el cobro empieza 20 días después de ese plazo, el 19 de enero. La tabla de estados necesita un conteo de ventas además de los dólares.

Pensilvania: cuentan las ventas no gravables

Un vendedor sin presencia en Pensilvania vende directamente, no por medio de un marketplace. En un año calendario hace $60,000 en ventas gravables a compradores de Pensilvania y $45,000 en ventas que no son gravables en Pensilvania. El Department cuenta el monto bruto de las ventas gravables y no gravables, así que el total es de $105,000, por encima de su umbral de $100,000. Un informe solo de ventas gravables muestra $60,000 y no lo detecta. El cobro empieza entonces el 1 de abril del año siguiente.

¿Su caso es distinto?

• Está cerca o por encima de un umbral en dos o más estados, vende tanto en un marketplace como en su propia tienda, tiene más de una empresa vendedora, o no puede obtener un informe estatal limpio a partir de los datos de sus pedidos: puede ser necesario configurar juntos las reglas de conteo, las fechas de inicio y la conciliación con el libro mayor. Vea ayuda con la contabilidad.
• Ya vendió en un estado sin cobrar el impuesto: vea cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado. Si los pedidos y pagos de esos años no están en orden, vea ayuda con la contabilidad.
• Necesita el umbral de un estado, o las pruebas mismas, como la presencia física o un almacén de marketplace: vea umbrales de nexo económico del impuesto sobre las ventas por estado y dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• Necesita la tasa correcta para una dirección de entrega, o está activando el cobro en una tienda en línea: vea dirección de entrega y tasa del impuesto sobre las ventas y impuesto sobre las ventas de la tienda por estado.
• Se está registrando o ya está registrado: vea el registro en Nueva York, Texas y California, cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas, y nexo del impuesto sobre las ventas y nexo del impuesto sobre la renta para saber si un permiso también inicia una presentación del impuesto sobre la renta o de franquicia.
• Vende software, suscripciones o servicios, o envía a EE. UU. desde otro país: dónde se ubica una venta para la prueba de un estado depende de lo que vende y desde dónde; vea impuesto sobre las ventas de SaaS y software y vendedores extranjeros e impuesto sobre las ventas.
• Necesita conciliar los pagos con las ventas: vea conciliar ventas y pagos.