Economic Nexus: Verkäufe nach Bundesstaat in den Büchern erfassen

Wie verfolge ich Verkäufe nach Bundesstaat für den Economic Nexus?

Erfassen Sie jeden Verkauf mit dem Bundesstaat, in den er geliefert wurde, summieren Sie die Verkäufe nach Bundesstaat über den Zeitraum, den dieser Bundesstaat misst, und vergleichen Sie jede Summe mit der Schwelle des Bundesstaates. Eine Schwelle ist meist ein Dollarbetrag an Verkäufen in den Bundesstaat. Viele Bundesstaaten haben zusätzlich eine Anzahl von Verkäufen: Manche greifen bei Dollarbetrag oder Anzahl (eines von beiden), manche verlangen Dollarbetrag und Anzahl (beides, wie in New York), und manche haben die Anzahl abgeschafft (Tabelle des Streamlined Sales Tax Governing Board).

Das macht es zu mehr als einem Bericht: Die Bundesstaaten zählen nicht dasselbe. Ein Verkauf, der für die Schwelle eines Bundesstaates zählt, zählt womöglich nicht für die eines anderen, und die Zeiträume unterscheiden sich. Eine einzige Zahl „Umsatz nach Bundesstaat“ kann daher für einen Bundesstaat stimmen und für den nächsten falsch sein. Erfassen Sie die Teile (steuerpflichtig, steuerfrei, Wiederverkauf, Versand, Kanal, verkaufendes Unternehmen) und lassen Sie die Regel jedes Bundesstaates bestimmen, was addiert wird.

Sammeln Sie vor dem Start:

• Bestellungen oder Rechnungen für das vorige Kalenderjahr und das laufende Jahr bis heute, jeweils mit Lieferbundesstaat.
• Verkäufe nach Kanal aufgeteilt: eigener Checkout, jeder Marktplatz, Rechnungen.
• Welche Verkäufe steuerfrei waren oder dem Wiederverkauf dienten, und die Bescheinigungen dahinter.
• Jedes Unternehmen, das Sie besitzen oder kontrollieren und das verkauft.
• Wo Sie Waren lagern, auch Waren, die ein Marktplatz oder ein Lager für Sie hält, und wo Sie Personal haben. Ein Verkäufer mit physischer Präsenz in einem Bundesstaat ist kein Fernverkäufer, daher ist die Dollarschwelle womöglich nicht der maßgebliche Test (Streamlined-Tabelle); siehe wo Sie Sales Tax erheben müssen.

Die Schwelle jedes Bundesstaates steht in Schwellenwerte für den Sales-Tax-Economic-Nexus nach Bundesstaat.

Das ist mehr als eine Tabellenarbeit, wenn Sie sowohl über einen Marktplatz als auch über Ihren eigenen Shop verkaufen, in zwei oder mehr Bundesstaaten nahe an einer Schwelle liegen, mehr als ein verkaufendes Unternehmen besitzen oder Ihre Bestelldaten keine Summe nach Lieferbundesstaat hergeben. Dann müssen Zählregeln, Starttermine und Abstimmung mit dem Hauptbuch womöglich gemeinsam aufgesetzt werden; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.

Was erfasse ich bei jedem Verkauf?

Erfassen Sie den Lieferbundesstaat, die Daten, den Betrag in seinen Teilen und den Kanal. Diese Felder speisen die Tests unten. Zählt ein Bundesstaat Verkäufe, folgen Sie seiner Definition eines Verkaufs: New York zählt jede Rechnung, jeden Verkaufsbeleg, jeden Vertrag oder jede andere Verkaufsurkunde (New York Tax Department).

Welche Verkäufe zählen: steuerpflichtige, steuerfreie, Wiederverkäufe, Versand, verbundene Unternehmen?

Texas, New York und Pennsylvania zählen steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Verkäufe, Kalifornien zählt womöglich nicht steuerpflichtige Verkäufe wie Wiederverkäufe und addiert Verkäufe verbundener Unternehmen, und Florida zählt nur steuerpflichtige Fernverkäufe. Die Streamlined-Tabelle sagt, ein Bundesstaat kann seine Schwelle auf Bruttoumsatz, Bruttoerlöse, Einzelhandelsumsatz oder steuerpflichtige Verkäufe stützen, und viele Bundesstaaten trennen steuerpflichtige nicht von nicht steuerpflichtigen Verkäufen. Die Überschrift der Tabelle nennt Januar 2023, und einige Zeilen wurden später aktualisiert; prüfen Sie daher jeden Bundesstaat auf seiner eigenen Seite.

Kalifornien zählt Verkäufe durch alle, die Ihnen nahestehen, wobei „nahestehend“ durch Internal Revenue Code section 267(b) definiert ist (California CDTFA). Listen Sie jedes Unternehmen auf, das Sie besitzen oder kontrollieren, und lassen Sie den Ersteller Ihrer Steuererklärung sagen, welche nahestehend sind.

Die Bundesstaaten formulieren die Schwelle unterschiedlich, als „exceeds“ (überschreitet), „less than“ (weniger als) oder „at least“ (mindestens). Ein Verkäufer, der genau auf einer Schwelle liegt, sollte daher den Text des Bundesstaates lesen und nachfragen.

Zählen Marktplatzumsätze, wenn der Marktplatz die Steuer erhebt?

In manchen Bundesstaaten ja, in anderen nein. Texas, New York und Kalifornien zählen Marktplatzumsätze auf Ihre Schwelle, auch wenn der Marktplatz die Steuer erhebt (Texas, New York, Kalifornien). Pennsylvania weist einen Marktplatzverkäufer an, seine Direktverkäufe und die Verkäufe über einen Marktplatz zu zählen, der nicht für ihn erhebt (Pennsylvania). Floridas Gesetz sagt, ein Marktplatzverkäufer zählt beim Test seiner Schwelle nur Verkäufe außerhalb eines Marktplatzes; lassen Sie Verkäufe über einen Marktplatz also weg (Florida Statutes 212.05965). Ein Verkäufer mit physischer Präsenz in Florida registriert sich ohnehin.

Kennzeichnen Sie jeden Verkauf mit seinem Kanal und damit, ob der Marktplatz erhoben hat, damit eine Tabelle beide Arten von Bundesstaaten bedient. Die Erhebung durch einen Marktplatz deckt Ihren eigenen Checkout nicht ab: Ein Verkäufer in Texas über der Schwelle muss auf seine Website-Verkäufe weiter erheben, während die Marktplätze ihre eigenen abwickeln (Texas Comptroller).

Bewahren Sie den Nachweis auf, dass der Marktplatz erhebt. Texas erwartet eine Bescheinigung des Marktplatzanbieters und sagt, Sie sollen erheben, bis Sie eine erhalten; Kalifornien verweist auf eine Vereinbarung oder andere Unterlagen, die zeigen, dass der Betreiber registriert und verantwortlich ist (California CDTFA).

Waren, die ein Marktplatz in einem Bundesstaat für Sie lagert, können dort als physische Präsenz zählen. Texas sagt, ein Verkäufer über seiner Schwelle mit Waren in einer Texas-Einrichtung eines Marktplatzes muss eine Genehmigung halten und erheben, und ein Verkäufer darunter muss das nicht, wenn der Marktplatz bescheinigt hat (Texas Comptroller). Ob ein Marktplatzverkäufer anderswo eine Genehmigung braucht, steht in wo Sie Sales Tax erheben müssen.

Welchen Zeitraum misst jeder Bundesstaat?

Jeder Bundesstaat nennt seinen eigenen Zeitraum: ein Kalenderjahr, rollierende zwölf Monate oder Sales-Tax-Quartale. Führen Sie Summen nach Bundesstaat und nach Monat, dann können Sie jede dieser Sichten aus derselben Tabelle bauen.

Ein Quartal in New York ist kein Kalenderquartal. Ein Bericht nach Kalenderquartalen liefert daher nicht die Summe für New York.

Lesen Sie für jeden anderen Bundesstaat auf seiner Seite drei Dinge: was er zählt, den Zeitraum, den er misst, und wann die Erhebung beginnen muss. Tragen Sie sie in Ihre Bundesstaaten-Tabelle ein.

Wie bekomme ich einen Bericht der Verkäufe nach Bundesstaat aus Shop, Rechnungen oder Büchern?

Exportieren Sie die Bestellungen mit ihrem Lieferbundesstaat und summieren Sie sie dann nach Bundesstaat und Monat. Nutzen Sie die Lieferadresse jeder Bestellung, nicht die Rechnungs- oder Kontoadresse des Kunden.

1. Exportieren Sie Bestellungen oder Rechnungen von jedem Ort, an dem Sie verkaufen: Ihrem Shop, jedem Marktplatz, Ihrer Rechnungsstellung und Ihrer Kasse. Übernehmen Sie Bestellnummer, Daten, Lieferbundesstaat, Beträge und Kanal.
2. Legen Sie die Exporte in einer Tabelle zusammen, eine Zeile pro Bestellung. Ergänzen Sie, was ein Export nicht enthält, etwa das verkaufende Unternehmen und steuerfreie oder Wiederverkaufsbeträge. Mischt eine Bestellung steuerpflichtige und steuerfreie Artikel, teilen Sie ihren Betrag auf Spalten auf oder nutzen Sie Artikelzeilen, die die Bestellnummer behalten, damit die Anzahl nicht aufgebläht wird.
3. Summieren Sie nach Bundesstaat, Monat und Kanal mit einer Pivot-Tabelle oder einer Abfrage. Fügen Sie eine Zeile „Bundesstaat fehlt“ hinzu und bringen Sie sie auf null; ein Verkauf ohne Bundesstaat steckt in keiner Summe.
4. Wenden Sie die Zählregel jedes Bundesstaates aus den obigen Tabellen auf diese Summen an.

Eine Schwelle zu verfolgen braucht kein eigenes Erlöskonto für jeden Bundesstaat. Führen Sie die Details je Bundesstaat in der Tabelle auf Bestellebene und stimmen Sie ihre Monatssumme mit dem Umsatz im Hauptbuch ab.

Sind Ihre Bücher Ihre einzige Aufzeichnung, funktioniert ein Bericht nach Kunden nur, wenn jeder Kunde einen einzigen Lieferbundesstaat hat und die Bücher einzelne Verkäufe enthalten. Tages- oder Auszahlungssummen lassen sich nicht nach Bundesstaat aufteilen, und New York weist registrierte Händler darauf hin, dass Aufzeichnungen ohne die Einzelheiten jeder Transaktion, etwa Übersichtsberichte, als unzureichend gelten können (TB-ST-770). Behalten Sie den Export auf Bestellebene, auch wenn die Bücher mit Summen arbeiten; siehe jede Bestellung oder Auszahlungssummen.

Wie halte ich die Summen nach Bundesstaat im Einklang mit den Umsätzen im Hauptbuch?

Addieren Sie jeden Monat den Bericht nach Bundesstaaten über alle Bundesstaaten und vergleichen Sie ihn mit den Umsätzen, die Ihr Hauptbuch für denselben Monat zeigt. Listen Sie jede Differenz auf, bis sie erklärt ist. Eine Summe eines Bundesstaates, die Sie nicht mit dem Hauptbuch abstimmen können, ist eine Zahl, an der Sie zweifeln sollten, bevor Sie danach handeln.

Texas nennt die gesamten Bruttoerlöse aus Verkäufen unter den Unterlagen, die ein Verkäufer führen muss (Texas Comptroller). Für Kassenunterlagen sagt New York, Aufzeichnungen sind nur vollständig, wenn Ursprungsbelege direkt mit den Büchern und den Erklärungen abgestimmt werden können (TB-ST-770). Auszahlungen, Gebühren und Erstattungen stehen in Umsätze und Auszahlungen abstimmen.

Wie oft sollte ich prüfen, und wann beginnt die Erhebung nach Überschreiten?

Eine monatliche Prüfung erkennt ein Überschreiten in einem Bundesstaat, der rollierende zwölf Monate betrachtet, wie Texas; ein Verkäufer kann also in jedem Monat überschreiten. New York weist Verkäufer an, nach dem Ende jedes Sales-Tax-Quartals zu prüfen (New York Tax Department). Kalifornien zählt eine laufende Jahressumme und erwartet die Registrierung an dem Tag, an dem sie die Schwelle überschreitet. Beobachten Sie diese Summe daher bei Annäherung laufend, während die Verkäufe anfallen, und halten Sie das Datum und den Verkauf fest, der die Schwelle überschritten hat.

Die Startregeln unterscheiden sich, und jede richtet sich danach, wann Sie die Schwelle überschreiten:

Die Schritte zur Registrierung stehen in den Ratgebern für New York, Texas und Kalifornien; die Starttermine anderer Bundesstaaten stehen im Ratgeber zu den Schwellenwerten. Halten Sie das Datum und den Verkauf des Überschreitens fest, den gemessenen Zeitraum und den Starttermin, den die Regel des Bundesstaates ergibt.

Was tue ich in dem Monat, in dem die Summe eines Bundesstaates nahe an die Schwelle kommt?

Prüfen Sie, was der Bundesstaat zählt, schätzen Sie den Monat des Überschreitens und ermitteln Sie den Starttermin, bevor Sie dort ankommen.

1. Lesen Sie die Seite des Bundesstaates zu Schwelle, Zählweise und Zeitraum noch einmal. Zusammenfassungen und Tabellen veralten.
2. Berechnen Sie die Summe neu mit allem, was der Bundesstaat zählt: Marktplatzumsätze, Wiederverkäufe, Gebühren und Verkäufe verbundener Unternehmen.
3. Schätzen Sie anhand der letzten Monate, wann die Summe die Schwelle überschreitet, und notieren Sie das Datum der Genehmigung, das die Startregel des Bundesstaates dann ergibt.
4. Prüfen Sie, ob Sie bereits einen Grund zur Registrierung haben, etwa Waren oder Personal im Bundesstaat, und ob das, was Sie verkaufen, dort steuerpflichtig ist (Lieferadresse und Steuersatz).
5. Entscheiden Sie, wann Sie sich registrieren. Ein Verkäufer, der weiß, dass er in einen Bundesstaat verkaufen wird, kann sich jederzeit registrieren (Streamlined-Tabelle).

Eine Genehmigung ist nicht das Einzige, was weitere Meldungen auslösen kann, etwa die Einkommen- oder Franchise-Tax-Pflicht eines Bundesstaates; siehe Sales-Tax-Nexus und Einkommensteuer-Nexus.

Welche Unterlagen bewahre ich auf, und wie lange?

Bewahren Sie die Verkaufsunterlagen auf Bestellebene hinter jeder Summe eines Bundesstaates auf, die Dokumente von Marktplätzen und zu Befreiungen und die Tabelle, die zeigt, wie Sie gezählt haben. Bewahren Sie sie für den Zeitraum auf, den jeder Bundesstaat verlangt, und länger während einer Prüfung oder eines Einspruchs. Das Minimum von Texas von 4 Jahre gilt für alle Verkäufer, auch für einen reinen Marktplatzverkäufer, der keine Genehmigung braucht (Häufige Fragen zu Marktplätzen in Texas); das Minimum von New York unten gilt für registrierte Händler.

Aufzeichnungen über Verkäufe in einen Bundesstaat sind auch vor der Registrierung wichtig. Kalifornien sagt, führen Sie Aufzeichnungen über Verkäufe nach Kalifornien, um zu zeigen, dass Sie die Schwelle nicht erreichen (California CDTFA); ein Verkäufer unter jeder Schwelle hat also weiterhin einen Grund, seine Bundesstaaten-Tabelle zu führen. Für Bundesunterlagen siehe wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Was, wenn ich feststelle, dass ich in einem früheren Jahr eine Schwelle überschritten habe?

Ermitteln Sie mit der Monatstabelle den ersten Monat, in dem der Test des Bundesstaates erfüllt war, das Datum, ab dem die Erhebung nach der Regel dieses Bundesstaates hätte beginnen müssen, und was Sie danach verkauft haben. Diese Fakten bestimmen, was geschuldet wird und welche Optionen es gibt. Ein Bundesstaat, der zwölf Monate, vier Quartale oder ein Kalenderjahr zählt, kann aus denselben Verkäufen einen anderen ersten Monat ergeben.

Die steuerliche Seite ist keine Buchhaltungskorrektur: Registrierung, Nachzahlung, Strafzuschläge und jede freiwillige Offenlegung sind eigene Entscheidungen; siehe nicht erhobene Sales Tax nachholen. In New York können Gesellschafter, LLC-Mitglieder sowie Officers (Führungskräfte), Manager oder Mitarbeiter mit Handlungspflicht persönlich für Steuer haften, die erhoben werden musste (Tax Law 1131; 1133). Die Unterlagenseite ist Buchhaltung: Machen mehrere Bundesstaaten oder über Jahre gemischte Marktplatz- und Direktverkäufe den ersten Monat schwer auffindbar, müssen die Bücher womöglich zuerst von der Bestellebene aus neu aufgebaut werden; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Texas: ein Marktplatz plus Ihr eigener Checkout

Ein Verkäufer in Ohio, ohne Personal oder Lager in Texas, liefert über zwölf Kalendermonate Waren im Wert von $540.000 nach Texas. $300.000 laufen über Marktplätze, die bescheinigen, dass sie erheben, und $240.000 über den eigenen Checkout. Texas zählt alle $540.000, was über der Schwelle von $500.000 in Texas liegt; der Verkäufer muss also eine Genehmigung einholen und bei den Verkäufen über seinen eigenen Checkout erheben. Überschreitet die Zwölfmonatssumme die Schwelle erstmals im März, beginnen Genehmigung und Erhebung spätestens am 1. Juli. Ein Bericht nur über Direktverkäufe zeigt $240.000 und übersieht es.

New York: Dollarbetrag erreicht, Verkaufsanzahl nicht

Ein Verkäufer ohne Präsenz in New York liefert über vier Sales-Tax-Quartale Waren im Wert von $520.000 nach New York, in 90 Verkäufen über alle Kanäle. Der Dollartest ist erfüllt, der Anzahltest, mehr als 100 Verkäufe, aber nicht; die Seite von New York sagt daher, dass eine Registrierung noch nicht erforderlich ist. Zeigt die Prüfung nach dem Quartal, das am 30. November endet, 101 Verkäufe bei einer Summe weiter über $500.000, sind beide Tests erfüllt. Die Registrierung ist innerhalb von 30 Tagen nach diesem Quartalsende fällig, also bis zum 30. Dezember, und die Erhebung beginnt 20 Tage nach dieser Frist, am 19. Januar. Die Tabelle der Bundesstaaten braucht neben Dollarbeträgen auch eine Anzahl der Verkäufe.

Pennsylvania: nicht steuerpflichtige Verkäufe zählen

Ein Verkäufer ohne Präsenz in Pennsylvania verkauft direkt, nicht über einen Marktplatz. In einem Kalenderjahr tätigt er $60.000 steuerpflichtige Verkäufe an Käufer in Pennsylvania und $45.000 an Verkäufen, die in Pennsylvania nicht steuerpflichtig sind. Das Department zählt den Bruttobetrag steuerpflichtiger und nicht steuerpflichtiger Verkäufe, die Summe beträgt also $105.000 und liegt über der Schwelle von $100.000. Ein Bericht nur über steuerpflichtige Verkäufe zeigt $60.000 und übersieht es. Die Erhebung beginnt dann am 1. April des Folgejahres.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie liegen in zwei oder mehr Bundesstaaten nahe an einer Schwelle oder darüber, verkaufen sowohl über einen Marktplatz als auch über Ihren eigenen Shop, haben mehr als ein verkaufendes Unternehmen oder bekommen aus Ihren Bestelldaten keinen sauberen Bericht nach Bundesstaaten: Zählregeln, Starttermine und Abstimmung mit dem Hauptbuch müssen womöglich gemeinsam aufgesetzt werden. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben schon in einem Bundesstaat verkauft, ohne zu erheben: Siehe nicht erhobene Sales Tax nachholen. Sind die Bestellungen und Auszahlungen dieser Jahre nicht in Ordnung, siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie brauchen die Schwelle eines Bundesstaates oder die Tests selbst, etwa physische Präsenz oder ein Marktplatz-Lager: Siehe Schwellenwerte für den Sales-Tax-Economic-Nexus nach Bundesstaat und wo Sie Sales Tax erheben müssen.
• Sie brauchen den richtigen Steuersatz für eine Lieferadresse oder schalten die Erhebung in einem Online-Shop ein: Siehe Lieferadresse und Sales-Tax-Satz und Sales Tax im Shop nach Bundesstaat.
• Sie registrieren sich oder sind registriert: Siehe die Registrierung in New York, Texas und Kalifornien, Sales-Tax-Erklärungen einreichen sowie Sales-Tax-Nexus und Einkommensteuer-Nexus zur Frage, ob eine Genehmigung auch eine Einkommen- oder Franchise-Tax-Erklärung auslöst.
• Sie verkaufen Software, Abonnements oder Dienstleistungen oder liefern aus einem anderen Land in die USA: Wo ein Verkauf für den Test eines Bundesstaates liegt, hängt davon ab, was Sie verkaufen und von wo. Siehe Sales Tax auf SaaS und Software und ausländische Verkäufer und Sales Tax.
• Sie müssen Auszahlungen den Verkäufen zuordnen: Siehe Umsätze und Auszahlungen abstimmen.