Lien fiscal économique : suivre les ventes par État

Comment suivre les ventes par État pour le lien fiscal économique?

Inscrivez chaque vente avec l'État où elle a été livrée, totalisez les ventes par État sur la période que cet État mesure, et comparez chaque total au seuil de cet État. Un seuil est habituellement un montant en dollars de ventes dans l'État. Beaucoup d'États ont aussi un nombre de ventes : certains considèrent le seuil franchi sur les dollars ou sur le nombre (l'un ou l'autre), certains exigent les dollars et le nombre (les deux, comme New York), et certains ont abandonné le nombre (tableau du Streamlined Sales Tax Governing Board).

Ce qui en fait plus qu'un seul rapport : les États ne comptent pas les mêmes choses. Une vente qui compte pour le seuil d'un État peut ne pas compter pour celui d'un autre, et les périodes diffèrent. Un seul chiffre de « revenus par État » peut donc être juste pour un État et faux pour le suivant. Inscrivez les éléments (taxable, exonéré, revente, livraison, canal, société vendeuse) et laissez la règle de chaque État choisir ce qu'il faut additionner.

Rassemblez avant de commencer :

• Les commandes ou factures de l'année civile précédente et de l'année en cours jusqu'à maintenant, chacune avec un État de livraison.
• Les ventes réparties par canal : votre propre caisse en ligne, chaque place de marché, les factures.
• Les ventes exonérées ou de revente, et les certificats qui les appuient.
• Chaque société que vous détenez ou contrôlez et qui vend.
• L'endroit où vous gardez des stocks, y compris les biens qu'une place de marché ou un entrepôt entrepose pour vous, et l'endroit où vous avez des gens. Un vendeur qui a une présence physique dans un État n'est pas un vendeur à distance : le seuil en dollars peut donc ne pas être le critère (tableau du Streamlined); voyez où vous devez percevoir la taxe de vente.

Le seuil de chaque État figure dans les seuils de lien fiscal économique en matière de taxe de vente, par État.

Cela dépasse le travail d'un simple chiffrier si vous vendez à la fois par une place de marché et dans votre propre boutique, si vous êtes près d'un seuil dans au moins deux États, si vous détenez plus d'une société vendeuse, ou si vos données de commandes ne permettent pas d'obtenir un total par État de livraison. Les règles de calcul, les dates de début et le rapprochement avec le grand livre peuvent alors devoir être établis ensemble; voyez l'aide en tenue de livres.

Que dois-je inscrire pour chaque vente?

Inscrivez l'État de livraison, les dates, le montant en parties et le canal. Ces champs alimentent les critères ci-dessous. Là où un État compte les ventes, suivez sa définition d'une vente : New York compte chaque facture, bordereau de vente, contrat ou autre mémoire de vente (Ministère des Impôts de New York).

Quelles ventes comptent : taxables, exonérées, de revente, livraison, sociétés liées?

Le Texas, New York et la Pennsylvanie comptent les ventes taxables et non taxables; la Californie peut compter les ventes non taxables comme les ventes de revente et ajoute les ventes des sociétés liées; la Floride ne compte que les ventes à distance taxables. Le tableau du Streamlined précise qu'un État peut fonder son seuil sur les ventes brutes, les revenus bruts, les ventes au détail ou les ventes taxables, et que beaucoup d'États ne séparent pas les ventes taxables des ventes non taxables. L'en-tête du tableau indique janvier 2023 et certaines lignes ont été mises à jour plus tard : confirmez donc chaque État sur sa propre page.

La Californie compte les ventes de toute personne qui vous est liée, la notion de lien étant définie par l'article 267(b) de l'Internal Revenue Code (CDTFA de la Californie). Dressez la liste de chaque société que vous détenez ou contrôlez et demandez à votre préparateur de déclarations de revenus de dire lesquelles sont liées.

Les États formulent le seuil de façons différentes, par « dépasse », « moins de » ou « au moins » : un vendeur exactement au seuil doit donc lire le texte de l'État et poser la question.

Les ventes par place de marché comptent-elles quand la place de marché perçoit la taxe?

Dans certains États oui, dans d'autres non. Le Texas, New York et la Californie comptent les ventes par place de marché dans votre seuil même quand la place de marché perçoit la taxe (Texas, New York, Californie). La Pennsylvanie dit au vendeur sur une place de marché de compter ses ventes directes et ses ventes par une place de marché qui ne perçoit pas la taxe pour lui (Pennsylvanie). La loi de la Floride dit qu'un vendeur sur une place de marché ne compte que les ventes faites hors d'une place de marché pour tester son seuil : laissez donc de côté les ventes faites par une place de marché (Lois de la Floride 212.05965); un vendeur ayant une présence physique en Floride s'inscrit de toute façon.

Marquez chaque vente avec son canal et la mention que la place de marché a perçu ou non la taxe, pour qu'un seul tableau serve aux deux types d'États. La perception d'une place de marché ne couvre pas votre propre caisse en ligne : un vendeur du Texas au-dessus du seuil doit quand même percevoir la taxe sur les ventes de son site pendant que les places de marché s'occupent des leurs (Comptroller du Texas).

Gardez la preuve que la place de marché perçoit la taxe. Le Texas s'attend à une attestation du fournisseur de la place de marché et dit de percevoir la taxe jusqu'à ce que vous en receviez une; la Californie renvoie à une entente ou à d'autres documents montrant que l'exploitant est inscrit et responsable (CDTFA de la Californie).

Les biens qu'une place de marché entrepose pour vous dans un État peuvent compter comme une présence physique dans cet État. Le Texas dit qu'un vendeur au-dessus de son seuil dont les biens se trouvent dans une installation de place de marché au Texas doit détenir un permis et percevoir la taxe, et qu'un vendeur en dessous n'a pas à le faire si la place de marché a fourni une attestation (Comptroller du Texas). La question de savoir si un vendeur sur une place de marché a besoin d'un permis ailleurs est traitée dans où vous devez percevoir la taxe de vente.

Quelle période chaque État mesure-t-il?

Chaque État nomme sa propre période : une année civile, une période mobile de douze mois ou des trimestres de taxe de vente. Gardez des totaux par État et par mois, et vous pourrez bâtir chacune de ces vues à partir du même tableau.

Un trimestre de New York n'est pas un trimestre civil : un rapport par trimestre civil ne donnera donc pas le total de New York.

Pour tout autre État, lisez trois choses sur sa page : ce qu'il compte, la période qu'il mesure et le moment où la perception doit commencer. Ajoutez-les à votre tableau par État.

Comment obtenir un rapport des ventes par État à partir de ma boutique, de mes factures ou de mes livres?

Exportez les commandes avec leur État de livraison, puis totalisez-les par État et par mois. Utilisez l'adresse de livraison de chaque commande, non l'adresse de facturation ou du compte du client.

1. Exportez les commandes ou les factures de chaque endroit où vous vendez : votre boutique, chaque place de marché, votre facturation et votre point de vente. Prenez le numéro de commande, les dates, l'État de livraison, les montants et le canal.
2. Regroupez les exportations dans un seul chiffrier, une ligne par commande. Ajoutez ce qui manque à une exportation, comme la société vendeuse et les montants exonérés ou de revente. Si une commande mêle des articles taxables et exonérés, répartissez son montant en colonnes, ou utilisez des lignes d'articles qui gardent le numéro de commande pour que le nombre ne soit pas gonflé.
3. Totalisez par État, par mois et par canal avec un tableau croisé dynamique ou une requête. Ajoutez une ligne « État manquant » et ramenez-la à zéro; une vente sans État ne figure dans aucun total.
4. Appliquez à ces totaux la règle de calcul de chaque État tirée des tableaux ci-dessus.

Suivre un seuil n'exige pas un compte de revenus distinct pour chaque État; gardez le détail par État dans le chiffrier au niveau des commandes et rapprochez son total mensuel des ventes du grand livre.

Si vos livres sont votre seul registre, un rapport des ventes par client ne fonctionne que si chaque client a un seul État de livraison et si les livres contiennent les ventes individuelles. Les sommaires quotidiens ou de versements ne peuvent pas être répartis par État, et New York avertit les vendeurs inscrits que des registres sans le détail de chaque opération, comme les rapports sommaires, peuvent être jugés inadéquats (TB-ST-770). Gardez l'exportation au niveau des commandes même si les livres portent des sommaires; voyez chaque commande ou les sommaires de versements.

Comment garder les totaux par État rapprochés des ventes de mon grand livre?

Chaque mois, additionnez le rapport par État pour tous les États et comparez-le aux ventes que montre votre grand livre pour le même mois. Dressez la liste de chaque écart jusqu'à ce qu'il soit expliqué. Un total par État que vous ne pouvez pas rapprocher du grand livre est un chiffre dont il faut douter avant d'agir.

Le Texas range le total des recettes brutes des ventes parmi les registres qu'un vendeur doit conserver (Comptroller du Texas). Pour les registres de point de vente, New York dit qu'ils ne sont complets que si les documents sources peuvent être rapprochés directement des livres et des déclarations (TB-ST-770). Les versements, les frais et les remboursements sont traités dans le rapprochement des ventes et des versements.

À quelle fréquence vérifier, et quand la perception commence-t-elle après le franchissement?

Une vérification mensuelle repère un franchissement dans un État qui regarde une période mobile de douze mois, comme le Texas : un vendeur peut donc franchir le seuil n'importe quel mois. New York dit aux vendeurs de faire un examen après la fin de chaque trimestre de taxe de vente (Ministère des Impôts de New York). La Californie compte un total cumulatif pour l'année et s'attend à une inscription le jour où le seuil est dépassé : près du seuil, surveillez ce total au fil des ventes et gardez la date et la vente qui a franchi le seuil.

Les règles de début diffèrent, et chacune est fixée par le moment où vous franchissez le seuil :

Les étapes d'inscription figurent dans les guides sur New York, le Texas et la Californie; les dates de début des autres États figurent dans le guide des seuils. Notez la date du franchissement et la vente en cause, la période mesurée et la date de début que donne la règle de l'État.

Que faire le mois où le total d'un État s'approche du seuil?

Confirmez ce que l'État compte, estimez le mois où vous franchirez le seuil, et établissez la date de début avant d'y arriver.

1. Relisez la page de l'État pour le seuil, ce qui compte et la période. Les résumés et les tableaux deviennent désuets.
2. Refaites le total avec tout ce que l'État compte : les ventes par place de marché, les ventes de revente, les frais et les ventes des sociétés liées.
3. Estimez à partir des mois récents quand le total dépassera le seuil, et notez la date du permis que donne alors la règle de début de l'État.
4. Vérifiez si vous avez déjà une raison de vous inscrire, comme des stocks ou des gens dans l'État, et si ce que vous vendez y est taxable (adresse de livraison et taux).
5. Décidez quand vous inscrire. Un vendeur qui sait qu'il vendra dans un État peut s'inscrire à tout moment (tableau du Streamlined).

Un permis n'est pas la seule chose qui peut déclencher d'autres productions, comme l'impôt sur le revenu ou la taxe de franchise d'un État; voyez le lien fiscal en matière de taxe de vente et d'impôt sur le revenu.

Quels registres garder, et pendant combien de temps?

Gardez les registres de ventes au niveau des commandes qui appuient chaque total par État, les documents de la place de marché et d'exonération, et la feuille de calcul qui montre comment vous avez compté. Gardez-les pendant la période exigée par chaque État, et plus longtemps durant une vérification ou un appel. Le minimum de 4 ans du Texas s'applique à tous les vendeurs, y compris un vendeur présent seulement sur une place de marché qui n'a pas besoin de permis (FAQ du Texas sur les places de marché); le minimum de New York ci-dessous vaut pour les vendeurs inscrits.

Les registres des ventes dans un État comptent aussi avant l'inscription. La Californie dit de garder les registres des ventes en Californie pour montrer que vous n'atteignez pas le seuil (CDTFA de la Californie) : un vendeur sous chaque seuil a donc quand même une raison de garder son tableau par État. Pour les registres fédéraux, voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Et si je découvre que j'ai franchi un seuil au cours d'une année passée?

Utilisez le tableau mensuel pour trouver le premier mois où le critère de l'État a été rempli, la date à laquelle la perception aurait dû commencer selon la règle de cet État, et ce que vous avez vendu après. Ces faits déterminent ce qui est dû et les options possibles. Un État qui compte douze mois, quatre trimestres ou une année civile peut donner un premier mois différent à partir des mêmes ventes.

Le volet fiscal n'est pas une correction de tenue de livres : l'inscription, la taxe en retard, les pénalités et toute divulgation volontaire sont des décisions distinctes; voyez le rattrapage de la taxe de vente non perçue. À New York, les associés, les membres d'une LLC, ainsi que les dirigeants, gestionnaires ou employés ayant le devoir d'agir peuvent être personnellement responsables de la taxe qui devait être perçue (Loi fiscale 1131; 1133). Le volet des registres relève de la tenue de livres : si plusieurs États, ou un mélange de ventes par place de marché et de ventes directes sur plusieurs années, rendent le premier mois difficile à trouver, les livres devront peut-être être reconstruits d'abord au niveau des commandes; voyez l'aide en tenue de livres.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration seulement; les montants sont en dollars américains.

Texas : une place de marché plus votre propre caisse en ligne

Un vendeur de l'Ohio, sans personnel ni stocks au Texas, expédie pour 540 000 $ de biens au Texas sur douze mois civils. Une somme de 300 000 $ passe par des places de marché qui attestent percevoir la taxe, et 240 000 $ par sa propre caisse en ligne. Le Texas compte la totalité des 540 000 $, ce qui dépasse le seuil de 500 000 $ du Texas : le vendeur doit donc obtenir un permis et percevoir la taxe sur les ventes de sa propre caisse en ligne. Si le total de douze mois a dépassé le seuil pour la première fois en mars, le permis et la perception commencent au plus tard le 1er juillet. Un rapport des ventes directes seulement montre 240 000 $ et passe à côté.

New York : dollars atteints, nombre de ventes non atteint

Un vendeur sans présence à New York livre pour 520 000 $ de biens à New York sur quatre trimestres de taxe de vente, en 90 ventes sur tous les canaux. Le critère en dollars est rempli, mais le critère du nombre, plus de 100 ventes, ne l'est pas : la page de New York indique donc que l'inscription n'est pas encore exigée. Quand l'examen après le trimestre se terminant le 30 novembre montre 101 ventes avec un total toujours supérieur à 500 000 $, les deux critères sont remplis. L'inscription est exigible dans les 30 jours suivant la fin de ce trimestre, soit au plus tard le 30 décembre, et la perception commence 20 jours après cette date limite, le 19 janvier. Le tableau par État doit contenir un nombre de ventes en plus des dollars.

Pennsylvanie : les ventes non taxables comptent

Un vendeur sans présence en Pennsylvanie vend directement, non par une place de marché. En une année civile, il fait 60 000 $ de ventes taxables à des acheteurs de la Pennsylvanie et 45 000 $ de ventes non taxables en Pennsylvanie. Le ministère compte le montant brut des ventes taxables et non taxables : le total est donc de 105 000 $, au-dessus de son seuil de 100 000 $. Un rapport des ventes taxables seulement montre 60 000 $ et passe à côté. La perception commence alors le 1er avril de l'année suivante.

Votre situation est différente?

• Vous êtes près d'un seuil ou l'avez dépassé dans au moins deux États, vous vendez à la fois par une place de marché et dans votre propre boutique, vous avez plus d'une société vendeuse, ou vos données de commandes ne produisent pas un rapport propre par État : les règles de calcul, les dates de début et le rapprochement avec le grand livre peuvent devoir être établis ensemble. Voyez l'aide en tenue de livres.
• Vous avez déjà vendu dans un État sans percevoir la taxe : voyez le rattrapage de la taxe de vente non perçue. Si les commandes et les versements de ces années ne sont pas en ordre, voyez l'aide en tenue de livres.
• Vous avez besoin du seuil d'un État, ou des critères eux-mêmes, comme la présence physique ou l'entrepôt d'une place de marché : voyez les seuils de lien fiscal économique en matière de taxe de vente, par État et où vous devez percevoir la taxe de vente.
• Vous avez besoin du bon taux pour une adresse de livraison, ou vous activez la perception dans une boutique en ligne : voyez l'adresse de livraison et le taux de taxe de vente et la taxe de vente d'une boutique, par État.
• Vous vous inscrivez ou êtes inscrit : voyez l'inscription à New York, au Texas et en Californie, la production des déclarations de taxe de vente, et le lien fiscal en matière de taxe de vente et d'impôt sur le revenu pour savoir si un permis déclenche aussi une production en matière d'impôt sur le revenu ou de taxe de franchise.
• Vous vendez des logiciels, des abonnements ou des services, ou vous expédiez aux États-Unis depuis un autre pays : l'endroit où une vente se situe selon le critère d'un État dépend de ce que vous vendez et de l'origine; voyez la taxe de vente sur les SaaS et les logiciels et les vendeurs étrangers et la taxe de vente.
• Vous devez faire concorder les versements et les ventes : voyez le rapprochement des ventes et des versements.