Theo dõi doanh thu theo tiểu bang để biết ngưỡng nexus kinh tế

Tôi theo dõi doanh thu theo tiểu bang cho nexus kinh tế như thế nào?

Hãy ghi mỗi khoản bán cùng tiểu bang nhận hàng, cộng doanh thu theo tiểu bang trong kỳ mà tiểu bang đó đo, và so từng tổng số với ngưỡng của tiểu bang. Ngưỡng thường là một số tiền doanh thu bán vào tiểu bang. Nhiều tiểu bang còn có ngưỡng về số lượng giao dịch: có nơi chỉ cần chạm một trong hai (số tiền hoặc số lượng), có nơi cần cả hai (như New York), và có nơi đã bỏ ngưỡng số lượng (bảng của Streamlined Sales Tax Governing Board).

Điều khiến việc này không chỉ là một báo cáo: các tiểu bang không tính cùng những thứ giống nhau. Một khoản bán được tính vào ngưỡng của tiểu bang này có thể không được tính ở tiểu bang khác, và kỳ đo cũng khác nhau. Vì vậy một con số "doanh thu theo tiểu bang" có thể đúng với tiểu bang này nhưng sai với tiểu bang kia. Hãy ghi riêng từng phần (chịu thuế, được miễn thuế, bán lại, phí vận chuyển, kênh bán, công ty bán) và để quy tắc của từng tiểu bang quyết định cộng phần nào.

Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu:

• Đơn hàng hoặc hóa đơn của năm dương lịch trước và năm nay cho đến hiện tại, mỗi đơn có tiểu bang nhận hàng.
• Doanh thu chia theo kênh: trang thanh toán riêng của bạn, từng sàn thương mại, hóa đơn.
• Những khoản bán nào được miễn thuế hoặc để bán lại, và các giấy chứng nhận đi kèm.
• Mọi công ty bạn sở hữu hoặc kiểm soát có bán hàng.
• Nơi bạn giữ hàng tồn kho, gồm hàng mà sàn thương mại hoặc kho lưu trữ giúp bạn, và nơi bạn có nhân sự. Người bán có hiện diện thực tế ở một tiểu bang không phải là người bán từ xa, nên ngưỡng số tiền có thể không phải bài kiểm tra áp dụng (bảng Streamlined); xem nơi bạn phải thu thuế bán hàng.

Ngưỡng của từng tiểu bang nằm trong ngưỡng nexus kinh tế về thuế bán hàng theo tiểu bang.

Việc này vượt quá một bảng tính nếu bạn bán qua cả sàn thương mại lẫn cửa hàng của riêng mình, đang gần ngưỡng ở hai tiểu bang trở lên, sở hữu nhiều hơn một công ty bán hàng, hoặc dữ liệu đơn hàng không cho ra tổng theo tiểu bang nhận hàng. Khi đó có thể cần thiết lập cùng lúc quy tắc đếm, ngày bắt đầu và việc đối chiếu với sổ cái; xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.

Tôi cần ghi gì cho mỗi khoản bán?

Hãy ghi tiểu bang nhận hàng, các ngày, số tiền chia theo từng phần và kênh bán. Những trường này phục vụ các bài kiểm tra bên dưới. Ở tiểu bang có đếm số lượng giao dịch, hãy theo định nghĩa khoản bán của họ: New York đếm mỗi hóa đơn, phiếu bán hàng, hợp đồng hoặc chứng từ bán hàng khác (New York Tax Department).

Những khoản bán nào được tính: chịu thuế, được miễn thuế, bán lại, phí vận chuyển, công ty liên quan?

Texas, New York và Pennsylvania tính cả doanh thu chịu thuế và không chịu thuế, California có thể tính doanh thu không chịu thuế như bán lại và cộng doanh thu của các công ty liên quan, còn Florida chỉ tính doanh thu bán từ xa chịu thuế. Bảng Streamlined nói một tiểu bang có thể dựa ngưỡng vào tổng doanh thu bán hàng (gross sales), tổng thu (gross revenue), doanh thu bán lẻ hoặc doanh thu chịu thuế, và nhiều tiểu bang không tách doanh thu chịu thuế khỏi không chịu thuế. Tiêu đề của bảng ghi tháng 1 năm 2023 và một số hàng được cập nhật muộn hơn, nên hãy xác nhận từng tiểu bang trên trang của chính họ.

California tính doanh thu của bất kỳ ai có liên quan với bạn, trong đó "có liên quan" được định nghĩa theo Internal Revenue Code section 267(b) (California CDTFA). Hãy liệt kê mọi công ty bạn sở hữu hoặc kiểm soát và nhờ người chuẩn bị thuế cho biết công ty nào có liên quan.

Các tiểu bang diễn đạt ngưỡng khác nhau, như "vượt quá", "ít hơn" hoặc "ít nhất", nên người bán đúng bằng ngưỡng cần đọc câu chữ của tiểu bang và hỏi lại.

Doanh thu qua sàn thương mại có được tính khi sàn thu thuế không?

Một số tiểu bang có, một số không. Texas, New York và California tính doanh thu qua sàn thương mại vào ngưỡng của bạn ngay cả khi sàn thu thuế (Texas, New York, California). Pennsylvania yêu cầu người bán trên sàn tính doanh thu bán trực tiếp và doanh thu qua sàn không thu thuế thay cho họ (Pennsylvania). Luật của Florida nói người bán trên sàn chỉ tính doanh thu bán ngoài sàn khi kiểm tra ngưỡng của mình, nên hãy loại doanh thu qua sàn (Florida Statutes 212.05965); người bán có hiện diện thực tế tại Florida thì phải đăng ký bất kể ngưỡng.

Hãy gắn nhãn cho mỗi khoản bán với kênh bán và việc sàn thương mại đã thu thuế hay chưa, để một bảng dùng được cho cả hai loại tiểu bang. Việc sàn thu thuế không bao gồm trang thanh toán riêng của bạn: người bán tại Texas vượt ngưỡng vẫn phải thu thuế trên doanh thu từ website của mình trong khi các sàn lo phần của họ (Texas Comptroller).

Hãy giữ bằng chứng rằng sàn thương mại thu thuế. Texas mong đợi giấy xác nhận từ nhà cung cấp sàn và nói hãy thu thuế cho đến khi bạn nhận được; California nhắc đến thỏa thuận hoặc tài liệu khác cho thấy bên vận hành sàn đã đăng ký và chịu trách nhiệm (California CDTFA).

Hàng mà sàn thương mại lưu giữ giúp bạn tại một tiểu bang có thể được tính là hiện diện thực tế ở đó. Texas nói người bán vượt ngưỡng của họ có hàng trong cơ sở của sàn tại Texas phải có giấy phép và thu thuế, còn người bán dưới ngưỡng không cần nếu sàn đã xác nhận (Texas Comptroller). Việc người bán trên sàn có cần giấy phép ở tiểu bang khác hay không nằm trong nơi bạn phải thu thuế bán hàng.

Mỗi tiểu bang đo theo kỳ nào?

Mỗi tiểu bang tự quy định kỳ đo của mình: một năm dương lịch, mười hai tháng liên tục hoặc các quý thuế bán hàng. Hãy giữ tổng theo tiểu bang và theo tháng, và bạn có thể dựng mọi cách xem này từ cùng một bảng.

Quý của New York không phải quý dương lịch, nên báo cáo theo quý dương lịch sẽ không cho ra tổng của New York.

Với bất kỳ tiểu bang nào khác, hãy đọc ba điều trên trang của họ: họ tính gì, kỳ họ đo và khi nào phải bắt đầu thu thuế. Hãy thêm chúng vào bảng tiểu bang của bạn.

Tôi lấy báo cáo doanh thu theo tiểu bang từ cửa hàng, hóa đơn hoặc sổ sách bằng cách nào?

Hãy xuất các đơn hàng cùng tiểu bang nhận hàng, rồi cộng theo tiểu bang và theo tháng. Dùng địa chỉ giao hàng của từng đơn, không phải địa chỉ thanh toán hay địa chỉ tài khoản của khách.

1. Xuất đơn hàng hoặc hóa đơn từ mọi nơi bạn bán: cửa hàng của bạn, từng sàn thương mại, phần mềm lập hóa đơn và máy bán hàng tại quầy (POS). Lấy số đơn hàng, các ngày, tiểu bang nhận hàng, số tiền và kênh bán.
2. Gộp các bản xuất vào một bảng tính, mỗi đơn một hàng. Thêm những gì bản xuất còn thiếu, chẳng hạn công ty bán hàng và số tiền được miễn thuế hoặc bán lại. Nếu một đơn có cả mặt hàng chịu thuế lẫn được miễn thuế, hãy tách số tiền ra các cột, hoặc dùng các hàng theo mặt hàng nhưng giữ số đơn hàng để số lượng giao dịch không bị đếm quá.
3. Cộng theo tiểu bang, tháng và kênh bằng bảng tổng hợp (pivot table) hoặc truy vấn. Thêm một dòng "thiếu tiểu bang" và xử lý cho về không; một khoản bán không có tiểu bang sẽ không nằm trong tổng nào.
4. Áp dụng quy tắc đếm của từng tiểu bang trong các bảng ở trên vào các tổng đó.

Việc theo dõi ngưỡng không cần một tài khoản thu nhập riêng cho từng tiểu bang; hãy giữ chi tiết theo tiểu bang trong bảng tính ở cấp đơn hàng và đối chiếu tổng hằng tháng của nó với doanh thu trong sổ cái.

Nếu sổ sách là hồ sơ duy nhất của bạn, báo cáo doanh thu theo khách hàng chỉ dùng được khi mỗi khách có một tiểu bang nhận hàng và sổ sách ghi từng khoản bán riêng. Bản tóm tắt theo ngày hoặc theo khoản chi trả không thể tách theo tiểu bang, và New York nói với các bên bán đã đăng ký rằng hồ sơ không có chi tiết từng giao dịch, chẳng hạn báo cáo tóm tắt, có thể bị coi là không đầy đủ (TB-ST-770). Hãy giữ bản xuất ở cấp đơn hàng dù sổ sách chỉ ghi bản tóm tắt; xem từng đơn hàng hay bản tóm tắt khoản chi trả.

Làm sao để tổng theo tiểu bang khớp với doanh thu trong sổ cái?

Mỗi tháng, hãy cộng báo cáo theo tiểu bang của mọi tiểu bang và so với doanh thu sổ cái ghi trong cùng tháng. Liệt kê mọi chênh lệch cho đến khi giải thích được hết. Một tổng theo tiểu bang mà bạn không đối chiếu được với sổ cái là con số cần nghi ngờ trước khi hành động theo nó.

Texas liệt kê tổng doanh thu bán hàng trong số các hồ sơ người bán phải lưu giữ (Texas Comptroller). Với hồ sơ POS, New York nói hồ sơ chỉ đầy đủ khi chứng từ gốc có thể đối chiếu trực tiếp với sổ sách và các tờ khai (TB-ST-770). Khoản chi trả, phí và hoàn tiền nằm trong đối chiếu doanh thu và khoản chi trả.

Tôi nên kiểm tra thường xuyên đến mức nào, và khi nào phải bắt đầu thu thuế sau khi vượt ngưỡng?

Kiểm tra hằng tháng sẽ phát hiện việc vượt ngưỡng ở tiểu bang xem xét mười hai tháng liên tục, như Texas, nên người bán có thể vượt ngưỡng vào bất kỳ tháng nào. New York yêu cầu người bán xem xét sau khi mỗi quý thuế bán hàng kết thúc (New York Tax Department). California tính tổng cộng dồn trong năm và mong đợi việc đăng ký vào ngày vượt ngưỡng, nên khi gần ngưỡng, hãy theo dõi tổng đó khi các khoản bán diễn ra và giữ lại ngày cùng khoản bán đã làm vượt ngưỡng.

Quy tắc bắt đầu thu thuế khác nhau, và mỗi quy tắc dựa trên thời điểm bạn vượt ngưỡng:

Các bước đăng ký nằm trong hướng dẫn về New York, Texas và California; ngày bắt đầu của các tiểu bang khác nằm trong hướng dẫn về ngưỡng. Hãy ghi lại ngày và khoản bán làm vượt ngưỡng, kỳ đã đo và ngày bắt đầu theo quy tắc của tiểu bang.

Tôi làm gì trong tháng tổng của một tiểu bang gần chạm ngưỡng?

Hãy xác nhận tiểu bang tính những gì, ước tính tháng bạn sẽ vượt ngưỡng, và tính trước ngày bắt đầu khi chưa đến lúc đó.

1. Đọc lại trang của tiểu bang về ngưỡng, những gì được tính và kỳ đo. Các bản tóm tắt và bảng tổng hợp có thể đã lỗi thời.
2. Tính lại tổng với mọi thứ tiểu bang tính: doanh thu qua sàn thương mại, doanh thu bán lại, các khoản phí và doanh thu của các công ty liên quan.
3. Ước tính từ các tháng gần đây khi nào tổng sẽ vượt ngưỡng, và ghi lại ngày xin giấy phép mà quy tắc bắt đầu của tiểu bang cho ra.
4. Kiểm tra xem bạn đã có lý do để đăng ký chưa, chẳng hạn hàng tồn kho hoặc nhân sự tại tiểu bang đó, và xem thứ bạn bán có chịu thuế ở đó không (địa chỉ nhận hàng và mức thuế).
5. Quyết định khi nào đăng ký. Người bán biết mình sẽ bán vào một tiểu bang có thể đăng ký bất kỳ lúc nào (bảng Streamlined).

Giấy phép không phải điều duy nhất có thể kéo theo các nghĩa vụ nộp tờ khai khác, chẳng hạn thuế thu nhập hoặc thuế đặc quyền kinh doanh của tiểu bang; xem nexus thuế bán hàng và nexus thuế thu nhập.

Tôi cần giữ những hồ sơ nào, và trong bao lâu?

Hãy giữ hồ sơ doanh thu ở cấp đơn hàng đứng sau mỗi tổng theo tiểu bang, các tài liệu về sàn thương mại và miễn thuế, và bảng tính cho thấy cách bạn đã đếm. Hãy giữ trong thời gian bắt buộc của từng tiểu bang, và lâu hơn khi đang bị kiểm tra thuế hoặc khiếu nại. Mức tối thiểu của Texas là 4 năm áp dụng cho mọi người bán, gồm cả người bán chỉ qua sàn thương mại không cần giấy phép (Câu hỏi thường gặp của Texas về sàn thương mại); mức tối thiểu của New York bên dưới dành cho bên bán đã đăng ký.

Hồ sơ về các khoản bán vào một tiểu bang cũng quan trọng trước khi bạn đăng ký. California nói hãy giữ hồ sơ các khoản bán vào California để chứng minh bạn không đạt ngưỡng (California CDTFA), nên người bán dưới mọi ngưỡng vẫn có lý do để giữ bảng tiểu bang. Về hồ sơ liên bang, xem giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Nếu tôi phát hiện đã vượt một ngưỡng ở năm trước thì sao?

Hãy dùng bảng hằng tháng để tìm tháng đầu tiên bài kiểm tra của tiểu bang đạt, ngày lẽ ra phải bắt đầu thu thuế theo quy tắc của tiểu bang đó, và những gì bạn đã bán sau đó. Những dữ kiện này quyết định số thuế còn nợ và các lựa chọn hiện có. Tiểu bang tính mười hai tháng, bốn quý hoặc một năm dương lịch có thể cho ra tháng đầu tiên khác nhau từ cùng một số doanh thu.

Phần thuế không phải việc sửa sổ sách: đăng ký, thuế truy thu, tiền phạt và tự nguyện khai báo là các quyết định riêng; xem bù lại thuế bán hàng chưa thu. Tại New York, thành viên hợp danh, thành viên LLC, và cán bộ điều hành, quản lý hoặc nhân viên có nghĩa vụ hành động có thể chịu trách nhiệm cá nhân về số thuế phải thu (Tax Law 1131; 1133). Phần hồ sơ là việc ghi sổ: nếu nhiều tiểu bang, hoặc doanh thu qua sàn lẫn bán trực tiếp qua nhiều năm khiến khó tìm tháng đầu tiên, sổ sách có thể cần được dựng lại từ cấp đơn hàng trước; xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số liệu bằng đô la Hoa Kỳ.

Texas: sàn thương mại cộng với trang thanh toán riêng của bạn

Một người bán ở Ohio, không có nhân sự hay hàng tồn kho tại Texas, giao $540.000 hàng hóa vào Texas trong mười hai tháng dương lịch. $300.000 đi qua các sàn thương mại có xác nhận sẽ thu thuế, và $240.000 qua trang thanh toán riêng. Texas tính cả $540.000, vượt ngưỡng $500.000 của Texas, nên người bán phải xin giấy phép và thu thuế trên doanh thu từ trang thanh toán riêng. Nếu tổng mười hai tháng lần đầu vượt ngưỡng vào tháng 3, giấy phép và việc thu thuế bắt đầu chậm nhất vào ngày 1 tháng 7. Báo cáo chỉ gồm doanh thu bán trực tiếp cho ra $240.000 và bỏ sót việc này.

New York: đạt số tiền, chưa đạt số lượng giao dịch

Một người bán không có hiện diện tại New York giao $520.000 hàng hóa vào New York trong bốn quý thuế bán hàng, qua 90 giao dịch trên mọi kênh. Bài kiểm tra số tiền đã đạt, nhưng bài kiểm tra số lượng, hơn 100 lần bán hàng, thì chưa, nên trang của New York nói chưa bắt buộc đăng ký. Khi lần xem xét sau quý kết thúc ngày 30 tháng 11 cho thấy 101 giao dịch với tổng vẫn trên $500.000, cả hai bài kiểm tra đều đạt. Hạn đăng ký là trong vòng 30 ngày kể từ cuối quý đó, tức là đến ngày 30 tháng 12, và việc thu thuế bắt đầu 20 ngày sau hạn đó, vào ngày 19 tháng 1. Bảng tiểu bang cần có số lượng giao dịch bên cạnh số tiền.

Pennsylvania: doanh thu không chịu thuế cũng được tính

Một người bán không có hiện diện tại Pennsylvania bán trực tiếp, không qua sàn thương mại. Trong một năm dương lịch, họ có $60.000 doanh thu chịu thuế cho người mua ở Pennsylvania và $45.000 doanh thu không chịu thuế tại Pennsylvania. Department tính tổng số tiền của doanh thu chịu thuế và không chịu thuế, nên tổng là $105.000, vượt ngưỡng $100.000. Báo cáo chỉ gồm doanh thu chịu thuế cho ra $60.000 và bỏ sót việc này. Việc thu thuế khi đó bắt đầu vào ngày 1 tháng 4 của năm sau.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đang gần hoặc đã vượt ngưỡng ở hai tiểu bang trở lên, bán qua cả sàn thương mại lẫn cửa hàng riêng, có nhiều hơn một công ty bán hàng, hoặc không lấy được báo cáo theo tiểu bang rõ ràng từ dữ liệu đơn hàng: có thể cần thiết lập cùng lúc quy tắc đếm, ngày bắt đầu và việc đối chiếu với sổ cái. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn đã bán ở một tiểu bang mà không thu thuế: xem bù lại thuế bán hàng chưa thu. Nếu đơn hàng và khoản chi trả của các năm đó chưa được sắp xếp, xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn cần ngưỡng của một tiểu bang, hoặc chính các bài kiểm tra, chẳng hạn hiện diện thực tế hay kho của sàn thương mại: xem ngưỡng nexus kinh tế về thuế bán hàng theo tiểu bang và nơi bạn phải thu thuế bán hàng.
• Bạn cần mức thuế đúng cho một địa chỉ nhận hàng, hoặc đang bật tính năng thu thuế trong cửa hàng trực tuyến: xem địa chỉ nhận hàng và mức thuế bán hàng và thuế bán hàng của cửa hàng theo tiểu bang.
• Bạn đang đăng ký hoặc đã đăng ký: xem đăng ký tại New York, Texas và California, nộp tờ khai thuế bán hàng, và nexus thuế bán hàng và nexus thuế thu nhập để biết giấy phép có kéo theo nghĩa vụ nộp tờ khai thuế thu nhập hoặc thuế đặc quyền kinh doanh hay không.
• Bạn bán phần mềm, gói đăng ký hoặc dịch vụ, hoặc giao hàng vào Hoa Kỳ từ nước khác: một khoản bán được coi là ở đâu theo bài kiểm tra của tiểu bang tùy vào thứ bạn bán và bán từ đâu; xem thuế bán hàng đối với SaaS và phần mềm và người bán nước ngoài và thuế bán hàng.
• Bạn cần đối chiếu khoản chi trả với doanh thu: xem đối chiếu doanh thu và khoản chi trả.