נקסוס כלכלי במס מכירה: מעקב אחר מכירות לפי מדינה בספרים

איך עוקבים אחר מכירות לפי מדינה לצורך נקסוס כלכלי?

רשמו כל מכירה עם המדינה שאליה נמסרה, סכמו את המכירות לפי מדינה בתקופה שאותה המדינה מודדת, והשוו כל סכום לסף של אותה מדינה. הסף הוא בדרך כלל סכום דולרי של מכירות למדינה. במדינות רבות יש גם מספר מכירות: במדינות מסוימות חוצים סף בסכום או במספר (אחד מהם), במדינות אחרות נדרשים הסכום והמספר (שניהם, כמו בניו יורק), ובמדינות אחרות ביטלו את המספר (טבלת Streamlined Sales Tax Governing Board).

מה הופך את זה ליותר מדוח אחד: מדינות אינן סופרות את אותם דברים. מכירה שנספרת לסף של מדינה אחת אולי אינה נספרת למדינה אחרת, והתקופות שונות. לכן נתון אחד של “הכנסות לפי מדינה” יכול להיות נכון למדינה אחת ושגוי לאחרת. רשמו את החלקים (חייב במס, פטור, מכירה חוזרת, משלוח, ערוץ, החברה המוכרת) ותנו לכלל של כל מדינה לבחור מה לסכום.

מה לאסוף לפני שמתחילים:

• הזמנות או חשבוניות של שנת הלוח הקודמת ושל השנה הנוכחית עד כה, כל אחת עם מדינת משלוח.
• מכירות מפוצלות לפי ערוץ: הקופה המקוונת שלכם, כל שוק מקוון וחשבוניות.
• אילו מכירות היו פטורות או למכירה חוזרת, והתעודות שעומדות מאחוריהן.
• כל חברה שבבעלותכם או בשליטתכם ומוכרת.
• היכן אתם מחזיקים מלאי, כולל סחורה ששוק מקוון או מחסן מאחסנים עבורכם, והיכן יש לכם אנשים. מוכר עם נוכחות פיזית במדינה אינו מוכר מרחוק, ולכן ייתכן שהסף הדולרי אינו המבחן (טבלת Streamlined); ראו איפה חייבים לגבות מס מכירה.

הסף של כל מדינה מופיע בספי נקסוס כלכלי במס מכירה לפי מדינה.

זו יותר מעבודת גיליון אלקטרוני אם אתם מוכרים גם דרך שוק מקוון וגם בחנות משלכם, אתם קרובים לסף בשתי מדינות או יותר, יש לכם יותר מחברה מוכרת אחת, או שנתוני ההזמנות שלכם אינם מאפשרים סכום לפי מדינת משלוח. ייתכן שצריך אז להגדיר יחד את כללי הספירה, מועדי ההתחלה והתאמה לספר הראשי; ראו עזרה בהנהלת חשבונות.

מה רושמים בכל מכירה?

רשמו את מדינת המשלוח, התאריכים, הסכום בחלקיו והערוץ. השדות האלה מזינים את המבחנים שלהלן. במדינה שסופרת מכירות, פעלו לפי ההגדרה שלה למכירה: ניו יורק סופרת כל חשבונית, תלוש מכירה, חוזה או מסמך מכירה אחר (רשות המסים של מדינת ניו יורק).

אילו מכירות נספרות: חייבות, פטורות, למכירה חוזרת, משלוח, חברות קשורות?

טקסס, ניו יורק ופנסילבניה סופרות מכירות חייבות ושאינן חייבות, קליפורניה עשויה לספור מכירות שאינן חייבות כמו מכירה חוזרת ומוסיפה מכירות של חברות קשורות, ופלורידה סופרת מכירות מרחוק חייבות בלבד. הטבלה של Streamlined אומרת שמדינה יכולה לבסס את הסף שלה על מכירות ברוטו, הכנסות ברוטו, מכירות קמעונאיות או מכירות חייבות, ומדינות רבות אינן מפרידות בין מכירות חייבות לשאינן. הכותרת של הטבלה אומרת ינואר 2023 וחלק מהשורות עודכנו מאוחר יותר, ולכן אשרו כל מדינה בעמוד שלה.

קליפורניה סופרת מכירות של כל מי שקשור אליכם, כשקשור מוגדר לפי סעיף ⁦267(b)⁩ בקוד המסים הפדרלי (Internal Revenue Code) (CDTFA של קליפורניה). רשמו כל חברה שבבעלותכם או בשליטתכם, וביקשו ממכין הדוחות לומר אילו מהן קשורות.

מדינות מנסחות את הסף בצורות שונות, כמו “עולה על”, “פחות מ” או “לפחות”, ולכן מוכר שנמצא בדיוק בסף צריך לקרוא את הנוסח של המדינה ולשאול.

האם מכירות בשוק מקוון נספרות כשהשוק גובה את המס?

במדינות מסוימות כן ובאחרות לא. טקסס, ניו יורק וקליפורניה סופרות מכירות בשוק מקוון לסף שלכם גם כשהשוק גובה את המס (טקסס, ניו יורק, קליפורניה). פנסילבניה אומרת למוכר בשוק מקוון לספור את המכירות הישירות שלו ואת המכירות דרך שוק שאינו גובה עבורו (פנסילבניה). החוק בפלורידה אומר שמוכר בשוק מקוון סופר רק מכירות שנעשו מחוץ לשוק כשהוא בודק את הסף שלו, ולכן השמיטו מכירות שנעשו דרך שוק מקוון (חוקי פלורידה 212.05965); מוכר עם נוכחות פיזית בפלורידה נרשם בכל מקרה.

סמנו בכל מכירה את הערוץ שלה והאם השוק גבה, כך שטבלה אחת משרתת את שני סוגי המדינות. גבייה של שוק מקוון אינה מכסה את הקופה המקוונת שלכם: מוכר בטקסס שעבר את הסף עדיין חייב לגבות על מכירות באתר שלו בזמן שהשווקים מטפלים בשלהם (Comptroller של טקסס).

שמרו הוכחה שהשוק גובה. טקסס מצפה להצהרה מספק השוק ואומרת לגבות עד שמקבלים אותה; קליפורניה מפנה להסכם או למסמך אחר שמראה שהמפעיל רשום ואחראי (CDTFA של קליפורניה).

סחורה ששוק מקוון מאחסן עבורכם במדינה עשויה להיחשב נוכחות פיזית בה. טקסס אומרת שמוכר מעל הסף שלה עם סחורה במתקן של שוק בטקסס חייב להחזיק היתר ולגבות, ומוכר מתחתיו אינו חייב אם השוק הצהיר (Comptroller של טקסס). האם מוכר בשוק מקוון צריך היתר במדינה אחרת מוסבר באיפה חייבים לגבות מס מכירה.

איזו תקופה כל מדינה מודדת?

כל מדינה קובעת תקופה משלה: שנת לוח, שנים עשר חודשים נעים או רבעוני מס מכירה. שמרו סכומים לפי מדינה ולפי חודש, ותוכלו לבנות כל אחת מהתצוגות האלה מאותה טבלה.

רבעון בניו יורק אינו רבעון לוח, ולכן דוח לפי רבעוני לוח לא ייתן את הסכום של ניו יורק.

לכל מדינה אחרת, קראו בעמוד שלה שלושה דברים: מה היא סופרת, איזו תקופה היא מודדת ומתי הגבייה חייבת להתחיל. הוסיפו אותם לטבלת המדינות שלכם.

איך מפיקים דוח מכירות לפי מדינה מהחנות, מהחשבוניות או מהספרים?

ייצאו את ההזמנות עם מדינת המשלוח שלהן, ואז סכמו אותן לפי מדינה וחודש. השתמשו בכתובת המשלוח בכל הזמנה, לא בכתובת החיוב או בכתובת החשבון של הלקוח.

1. ייצאו הזמנות או חשבוניות מכל מקום שאתם מוכרים בו: החנות, כל שוק מקוון, החשבוניות ונקודת המכירה. קחו מספר הזמנה, תאריכים, מדינת משלוח, סכומים וערוץ.
2. הניחו את הייצואים בגיליון אחד, שורה אחת להזמנה. הוסיפו מה שחסר בייצוא, כמו החברה המוכרת וסכומים פטורים או למכירה חוזרת. אם הזמנה מערבת פריטים חייבים ופטורים, פצלו את הסכום שלה לעמודות, או השתמשו בשורות פריטים ששומרות את מספר ההזמנה כדי שהמספר לא יתנפח.
3. סכמו לפי מדינה, חודש וערוץ בעזרת טבלת ציר או שאילתה. הוסיפו שורה “מדינה חסרה” ונקו אותה עד לאפס; מכירה בלי מדינה אינה בשום סכום.
4. החילו על הסכומים האלה את כלל הספירה של כל מדינה מהטבלאות שלמעלה.

מעקב אחר סף אינו מחייב חשבון הכנסה נפרד לכל מדינה; שמרו את פירוט המדינות בגיליון ברמת ההזמנה והתאימו את הסכום החודשי שלו למכירות בספר הראשי.

אם הספרים הם הרישום היחיד שלכם, דוח מכירות לפי לקוח עובד רק כשלכל לקוח יש מדינת משלוח אחת והספרים מכילים מכירות בודדות. סיכומים יומיים או סיכומי העברות לבנק אי אפשר לפצל לפי מדינה, וניו יורק אומרת לעסקים רשומים שרישומים בלי הפירוט של כל עסקה, כמו דוחות מסכמים, עלולים להיחשב בלתי מספיקים (⁦TB-ST-770⁩). שמרו את הייצוא ברמת ההזמנה גם אם הספרים מחזיקים סיכומים; ראו כל הזמנה או סיכומי העברות.

איך שומרים שסכומי המדינות מתאימים למכירות בספר הראשי?

בכל חודש, סכמו את דוח המדינות לכל המדינות והשוו אותו למכירות שהספר הראשי מציג לאותו חודש. רשמו כל הפרש עד שהוא מוסבר. סכום מדינה שאי אפשר להתאים לספר הראשי הוא מספר שכדאי לפקפק בו לפני שפועלים לפיו.

טקסס מונה את סך התקבולים ברוטו ממכירות בין הרישומים שמוכר חייב לשמור (Comptroller של טקסס). לגבי רישומי נקודת מכירה, ניו יורק אומרת שהרישומים שלמים רק אם אפשר להתאים מסמכי מקור ישירות לספרים ולדוחות (⁦TB-ST-770⁩). העברות לבנק, עמלות והחזרים מוסברים בהתאמת מכירות והעברות לבנק.

באיזו תדירות לבדוק, ומתי מתחילה הגבייה אחרי שחוצים?

בדיקה חודשית תופסת חציית סף במדינה שבודקת שנים עשר חודשים נעים, כמו טקסס, כך שמוכר יכול לחצות בכל חודש. ניו יורק אומרת למוכרים לבדוק אחרי סיום כל רבעון מס מכירה (רשות המסים של מדינת ניו יורק). קליפורניה סופרת סכום מצטבר לשנה ומצפה לרישום ביום שבו הוא עובר את הסף, ולכן כשקרובים, עקבו אחר הסכום הזה תוך כדי המכירות ושמרו את התאריך ואת המכירה שחצתה.

כללי ההתחלה שונים, וכל אחד נקבע לפי המועד שבו חוצים את הסף:

שלבי הרישום מופיעים במדריכים על ניו יורק, טקסס וקליפורניה; מועדי ההתחלה של מדינות אחרות מופיעים במדריך הספים. רשמו את תאריך החציה ואת המכירה, את התקופה הנמדדת ואת מועד ההתחלה שכלל המדינה קובע.

מה עושים בחודש שסכום מדינה מתקרב לסף?

אשרו מה המדינה סופרת, העריכו באיזה חודש תחצו, וחשבו את מועד ההתחלה לפני שמגיעים.

1. קראו שוב את העמוד של המדינה כדי לבדוק את הסף, מה נספר והתקופה. סיכומים וטבלאות מתיישנים.
2. חשבו מחדש את הסכום עם כל מה שהמדינה סופרת: מכירות בשוק מקוון, מכירות למכירה חוזרת, דמי שירות ומכירות של חברות קשורות.
3. העריכו לפי החודשים האחרונים מתי הסכום יעבור את הסף, ורשמו את תאריך ההיתר שכלל ההתחלה של המדינה נותן אז.
4. בדקו אם כבר יש לכם סיבה להירשם, כמו מלאי או אנשים במדינה, והאם מה שאתם מוכרים חייב שם במס (כתובת משלוח ושיעור).
5. החליטו מתי להירשם. מוכר שיודע שימכור למדינה רשאי להירשם בכל עת (טבלת Streamlined).

היתר אינו הדבר היחיד שיכול להתחיל חובות הגשה אחרות, כמו מס הכנסה או מס זיכיון של מדינה; ראו נקסוס במס מכירה ונקסוס במס הכנסה.

אילו רישומים שומרים, ולכמה זמן?

שמרו את רישומי המכירות ברמת ההזמנה שעומדים מאחורי כל סכום מדינה, את מסמכי השוק המקוון והפטורים, ואת הגיליון שמראה איך ספרתם. שמרו אותם לתקופה שכל מדינה דורשת, וליותר בזמן ביקורת או ערעור. המינימום של טקסס, 4 שנים, חל על כל המוכרים, כולל מוכר בשוק מקוון בלבד שאינו צריך היתר (שאלות נפוצות של טקסס על שווקים מקוונים); המינימום של ניו יורק שלהלן מיועד לעסקים רשומים.

רישומי מכירות למדינה חשובים גם לפני ההרשמה. קליפורניה אומרת לשמור רישומי מכירות לקליפורניה כדי להראות שאינכם עומדים בסף (CDTFA של קליפורניה), ולכן מוכר שמתחת לכל סף עדיין יש לו סיבה לשמור את טבלת המדינות שלו. לרישומים פדרליים ראו כמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

מה אם גיליתי שחציתי סף בשנה קודמת?

השתמשו בטבלה החודשית כדי למצוא את החודש הראשון שבו מבחן המדינה התקיים, את התאריך שבו הגבייה הייתה אמורה להתחיל לפי כלל המדינה, ומה מכרתם אחריו. העובדות האלה קובעות מה חייבים ואילו אפשרויות קיימות. מדינה שסופרת שנים עשר חודשים, ארבעה רבעונים או שנת לוח יכולה לתת חודש ראשון שונה מאותן מכירות.

צד המס אינו תיקון בהנהלת חשבונות: רישום, מס רטרואקטיבי, קנסות וגילוי מרצון הם החלטות נפרדות; ראו השלמת מס מכירה שלא נגבה. בניו יורק, שותפים, חברי LLC ונושאי משרה, מנהלים או עובדים שחובה עליהם לפעול יכולים להיות אחראים אישית למס שנדרש לגבות (חוק המסים 1131; 1133). צד הרישומים הוא הנהלת חשבונות: אם כמה מדינות, או שילוב של מכירות בשוק מקוון ומכירות ישירות לאורך שנים, מקשים על מציאת החודש הראשון, ייתכן שצריך לבנות מחדש את הספרים קודם ברמת ההזמנה; ראו עזרה בהנהלת חשבונות.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

טקסס: שוק מקוון וגם קופה משלכם

מוכר באוהיו, בלי אנשים או מלאי בטקסס, משלח לטקסס סחורה בשווי ⁦$540,000⁩ במשך שנים עשר חודשי לוח. ⁦$300,000⁩ עוברים דרך שווקים מקוונים שמצהירים שהם גובים, ו-⁠⁦$240,000⁩ דרך הקופה המקוונת שלו. טקסס סופרת את כל ⁦$540,000⁩, שהם מעל סף של ⁦$500,000⁩ בטקסס, ולכן המוכר חייב להוציא היתר ולגבות על מכירות הקופה המקוונת שלו. אם הסכום של שנים עשר החודשים עבר את הסף לראשונה במרץ, ההיתר והגבייה מתחילים לא יאוחר מ-⁠1 ביולי. דוח של מכירות ישירות בלבד מציג ⁦$240,000⁩ ומחמיץ זאת.

ניו יורק: הסכום התקיים, מספר המכירות לא

מוכר בלי נוכחות בניו יורק מוסר לניו יורק סחורה בשווי ⁦$520,000⁩ במשך ארבעה רבעוני מס מכירה, ב-⁠90 מכירות בכל הערוצים. מבחן הסכום מתקיים, אבל מבחן המספר, יותר מ-⁠100 מכירות, לא, ולכן העמוד של ניו יורק אומר שרישום עדיין אינו נדרש. כשהבדיקה אחרי הרבעון שהסתיים ב-⁠30 בנובמבר מראה 101 מכירות והסכום עדיין מעל ⁦$500,000⁩, שני המבחנים מתקיימים. הרישום נדרש בתוך 30 ימים מסוף הרבעון, עד 30 בדצמבר, והגבייה מתחילה 20 ימים אחרי המועד הזה, ב-⁠19 בינואר. טבלת המדינות צריכה מספר מכירות ולא רק סכומים.

פנסילבניה: מכירות שאינן חייבות נספרות

מוכר בלי נוכחות בפנסילבניה מוכר ישירות, לא דרך שוק מקוון. בשנת לוח אחת הוא מבצע מכירות חייבות בסך ⁦$60,000⁩ לקונים בפנסילבניה ומכירות בסך ⁦$45,000⁩ שאינן חייבות במס בפנסילבניה. המחלקה סופרת את הסכום ברוטו של מכירות חייבות ושאינן חייבות, ולכן הסך הוא ⁦$105,000⁩, מעל סף של ⁦$100,000⁩. דוח של מכירות חייבות בלבד מציג ⁦$60,000⁩ ומחמיץ זאת. הגבייה מתחילה אז ב-⁠1 באפריל של השנה שלאחר מכן.

המצב שלכם שונה?

• אתם קרובים לסף או מעליו בשתי מדינות או יותר, מוכרים גם דרך שוק מקוון וגם בחנות משלכם, יש לכם יותר מחברה מוכרת אחת, או שאינכם מצליחים להפיק דוח מדינות נקי מנתוני ההזמנות: ייתכן שצריך להגדיר יחד את כללי הספירה, מועדי ההתחלה והתאמה לספר הראשי. ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• כבר מכרתם במדינה בלי לגבות: ראו השלמת מס מכירה שלא נגבה. אם ההזמנות וההעברות לבנק של אותן שנים אינן מסודרות, ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם צריכים את הסף של מדינה, או את המבחנים עצמם, כמו נוכחות פיזית או מחסן של שוק מקוון: ראו ספי נקסוס כלכלי במס מכירה לפי מדינה ואיפה חייבים לגבות מס מכירה.
• אתם צריכים את השיעור הנכון לכתובת משלוח, או מפעילים גבייה בחנות מקוונת: ראו כתובת משלוח ושיעור מס מכירה ומס מכירה לפי מדינה בחנות מקוונת.
• אתם נרשמים או רשומים: ראו רישום בניו יורק, בטקסס ובקליפורניה, הגשת דוחות מס מכירה, ונקסוס במס מכירה ונקסוס במס הכנסה לשאלה אם היתר מתחיל גם חובת הגשה של מס הכנסה או מס זיכיון.
• אתם מוכרים תוכנה, מנויים או שירותים, או משלחים לארה״ב ממדינה אחרת: היכן ממוקמת מכירה לצורך המבחן של מדינה תלוי במה שאתם מוכרים ומאיפה; ראו מס מכירה על SaaS ותוכנה ומוכרים זרים ומס מכירה.
• אתם צריכים להתאים העברות לבנק למכירות: ראו התאמת מכירות והעברות לבנק.