דוח המס הראשון של העסק בארה״ב: מדריך שלב אחר שלב

מה צריך להחליט לפני שמתחילים את הדוח הראשון?

לפני שמזינים מספרים, קובעים איך העסק ממוסה פדרלית, מהי שנת המס הראשונה שלו ובאיזו שיטה חשבונאית הוא פועל. התווית המשפטית במסמכי ההקמה של LLC לא קובעת לבדה איזה דוח מס הכנסה להגיש. כדי לזהות את הדוח, ולבדוק אם חובה להגיש דוח גם כשלא הייתה הכנסה, אפשר להיעזר באילו דוחות מס העסק מגיש. אם LLC עם בעלים יחיד שאינה מוכרת לצורכי מס מצרפת בעלים נוסף, סיווג ברירת המחדל שלה משתנה לשותפות מרגע האירוע (IRS: שינויי סיווג של LLC).

בחברת S בודקים את הודעת האישור של IRS על הבחירה ואת תאריך התחולה שלה. בדרך כלל יש להגיש את טופס 2553 תוך חודשיים ו-15 ימים מתחילת שנת המס. בישות חדשה, תאריך התחולה בשנה הראשונה הוא בדרך כלל המועד המוקדם ביותר שבו היו לה בעלים, נכסים או פעילות עסקית. נושא משרה מוסמך חותם על טופס 2553, ובעלי המניות הנדרשים נותנים הסכמה בחלק I. לפי IRS, מגישים טופס 1120-S רק לשנה שחלה עליה בחירה שאושרה, והגשת טופס 2553 בלבד אינה אישור. אם לא התקבלה תשובה, פועלים לפי הוראות טופס 2553. חברה שבחירת S שלה נכנסת לתוקף אחרי שנת המס הראשונה שלה עשויה להזדקק לדוח אחר לתקופה המוקדמת. גם צירוף בעל מניות שאינו כשיר יכול להפסיק את מעמד S (הוראות טופס 1120-S).

בוחרים את סוף השנה ואת השיטה החשבונאית שהכללים מתירים. ישות חדשה קובעת בדרך כלל את שנת המס שלה בדוח הראשון, ועצמאי עוקב בדרך כלל אחרי שנת המס הקיימת של הבעלים. בקשה ל-EIN או בקשת הארכה אינן קובעות שנת מס. לשותפויות ולחברות S יש בדרך כלל אפשרויות מוגבלות לבחירת שנת מס. בשיטת המזומן מדווחים בדרך כלל על הכנסה כשהיא מתקבלת, ובשיטת צבירה (accrual) מדווחים עליה בדרך כלל כשהיא נצברת. שינוי של השנה או של השיטה בהמשך עשוי לדרוש אישור של IRS או בקשה פורמלית לשינוי (פרסום 583; פרסום 538).

מתי מגישים את הדוח הראשון אם העסק התחיל באמצע השנה?

תאריך התחלה באמצע השנה אינו מעביר את מועד ההגשה ליום השנה של תחילת העסק. לשותפות או לחברה חדשה עשויה להיות שנת מס ראשונה קצרה שמסתיימת בסוף השנה שנבחר או נדרש, והדוח מכסה את התקופה הזו. המועד להגשה נספר מסוף התקופה (פרסום 538).

אלה הכללים הכלליים לפי לוח המועדים של IRS והוראות טופס 1120. אם המועד חל בסוף שבוע או בחג רשמי, הוא נדחה ליום העסקים הבא. לפני ההגשה בודקים את תאריך ההגשה בפועל לאותה שנה ואם IRS הכריז על הקלה בגלל אסון.

אם שותפות או חברה צריכה זמן נוסף להכנת הדוח, היא מגישה טופס 7004 עד המועד המקורי. ההארכה מוסיפה בדרך כלל שישה חודשים להגשה. עצמאי מבקש בדרך כלל הארכה לטופס 1040 במקום זאת. אף אחת מההארכות אינה מאריכה את זמן התשלום של מס שנותר לתשלום (הוראות טופס 7004; לוח המועדים של IRS).

מה מגישים בשנה הראשונה, ובאיזה סדר?

מתאימים את הספרים ובמקביל בודקים את מועדי הדוחות על שכר ואת מועדי דוחות המידע, כי ייתכן שהם חלים לפני דוח מס ההכנסה. שותפות או חברת S מוסרת לבעלים טפסי K-1 לפני שהם מגישים דוחות שמדווחים על הסכומים האלה. חברת C מגישה את טופס 1120 בנפרד, ובעלי המניות מדווחים על השכר שלהם ועל דיבידנדים חייבים במס, ולא על רווח של החברה שלא חולק (מועדי תשלום של מסי שכר ב-IRS; IRS: הקמת חברה).

הדוח הפדרלי למס הכנסה לא מחליף דוחות שכר ודוחות מידע. מעסיקים מגישים בדרך כלל טופס 941 בכל רבעון וטפסי W-2 אחרי סוף השנה, ורובם מגישים גם טופס 940 שנתי למס פדרלי לדמי אבטלה. תשלומים לקבלנים עשויים לחייב טופס 1099-NEC (מועדי תשלום של מסי שכר ב-IRS). הכללים המדויקים לגבי הדוח הפדרלי ולגבי חובת הגשה בלי הכנסה מופיעים באילו דוחות מס העסק מגיש.

אפשר לנכות הוצאות מלפני פתיחת העסק?

חלק מההוצאות שלפני הפתיחה אפשר להחזיר כניכוי מהרגע שהעסק הפעיל מתחיל לפעול. מפרידים אותן מהוצאות רגילות ששולמו אחרי הפתיחה, ומנכסים כמו ציוד, שחלים עליהם כללים אחרים (פרסום 583).

מועד הפתיחה חשוב: הוצאה שהתבצעה לפני תחילת הפעילות אינה הוצאה שוטפת באופן אוטומטי. רושמים מה קנה כל תשלום, מתי שולם, ומתי העסק היה מוכן לפעול. אם העסק עדיין לא התחיל פעילות, אין להניח שניכוי הוצאות ההקמה מתחיל רק משום שהישות הוקמה (26 U.S.C. § 195).

אילו החלטות בשנה הראשונה קשה לשנות אחר כך?

הדוח הראשון יכול לקבוע שיטות שממשיכות לשנים הבאות. לפני ההגשה בודקים את שנת המס המותרת, את שיטת המזומן או הצבירה, את הטיפול במלאי כשזה רלוונטי, ואת סיווג ה-LLC או בחירת מעמד S (פרסום 538; הוראות טופס 2553).

הכללים האלה ונהלי השינוי מופיעים בפרסום 583, בפרסום 538 ובהוראות טופס 1120-S. אם בחירה חסרה או לא אושרה, קראו את הקלה בבחירת מעמד S שהוגשה באיחור לפני שמתייחסים לישות כאל חברת S.

אילו רשומות צריך לאסוף?

אוספים מסמכים שמסבירים גם את המספרים וגם את הבעלות עליהם. IRS דורש רשומות שמראות הכנסות והוצאות של העסק, ותשלום בנקאי לבדו לא מוכיח שהוצאה זכאית לניכוי (פרסום 583; IRS: שמירת רשומות).

• מסמכי הקמה, תאריך תחילת הפעילות, הודעת ה-EIN, בחירות מס ותשובות של IRS, הסכם בעלות, ולכל בעלים: שם, כתובת, מספר זיהוי מס והחלק ברווחים ובהפסדים (הוראות טופס 1065).
• דפי חשבון של בנק וכרטיסי אשראי עסקיים, דוחות מכירות, חשבוניות, קבלות וטפסי 1099-K, 1099-NEC או 1099-MISC שהתקבלו. מתאימים את סך התשלומים ברוטו למכירות, להחזרים, לעמלות ולהפקדות. מפרידים הלוואות והון שהבעלים הכניסו מהכנסות ממכירות, ומשיכות וחלוקות מהוצאות (IRS: טופס 1099-K).
• קבלות מלפני הפתיחה, עם מטרת כל הוצאה ותאריך תחילת הפעילות.
• רשומות של רכישת נכסים, תאריכי שימוש ראשון, ספירות מלאי אם רלוונטי ויתרות הלוואות.
• רשומות שכר, טפסי 941 ו-W-2, רשומות תשלום לקבלנים, טפסי 1099 ותשלומי מקדמות מס.
• בשותפות או בחברת S: הסכומים שכל בעלים הזרים, הלווה, משך וקיבל. הדוח עשוי לדרוש מאזן ונספחים לפי בעלים (הוראות טופס 1065; הוראות טופס 1120-S).

אם הספרים מפגרים, קראו את השלמת ספרים שהתעכבו לפני שמעתיקים לדוח סכומים שלא הותאמו. להחלטה על ניהול שוטף של הרשומות, ראו ניהול הספרים בעצמכם או שכירת איש מקצוע להנהלת חשבונות.

אפשר להכין לבד טופס 1120-S או טופס 1065?

כן, לפי ההוראות של IRS העסק רשאי להכין ולהגיש את הדוח בעצמו. המבחן המעשי הוא אם אפשר להתאים את הספרים ולדווח נכון על חלקו של כל בעלים, על הון שהוא הזרים, על חלוקות, על הלוואות ועל הנספחים הנדרשים, ולא רק להזין מכירות פחות הוצאות (הוראות טופס 1065; הוראות טופס 1120-S).

דוח שותפות מחלק פריטים בין השותפים ומספק לכל שותף טופס K-1. דוח חברת S מספק לכל בעל מניות טופס K-1 וחייב לשקף בחירה תקפה במעמד S. כל אחד מהדוחות עשוי לדרוש מאזן ונספחי התאמה, לפי העובדות, וההוראות של הטופס מפרטות את היוצאים מן הכלל. שינוי בזכויות בשותפות מפעיל כללי הקצאה מיוחדים. אם בעל מניות בחברת S עוזב, החברה יכולה לבחור להקצות כאילו השנה נסגרה באותו תאריך. כל בעלי המניות המושפעים צריכים להסכים, וההצהרה מצורפת לטופס 1120-S מקורי או מתוקן שהוגש בזמן (הוראות טופס 1065; הוראות טופס 1120-S). דוח שכולל נכס שבעלים הכניס לעסק, שינוי בבעלות, חוב, הפסדים או פעילות ביותר ממדינה אחת דורש בדיקה מעמיקה יותר. לפרטי הפעולה בכל סוג ישות, ראו איך ממוסות שותפויות או איך ממוסות חברות S.

בודקים את הדוח המוגמר ושומרים את הרשומות התומכות בו, בין שהכנתם אותו בעצמכם ובין שהשתמשתם במכין דוחות בתשלום. ההנחיה של IRS לבחירת איש מקצוע למס מסבירה שלמכיני דוחות בתשלום יש הכשרות שונות. שואלים מי יכין את הדוח ויחתום עליו, ואיך ייבדקו הנספחים של הבעלים.

חייבים להגיש אלקטרונית, או אפשר לשלוח את הדוח בדואר?

אם אתם מכינים בעצמכם טופס 1040 עם Schedule C, אפשר להגיש אותו אלקטרונית או בדואר. כללי ההגשה האלקטרונית של דוחות שכר ודוחות מידע שהעסק חייב להגיש נבדקים בנפרד (IRS: הגשת דוח מס).

שותפות חייבת בדרך כלל להגיש טופס 1065 אלקטרונית אם היא נדרשת להגיש לפחות 10 דוחות מכל סוג בשנה הקלנדרית שמסתיימת עם שנת המס שלה או בתוכה. חברת S חייבת בדרך כלל להגיש טופס 1120-S אלקטרונית אם היא נדרשת להגיש לפחות 10 דוחות בתקופה הקלנדרית הזו. חברת C חייבת בדרך כלל להגיש טופס 1120 אלקטרונית אם היא, או קבוצת החברות בשליטתה במצטבר, עומדת בסף הזה באותה תקופה. בשנת מס ראשונה קצרה משתמשים בשנה הקלנדרית שבה היא מסתיימת. סופרים דוחות הכנסה, שכר, בלו ודוחות מידע, כולל טפסי W-2, 1099 ו-941, לפי השנה שבה הם נדרשים להיות מוגשים ולא לפי שנת המס שהם מדווחים עליה (IRS: תקנות הגשה אלקטרונית).

שותפות עם יותר מ-100 שותפים ישירים במהלך שנת המס חייבת להגיש טופס 1065 אלקטרונית, בלי קשר לספירה הכללית הזו (IRS: תקנות הגשה אלקטרונית). אם העסק מתחת לסף הרלוונטי וההוראות של הטופס מתירות זאת, הגשה בנייר היא אפשרות. משתמשים בהוראות הדואר העדכניות של אותו דוח. ל-IRS יש נהלים לוויתור בגלל קושי ולפטור מטעמי דת כשהגשה אלקטרונית נדרשת, ולהם תנאים נפרדים (IRS נושא 803). שומרים הוכחה שההגשה האלקטרונית התקבלה, או שהדוח בנייר נשלח בדואר בזמן.

מתי דוח ראשון מצריך בדרך כלל איש מקצוע?

כדאי לבקש בדיקה לפני ההגשה כשעובדה בשנה הראשונה משנה את הטיפול במס או מחייבת בחירה, הערכת שווי או הקצאה שאי אפשר לבסס. האותות העיקריים הם בחירת S שלא אושרה, נכס שבעלים הכניס לעסק, חלוקת בעלות מורכבת, כמה מדינות, בעלים זרים, או הפסד עסקי שמתכוונים לנצל באופן אישי (הוראות טופס 1120-S; הוראות טופס 1065).

מביאים את רשומות ההקמה והבחירות, ספרים שהותאמו, קבלות מלפני הפתיחה, רשימת נכסים, הגשות שכר והיסטוריית עסקאות הבעלים. כך מכין הדוחות יכול לבדוק את הדוח מול הרשומות ולא לשחזר את השנה מהפקדות. אם המועד קרוב, מבקשים בזמן את ההארכה המתאימה ומשלמים את המס שנותר לתשלום. ההארכה לא מסדירה עמדות לא ודאיות בדוח (הוראות טופס 7004).

דוגמה

הסכומים להמחשה והם בדולרים אמריקאיים. שותפות עם שני בעלים שהם אנשים פרטיים בעלי שנת מס קלנדרית מוקמת ב-1 ביולי, נפתחת ב-1 בספטמבר ומשתמשת בסוף שנה ב-31 בדצמבר. טופס 1065 הראשון שלה מכסה את התקופה הקצרה שמסתיימת ב-31 בדצמבר, והמועד הכללי להגשה הוא 15 במרץ של השנה הבאה, בהתאמה לסופי שבוע ולחגים.

בין ההקמה לפתיחה השותפות הוציאה 8,000 דולר על הוצאות הקמה מזכות. אם כל 8,000 הדולר עומדים בכללי ההקמה, היא מנכה 5,000 דולר כשהעסק מתחיל, ופורסת את 3,000 הדולר הנותרים על פני 180 חודשים החל מספטמבר. בספטמבר עד דצמבר זה 3,000 ÷ 180 × 4 = כ-67 דולר הפחתה, ובסך הכול ניכוי הוצאות הקמה בשנה הראשונה הוא כ-5,067 דולר. ציוד שנקנה ב-4,000 דולר מסווג בנפרד. השותפים משלימים את הספרים ואת טופס 1065 לפני שהם משתמשים בטפסי K-1 בדוחות האישיים שלהם.

המצב שלכם שונה?

• לעסק לא הייתה הכנסה, או שאינכם בטוחים איזה דוח חל: ראו אילו דוחות מס העסק מגיש.
• בחירת ה-S שלכם חסרה או שלא אושרה: ראו הקלה בבחירת מעמד S שהוגשה באיחור.
• בעל חברת S עבד בעסק בלי שכר דרך מערכת השכר: ראו שכר לבעלים של חברת S.
• אתם מצפים לקזז שכר בהפסד של השנה הראשונה: ראו הפסדים עסקיים.
• העסק שלכם הוא LLC או חברה בקליפורניה: ראו מס מינימום ואגרת LLC בקליפורניה לכללים של השנה הראשונה ושל המדינה.
• גורם זר מחזיק בעסק: ל-LLC עם בעלים יחיד ייתכן שנדרש דיווח של LLC עם בעלים יחיד בבעלות זרה. לשותפות או ל-LLC עם כמה חברים ייתכן שנדרש ניכוי במקור משותפים זרים. לחברת C ייתכן שנדרש דיווח של חברת C בבעלות זרה.
• הדוח הראשון כבר מאוחר: ראו קנסות על איחור בהגשה ובתשלום.
• בחירה באמצע השנה, נכס שהוכנס לעסק או כמה מדינות מסבכים את הדוח: אספו את רשומות הבחירה, ההעברה והמדינות עבור הכנת דוחות מס.