تقديم أول إقرار ضريبي لنشاطك التجاري في أمريكا خطوة بخطوة

ما الذي يجب حسمه قبل البدء في أول إقرار؟

احسم المعاملة الضريبية الفيدرالية للنشاط التجاري وسنته الضريبية الأولى وطريقته المحاسبية قبل إدخال الأرقام. التصنيف القانوني في مستندات تأسيس شركة LLC لا يحدد وحده أي إقرار لضريبة الدخل عليك تقديمه. استخدم الإقرارات التي يقدّمها نشاطك التجاري لتحديد الإقرار المطلوب، ومعرفة ما إذا كان التقديم لازمًا عند عدم وجود دخل. إذا أضافت شركة LLC مُهمَلة ضريبيًا ذات عضو واحد مالكًا جديدًا، يتحول تصنيفها الافتراضي إلى شراكة منذ هذه الواقعة (IRS: تغييرات تصنيف LLC).

بالنسبة إلى شركة S، راجع إشعار IRS بقبول الاختيار وتاريخ سريانه. يحلّ موعد تقديم النموذج 2553 عادةً خلال شهرين و15 يومًا من بداية السنة الضريبية. وفي الكيان الجديد، يكون تاريخ السريان في السنة الأولى عادةً هو أقدم تاريخ كان فيه للكيان مالكون أو أصول أو نشاط تجاري. يوقّع مسؤول مفوَّض النموذج 2553، ويوقّع المساهمون المطلوبون موافقتهم في الجزء I. وتقول IRS إن النموذج 1120-S يُقدَّم فقط عن سنة يشملها اختيار مقبول؛ فتقديم النموذج 2553 وحده ليس تأكيدًا للقبول. وإذا لم يصلك رد، فاتبع تعليمات النموذج 2553 للمتابعة. وقد تحتاج الشركة التي يسري اختيار S لها بعد سنتها الضريبية الأولى إلى إقرار مختلف عن الفترة السابقة؛ كما أن إضافة مساهم غير مؤهل قد تُنهي وضع شركة S (تعليمات النموذج 1120-S).

اختر نهاية السنة والطريقة المحاسبية اللتين تسمح بهما القواعد. يعتمد الكيان الجديد سنته الضريبية عادةً في إقراره الأول، بينما يتبع صاحب المنشأة الفردية عادةً السنة الضريبية التي يعتمدها هو أصلًا. طلب EIN أو طلب التمديد لا يعني اعتماد سنة ضريبية. وتكون خيارات السنة الضريبية للشراكات وشركات S مقيّدة عادةً. تسجّل المحاسبة النقدية الدخل عادةً عند استلامه، وتسجّله المحاسبة على أساس الاستحقاق عادةً عند اكتسابه. وقد يتطلب تغيير السنة أو الطريقة لاحقًا موافقة IRS أو طلب تغيير رسميًا (المنشور 583؛ المنشور 538).

متى يحين موعد أول إقرار إذا بدأ النشاط التجاري في منتصف السنة؟

بدء النشاط في منتصف السنة لا ينقل موعد التقديم إلى ذكرى تأسيس النشاط. فقد تكون للشراكة أو الشركة الجديدة سنة ضريبية أولى قصيرة تنتهي في نهاية السنة التي اختارتها أو التي يفرضها النظام؛ ويغطي إقرارها هذه الفترة، ويُحسب الموعد النهائي من نهاية تلك السنة (المنشور 538).

هذه هي القواعد العامة الواردة في التقويم الضريبي لدى IRS وتعليمات النموذج 1120. إذا صادف الموعد عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة رسمية، ينتقل إلى يوم العمل التالي. تحقق من تاريخ التقديم الفعلي لتلك السنة ومن أي إعفاءات تعلنها IRS عند الكوارث قبل التقديم.

إذا احتاجت الشراكة أو الشركة إلى وقت أطول للإعداد، فقدّم النموذج 7004 قبل موعدها الأصلي؛ وهو يمنح عادةً ستة أشهر إضافية للتقديم. أما صاحب المنشأة الفردية فيطلب عادةً تمديد مهلة النموذج 1040 بدلًا من ذلك. ولا يمنح أي من التمديدين وقتًا إضافيًا لدفع الضريبة المستحقة (تعليمات النموذج 7004؛ التقويم الضريبي لدى IRS).

ما المطلوب في السنة الأولى، وبأي ترتيب؟

سوِّ الدفاتر مع مراجعة مواعيد إقرارات الرواتب والإقرارات المعلوماتية؛ فقد تحلّ هذه الإقرارات قبل إقرار ضريبة الدخل. تسلّم الشراكة أو شركة S المالكين نماذج Schedule K-1 قبل أن يقدّموا إقراراتهم التي تُدرج هذه البنود. أما شركة C فتقدّم النموذج 1120 على حدة؛ ويُبلغ المساهمون عن أجورهم وتوزيعات الأرباح الخاضعة للضريبة التي تلقّوها، لا عن أرباح الشركة غير الموزعة (IRS: مواعيد استحقاق ضرائب التوظيف؛ IRS: تأسيس شركة).

إقرار ضريبة الدخل الفيدرالي لا يغني عن إقرارات الرواتب ولا عن الإقرارات المعلوماتية. يقدّم أصحاب العمل عادةً النموذج 941 كل ربع سنة، والنماذج W-2 بعد نهاية السنة؛ ويقدّم معظمهم أيضًا النموذج 940 السنوي لضريبة البطالة الفيدرالية. وقد تستدعي المدفوعات للمقاولين تقديم النموذج 1099-NEC (IRS: مواعيد استحقاق ضرائب التوظيف). أما تفاصيل الإقرار الفيدرالي المطلوب وقواعد التقديم عند عدم وجود دخل فتجدها في الإقرارات التي يقدّمها نشاطك التجاري.

هل يمكنني خصم التكاليف التي دفعتها قبل افتتاح النشاط؟

قد يمكن استرداد بعض تكاليف ما قبل الافتتاح بدءًا من الوقت الذي يبدأ فيه النشاط الفعلي. افصلها عن التكاليف العادية المدفوعة بعد الافتتاح، وعن الأصول مثل المعدات التي تخضع لقواعد أخرى (المنشور 583).

تاريخ الافتتاح مهم: فالإنفاق قبل بدء العمليات ليس تلقائيًا مصروفًا تشغيليًا جاريًا. سجّل ما اشتراه كل دفع وتاريخه وتاريخ جاهزية النشاط للعمل. وإذا لم يبدأ النشاط عملياته الفعلية، فلا تفترض أن خصم نفقات البدء يبدأ لمجرد تأسيس الكيان (26 U.S.C. § 195).

ما خيارات السنة الأولى التي يصعب تغييرها لاحقًا؟

قد يرسّخ أول إقرار طرقًا تستمر في السنوات اللاحقة. راجع السنة الضريبية المسموح بها، وطريقة المحاسبة النقدية أو على أساس الاستحقاق، ومعاملة المخزون عند الاقتضاء، وأي تصنيف لشركة LLC أو اختيار لشركة S قبل التقديم (المنشور 538؛ تعليمات النموذج 2553).

تجد هذه القواعد وإجراءات التغيير في المنشور 583 والمنشور 538 وتعليمات النموذج 1120-S. وإذا كان الاختيار مفقودًا أو غير مؤكد، فراجع تخفيف عقوبة تأخر اختيار شركة S قبل التعامل مع الكيان على أنه شركة S.

ما السجلات التي أحتاج إلى جمعها؟

اجمع المستندات التي تفسّر الأرقام وتبيّن من يملكها. تشترط IRS سجلات تُظهر دخل النشاط التجاري ومصروفاته؛ ومجرد وجود دفعة مصرفية لا يثبت أن المصروف مؤهل للخصم (المنشور 583؛ IRS: حفظ السجلات).

• مستندات التأسيس وتاريخ البدء وإشعار EIN والخيارات الضريبية وردود IRS واتفاقية الملكية، واسم كل مالك وعنوانه ورقم تعريفه الضريبي وحصته من الأرباح والخسائر (تعليمات النموذج 1065).
• كشوف الحسابات المصرفية وكشوف البطاقات الخاصة بالنشاط التجاري وتقارير المبيعات والفواتير والإيصالات والنماذج 1099-K أو 1099-NEC أو 1099-MISC المستلمة. سوِّ إجمالي المدفوعات مع المبيعات والمبالغ المستردة والرسوم والإيداعات؛ وافصل القروض ومساهمات المالك عن المبيعات، والسحوبات والتوزيعات عن المصروفات (IRS: النموذج 1099-K).
• إيصالات ما قبل الافتتاح، مع بيان الغرض من كل تكلفة وتاريخ بدء العمليات الفعلية.
• سجلات شراء الأصول وتواريخ أول استخدام لها وجرد المخزون عند الاقتضاء وأرصدة القروض.
• سجلات الرواتب والنماذج 941 وW-2 وسجلات المدفوعات للمقاولين والنماذج 1099 ودفعات الضريبة التقديرية.
• بالنسبة إلى الشراكة أو شركة S، المبالغ التي ساهم بها كل مالك أو أقرضها أو سحبها أو تلقاها. وقد يتطلب الإقرار ميزانية عمومية وملاحق خاصة بكل مالك (تعليمات النموذج 1065؛ تعليمات النموذج 1120-S).

إذا كانت الدفاتر متأخرة، فاستخدم تدارك الدفاتر المتأخرة قبل نقل إجماليات غير مسوّاة إلى الإقرار. ولقرار حفظ السجلات المستمر، راجع مسك دفاترك بنفسك أم توظيف مسؤول مسك الدفاتر.

هل يمكنني إعداد النموذج 1120-S أو النموذج 1065 بنفسي؟

نعم، تتيح تعليمات IRS للنشاط التجاري إعداد إقراره وتقديمه بنفسه. والاختبار العملي هو: هل تستطيع تسوية الدفاتر والإبلاغ بدقة عن حصة كل مالك ومساهماته وتوزيعاته وقروضه والملاحق المطلوبة، وليس مجرد إدخال المبيعات ناقص المصروفات (تعليمات النموذج 1065؛ تعليمات النموذج 1120-S).

يوزّع إقرار الشراكة البنود بين الشركاء ويُصدر نموذج Schedule K-1 لكل شريك. ويُصدر إقرار شركة S نموذج Schedule K-1 لكل مساهم، ويجب أن يعكس اختيار S صحيحًا. وقد يتطلب أي من الإقرارين ميزانية عمومية وملاحق تسوية بحسب وقائعه؛ وتبيّن تعليمات النموذج الاستثناءات. ويستدعي تغيّر حصة في شراكة قواعد توزيع خاصة. وإذا غادر مساهم شركة S، يمكن للشركة اختيار التوزيع كما لو أُغلقت سنتها في ذلك التاريخ؛ ويجب أن يوافق جميع المساهمين المتأثرين، ويُرفق البيان بالنموذج 1120-S الأصلي أو المعدّل المقدَّم في موعده (تعليمات النموذج 1065؛ تعليمات النموذج 1120-S). والإقرار الذي يتضمن ممتلكات مساهَمًا بها أو ملكية متغيرة أو ديونًا أو خسائر أو نشاطًا في أكثر من ولاية يحتاج إلى مراجعة أدق. ولمعرفة آليات كل كيان، راجع كيف تُفرض الضريبة على الشراكات أو كيف تُفرض الضريبة على شركات S.

راجع الإقرار المكتمل واحتفظ بسجلاته الداعمة سواء أعددته بنفسك أو استعنت بمعدّ إقرارات مدفوع الأجر. يوضح إرشاد IRS حول اختيار متخصص ضرائب أن معدّي الإقرارات المدفوعين تختلف مؤهلاتهم؛ فاسأل من سيعدّ الإقرار ويوقّعه وكيف ستُراجع ملاحق المالكين.

هل يجب أن أقدّم الإقرار إلكترونيًا، أم يمكنني إرساله بالبريد؟

إذا أعددت النموذج 1040 الخاص بك مع Schedule C بنفسك، يمكنك تقديمه إلكترونيًا أو بالبريد. وراجع قواعد التقديم الإلكتروني المنفصلة لأي إقرارات توظيف أو إقرارات معلوماتية يلزم نشاطك التجاري بتقديمها (IRS: تقديم إقرارك الضريبي).

يجب على الشراكة عادةً تقديم النموذج 1065 إلكترونيًا إذا كانت مطالَبة بتقديم 10 إقرارات على الأقل من أي نوع خلال السنة التقويمية التي تنتهي مع سنتها الضريبية أو خلالها. ويجب على شركة S عادةً تقديم النموذج 1120-S إلكترونيًا إذا كانت مطالَبة بتقديم 10 إقرارات على الأقل في تلك الفترة. ويجب على شركة C عادةً تقديم النموذج 1120 إلكترونيًا إذا بلغت هي أو مجموعتها الخاضعة للسيطرة مجتمعةً هذا الحد في تلك الفترة. وفي السنة الضريبية الأولى القصيرة، استخدم السنة التقويمية التي تنتهي فيها. احسب إقرارات الدخل والتوظيف وضرائب الاستهلاك الانتقائية (excise) والإقرارات المعلوماتية، بما فيها النماذج W-2 و1099 و941، وفق وقت وجوب تقديمها، لا وفق السنة الضريبية التي تغطيها (IRS: لوائح التقديم الإلكتروني).

يجب على الشراكة التي لديها أكثر من 100 شريك مباشر خلال السنة الضريبية تقديم النموذج 1065 إلكترونيًا بصرف النظر عن هذا العدد العام (IRS: لوائح التقديم الإلكتروني). وإذا كان النشاط التجاري دون الحد المنطبق وسمحت تعليمات النموذج بذلك، فالتقديم الورقي خيار متاح؛ واتبع تعليمات البريد الحالية لذلك الإقرار. ولدى IRS إجراءات لإعفاء الضرورة والإعفاء الديني عندما يكون التقديم الإلكتروني مطلوبًا؛ ولها شروط مستقلة (IRS Topic 803). احتفظ بما يثبت قبول التقديم الإلكتروني أو إرسال الإقرار الورقي بالبريد في موعده.

متى يحتاج أول إقرار عادةً إلى متخصص؟

اطلب مراجعة قبل التقديم عندما تغيّر واقعة في السنة الأولى المعاملة الضريبية، أو تتطلب اختيارًا أو تقييمًا أو توزيعًا لا تستطيع إثباته. وأهم المؤشرات: اختيار S غير مؤكد، أو ممتلكات ساهم بها مالك، أو توزيع ملكية معقد، أو عدة ولايات، أو ملاك أجانب، أو خسارة في النشاط التجاري تتوقع استخدامها شخصيًا (تعليمات النموذج 1120-S؛ تعليمات النموذج 1065).

أحضر مستندات التأسيس والاختيارات الضريبية، والدفاتر المسوّاة، وإيصالات ما قبل الافتتاح، وقائمة الأصول، وإقرارات الرواتب، وسجل معاملات المالك. بذلك يستطيع معدّ الإقرار اختبار الإقرار مقابل السجلات بدلًا من إعادة بناء السنة من الإيداعات. وإذا اقترب الموعد النهائي، فاطلب التمديد المنطبق في وقته وادفع أي ضريبة مستحقة؛ فالتمديد لا يحسم المواقف غير المؤكدة في الإقرار (تعليمات النموذج 7004).

مثال

المبالغ التوضيحية بالدولار الأمريكي. تؤسَّس شراكة بمالكَين فردَين وسنة تقويمية في 1 يوليو، وتفتتح النشاط في 1 سبتمبر، وتعتمد 31 ديسمبر نهايةً للسنة. يغطي أول نموذج 1065 لها الفترة القصيرة المنتهية في 31 ديسمبر، وموعده العام 15 مارس من السنة التالية، مع تعديله عند مصادفة عطلة نهاية الأسبوع أو العطلات الرسمية.

أنفقت الشراكة بين التأسيس والافتتاح 8,000 دولار على نفقات بدء مؤهلة. إذا استوفت الـ 8,000 دولار كلها قواعد نفقات البدء، فإنها تخصم 5,000 دولار عند بدء النشاط وتوزّع الـ 3,000 دولار المتبقية على 180 شهرًا بدءًا من سبتمبر. ومن سبتمبر إلى ديسمبر يكون الإطفاء 3,000 ÷ 180 × 4 = نحو 67 دولارًا، فيصبح إجمالي خصم نفقات البدء في السنة الأولى نحو 5,067 دولار. وتُصنَّف المعدات المشتراة بـ 4,000 دولار بشكل منفصل. ويُنهي الشريكان الدفاتر والنموذج 1065 قبل استخدام نماذج Schedule K-1 في إقراريهما الشخصيين.

هل وضعك مختلف؟

• لم يحقق النشاط التجاري دخلًا، أو لست متأكدًا من الإقرار المنطبق: راجع الإقرارات التي يقدّمها نشاطك التجاري.
• اختيار شركة S الخاص بك مفقود أو لم يُقبل: راجع تخفيف عقوبة تأخر اختيار شركة S.
• عمل مالك شركة S في النشاط دون كشف رواتب: راجع راتب مالك شركة S.
• تتوقع أن تعوّض أجورك بخسارة السنة الأولى: راجع خسائر النشاط التجاري.
• نشاطك التجاري شركة LLC أو شركة في كاليفورنيا: راجع الحد الأدنى للضريبة ورسوم LLC في كاليفورنيا لمعرفة قواعد السنة الأولى والقواعد الخاصة بالولاية.
• يملك النشاط التجاري شخص أجنبي: قد تحتاج شركة LLC ذات العضو الواحد إلى تقديم إقرار شركة LLC ذات العضو الواحد المملوكة لأجنبي؛ وقد تحتاج الشراكة أو شركة LLC متعددة الأعضاء إلى استقطاع ضريبة على الشريك الأجنبي؛ وقد تحتاج شركة C إلى تقديم إقرار شركة C المملوكة لأجنبي.
• أول إقرار تأخر بالفعل: راجع غرامات التأخر في التقديم والدفع.
• اختيار في منتصف السنة أو ممتلكات مساهَم بها أو عدة ولايات تعقّد الإقرار: اجمع سجلات الاختيار والنقل والولاية من أجل إعداد الإقرارات الضريبية.