Khai thuế doanh nghiệp lần đầu tại Hoa Kỳ: hướng dẫn từng bước

Cần xác định những gì trước khi bắt đầu tờ khai đầu tiên?

Trước khi nhập số liệu, hãy xác định cách đánh thuế liên bang của doanh nghiệp, năm thuế đầu tiên và phương pháp kế toán. Nhãn pháp lý trong giấy tờ thành lập LLC không tự cho bạn biết phải nộp tờ khai thuế thu nhập nào. Hãy dùng Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào để xác định tờ khai và xem có phải nộp tờ khai khi doanh nghiệp không có thu nhập hay không. Nếu một LLC một thành viên là pháp nhân bị bỏ qua về thuế (disregarded entity) có thêm chủ sở hữu, cách phân loại mặc định của LLC đó chuyển sang hợp danh kể từ sự kiện này (IRS: thay đổi cách phân loại LLC).

Với S corporation, hãy kiểm tra thông báo IRS chấp nhận bầu chọn và ngày có hiệu lực. Form 2553 nói chung phải nộp trong vòng hai tháng 15 ngày sau khi năm thuế bắt đầu. Với pháp nhân mới, ngày hiệu lực của năm đầu nói chung là ngày sớm nhất pháp nhân có chủ sở hữu, tài sản hoặc hoạt động kinh doanh. Một cán bộ điều hành (officer) được ủy quyền ký Form 2553, và các cổ đông bắt buộc đồng ý trong Part I. IRS cho biết chỉ nộp Form 1120-S cho năm nằm trong phạm vi một bầu chọn đã được chấp nhận; chỉ nộp Form 2553 thì chưa phải là xác nhận. Nếu chưa nhận được phản hồi, hãy theo dõi theo hướng dẫn Form 2553. Công ty có bầu chọn S corporation bắt đầu hiệu lực sau năm thuế đầu tiên có thể phải nộp một loại tờ khai khác cho giai đoạn trước đó. Việc thêm một cổ đông không đủ điều kiện cũng có thể chấm dứt quy chế S corporation (hướng dẫn Form 1120-S).

Hãy chọn năm tài chính và phương pháp kế toán mà quy định cho phép. Pháp nhân mới nói chung chọn năm thuế ngay trên tờ khai đầu tiên. Chủ doanh nghiệp một chủ nói chung dùng năm thuế sẵn có của chủ sở hữu. Đơn xin EIN hoặc yêu cầu gia hạn không có nghĩa là đã chọn năm thuế. Hợp danh và S corporation nói chung bị hạn chế khi chọn năm thuế. Kế toán theo tiền mặt nói chung ghi nhận thu nhập khi nhận tiền, còn kế toán theo dồn tích nói chung ghi nhận khi phát sinh. Đổi năm thuế hoặc phương pháp về sau có thể cần IRS chấp thuận hoặc phải nộp yêu cầu thay đổi chính thức (Publication 583; Publication 538).

Doanh nghiệp bắt đầu giữa năm thì khi nào đến hạn nộp tờ khai đầu tiên?

Ngày bắt đầu giữa năm không làm hạn nộp tờ khai dời sang ngày kỷ niệm của doanh nghiệp. Hợp danh hoặc công ty mới có thể có năm thuế đầu ngắn, kết thúc vào ngày cuối năm mà doanh nghiệp chọn hoặc bị bắt buộc. Tờ khai bao gồm giai đoạn đó, và hạn nộp được tính từ ngày cuối năm thuế ấy (Publication 538).

Đây là các quy tắc chung trong lịch thuế của IRS và hướng dẫn Form 1120. Nếu hạn rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn được dời sang ngày làm việc kế tiếp. Trước khi nộp, hãy kiểm tra ngày nộp thực tế của năm đó và các biện pháp hỗ trợ thiên tai của IRS, nếu có.

Nếu hợp danh hoặc công ty cần thêm thời gian chuẩn bị, hãy nộp Form 7004 trước hạn gốc. Form này nói chung cho thêm sáu tháng để nộp tờ khai. Chủ doanh nghiệp một chủ nói chung xin gia hạn cho Form 1040. Cả hai loại gia hạn đều không cho thêm thời gian để nộp thuế (hướng dẫn Form 7004; lịch thuế của IRS).

Năm đầu có những khoản nào đến hạn, theo thứ tự nào?

Hãy đối chiếu sổ sách đồng thời kiểm tra hạn nộp tờ khai thuế lương và tờ khai thông tin, vì các hồ sơ này có thể đến hạn trước tờ khai thuế thu nhập. Hợp danh hoặc S corporation phải gửi Schedule K-1 cho các chủ sở hữu trước khi họ nộp tờ khai khai báo các khoản đó. C corporation nộp Form 1120 riêng. Cổ đông tự khai tiền lương và cổ tức chịu thuế của mình, không khai phần lợi nhuận của công ty chưa chia (hạn nộp thuế lương của IRS; IRS: thành lập công ty).

Tờ khai thuế thu nhập liên bang không thay thế tờ khai thuế lương hay tờ khai thông tin. Người sử dụng lao động nói chung nộp Form 941 mỗi quý và Form W-2 sau khi kết thúc năm. Phần lớn còn nộp Form 940 hằng năm cho thuế thất nghiệp liên bang. Các khoản trả cho nhà thầu có thể phải khai bằng Form 1099-NEC (hạn nộp thuế lương của IRS). Quy định chi tiết về tờ khai liên bang và việc nộp khi không có thu nhập nằm trong Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào.

Có được khấu trừ chi phí phát sinh trước khi doanh nghiệp mở cửa không?

Một số chi phí trước khi mở cửa có thể được khấu trừ dần kể từ khi hoạt động kinh doanh chính thức bắt đầu. Hãy tách riêng các chi phí này khỏi chi phí thông thường sau khi mở cửa và khỏi tài sản như thiết bị, vì các khoản đó theo quy tắc khác (Publication 583).

Ngày mở cửa rất quan trọng: khoản chi trước khi hoạt động bắt đầu không tự động là chi phí hoạt động hiện hành. Hãy ghi lại mỗi khoản thanh toán mua gì, ngày nào, và ngày doanh nghiệp sẵn sàng hoạt động. Nếu doanh nghiệp chưa bắt đầu hoạt động chính thức, đừng cho rằng khoản khấu trừ chi phí khởi sự đã bắt đầu chỉ vì pháp nhân đã được thành lập (26 U.S.C. § 195).

Những lựa chọn nào trong năm đầu khó thay đổi về sau?

Tờ khai đầu tiên có thể thiết lập các phương pháp được áp dụng cho những năm sau. Trước khi nộp, hãy xem lại năm thuế được phép, phương pháp tiền mặt hoặc dồn tích, cách xử lý hàng tồn kho nếu có, cùng mọi lựa chọn phân loại LLC hoặc bầu chọn S corporation (Publication 538; hướng dẫn Form 2553).

Các quy tắc và thủ tục thay đổi này có trong Publication 583, Publication 538 và hướng dẫn Form 1120-S. Nếu thiếu bầu chọn hoặc chưa được xác nhận, hãy xem Ân hạn cho bầu chọn S corporation nộp trễ trước khi coi pháp nhân là S corporation.

Cần thu thập những hồ sơ nào?

Hãy thu thập các tài liệu giải thích cả số liệu lẫn quyền sở hữu. IRS yêu cầu hồ sơ chứng minh thu nhập và chi phí kinh doanh. Chỉ riêng một giao dịch ngân hàng không chứng minh khoản chi đủ điều kiện khấu trừ (Publication 583; IRS: lưu giữ hồ sơ).

• Giấy tờ thành lập, ngày bắt đầu, thông báo EIN, các bầu chọn về thuế và phản hồi của IRS, thỏa thuận sở hữu, cùng tên, địa chỉ, mã số thuế và tỷ lệ chia lãi lỗ của từng chủ sở hữu (hướng dẫn Form 1065).
• Sao kê ngân hàng và thẻ của doanh nghiệp, báo cáo doanh thu, hóa đơn, biên nhận, và các Form 1099-K, 1099-NEC hoặc 1099-MISC đã nhận. Hãy đối chiếu tổng số tiền nhận với doanh thu, hoàn tiền, phí và các khoản gửi vào tài khoản. Tách khoản vay và vốn chủ sở hữu góp vào khỏi doanh thu, và tách khoản rút vốn, khoản phân phối khỏi chi phí (IRS: Form 1099-K).
• Biên nhận từ trước khi mở cửa, kèm mục đích của từng khoản chi và ngày hoạt động chính thức bắt đầu.
• Hồ sơ mua tài sản, ngày bắt đầu sử dụng, kiểm kê hàng tồn kho nếu có, và số dư các khoản vay.
• Hồ sơ tiền lương, Form 941 và W-2, hồ sơ thanh toán cho nhà thầu, Form 1099, và các khoản thuế nộp tạm tính.
• Với hợp danh hoặc S corporation, các khoản mỗi chủ sở hữu đã góp, cho vay, rút và nhận. Tờ khai có thể yêu cầu bảng cân đối kế toán và các bảng kê riêng cho từng chủ sở hữu (hướng dẫn Form 1065; hướng dẫn Form 1120-S).

Nếu sổ sách đang chậm, hãy dùng Hoàn thiện sổ sách tồn đọng trước khi chép các số tổng chưa đối chiếu vào tờ khai. Để quyết định cách lưu giữ hồ sơ lâu dài, xem Tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.

Tôi có thể tự lập Form 1120-S hoặc Form 1065 không?

Có, hướng dẫn của IRS cho phép doanh nghiệp tự lập và nộp tờ khai của mình. Phép thử thực tế là bạn có thể đối chiếu sổ sách và khai đúng phần lãi lỗ được chia, khoản góp vốn, khoản phân phối, khoản vay của từng chủ sở hữu cùng các bảng kê bắt buộc hay không, chứ không chỉ nhập doanh thu trừ chi phí (hướng dẫn Form 1065; hướng dẫn Form 1120-S).

Tờ khai hợp danh phân bổ các khoản mục cho các thành viên và cấp Schedule K-1 cho từng người. Tờ khai S corporation cấp Schedule K-1 cho từng cổ đông và phải phản ánh một bầu chọn S corporation hợp lệ. Tùy tình huống, mỗi loại tờ khai có thể cần bảng cân đối kế toán và các bảng đối chiếu. Hướng dẫn của biểu mẫu liệt kê các ngoại lệ. Khi phần vốn hợp danh thay đổi, các quy tắc phân bổ đặc biệt được áp dụng. Nếu một cổ đông S corporation rời đi, công ty có thể bầu chọn phân bổ như thể năm thuế đã kết thúc vào ngày đó. Mọi cổ đông bị ảnh hưởng đều phải đồng ý, và bản kê khai được nộp kèm Form 1120-S gốc hoặc bản điều chỉnh nộp đúng hạn (hướng dẫn Form 1065; hướng dẫn Form 1120-S). Tờ khai có tài sản góp vốn, thay đổi chủ sở hữu, nợ, lỗ hoặc hoạt động ở nhiều tiểu bang cần được xem xét kỹ hơn. Về cách tính riêng cho từng loại pháp nhân, xem Hợp danh bị đánh thuế như thế nào hoặc S corporation bị đánh thuế như thế nào.

Dù tự lập hay thuê người chuẩn bị thuế, bạn vẫn nên xem lại tờ khai đã hoàn tất và giữ hồ sơ chứng từ kèm theo. Hướng dẫn của IRS về chọn người chuẩn bị thuế chuyên nghiệp giải thích rằng người chuẩn bị thuế có trình độ khác nhau. Hãy hỏi ai sẽ lập và ký tờ khai, và các bảng kê cho chủ sở hữu sẽ được kiểm tra ra sao.

Tôi phải nộp điện tử hay có thể gửi tờ khai qua đường bưu điện?

Nếu bạn tự lập Form 1040 kèm Schedule C, bạn có thể nộp điện tử hoặc gửi bưu điện. Hãy kiểm tra riêng quy định nộp điện tử đối với các tờ khai thuế lương hoặc tờ khai thông tin mà doanh nghiệp phải nộp (IRS: nộp tờ khai thuế).

Hợp danh nói chung phải nộp điện tử Form 1065 nếu trong năm dương lịch kết thúc cùng hoặc trong năm thuế của hợp danh, hợp danh phải nộp ít nhất 10 tờ khai các loại. S corporation nói chung phải nộp điện tử Form 1120-S nếu phải nộp ít nhất 10 tờ khai trong giai đoạn năm dương lịch đó. C corporation nói chung phải nộp điện tử Form 1120 nếu bản thân công ty hoặc cả nhóm công ty chịu sự kiểm soát chung (controlled group) đạt ngưỡng đó trong giai đoạn nêu trên. Với năm thuế đầu ngắn, hãy dùng năm dương lịch mà năm thuế đó kết thúc. Hãy đếm các tờ khai thuế thu nhập, thuế lương, thuế tiêu thụ đặc biệt và tờ khai thông tin, kể cả Form W-2, 1099 và 941, theo thời điểm chúng phải nộp, không theo năm thuế mà chúng báo cáo (IRS: quy định nộp điện tử).

Hợp danh có hơn 100 thành viên trực tiếp trong năm thuế phải nộp điện tử Form 1065, bất kể ngưỡng đếm chung nói trên (IRS: quy định nộp điện tử). Nếu doanh nghiệp dưới ngưỡng áp dụng và hướng dẫn của biểu mẫu cho phép, bạn có thể nộp bản giấy. Hãy dùng địa chỉ và hướng dẫn gửi thư hiện hành của tờ khai đó. Khi bắt buộc nộp điện tử, IRS có thủ tục miễn vì khó khăn và miễn vì tôn giáo, với các điều kiện riêng (IRS Topic 803). Hãy giữ bằng chứng cho thấy hồ sơ nộp điện tử đã được chấp nhận hoặc tờ khai giấy đã được gửi đúng hạn.

Khi nào nên nhờ chuyên gia làm tờ khai đầu tiên?

Hãy nhờ rà soát trước khi nộp khi một tình tiết của năm đầu làm thay đổi cách đánh thuế, hoặc đòi hỏi bầu chọn, định giá hay phân bổ mà bạn không có cơ sở chứng minh. Các dấu hiệu chính gồm bầu chọn S corporation chưa được xác nhận, tài sản do chủ sở hữu góp, cách chia sở hữu phức tạp, nhiều tiểu bang, chủ sở hữu là người nước ngoài, hoặc khoản lỗ kinh doanh mà bạn dự định dùng cho tờ khai cá nhân (hướng dẫn Form 1120-S; hướng dẫn Form 1065).

Hãy mang theo hồ sơ thành lập và bầu chọn, sổ sách đã đối chiếu, biên nhận trước khi mở cửa, danh sách tài sản, hồ sơ thuế lương và lịch sử giao dịch của chủ sở hữu. Nhờ vậy người chuẩn bị thuế có thể kiểm tra tờ khai theo hồ sơ thay vì phải dựng lại cả năm từ các khoản tiền gửi. Nếu sắp đến hạn, hãy xin gia hạn phù hợp đúng hạn và nộp số thuế còn phải nộp. Gia hạn không giải quyết các cách xử lý còn chưa chắc chắn trên tờ khai (hướng dẫn Form 7004).

Ví dụ

Các số tiền dưới đây chỉ để minh họa, tính bằng đô la Hoa Kỳ. Một hợp danh có hai chủ sở hữu cá nhân dùng năm dương lịch, thành lập ngày 1 tháng 7, mở cửa ngày 1 tháng 9 và dùng ngày cuối năm là 31 tháng 12. Form 1065 đầu tiên của hợp danh này bao gồm giai đoạn ngắn kết thúc ngày 31 tháng 12, với hạn chung là ngày 15 tháng 3 của năm sau, điều chỉnh khi rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ.

Giữa lúc thành lập và lúc mở cửa, hợp danh đã chi $8.000 cho chi phí khởi sự đủ điều kiện. Nếu toàn bộ $8.000 đáp ứng quy tắc chi phí khởi sự, hợp danh khấu trừ $5.000 khi hoạt động bắt đầu và phân bổ $3.000 còn lại trong 180 tháng, bắt đầu từ tháng Chín. Từ tháng Chín đến tháng Mười Hai, mức phân bổ là $3.000 ÷ 180 × 4 = khoảng $67, nên tổng khoản khấu trừ chi phí khởi sự của năm đầu là khoảng $5.067. Thiết bị mua với giá $4.000 được phân loại riêng. Các thành viên hoàn tất sổ sách và Form 1065 trước khi dùng Schedule K-1 trên tờ khai cá nhân của họ.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Doanh nghiệp không có thu nhập, hoặc bạn chưa rõ tờ khai nào áp dụng: xem Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào.
• Bầu chọn S corporation của bạn bị thiếu hoặc không được chấp nhận: xem Ân hạn cho bầu chọn S corporation nộp trễ.
• Chủ sở hữu S corporation làm việc trong doanh nghiệp mà không chạy bảng lương: xem Tiền lương của chủ sở hữu S corporation.
• Bạn dự định dùng khoản lỗ năm đầu để bù vào tiền lương: xem Lỗ kinh doanh.
• Doanh nghiệp của bạn là LLC hoặc công ty tại California: xem Thuế tối thiểu California và phí LLC để biết quy định năm đầu và quy định riêng của tiểu bang.
• Chủ sở hữu doanh nghiệp là người nước ngoài: LLC một thành viên có thể cần khai thuế cho LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu. Hợp danh hoặc LLC nhiều thành viên có thể cần khấu trừ đối với thành viên hợp danh nước ngoài. C corporation có thể cần khai thuế cho C corporation do người nước ngoài sở hữu.
• Tờ khai đầu tiên đã trễ hạn: xem Tiền phạt nộp trễ tờ khai và nộp trễ thuế.
• Bầu chọn giữa năm, tài sản góp vốn hoặc nhiều tiểu bang làm tờ khai phức tạp: hãy chuẩn bị hồ sơ bầu chọn, chuyển nhượng và tiểu bang cho dịch vụ chuẩn bị thuế.