Produire sa première déclaration de revenus d'entreprise (É.-U.)

Que faut-il régler avant de préparer la première déclaration d'une entreprise américaine?

Avant de saisir les chiffres, réglez le traitement fiscal fédéral de l'entreprise, sa première année d'imposition et sa méthode comptable. Le type de société indiqué dans les documents de constitution d'une LLC ne dit pas, à lui seul, quelle déclaration de revenus produire. Consultez Quelles déclarations votre entreprise produit pour trouver la bonne déclaration et savoir si elle est exigée quand l'entreprise n'a eu aucun revenu. Si une LLC à membre unique, traitée comme une entité ignorée (distincte de son propriétaire seulement sur papier), ajoute un propriétaire, sa classification par défaut devient celle d'une société de personnes à partir de cet événement (IRS : changements de classification d'une LLC).

Pour une société de type S (S corporation), vérifiez l'avis d'acceptation du choix envoyé par l'IRS et sa date d'entrée en vigueur. Le formulaire 2553 doit généralement être produit dans les deux mois et 15 jours suivant le début de l'année d'imposition. Pour une nouvelle entité, la date d'entrée en vigueur de la première année est généralement la date la plus ancienne à laquelle elle a eu des propriétaires, des actifs ou des activités. Un dirigeant autorisé signe le formulaire 2553, et les actionnaires requis donnent leur consentement à la partie I. L'IRS précise de produire le formulaire 1120-S seulement pour une année visée par un choix accepté; produire le formulaire 2553 seul ne confirme rien. Si aucune réponse n'est arrivée, suivez les instructions du formulaire 2553. Une société de type S dont le choix prend effet après sa première année d'imposition peut devoir produire une autre déclaration pour la période précédente. L'ajout d'un actionnaire non admissible peut aussi mettre fin au statut de société de type S (instructions du formulaire 1120-S).

Choisissez la fin d'exercice et la méthode comptable que les règles permettent. Une nouvelle entité américaine adopte généralement son année d'imposition à sa première déclaration; une entreprise individuelle suit généralement l'année d'imposition existante de son propriétaire. Une demande d'EIN (numéro d'identification fiscale américain) ou de prolongation n'adopte pas d'année d'imposition. Les sociétés de personnes et les sociétés de type S ont généralement un choix limité d'année d'imposition. La comptabilité de caisse déclare généralement le revenu quand il est reçu, tandis que la comptabilité d'exercice le déclare généralement quand il est gagné. Changer l'année ou la méthode plus tard peut exiger l'approbation de l'IRS ou une demande de changement officielle (Publication 583; Publication 538).

Quand la première déclaration est-elle due si l'entreprise a démarré en cours d'année?

Un démarrage en cours d'année ne reporte pas la date limite de production à l'anniversaire de l'entreprise. Une nouvelle société de personnes ou société par actions américaine peut avoir une première année d'imposition courte, qui se termine à la fin d'exercice qu'elle a choisie ou qui lui est imposée. Sa déclaration couvre cette période, et la date limite se calcule à partir de cette fin d'exercice (Publication 538).

Ce sont les règles générales du calendrier fiscal de l'IRS et des instructions du formulaire 1120. Une fin de semaine ou un jour férié reporte la date limite au jour ouvrable suivant. Vérifiez la date de production réelle pour l'année et tout allègement de l'IRS en cas de sinistre avant de produire la déclaration.

Si une société de personnes ou une société par actions américaine a besoin de plus de temps pour préparer sa déclaration, elle produit le formulaire 7004 avant sa date limite initiale; il ajoute généralement six mois pour produire la déclaration. Une entreprise individuelle demande généralement plutôt une prolongation pour son formulaire 1040. Aucune des deux prolongations ne donne plus de temps pour payer l'impôt dû (instructions du formulaire 7004; calendrier fiscal de l'IRS).

Quelles sont les obligations de la première année, et dans quel ordre?

Rapprochez les livres tout en surveillant les dates limites de la paie et des déclarations de renseignements; ces dépôts peuvent être exigibles avant la déclaration de revenus. Une société de personnes ou une société de type S remet aux propriétaires leurs annexes K-1 avant qu'ils produisent leurs déclarations qui déclarent ces éléments. Une société de type C produit séparément le formulaire 1120; ses actionnaires déclarent leurs propres salaires et dividendes imposables, et non les bénéfices non distribués de la société (dates limites des impôts liés à l'emploi de l'IRS; IRS : constituer une société).

La déclaration de revenus fédérale ne remplace ni les déclarations de paie ni les déclarations de renseignements. Les employeurs américains produisent généralement le formulaire 941 chaque trimestre et les formulaires W-2 après la fin de l'année; la plupart produisent aussi le formulaire 940 annuel pour la taxe fédérale sur le chômage. Les paiements aux entrepreneurs indépendants peuvent exiger le formulaire 1099-NEC (dates limites des impôts liés à l'emploi de l'IRS). Les règles exactes sur la déclaration fédérale et sur la production sans revenu se trouvent dans Quelles déclarations votre entreprise produit.

Puis-je déduire les frais d'avant l'ouverture de l'entreprise?

Certains frais d'avant l'ouverture peuvent être récupérés à compter du début de l'entreprise active. Gardez-les séparés des frais courants payés après l'ouverture et des actifs comme l'équipement, qui suivent d'autres règles (Publication 583).

La date d'ouverture compte : les dépenses engagées avant le début des activités ne sont pas automatiquement des dépenses courantes d'exploitation. Notez ce que chaque paiement a servi à acheter, sa date et la date à laquelle l'entreprise était prête à fonctionner. Si l'entreprise n'a pas commencé ses activités, ne tenez pas pour acquis que la déduction des dépenses de démarrage commence simplement parce que l'entité a été constituée (26 U.S.C. § 195).

Quels choix de la première année sont difficiles à changer plus tard?

La première déclaration peut établir des méthodes qui se poursuivent les années suivantes. Avant de produire la déclaration, passez en revue l'année d'imposition permise, la méthode de caisse ou d'exercice, le traitement des stocks s'il y a lieu, ainsi que toute classification de LLC ou tout choix de société de type S (Publication 538; instructions du formulaire 2553).

Ces règles et les procédures de changement se trouvent dans la Publication 583, la Publication 538 et les instructions du formulaire 1120-S. Si un choix manque ou n'est pas confirmé, lisez Allègement pour choix tardif de société de type S avant de traiter l'entité comme une société de type S.

Quels registres dois-je rassembler pour une première déclaration d'entreprise américaine?

Rassemblez les documents qui expliquent à la fois les chiffres et l'identité des propriétaires de l'entreprise. L'IRS exige des registres qui montrent les revenus et les dépenses de l'entreprise; un paiement bancaire seul ne prouve pas qu'une dépense donne droit à une déduction (Publication 583; IRS : tenue des registres).

• Documents de constitution, date de début, avis d'EIN, choix fiscaux et réponses de l'IRS, convention entre propriétaires, ainsi que le nom, l'adresse, le numéro d'identification fiscale et la part des bénéfices et des pertes de chaque propriétaire (instructions du formulaire 1065).
• Relevés bancaires et de cartes de l'entreprise, rapports de ventes, factures, reçus et formulaires 1099-K, 1099-NEC ou 1099-MISC reçus. Rapprochez les paiements bruts des ventes, des remboursements, des frais et des dépôts; séparez les prêts et les apports des propriétaires des ventes, et les retraits et distributions des dépenses (IRS : formulaire 1099-K).
• Reçus d'avant l'ouverture, avec l'objet de chaque dépense et la date du début des activités.
• Documents d'achat des actifs, dates de première utilisation, inventaires des stocks s'il y a lieu et soldes des prêts.
• Registres de paie, formulaires 941 et W-2, registres des paiements aux entrepreneurs indépendants, formulaires 1099 et versements d'impôt estimatif.
• Pour une société de personnes ou une société de type S, les sommes que chaque propriétaire a apportées, prêtées, retirées et reçues. La déclaration peut exiger un bilan et des annexes propres à chaque propriétaire (instructions du formulaire 1065; instructions du formulaire 1120-S).

Si les livres sont en retard, lisez Rattraper une tenue de livres en retard avant de reporter des totaux non rapprochés dans une déclaration. Pour décider de la tenue de livres courante, lisez Tenir ses livres soi-même ou engager un spécialiste de la tenue de livres.

Puis-je préparer moi-même mon formulaire 1120-S ou mon formulaire 1065?

Oui, les instructions de l'IRS permettent à l'entreprise de préparer et de produire sa propre déclaration. Le vrai critère est de savoir si vous pouvez rapprocher les livres et déclarer correctement la part de chaque propriétaire, ses apports, ses distributions, ses prêts et les annexes exigées, et pas seulement inscrire les ventes moins les dépenses (instructions du formulaire 1065; instructions du formulaire 1120-S).

La déclaration d'une société de personnes américaine répartit les éléments entre les associés et fournit l'annexe K-1 de chacun. La déclaration d'une société de type S fournit l'annexe K-1 de chaque actionnaire et doit refléter un choix valide de société de type S. L'une et l'autre peuvent exiger un bilan et des annexes de rapprochement selon les faits; les instructions du formulaire énumèrent les exceptions. Un changement de participation dans une société de personnes entraîne des règles de répartition particulières. Si un actionnaire d'une société de type S la quitte, la société peut choisir de répartir les éléments comme si son année avait pris fin à cette date; tous les actionnaires touchés doivent y consentir, et l'énoncé du choix est joint à un formulaire 1120-S original ou modifié produit à temps (instructions du formulaire 1065; instructions du formulaire 1120-S). Une déclaration qui comporte un bien apporté, un changement de propriété, des dettes, des pertes ou des activités dans plus d'un État demande un examen plus attentif. Pour les mécanismes propres à chaque entité, lisez Comment les sociétés de personnes sont imposées ou Comment les sociétés de type S sont imposées.

Révisez la déclaration terminée et conservez ses pièces justificatives, que vous la prépariez vous-même ou que vous fassiez appel à un préparateur rémunéré. Le guide de l'IRS pour choisir un professionnel de la fiscalité explique que les préparateurs rémunérés n'ont pas tous les mêmes qualifications; demandez qui préparera et signera la déclaration et comment les annexes des propriétaires seront vérifiées.

Dois-je produire la déclaration par voie électronique ou puis-je l'envoyer par la poste?

Si vous préparez vous-même votre formulaire 1040 avec l'annexe C, vous pouvez le produire par voie électronique ou l'envoyer par la poste. Vérifiez séparément les règles de production électronique des déclarations de paie ou de renseignements que votre entreprise doit produire (IRS : produire sa déclaration).

Une société de personnes américaine doit généralement produire le formulaire 1065 par voie électronique si elle doit produire au moins 10 déclarations de tout type pendant l'année civile qui se termine avec son année d'imposition ou au cours de celle-ci. Une société de type S doit généralement produire le formulaire 1120-S par voie électronique si elle doit produire au moins 10 déclarations durant cette période d'année civile. Une société de type C doit généralement produire le formulaire 1120 par voie électronique si elle, ou son groupe contrôlé au total, atteint ce seuil durant cette période. Pour une première année d'imposition courte, utilisez l'année civile où elle se termine. Comptez les déclarations de revenus, d'emploi, d'accise et de renseignements, y compris les formulaires W-2, 1099 et 941, selon le moment où elles doivent être produites, et non selon l'année d'imposition qu'elles visent (IRS : règlements sur la production électronique).

Une société de personnes qui compte plus de 100 associés directs au cours de l'année d'imposition doit produire le formulaire 1065 par voie électronique, peu importe ce décompte général (IRS : règlements sur la production électronique). Si l'entreprise est sous le seuil applicable et que les instructions du formulaire le permettent, la production sur papier est possible; suivez les instructions d'envoi postal à jour de cette déclaration. L'IRS prévoit des procédures de dispense pour difficultés et pour motif religieux lorsque la production électronique est exigée; elles ont des conditions distinctes (sujet 803 de l'IRS). Conservez la preuve que la déclaration électronique a été acceptée ou que la déclaration sur papier a été envoyée par la poste à temps.

Quand une première déclaration d'entreprise demande-t-elle généralement un professionnel?

Faites réviser la déclaration avant de la produire lorsqu'un fait de la première année change le traitement fiscal ou exige un choix, une évaluation ou une répartition que vous ne pouvez pas justifier. Les principaux signaux sont un choix de société de type S non confirmé, un bien apporté par un propriétaire, une répartition complexe de la propriété, plusieurs États, des propriétaires étrangers ou une perte d'entreprise que vous comptez utiliser à titre personnel (instructions du formulaire 1120-S; instructions du formulaire 1065).

Apportez les documents de constitution et de choix fiscaux, les livres rapprochés, les reçus d'avant l'ouverture, la liste des actifs, les déclarations de paie et l'historique des opérations avec les propriétaires. Le préparateur peut ainsi vérifier la déclaration à l'aide des registres plutôt que de reconstituer l'année à partir des dépôts. Si la date limite approche, demandez à temps la prolongation applicable et payez l'impôt dû; la prolongation ne règle pas les positions incertaines prises dans la déclaration (instructions du formulaire 7004).

Exemple

Les montants sont fictifs et exprimés en dollars américains. Une société de personnes américaine, formée de deux propriétaires particuliers à année civile, est constituée le 1er juillet, ouvre le 1er septembre et utilise le 31 décembre comme fin d'exercice. Son premier formulaire 1065 couvre la courte période qui se termine le 31 décembre; la date limite générale est le 15 mars de l'année suivante, ajustée pour les fins de semaine et les jours fériés.

Entre la constitution et l'ouverture, la société de personnes a dépensé 8 000 $ en frais de démarrage admissibles. Si ces 8 000 $ répondent tous aux règles sur les dépenses de démarrage, elle déduit 5 000 $ au début de l'entreprise et étale les 3 000 $ restants sur 180 mois à compter de septembre. De septembre à décembre, cela donne 3 000 $ ÷ 180 × 4 = environ 67 $ d'amortissement, pour une déduction totale pour frais de démarrage d'environ 5 067 $ la première année. L'équipement acheté 4 000 $ est classé séparément. Les associés terminent les livres et le formulaire 1065 avant d'utiliser leurs annexes K-1 dans leurs déclarations personnelles.

Votre situation est différente?

• L'entreprise n'a eu aucun revenu, ou vous ne savez pas quelle déclaration s'applique : lisez Quelles déclarations votre entreprise produit.
• Votre choix de société de type S manque ou n'a pas été accepté : lisez Allègement pour choix tardif de société de type S.
• Le propriétaire de votre société de type S a travaillé dans l'entreprise sans passer par la paie : lisez Salaire du propriétaire d'une société de type S.
• Vous comptez compenser des salaires par une perte de première année : lisez Pertes d'entreprise.
• Votre entreprise est une LLC ou une société par actions en Californie : lisez Impôt minimum et frais de LLC en Californie pour les règles de première année et les règles propres à l'État.
• Une personne étrangère possède l'entreprise : une LLC à membre unique peut être visée par Déclaration d'une LLC à membre unique à capitaux étrangers; une société de personnes ou une LLC à plusieurs membres peut être visée par Retenue sur la part d'un associé étranger; une société de type C peut être visée par Déclaration d'une société de type C à capitaux étrangers.
• La première déclaration est déjà en retard : lisez Pénalités pour production et paiement tardifs.
• Un choix en cours d'année, un bien apporté ou plusieurs États compliquent la déclaration : rassemblez les documents sur le choix, le transfert et les États pour la préparation des déclarations de revenus.