Giấy chứng nhận bán lại: mua miễn thuế bán hàng, xin hoàn thuế

Giấy chứng nhận bán lại là gì, và ai được dùng?

Giấy chứng nhận bán lại là biểu mẫu có chữ ký mà doanh nghiệp đưa cho nhà cung cấp, xác nhận mình mua hàng để bán lại, nên nhà cung cấp không thu thuế bán hàng trên giao dịch đó. Thuế này chỉ được hoãn, không bị xóa: lần bán cho khách hàng cuối cùng mới chịu thuế, nếu hàng hóa thuộc diện chịu thuế. Quy định về bán lại là luật của từng tiểu bang. Trang này lấy Texas, New York và California làm ví dụ. Với tiểu bang khác, hãy tìm trang về giấy chứng nhận bán lại của sở thuế tiểu bang đó và kiểm tra biểu mẫu, mã số được yêu cầu, thời điểm đưa giấy, và việc người mua có được tự xin hoàn thuế hay không.

Nói chung, chỉ doanh nghiệp bán lại hàng hóa (hoặc ở một số tiểu bang là cho thuê hàng hóa) mới được dùng giấy này. California giới hạn giấy chứng nhận bán lại cho bên mua đang kinh doanh bán động sản hữu hình. New York giới hạn Form ST-120 cho người bán đã đăng ký tại New York và một số người mua ở tiểu bang khác. Texas yêu cầu số giấy phép Texas của người mua. Việc một hoạt động bán hàng phụ có được xem là kinh doanh hay không là câu hỏi khác: xem bán lại hàng như sở thích hay kinh doanh.

Trường hợp thường gặp là nhà cung cấp đã thu thuế: hãy yêu cầu họ hoàn tiền hoặc ghi có trước. Một số tiểu bang cũng cho người giữ giấy phép nộp đơn xin hoàn thuế từ tiểu bang, nhưng có thời hạn, nên các hóa đơn cũ nhất sẽ hết hạn trước.

Những trường hợp phức tạp hơn gồm: đã trả thuế trên hàng tồn kho nhiều tháng, có nhiều nhà cung cấp hoặc nhiều tiểu bang, có hàng đã dùng trong hoạt động kinh doanh, hoặc đã nhận thư từ một tiểu bang. Ở ba tiểu bang ví dụ, giấy chứng nhận được đưa cho nhà cung cấp, không gửi cho tiểu bang. Texas ghi rõ là không gửi cho Comptroller.

Hãy chuẩn bị trước:

• Giấy phép người bán (seller's permit) hoặc số đăng ký của bạn tại mỗi tiểu bang.
• Mọi hóa đơn của nhà cung cấp có ghi thuế.
• Từng giấy chứng nhận bạn đã gửi, kèm ngày gửi.
• Bằng chứng thanh toán.

Tôi cần gì để nhà cung cấp chấp nhận giấy chứng nhận bán lại?

Nhà cung cấp cần một giấy chứng nhận đầy đủ, có số đăng ký tiểu bang của bạn và mô tả món hàng bạn mua. Nếu không có, nhà cung cấp phải tự chứng minh giao dịch là để bán lại, nên thường sẽ thu thuế. New York xem giao dịch không có giấy chứng nhận hợp lệ là bán lẻ chịu thuế, còn California đặt trách nhiệm chứng minh lên người bán trừ khi họ nhận giấy chứng nhận đúng hạn và với thiện chí.

Chưa có số đăng ký? Hầu hết giấy chứng nhận đều yêu cầu số này, nhưng có ngoại lệ. Texas chấp nhận giấy chứng nhận ghi rằng đơn xin giấy phép đang chờ xử lý; sổ tay kiểm tra thuế của Comptroller cho biết giấy này chỉ có hiệu lực trong 60 ngày, sau đó cần giấy mới có số giấy phép chính thức. California chấp nhận lời giải thích đủ rõ về lý do người mua không cần giấy phép California. Ở Part 2 của New York, nếu nơi người mua đặt trụ sở không yêu cầu đăng ký thuế bán hàng hay VAT, người mua ghi địa điểm kinh doanh và điền "not applicable" vào ô số đăng ký. Về nơi bạn phải đăng ký, xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng. Nếu không, hàng mua trước khi bạn đăng ký thường sẽ bị tính thuế, và ở Texas, người mua không có giấy phép lúc trả tiền phải đi qua người bán để xin hoàn thuế.

Ở Texas và California, chỉ có số giấy phép thì chưa phải là giấy chứng nhận. Texas cho biết số giấy phép hoặc bản sao giấy phép của khách hàng không thay thế được giấy chứng nhận bán lại. California cho biết việc đưa số giấy phép, hoặc nói với người bán rằng giao dịch không chịu thuế, không giúp người bán thoát trách nhiệm nếu họ không nhận giấy chứng nhận đúng hạn, và yêu cầu văn bản ghi rõ "for resale", không phải "exempt" hay "non-taxable".

Thời điểm rất quan trọng. California xem giấy chứng nhận là đúng hạn nếu người bán nhận trước khi lập hóa đơn, trong chu kỳ lập hóa đơn và thanh toán thông thường, hoặc vào lúc giao hàng hay trước đó; giấy nộp trễ không có hiệu lực hồi tố. New York bảo vệ người bán nhận giấy chứng nhận đầy đủ với thiện chí và có giấy trong tay trong vòng 90 ngày kể từ giao dịch. Hãy gửi giấy chứng nhận cùng lúc đặt hàng.

Tôi đưa giấy chứng nhận bán lại cho từng đơn hàng, hay dùng một giấy chung?

Cả hai đều được: một giấy cho một đơn hàng, hoặc một giấy chung (blanket) cho các lần mua lặp lại từ cùng một nhà cung cấp. Cả ba tiểu bang ví dụ đều cho dùng giấy chung, kèm điều kiện; nếu không, mỗi lần mua cần một giấy riêng.

Một giấy chứng nhận bán lại có dùng được với nhà cung cấp ở tiểu bang khác không?

Không có giấy nào dùng cho mọi tiểu bang, nhưng có biểu mẫu nhiều tiểu bang áp dụng cho một nhóm tiểu bang; ở đây giới thiệu hai loại. Mỗi biểu mẫu chỉ ghi một người bán, nên bạn điền một biểu mẫu cho mỗi nhà cung cấp, và mỗi tiểu bang tự quyết định chấp nhận loại nào. Quy tắc thường theo tiểu bang nơi hàng được giao, không phải nơi nhà cung cấp đặt trụ sở: Streamlined Board gắn giấy chứng nhận của mình với giao dịch có nguồn thuộc một tiểu bang thành viên, và New York cho biết hàng giao ra ngoài tiểu bang New York được miễn thuế.

Nhập số nào: hướng dẫn của Streamlined cho biết nếu tiểu bang nơi bạn xin miễn thuế yêu cầu đăng ký, hãy ghi số của tiểu bang đó; nếu bạn chưa đăng ký ở đó, hãy ghi mã số thuế bán hàng của bất kỳ tiểu bang nào. Phần dành cho người mua ngoài tiểu bang của New York chấp nhận số đăng ký ở tiểu bang khác, tỉnh bang Canada hoặc quốc gia khác.

Hàng giao thẳng (drop-ship) đến khách hàng của bạn ở tiểu bang khác có quy tắc riêng: Streamlined Board khuyên người bán hỏi tiểu bang đó.

Tôi mua được gì bằng giấy chứng nhận bán lại, và không mua được gì?

Bạn có thể mua hàng sẽ bán lại, nguyên dạng hoặc là một phần của sản phẩm bạn bán. Bạn không được dùng giấy cho những thứ sẽ dùng hết hoặc giữ lại: vật tư, thiết bị, đồ nội thất hay bất cứ thứ gì doanh nghiệp tiêu dùng.

Ví dụ từ các tiểu bang:

• Texas: hàng bán lại nguyên dạng hoặc như một phần không tách rời của hàng hóa khác; tài sản sẽ cho khách hàng thuê hoặc mướn; dịch vụ chịu thuế thực hiện trên hàng trong kho bán lại; và tài sản dùng để thực hiện dịch vụ chịu thuế khi quyền trông giữ và kiểm soát được chuyển cho khách hàng (Câu hỏi thường gặp của Comptroller).
• New York: tài sản bán lại ở dạng hiện tại hoặc như một bộ phận vật lý của tài sản khác, và dịch vụ mua để bán lại (ST-120). Nhà thầu không được dùng ST-120 để mua vật liệu; xem nhà thầu và thuế bán hàng trên vật liệu.
• California: thành phẩm để bán lại, vật liệu trở thành một phần vật lý của món hàng giữ để bán lại, và món hàng chỉ giữ để trình diễn hoặc trưng bày. Không áp dụng cho món hàng bạn dùng trong kinh doanh trước khi bán, dùng cá nhân, hoặc giữ làm khoản đầu tư (Publication 103).

Với đơn hàng có nhiều loại, hãy đánh dấu món nào để bán lại. Texas hướng dẫn người mua ghi rõ món nào nhà cung cấp không được tính thuế, và không dùng giấy chứng nhận khi còn nghi ngờ về việc có bán lại tài sản đó hay không.

Tôi lấy hàng từ kho bán lại ra để tự dùng: tôi nợ thuế gì?

Doanh nghiệp dùng món hàng đã mua để bán lại phải nộp thuế cho việc sử dụng đó, nói chung tính trên số tiền đã trả cho món hàng, không phải trên giá dự định bán. Đây là thuế sử dụng: thuế phải nộp đối với hàng bạn dùng khi chưa trả thuế bán hàng lúc mua.

• Texas: bạn phải nộp thuế vào lúc sử dụng, tính trên giá mua hoặc giá thuê theo giá trị thị trường hợp lý cho thời gian sử dụng. Ví dụ của Comptroller là một cây chổi lấy từ kho ra để quét cửa hàng; bạn đưa số tiền đó vào dòng "taxable purchases" trong tờ khai.
• New York: doanh nghiệp lấy tài sản từ kho ra để tự dùng phải nộp thuế sử dụng tính trên giá đã trả. Doanh nghiệp đã đăng ký khai khoản này trong tờ khai thuế bán hàng và thuế sử dụng.
• California: thuế sử dụng tính trên giá vốn của tài sản, đến hạn khi tài sản được lưu kho hoặc sử dụng lần đầu và khai trong tờ khai của kỳ đó. Người mua không thể hủy giấy chứng nhận có hiệu lực hồi tố để biến thuế sử dụng thành thuế bán hàng.

Giữ hàng để bán, hoặc trình diễn hay trưng bày hàng trong khi giữ để bán, không được xem là sử dụng (Texas, California). Cách khai và nộp thuế sử dụng có trong thuế sử dụng đối với hàng mua cho doanh nghiệp.

Nhà cung cấp đã thu thuế bán hàng trên hàng tôi bán lại: làm sao lấy lại?

Hãy hỏi nhà cung cấp trước. Nhà cung cấp đã thu thuế và nộp cho tiểu bang, nên việc hoàn thuế thường bắt đầu từ họ, và ở một số tiểu bang chỉ nhà cung cấp mới được xin hoàn từ tiểu bang.

1. Xác nhận hàng đủ điều kiện: doanh nghiệp của bạn bán loại hàng đó và quy định bán lại của tiểu bang áp dụng cho hàng đó. Thuế trên hàng bạn đã dùng không thể lấy lại theo căn cứ này.
2. Liệt kê từng hóa đơn đã thu thuế: nhà cung cấp, ngày, món hàng, giá và số thuế.
3. Gửi nhà cung cấp một giấy chứng nhận bán lại đã điền đầy đủ, chỉ cho hàng bạn đã bán lại hoặc còn giữ để bán lại. Texas sẽ không hoàn thuế cho người bán cho đến khi họ nhận được giấy chứng nhận bán lại hoặc giấy miễn thuế từ bạn. Ở nơi khác, giấy gửi trễ có thể chưa đủ: California cho biết giấy này không có hiệu lực hồi tố, nên nhà cung cấp có thể phải chứng minh hàng đã được bán lại, và sau 90 ngày, New York đặt trách nhiệm chứng minh giao dịch được miễn thuế lên cả hai bên.
4. Yêu cầu hoàn tiền hoặc ghi có vào tài khoản của bạn. Ở Texas, việc ghi có cần có sự đồng ý bằng văn bản của bạn trên Form 89-123.
5. Nếu nhà cung cấp không xử lý, hãy dùng cách nộp đơn trực tiếp ở phần sau, nếu tiểu bang của bạn cho phép.
6. Chỉ yêu cầu một lần. Form AU-11 của New York yêu cầu người nộp đơn xác nhận rằng không có phần thuế nào đã được người thu thuế ghi có hoặc hoàn lại.

Tôi có thể tự xin hoàn thuế bán hàng từ tiểu bang không, và có bao lâu để làm?

Ở New York, người đã nộp thuế do nhầm có thể nộp đơn. Ở Texas, người mua có giấy phép vào lúc trả thuế có thể tự xin hoàn; nếu không thì phải đi qua người bán. Ở California, thuế bán hàng được hoàn qua nhà bán lẻ; người mua chỉ tự xin hoàn trực tiếp đối với thuế sử dụng do nhà bán lẻ có nghĩa vụ thu thuế đã tính.

Thời hạn được tính từ lúc thuế đến hạn hoặc lúc đã nộp, tùy tiểu bang, không bao giờ tính từ ngày bạn phát hiện khoản thu. Ngày nhà cung cấp nộp tờ khai không có trên hóa đơn của bạn, nên để an toàn hãy tính từ ngày hóa đơn; hóa đơn cũ nhất sẽ hết hạn trước.

California cũng cho nhà bán lẻ đã trả thuế cho nhà cung cấp, rồi bán lại món hàng trước khi có bất kỳ việc sử dụng chịu thuế nào, được khấu trừ giá trước thuế trong tờ khai báo cáo lần bán lại đó; Regulation 1701 nêu rõ thuế nộp nhầm trên hàng mua để bán lại. Nếu bỏ sót khoản khấu trừ của kỳ đó, bạn cần nộp đơn xin hoàn thuế. Đã khấu trừ thì không còn được hoàn hay ghi có cho nhà cung cấp trên lần bán đó, nên chỉ dùng một cách. Đây là khoản khấu trừ, không phải hoàn thuế.

Cần lưu ý:

• Đơn yêu cầu chưa đầy đủ. Ở Texas, thời hạn chỉ ngừng tính khi đơn đáp ứng mọi yêu cầu.
• Đang có cuộc kiểm tra thuế. Texas khuyên hỏi kiểm tra viên xem khoản hoàn thuế có thể đưa vào cuộc kiểm tra hay không.
• Bị từ chối. Texas cho 60 ngày kể từ thư từ chối để yêu cầu điều trần hoặc nộp thông báo bỏ qua điều trần; New York cho 90 ngày để nộp đơn khiếu nại.
• Tiểu bang khác. Mỗi tiểu bang tự đặt thời hạn: hãy đọc trang hoàn thuế của tiểu bang đó trước khi dựa vào các thông tin này.

Tôi mua hàng trực tuyến để bán lại nhưng lúc thanh toán bị tính thuế: giờ làm gì?

Hãy xử lý như với mọi nhà cung cấp đã thu thuế. Nếu trang web có cách nhận giấy chứng nhận, hãy gửi trước khi đơn hàng được lập hóa đơn. Nếu trang web vẫn thu thuế, hãy lưu xác nhận đơn hàng và hóa đơn có ghi thuế, rồi làm theo các bước hoàn thuế ở trên. Ở California, hãy hỏi xem khoản thu đó có phải là thuế sử dụng do người bán ngoài tiểu bang thu hay không: đó là trường hợp duy nhất bạn có thể tự yêu cầu CDTFA hoàn. Thời hạn hoàn thuế vẫn tiếp tục chạy trong lúc bạn chờ nhà cung cấp.

Đơn xin hoàn thuế bán hàng cần những hồ sơ nào?

Đơn xin hoàn thuế bán hàng cần bằng chứng về việc mua hàng, về thuế đã trả, và về lý do món hàng đủ điều kiện bán lại; Texas, New York và California đều yêu cầu những thứ này.

• Texas: Comptroller có thể yêu cầu hóa đơn, ngày, mô tả món hàng, số tiền, sổ nhật ký bán hàng và sổ cái, giấy chứng nhận bán lại, bằng chứng thanh toán, các cơ quan thuế địa phương đã nhận thuế, tên và số giấy phép của người bán. Từ hơn 10 hóa đơn trở lên thì đưa vào một bảng kê.
• New York: Form AU-11 có chữ ký, giải thích căn cứ của đơn, và tài liệu chứng minh; với số lượng lớn, bảng tóm tắt được chấp nhận. Người đại diện ký thay bạn cũng cần Form POA-1.
• California: đơn nêu lý do, số tiền và các kỳ khai, kèm hóa đơn hoặc giấy chứng nhận miễn thuế.

Hãy ghi thuế bị tính nhầm trên một dòng riêng, tách khỏi giá vốn hàng tồn kho, và gắn nhãn từng lần mua theo nhà cung cấp, ngày và việc đã gửi giấy chứng nhận hay chưa. Khi nhận được tiền hoàn hoặc tín thuế, khoản đó được trừ vào dòng này thay vì tính là thu nhập: xem ghi nhận các khoản hoàn tiền trong sổ sách. Đơn yêu cầu, bút toán thuế sử dụng cho món hàng lấy từ kho ra, và cuộc kiểm tra thuế đều bắt đầu từ cùng danh sách đó.

Điều gì xảy ra nếu tôi đưa giấy chứng nhận bán lại cho món hàng tôi dùng?

Doanh nghiệp đưa giấy chứng nhận bán lại cho hàng mình dùng thì nợ thuế, và ở Texas, New York và California, việc đưa giấy như vậy có thể là tội hình sự. Mỗi tiểu bang xem xét người mua biết gì lúc mua, còn New York và California còn xem người mua có ý trốn thuế hay không. Dù thế nào, thuế vẫn phải nộp. Trách nhiệm hình sự thuộc về người ký.

Ví dụ

Số liệu mang tính minh họa và tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một cửa hàng ở Texas đã trả thuế trên phụ tùng bán lại

Một cửa hàng ở Texas có giấy phép thuế bán hàng mua US$5.000 phụ tùng mỗi quý để bán lại. Trong sáu quý, nhà cung cấp thu US$400 thuế trên mỗi đơn hàng vì không có giấy chứng nhận trong hồ sơ. Cửa hàng gửi một giấy chứng nhận đã điền đầy đủ cho cả sáu hóa đơn và xin hoàn thuế. Nhà cung cấp không phản hồi. Cửa hàng có giấy phép lúc trả thuế, và Texas cho phép người mua như vậy điều chỉnh tờ khai, dùng tín thuế hoặc tự nộp đơn yêu cầu. Thời hạn bốn năm nói chung tính từ ngày đến hạn của từng khoản thuế, nên cửa hàng lập danh sách hóa đơn từ cũ nhất và nộp đơn cho các khoản cũ nhất trước. Tổng số tiền liên quan là US$2.400, chưa trừ phần Comptroller không chấp thuận.

Một nhà bán lẻ ở New York dùng chiếc bàn mua để bán lại

Một nhà bán lẻ ở New York mua một chiếc bàn giá US$750 bằng Form ST-120, không trả thuế, định bán với giá US$1.250. Sau đó họ dùng chiếc bàn ngay tại văn phòng của mình. Nếu lúc mua họ đã biết sẽ tự dùng, thì việc đưa giấy chứng nhận là sử dụng sai: xem phần về sử dụng sai ở trên. Thuế sử dụng tính trên US$750 đã trả, không phải trên giá bán lại US$1.250. Với thuế suất minh họa 8%, đó là US$60, không phải US$100. Nói chung, thuế suất là mức tại nơi nhà bán lẻ nhận chiếc bàn, hoặc nơi họ dùng chiếc bàn nếu mức đó cao hơn. Nhà bán lẻ đã đăng ký khai khoản này trong tờ khai thuế bán hàng và thuế sử dụng.

Một người bán trực tuyến mua hàng từ năm tiểu bang

Một người bán trực tuyến chi US$20.000 mỗi năm cho các nhà cung cấp ở Ohio, Utah, Texas, California và New York. Điều quyết định dùng giấy nào là nơi giao từng đơn hàng, không phải nơi nhà cung cấp đặt trụ sở. Hàng giao đến Ohio hoặc Utah, cả hai đều là tiểu bang thành viên Streamlined, có thể dùng giấy chứng nhận Streamlined, mỗi nhà cung cấp một giấy. Hàng giao trong Texas, California hoặc New York theo quy định của tiểu bang đó: giấy Border States có thể phù hợp với Texas hoặc California nếu giấy phép của người bán khớp với yêu cầu của biểu mẫu, còn New York cần ST-120, và chỉ dùng phần dành cho người mua ngoài tiểu bang nếu người bán không bắt buộc đăng ký tại New York và thuộc một trong hai trường hợp của biểu mẫu. Người bán gửi từng giấy chứng nhận trước khi đơn hàng được lập hóa đơn và lưu nhật ký theo nhà cung cấp.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã trả thuế trên hàng tồn kho nhiều tháng, qua nhiều nhà cung cấp hoặc nhiều tiểu bang: thời hạn hoàn thuế khác nhau theo tiểu bang, và chỉ một số khoản thanh toán mới được tự yêu cầu hoàn. Khoản nào còn trong thời hạn và ai được yêu cầu tùy từng tiểu bang. Nếu sổ sách chưa bao giờ tách riêng hàng mua đã nộp thuế khỏi hàng tồn kho để bán lại, danh sách yêu cầu phải được dựng lại từ hóa đơn và sao kê ngân hàng: xem hỗ trợ ghi sổ kế toán và hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ.
• Một tiểu bang đã yêu cầu bạn nộp thuế trên hàng tồn kho bạn đã dùng, hoặc đã mở cuộc kiểm tra: xem kiểm tra thuế bán hàng, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán dựng lại hồ sơ mua hàng và hàng đã lấy ra trước.
• Bạn thu giấy chứng nhận từ chính khách hàng của mình: xem giấy chứng nhận miễn thuế từ khách hàng.
• Hàng đến mà chưa bị tính thuế và bạn đã dùng: đó là thuế sử dụng: xem thuế sử dụng đối với hàng mua cho doanh nghiệp.
• Bạn chưa chắc mình phải đăng ký ở đâu: quy định đăng ký khác nhau theo tiểu bang, và hầu hết giấy chứng nhận đều yêu cầu một mã số. Xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
• Bạn cần điều chỉnh tờ khai thuế bán hàng hoặc dùng tín thuế: xem nộp tờ khai thuế bán hàng.
• Bạn là nhà thầu mua vật liệu: xem nhà thầu và thuế bán hàng trên vật liệu.
• Bạn bán hàng trực tuyến và muốn biết phần thuế thu nhập: xem thuế thu nhập cho người bán trực tuyến.
• Hàng sẽ được bán lại bên ngoài Hoa Kỳ, hoặc bạn là doanh nghiệp Canada hay doanh nghiệp ngoài Hoa Kỳ mua hàng tồn kho tại Hoa Kỳ: giấy chứng nhận bán lại của Texas chỉ áp dụng cho Hoa Kỳ và Mexico, nên có thể có các trường hợp miễn thuế khác mà trang này không đề cập. Xem người bán Canada có hàng tồn kho tại Hoa Kỳ, người bán nước ngoài và thuế bán hàng và hỗ trợ thuế xuyên biên giới.