Certificado de reventa y reembolso del impuesto sobre las ventas

¿Qué es un certificado de reventa y quién puede usarlo?

Un certificado de reventa es un formulario firmado que un negocio entrega a su proveedor para indicar que compra bienes para revenderlos, de modo que el proveedor no cobre el impuesto sobre las ventas en esa operación. El impuesto se difiere, no se cancela: la venta posterior al cliente final es la gravada, si los bienes son gravables. Las reglas de reventa son leyes estatales. Esta página usa Texas, Nueva York y California como ejemplos prácticos. Para otro estado, busque la página del departamento de ingresos de ese estado sobre certificados de reventa y revise el formulario, el número que pide, cuándo entregarlo y si el comprador puede reclamar un reembolso.

Por lo general, solo puede usar un certificado de reventa el negocio que revende los bienes o, en algunos estados, los arrienda. California limita los certificados de reventa a compradores dedicados al negocio de vender bienes muebles tangibles. Nueva York limita el Form ST-120 a vendedores registrados en Nueva York y a ciertos compradores de otros estados. Texas pide el número de permiso de Texas del comprador. Si un negocio secundario cuenta siquiera como negocio es otra pregunta: vea revender como pasatiempo o como negocio.

Lo más común es que el proveedor ya haya cobrado el impuesto: pídale primero un reembolso o un crédito. Algunos estados también permiten que el titular de un permiso reclame al estado, pero con un plazo, así que las facturas más antiguas vencen primero.

Lo que complica un caso: impuesto pagado durante meses sobre el inventario, varios proveedores o estados, artículos usados en el negocio o una carta de un estado. En los tres estados de ejemplo, el certificado se entrega al proveedor, no al estado. Texas indica que no se envíe al Comptroller (la autoridad tributaria de Texas).

Reúna primero:

• Su permiso de vendedor o número de registro en cada estado.
• Todas las facturas de proveedores que muestren impuesto.
• Cada certificado que envió, con la fecha.
• El comprobante de pago.

¿Qué necesito para que un proveedor acepte un certificado de reventa?

El proveedor necesita un certificado completo que lleve su número de registro estatal y describa lo que usted compra. Sin él, el proveedor tiene la carga de probar que la venta fue para reventa, así que normalmente cobrará el impuesto. Nueva York trata las ventas sin un certificado válido como ventas minoristas gravables, y California pone la carga en el vendedor salvo que reciba un certificado a tiempo y de buena fe.

¿Todavía no tiene número de registro? La mayoría de los certificados piden uno, con excepciones. Texas acepta un certificado que indique que la solicitud del permiso está pendiente; el manual de auditoría del Comptroller dice que es válido solo por 60 días y que después se necesita uno nuevo con el número permanente. California acepta una explicación suficiente de por qué el comprador no necesita un permiso de California. En la Parte 2 de Nueva York, el comprador cuyo lugar de origen no exige registro del impuesto sobre las ventas ni del IVA indica la ubicación de su negocio y escribe "not applicable" en lugar del número. Para saber dónde debe registrarse, vea cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas. De lo contrario, el inventario comprado antes de registrarse normalmente tendrá impuesto, y en Texas el comprador que no tenía permiso cuando pagó debe reclamar el reembolso por medio del vendedor.

En Texas y California, un número de permiso por sí solo no es un certificado. Texas indica que el número de permiso de un cliente, o una copia de su permiso, no sustituye a un certificado de reventa. California indica que dar un número de permiso, o decirle al vendedor que una venta no es gravable, no libera al vendedor que no recibió un certificado a tiempo, y exige que el documento diga "for resale", no "exempt" ni "non-taxable".

El momento importa. California considera que un certificado llega a tiempo si el vendedor lo recibe antes de facturar, dentro de su ciclo normal de facturación y pago, o en la entrega o antes; un certificado tardío no tiene efecto retroactivo. Nueva York protege al vendedor que acepta de buena fe un certificado completo y lo tiene en su poder dentro de 90 días desde la operación. Envíe el certificado junto con el pedido.

¿Entrego un certificado de reventa con cada pedido o uno global?

Cualquiera de los dos: un certificado para un solo pedido, o un certificado global (blanket certificate) para compras repetidas al mismo proveedor. Los tres estados de ejemplo permiten un certificado global, con condiciones; si no, cada compra necesita el suyo.

¿Un certificado de reventa sirve con proveedores de otros estados?

No hay uno para todos los estados, pero los formularios multiestatales cubren grupos de estados; aquí se muestran dos. Cada formulario nombra a un solo vendedor, así que usted completa uno por proveedor, y cada estado decide qué acepta. Las reglas suelen seguir al estado al que se entregan los bienes, no al estado donde está el proveedor: la Streamlined Board vincula su certificado a una venta asignada a un estado miembro, y Nueva York indica que las ventas entregadas fuera del estado de Nueva York están exentas del impuesto.

Qué número anotar: las instrucciones de Streamlined indican que, si el estado donde usted reclama la exención exige registrarse, se da el número de ese estado; si no está registrado allí, se da un número de identificación del impuesto sobre las ventas de cualquier estado. La sección de Nueva York para compradores de otros lugares acepta un registro en otro estado, en una provincia canadiense o en otro país.

Los bienes con envío directo a su cliente en otro estado tienen sus propias reglas: la Streamlined Board indica a los vendedores que consulten con ese estado.

¿Qué puedo comprar con un certificado de reventa y qué no?

Puede comprar bienes que va a revender, tal como los compró o como parte de algo que vende. No puede usar el certificado para lo que va a consumir o conservar: suministros, equipo, muebles o cualquier cosa que el negocio consuma.

Ejemplos que dan los estados:

• Texas: artículos que revenderá en la forma en que los compró o como parte integral de otra mercancía; bienes que arrendará o alquilará a un cliente; un servicio gravable sobre artículos de su inventario para reventa; y bienes usados al prestar un servicio gravable cuando el cuidado, la custodia y el control pasan al cliente (preguntas frecuentes del Comptroller).
• Nueva York: bienes para reventa en su estado actual o como componente físico de otros bienes, y servicios comprados para reventa (ST-120). Los contratistas no pueden usar el ST-120 para comprar materiales; vea contratistas e impuesto sobre las ventas en materiales.
• California: artículos terminados para reventa, materiales que pasan a ser parte física de un artículo mantenido para reventa y artículos mantenidos solo para demostración o exhibición. No sirve para artículos que usará en el negocio antes de venderlos, que usará personalmente o que mantendrá como inversión (Publication 103).

En un pedido mixto, marque qué artículos son para reventa. Texas indica a los compradores que señalen con claridad qué artículos el proveedor no debe gravar, y que no usen un certificado cuando haya alguna duda de que revenderán los bienes.

Saqué algo del inventario para reventa y lo usé: ¿qué debo?

Un negocio que usa un artículo que compró para reventa debe el impuesto por ese uso, que por lo general se calcula sobre lo que pagó por el artículo, no sobre el precio al que lo habría vendido. Es el impuesto sobre el uso: el impuesto que se debe por bienes que usted usa cuando no se pagó impuesto sobre las ventas en la compra.

• Texas: debe pagar el impuesto en el momento del uso, sobre el precio de compra o sobre el valor justo de alquiler por el período de uso. El ejemplo del Comptroller es una escoba que se saca del inventario para barrer la tienda; usted incluye el monto en la línea «taxable purchases» de su declaración.
• Nueva York: el negocio que retira bienes del inventario para su propio uso debe el impuesto sobre el uso sobre el precio que pagó. El negocio registrado lo declara en su declaración del impuesto sobre las ventas y el uso.
• California: impuesto sobre el uso sobre el costo de los bienes, que vence cuando se almacenan o se usan por primera vez y se declara en la declaración de ese período. El comprador no puede revocar el certificado con efecto retroactivo para convertir el impuesto sobre el uso en impuesto sobre las ventas.

Mantener bienes para la venta, o exhibirlos o hacer demostraciones mientras se mantienen para la venta, no es un uso (Texas, California). Cómo declarar y pagar el impuesto sobre el uso está en impuesto sobre el uso en compras del negocio.

Un proveedor me cobró impuesto sobre las ventas por bienes que revendo: ¿cómo lo recupero?

Pídaselo primero al proveedor. El proveedor cobró el impuesto y lo pagó al estado, así que el reembolso normalmente empieza ahí, y en algunos estados solo el proveedor puede reclamarlo al estado.

1. Confirme que los bienes calificaban: su negocio los vende y las reglas de reventa del estado los cubren. El impuesto sobre los artículos que usted usó no se puede recuperar por esta vía.
2. Haga una lista de cada factura que cobró impuesto: proveedor, fecha, artículos, precio e impuesto.
3. Envíe al proveedor un certificado de reventa completo, solo por bienes que revendió o que aún conserva para reventa. Texas no reembolsa a un vendedor hasta que haya obtenido de usted un certificado de reventa o de exención. En otros estados, un certificado tardío puede no bastar: California indica que no tiene efecto retroactivo, por lo que el proveedor quizá deba demostrar que los bienes se revendieron, y pasado 90 días, Nueva York pone sobre ambas partes la carga de probar que la venta estaba exenta.
4. Pida un reembolso o un crédito en su cuenta. En Texas, un crédito requiere su consentimiento por escrito en el Form 89-123.
5. Si el proveedor no actúa, use la vía directa de la siguiente sección, donde su estado la permita.
6. Reclame una sola vez. El Form AU-11 de Nueva York exige que quien reclama certifique que la persona que cobró el impuesto no acreditó ni reembolsó ninguna parte.

¿Puedo reclamar yo mismo al estado el reembolso del impuesto sobre las ventas y de cuánto tiempo dispongo?

En Nueva York, puede solicitarlo quien pagó el impuesto por error. En Texas, puede reclamar el comprador que tenía un permiso cuando pagó; si no, la reclamación va por medio del vendedor. En California, el impuesto sobre las ventas se reclama por medio del minorista; el comprador reclama directamente solo el impuesto sobre el uso que cobró por error un minorista obligado a cobrarlo.

Los plazos se cuentan desde que el impuesto venció o se pagó, según el estado, nunca desde el día en que usted notó el cobro. La fecha de la declaración del proveedor no aparece en su factura, así que, para estar seguro, cuente desde la fecha de la factura; las facturas más antiguas vencen primero.

California también permite que el minorista que pagó impuesto a su proveedor y luego revendió el artículo antes de cualquier uso gravable deduzca el precio sin impuesto en la declaración que reporta la reventa; la Regulation 1701 menciona el impuesto pagado por error sobre bienes comprados para reventa. Si la deducción se omitió en ese período, se necesita una reclamación de reembolso. Tomarla impide un reembolso o crédito al proveedor por esa venta, así que use una sola vía. Eso es una deducción, no un reembolso.

Tenga cuidado con:

• Una reclamación incompleta. En Texas, el plazo deja de correr solo cuando la reclamación cumple todos los requisitos.
• Una auditoría abierta. Texas sugiere preguntar al auditor si el reembolso se puede incluir en ella.
• Una denegación. Texas da 60 días desde la carta de denegación para solicitar una audiencia o presentar un aviso de intención de omitirla; Nueva York da 90 días para presentar una petición.
• Otros estados. Cada uno fija su propio plazo: lea la página de reembolsos del estado antes de confiar en estos plazos.

Compré en línea para revender y el pago cobró impuesto: ¿qué hago?

Trátelo como a cualquier proveedor que cobró impuesto. Si el sitio tiene una forma de recibir un certificado, envíelo antes de que se facture el pedido. Si el sitio cobra el impuesto de todos modos, guarde la confirmación del pedido y la factura que muestra el impuesto, y siga los pasos de reembolso anteriores. En California, pregunte si el cargo fue impuesto sobre el uso cobrado por un vendedor de otro estado: es el único caso en que puede reclamar directamente a la CDTFA. El plazo del reembolso sigue corriendo mientras espera al proveedor.

¿Qué registros necesita una reclamación de reembolso del impuesto sobre las ventas?

Una reclamación de reembolso del impuesto sobre las ventas necesita prueba de la compra, del impuesto pagado y de por qué la compra calificaba para reventa; Texas, Nueva York y California piden estos tres elementos.

• Texas: el Comptroller puede pedir facturas, fechas, descripciones de los artículos, montos, un diario de ventas y el libro mayor, certificados de reventa, comprobante de pago, las jurisdicciones locales a las que se pagó, y el nombre y número de permiso del vendedor. Más de 10 facturas van en un anexo.
• Nueva York: un Form AU-11 firmado, una explicación del fundamento de la reclamación y los documentos que la respaldan; para grandes volúmenes se acepta una tabla resumen. Un representante que firme por usted también necesita el Form POA-1.
• California: la reclamación indica los motivos, el monto y los períodos de declaración, y se acompaña de facturas o certificados de exención.

Mantenga el impuesto cobrado por error en su propia línea, aparte del costo del inventario, y etiquete cada compra por proveedor, fecha y si se envió un certificado. Cuando llega un reembolso o un crédito, este cancela esa línea en lugar de contarse como ingreso: vea cómo registrar reembolsos en la contabilidad. Una reclamación, un asiento de impuesto sobre el uso por un artículo sacado del inventario y una auditoría parten de esa misma lista.

¿Qué pasa si entrego un certificado de reventa por algo que uso?

El negocio que entrega un certificado de reventa por artículos que usa debe el impuesto, y en Texas, Nueva York y California entregar ese certificado puede ser un delito. Cada estado considera lo que el comprador sabía al comprar, y Nueva York y California también si el comprador pretendía evadir el impuesto. El impuesto se debe en ambos casos. La responsabilidad penal recae sobre la persona que firma.

Ejemplo

Las cifras son ilustrativas y están en dólares estadounidenses.

Un taller de Texas pagó impuesto sobre piezas que revende

Un taller de Texas con permiso del impuesto sobre las ventas compra US$5,000 en piezas cada trimestre para revenderlas. Durante seis trimestres, el proveedor cobra US$400 de impuesto en cada pedido porque no hay un certificado en el archivo. El taller envía un certificado completo que cubre las seis facturas y pide un reembolso. El proveedor no responde. El taller tenía un permiso cuando pagó, y Texas permite que ese comprador enmiende declaraciones, tome un crédito o presente su propia reclamación. El plazo de cuatro años generalmente corre desde la fecha de vencimiento de cada impuesto, así que el taller ordena las facturas de la más antigua a la más reciente y presenta primero las reclamaciones más antiguas. El total en juego es de US$2,400, antes de cualquier parte que el Comptroller no permita.

Un minorista de Nueva York usa un escritorio que compró para reventa

Un minorista de Nueva York compra un escritorio por US$750 con el Form ST-120, sin pagar impuesto, con la intención de venderlo en US$1,250. Luego usa el escritorio en su propia oficina. Si hubiera sabido al comprar que lo usaría, entregar el certificado fue un uso indebido: vea la sección sobre uso indebido más arriba. El impuesto sobre el uso se debe sobre los US$750 que pagó, no sobre el precio de reventa de US$1,250. Con una tasa ilustrativa de 8%, son US$60, no US$100. Por lo general, la tasa es la del lugar donde el minorista recibió el escritorio, o la del lugar donde lo usa si esa tasa es mayor. El minorista registrado lo declara en su declaración del impuesto sobre las ventas y el uso.

Un revendedor en línea compra en cinco estados

Un revendedor en línea gasta US$20,000 al año con proveedores de Ohio, Utah, Texas, California y Nueva York. Lo que decide el certificado es dónde se entrega cada pedido, no dónde está el proveedor. Los bienes entregados en Ohio o Utah, ambos estados miembros de Streamlined, pueden usar el certificado de Streamlined, uno por proveedor. Los bienes entregados dentro de Texas, California o Nueva York siguen las reglas de ese estado: el certificado de estados fronterizos (Border States) puede servir para Texas o California si los permisos del revendedor coinciden con lo que pide ese formulario, y Nueva York exige el ST-120, con su sección para compradores de otros lugares solo si el revendedor no está obligado a registrarse en Nueva York y se aplica uno de los dos casos del formulario. El revendedor envía cada certificado antes de que se facture el pedido y lleva un registro por proveedor.

¿Su caso es distinto?

• Ha pagado impuesto sobre el inventario durante meses, con varios proveedores o estados: los plazos de reembolso difieren por estado, y solo algunos pagos se pueden reclamar directamente. Cuáles siguen dentro de un plazo, y quién puede reclamarlos, depende de cada estado. Si la contabilidad nunca separó las compras con impuesto pagado del inventario para reventa, la lista de reclamaciones debe reconstruirse con facturas y registros bancarios: vea ayuda con la contabilidad e inventario o suministros para vendedores pequeños.
• Un estado le pidió impuesto sobre inventario que usted usó, o abrió una auditoría: vea auditorías del impuesto sobre las ventas y obtenga ayuda con la contabilidad para reconstruir primero los registros de compras y retiros.
• Usted recibe certificados de sus propios clientes: vea certificados de exención de clientes.
• Los bienes llegaron sin impuesto y usted los usó: eso es impuesto sobre el uso: vea impuesto sobre el uso en compras del negocio.
• No sabe dónde debe registrarse: las reglas de registro difieren por estado, y la mayoría de los certificados piden un número. Vea cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• Necesita enmendar una declaración del impuesto sobre las ventas o tomar un crédito: vea cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.
• Es contratista y compra materiales: vea contratistas e impuesto sobre las ventas en materiales.
• Vende en línea y quiere ver el lado del impuesto sobre la renta: vea impuesto sobre la renta para vendedores en línea.
• Los bienes se revenderán fuera de EE. UU., o usted es un negocio canadiense u otro negocio no estadounidense que compra inventario en EE. UU.: un certificado de reventa de Texas cubre solo EE. UU. y México, así que pueden aplicar otras exenciones que esta página no cubre. Vea vendedores canadienses con inventario en EE. UU., vendedores extranjeros e impuesto sobre las ventas y ayuda tributaria transfronteriza.