תעודת מכירה חוזרת: קנייה בלי מס מכירה והחזר מס ששילמתם

מהי תעודת מכירה חוזרת, ומי יכול להשתמש בה?

תעודת מכירה חוזרת היא טופס חתום שעסק נותן לספק שלו כדי להצהיר שהוא קונה סחורה כדי למכור אותה הלאה, ולכן הספק לא גובה מס מכירה על העסקה. המס נדחה ולא מתבטל: המכירה המאוחרת ללקוח הסופי היא החייבת במס, אם הסחורה חייבת במס. כללי מכירה חוזרת הם חוק מדינתי. העמוד הזה משתמש בטקסס, בניו יורק ובקליפורניה כדוגמאות. במדינה אחרת, חפשו את העמוד של משרד ההכנסות שלה על תעודות מכירה חוזרת ובדקו את הטופס, את המספר שהוא דורש, מתי למסור את התעודה, והאם הקונה יכול לתבוע החזר.

בדרך כלל רק עסק שמוכר את הסחורה הלאה, או במדינות מסוימות משכיר אותה, יכול להשתמש בתעודה כזו. קליפורניה מגבילה תעודות מכירה חוזרת לקונים שעוסקים במכירת רכוש מוחשי. ניו יורק מגבילה את טופס ⁦ST-120⁩ למוכרים רשומים בניו יורק ולקונים מסוימים מחוץ למדינה. טקסס דורשת את מספר ההיתר של הקונה בטקסס. השאלה אם עסק צדדי נחשב בכלל לעסק היא שאלה אחרת: ראו מכירה מחדש כתחביב או כעסק.

הבעיה הנפוצה היא ספק שכבר גבה מס: בקשו ממנו קודם החזר או זיכוי. במדינות מסוימות מי שמחזיק היתר יכול גם לתבוע מהמדינה, אבל בתוך מועד קבוע, ולכן החשבוניות הישנות ביותר פוקעות ראשונות.

מה הופך מקרה למורכב: מס ששולם על מלאי במשך חודשים, כמה ספקים או מדינות, פריטים שהשתמשו בהם בעסק, או מכתב ממדינה. בשלוש המדינות שבדוגמה התעודה נמסרת לספק ולא למדינה. טקסס קובעת לא לשלוח אותה ל-⁠Comptroller.

מה לאסוף קודם:

• היתר המוכר או מספר הרישום שלכם בכל מדינה.
• כל חשבונית ספק שמופיע בה מס.
• כל תעודה ששלחתם, עם התאריך.
• הוכחת תשלום.

מה צריך כדי שספק יקבל תעודת מכירה חוזרת?

הספק צריך תעודה מלאה שמופיע בה מספר הרישום שלכם במדינה ותיאור של מה שאתם קונים. בלי תעודה, הנטל להוכיח שהמכירה הייתה למכירה חוזרת חל על הספק, ולכן הוא יגבה מס בדרך כלל. ניו יורק רואה מכירה בלי תעודה תקפה כמכירת קמעונאות חייבת במס, וקליפורניה מטילה את הנטל על המוכר אלא אם כן לקח תעודה בזמן ובתום לב.

עדיין אין מספר רישום? רוב התעודות דורשות מספר, עם חריגים. טקסס מקבלת תעודה שכתוב בה שבקשת ההיתר תלויה ועומדת. מדריך הביקורת של ה-⁠Comptroller קובע שהיא תקפה רק ל-⁠60 ימים, ואחר כך צריך תעודה חדשה עם המספר הקבוע. קליפורניה מקבלת הסבר מספק לכך שהקונה אינו צריך היתר בקליפורניה. בחלק 2 של הטופס בניו יורק, קונה שבמקום מושבו אין חובת רישום למס מכירה או למע״מ נותן את כתובת העסק שלו וכותב “not applicable” במקום המספר. איפה חייבים להירשם: ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה. אחרת, מלאי שנקנה לפני הרישום ייחשב לרוב חייב במס, ובטקסס קונה שלא החזיק היתר כששילם צריך לפעול דרך המוכר כדי לקבל החזר.

בטקסס ובקליפורניה, מספר היתר לבדו אינו תעודה. טקסס קובעת שמספר ההיתר של הלקוח או עותק של ההיתר אינם תחליף לתעודת מכירה חוזרת. קליפורניה קובעת שמסירת מספר היתר, או אמירה למוכר שהמכירה אינה חייבת במס, אינה פוטרת מוכר שלא לקח תעודה בזמן, ומצפה שיופיעו במסמך המילים “for resale”, ולא “exempt” או “non-taxable”.

העיתוי חשוב. קליפורניה רואה תעודה כמוגשת בזמן אם המוכר לקח אותה לפני החיוב, במסגרת מחזור החיוב והתשלום הרגיל שלו, או בעת המסירה או לפניה. תעודה מאוחרת אינה חלה למפרע. ניו יורק מגנה על מוכר שקיבל בתום לב תעודה מלאה ויש לו אותה ביד תוך 90 ימים מהעסקה. שלחו את התעודה יחד עם ההזמנה.

האם נותנים תעודת מכירה חוזרת בכל הזמנה, או תעודה אחת כוללת?

אפשר כל אחת מהן: תעודה להזמנה אחת, או תעודה כוללת (blanket) לרכישות חוזרות מאותו ספק. שלוש מדינות הדוגמה מתירות תעודה כוללת, בתנאים. בלי זה, כל רכישה צריכה תעודה משלה.

האם תעודת מכירה חוזרת אחת מתאימה לספקים במדינות אחרות?

אין תעודה אחת לכל המדינות, אבל יש טפסים רב-מדינתיים שמכסים קבוצות של מדינות. שניים מהם מוצגים כאן. כל טופס מציין מוכר אחד, ולכן ממלאים טופס לכל ספק, וכל מדינה מחליטה מה היא מקבלת. הכללים בדרך כלל נקבעים לפי המדינה שאליה הסחורה נמסרת, ולא לפי מקום הספק: המועצה של Streamlined קושרת את התעודה שלה למכירה שמקורה במדינה חברה, וניו יורק קובעת שמכירות שנמסרות מחוץ למדינת ניו יורק פטורות ממס.

איזה מספר למלא: ההוראות של Streamlined קובעות שאם המדינה שבה תובעים את הפטור דורשת רישום, נותנים את המספר שלה. אם אינכם רשומים בה, נותנים מספר זיהוי מס מכירה מכל מדינה. החלק של ניו יורק לקונים ממדינות אחרות מקבל רישום במדינה אחרת, בפרובינציה קנדית או במדינה אחרת בעולם.

סחורה שנשלחת ישירות מהספק ללקוח שלכם במדינה אחרת (drop shipment) כפופה לכללים משלה: המועצה של Streamlined אומרת למוכרים לבדוק עם אותה מדינה.

מה אפשר לקנות עם תעודת מכירה חוזרת, ומה לא?

אפשר לקנות סחורה שתמכרו הלאה, כמות שהיא או כחלק ממשהו שאתם מוכרים. אי אפשר להשתמש בתעודה לדברים שתכלו או תשמרו: חומרי עבודה, ציוד, רהיטים או כל דבר שהעסק צורך.

דוגמאות מהמדינות:

• טקסס: פריטים שתמכרו הלאה בצורה שבה קניתם אותם או כחלק בלתי נפרד ממוצר אחר. רכוש שתשכירו ללקוח. שירות חייב במס על פריטים במלאי המכירה החוזרת שלכם. ורכוש שמשמש לביצוע שירות חייב במס כשהשמירה והשליטה בו עוברות ללקוח (שאלות נפוצות של ה-⁠Comptroller).
• ניו יורק: רכוש למכירה חוזרת בצורתו הנוכחית או כרכיב פיזי של רכוש אחר, ושירותים שנקנו למכירה חוזרת (⁦ST-120⁩). קבלנים אינם יכולים להשתמש ב-⁠⁦ST-120⁩ לקניית חומרים: ראו קבלנים ומס מכירה על חומרים.
• קליפורניה: פריטים מוגמרים למכירה חוזרת, חומרים שהופכים לחלק פיזי מפריט שמוחזק למכירה חוזרת, ופריטים שמוחזקים רק להדגמה או לתצוגה. לא פריטים שתשתמשו בהם בעסק לפני המכירה, תשתמשו בהם באופן אישי או תחזיקו כהשקעה (פרסום 103).

בהזמנה מעורבת, סמנו אילו פריטים נועדו למכירה חוזרת. טקסס אומרת לקונים לציין בבירור באילו פריטים הספק לא יגבה מס, ולא להשתמש בתעודה כשיש ספק אם תמכרו את הרכוש הלאה.

הוצאתי משהו ממלאי המכירה לשימוש אישי: מה אני חייב?

עסק שמשתמש בפריט שקנה למכירה חוזרת חייב מס על השימוש הזה, בדרך כלל לפי מה ששילם על הפריט ולא לפי המחיר שבו היה מוכר אותו. זה מס שימוש (use tax): מס שחייבים על סחורה שאתם משתמשים בה כששום מס מכירה לא שולם בקנייה.

• טקסס: חובה לשלם מס בזמן השימוש, לפי מחיר הרכישה או לפי שווי השכירות ההוגן לתקופת השימוש. הדוגמה של ה-⁠Comptroller היא מטאטא שהוצא מהמלאי כדי לטאטא את החנות. מוסיפים את הסכום בשורת “taxable purchases” בדוח.
• ניו יורק: עסק שמוציא רכוש מהמלאי לשימוש עצמי חייב מס שימוש על המחיר ששילם. עסק רשום מדווח עליו בדוח מס המכירה ומס השימוש שלו.
• קליפורניה: מס שימוש על עלות הרכוש, שחל כשהוא נשמר או נעשה בו שימוש לראשונה, ומדווחים עליו בדוח של אותה תקופה. קונה אינו יכול לבטל את התעודה למפרע כדי להפוך את מס השימוש למס מכירה.

החזקת סחורה למכירה, או הדגמה ותצוגה שלה בזמן שמחזיקים אותה למכירה, אינה שימוש (טקסס, קליפורניה). איך מדווחים ומשלמים מס שימוש מוסבר במס שימוש על רכישות עסקיות.

ספק גבה ממני מס מכירה על סחורה שאני מוכר הלאה: איך מקבלים אותו בחזרה?

פנו קודם לספק. הספק גבה את המס והעביר אותו למדינה, ולכן החזר מתחיל בדרך כלל אצלו, ובמדינות מסוימות רק הספק יכול לתבוע אותו מהמדינה.

1. ודאו שהסחורה הייתה זכאית: העסק שלכם מוכר אותה, וכללי המכירה החוזרת של המדינה חלים עליה. מס על פריטים שהשתמשתם בהם אינו ניתן להחזר על בסיס זה.
2. רשמו כל חשבונית שנגבה בה מס: ספק, תאריך, פריטים, מחיר ומס.
3. שלחו לספק תעודת מכירה חוזרת מלאה, רק על סחורה שמכרתם הלאה או שעדיין מוחזקת למכירה חוזרת. טקסס לא תחזיר כסף למוכר עד שקיבל מכם תעודת מכירה חוזרת או תעודת פטור. במדינות אחרות תעודה מאוחרת לא תמיד מספיקה: קליפורניה קובעת שהיא אינה חלה למפרע, ולכן ייתכן שהספק יצטרך להראות שהסחורה נמכרה הלאה. ואחרי 90 ימים, ניו יורק מטילה על שני הצדדים את נטל ההוכחה שהמכירה הייתה פטורה.
4. בקשו החזר או זיכוי בחשבון שלכם. בטקסס, זיכוי דורש את הסכמתכם בכתב בטופס ⁦89-123⁩.
5. אם הספק לא פועל, השתמשו במסלול הישיר בסעיף הבא, במקום שבו המדינה שלכם מאפשרת אותו.
6. תבעו פעם אחת. בטופס ⁦AU-11⁩ של ניו יורק התובע מצהיר שאף חלק מהמס לא זוכה או הוחזר כבר בידי מי שגבה אותו.

האם אפשר לתבוע בעצמי את החזר מס המכירה מהמדינה, ובתוך כמה זמן?

בניו יורק, מי ששילם מס בטעות יכול להגיש בקשה. בטקסס, קונה שהחזיק היתר כששילם יכול לתבוע. אחרת הוא פועל דרך המוכר. בקליפורניה, מס מכירה עובר דרך הקמעונאי. קונה תובע ישירות רק מס שימוש שקמעונאי שחייב לגבות אותו גבה.

המועדים נספרים מהמועד שבו המס היה לתשלום או שולם, לפי המדינה, ולעולם לא מהיום שבו שמתם לב לחיוב. תאריך הדוח של הספק אינו מופיע בחשבונית שלכם, ולכן ליתר ביטחון ספרו מתאריך החשבונית. החשבוניות הישנות ביותר פוקעות ראשונות.

קליפורניה מאפשרת גם לקמעונאי ששילם מס לספק שלו, ואחר כך מכר את הפריט הלאה לפני כל שימוש חייב במס, לנכות את המחיר לפני מס בדוח שמדווח על המכירה החוזרת. תקנה 1701 מזכירה מס ששולם בטעות על סחורה שנקנתה למכירה חוזרת. אם הניכוי לא נלקח באותה תקופה, צריך תביעת החזר. לקיחת הניכוי חוסמת החזר או זיכוי לספק על אותה מכירה, ולכן בוחרים מסלול אחד. זהו ניכוי, לא החזר.

שימו לב ל:

• תביעה חסרה. בטקסס, המועד מפסיק לרוץ רק כשהתביעה עומדת בכל הדרישות.
• ביקורת פתוחה. טקסס מציעה לשאול את המבקר אם אפשר לכלול את ההחזר בביקורת.
• דחייה. טקסס נותנת 60 ימים ממכתב הדחייה כדי לבקש שימוע או להגיש הודעה על כוונה לעקוף אותו. ניו יורק נותנת 90 ימים כדי להגיש עתירה.
• מדינות אחרות. כל מדינה קובעת מועד משלה: קראו את עמוד ההחזרים של המדינה לפני שאתם מסתמכים על אלה.

קניתי אונליין למכירה חוזרת והקופה גבתה מס: מה עושים?

התייחסו לזה כמו לכל ספק שגבה מס. כשיש באתר דרך למסור תעודה, שלחו אותה לפני שההזמנה מחויבת. אם האתר גובה מס בכל זאת, שמרו את אישור ההזמנה ואת החשבונית שמראה את המס, ואז פעלו לפי שלבי ההחזר שלמעלה. בקליפורניה, שאלו אם החיוב היה מס שימוש שגבה מוכר ממדינה אחרת: זה המקרה היחיד שבו אפשר לתבוע מ-⁠CDTFA בעצמכם. המועד להחזר ממשיך לרוץ בזמן שאתם מחכים לספק.

אילו רישומים צריך לתביעת החזר מס מכירה?

תביעת החזר מס מכירה צריכה הוכחה לרכישה, למס ששולם ולסיבה שהרכישה זכאית למכירה חוזרת. טקסס, ניו יורק וקליפורניה דורשות כל אחד מאלה.

• טקסס: ה-⁠Comptroller עשוי לבקש חשבוניות, תאריכים, תיאורי פריטים, סכומים, יומן מכירות וספר ראשי, תעודות מכירה חוזרת, הוכחת תשלום, הרשויות המקומיות ששולם להן, ושם המוכר ומספר ההיתר שלו. יותר מ-⁠10 חשבוניות מוגשות בטבלה מסכמת.
• ניו יורק: טופס ⁦AU-11⁩ חתום, הסבר לבסיס התביעה, והמסמכים התומכים בה. טבלת סיכום מתקבלת בהיקפים גדולים. נציג שחותם בשמכם צריך גם טופס ⁦POA-1⁩.
• קליפורניה: התביעה מציינת את הסיבות, הסכום ותקופות הדיווח, ומצורפות אליה חשבוניות או תעודות פטור.

רשמו מס שנגבה בטעות בשורה נפרדת, בנפרד מעלות המלאי, וסמנו כל רכישה לפי ספק, תאריך והאם נשלחה תעודה. כשמגיע החזר או זיכוי, הוא מנקה את השורה הזאת ואינו נספר כהכנסה: ראו רישום החזרים בספרים. תביעה, רישום מס שימוש על פריט שהוצא מהמלאי וביקורת, כולם מתחילים מאותה רשימה.

מה קורה אם נתתי תעודת מכירה חוזרת על משהו שאני משתמש בו?

עסק שנותן תעודת מכירה חוזרת על פריטים שהוא משתמש בהם חייב את המס, ובטקסס, בניו יורק ובקליפורניה מסירת תעודה כזו עלולה להיות עבירה פלילית. כל מדינה בודקת מה הקונה ידע בעת הרכישה, וניו יורק וקליפורניה בודקות גם אם הקונה התכוון להתחמק מהמס. המס חל בכל מקרה. הצד הפלילי חל על מי שחותם.

דוגמה

הסכומים להמחשה ובדולרים אמריקאיים.

חנות בטקסס שילמה מס על חלקים שהיא מוכרת הלאה

חנות בטקסס עם היתר למס מכירה קונה ⁦US$5,000⁩ של חלקים בכל רבעון כדי למכור אותם הלאה. במשך שישה רבעונים הספק גובה ⁦US$400⁩ מס על כל הזמנה, כי אין אצלו תעודה. החנות שולחת תעודה מלאה שמכסה את כל שש החשבוניות ומבקשת החזר. הספק לא מגיב. החנות החזיקה היתר כששילמה, וטקסס מאפשרת לקונה כזה לתקן דוחות, לקחת זיכוי או להגיש תביעה משלו. תקופת ארבע השנים נספרת בדרך כלל ממועד התשלום של כל מס, ולכן החנות רושמת את החשבוניות מהישנה לחדשה ומגישה קודם את התביעות הישנות ביותר. הסכום הכולל הוא ⁦US$2,400⁩, לפני כל חלק שה-⁠Comptroller לא יאשר.

קמעונאי בניו יורק משתמש בשולחן שקנה למכירה חוזרת

קמעונאי בניו יורק קונה שולחן ב-⁦US$750⁩ עם טופס ⁦ST-120⁩ ולא משלם מס, מתוך כוונה למכור אותו ב-⁦US$1,250⁩. אחר כך הוא משתמש בשולחן במשרד שלו. אם ידע בעת הקנייה שישתמש בשולחן, מסירת התעודה הייתה שימוש לרעה: ראו את הסעיף על שימוש לרעה למעלה. מס שימוש חל על ⁦US$750⁩ ששילם, ולא על ⁦US$1,250⁩ מחיר המכירה החוזרת. בשיעור של ⁦8%⁩ להמחשה, זה ⁦US$60⁩ ולא ⁦US$100⁩. בדרך כלל השיעור הוא זה של המקום שבו הקמעונאי קיבל את השולחן, או של המקום שבו הוא משתמש בו אם השיעור שם גבוה יותר. קמעונאי רשום מדווח על כך בדוח מס המכירה ומס השימוש שלו.

מוכר אונליין קונה מחמש מדינות

מוכר אונליין מוציא ⁦US$20,000⁩ בשנה אצל ספקים באוהיו, ביוטה, בטקסס, בקליפורניה ובניו יורק. מה שקובע את התעודה הוא לאן כל הזמנה נמסרת, ולא איפה הספק נמצא. סחורה שנמסרת לאוהיו או ליוטה, שתיהן מדינות חברות ב-⁠Streamlined, יכולה להשתמש בתעודת Streamlined, אחת לכל ספק. סחורה שנמסרת בתוך טקסס, קליפורניה או ניו יורק כפופה לכללי אותה מדינה: תעודת Border States עשויה להתאים לטקסס או לקליפורניה אם ההיתרים של המוכר תואמים למה שהטופס דורש. ניו יורק דורשת ⁦ST-120⁩, ואת החלק שלו לקונים ממדינות אחרות רק אם המוכר אינו חייב להירשם בניו יורק ואחד משני המקרים בטופס חל. המוכר שולח כל תעודה לפני שההזמנה מחויבת ומנהל רישום לפי ספק.

המצב שלכם שונה?

• שילמתם מס על מלאי במשך חודשים, אצל כמה ספקים או במדינות שונות: מועדי ההחזר שונים בין מדינות, ורק חלק מהתשלומים אפשר לתבוע ישירות. אילו תשלומים עדיין בתוך המועד ומי רשאי לתבוע אותם תלוי בכל מדינה. אם הספרים לא הפרידו אי פעם בין רכישות ששולם עליהן מס לבין מלאי למכירה חוזרת, צריך לבנות מחדש את רשימת התביעות מחשבוניות ומתנועות בנק: ראו עזרה בהנהלת חשבונות ומלאי או חומרי עבודה אצל מוכרים קטנים.
• מדינה ביקשה מס על מלאי שהשתמשתם בו, או פתחה ביקורת: ראו ביקורות מס מכירה, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לבנות מחדש קודם את רישומי הרכישות והמשיכות מהמלאי.
• אתם אוספים תעודות מהלקוחות שלכם: ראו תעודות פטור מלקוחות.
• סחורה הגיעה בלי מס והשתמשתם בה: זה מס שימוש: ראו מס שימוש על רכישות עסקיות.
• אתם לא בטוחים איפה חייבים להירשם: כללי הרישום שונים בין מדינות, ורוב התעודות דורשות מספר. ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה.
• אתם צריכים לתקן דוח מס מכירה או לקחת זיכוי: ראו הגשת דוחות מס מכירה.
• אתם קבלנים שקונים חומרים: ראו קבלנים ומס מכירה על חומרים.
• אתם מוכרים אונליין ורוצים לדעת על צד מס ההכנסה: ראו מס הכנסה למוכרים אונליין.
• הסחורה תימכר מחוץ לארצות הברית, או שאתם עסק קנדי או זר אחר שקונה מלאי אמריקאי: תעודת מכירה חוזרת של טקסס מכסה רק את ארצות הברית ואת מקסיקו, ולכן ייתכנו פטורים אחרים שהעמוד הזה אינו מכסה. ראו מוכרים קנדים עם מלאי בארה״ב, מוכרים זרים ומס מכירה ועזרה במיסוי חוצה גבולות.