Certificat de revente : achat sans taxe et remboursement

Qu'est-ce qu'un certificat de revente, et qui peut en utiliser un?

Un certificat de revente est un formulaire signé qu'une entreprise remet à son fournisseur pour attester qu'elle achète des biens afin de les revendre. Le fournisseur ne facture alors pas de taxe de vente sur cette vente. La taxe est reportée, non annulée : c'est la vente ultérieure au client final qui est imposable, si les biens sont imposables. Les règles sur la revente relèvent du droit de chaque État. Cette page prend le Texas, New York et la Californie comme exemples. Pour un autre État, repérez la page du ministère du Revenu de cet État sur les certificats de revente et vérifiez le formulaire, le numéro demandé, le moment où le remettre et si l'acheteur peut demander un remboursement.

En général, seule une entreprise qui revend les biens (ou, dans certains États, qui les loue) peut utiliser un certificat de revente. La Californie réserve le certificat de revente aux acheteurs qui exploitent une entreprise de vente de biens meubles corporels. New York limite le formulaire ST-120 aux vendeurs inscrits à New York et à certains acheteurs établis hors de l'État. Le Texas demande le numéro de permis texan de l'acheteur. Savoir si une activité secondaire constitue une entreprise est une autre question : consultez la revente comme passe-temps ou comme entreprise.

Le problème le plus courant est un fournisseur qui a déjà facturé la taxe : demandez-lui d'abord un remboursement ou un crédit. Certains États permettent aussi au titulaire d'un permis de réclamer auprès de l'État, mais dans un délai limité, de sorte que les factures les plus anciennes expirent en premier.

Voici ce qui complique un dossier : de la taxe payée sur des stocks depuis des mois, plusieurs fournisseurs ou États, des articles utilisés dans l'entreprise, ou une lettre d'un État. Dans les trois États pris en exemple, le certificat est remis au fournisseur, pas à l'État. Le Texas précise qu'il ne faut pas l'envoyer au Comptroller.

À rassembler d'abord :

• Votre permis de vendeur ou votre numéro d'inscription dans chaque État.
• Toutes les factures de fournisseurs qui indiquent de la taxe.
• Chaque certificat que vous avez envoyé, avec la date.
• Les preuves de paiement.

De quoi ai-je besoin pour qu'un fournisseur accepte un certificat de revente?

Le fournisseur a besoin d'un certificat complet, qui indique votre numéro d'inscription dans l'État et décrit ce que vous achetez. Sans certificat, c'est le fournisseur qui doit prouver que la vente était destinée à la revente; il facturera donc normalement la taxe. New York considère les ventes sans certificat valide comme des ventes au détail imposables, et la Californie met le fardeau de la preuve sur le vendeur, sauf s'il obtient un certificat de bonne foi dans le délai prévu.

Pas encore de numéro d'inscription? La plupart des certificats en demandent un, avec des exceptions. Le Texas accepte un certificat qui indique que la demande de permis est en cours; selon le manuel de vérification du Comptroller, il n'est valide que pendant 60 jours, après quoi il faut en remettre un nouveau portant le numéro définitif. La Californie accepte une explication suffisante de la raison pour laquelle l'acheteur n'a pas besoin de permis californien. À la partie 2 du formulaire de New York, l'acheteur dont le lieu d'origine n'exige aucune inscription à la taxe de vente ni à la TVA indique l'adresse de son entreprise et écrit « sans objet » à la place du numéro. Pour savoir où vous devez vous inscrire, consultez quand vous devez percevoir la taxe de vente. Sinon, les stocks achetés avant votre inscription seront normalement taxés, et au Texas, l'acheteur sans permis au moment du paiement doit passer par le vendeur pour obtenir un remboursement.

Au Texas et en Californie, un numéro de permis ne suffit pas à lui seul. Le Texas précise que le numéro de permis du client ou une copie de son permis ne remplace pas un certificat de revente. La Californie indique que donner un numéro de permis, ou dire au vendeur que la vente n'est pas imposable, ne libère pas le vendeur qui n'a pas obtenu de certificat dans le délai prévu; elle exige aussi les mots « pour revente » sur le document, et non « exonéré » ou « non imposable ».

Le moment compte. La Californie considère qu'un certificat est remis à temps si le vendeur l'obtient avant la facturation, dans son cycle normal de facturation et de paiement, ou au plus tard à la livraison; un certificat tardif n'a pas d'effet rétroactif. New York protège le vendeur qui accepte de bonne foi un certificat complet et qui l'a en main dans un délai de 90 jours suivant l'opération. Envoyez le certificat avec la commande.

Dois-je remettre un certificat de revente à chaque commande, ou un seul certificat général?

Les deux sont possibles : un certificat pour une seule commande, ou un certificat général pour les achats répétés auprès du même fournisseur. Les trois États pris en exemple permettent le certificat général, sous certaines conditions; sinon, chaque achat exige son propre certificat.

Un même certificat de revente peut-il servir auprès de fournisseurs d'autres États?

Aucun certificat ne vaut pour tous les États, mais des formulaires multi-États couvrent des groupes d'États; deux sont présentés ici. Chaque formulaire nomme un seul vendeur : vous en remplissez donc un par fournisseur, et chaque État décide de ce qu'il accepte. Les règles suivent généralement l'État de livraison des biens, et non l'endroit où se trouve le fournisseur : le Streamlined Board lie son certificat à une vente rattachée à un État membre, et New York précise que les ventes livrées hors de l'État de New York sont exemptes de taxe.

Quel numéro indiquer : selon les instructions du Streamlined, si l'État où vous demandez l'exemption exige une inscription, donnez le numéro de cet État; si vous n'y êtes pas inscrit, donnez un numéro d'identification de taxe de vente de n'importe quel État. La section de New York pour les acheteurs hors État accepte une inscription dans un autre État, une province canadienne ou un autre pays.

Les biens expédiés directement à votre client dans un autre État suivent leurs propres règles : le Streamlined Board demande aux vendeurs de vérifier auprès de cet État.

Que puis-je acheter avec un certificat de revente, et que ne puis-je pas acheter?

Vous pouvez acheter des biens que vous allez revendre, tels quels ou comme composante d'un produit que vous vendez. Vous ne pouvez pas utiliser le certificat pour ce que vous consommerez ou garderez : fournitures, équipement, mobilier ou tout ce que l'entreprise consomme.

Exemples donnés par les États :

• Texas : les articles que vous revendrez tels que vous les avez achetés ou comme partie intégrante d'une autre marchandise; les biens que vous louerez à un client; un service imposable sur des articles de votre stock destiné à la revente; et les biens utilisés pour fournir un service imposable lorsque la garde et le contrôle passent au client (foire aux questions du Comptroller).
• New York : les biens destinés à la revente tels quels ou comme composante physique d'un autre bien, et les services achetés pour la revente (ST-120). Les entrepreneurs en construction ne peuvent pas utiliser le ST-120 pour acheter des matériaux; consultez les entrepreneurs et la taxe de vente sur les matériaux.
• Californie : les articles finis destinés à la revente, les matériaux qui deviennent une partie physique d'un article détenu pour la revente, et les articles gardés uniquement pour démonstration ou exposition. Ne sont pas visés les articles que vous utiliserez dans l'entreprise avant de les vendre, que vous utiliserez à titre personnel ou que vous détiendrez comme placement (publication 103).

Sur une commande mixte, indiquez quels articles sont destinés à la revente. Le Texas demande aux acheteurs d'indiquer clairement les articles que le fournisseur ne doit pas taxer, et de ne pas utiliser de certificat lorsqu'il y a un doute sur la revente des biens.

J'ai retiré un article du stock destiné à la revente pour mon usage : quelle taxe dois-je?

L'entreprise qui utilise un article acheté pour la revente doit de la taxe sur cet usage, généralement calculée sur ce qu'elle a payé pour l'article, et non sur le prix auquel elle l'aurait vendu. C'est la taxe d'utilisation : la taxe due sur des biens que vous utilisez lorsqu'aucune taxe de vente n'a été payée à l'achat.

• Texas : vous devez payer la taxe au moment de l'utilisation, sur le prix d'achat ou sur la valeur locative de marché pour la période d'utilisation. L'exemple du Comptroller est un balai tiré du stock pour balayer le magasin; vous inscrivez le montant à la ligne « achats imposables » de votre déclaration.
• New York : l'entreprise qui retire un bien de son stock pour son propre usage doit la taxe d'utilisation sur le prix qu'elle a payé. L'entreprise inscrite la déclare dans sa déclaration de taxe de vente et d'utilisation.
• Californie : taxe d'utilisation sur le coût du bien, exigible lorsqu'il est entreposé ou utilisé pour la première fois et déclarée dans la déclaration de cette période. L'acheteur ne peut pas révoquer le certificat de façon rétroactive pour transformer la taxe d'utilisation en taxe de vente.

Garder des biens pour la vente, ou les présenter ou les exposer pendant qu'on les détient pour la vente, n'est pas une utilisation (Texas, Californie). Pour savoir comment déclarer et payer la taxe d'utilisation, consultez la taxe d'utilisation sur les achats d'une entreprise.

Un fournisseur m'a facturé la taxe de vente sur des biens que je revends : comment la récupérer?

Adressez-vous d'abord au fournisseur. Il a perçu la taxe et l'a versée à l'État; un remboursement commence donc généralement chez lui, et dans certains États, lui seul peut le réclamer à l'État.

1. Confirmez que les biens étaient admissibles : votre entreprise les vend et les règles de revente de l'État les couvrent. La taxe payée sur des articles que vous avez utilisés n'est pas récupérable sur cette base.
2. Dressez la liste de chaque facture qui comporte de la taxe : fournisseur, date, articles, prix et taxe.
3. Envoyez au fournisseur un certificat de revente rempli, uniquement pour les biens que vous avez revendus ou que vous détenez encore pour la revente. Le Texas ne rembourse pas un vendeur tant qu'il n'a pas obtenu de vous un certificat de revente ou d'exemption. Ailleurs, un certificat tardif peut ne pas suffire : la Californie précise qu'il n'a pas d'effet rétroactif, de sorte que le fournisseur devra peut-être démontrer que les biens ont été revendus; et passé un délai de 90 jours, New York fait peser sur les deux parties le fardeau de prouver que la vente était exemptée.
4. Demandez un remboursement ou un crédit sur votre compte. Au Texas, un crédit exige votre consentement écrit sur le formulaire 89-123.
5. Si le fournisseur ne fait rien, utilisez la démarche directe décrite dans la section suivante, lorsque votre État la permet.
6. Ne réclamez qu'une fois. Le formulaire AU-11 de New York exige que le demandeur atteste qu'aucune partie de la taxe n'a déjà été créditée ou remboursée par la personne qui l'a perçue.

Puis-je réclamer moi-même le remboursement de la taxe de vente à l'État, et de combien de temps est-ce que je dispose?

À New York, la personne qui a payé la taxe par erreur peut présenter une demande. Au Texas, l'acheteur qui détenait un permis au moment du paiement peut réclamer; sinon, il passe par le vendeur. En Californie, la taxe de vente passe par le détaillant; l'acheteur ne réclame directement que la taxe d'utilisation facturée par un détaillant tenu de la percevoir.

Les délais se comptent à partir de la date d'exigibilité de la taxe ou du paiement, selon l'État, jamais à partir du jour où vous avez remarqué la facturation. La date de déclaration du fournisseur ne figure pas sur votre facture; comptez donc à partir de la date de la facture, par prudence. Les factures les plus anciennes expirent en premier.

La Californie permet aussi au détaillant qui a payé la taxe à son fournisseur, puis revendu l'article avant toute utilisation imposable, de déduire le prix avant taxe dans la déclaration qui fait état de la revente; le règlement 1701 vise la taxe payée par erreur sur des biens achetés pour la revente. Si la déduction a été omise pour cette période, une demande de remboursement est nécessaire. Prendre la déduction exclut un remboursement ou un crédit au fournisseur pour cette vente; choisissez donc une seule voie. Il s'agit d'une déduction, non d'un remboursement.

À surveiller :

• Une demande incomplète. Au Texas, le délai ne cesse de courir que lorsque la demande remplit toutes les exigences.
• Une vérification en cours. Le Texas suggère de demander au vérificateur si le remboursement peut être inclus.
• Un refus. Le Texas accorde 60 jours à compter de la lettre de refus pour demander une audience ou déposer un avis d'intention de la contourner; New York accorde 90 jours pour présenter une requête.
• Les autres États. Chacun fixe son propre délai : lisez la page de remboursement de l'État avant de vous fier à ces chiffres.

J'ai acheté en ligne pour revendre et la caisse a facturé la taxe : que faire?

Traitez la situation comme celle de tout fournisseur qui a facturé la taxe. Si le site permet de remettre un certificat, envoyez-le avant la facturation de la commande. Si le site facture la taxe malgré tout, conservez la confirmation de commande et la facture qui indique la taxe, puis suivez les étapes de remboursement ci-dessus. En Californie, demandez si la somme facturée était une taxe d'utilisation perçue par un vendeur hors État : c'est le seul cas où vous pouvez réclamer vous-même auprès de la CDTFA. Le délai de remboursement continue de courir pendant que vous attendez le fournisseur.

De quels documents ai-je besoin pour une demande de remboursement de la taxe de vente?

Une demande de remboursement de la taxe de vente exige la preuve de l'achat, de la taxe payée et de la raison pour laquelle l'achat était admissible à la revente; le Texas, New York et la Californie demandent tous ces éléments.

• Texas : le Comptroller peut demander des factures, des dates, des descriptions d'articles, des montants, un journal des ventes et un grand livre, des certificats de revente, des preuves de paiement, les administrations locales qui ont reçu la taxe, ainsi que le nom et le numéro de permis du vendeur. Au-delà de 10 factures, présentez un tableau récapitulatif.
• New York : un formulaire AU-11 signé, une explication du fondement de la demande et les documents à l'appui; un tableau récapitulatif est accepté pour les gros volumes. Un représentant qui signe pour vous a aussi besoin du formulaire POA-1.
• Californie : la demande indique les motifs, le montant et les périodes de déclaration, et s'accompagne des factures ou des certificats d'exemption.

Gardez la taxe facturée par erreur sur une ligne distincte, à part du coût des stocks, et étiquetez chaque achat par fournisseur, par date et selon qu'un certificat a été envoyé ou non. Lorsqu'un remboursement ou un crédit arrive, il vide cette ligne au lieu d'être compté comme un revenu : consultez comment inscrire les remboursements dans les livres. Une demande, une inscription de taxe d'utilisation pour un article tiré du stock et une vérification partent toutes de cette même liste.

Que se passe-t-il si je remets un certificat de revente pour un bien que j'utilise?

L'entreprise qui remet un certificat de revente pour des articles qu'elle utilise doit la taxe, et au Texas, à New York et en Californie, remettre un tel certificat peut constituer un crime. Chaque État examine ce que l'acheteur savait au moment de l'achat; New York et la Californie regardent aussi si l'acheteur voulait éluder la taxe. La taxe est due dans tous les cas. Le volet criminel vise la personne qui signe.

Exemple

Les chiffres sont illustratifs et en dollars américains.

Un atelier texan a payé de la taxe sur des pièces qu'il revend

Un atelier texan titulaire d'un permis de taxe de vente achète chaque trimestre des pièces de 5 000 $ US pour les revendre. Pendant six trimestres, le fournisseur facture 400 $ US de taxe sur chaque commande, faute de certificat au dossier. L'atelier envoie un certificat rempli qui couvre les six factures et demande un remboursement. Le fournisseur ne répond pas. L'atelier détenait un permis au moment du paiement, et le Texas permet à un tel acheteur de modifier ses déclarations, de prendre un crédit ou de présenter sa propre demande. Le délai de quatre ans court généralement à partir de la date d'exigibilité de chaque taxe; l'atelier dresse donc la liste des factures de la plus ancienne à la plus récente et présente d'abord les demandes les plus anciennes. Le total en jeu est de 2 400 $ US, avant toute partie que le Comptroller n'accepterait pas.

Un détaillant de New York utilise un bureau acheté pour la revente

Un détaillant de New York achète un bureau 750 $ US avec le formulaire ST-120, sans payer de taxe, dans l'intention de le vendre 1 250 $ US. Il utilise ensuite le bureau dans ses propres locaux. S'il savait à l'achat qu'il l'utiliserait, remettre le certificat constituait un usage abusif : consultez la section sur l'usage abusif ci-dessus. La taxe d'utilisation est due sur les 750 $ US payés, et non sur le prix de revente de 1 250 $ US. Avec un taux illustratif de 8 %, cela donne 60 $ US, et non 100 $ US. En général, le taux est celui de l'endroit où le détaillant a pris livraison du bureau, ou celui de l'endroit où il l'utilise si ce taux est plus élevé. Le détaillant inscrit le déclare dans sa déclaration de taxe de vente et d'utilisation.

Un revendeur en ligne achète dans cinq États

Un revendeur en ligne dépense 20 000 $ US par année auprès de fournisseurs de l'Ohio, de l'Utah, du Texas, de la Californie et de New York. Ce qui détermine le certificat, c'est l'endroit où chaque commande est livrée, et non l'endroit où se trouve le fournisseur. Les biens livrés en Ohio ou en Utah, deux États membres du Streamlined, peuvent utiliser le certificat Streamlined, un par fournisseur. Les biens livrés au Texas, en Californie ou à New York suivent les règles de cet État : le certificat des États frontaliers peut convenir au Texas ou à la Californie si les permis du revendeur correspondent à ce que demande ce formulaire, et New York exige le ST-120, avec sa section pour acheteurs hors État seulement si le revendeur n'est pas tenu de s'inscrire à New York et que l'un des deux cas du formulaire s'applique. Le revendeur envoie chaque certificat avant la facturation de la commande et tient un registre par fournisseur.

Votre situation est différente?

• Vous avez payé de la taxe sur des stocks depuis des mois, auprès de plusieurs fournisseurs ou États : les délais de remboursement varient selon l'État, et seuls certains paiements peuvent être réclamés directement. Savoir lesquels sont encore dans le délai, et qui peut les réclamer, dépend de chaque État. Si vos livres n'ont jamais séparé les achats taxés des stocks destinés à la revente, la liste des demandes doit être rebâtie à partir des factures et des relevés bancaires : consultez l'aide en tenue de livres et stocks ou fournitures pour les petits vendeurs.
• Un État vous a demandé de la taxe sur des stocks que vous avez utilisés, ou a ouvert une vérification : consultez les vérifications de la taxe de vente, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour rebâtir d'abord les registres d'achats et de retraits.
• Vous recueillez des certificats de vos propres clients : consultez les certificats d'exemption des clients.
• Des biens sont arrivés sans taxe et vous les avez utilisés : il s'agit de la taxe d'utilisation; consultez la taxe d'utilisation sur les achats d'une entreprise.
• Vous ne savez pas où vous devez vous inscrire : les règles d'inscription varient selon l'État, et la plupart des certificats demandent un numéro. Consultez quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Vous devez modifier une déclaration de taxe de vente ou prendre un crédit : consultez la production des déclarations de taxe de vente.
• Vous êtes un entrepreneur en construction qui achète des matériaux : consultez les entrepreneurs et la taxe de vente sur les matériaux.
• Vous vendez en ligne et voulez connaître l'impôt sur le revenu : consultez l'impôt sur le revenu des vendeurs en ligne.
• Les biens seront revendus hors des États-Unis, ou vous êtes une entreprise canadienne ou autre entreprise non américaine qui achète des stocks aux États-Unis : un certificat de revente du Texas ne couvre que les États-Unis et le Mexique; d'autres exemptions que cette page ne traite pas peuvent donc s'appliquer. Consultez les vendeurs canadiens avec des stocks aux États-Unis, les vendeurs étrangers et la taxe de vente et l'aide en fiscalité transfrontalière.