یہ کس کے لیے ہے
- انفرادی کاروبار کے مالک، شراکت داریاں اور کارپوریشنز جو QuickBooks Online میں کھاتے رکھتی ہیں اور اسے منسوخ کرنا چاہتی ہیں
- وہ مالکان جنہیں جاننا ہے کہ کون سی رپورٹس، اٹیچمنٹس اور پے رول ریکارڈ کتنی مدت کے لیے محفوظ کرنے ہیں
یہاں شامل نہیں
- ریکارڈ رکھنے کی ہر مدت پوری تفصیل سے، بشمول فروخت یا بندش کے بعد
- ریاستی پے رول قواعد اور وفاقی پے رول کی دوسری مدتیں
- نئے سافٹ ویئر میں ابتدائی بیلنس طے کرنا، یا QuickBooks Desktop اور Self-Employed کی بندش
- Intuit کے ایکسپورٹ ٹولز، شرائط یا ڈیٹا رکھنے کی مدت میں اس وقت کیا ملتا ہے
QuickBooks Online (QBO) منسوخ کرنے سے پہلے مجھے کیا رکھنا ہوگا؟
منسوخ کرنے سے پہلے فائل کے ہر سال کے لیے ایکسپورٹ کریں: نفع و نقصان، بیلنس شیٹ، جنرل لیجر، ٹرائل بیلنس، بینک اور کارڈ کے حسابات ملانے کی رپورٹس، اٹیچمنٹس، پے رول اور 1099 رپورٹس، اور مقررہ اثاثوں کی فہرست۔ منسوخی تب کریں جب آخری سال کے گوشوارے، پے رول فائلنگز اور سال کے اختتام کی ایڈجسٹمنٹس جمع اور محفوظ ہو چکی ہوں، اور موجودہ سال کا اب تک کا ڈیٹا بھی ایکسپورٹ کریں: اس کے اندراجات اگلے گوشوارے کی بنیاد ہیں۔ پھر جانچیں کہ کاپیاں سافٹ ویئر کے بغیر کھلتی ہیں۔
آپ کو اپنے کھاتے اور ان کے پیچھے کے کاغذات رکھنے ہیں، اور سبسکرپشن منسوخ کرنے سے یہ ذمہ داری کسی اور کو منتقل نہیں ہوتی۔ امریکی وفاقی ضوابط مستقل کھاتے یا ایسا ریکارڈ جو کل آمدنی، کٹوتیاں اور کریڈٹس ثابت کرنے کے لیے کافی ہو مانگتے ہیں، اور اتنی دیر رکھنے کو کہتے ہیں جتنی دیر ان کا مواد کسی بھی وفاقی ٹیکس قانون کے لیے اہم ہو سکتا ہے۔ IRS کہتا ہے کہ ٹیکس دہندگان اپنے کھاتے اور ریکارڈ خود رکھنے کے ذمہ دار ہیں۔
اگر آپ کھاتے سافٹ ویئر میں رکھتے ہیں تو IRS اس ڈیٹا کو اندراج کے اصل کھاتے مانتا ہے۔ وہ کہتا ہے کہ جہاں ٹیکس دہندہ اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر استعمال کرے وہاں معائنہ کار اکثر صورتوں میں بیک اپ فائل مانگتے ہیں۔ منسوخی کے بعد کیا دستیاب رہتا ہے اور کتنی دیر، یہ Intuit کی موجودہ شرائط طے کرتی ہیں، IRS نہیں۔ پہلے انہیں پڑھیں، اور منسوخی سے پہلے ایکسپورٹ کریں، بعد میں نہیں۔
منسوخی اس وقت سادہ ہے جب ایک ادارے کے چند برسوں کا ڈیٹا ہو، ہر اکاؤنٹ اپنے اسٹیٹمنٹس سے ملایا جا چکا ہو اور پے رول نہ ہو۔ یہ سادہ نہیں رہتی جب:
- برسوں کی رسیدیں اور انوائسز صرف فائل کے اندر اٹیچمنٹس کے طور پر موجود ہوں۔
- کاروباری اور ذاتی رقم ملی ہوئی ہو، یا اکاؤنٹس کبھی ملائے ہی نہ گئے ہوں۔
- پے رول فائل کے ذریعے چلتا ہو۔
- فروخت، بندش یا قرض دینے والے کی درخواست آنے والی ہو۔
- کوئی نوٹس یا معائنہ کھلا ہو، یا کوئی سال کبھی جمع ہی نہ ہوا ہو۔
شروع کرنے سے پہلے یہ جمع کریں:
- فائل کے ہر سال کا جمع کرایا گیا گوشوارہ۔
- فائل تک ایڈمنسٹریٹر کی رسائی، اور اس بات کا نوٹ کہ آپ کون سا پلان اور ایڈ آنز استعمال کرتے ہیں۔ اگر اسے کسی بک کیپر یا اکاؤنٹنٹ نے بنایا تھا تو ان سے پوچھیں کہ ایڈمنسٹریٹر کون ہے، یا منسوخی سے پہلے ان سے ایکسپورٹ کروائیں۔
- اداروں سے بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹس۔
- پے رول، سہ ماہی گوشواروں اور Form 1099 کی کاپیاں۔
- خریدے گئے سازوسامان اور جائیداد کی انوائسز۔
ریکارڈ کتنی دیر رکھوں: 3 سال یا اس سے زیادہ؟
IRS کی طے شدہ مدت 3 سال ہے، اور کئی صورتوں میں زیادہ ہے۔ مدت ہر گوشوارہ جمع کرانے سے شروع ہوتی ہے، اور آخری تاریخ سے پہلے جمع کیا گیا گوشوارہ آخری تاریخ پر جمع شدہ شمار ہوتا ہے (IRS)۔
| صورت | ریکارڈ رکھنے کی مدت |
|---|---|
| طے شدہ مدت | جمع کرانے سے 3 سال |
| آپ گوشوارے کی کل آمدنی کے 25% سے زیادہ آمدنی چھوڑ دیں، یا لاگت کی بنیاد بڑھا کر ظاہر کریں، یا مخصوص غیر ملکی مالیاتی اثاثوں سے $5,000 سے زیادہ چھوڑ دیں | 6 سال |
| آپ نے گوشوارہ جمع نہیں کرایا، یا جعلی گوشوارہ جمع کرایا | غیر معینہ مدت |
| وہ جائیداد جو آپ کاروبار میں استعمال کرتے ہیں | اس سال کی حد ختم ہونے تک جس میں آپ اسے ٹھکانے لگائیں |
کاروبار کے لیے یہاں کل آمدنی کا مطلب فروخت شدہ مال کی لاگت سے پہلے کی وصولیاں ہے (26 U.S.C. 6501(e))۔ شراکت داری یا S کارپوریشن کے لیے 3 سال ہر شریک یا حصص دار کے گوشوارے کی آخری تاریخ یا جمع کرانے کی تاریخ میں سے بعد والی سے شروع ہوتے ہیں، صرف ادارے کی اپنی تاریخ سے نہیں (Form 1065 کی ہدایات؛ Form 1120-S کی ہدایات)۔ انشورنس کمپنیاں یا قرض دینے والے IRS سے زیادہ دیر ریکارڈ مانگ سکتے ہیں، اور ریاست بھی: کیلیفورنیا میں انکم ٹیکس کی مدت عموماً 4 سال ہے (Franchise Tax Board)۔ چونکہ مدت ریکارڈ کے لحاظ سے مختلف ہے، اور اثاثوں کا ریکارڈ باقی سے زیادہ جی سکتا ہے، اس لیے فائل کا ہر سال ایکسپورٹ کریں، صرف آخری تین نہیں۔ ہر مدت پوری تفصیل سے، بشمول ریفنڈ کے دعوے، ڈوبے قرض اور فروخت یا بندش کے بعد: کاروباری ریکارڈ کتنی دیر رکھیں۔
ہر سال کے لیے کون سی رپورٹس ایکسپورٹ کروں؟
فائل کے ہر سال کا نفع و نقصان، بیلنس شیٹ، جنرل لیجر، ٹرائل بیلنس اور حسابات ملانے کی رپورٹس ایکسپورٹ کریں۔ IRS رپورٹس کی کوئی فہرست نہیں دیتا۔ یہ فہرست اس پر بنی ہے جو Publication 583 کمپیوٹر کے ریکارڈ سے مانگتا ہے: وہ آپ کے کھاتوں اور گوشوارے سے مطابقت رکھیں اور اصل دستاویزات کی نشاندہی کے لیے کافی تفصیل رکھیں۔
| رپورٹ | کیوں رکھیں |
|---|---|
| نفع و نقصان، ماہ بہ ماہ اور پورے سال کا | گوشوارے کی آمدنی اور اخراجات کی لائنوں سے ملتا ہے |
| ہر سال کے اختتام پر بیلنس شیٹ | اثاثے، قرض اور ایکویٹی دکھاتا ہے، اور اگلے سال کے ابتدائی اعداد |
| جنرل لیجر، تمام اکاؤنٹس، لین دین کی تفصیل کے ساتھ | خلاصوں کے پیچھے ہر اندراج رکھتا ہے، بشمول ایکویٹی اور قرض کے اکاؤنٹس |
| ہر سال کے اختتام پر ٹرائل بیلنس | ثابت کرتا ہے کہ کھاتے متوازن ہیں اور نئی فائل کا نقطہ آغاز ہے |
| بینک اور کارڈ کے حسابات ملانے کی رپورٹس | دکھاتی ہیں کہ کھاتے اسٹیٹمنٹس سے مل گئے تھے |
| جرنل اندراجات، بشمول سال کے اختتام کی ایڈجسٹمنٹس | دکھاتے ہیں کہ بعد میں کیا بدلا گیا |
| ہر سال کے اختتام پر وصول طلب اور قابل ادائیگی رقوم | اگر آپ استحقاقی (accrual) طریقہ استعمال کرتے ہیں تو غیر ادا شدہ انوائسز اور بل کی فہرست |
| چارٹ آف اکاؤنٹس، گاہکوں اور فروخت کنندگان کی فہرستیں | Publication 583 رکھنے والے ریکارڈ میں چارٹ آف اکاؤنٹس اور اکاؤنٹ کی وضاحتیں شمار کرتا ہے |
| تبدیلیوں کی تاریخ، اگر سافٹ ویئر دیتا ہو | غیر مجاز تبدیلیوں کے خلاف ان کنٹرولز کو ظاہر کرنے میں مدد دیتی ہے جن کا بیان Publication 583 مانگتا ہے |
اکیلا نفع و نقصان صرف خلاصہ ہے۔ IRS کہتا ہے کہ معائنہ کار رپورٹس سے نیچے اصل ڈیٹا اور دستاویزات تک جاتے ہیں، اور چھپا ہوا خلاصہ اصل لین دین تک نہیں پہنچاتا۔ جنرل لیجر تمام تاریخوں کے لیے چلائیں، ایک ایک سال الگ نہیں: IRS معائنے کے تحت سال سے پہلے اور بعد کا مہینہ مانگ سکتا ہے، یہ دیکھنے کے لیے کہ آمدنی اور اخراجات صحیح سال میں گئے۔ رپورٹس اسی اکاؤنٹنگ طریقے پر چلائیں جو گوشوارہ استعمال کرتا ہے۔
کون سی رسیدیں، انوائسز اور اسٹیٹمنٹس صرف سافٹ ویئر میں ہیں؟
لین دین سے منسلک کوئی بھی دستاویز، اور فائل میں اپ لوڈ یا ای میل کی گئی کوئی بھی چیز، کہیں اور موجود نہ ہو سکتی ہے۔ Publication 583 کہتا ہے کہ خریداری، فروخت اور پے رول سے انوائسز، رسیدیں، ادا شدہ بل اور ڈپازٹ سلپس جیسی معاون دستاویزات بنتی ہیں، اور یہ آپ کے کھاتوں اور گوشوارے کے اندراجات کی تائید کرتی ہیں۔
- بلز، اخراجات اور انوائسز کی اٹیچمنٹس ڈاؤن لوڈ کریں۔ یہ نہ سمجھیں کہ ڈیٹا ایکسپورٹ میں وہ شامل ہیں: ایکسپورٹ کھول کر دیکھیں۔
- انوائسز اسی شکل میں محفوظ کریں جس میں آپ کے گاہکوں کو ملیں، اور ادائیگی کی رسیدیں بھی۔
- بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹس سافٹ ویئر سے نہیں، ادارے سے لیں۔ Publication 583 کہتا ہے کہ منسوخ شدہ چیک نہ ہو تو مالیاتی ادارے کے تیار کردہ اسٹیٹمنٹس ادائیگی ثابت کر سکتے ہیں اگر ان میں رقم، وصول کنندہ اور اندراج یا چارج کی تاریخ ہو، اور چیک کی صورت میں چیک نمبر بھی۔
- جو Forms 1099 آپ کو ملے وہ رکھیں۔ Publication 583 Forms 1099-MISC اور 1099-NEC کو کل وصولیوں کی دستاویزات میں شمار کرتا ہے۔
صرف ادائیگی کا ثبوت کٹوتی کی تائید نہیں کرتا۔ Publication 583 کہتا ہے کہ وہ انوائس یا فروخت کی سلپ رکھیں جو دکھائے کہ لاگت آپ پر واجب ہوئی۔ تصاویر اور اسکین: کاغذ کے بجائے اسکین شدہ رسیدیں۔
پے رول اور روزگار ٹیکس کا کون سا ریکارڈ رکھوں؟
روزگار ٹیکس کا تمام ریکارڈ ٹیکس کی واجب الادا یا ادائیگی کی تاریخ کے بعد، جو بھی بعد میں ہو، کم از کم چار سال رکھیں۔ IRS کا روزگار ٹیکس صفحہ آغاز کو چوتھی سہ ماہی کا گوشوارہ جمع ہونے کے بعد لکھتا ہے؛ جب دونوں مختلف ہوں تو بعد والی تاریخ لمبی مدت دیتی ہے (Publication 583؛ IRS روزگار ٹیکس کا ریکارڈ)۔
فائل کے ہر سال کے لیے ملازم اور ادائیگی کی تاریخ کے حساب سے پے رول رجسٹر، ٹیکس واجبات اور ڈپازٹ کی تاریخ، جمع کرائے گئے روزگار ٹیکس گوشوارے اور Forms W-4 ایکسپورٹ کریں۔ اگر پے رول کسی الگ سروس یا ایڈ آن سے چلا تو وہاں سے بھی ایکسپورٹ کریں، کیونکہ اکاؤنٹنگ فائل میں اس کی پوری تاریخ نہ ہو۔ IRS کیا فہرست دیتا ہے، کریڈٹ کی اجرت کے ریکارڈ کی لمبی مدت، اجرت اور اوقات اور Form I-9 کی مدتیں، اور ریاستی قواعد: پے رول ریکارڈ رکھنے کی مدت۔
اثاثوں کا کون سا ریکارڈ رکھوں، اور کب تک؟
کاروباری جائیداد کا ریکارڈ اس سال کی حد ختم ہونے تک رکھیں جس میں آپ اسے قابل ٹیکس طریقے سے ٹھکانے لگائیں (IRS)۔ یہ سبسکرپشن کے ختم ہونے کے بعد کئی سال جی سکتا ہے۔
Publication 583 کہتا ہے کہ ریکارڈ میں یہ دکھائی دینا چاہیے:
- اثاثہ کب اور کیسے حاصل ہوا، اور خریداری کی قیمت۔
- کسی بھی بہتری کی لاگت۔
- section 179 کی کٹوتی اور لی گئی فرسودگی، اور اگر کوئی حادثاتی نقصان کی کٹوتی لی ہو۔
- آپ نے اثاثہ کیسے استعمال کیا۔
- اسے کب اور کیسے ٹھکانے لگایا، فروخت کی قیمت اور فروخت کے اخراجات۔
مقررہ اثاثوں کی فہرست اور فرسودگی کا شیڈول ایکسپورٹ کریں، اور ان کی تائید کرنے والی خریداری کی انوائسز، غیر منقولہ جائیداد کے closing statements اور بہتری کی انوائسز محفوظ کریں۔ اگر آپ کو جائیداد غیر قابل ٹیکس تبادلے میں ملی ہو تو پرانی اور نئی دونوں جائیدادوں کا ریکارڈ رکھیں۔
شراکت داریاں اور S کارپوریشنز: سرمائے، حصہ ڈالنے، تقسیم اور مالک کے قرض کے اکاؤنٹس بھی ایکسپورٹ کریں۔ شراکت داری کی ہدایات کہتی ہیں کہ ہر شریک کے منافع، نقصانات اور سرمائے کے حصے کی تائید کرنے والا ریکارڈ رکھیں (Form 1065 کی ہدایات)۔ مالک کی لاگت کی بنیاد کا ریکارڈ کاروباری ریکارڈ کتنی دیر رکھیں میں ہے۔
سیلز ٹیکس، 1099 اور جمع کرائے گئے دوسرے فارموں کا ریکارڈ کیا ہو؟
جو Forms 1099 اور دوسرے معلوماتی گوشوارے آپ نے جمع کرائے ان کی کاپیاں گوشوارے کی آخری تاریخ سے کم از کم 3 سال رکھیں، یا ایسا ہو کہ آپ ڈیٹا دوبارہ بنا سکیں۔ اگر بیک اپ ودہولڈنگ لگی ہو تو مدت 4 سال ہے، اور Form 1099-C کی اپنی لمبی مدت ہے (IRS)۔
| ریکارڈ | کتنی دیر |
|---|---|
| سیلز اور استعمال ٹیکس کا ریکارڈ، کیلیفورنیا | کم از کم 4 سال (California CDTFA) |
| سیلز اور استعمال ٹیکس کا ریکارڈ، ٹیکساس | کم از کم 4 سال (Texas Comptroller) |
| جمع کرائے گئے انکم ٹیکس گوشوارے | IRS کہتا ہے کہ کاپیاں رکھیں: یہ بعد کے اور ترمیم شدہ گوشوارے تیار کرنے میں مدد دیتی ہیں |
سیلز ٹیکس ریکارڈ کے قواعد ہر ریاست طے کرتی ہے، اس لیے ہر اس ریاست کی ریونیو ایجنسی دیکھیں جہاں آپ رجسٹرڈ ہیں۔ کیلیفورنیا PDF فائلوں کو الیکٹرانک ریکارڈ شمار نہیں کرتا اور لین دین کی سطح کی تفصیل مانگتا ہے جسے وہ حاصل کر کے تبدیل کر سکے، اس لیے وہاں کا فروخت کنندہ اسپریڈ شیٹ ایکسپورٹ یا مکمل کاپی رکھے، صرف PDF نہیں (Regulation 1698)۔ سافٹ ویئر سے سال کے اختتام کی 1099 فروخت کنندہ رپورٹ لین دین کی تفصیل کے ساتھ، اور سیلز ٹیکس کے واجبات اور ادائیگی کی رپورٹس ایکسپورٹ کریں۔ گاہکوں کے دوبارہ فروخت اور چھوٹ کے سرٹیفکیٹ صرف اٹیچمنٹس کے طور پر پڑے ہو سکتے ہیں: انہیں رکھیں، کیونکہ ٹیکساس میں آڈٹ کے دوران ان کے بغیر فروخت کو قابل ٹیکس فرض کیا جاتا ہے (Texas Comptroller)۔ فروخت کنندگان سے جمع کیے گئے Forms W-9 بھی محفوظ کریں، بشمول جو برقی طور پر ملے: IRS ہارڈ کاپی مانگ سکتا ہے (Form W-9 کی ہدایات)۔
ایکسپورٹ کس فارمیٹ میں ڈاؤن لوڈ کروں، اور اسے کیسے جانچوں؟
تین تہیں محفوظ کریں: رپورٹس کے PDF، تفصیل کی اسپریڈ شیٹ ایکسپورٹس، اور اگر سافٹ ویئر دیتا ہو تو کمپنی کے ڈیٹا کی مکمل کاپی۔
| فارمیٹ | کس کے لیے اچھا | حد |
|---|---|---|
| ہر جگہ کھلتا ہے اور رپورٹ جیسی چلائی گئی ویسی دکھاتا ہے | دوبارہ درآمد نہیں ہو سکتا اور لین دین تک نہیں پہنچاتا | |
| اسپریڈ شیٹ | آپ کا اکاؤنٹنٹ اور اگلا سافٹ ویئر اس پر کام کر سکتے ہیں | IRS کہتا ہے کہ اسپریڈ شیٹ کو بیک اپ فائل کی طرح جانچا نہیں جا سکتا |
| ڈیٹا کی مکمل کاپی | اصل کھاتوں کی ہو بہو کاپی کے سب سے قریب | پڑھنے کے لیے سافٹ ویئر یا ایڈمنسٹریٹر کا لاگ ان درکار ہو سکتا ہے |
IRS کے سوالات کے صفحے کے مطابق بیک اپ فائل اندراج کے کھاتوں کی ہو بہو کاپی ہے، اور معائنہ کار ایڈمنسٹریٹر کا لاگ ان مانگ سکتے ہیں۔ وہ صفحہ بیک اپ فائلوں کو بیان کرتا ہے اور یہ نہیں بتاتا کہ ہوسٹڈ سروس کا ایکسپورٹ اس کاپی میں شمار ہوتا ہے یا نہیں۔ اگر صرف ایسی فائل ہو جسے IRS پڑھ نہ سکے تو معائنہ کار فیصلہ کرتا ہے کہ آگے کیا کرنا ہے۔ اس لیے مکمل کاپی اور PDF دونوں ساتھ رکھیں، اور معائنے کی درخواست آئے تو کسی پیشہ ور سے پوچھیں۔
محفوظ کرنے سے پہلے ڈیٹا کو مختصر نہ کریں، صاف نہ کریں اور دوبارہ درج نہ کریں۔ IRS کہتا ہے کہ لین دین دوبارہ درج کر کے بنائی گئی نئی فائل اصل اندراج کے کھاتوں کی کاپی نہیں، اور مختصر کیا گیا ڈیٹا آڈٹ کے تحت سالوں کے لیے قابل قبول نہیں، جو آپ پہلے سے نہیں جان سکتے۔
ایکسپورٹ کو جانچنے کے لیے:
- ہر PDF اور اسپریڈ شیٹ کسی دوسرے آلے پر کھولیں، سافٹ ویئر میں لاگ ان کیے بغیر۔ ڈیٹا کی مکمل کاپی کے لیے نوٹ کریں کہ اسے پڑھنے کے لیے کیا چاہیے۔
- دیکھیں کہ ہر سال کی رپورٹس پوری تاریخی حد اور تمام اکاؤنٹس کا احاطہ کرتی ہیں۔
- ہر سال کا نفع و نقصان جمع کرائے گئے گوشوارے سے ملائیں۔ فرق ایسے ہوں جنہیں آپ بیان کر سکیں۔
- مختلف سالوں کے دس لین دین چنیں اور ہر ایک سے منسلک دستاویز کھولیں۔
- ایک صفحے میں لکھیں کہ فائل کیسے رکھی گئی: سافٹ ویئر اور پلان، کون سے سال شامل ہیں، ایڈمنسٹریٹر کی رسائی کس کے پاس تھی، بینک فیڈز کیسے چلیں اور اٹیچمنٹس کہاں تھیں۔ Publication 583 کہتا ہے کہ اپنے نظام کے کمپیوٹر والے حصے کی وضاحت رکھیں۔
- دو کاپیاں الگ الگ جگہوں پر رکھیں، اور کوئی بھی پاس ورڈ درج کریں۔
اگر میں کاروبار بند یا فروخت کر رہا ہوں تو کیا بدلتا ہے؟
بندش یا فروخت سے مدت خود بخود کم نہیں ہوتی: اوپر کی IRS مدتیں ہر گوشوارے سے چلتی ہیں۔ تحلیل ہونے والی کارپوریشن گوشوارہ جمع ہونے کے بعد IRS سے تحریری طور پر کہہ سکتی ہے کہ درخواست کے 18 ماہ کے اندر تشخیص کرے، بشرطیکہ وہ نیک نیتی سے تحلیل شروع کرے اور مکمل کرے۔ 6 سالہ اور بغیر حد والی صورتیں پھر بھی لاگو ہیں (26 U.S.C. 6501(d)؛ Form 4810)۔ جو آجر بند یا فروخت کرے وہ اپنے آخری Form 941 کے ساتھ ایک بیان لگاتا ہے جس میں بتایا جاتا ہے کہ پے رول ریکارڈ کون اور کہاں رکھتا ہے (Form 941 کی ہدایات)۔ بند ہونے والی کارپوریشن کی جائیداد حاصل کرنے والوں سے اس کا غیر ادا شدہ ٹیکس وصول کیا جا سکتا ہے، عموماً کارپوریشن کی اپنی مدت ختم ہونے کے بعد ایک سال تک (26 U.S.C. 6901(c))، اس لیے کسی کو اس کے کھاتے رکھنے ہوں گے۔
فروخت یا بندش سے پہلے، جب تک آپ کے پاس ایڈمنسٹریٹر کی رسائی ہے، کھاتوں کا مکمل ایکسپورٹ لیں، اور خریدار کو کوئی کاپی جانے سے پہلے اپنی کاپی رکھیں۔ فروخت کی شرائط میں طے کریں کہ بعد میں کھاتے کون رکھے گا۔ کمپنی بند کرنا: کمپنی بند کرنا۔ فروخت کے بعد ہر مدت: کاروباری ریکارڈ کتنی دیر رکھیں۔
میرے اکاؤنٹنٹ یا اگلے سافٹ ویئر کو ایکسپورٹ سے کیا چاہیے؟
اکاؤنٹنٹ کو سالانہ رپورٹس، جنرل لیجر اور اٹیچمنٹس چاہییں؛ نئے سافٹ ویئر کو ایک منتقلی کی تاریخ تک کے بیلنس اور فہرستیں چاہییں۔
- آپ کا اکاؤنٹنٹ یا ٹیکس تیار کرنے والا: جمع کرائے گئے گوشوارے، سالانہ رپورٹس اور جنرل لیجر، سال کے اختتام کی ایڈجسٹمنٹس، فرسودگی کا شیڈول، پے رول اور 1099 رپورٹس، اور ان سالوں کی فہرست جو کبھی ملائے نہیں گئے۔
- اگلا سافٹ ویئر: کیا لانا ہے یہ منتقلی کی تاریخ پر منحصر ہے: سال کے درمیان اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر بدلنا۔
یہ نہ سمجھیں کہ آپ کے اکاؤنٹنٹ کے پاس پہلے سے کاپی ہے۔ تحریری طور پر پوچھیں کہ وہ کون سے سال اور فارمیٹ رکھتے ہیں، کیونکہ ذمہ داری آپ کی ہے۔ ابتدائی بیلنس: اکاؤنٹنٹ بدلنے کے بعد ابتدائی بیلنس۔
مثال
یہ مثالیں وضاحت کے لیے ہیں، امریکی ڈالر استعمال کرتی ہیں اور فرض کرتی ہیں کہ گوشوارے ان کی آخری تاریخوں پر جمع ہوتے ہیں۔
6 سال بعد منسوخی کرنے والا انفرادی کاروبار کا مالک
ایک فری لانس ڈیزائنر سال میں تقریباً US$90,000 کل آمدنی ظاہر کرتی ہے اور سال 6 کا گوشوارہ جمع کرانے کے بعد سال 7 کے مئی میں منسوخ کرتی ہے۔ وہ چھ کے چھ سالوں کا اور سال 7 کا منسوخی کی تاریخ تک جنرل لیجر اور نفع و نقصان ایکسپورٹ کرتی ہے، اور اخراجات سے منسلک رسیدیں ڈاؤن لوڈ کرتی ہے۔ طے شدہ 3 سالہ مدت سال 1 سے 3 کے لیے ختم ہو چکی ہے۔ اگر کسی گوشوارے میں کل آمدنی کے 25% سے زیادہ چھوڑا گیا ہو تو مدت 6 سال ہوتی، یعنی سال 8، سال 9 اور سال 10 کے اپریل تک، اور اثاثوں کا ریکارڈ یا ریاستی مدت انہیں اور لمبا رکھ سکتی ہے، اس لیے وہ طے شدہ مدت پر بھروسا کرنے کے بجائے چھ کے چھ سال ایکسپورٹ کرتی ہے۔
US$300,000 پے رول والی S کارپوریشن
ایک S کارپوریشن نے سال 1، 2 اور 3 میں ہر سال US$100,000 اجرت ادا کی اور سال 3 کے گوشوارے جمع ہونے کے بعد سال 4 کے مئی میں منسوخ کرتی ہے۔ سال 1 میں ادا کی گئی اجرت سال 2 کے آغاز میں جمع ہونے والے گوشواروں میں آتی ہے، اس لیے وہ ریکارڈ کم از کم سال 6 کے آغاز تک رکھے جاتے ہیں، یعنی سبسکرپشن ختم ہونے کے تقریباً دو سال بعد۔ سال 3 کا ریکارڈ سال 8 کے آغاز تک، اور سال 4 کا سال 9 کے آغاز تک چلتا ہے۔ وہ سال 1 سے 3 اور سال 4 کے اب تک کے پے رول رجسٹر، ڈپازٹ کی تصدیقات، W-4 فارم اور جمع کرائے گئے سہ ماہی گوشوارے ایکسپورٹ کرتی ہے۔
US$250,000 کی جائیداد بیچنے والا مالک مکان
ایک مالک مکان نے سال 1 میں US$250,000 کی کرایے کی عمارت خریدی، سال 4 میں چھت کے لیے US$20,000 ادا کیے اور سال 5 میں منسوخ کرتا ہے۔ عمارت سال 9 میں بکتی ہے اور وہ گوشوارہ سال 10 کے اپریل میں جمع ہوتا ہے، اس لیے ریکارڈ کم از کم سال 13 کے اپریل تک رکھنے ہوں گے، یعنی منسوخی کے تقریباً آٹھ سال بعد۔ اگر اس گوشوارے میں عمارت کی لاگت کی بنیاد کل آمدنی کے 25% سے زیادہ بڑھا کر دکھائی گئی ہو تو مدت 6 سال ہوتی، یعنی سال 16 کے اپریل تک۔ خریداری کی انوائس، closing statement، چھت کی انوائس اور فرسودگی کا شیڈول منسوخی سے پہلے ایکسپورٹ کیے جاتے ہیں۔
آپ کی صورت مختلف ہے؟
- برسوں کی اٹیچمنٹس، پے رول، یا ملے جلے یا نہ ملائے گئے اکاؤنٹس، اور آپ کو یقین نہیں کہ رکھنے کے لیے کیا کافی مکمل ہے: کون سے سال ایکسپورٹ ہوں، آرکائیو سے پہلے کھاتوں کی مرمت چاہیے یا نہیں، اور کاپی کون رکھے، یہ فیصلے کے سوال ہیں۔ منسوخی سے پہلے انہیں بک کیپنگ میں مدد کے ساتھ طے کریں۔
- کھاتے بہت پیچھے ہیں، یا کوئی سال کبھی جمع نہیں ہوا: آرکائیو سے پہلے مرمت ہو، کیونکہ جو کھاتے ملتے نہیں ان کا آرکائیو مسئلہ ہی محفوظ رکھتا ہے۔ دیکھیں زیر التوا کھاتے مکمل کرنا اور غیر جمع شدہ کاروباری گوشوارے مکمل کرنا، یا منسوخی سے پہلے پچھلے کھاتے مکمل کرانا۔
- کوئی نوٹس یا معائنہ کھلا ہے: فائل کو مختصر نہ کریں، صاف نہ کریں اور دوبارہ درج نہ کریں، اور IRS کو جانے سے پہلے کسی پیشہ ور سے ہر ایکسپورٹ کا جائزہ لیں۔ دیکھیں چھوٹے کاروبار کا IRS آڈٹ۔
- آپ نئے سافٹ ویئر پر جا رہے ہیں: دیکھیں سال کے درمیان اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر بدلنا اور وہ سافٹ ویئر جسے آپ کا اکاؤنٹنٹ سپورٹ کرتا ہے۔
- آپ QuickBooks Self-Employed یا Desktop استعمال کرتے ہیں: دیکھیں QuickBooks Self-Employed بند ہو گیا اور QuickBooks Desktop بند ہو گیا۔
- Desktop سے Online جانے کے بعد بیلنس بگڑ گئے: دیکھیں Desktop سے Online کے بیلنس غلط اور بک کیپنگ میں مدد لیں۔
- ایکسپورٹ مکمل کرنے کے لیے بک کیپر کو رسائی چاہیے: دیکھیں بک کیپر کو رسائی دینا۔
- آپ کاروبار بند یا فروخت کر رہے ہیں، یا قرض دینے والا یا سرمایہ کار کھاتوں کا جائزہ لے گا: آخری ایکسپورٹ، فوری تشخیص کی کوئی درخواست اور کھاتے کون رکھے گا، یہ آخری گوشوارے سے پہلے کسی پیشہ ور کے ساتھ طے کرنا مناسب ہے۔ دیکھیں کمپنی بند کرنا اور سرمایہ کار جو مالی ریکارڈ مانگتے ہیں۔
اس صفحے کے اعداد و شمار
| اعداد و شمار | قدر | ماخذ |
|---|---|---|
| انکم ٹیکس کے معاون ریکارڈ رکھنے کی عام مدت عموماً گوشوارہ جمع کرانے یا اس کی آخری تاریخ، جو بھی بعد میں ہو، کے بعد؛ مخصوص صورتوں میں لمبی مدتیں لاگو ہوتی ہیں۔ جائیداد کی بنیاد کا ریکارڈ قابل ٹیکس فروخت والے سال کی حد کی مدت ختم ہونے تک رکھیں؛ جمع نہ کرائے گئے اور دھوکا دہی والے گوشواروں پر کوئی مدت کی حد نہیں۔ | 3 سال | IRS: Publication 583، ریکارڈ کتنی دیر رکھیں اور Table 3 جانچا گیا |
| چھوڑی ہوئی آمدنی جو IRS کے ریکارڈ رکھنے کی مدت کو 6 سال تک بڑھا دیتی ہے ریکارڈ 6 سال رکھیں اگر غیر رپورٹ شدہ آمدنی ریٹرن پر دکھائی گئی مجموعی آمدنی کے اس حصے سے زیادہ ہو | 25% | IRS: ریکارڈ کتنی دیر رکھنا چاہیے؟ جانچا گیا |
| چھوڑی ہوئی غیر ملکی اثاثوں کی آمدنی جو تشخیص کی مدت کو 6 سال تک بڑھا دیتی ہے مخصوص غیر ملکی مالیاتی اثاثوں سے آمدنی جو کل آمدنی سے خارج رکھی گئی | $5,000 | IRS: Form 8938 کی ہدایات جانچا گیا |
| جب چھوڑی گئی آمدنی 25% کی حد سے زیادہ ہو تو ریکارڈ رکھنے کی مدت گوشوارہ جمع کرانے کی تاریخ سے گنی جاتی ہے۔ تب لاگو ہوتی ہے جب چھوڑی گئی آمدنی گوشوارے میں دکھائی گئی کل آمدنی کے 25% سے زیادہ ہو، یا مخصوص غیر ملکی مالیاتی اثاثوں سے $5,000 سے زیادہ ہو۔ | 6 سال | IRS: ریکارڈ کتنی دیر رکھنا چاہیے؟ جانچا گیا |
| کیلیفورنیا میں گوشوارے کی جانچ اور تجویز کردہ تشخیص کا نوٹس بھیجنے کی معمول کی مدت یہ عموماً گوشوارے کی آخری تاریخ یا اسے جمع کرانے کی تاریخ سے شروع ہوتی ہے؛ FTB استثنا درج کرتا ہے، بشمول وفاقی آڈٹ سے متعلق گوشوارے۔ | 4 سال | California FTB: اپنے ٹیکس کا ریکارڈ رکھنا جانچا گیا |
| امریکی ملازمتی ٹیکس کا ریکارڈ محفوظ رکھنا کم از کم، اس تاریخ سے شمار ہوتی ہے جب ٹیکس واجب الادا ہو یا ادا کیا جائے، جو بھی بعد میں ہو | چار سال | IRS: Publication 583, کاروبار شروع کرنا اور ریکارڈ رکھنا جانچا گیا |
| آپ کے فائل کیے گئے معلوماتی گوشواروں (جیسے Forms 1099) کی کاپیاں رکھنا گوشواروں کی آخری تاریخ سے، یا ڈیٹا دوبارہ بنانے کی صلاحیت برقرار رکھیں؛ Form 1099-C کے لیے 4 سال | 3 سال | IRS: بعض معلوماتی گوشواروں کی عمومی ہدایات (2025) جانچا گیا |
| جب بیک اپ ودہولڈنگ لگائی گئی ہو تو معلوماتی گوشواروں کی کاپیاں رکھنا گوشواروں کی آخری تاریخ سے | 4 سال | IRS: بعض معلوماتی گوشواروں کی عمومی ہدایات (2025) جانچا گیا |
| سیلز اور استعمال ٹیکس کے ریکارڈ رکھنے کی کیلیفورنیا کی کم از کم مدت کم از کم چار سال، جب تک ریاست تحریری طور پر پہلے تلف کرنے کی اجازت نہ دے؛ الیکٹرانک طور پر رکھے گئے ریکارڈ پر بھی لاگو ہوتا ہے (Regulation 1698(i)) | 4 سال | California CDTFA: Regulation 1698, ریکارڈ جانچا گیا |
| Texas میں سیلز اور استعمال ٹیکس کے ریکارڈ رکھنے کی کم از کم مدت کم از کم، جب تک Comptroller تحریری طور پر پہلے تلف کرنے کی اجازت نہ دے؛ سیلز یا استعمال ٹیکس کی ذمہ داری والے تمام لین دین کے ریکارڈ پر لاگو ہوتا ہے۔ آڈٹ، اپیل یا ریفنڈ کے دعوے کے دوران ریکارڈ اس کے حل ہونے تک زیادہ دیر رکھیں۔ | 4 سال | Texas Comptroller: ریکارڈ رکھنے کے عام سوالات جانچا گیا |
| تحلیل ہونے والی کارپوریشن کی فوری تشخیص کی درخواست کے بعد IRS کی تشخیص کی مدت تحریری درخواست (Form 4810) سے گنا جاتا ہے، جو گوشوارے کے بعد جمع کرائی جاتی ہے؛ گوشوارے کے جمع ہونے سے 3 سال سے آگے کبھی نہیں۔ صرف اس صورت میں لاگو ہوتا ہے جب کارپوریشن نیک نیتی سے تحلیل شروع کرے اور مکمل کرے؛ فراڈ، گوشوارہ نہ ہونے اور 6 سال کی آمدنی چھپانے کے معاملات خارج ہیں (26 U.S.C. 6501(d))۔ | 18 ماہ | US Code: 26 U.S.C. 6501(d)، فوری تشخیص کی درخواست جانچا گیا |
| ابتدائی transferee تشخیص کی توسیع Internal Revenue Code section 6901(c)(1) کے تحت منتقل کنندہ کی تشخیص کی مدت ختم ہونے کے بعد۔ | ایک سال | IRS: Transferee Liability کے مقدمات جانچا گیا |
بنیادی ذرائع
- IRS: ریکارڈ کتنی دیر رکھنا چاہیے؟
- IRS: ریکارڈ رکھنا
- IRS: Publication 583, کاروبار شروع کرنا اور ریکارڈ رکھنا
- IRS: الیکٹرانک اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کے ریکارڈ کا استعمال، اکثر پوچھے جانے والے سوالات
- IRS: روزگار ٹیکس کا ریکارڈ رکھنا
- IRS: Tax Topic 305, ریکارڈ رکھنا
- IRS: Form 1065 کی ہدایات
- IRS: Form 1120-S کی ہدایات
- IRS: کچھ معلوماتی گوشواروں کی عمومی ہدایات
- IRS: Form 941 کی ہدایات
- IRS: Form W-9 مانگنے والے کے لیے ہدایات
- IRS: Form 4810 کے بارے میں، فوری تشخیص کی درخواست
- 26 CFR 1.6001-1, ریکارڈ (GovInfo)
- 26 U.S.C. 6501, تشخیص اور وصولی کی حدیں (GovInfo)
- 26 U.S.C. 6901, منتقل شدہ اثاثے (GovInfo)
- California FTB: اپنے ٹیکس کا ریکارڈ رکھنا
- California CDTFA: Regulation 1698, ریکارڈ
- Texas Comptroller: سیلز ٹیکس ریکارڈ کے بارے میں سوالات
اس رہنما کے بارے میں
انگریزی رہنما مضمون سے ترجمہ شدہ · انگریزی اصل پڑھیں
یہ دکھائے گئے ٹیکس سال کے عمومی اصول بیان کرتا ہے۔ یہ آپ کی صورت حال کے لیے مشورہ نہیں ہے۔
انگریزی اصل میں ہونے والی تبدیلیاں
- : پہلی بار شائع ہوا۔