ביטול QuickBooks Online: אילו רישומים לייצא לפני שעוזבים

מה צריך לשמור לפני שמבטלים את QuickBooks Online (QBO)?

לפני הביטול ייצאו לכל שנה בקובץ: רווח והפסד, מאזן, ספר ראשי, מאזן בוחן, התאמות בנק וכרטיסי אשראי, קבצים מצורפים, דוחות שכר וטופס 1099, ורשימת הנכסים הקבועים. בטלו רק אחרי שהדוחות של השנה האחרונה, הדיווחים על שכר והתאמות סוף השנה הוגשו ונשמרו, וייצאו גם את השנה השוטפת עד היום, כי הרישומים שלה תומכים בדוח הבא. אחר כך בדקו שהעותקים נפתחים בלי התוכנה.

אתם חייבים לשמור את הספרים ואת המסמכים שמאחוריהם, וביטול המנוי לא מעביר את החובה הזאת לאף אחד אחר. התקנות הפדרליות דורשות ספרים או רישומים קבועים שמספיקים כדי לבסס הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים, ולשמור אותם כל עוד תוכנם עשוי להיות חשוב לכל דין מס פדרלי. IRS קובע שנישומים אחראים לנהל את הספרים והרישומים שלהם בעצמם.

אם אתם מנהלים את הספרים בתוכנה, IRS רואה בנתונים האלה את פנקסי הרישום המקוריים. הוא קובע שבודקי מס מבקשים את קובץ הגיבוי ברוב המקרים שבהם נישום משתמש בתוכנת הנהלת חשבונות. מה נשאר זמין אחרי הביטול ולכמה זמן נקבע לפי התנאים העדכניים של Intuit ולא לפי IRS. קראו אותם קודם, וייצאו לפני הביטול ולא אחריו.

ביטול הוא פשוט כשלישות אחת יש נתונים של כמה שנים, כל חשבון מותאם לדפי החשבון שלו ואין שכר. הוא כבר לא פשוט כאשר:

• קבלות וחשבוניות של שנים קיימות רק כקבצים מצורפים בתוך הקובץ.
• כסף עסקי וכסף אישי מעורבבים, או שחשבונות מעולם לא הותאמו.
• השכר מתנהל דרך הקובץ.
• מכירה, סגירה או בקשה של מלווה מתקרבות.
• יש הודעה או בדיקה פתוחה, או שנה שלא הוגשה.

אספו את אלה לפני שמתחילים:

• הדוח שהוגש לכל שנה בקובץ.
• גישת מנהל לקובץ, ורישום של התוכנית והתוספות שאתם משתמשים בהן. אם איש מקצוע להנהלת חשבונות או רואה חשבון הגדיר אותו, בקשו ממנו לאשר מי המנהל, או שיבצע את הייצוא לפני הביטול.
• דפי חשבון בנק וכרטיסי אשראי מהמוסדות עצמם.
• עותקים של דוחות שכר, של הדוחות הרבעוניים ושל טופס 1099.
• חשבוניות על ציוד ועל נכסים שנרכשו.

כמה זמן שומרים את הרישומים: 3 שנים או יותר?

ברירת המחדל של IRS היא 3 שנים, ובכמה מקרים התקופה ארוכה יותר. השעון מתחיל בהגשה של כל דוח, ודוח שהוגש לפני המועד הקבוע נחשב כאילו הוגש במועד הקבוע (IRS).

בעסק, הכנסה ברוטו כאן היא קבלות לפני עלות המכר (⁦26 U.S.C. 6501(e)⁩). בשותפות או בחברת S, התקופה של 3 שנים נספרת מהמאוחר מבין המועד הקבוע וההגשה של הדוח של כל שותף או בעל מניות, ולא רק של הישות עצמה (הוראות טופס 1065; הוראות טופס ⁦1120-S⁩). חברות ביטוח או נושים עשויים לדרוש רישומים לתקופה ארוכה מזו של IRS, וגם מדינה יכולה: תקופת מס ההכנסה בקליפורניה היא בדרך כלל 4 שנים (Franchise Tax Board). מאחר שהתקופה משתנה מרישום לרישום, ורישומי נכסים יכולים לחיות יותר מהשאר, ייצאו כל שנה שהקובץ מחזיק ולא רק את שלוש האחרונות. כל התקופות במלואן, כולל תביעות החזר, חובות אבודים ואחרי מכירה או סגירה: כמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

אילו דוחות מייצאים לכל שנה?

ייצאו את דוח הרווח והפסד, המאזן, הספר הראשי, מאזן הבוחן וההתאמות לכל שנה בקובץ. IRS לא מפרסם רשימת דוחות. הרשימה כאן נבנתה ממה שפרסום 583 דורש מרישומים ממוחשבים: הם חייבים להתאים לספרים ולדוח, ולהכיל מספיק פירוט כדי לזהות את מסמכי המקור.

דוח רווח והפסד לבדו הוא סיכום. IRS קובע שבודקי מס יורדים מהדוחות לנתונים ולמסמכים שמתחתם, ואי אפשר לעקוב אחרי סיכום מודפס. הפיקו את הספר הראשי לכל התאריכים, ולא שנה אחר שנה: IRS עשוי לבקש את החודש שלפני שנה שנבדקת ואת החודש שאחריה, כדי לבדוק שהכנסות והוצאות נרשמו בשנה הנכונה. הפיקו דוחות לפי אותה שיטת חשבונאות שהדוח משתמש בה.

אילו קבלות, חשבוניות ודפי חשבון קיימים רק בתוכנה?

כל מסמך שמצורף לפעולה, וכל דבר שהועלה או נשלח במייל לקובץ, עשוי לא להיות קיים בשום מקום אחר. פרסום 583 קובע שרכישות, מכירות ושכר מפיקים מסמכים תומכים כמו חשבוניות, קבלות, חשבונות ששולמו ופתקי הפקדה, ושהם תומכים ברישומים בספרים ובדוח.

• הורידו את הקבצים המצורפים בחשבוניות ספק, בהוצאות ובחשבוניות ללקוחות. אל תניחו שייצוא נתונים כולל אותם: פתחו את הייצוא ובדקו.
• שמרו את החשבוניות כפי שהלקוחות קיבלו אותן, ואת קבלות התשלום.
• השיגו דפי חשבון בנק וכרטיסי אשראי מהמוסד עצמו, לא מהתוכנה. פרסום 583 קובע שבלי המחאה מבוטלת, דפי חשבון שהכין מוסד פיננסי יכולים להוכיח תשלום כשהם מציגים את הסכום, את המקבל ואת תאריך החיוב, וגם את מספר ההמחאה אם זו המחאה.
• שמרו את טפסי 1099 שקיבלתם. פרסום 583 מונה את טפסי ⁦1099-MISC⁩ ו-⁠⁦1099-NEC⁩ בין מסמכי הקבלות ברוטו.

הוכחת תשלום לבדה לא תומכת בניכוי. פרסום 583 קובע לשמור את החשבונית או את שובר המכירה שמראים שהוצאתם את העלות. תמונות וסריקות: קבלות סרוקות במקום נייר.

אילו רישומי שכר ומסי תעסוקה שומרים?

שמרו את כל רישומי מס התעסוקה לפחות ארבע שנים אחרי שהמס היה אמור להשתלם או ששולם, המאוחר מביניהם. בעמוד של IRS על מסי תעסוקה נקודת ההתחלה מנוסחת כאחרי הגשת הדוח של הרבעון הרביעי. כשהשניים שונים, התאריך המאוחר נותן תקופה ארוכה יותר (פרסום 583; ניהול רישומים של מסי תעסוקה ב-⁠IRS).

ייצאו את רישום השכר לפי עובד ותאריך תשלום, את החבות במס והיסטוריית ההפקדות, את דוחות מסי התעסוקה שהגשתם ואת טפסי ⁦W-4⁩, לכל שנה בקובץ. אם השכר התנהל דרך שירות נפרד או תוסף, ייצאו גם משם, כי ייתכן שקובץ הנהלת החשבונות לא מכיל את ההיסטוריה המלאה שלו. מה ש-⁠IRS מונה, התקופה הארוכה יותר לרישומי שכר בזיכוי, שעוני שעות עבודה וטופס ⁦I-9⁩ וכללי מדינות: שמירת רישומי שכר.

אילו רישומי נכסים שומרים, ועד מתי?

שמרו רישומים של נכסים עסקיים עד שהמגבלה מסתיימת לשנה שבה הנכס נמכר או סולק במכירה חייבת במס (IRS). הם יכולים לחיות יותר מהמנוי בשנים רבות.

פרסום 583 קובע שהרישומים צריכים להראות:

• מתי ואיך רכשתם את הנכס, ואת מחיר הרכישה.
• את העלות של כל שיפור.
• את ניכוי סעיף 179 ואת הפחת שנתבעו, וכל הפסד מנזק שנוכה.
• איך השתמשתם בנכס.
• מתי ואיך מכרתם או סילקתם אותו, את מחיר המכירה ואת הוצאות המכירה.

ייצאו את רשימת הנכסים הקבועים ואת לוח הפחת, ושמרו את חשבוניות הרכישה, את דפי הסגירה של נדל״ן ואת חשבוניות השיפורים שתומכים בהם. אם קיבלתם נכס בהחלפה שאינה חייבת במס, שמרו רישומים גם של הנכס הישן וגם של החדש.

שותפויות וחברות S: ייצאו גם את חשבונות ההון, ההפקדות, החלוקות והלוואות הבעלים. הוראות השותפות קובעות לשמור רישומים שתומכים בחלק של כל שותף ברווחים, בהפסדים ובהון (הוראות טופס 1065). רישומי בסיס העלות של בעלים מכוסים בכמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

ומה לגבי רישומי מס מכירה, טופס 1099 וטפסים אחרים שהוגשו?

עותקים של טפסי 1099 ושל דוחות מידע אחרים שהגשתם צריכים להישמר לפחות 3 שנים ממועד ההגשה הקבוע של הדוח, או שתצטרכו להיות מסוגלים לשחזר את הנתונים. התקופה היא 4 שנים אם הוטל ניכוי גיבוי במקור, ולטופס ⁦1099-C⁩ יש תקופה ארוכה יותר משלו (IRS).

כללי הרישומים למס מכירה נקבעים בכל מדינה, ולכן בדקו ברשות ההכנסות של כל מדינה שבה אתם רשומים. קליפורניה לא מכירה בקובצי PDF כרישומים אלקטרוניים ודורשת פירוט ברמת פעולה שהיא יכולה לאחזר ולהמיר, ולכן מוכר שם שומר את ייצוא הגיליון או עותק מלא, ולא רק PDF (תקנה 1698). מהתוכנה ייצאו את דוח הספקים של טופס 1099 לסוף השנה עם פירוט הפעולות, ואת דוחות החבות והתשלומים של מס המכירה. תעודות מכירה חוזרת ופטור של לקוחות עשויות להימצא רק כקבצים מצורפים: שמרו אותן, כי בטקסס מכירות בלעדיהן נחשבות חייבות במס בבדיקה (Texas Comptroller). שמרו גם את טפסי ⁦W-9⁩ שאספתם מספקים, כולל אלה שהתקבלו באלקטרוניקה: IRS יכול לבקש עותק מודפס (הוראות טופס ⁦W-9⁩).

באיזה פורמט מורידים את הייצוא, ואיך בודקים אותו?

שמרו שלוש שכבות: קובצי PDF של הדוחות, ייצוא לגיליון של הפירוט, ואם התוכנה מציעה, עותק מלא של נתוני החברה.

השאלות הנפוצות של IRS קובעות שקובץ הגיבוי הוא עותק מדויק של פנקסי הרישום, ושבודקי מס יכולים לבקש את פרטי הכניסה של המנהל. העמוד הזה מתאר קובצי גיבוי ולא קובע אם ייצוא משירות מאוחסן נחשב לעותק הזה. אם כל מה שיש הוא קובץ ש-⁠IRS לא יכול לקרוא, הבודק מחליט איך להמשיך. לכן שמרו יחד את העותק המלא ואת ה-⁠PDF, ושאלו איש מקצוע אם מגיעה בקשה בבדיקה.

אל תצמצמו, תמחקו או תקלידו מחדש את הנתונים לפני השמירה. IRS קובע שקובץ חדש שנבנה בהזנה מחדש של פעולות אינו עותק של פנקסי הרישום המקוריים, ושנתונים מצומצמים אינם מקובלים לשנים שנבדקות, שאי אפשר לדעת מראש מהן.

כדי לבדוק את הייצוא:

1. פתחו כל PDF וכל גיליון במכשיר אחר, בלי להיכנס לתוכנה. לעותק המלא של הנתונים, רשמו מה צריך כדי לקרוא אותו.
2. בדקו שהדוחות של כל שנה מכסים את כל טווח התאריכים ואת כל החשבונות.
3. השוו את הרווח והפסד של כל שנה לדוח שהוגש. הפערים צריכים להיות כאלה שאתם יכולים להסביר.
4. בחרו עשר פעולות משנים שונות ופתחו את המסמך המצורף לכל אחת.
5. כתבו תיאור של עמוד אחד לאופן שבו הקובץ נוהל: התוכנה והתוכנית, השנים שמכוסות, מי היה מנהל, איך עבדו הזנות הבנק ואיפה היו הקבצים המצורפים. פרסום 583 מבקש לשמור תיאור של החלק הממוחשב במערכת שלכם.
6. אחסנו שני עותקים במקומות נפרדים, ורשמו כל סיסמה.

מה משתנה אם אני סוגר או מוכר את העסק?

סגירה או מכירה לא מקצרות בפני עצמן את התקופה: התקופות של IRS שלמעלה נספרות מכל דוח. חברה שמתפרקת יכולה לבקש מ-⁠IRS בכתב, אחרי שהוגש דוח, לקבוע את המס תוך 18 חודשים מהבקשה, אם היא מתחילה את הפירוק בתום לב ומשלימה אותו. מקרי 6 השנים וללא הגבלת הזמן עדיין חלים (⁦26 U.S.C. 6501(d)⁩; טופס 4810). מעסיק שסוגר או מוכר מצרף לטופס 941 האחרון שלו הצהרה שמציינת מי שומר את רישומי השכר ואיפה (הוראות טופס 941). מי שמקבל את הנכסים של חברה שנסגרת יכול לקבל שומה על המס שלא שולם, בדרך כלל עד שנה אחת אחרי שהתקופה של החברה עצמה מסתיימת (⁦26 U.S.C. 6901(c)⁩), ולכן מישהו צריך לשמור את הספרים שלה.

לפני מכירה או סגירה, הפיקו ייצוא מלא של הספרים בזמן שיש לכם עדיין גישת מנהל, ושמרו עותק משלכם לפני שעותק כלשהו עובר לקונה. קבעו בתנאי המכירה מי מחזיק בספרים אחר כך. סגירת חברה: סגירת חברה. כל התקופות אחרי מכירה: כמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

מה רואה החשבון שלי או התוכנה הבאה צריכים מהייצוא?

רואה חשבון צריך את הדוחות השנתיים, את הספר הראשי ואת הקבצים המצורפים. תוכנה חדשה צריכה יתרות ורשימות לפי תאריך מעבר אחד.

• רואה החשבון או מכין הדוחות שלכם: הדוחות שהוגשו, הדוחות השנתיים והספר הראשי, התאמות סוף השנה, לוח הפחת, דוחות השכר וטופס 1099, ורשימה של שנים שמעולם לא הותאמו.
• התוכנה הבאה: מה להכניס תלוי בתאריך המעבר: מעבר בין תוכנות הנהלת חשבונות באמצע השנה.

אל תניחו שלרואה החשבון כבר יש עותק. שאלו בכתב אילו שנים ופורמטים הוא שומר, כי החובה שלכם. יתרות פתיחה: יתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה, בדולרים אמריקאיים, ומניחות שהדוחות מוגשים במועדם הקבוע.

בעל עסק יחידני שמבטל אחרי 6 שנים

מעצבת עצמאית מדווחת על הכנסה ברוטו של כ-⁠⁦US$90,000⁩ בשנה, ומבטלת במאי של שנה 7, אחרי שהגישה את הדוח של שנה 6. היא מייצאת את הספר הראשי ואת הרווח והפסד לכל ששת השנים, ולשנה 7 עד תאריך הביטול, ומורידה את הקבלות שמצורפות להוצאות. תקופת ברירת המחדל של 3 שנים הסתיימה לשנים 1 עד 3. היא הייתה נמשכת 6 שנים, עד אפריל של שנה 8, שנה 9 ושנה 10, אם דוח השמיט יותר מ-⁠⁦25%⁩ מההכנסה ברוטו שלו, ורישומי נכסים או תקופה של מדינה יכולים להאריך אותה, ולכן היא מייצאת את כל ששת השנים ולא מסתמכת על ברירת המחדל.

חברת S עם שכר של ⁦US$300,000⁩

חברת S שילמה ⁦US$100,000⁩ שכר בכל אחת משנים 1, 2 ו-⁠3 ומבטלת במאי של שנה 4, אחרי שהדוחות של שנה 3 הוגשו. שכר ששולם בשנה 1 מכוסה בדוחות שהוגשו בתחילת שנה 2, ולכן הרישומים שלו נשמרים לפחות עד תחילת שנה 6, כשנתיים אחרי סיום המנוי. רישומי שנה 3 נשמרים עד תחילת שנה 8, ורישומי שנה 4 עד תחילת שנה 9. היא מייצאת רישומי שכר, אישורי הפקדות, טפסי ⁦W-4⁩ ואת הדוחות הרבעוניים שהוגשו לשנים 1 עד 3 ולשנה 4 עד היום.

משכיר שמכר נכס ב-⁠⁦US$250,000⁩

משכיר רכש בניין להשכרה ב-⁠⁦US$250,000⁩ בשנה 1, שילם ⁦US$20,000⁩ על גג בשנה 4 ומבטל בשנה 5. הבניין נמכר בשנה 9 והדוח של אותה שנה מוגש באפריל של שנה 10, ולכן את הרישומים צריך לשמור לפחות עד אפריל של שנה 13, כשמונה שנים אחרי הביטול. אם הדוח הגזים בבסיס העלות של הבניין ביותר מ-⁠⁦25%⁩ מההכנסה ברוטו שלו, התקופה הייתה נמשכת 6 שנים, עד אפריל של שנה 16. חשבונית הרכישה, דף הסגירה, חשבונית הגג ולוח הפחת מיוצאים לפני הביטול.

המצב שלכם שונה?

• שנים של קבצים מצורפים ושכר, או חשבונות מעורבבים או לא מותאמים, ואתם לא בטוחים מה שלם מספיק לשמירה: אילו שנים לייצא, אם הספרים צריכים תיקון לפני שמארכבים אותם ומי מחזיק בעותק, הן שאלות של שיקול דעת. הכריעו בהן לפני הביטול, עם עזרה בהנהלת חשבונות.
• הספרים מפגרים מאוד, או שנה לא הוגשה: תיקון בא לפני ארכוב, כי ארכיון של ספרים שלא מותאמים שומר את הבעיה. ראו השלמת ספרים באיחור והשלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו, או הזמינו השלמת הנהלת חשבונות לפני הביטול.
• יש הודעה או בדיקה פתוחה: אל תצמצמו, תמחקו או תקלידו מחדש את הקובץ, ובקשו מאיש מקצוע לבדוק כל ייצוא לפני שהוא נשלח ל-⁠IRS. ראו ביקורת של IRS בעסק קטן.
• אתם עוברים לתוכנה חדשה: ראו מעבר בין תוכנות הנהלת חשבונות באמצע השנה ותוכנות שרואה החשבון שלכם תומך בהן.
• אתם משתמשים ב-⁠QuickBooks Self-Employed או ב-⁠Desktop: ראו הפסקת QuickBooks Self-Employed והפסקת QuickBooks Desktop.
• היתרות התקלקלו אחרי המעבר מ-⁠Desktop ל-⁠Online: ראו יתרות לא נכונות אחרי מעבר מ-⁠Desktop ל-⁠Online וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• איש מקצוע להנהלת חשבונות צריך גישה כדי לסיים את הייצוא: ראו מתן גישה לאיש מקצוע להנהלת חשבונות.
• אתם סוגרים או מוכרים את העסק, או שמלווה או משקיע יבדקו את הספרים: הייצוא הסופי, כל בקשה להערכה מהירה ומי מחזיק בספרים כדאי להסדיר עם איש מקצוע לפני הדוח האחרון. ראו סגירת חברה ורישומים פיננסיים שמשקיעים מבקשים.