Hủy QuickBooks Online: hồ sơ cần xuất trước khi hủy

Tôi phải giữ những gì trước khi hủy QuickBooks Online (QBO)?

Trước khi hủy, hãy xuất cho mọi năm trong tệp dữ liệu: báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, sổ cái, bảng cân đối thử, bản đối chiếu ngân hàng và thẻ, tệp đính kèm, báo cáo bảng lương và Form 1099, cùng danh sách tài sản cố định. Chỉ hủy sau khi tờ khai, hồ sơ bảng lương và các điều chỉnh cuối năm của năm gần nhất đã được nộp và lưu. Hãy xuất cả năm hiện tại tính đến nay, vì các bút toán trong đó là căn cứ cho tờ khai tiếp theo. Sau đó hãy thử mở các bản sao mà không cần phần mềm.

Bạn phải giữ sổ sách và các giấy tờ đứng sau chúng, và việc hủy gói đăng ký không chuyển nghĩa vụ này cho ai khác. Quy định liên bang yêu cầu sổ sách hoặc hồ sơ lâu dài đủ để chứng minh tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế, được giữ chừng nào nội dung của chúng còn có thể liên quan đến bất kỳ luật thuế liên bang nào. IRS cho biết người nộp thuế có trách nhiệm tự lưu giữ sổ sách và hồ sơ của mình.

Nếu bạn ghi sổ bằng phần mềm, IRS coi dữ liệu đó là sổ ghi chép gốc. IRS cho biết kiểm tra viên yêu cầu tệp sao lưu trong phần lớn các trường hợp khi người nộp thuế dùng phần mềm kế toán. Dữ liệu nào còn truy cập được sau khi hủy, và trong bao lâu, do điều khoản hiện hành của Intuit quy định, không phải IRS. Hãy đọc các điều khoản đó trước, và xuất dữ liệu trước khi hủy, không phải sau.

Việc hủy khá đơn giản khi một pháp nhân chỉ có dữ liệu của vài năm, mọi tài khoản đã được đối chiếu với sao kê và không có bảng lương. Việc hủy không còn đơn giản khi:

• Nhiều năm biên lai và hóa đơn chỉ tồn tại dưới dạng tệp đính kèm trong hệ thống.
• Tiền của doanh nghiệp và tiền cá nhân bị trộn lẫn, hoặc tài khoản chưa bao giờ được đối chiếu.
• Bảng lương chạy qua chính tệp dữ liệu này.
• Sắp có việc bán doanh nghiệp, đóng doanh nghiệp hoặc yêu cầu từ bên cho vay.
• Đang có thông báo hoặc cuộc kiểm tra thuế chưa xong, hoặc có một năm chưa bao giờ nộp tờ khai.

Hãy chuẩn bị những thứ này trước khi bắt đầu:

• Tờ khai đã nộp của mọi năm trong tệp dữ liệu.
• Quyền quản trị viên đối với tệp dữ liệu, và ghi chú về gói dịch vụ và tiện ích bổ sung bạn đang dùng. Nếu nhân viên ghi sổ hoặc kế toán viên đã thiết lập tệp, hãy nhờ họ xác nhận ai là quản trị viên hoặc nhờ họ xuất dữ liệu trước khi bạn hủy.
• Sao kê ngân hàng và thẻ từ các tổ chức tài chính.
• Bản sao bảng lương, tờ khai hằng quý và Form 1099.
• Hóa đơn mua thiết bị và tài sản.

Tôi phải giữ hồ sơ trong bao lâu: 3 năm hay lâu hơn?

Thời hạn mặc định của IRS là 3 năm, và một số trường hợp dài hơn. Thời hạn tính từ ngày nộp mỗi tờ khai, và tờ khai nộp trước hạn được coi là nộp vào ngày đến hạn (IRS).

Đối với doanh nghiệp, tổng thu nhập ở đây là doanh thu trước giá vốn hàng bán (26 U.S.C. 6501(e)). Đối với hợp danh hoặc S corporation, 3 năm được tính từ ngày muộn hơn giữa hạn nộp và ngày nộp tờ khai của từng thành viên hợp danh hoặc cổ đông, không chỉ của chính pháp nhân (hướng dẫn Form 1065; hướng dẫn Form 1120-S). Công ty bảo hiểm hoặc chủ nợ có thể yêu cầu lưu hồ sơ lâu hơn IRS, và tiểu bang cũng vậy: thời hạn thuế thu nhập của California thường là 4 năm (Franchise Tax Board). Vì thời hạn khác nhau theo từng loại hồ sơ, và hồ sơ tài sản có thể tồn tại lâu hơn phần còn lại, hãy xuất mọi năm mà tệp dữ liệu có, không chỉ 3 năm gần nhất. Toàn bộ thời hạn, gồm yêu cầu hoàn thuế, nợ khó đòi và sau khi bán hoặc đóng doanh nghiệp: thời gian giữ hồ sơ kinh doanh.

Tôi xuất những báo cáo nào cho mỗi năm?

Hãy xuất báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, sổ cái, bảng cân đối thử và các bản đối chiếu của mọi năm trong tệp dữ liệu. IRS không nêu danh sách báo cáo nào. Danh sách này được xây dựng từ những gì Publication 583 yêu cầu đối với hồ sơ máy tính: chúng phải khớp với sổ sách và tờ khai của bạn, và có đủ chi tiết để truy ra chứng từ gốc.

Chỉ riêng báo cáo kết quả kinh doanh thì chỉ là bản tóm tắt. IRS cho biết kiểm tra viên đi từ báo cáo xuống dữ liệu và chứng từ gốc, và một bản tóm tắt in ra thì không truy ngược được. Hãy chạy sổ cái cho mọi ngày, không phải từng năm một: IRS có thể yêu cầu tháng trước và tháng sau năm đang bị kiểm tra, để xem thu nhập và chi phí có vào đúng năm không. Hãy chạy báo cáo theo đúng phương pháp kế toán mà tờ khai dùng.

Biên lai, hóa đơn và sao kê nào chỉ tồn tại trong phần mềm?

Mọi chứng từ đính kèm vào một giao dịch, và mọi thứ được tải lên hoặc gửi email vào tệp dữ liệu, có thể không còn ở nơi nào khác. Publication 583 cho biết hoạt động mua, bán và trả lương tạo ra các chứng từ hỗ trợ như hóa đơn, biên lai, phiếu thanh toán đã trả và phiếu nộp tiền, và chúng làm căn cứ cho các bút toán trong sổ sách và trên tờ khai của bạn.

• Hãy tải các tệp đính kèm trên hóa đơn mua hàng, chi phí và hóa đơn bán hàng. Đừng mặc định rằng bản xuất dữ liệu đã có chúng: hãy mở bản xuất ra kiểm tra.
• Hãy lưu các hóa đơn đúng như khách hàng nhận được, cùng mọi biên lai thanh toán.
• Hãy lấy sao kê ngân hàng và thẻ từ chính tổ chức tài chính, không lấy từ phần mềm. Publication 583 cho biết nếu không có séc đã thanh toán, sao kê do tổ chức tài chính lập có thể chứng minh khoản thanh toán khi ghi rõ số tiền, người nhận và ngày ghi sổ hoặc ngày tính phí, kèm số séc nếu là séc.
• Hãy giữ các Form 1099 bạn đã nhận. Publication 583 liệt kê Form 1099-MISC và Form 1099-NEC trong số các chứng từ về tổng doanh thu.

Chỉ riêng chứng từ thanh toán thì chưa đủ để chứng minh một khoản khấu trừ. Publication 583 cho biết hãy giữ hóa đơn hoặc phiếu bán hàng cho thấy bạn đã phát sinh chi phí đó. Ảnh chụp và bản quét: biên lai quét thay cho bản giấy.

Tôi giữ những hồ sơ bảng lương và thuế lương nào?

Hãy giữ mọi hồ sơ thuế lương ít nhất bốn năm sau khi thuế đến hạn hoặc đã nộp, tùy ngày nào muộn hơn. Trang thuế lương của IRS ghi mốc bắt đầu là sau khi tờ khai quý IV được nộp; khi hai mốc khác nhau, ngày muộn hơn cho thời hạn dài hơn (Publication 583; IRS lưu giữ hồ sơ thuế lương).

Hãy xuất sổ lương theo từng nhân viên và ngày trả lương, lịch sử nghĩa vụ thuế và các khoản đã nộp, các tờ khai thuế lương bạn đã nộp và các Form W-4, cho mọi năm trong tệp dữ liệu. Nếu bảng lương chạy qua một dịch vụ hoặc tiện ích bổ sung riêng, hãy xuất cả từ đó, vì tệp kế toán có thể không chứa toàn bộ lịch sử. Những gì IRS liệt kê, thời hạn dài hơn cho hồ sơ tiền lương tính tín thuế, các mốc về giờ làm và Form I-9, cùng quy định của tiểu bang: lưu giữ hồ sơ bảng lương.

Tôi giữ những hồ sơ tài sản nào, và đến khi nào?

Hãy giữ hồ sơ tài sản kinh doanh cho đến khi hết thời hạn của năm bạn chuyển nhượng tài sản đó theo hình thức chịu thuế (IRS). Hồ sơ này có thể tồn tại lâu hơn gói đăng ký nhiều năm.

Publication 583 cho biết hồ sơ nên thể hiện:

• Khi nào và bằng cách nào bạn có tài sản, và giá mua.
• Chi phí của mọi hạng mục cải tạo.
• Khoản khấu trừ theo section 179 và khấu hao đã tính, cùng mọi khoản lỗ do rủi ro bất ngờ đã khấu trừ.
• Bạn đã sử dụng tài sản như thế nào.
• Khi nào và bằng cách nào bạn chuyển nhượng tài sản, giá bán và chi phí bán.

Hãy xuất danh sách tài sản cố định và bảng khấu hao, và lưu hóa đơn mua hàng, bản kê quyết toán mua bán bất động sản và hóa đơn cải tạo làm căn cứ cho chúng. Nếu bạn nhận tài sản qua một giao dịch trao đổi không chịu thuế, hãy giữ hồ sơ của cả tài sản cũ và tài sản mới.

Hợp danh và S corporation: hãy xuất cả các tài khoản vốn, góp vốn, khoản phân phối và khoản vay của chủ sở hữu. Hướng dẫn cho hợp danh yêu cầu giữ hồ sơ chứng minh phần lợi nhuận, lỗ và vốn của từng thành viên hợp danh (hướng dẫn Form 1065). Hồ sơ giá gốc tính thuế của chủ sở hữu được nêu trong thời gian giữ hồ sơ kinh doanh.

Còn hồ sơ thuế bán hàng, Form 1099 và các biểu mẫu đã nộp khác thì sao?

Bản sao Form 1099 và các tờ khai thông tin khác bạn đã nộp nên được giữ ít nhất 3 năm kể từ hạn nộp tờ khai, hoặc bạn phải có khả năng dựng lại dữ liệu. Thời hạn là 4 năm nếu có khấu trừ dự phòng, và Form 1099-C có thời hạn dài hơn riêng (IRS).

Quy tắc về hồ sơ thuế bán hàng do từng tiểu bang đặt ra, nên hãy kiểm tra cơ quan thuế của mọi tiểu bang nơi bạn đăng ký. California không coi tệp PDF là hồ sơ điện tử và yêu cầu chi tiết đến từng giao dịch mà cơ quan thuế có thể truy xuất và chuyển đổi, nên người bán tại đó giữ bản xuất bảng tính hoặc bản sao đầy đủ, không chỉ PDF (Regulation 1698). Từ phần mềm, hãy xuất báo cáo nhà cung cấp Form 1099 cuối năm kèm chi tiết giao dịch, cùng báo cáo nghĩa vụ và khoản nộp thuế bán hàng. Giấy chứng nhận bán lại và miễn thuế của khách hàng có thể chỉ nằm trong tệp đính kèm: hãy giữ chúng, vì tại Texas, các giao dịch bán không có chúng được xem là chịu thuế khi kiểm tra (Texas Comptroller). Cũng hãy lưu các Form W-9 bạn thu từ nhà cung cấp, kể cả bản nhận bằng điện tử: IRS có thể yêu cầu bản giấy (hướng dẫn Form W-9).

Tôi tải bản xuất ở định dạng nào, và kiểm tra nó ra sao?

Hãy lưu ba lớp: PDF của các báo cáo, bản xuất bảng tính của phần chi tiết và, nếu phần mềm có, một bản sao đầy đủ dữ liệu công ty.

Phần hỏi đáp của IRS cho biết tệp sao lưu là bản sao chính xác của sổ ghi chép, và kiểm tra viên có thể yêu cầu thông tin đăng nhập quản trị viên. Trang đó mô tả tệp sao lưu và không nói bản xuất từ dịch vụ trực tuyến có được tính là bản sao ấy hay không. Nếu chỉ còn một tệp mà IRS không đọc được, kiểm tra viên sẽ quyết định cách xử lý. Vì vậy hãy giữ bản sao đầy đủ cùng các bản PDF, và hỏi chuyên gia nếu nhận được yêu cầu kiểm tra.

Đừng rút gọn, xóa hoặc nhập lại dữ liệu trước khi lưu. IRS cho biết tệp mới được tạo bằng cách nhập lại giao dịch không phải là bản sao của sổ ghi chép gốc, và dữ liệu đã rút gọn không được chấp nhận cho những năm đang bị kiểm tra, mà bạn không thể biết trước là những năm nào.

Cách kiểm tra bản xuất:

1. Hãy mở mọi PDF và bảng tính trên một thiết bị khác, không đăng nhập vào phần mềm. Với bản sao đầy đủ dữ liệu, hãy ghi lại điều kiện cần để đọc nó.
2. Kiểm tra xem báo cáo của mỗi năm có bao phủ đủ khoảng thời gian và mọi tài khoản không.
3. So sánh báo cáo kết quả kinh doanh của mỗi năm với tờ khai đã nộp. Mọi chênh lệch phải là những chênh lệch bạn giải thích được.
4. Chọn 10 giao dịch thuộc các năm khác nhau và mở chứng từ đính kèm của từng giao dịch.
5. Viết một trang mô tả cách tệp dữ liệu được ghi: phần mềm và gói dịch vụ, các năm bao quát, ai có quyền quản trị viên, nguồn cấp dữ liệu ngân hàng chạy ra sao và tệp đính kèm nằm ở đâu. Publication 583 yêu cầu bạn giữ bản mô tả phần máy tính trong hệ thống của mình.
6. Lưu hai bản sao ở hai nơi riêng biệt, và ghi lại mọi mật khẩu.

Có gì thay đổi nếu tôi đóng hoặc bán doanh nghiệp?

Việc đóng hoặc bán doanh nghiệp tự nó không rút ngắn thời hạn: các thời hạn của IRS nêu trên được tính từ mỗi tờ khai. Công ty đang giải thể có thể yêu cầu IRS bằng văn bản, sau khi nộp tờ khai, ấn định thuế trong vòng 18 tháng kể từ khi có yêu cầu, nếu công ty bắt đầu giải thể một cách thiện chí và hoàn tất việc đó. Các trường hợp 6 năm và không giới hạn thời hạn vẫn áp dụng (26 U.S.C. 6501(d); Form 4810). Người sử dụng lao động đóng hoặc bán doanh nghiệp phải đính kèm vào Form 941 cuối cùng một văn bản nêu rõ ai giữ hồ sơ bảng lương và giữ ở đâu (hướng dẫn Form 941). Những người nhận tài sản của một công ty đang đóng có thể bị ấn định khoản thuế chưa nộp của công ty, nói chung đến một năm sau khi thời hạn của chính công ty kết thúc (26 U.S.C. 6901(c)), nên phải có người giữ sổ sách của công ty.

Trước khi bán hoặc đóng doanh nghiệp, hãy lấy bản xuất đầy đủ của sổ sách khi bạn còn quyền quản trị viên, và giữ bản sao của riêng bạn trước khi có bản sao nào được gửi cho bên mua. Hãy thỏa thuận trong điều khoản bán xem ai giữ sổ sách sau đó. Đóng công ty: đóng một công ty. Mọi thời hạn sau khi bán: thời gian giữ hồ sơ kinh doanh.

Kế toán viên hoặc phần mềm mới cần gì từ bản xuất?

Kế toán viên cần các báo cáo hằng năm, sổ cái và tệp đính kèm; phần mềm mới cần số dư và danh sách tại một ngày chuyển đổi.

• Kế toán viên hoặc người chuẩn bị thuế của bạn: các tờ khai đã nộp, báo cáo hằng năm và sổ cái, điều chỉnh cuối năm, bảng khấu hao, báo cáo bảng lương và Form 1099, cùng danh sách những năm chưa bao giờ được đối chiếu.
• Phần mềm tiếp theo: nên mang gì sang tùy vào ngày chuyển đổi: đổi phần mềm kế toán giữa năm.

Đừng mặc định kế toán viên của bạn đã giữ một bản sao. Hãy hỏi bằng văn bản họ giữ những năm nào và ở định dạng nào, vì nghĩa vụ này thuộc về bạn. Số dư đầu kỳ: số dư đầu kỳ sau khi đổi kế toán viên.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa, dùng đô la Hoa Kỳ và giả định tờ khai được nộp đúng hạn.

Chủ doanh nghiệp một chủ hủy sau 6 năm

Một nhà thiết kế làm tự do có tổng thu nhập khoảng US$90.000 mỗi năm và hủy vào tháng 5 của Năm 7, sau khi nộp tờ khai Năm 6. Cô xuất sổ cái và báo cáo kết quả kinh doanh của cả sáu năm và của Năm 7 đến ngày hủy, rồi tải các biên lai đính kèm vào chi phí. Thời hạn mặc định 3 năm đã hết đối với Năm 1 đến Năm 3. Thời hạn sẽ là 6 năm, đến tháng 4 của Năm 8, Năm 9 và Năm 10, nếu một tờ khai bỏ sót hơn 25% tổng thu nhập, và hồ sơ tài sản hoặc thời hạn của tiểu bang có thể giữ chúng lâu hơn, nên cô xuất cả sáu năm thay vì trông vào thời hạn mặc định.

S corporation có US$300.000 tiền lương

Một S corporation trả US$100.000 tiền lương trong mỗi Năm 1, 2 và 3 và hủy vào tháng 5 của Năm 4, sau khi nộp các tờ khai Năm 3. Tiền lương trả trong Năm 1 nằm trong các tờ khai nộp đầu Năm 2, nên hồ sơ đó được giữ ít nhất đến đầu Năm 6, tức khoảng hai năm sau khi gói đăng ký kết thúc. Hồ sơ Năm 3 được giữ đến đầu Năm 8, và hồ sơ Năm 4 đến đầu Năm 9. Công ty xuất sổ lương, xác nhận khoản nộp thuế, các Form W-4 và các tờ khai hằng quý đã nộp của Năm 1 đến Năm 3 và của Năm 4 tính đến nay.

Chủ nhà cho thuê đã bán bất động sản trị giá US$250.000

Một chủ nhà cho thuê mua tòa nhà cho thuê trị giá US$250.000 vào Năm 1, trả US$20.000 cho mái nhà vào Năm 4 và hủy vào Năm 5. Tòa nhà được bán vào Năm 9 và tờ khai đó được nộp vào tháng 4 của Năm 10, nên hồ sơ phải được giữ ít nhất đến tháng 4 của Năm 13, tức khoảng tám năm sau khi hủy. Nếu tờ khai đó khai giá gốc tính thuế của tòa nhà quá cao, vượt 25% tổng thu nhập, thời hạn sẽ là 6 năm, đến tháng 4 của Năm 16. Hóa đơn mua, bản kê quyết toán, hóa đơn mái nhà và bảng khấu hao được xuất trước khi hủy.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Nhiều năm tệp đính kèm, bảng lương, hoặc tài khoản bị trộn lẫn hay chưa đối chiếu, và bạn không chắc thế nào là đủ để giữ: xuất những năm nào, sổ sách có cần sửa trước khi lưu trữ không và ai giữ bản sao là những quyết định cần cân nhắc. Hãy giải quyết chúng trước khi hủy, với hỗ trợ ghi sổ.
• Sổ sách chậm nhiều, hoặc có một năm chưa nộp tờ khai: phải sửa trước khi lưu trữ, vì lưu trữ sổ sách không khớp chỉ giữ nguyên vấn đề. Xem bắt kịp sổ sách quá hạn và bắt kịp các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp, hoặc nhờ ghi sổ bù trước khi hủy.
• Đang có thông báo hoặc cuộc kiểm tra thuế chưa xong: đừng rút gọn, xóa hoặc nhập lại tệp dữ liệu, và hãy nhờ chuyên gia xem xét mọi bản xuất trước khi gửi cho IRS. Xem IRS kiểm tra thuế doanh nghiệp nhỏ.
• Bạn đang chuyển sang phần mềm mới: xem đổi phần mềm kế toán giữa năm và phần mềm mà kế toán viên của bạn hỗ trợ.
• Bạn dùng QuickBooks Self-Employed hoặc Desktop: xem QuickBooks Self-Employed bị ngừng và QuickBooks Desktop bị ngừng.
• Số dư bị lệch sau khi chuyển từ Desktop sang Online: xem số dư lệch khi chuyển từ Desktop sang Online và nhờ hỗ trợ ghi sổ.
• Nhân viên ghi sổ cần quyền truy cập để hoàn tất việc xuất dữ liệu: xem cấp quyền truy cập cho nhân viên ghi sổ.
• Bạn đang đóng hoặc bán doanh nghiệp, hoặc bên cho vay hay nhà đầu tư sẽ xem xét sổ sách: bản xuất cuối cùng, yêu cầu ấn định thuế nhanh (nếu có) và việc ai giữ sổ sách nên được thỏa thuận với chuyên gia trước tờ khai cuối cùng. Xem đóng một công ty và hồ sơ tài chính nhà đầu tư yêu cầu.