यह किसके लिए है
- QuickBooks Online में बहीखाता रखने वाले और उसे बंद करने की सोच रहे एकल स्वामी, साझेदारियाँ और कंपनियाँ
- वे स्वामी जिन्हें जानना है कि कौन सी रिपोर्ट, अटैचमेंट और पेरोल रिकॉर्ड कितने समय के लिए सहेजने हैं
यहाँ शामिल नहीं
- हर रिकॉर्ड की पूरी अवधि, बिक्री या कारोबार बंद होने के बाद की अवधि समेत
- राज्य के पेरोल नियम और संघीय पेरोल की दूसरी समय-सीमाएँ
- नए सॉफ़्टवेयर में शुरुआती बैलेंस सेट करना, या QuickBooks Desktop और Self-Employed का बंद होना
- Intuit के एक्सपोर्ट टूल, शर्तें या डेटा रखने की अवधि अभी क्या देती हैं
QuickBooks Online (QBO) बंद करने से पहले मुझे क्या रखना है?
बंद करने से पहले फ़ाइल के हर साल के लिए यह एक्सपोर्ट करें: लाभ-हानि विवरण, तुलन पत्र, जनरल लेजर, ट्रायल बैलेंस, बैंक और कार्ड के मिलान, अटैचमेंट, पेरोल और 1099 रिपोर्ट, और स्थायी संपत्ति की सूची। सदस्यता तभी बंद करें जब आख़िरी साल के रिटर्न, पेरोल फ़ाइलिंग और वर्षांत के समायोजन भरकर सहेज लिए गए हों, और चालू साल का अब तक का डेटा भी एक्सपोर्ट करें: उसकी एंट्री अगले रिटर्न का आधार बनती हैं। फिर जाँचें कि कॉपी बिना सॉफ़्टवेयर के खुलती हैं।
आपको अपना बहीखाता और उसके पीछे के कागज़ात रखने होंगे, और सदस्यता रद्द करने से यह ज़िम्मेदारी किसी और पर नहीं जाती। संघीय नियम कहते हैं कि सकल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट साबित करने लायक स्थायी बहीखाते या रिकॉर्ड रखने होते हैं, और तब तक रखने होते हैं जब तक उनकी सामग्री किसी भी संघीय कर कानून के लिए मायने रख सकती है। IRS कहता है कि करदाता अपने बहीखाते और रिकॉर्ड रखने के लिए खुद ज़िम्मेदार हैं।
अगर आप अपना बहीखाता सॉफ़्टवेयर में रखते हैं, तो IRS उस डेटा को प्रविष्टि के मूल बहीखाते मानता है। वह कहता है कि जहाँ करदाता अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करता है, वहाँ जाँचकर्ता ज़्यादातर मामलों में बैकअप फ़ाइल माँगते हैं। रद्द करने के बाद क्या उपलब्ध रहता है और कितने समय तक, यह Intuit की मौजूदा शर्तें तय करती हैं, IRS नहीं। पहले उन्हें पढ़ें, और रद्द करने के बाद नहीं, उससे पहले एक्सपोर्ट करें।
रद्द करना तब आसान है जब एक संस्था के पास कुछ ही साल का डेटा हो, हर खाता अपने विवरणों से मिला हुआ हो और कोई पेरोल न हो। यह तब आसान नहीं रहता, जब:
- कई सालों की रसीदें और चालान सिर्फ़ फ़ाइल के भीतर अटैचमेंट के रूप में मौजूद हों।
- व्यवसाय और निजी पैसा मिला हुआ हो, या खाते कभी मिलाए ही न गए हों।
- पेरोल इसी फ़ाइल से चलता हो।
- बिक्री, कारोबार बंद करना या ऋणदाता का अनुरोध आने वाला हो।
- कोई नोटिस या जाँच खुली हो, या कोई साल कभी फ़ाइल ही न हुआ हो।
शुरू करने से पहले ये इकट्ठा करें:
- फ़ाइल में शामिल हर साल का भरा हुआ रिटर्न।
- फ़ाइल का एडमिनिस्ट्रेटर एक्सेस, और यह नोट कि आप कौन सा प्लान और ऐड-ऑन इस्तेमाल करते हैं। अगर किसी बहीखाता विशेषज्ञ या लेखाकार ने इसे सेट किया था, तो उनसे पूछें कि एडमिनिस्ट्रेटर कौन है, या रद्द करने से पहले उनसे एक्सपोर्ट करवाएँ।
- संस्थानों से बैंक और कार्ड के विवरण।
- पेरोल, तिमाही रिटर्न और Form 1099 की कॉपी।
- खरीदे गए उपकरण और संपत्ति के चालान।
रिकॉर्ड कितने समय तक रखूँ: 3 साल या उससे ज़्यादा?
IRS की सामान्य अवधि 3 वर्ष है, और कई मामलों में यह ज़्यादा चलती है। घड़ी हर रिटर्न के फ़ाइल होने की तारीख़ से चलती है, और देय तारीख़ से पहले भरा गया रिटर्न देय तारीख़ पर फ़ाइल हुआ गिना जाता है (IRS)।
| स्थिति | रिकॉर्ड कितने समय रखें |
|---|---|
| सामान्य नियम | फ़ाइलिंग से 3 वर्ष |
| आपने रिटर्न की सकल आय के 25% से ज़्यादा आय छोड़ दी या आधार बढ़ाकर बताया, या निर्दिष्ट विदेशी वित्तीय संपत्तियों से $5,000 से ज़्यादा आय छोड़ दी | 6 वर्ष |
| आपने रिटर्न फ़ाइल नहीं किया, या धोखाधड़ी वाला रिटर्न भरा | अनिश्चित काल तक |
| व्यवसाय में इस्तेमाल होने वाली संपत्ति | उस साल की सीमा खत्म होने तक जिसमें आप उसका निपटान करते हैं |
व्यवसाय के लिए यहाँ सकल आय का मतलब बेचे गए माल की लागत घटाने से पहले की प्राप्तियाँ है (26 U.S.C. 6501(e))। साझेदारी या S corporation में 3 वर्ष हर साझेदार या शेयरधारक के रिटर्न की देय तारीख़ या फ़ाइलिंग की तारीख़, जो बाद की हो, उससे चलते हैं, सिर्फ़ संस्था के अपने रिटर्न से नहीं (Form 1065 के निर्देश; Form 1120-S के निर्देश)। बीमा कंपनियाँ या ऋणदाता IRS से ज़्यादा समय के रिकॉर्ड माँग सकते हैं, और राज्य भी: California में आयकर की अवधि आम तौर पर 4 वर्ष है (Franchise Tax Board)। हर रिकॉर्ड की अवधि अलग होती है, और संपत्ति के रिकॉर्ड बाकी सबसे ज़्यादा चल सकते हैं, इसलिए सिर्फ़ आख़िरी तीन साल नहीं, फ़ाइल में जितने साल हैं सब एक्सपोर्ट करें। हर अवधि की पूरी जानकारी, रिफ़ंड के दावे, बट्टे खाते के ऋण और बिक्री या कारोबार बंद होने के बाद की स्थिति समेत: व्यवसाय के रिकॉर्ड कितने समय रखें।
हर साल के लिए कौन सी रिपोर्ट एक्सपोर्ट करूँ?
फ़ाइल के हर साल का लाभ-हानि विवरण, तुलन पत्र, जनरल लेजर, ट्रायल बैलेंस और मिलान एक्सपोर्ट करें। IRS रिपोर्टों की कोई सूची नहीं देता। यह सूची उस पर बनी है जो Publication 583 कंप्यूटर वाले रिकॉर्ड से माँगती है: वे आपके बहीखाते और रिटर्न से मेल खाएँ, और उनमें इतना ब्योरा हो कि स्रोत दस्तावेज़ पहचाने जा सकें।
| रिपोर्ट | क्यों रखें |
|---|---|
| लाभ-हानि विवरण, महीने के अनुसार और पूरे साल का | रिटर्न की आय और खर्च की लाइनों से मेल खाता है |
| हर वर्षांत का तुलन पत्र | संपत्ति, ऋण और इक्विटी दिखाता है, और अगले साल के शुरुआती आँकड़े भी |
| सभी खातों का जनरल लेजर, लेनदेन के ब्योरे के साथ | सारांशों के पीछे की हर एंट्री रखता है, इक्विटी और ऋण खातों समेत |
| हर वर्षांत का ट्रायल बैलेंस | साबित करता है कि बहीखाता संतुलित है, और नई फ़ाइल के लिए शुरुआती बिंदु है |
| बैंक और कार्ड के मिलान की रिपोर्ट | दिखाती हैं कि बहीखाता विवरणों से मेल खाता था |
| जर्नल एंट्री, वर्षांत के समायोजन समेत | दिखाती हैं कि बाद में क्या बदला गया |
| हर वर्षांत की प्राप्य और देय राशियाँ | अगर आप उपार्जन पद्धति इस्तेमाल करते हैं, तो बिना चुकाए चालान और बिल की सूची देती हैं |
| खातों की सूची (chart of accounts), ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं की सूची | Publication 583 रखने लायक रिकॉर्ड में खातों की सूची और खातों के विवरण भी गिनती है |
| बदलावों का इतिहास, अगर सॉफ़्टवेयर देता हो | बिना अनुमति के बदलावों के विरुद्ध उन नियंत्रणों को दिखाने में मदद करता है जिन्हें बताने के लिए Publication 583 कहती है |
अकेला लाभ-हानि विवरण एक सारांश है। IRS कहता है कि जाँचकर्ता रिपोर्ट से नीचे उतरकर मूल डेटा और दस्तावेज़ों तक जाते हैं, और छपे हुए सारांश को पीछे तक खँगाला नहीं जा सकता। जनरल लेजर सभी तारीख़ों के लिए एक साथ निकालें, एक-एक साल अलग नहीं: जाँच में आए साल से पहले और बाद का महीना भी IRS माँग सकता है, यह देखने के लिए कि आय और खर्च सही साल में गए। रिपोर्ट उसी लेखा पद्धति पर निकालें जिस पर रिटर्न बना है।
कौन सी रसीदें, चालान और विवरण सिर्फ़ सॉफ़्टवेयर में हैं?
किसी लेनदेन से जुड़ा हर दस्तावेज़, और फ़ाइल में अपलोड या ईमेल से आई हर चीज़, शायद और कहीं मौजूद न हो। Publication 583 कहती है कि खरीद, बिक्री और पेरोल से चालान, रसीद, चुकाए गए बिल और जमा पर्ची जैसे समर्थन दस्तावेज़ बनते हैं, और वे आपके बहीखाते और रिटर्न की एंट्री का समर्थन करते हैं।
- बिल, खर्च और चालान पर लगे अटैचमेंट डाउनलोड करें। यह न मानें कि डेटा एक्सपोर्ट में वे आ जाते हैं: एक्सपोर्ट खोलकर जाँचें।
- चालान वैसे सहेजें जैसे आपके ग्राहकों को मिले थे, और भुगतान की कोई भी रसीद भी।
- बैंक और कार्ड के विवरण सॉफ़्टवेयर से नहीं, संस्थान से लें। Publication 583 कहती है कि रद्द किए गए चेक न हों तो वित्तीय संस्थान के बनाए विवरण भुगतान साबित कर सकते हैं, बशर्ते उनमें रकम, पाने वाला और पोस्ट या चार्ज होने की तारीख़ दिखे, और चेक के लिए चेक नंबर भी।
- मिले हुए Forms 1099 रखें। Publication 583 Forms 1099-MISC और 1099-NEC को सकल प्राप्तियों के दस्तावेज़ों में गिनती है।
सिर्फ़ भुगतान का सबूत कटौती का समर्थन नहीं करता। Publication 583 कहती है कि वह चालान या बिक्री पर्ची रखें जो दिखाए कि आपने लागत लगाई। फ़ोटो और स्कैन के लिए: कागज़ की जगह स्कैन की गई रसीदें।
पेरोल और रोज़गार कर के कौन से रिकॉर्ड रखूँ?
रोज़गार कर के सभी रिकॉर्ड कर देय होने या चुकाए जाने के बाद, जो बाद की तारीख़ हो, कम से कम चार साल रखें। IRS का रोज़गार कर पृष्ठ शुरुआती बिंदु को चौथी तिमाही का रिटर्न भरने के बाद लिखता है; जब दोनों अलग हों, तो बाद की तारीख़ लंबी अवधि देती है (Publication 583; IRS रोज़गार कर के रिकॉर्ड)।
फ़ाइल के हर साल के लिए कर्मचारी और वेतन की तारीख़ के अनुसार पेरोल रजिस्टर, कर की देनदारी और जमा का इतिहास, आपके भरे हुए रोज़गार कर रिटर्न और Forms W-4 एक्सपोर्ट करें। अगर पेरोल किसी अलग सेवा या ऐड-ऑन से चला था, तो वहाँ से भी एक्सपोर्ट करें, क्योंकि अकाउंटिंग फ़ाइल में उसका पूरा इतिहास नहीं हो सकता। IRS क्या सूचीबद्ध करता है, क्रेडिट वाले वेतन के रिकॉर्ड की लंबी अवधि, वेतन-घंटे और Form I-9 की समय-सीमाएँ, और राज्य के नियम: पेरोल रिकॉर्ड रखने की अवधि।
संपत्ति के कौन से रिकॉर्ड रखूँ, और कब तक?
व्यवसाय की संपत्ति के रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक उस साल की सीमा खत्म न हो जिसमें आपने उसका कर योग्य निपटान किया (IRS)। वे सदस्यता से कई साल ज़्यादा चल सकते हैं।
Publication 583 कहती है कि रिकॉर्ड में यह दिखना चाहिए:
- संपत्ति कब और कैसे ली गई, और खरीद का दाम।
- किसी भी सुधार की लागत।
- ली गई section 179 कटौती और मूल्यह्रास, और कटौती में ली गई कोई भी आकस्मिक हानि।
- संपत्ति का इस्तेमाल कैसे हुआ।
- उसका निपटान कब और कैसे हुआ, बिक्री का दाम और बिक्री का खर्च।
स्थायी संपत्ति की सूची और मूल्यह्रास की तालिका एक्सपोर्ट करें, और उनके समर्थन में खरीद के चालान, अचल संपत्ति के क्लोज़िंग विवरण और सुधार के चालान सहेजें। अगर आपको संपत्ति कर-मुक्त अदला-बदली में मिली थी, तो पुरानी और नई, दोनों संपत्तियों के रिकॉर्ड रखें।
साझेदारियाँ और S corporation: पूँजी, अंशदान, वितरण और स्वामी के ऋण के खाते भी एक्सपोर्ट करें। साझेदारी के निर्देश कहते हैं कि वे रिकॉर्ड रखें जो हर साझेदार के मुनाफ़े, नुकसान और पूँजी के हिस्से का समर्थन करें (Form 1065 के निर्देश)। स्वामी के आधार के रिकॉर्ड व्यवसाय के रिकॉर्ड कितने समय रखें में बताए गए हैं।
बिक्री कर, 1099 और दूसरे भरे हुए फ़ॉर्म के रिकॉर्ड का क्या?
आपके भरे हुए Forms 1099 और दूसरे सूचना रिटर्न की कॉपी रिटर्न की देय तारीख़ से कम से कम 3 वर्ष रखें, या डेटा दोबारा बना पाने की स्थिति में रहें। अगर बैकअप विथहोल्डिंग लगी थी, तो अवधि 4 वर्ष है, और Form 1099-C की अपनी लंबी अवधि है (IRS)।
| रिकॉर्ड | कितने समय तक |
|---|---|
| बिक्री और उपयोग कर के रिकॉर्ड, California | कम से कम 4 वर्ष (California CDTFA) |
| बिक्री और उपयोग कर के रिकॉर्ड, Texas | कम से कम 4 वर्ष (Texas Comptroller) |
| भरे हुए आयकर रिटर्न | IRS कॉपी रखने को कहता है: वे बाद के रिटर्न और संशोधित रिटर्न तैयार करने में मदद करती हैं |
बिक्री कर के रिकॉर्ड के नियम हर राज्य तय करता है, इसलिए जिन राज्यों में आप पंजीकृत हैं, उनकी राजस्व एजेंसी से जाँचें। California PDF फ़ाइलों को इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड नहीं गिनता और लेनदेन के स्तर का ऐसा ब्योरा माँगता है जिसे वह पा सके और बदल सके, इसलिए वहाँ का विक्रेता सिर्फ़ PDF नहीं, स्प्रेडशीट एक्सपोर्ट या पूरी कॉपी रखे (Regulation 1698)। सॉफ़्टवेयर से वर्षांत की 1099 आपूर्तिकर्ता रिपोर्ट उसके लेनदेन के ब्योरे के साथ, और बिक्री कर की देनदारी और भुगतान की रिपोर्ट एक्सपोर्ट करें। ग्राहकों के पुनर्विक्रय और छूट के प्रमाणपत्र सिर्फ़ अटैचमेंट के रूप में रखे हो सकते हैं: उन्हें रखें, क्योंकि Texas में उनके बिना हुई बिक्री ऑडिट में कर योग्य मानी जाती है (Texas Comptroller)। आपूर्तिकर्ताओं से जो Forms W-9 लिए, उन्हें भी सहेजें, इलेक्ट्रॉनिक रूप में मिले भी: IRS हार्ड कॉपी माँग सकता है (Form W-9 के निर्देश)।
एक्सपोर्ट किस फ़ॉर्मैट में डाउनलोड करूँ, और उसे कैसे परखूँ?
तीन परतें सहेजें: रिपोर्टों की PDF, ब्योरे की स्प्रेडशीट एक्सपोर्ट, और अगर सॉफ़्टवेयर देता हो तो कंपनी के डेटा की पूरी कॉपी।
| फ़ॉर्मैट | किसके लिए अच्छा | सीमा |
|---|---|---|
| कहीं भी खुलता है और रिपोर्ट वैसी दिखाता है जैसी निकाली गई थी | इसे दोबारा इम्पोर्ट नहीं किया जा सकता, और लेनदेन तक इसका पीछा नहीं किया जा सकता | |
| स्प्रेडशीट | आपका लेखाकार और अगला सॉफ़्टवेयर इससे काम कर सकते हैं | IRS कहता है कि स्प्रेडशीट को बैकअप फ़ाइल की तरह परखा नहीं जा सकता |
| डेटा की पूरी कॉपी | मूल बहीखाते की सबसे करीबी सटीक कॉपी | पढ़ने के लिए सॉफ़्टवेयर या एडमिनिस्ट्रेटर लॉगिन चाहिए हो सकता है |
IRS के प्रश्नोत्तर कहते हैं कि बैकअप फ़ाइल प्रविष्टि के बहीखातों की सटीक कॉपी है, और जाँचकर्ता एडमिनिस्ट्रेटर लॉगिन माँग सकते हैं। वह पृष्ठ बैकअप फ़ाइलों का वर्णन करता है, और यह नहीं बताता कि होस्ट की गई सेवा से एक्सपोर्ट उस कॉपी में गिना जाता है या नहीं। अगर सिर्फ़ ऐसी फ़ाइल बची है जिसे IRS पढ़ नहीं सकता, तो जाँचकर्ता तय करता है कि आगे क्या करना है। इसलिए पूरी कॉपी और PDF साथ रखें, और जाँच का अनुरोध आए तो किसी पेशेवर से पूछें।
सहेजने से पहले डेटा को छोटा, साफ़ या दोबारा टाइप न करें। IRS कहता है कि लेनदेन दोबारा चढ़ाकर बनाई गई नई फ़ाइल मूल प्रविष्टि के बहीखातों की कॉपी नहीं है, और संक्षिप्त किया गया डेटा ऑडिट वाले सालों के लिए स्वीकार्य नहीं है, जो आप पहले से नहीं जान सकते।
एक्सपोर्ट को परखने के लिए:
- हर PDF और स्प्रेडशीट किसी दूसरे डिवाइस पर, सॉफ़्टवेयर में लॉगिन किए बिना खोलें। डेटा की पूरी कॉपी के लिए नोट करें कि उसे पढ़ने के लिए क्या चाहिए।
- जाँचें कि हर साल की रिपोर्ट पूरी तारीख़ सीमा और सभी खातों को कवर करती है।
- हर साल के लाभ-हानि विवरण की तुलना भरे हुए रिटर्न से करें। जो अंतर हो, वह ऐसा हो जिसे आप समझा सकें।
- अलग-अलग सालों के दस लेनदेन चुनें और हर एक से जुड़ा दस्तावेज़ खोलें।
- फ़ाइल कैसे रखी गई थी, इसका एक पन्ने का विवरण लिखें: सॉफ़्टवेयर और प्लान, कवर किए गए साल, किसके पास एडमिनिस्ट्रेटर एक्सेस था, बैंक फ़ीड कैसे चले और अटैचमेंट कहाँ थे। Publication 583 कहती है कि अपने सिस्टम के कंप्यूटर वाले हिस्से का विवरण रखें।
- दो कॉपी अलग-अलग जगह रखें, और कोई भी पासवर्ड दर्ज कर लें।
व्यवसाय बंद या बेचने पर क्या बदलता है?
बंद करने या बेचने से अपने आप अवधि छोटी नहीं होती: ऊपर की IRS अवधि हर रिटर्न से चलती है। जो कंपनी भंग हो रही है, वह रिटर्न भरने के बाद IRS से लिखित में अनुरोध कर सकती है कि वह अनुरोध के 18 महीने के भीतर निर्धारण कर दे, बशर्ते उसने भंग करना सद्भावना से शुरू किया हो और पूरा किया हो। 6 साल वाले और बिना सीमा वाले मामले फिर भी लागू रहते हैं (26 U.S.C. 6501(d); Form 4810)। जो नियोक्ता बंद होता या बिकता है, वह अपने आख़िरी Form 941 के साथ एक बयान लगाता है कि पेरोल रिकॉर्ड कौन रखेगा और कहाँ (Form 941 के निर्देश)। बंद होती कंपनी की संपत्ति पाने वालों पर उसका बकाया कर लगाया जा सकता है, आम तौर पर कंपनी की अपनी अवधि खत्म होने के बाद एक साल तक (26 U.S.C. 6901(c)), इसलिए किसी को उसका बहीखाता रखना होगा।
बिक्री या कारोबार बंद करने से पहले, जब तक आपके पास एडमिनिस्ट्रेटर एक्सेस है, बहीखाते का पूरा एक्सपोर्ट लें, और खरीदार को कोई कॉपी जाने से पहले अपनी कॉपी रखें। बिक्री की शर्तों में तय करें कि बाद में बहीखाता किसके पास रहेगा। कंपनी बंद करना: कंपनी बंद करना। बिक्री के बाद की हर अवधि: व्यवसाय के रिकॉर्ड कितने समय रखें।
मेरे लेखाकार या अगले सॉफ़्टवेयर को एक्सपोर्ट से क्या चाहिए?
लेखाकार को सालाना रिपोर्ट, जनरल लेजर और अटैचमेंट चाहिए; नए सॉफ़्टवेयर को एक कटओवर तारीख़ के हिसाब से शेष राशियाँ और सूचियाँ चाहिए।
- आपका लेखाकार या कर तैयारकर्ता: भरे हुए रिटर्न, सालाना रिपोर्ट और जनरल लेजर, वर्षांत के समायोजन, मूल्यह्रास की तालिका, पेरोल और 1099 रिपोर्ट, और उन सालों की सूची जिनका मिलान कभी नहीं हुआ।
- अगला सॉफ़्टवेयर: क्या लाना है, यह कटओवर की तारीख़ पर निर्भर करता है: साल के बीच में अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर बदलना।
यह न मानें कि आपके लेखाकार के पास पहले से कॉपी है। लिखित में पूछें कि वे कौन से साल और फ़ॉर्मैट रखते हैं, क्योंकि ज़िम्मेदारी आपकी है। शुरुआती बैलेंस: लेखाकार बदलने के बाद शुरुआती बैलेंस।
उदाहरण
ये उदाहरण समझाने के लिए हैं, US डॉलर में हैं और मानते हैं कि रिटर्न देय तारीख़ पर भरे गए।
6 साल बाद सदस्यता रद्द करने वाला एकल स्वामी
एक फ़्रीलांस डिज़ाइनर हर साल लगभग US$90,000 की सकल आय बताती है और वर्ष 6 का रिटर्न भरने के बाद वर्ष 7 के मई में रद्द करती है। वह छहों सालों का जनरल लेजर और लाभ-हानि विवरण, और वर्ष 7 का रद्द करने की तारीख़ तक का डेटा एक्सपोर्ट करती है, और खर्चों से जुड़ी रसीदें डाउनलोड करती है। सामान्य 3 साल की अवधि वर्ष 1 से 3 के लिए खत्म हो चुकी है। अगर किसी रिटर्न ने अपनी सकल आय के 25% से ज़्यादा छोड़ा हो, तो यह 6 साल चलती, यानी वर्ष 8, वर्ष 9 और वर्ष 10 के अप्रैल तक, और संपत्ति के रिकॉर्ड या राज्य की अवधि उन्हें और लंबा रख सकती है, इसलिए वह सामान्य अवधि के भरोसे न रहकर छहों साल एक्सपोर्ट करती है।
US$300,000 के पेरोल वाली S corporation
एक S corporation वर्ष 1, 2 और 3, हर साल US$100,000 का वेतन चुकाती है और वर्ष 3 के रिटर्न भरने के बाद वर्ष 4 के मई में रद्द करती है। वर्ष 1 में चुकाया वेतन वर्ष 2 की शुरुआत में भरे रिटर्न में आता है, इसलिए वे रिकॉर्ड कम से कम वर्ष 6 की शुरुआत तक रखे जाते हैं, यानी सदस्यता खत्म होने के लगभग दो साल बाद तक। वर्ष 3 के रिकॉर्ड वर्ष 8 की शुरुआत तक चलते हैं, और वर्ष 4 के रिकॉर्ड वर्ष 9 की शुरुआत तक। वह वर्ष 1 से 3, और वर्ष 4 के अब तक के, पेरोल रजिस्टर, जमा की पुष्टियाँ, W-4 फ़ॉर्म और भरे हुए तिमाही रिटर्न एक्सपोर्ट करती है।
US$250,000 की संपत्ति बेचने वाला मकान मालिक
एक मकान मालिक ने वर्ष 1 में US$250,000 की किराये की इमारत खरीदी, वर्ष 4 में छत पर US$20,000 खर्च किए और वर्ष 5 में रद्द करता है। इमारत वर्ष 9 में बिकती है और वह रिटर्न वर्ष 10 के अप्रैल में भरा जाता है, इसलिए रिकॉर्ड कम से कम वर्ष 13 के अप्रैल तक रखने होंगे, यानी रद्द करने के लगभग आठ साल बाद तक। अगर उस रिटर्न ने इमारत का आधार इतना बढ़ाकर बताया कि वह सकल आय के 25% से ज़्यादा था, तो अवधि 6 साल चलती, यानी वर्ष 16 के अप्रैल तक। खरीद का चालान, क्लोज़िंग विवरण, छत का चालान और मूल्यह्रास की तालिका रद्द करने से पहले एक्सपोर्ट कर लिए जाते हैं।
आपके मामले में अलग है?
- कई सालों के अटैचमेंट, पेरोल, या मिले हुए या बिना मिलान वाले खाते हैं, और आपको पक्का नहीं कि रखने के लिए क्या काफ़ी पूरा है: कौन से साल एक्सपोर्ट करें, आर्काइव से पहले बहीखाते को सुधारना पड़ेगा या नहीं, और कॉपी किसके पास रहे, ये विवेक के फ़ैसले हैं। रद्द करने से पहले बहीखाता सहायता के साथ इन्हें तय करें।
- बहीखाता बहुत पीछे है, या कोई साल कभी फ़ाइल नहीं हुआ: आर्काइव से पहले सुधार ज़रूरी है, क्योंकि जो बहीखाता मिलता नहीं, उसका आर्काइव समस्या को ही बचाकर रखता है। देखें बकाया बहीखाता पूरा करना और बिना भरे व्यावसायिक रिटर्न पूरे करना, या रद्द करने से पहले बकाया बहीखाता पूरा करवा लें।
- कोई नोटिस या जाँच खुली है: फ़ाइल को छोटा, साफ़ या दोबारा टाइप न करें, और IRS को जाने से पहले हर एक्सपोर्ट किसी पेशेवर से जँचवा लें। देखें छोटे व्यवसाय का IRS ऑडिट।
- आप नए सॉफ़्टवेयर पर जा रहे हैं: देखें साल के बीच में अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर बदलना और आपके लेखाकार जिस सॉफ़्टवेयर को सपोर्ट करते हैं।
- आप QuickBooks Self-Employed या Desktop इस्तेमाल करते हैं: देखें QuickBooks Self-Employed बंद हुआ और QuickBooks Desktop बंद हुआ।
- Desktop से Online जाने के बाद शेष राशियाँ बिगड़ गईं: देखें Desktop से Online में बैलेंस गड़बड़ और बहीखाता सहायता लें।
- एक्सपोर्ट पूरा करने के लिए बहीखाता विशेषज्ञ को एक्सेस चाहिए: देखें बहीखाता विशेषज्ञ को एक्सेस देना।
- आप व्यवसाय बंद या बेच रहे हैं, या कोई ऋणदाता या निवेशक बहीखाता जाँचेगा: अंतिम एक्सपोर्ट, शीघ्र निर्धारण का कोई भी अनुरोध और बहीखाता किसके पास रहे, ये आख़िरी रिटर्न से पहले किसी पेशेवर के साथ तय करना ठीक रहता है। देखें कंपनी बंद करना और निवेशक जाँच में कौन से वित्तीय रिकॉर्ड माँगते हैं।
इस पृष्ठ के आँकड़े
| आँकड़ा | मान | स्रोत |
|---|---|---|
| आयकर के सहायक रिकॉर्ड रखने की सामान्य अवधि आम तौर पर रिटर्न फ़ाइल करने की तिथि या रिटर्न की देय तिथि, इनमें से जो बाद में हो, उसके बाद; कुछ तय मामलों में लंबी अवधि लागू होती है। संपत्ति के आधार के रिकॉर्ड उस वर्ष की परिसीमा अवधि तक रखें जिसमें संपत्ति का कर योग्य निपटान हुआ; फ़ाइल न किए गए और धोखाधड़ी वाले रिटर्न पर कोई परिसीमा अवधि नहीं है। | 3 वर्ष | IRS: Publication 583, How Long To Keep Records और Table 3 जाँचा गया |
| छूटी हुई आय, जो IRS रिकॉर्ड रखने की अवधि को 6 साल तक बढ़ाती है रिटर्न में दिखाई गई सकल आय के इस हिस्से से ज़्यादा आय न दिखाई गई हो, तो रिकॉर्ड 6 साल रखें | 25% | IRS: रिकॉर्ड कितने समय तक रखें? जाँचा गया |
| छूटी हुई विदेशी-संपत्ति की आय, जो निर्धारण अवधि को 6 वर्ष तक बढ़ा देती है निर्दिष्ट विदेशी वित्तीय संपत्तियों से आय जो कुल आय से बाहर रखी गई | $5,000 | IRS: Form 8938 के निर्देश जाँचा गया |
| छूटी हुई आय 25% की सीमा से ज़्यादा होने पर रिकॉर्ड रखने की अवधि गिनती रिटर्न दाखिल होने की तारीख से होती है। तब लागू होता है जब छूटी हुई आय रिटर्न पर दिखाई गई सकल आय के 25% से ज़्यादा हो, या निर्दिष्ट विदेशी वित्तीय संपत्तियों से $5,000 से ज़्यादा हो। | 6 वर्ष | IRS: रिकॉर्ड कितने समय तक रखें? जाँचा गया |
| रिटर्न की जाँच करने और प्रस्तावित निर्धारण की सूचना (Notice of Proposed Assessment) भेजने की California की सामान्य समय-सीमा आम तौर पर रिटर्न की देय तिथि या उसके फ़ाइल होने की तिथि से चलती है; FTB अपवादों की सूची देता है, जिनमें संघीय ऑडिट से जुड़े रिटर्न शामिल हैं। | 4 वर्ष | California FTB: अपने कर रिकॉर्ड रखना जाँचा गया |
| अमेरिकी रोज़गार कर के रिकॉर्ड रखने की अवधि न्यूनतम; कर देय होने की तिथि या भुगतान की तिथि, इनमें से जो बाद की हो, उससे गिना जाता है | चार साल | IRS: Publication 583, व्यवसाय शुरू करना और रिकॉर्ड रखना जाँचा गया |
| आपके द्वारा फ़ाइल किए गए सूचना रिटर्न (जैसे Forms 1099) की प्रतियाँ रखना रिटर्न की नियत तारीख से, या डेटा दोबारा बना सकने की क्षमता बनाए रखें; Form 1099-C के लिए 4 साल | 3 वर्ष | IRS: General Instructions for Certain Information Returns (2025) जाँचा गया |
| बैकअप विथहोल्डिंग लगाई गई हो तब सूचना रिटर्न की प्रतियाँ रखना रिटर्न की नियत तारीख से | 4 वर्ष | IRS: General Instructions for Certain Information Returns (2025) जाँचा गया |
| California में बिक्री और उपयोग कर रिकॉर्ड रखने की न्यूनतम अवधि कम से कम चार साल, जब तक राज्य लिखित में पहले नष्ट करने की अनुमति न दे; इलेक्ट्रॉनिक रूप से रखे रिकॉर्ड पर भी लागू (Regulation 1698(i)) | 4 वर्ष | California CDTFA: Regulation 1698, रिकॉर्ड जाँचा गया |
| Texas में बिक्री और उपयोग कर रिकॉर्ड रखने की न्यूनतम अवधि कम से कम इतने समय तक, जब तक Comptroller लिखित में पहले नष्ट करने की अनुमति न दे; बिक्री या उपयोग कर की देनदारी वाले लेन-देन के सभी रिकॉर्ड पर लागू। ऑडिट, अपील या रिफ़ंड दावे के दौरान रिकॉर्ड उसके निपटने तक और लंबे समय तक रखें। | 4 वर्ष | Texas Comptroller: रिकॉर्ड रखने पर आम सवाल जाँचा गया |
| विघटित हो रही कंपनी के शीघ्र निर्धारण के अनुरोध के बाद IRS के पास निर्धारण का समय लिखित अनुरोध (Form 4810) की तारीख से गिना जाता है, जो रिटर्न के बाद फ़ाइल किया जाता है; रिटर्न फ़ाइल होने से 3 साल से आगे कभी नहीं। यह तभी लागू होता है जब कंपनी सद्भावना से विघटन शुरू करे और उसे पूरा करे; धोखाधड़ी, रिटर्न न भरने और 6 साल वाले आय-चूक के मामले इससे बाहर हैं (26 U.S.C. 6501(d))। | 18 महीने | US Code: 26 U.S.C. 6501(d), शीघ्र निर्धारण का अनुरोध जाँचा गया |
| हस्तांतरिती निर्धारण का प्रारंभिक विस्तार Internal Revenue Code की धारा 6901(c)(1) के तहत हस्तांतरणकर्ता की निर्धारण अवधि समाप्त होने के बाद। | एक साल | IRS: हस्तांतरिती देनदारी के मामले जाँचा गया |
प्राथमिक स्रोत
- IRS: रिकॉर्ड कितने समय तक रखें?
- IRS: रिकॉर्ड रखना
- IRS: Publication 583, व्यवसाय शुरू करना और रिकॉर्ड रखना
- IRS: इलेक्ट्रॉनिक अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के रिकॉर्ड, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
- IRS: रोज़गार कर के रिकॉर्ड
- IRS: Tax Topic 305, रिकॉर्ड रखना
- IRS: Form 1065 के निर्देश
- IRS: Form 1120-S के निर्देश
- IRS: कुछ सूचना रिटर्न के सामान्य निर्देश
- IRS: Form 941 के निर्देश
- IRS: Form W-9 माँगने वाले के लिए निर्देश
- IRS: Form 4810 के बारे में, शीघ्र निर्धारण का अनुरोध
- 26 CFR 1.6001-1, रिकॉर्ड (GovInfo)
- 26 U.S.C. 6501, निर्धारण और वसूली की सीमाएँ (GovInfo)
- 26 U.S.C. 6901, हस्तांतरित संपत्तियाँ (GovInfo)
- California FTB: अपने कर रिकॉर्ड रखना
- California CDTFA: Regulation 1698, रिकॉर्ड
- Texas Comptroller: बिक्री कर रिकॉर्ड पर प्रश्न
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यह दिखाए गए कर वर्ष के सामान्य नियम समझाता है। यह आपकी स्थिति के लिए सलाह नहीं है।
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