Cách thành lập công ty tại Quebec: REQ, NEQ, chi phí và hai tờ khai thuế

Làm thế nào để thành lập công ty tại Quebec?

Nộp điều lệ thành lập (statuts de constitution) theo Business Corporations Act của Quebec (CQLR c. S-31.1) cho Registraire des entreprises (REQ), và trả $397 ở diện dịch vụ thường hoặc $595,50 ở diện dịch vụ ưu tiên (lệ phí RE-101-T). Khi hồ sơ đầy đủ và đã thanh toán, Registraire cấp giấy chứng nhận thành lập (certificate of constitution), thành lập công ty và đăng ký công ty dưới mã số doanh nghiệp Québec, tức NEQ (Québec.ca).

Sau đó có ba nghĩa vụ:

• Khai báo ban đầu (initial declaration) gửi cho cơ quan đăng ký, trong vòng 48 giờ sau khi nộp điều lệ, hoặc trong vòng 60 ngày nếu điều lệ được nộp cùng thông báo địa chỉ trụ sở và danh sách giám đốc.
• Hai tờ khai thuế thu nhập mỗi năm: T2 liên bang gửi CRA và CO-17 gửi Revenu Québec.
• Khai báo cập nhật hằng năm mỗi năm, kể cả khi không có gì thay đổi.

Một trường hợp không còn đơn giản khi doanh nghiệp một chủ đang hoạt động chuyển vào công ty, người sáng lập sống ngoài Canada, thành viên gia đình sẽ sở hữu cổ phần, hoặc chủ sở hữu là người duy nhất làm việc trong công ty, vì thuế suất doanh nghiệp nhỏ của Quebec phụ thuộc vào số giờ làm việc được trả lương của nhân viên (xem bên dưới). Điều lệ khó hoàn tác: khi đã nộp vào sổ đăng ký, chỉ có phán quyết của tòa án mới hủy được việc thành lập; muốn chấm dứt công ty sau này thì phải giải thể (Québec.ca).

Cần chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ:

• Tên bạn muốn và mọi phiên bản bằng ngôn ngữ khác, hoặc quyết định dùng tên đánh số.
• Các loại cổ phần cùng quyền của chúng, và mọi hạn chế chuyển nhượng cổ phần.
• Số giám đốc, cố định hoặc theo mức tối thiểu và tối đa.
• Họ tên đầy đủ và địa chỉ nhà của từng người sáng lập; mỗi người sáng lập ký tên.
• Họ tên, địa chỉ nhà, ngày sinh của từng giám đốc và bản sao giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp còn hiệu lực.
• Địa chỉ trụ sở, hai hoạt động chính và số nhân viên tại Quebec.
• Từng người thụ hưởng cuối cùng (ultimate beneficiary): mọi cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp nắm hoặc kiểm soát từ 25% trở lên số phiếu bầu hoặc giá trị cổ phần, kể cả qua công ty holding, hoặc kiểm soát công ty trên thực tế (IN-914).

Thành lập công ty ở Quebec hay cấp liên bang: cách nào phù hợp?

Với doanh nghiệp chủ yếu hoạt động tại Quebec, công ty Quebec không cần đăng ký lần hai: công ty được đăng ký tại Quebec tự động khi được thành lập (Québec.ca). Công ty liên bang có trụ sở hoặc hoạt động tại Quebec cũng phải nộp tờ khai đăng ký cho Registraire trong vòng 60 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động tại Quebec (Québec.ca), tốn $397 ở diện dịch vụ thường (RE-101-T), cộng với lệ phí nộp trực tuyến liên bang $200 (Corporations Canada). Lựa chọn này không loại bỏ tờ khai thuế Quebec: Quebec tự quản lý thuế thu nhập công ty (CRA), nên công ty có cơ sở tại Quebec thường phải nộp CO-17 dù thành lập theo cách nào. Về bảo vệ tên trên toàn Canada, hoạt động ở các tỉnh bang khác và bảng so sánh đầy đủ, xem thành lập công ty liên bang hay cấp tỉnh bang.

Bạn nộp gì cho Registraire des entreprises?

Bạn nộp điều lệ trực tuyến, kèm khai báo ban đầu hoặc thông báo địa chỉ trụ sở và danh sách giám đốc. Không cần tờ khai đăng ký riêng: công ty thành lập tại Quebec được Registraire đăng ký ngay khi thành lập (Québec.ca).

1. Chọn tên hoặc số. Đề xuất một tên, hoặc yêu cầu tên đánh số gồm một con số, từ Québec và "inc." Tên đề xuất phải tuân thủ Charter of the French Language và kết thúc bằng s.a., inc. hoặc ltée, trừ khi có "société par actions" hoặc "compagnie"; điều lệ có thể thêm các phiên bản bằng ngôn ngữ khác để dùng ngoài Quebec. Tên được nộp kèm một tờ khai về tên (name declaration), trong đó một người sáng lập xác nhận đã thực hiện các bước hợp lý để kiểm tra tên tuân thủ luật. Tên đánh số không cần cả hai. Giữ chỗ tên là tùy chọn, tốn $27 ở diện dịch vụ thường và kéo dài 90 ngày (RE-300.G). Xem tên bằng chữ hay tên đánh số.
2. Hoàn tất điều lệ. Điều lệ quy định vốn cổ phần, mọi hạn chế chuyển nhượng cổ phần, số giám đốc, mọi giới hạn về hoạt động và những người sáng lập. Nếu không có điều khoản khác, điều lệ tạo ra một loại cổ phần không giới hạn số lượng, không có mệnh giá, mang quyền biểu quyết, cổ tức và phần tài sản còn lại khi thanh lý. Điều lệ có thể yêu cầu ngày ghi trên giấy chứng nhận muộn hơn ngày Registraire nhận hồ sơ (RE-300.G). Về thiết kế cổ phần, xem các loại cổ phần khi thành lập công ty.
3. Chọn đường nộp khai báo ban đầu. Khi nộp điều lệ trực tuyến, hãy chọn một trong hai cách. Với cách khai báo ban đầu, bạn phải gửi khai báo ban đầu trong vòng 48 giờ sau khi gửi điều lệ. Với thông báo địa chỉ trụ sở và danh sách giám đốc, bạn có 60 ngày để gửi (Québec.ca).
4. Thanh toán và nộp hồ sơ. Registraire cấp giấy chứng nhận, gán NEQ và lưu điều lệ vào sổ đăng ký (Québec.ca).

Công ty Quebec không được CRA cấp mã số doanh nghiệp khi thành lập; công ty đăng ký riêng để có mã số này (CRA). Các tài khoản CRA và Revenu Québec cần mở tiếp theo có trong sau khi thành lập công ty; các hồ sơ cần lưu từ ngày đầu có trong sổ biên bản của công ty mới.

Thành lập công ty tại Quebec tốn bao nhiêu, và mất bao lâu?

Lệ phí chính phủ là $397, và Registraire đặt mục tiêu xử lý điều lệ trong 2 ngày làm việc ở diện dịch vụ thường hoặc 1 ngày ở diện ưu tiên (cam kết dịch vụ của Registraire). Thời gian này chưa tính việc chuyển phát, và hồ sơ chưa đầy đủ, thông tin khác với sổ đăng ký hoặc thông tin nhận dạng khó xác minh có thể làm lâu hơn.

Lệ phí của Registraire không chịu thuế (RE-101-T). Phí chuyên môn và chi phí ở các tỉnh bang khác có trong chi phí thành lập công ty tại Canada và tự thành lập công ty hay thuê luật sư.

Khai báo ban đầu là gì, và khi nào đến hạn?

Khai báo ban đầu đưa thông tin của công ty mới vào sổ đăng ký doanh nghiệp công khai; mọi công ty kinh doanh đã thành lập đều phải nộp sau khi điều lệ được lưu (Québec.ca). Hạn nộp là trong vòng 48 giờ sau khi nộp điều lệ ở đường thứ nhất, hoặc trong vòng 60 ngày sau khi đăng ký ở đường thứ hai. Trong thời hạn đó, nộp ở diện dịch vụ thường là miễn phí; nộp trễ tốn $106, và không nộp khi bắt buộc khiến công ty có thể bị xử phạt hành chính và hình sự.

Khai báo gồm (RE-200.G):

• Địa chỉ trụ sở và mọi tên khác được dùng tại Quebec.
• Các giám đốc, và các cán bộ điều hành không phải giám đốc.
• Ba cổ đông có nhiều phiếu bầu nhất.
• Các người thụ hưởng cuối cùng.
• Hai hoạt động chính, số nhân viên tại Quebec và từng cơ sở tại Quebec. Với 5 đến 24 nhân viên, khai báo cũng nêu tỷ lệ nhân viên không thể giao tiếp bằng tiếng Pháp tại nơi làm việc.

Ngày sinh không được công bố, và người khai địa chỉ nơi làm việc thì địa chỉ nhà không xuất hiện trên sổ đăng ký công khai (tóm tắt về minh bạch).

NEQ là gì, và bạn dùng nó ở đâu?

NEQ là mã số doanh nghiệp Québec gồm mười chữ số do Registraire gán khi đăng ký; công ty giữ mã này suốt đời và không thể chuyển cho doanh nghiệp khác (RE-200.G). Công ty dùng mã này để tự nhận diện với Registraire và các cơ quan khác của Quebec như Revenu Québec và CNESST, và ai cũng có thể tra cứu công ty bằng mã này trong sổ đăng ký công khai (Québec.ca).

NEQ không phải là mã số doanh nghiệp của CRA. T2, tiền lương với CRA và các tài khoản liên bang dùng mã số doanh nghiệp mà công ty đăng ký riêng (CRA).

Vì sao công ty Quebec nộp hai tờ khai thuế thu nhập?

Công ty Quebec nộp hai tờ khai vì Quebec tự quản lý thuế thu nhập công ty: CRA quản lý thuế công ty cấp tỉnh bang cho mọi tỉnh bang trừ Quebec và Alberta (CRA). Mọi công ty cư trú cũng nộp T2 mỗi năm thuế, kể cả khi không có thuế phải nộp (CRA).

Với năm kết thúc ngày 31 tháng 3, T2 đến hạn ngày 30 tháng 9 (CRA). Thuế phải nộp sớm hơn hạn nộp tờ khai; độ dài và các hạn của năm đầu có trong năm thuế đầu tiên của công ty.

Thuế bán hàng cũng chia như vậy. Doanh nghiệp có trụ sở thực tế tại Quebec đăng ký và nộp tờ khai GST với Revenu Québec, không phải CRA (CRA); quy tắc QST có trong kinh doanh tại Quebec từ tỉnh bang khác. Chi phí chuẩn bị các hồ sơ hằng năm của Quebec có trong chi phí kế toán của công ty Quebec.

Công ty Quebec nộp gì cho cơ quan đăng ký mỗi năm?

Mỗi năm kể từ năm sau năm đăng ký, công ty nộp khai báo cập nhật hằng năm, kể cả khi không có thay đổi, và trả lệ phí đăng ký hằng năm bắt đầu từ năm thứ hai sau năm đăng ký (Québec.ca; RE-101-T).

Khi sổ đăng ký đã chính xác, hãy đánh dấu ô ở line 39 của CO-17 để nộp khai báo cập nhật hằng năm cùng tờ khai. Nếu có điều gì phải thay đổi, hãy nộp khai báo trực tuyến trong My Office trong kỳ khai báo. Hồ sơ đăng ký của công ty cho biết kỳ khai báo kết thúc khi nào (Québec.ca).

Bỏ lỡ hai khai báo cập nhật hằng năm liên tiếp có thể bị xóa đăng ký, và việc xóa đăng ký giải thể công ty thành lập tại Quebec (Québec.ca). Xem khôi phục công ty đã giải thể.

Trong năm bạn phải báo những thay đổi nào, và nhanh đến mức nào?

Thay đổi xảy ra sau khai báo cập nhật hằng năm cần có khai báo cập nhật mới trong vòng 30 ngày kể từ ngày thay đổi (Québec.ca). Việc này bao gồm các thông tin sổ đăng ký lưu, như giám đốc vào hoặc rời, địa chỉ trụ sở mới hoặc người thụ hưởng cuối cùng mới. Nộp ở diện dịch vụ thường là miễn phí (RE-101-T), và mỗi giám đốc mới được bầu phải cung cấp bản sao giấy tờ tùy thân (tóm tắt về minh bạch). Sửa đổi chính điều lệ, như tên hay các loại cổ phần, là một giấy chứng nhận sửa đổi riêng.

Giám đốc có thể phải cùng công ty chịu trách nhiệm về các khoản khấu trừ tiền lương và GST mà công ty không nộp, trừ khi họ đã thận trọng như một người cẩn trọng hợp lý; yêu cầu truy đòi phải bắt đầu trong vòng hai năm sau khi người đó thôi làm giám đốc lần cuối (Income Tax Act, s. 227.1; Excise Tax Act, s. 323). QST và khoản khấu trừ tại nguồn của Quebec có trong sau khi thành lập công ty.

Công ty Quebec chỉ có một người có được hưởng thuế suất doanh nghiệp nhỏ không?

Không đầy đủ, trừ khi đáp ứng kiểm tra số giờ được trả lương hoặc kiểm tra hoạt động. Quebec chỉ cho hưởng đầy đủ khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ đối với công ty có nhân viên được trả lương ít nhất 5.500 giờ trong năm, hoặc có nhân viên của công ty và của các công ty liên kết đạt tổng số giờ đó trong năm trước. Khoản khấu trừ giảm dần trong khoảng từ 5.500 đến 5.000 giờ và bằng không ở mức 5.000 giờ trở xuống; công ty có tỷ trọng đủ lớn các hoạt động sơ cấp hoặc sản xuất có thể đủ điều kiện qua một kiểm tra hoạt động riêng (Finances Québec).

Không có khoản khấu trừ này, Quebec đánh thuế thu nhập kinh doanh chủ động theo thuế suất chung 11,5% thay vì 2,2% đối với năm thuế bắt đầu sau ngày 29 tháng 4 năm 2026, hoặc 3,2% đối với năm bắt đầu vào hoặc trước ngày đó; mức thuế suất thấp hơn được công bố trong Information Bulletin 2026-3. Thuế suất doanh nghiệp nhỏ liên bang 9% không có kiểm tra số giờ (CRA), nhưng thu nhập từ doanh nghiệp dịch vụ cá nhân, nơi chủ sở hữu lẽ ra là nhân viên của khách hàng, không được hưởng khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ liên bang (Income Tax Act, s. 125(7); xem doanh nghiệp dịch vụ cá nhân). Một người làm toàn thời gian cả năm còn thấp hơn rất nhiều so với 5.000 giờ. Cách tính số giờ được trả lương của chính chủ sở hữu, và cách đo năm thuế đầu tiên ngắn hơn mười hai tháng, theo các quy tắc chi tiết trong Taxation Act của Quebec mà trang này không đề cập. Việc mất khoản khấu trừ có làm thay đổi lý do thành lập công ty hay không có trong tôi có nên thành lập công ty không?.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Canada theo mức phí hiện hành của Registraire.

Một nhà thiết kế thành lập công ty vào tháng 5

• Năm 1: Cô nộp điều lệ kèm khai báo ban đầu ở diện dịch vụ thường, trả C$397 và không mất gì cho khai báo. Cô chọn ngày kết thúc năm là 31 tháng 12. Không có lệ phí đăng ký hằng năm: công ty chưa được đăng ký vào ngày 1 tháng 1.
• Năm 2: Khai báo cập nhật hằng năm đầu tiên đến hạn trong kỳ khai báo của nó. Không có lệ phí đăng ký hằng năm trong năm sau năm đăng ký. T2 và CO-17 cho giai đoạn từ tháng 5 đến tháng 12 của năm 1 đều đến hạn ngày 30 tháng 6.
• Năm 3: Khai báo cập nhật hằng năm và lệ phí đăng ký hằng năm C$106 đến hạn, cùng với T2 và CO-17 kế tiếp đến hạn ngày 30 tháng 6.

Một chuyên viên tư vấn làm việc một mình

Một công ty tư nhân do người Canada kiểm soát, không có công ty liên kết, có một người lao động là chủ sở hữu, được trả lương cho khoảng 1.800 giờ. Sau khoản lương đó, công ty thu về C$100.000 thu nhập kinh doanh chủ động trong năm thuế bắt đầu sau ngày 29 tháng 4 năm 2026. Với số giờ được trả lương thấp hơn nhiều so với 5.000, công ty không được hưởng khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ của Quebec: thuế Quebec là C$11.500 ở mức 11,5%, thay vì C$2.200 ở mức 2,2%. Thuế liên bang ở mức 9% là C$9.000 trong cả hai trường hợp, nếu thu nhập không đến từ doanh nghiệp dịch vụ cá nhân.

Một giám đốc từ chức vào tháng 9

Một giám đốc từ chức vào ngày 10 tháng 9. Công ty nộp khai báo cập nhật mới chậm nhất vào ngày 10 tháng 10, miễn phí ở diện dịch vụ thường. Khai báo cập nhật hằng năm của công ty vẫn đến hạn trong kỳ khai báo riêng của nó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đang có doanh nghiệp một chủ và sẽ chuyển nó vào công ty: thứ tự các bước có trong danh sách kiểm tra chuyển từ doanh nghiệp một chủ sang công ty, còn việc chuyển tài sản hoãn thuế có trong chuyển doanh nghiệp vào công ty. Hãy nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Người sáng lập sống ngoài Canada: xem thành lập công ty tại Canada từ nước ngoài và nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Bạn còn đang chọn giữa Quebec và liên bang, hoặc sẽ hoạt động ở các tỉnh bang khác: xem thành lập công ty liên bang hay cấp tỉnh bang.
• Sắp đến hạn T2 và CO-17 đầu tiên, hoặc kiểm tra số giờ được trả lương: xem năm thuế đầu tiên của công ty và chi phí kế toán của công ty Quebec, rồi nhờ hỗ trợ thuế công ty.
• Bạn cần ghi sổ từ tháng đầu cho T2, CO-17 và tờ khai GST và QST: hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Thành viên gia đình sẽ sở hữu cổ phần: xem các loại cổ phần khi thành lập công ty.
• Đã bỏ lỡ khai báo cập nhật hằng năm, hoặc công ty bị xóa đăng ký: xem khôi phục công ty đã giải thể.
• Doanh nghiệp của bạn ở ngoài Quebec và bán hàng vào Quebec: xem kinh doanh tại Quebec từ tỉnh bang khác.