Người thân cho doanh nghiệp vay tiền: ghi sổ và lập giấy nợ

Tiền từ người thân là khoản vay, quà tặng hay khoản đầu tư vào doanh nghiệp của tôi?

Tiền người thân đưa vào doanh nghiệp của bạn là khoản vay chỉ khi bạn có nghĩa vụ pháp lý phải trả và cả hai bên đều có ý định trả nợ. Khoản vay thật không phải là thu nhập (Publication 334). Tiền cho mà không mong được trả là quà tặng, và tiền đưa để lấy một phần quyền sở hữu là khoản đầu tư. Cách gọi này quyết định cách ghi sổ, quy tắc về lãi và điều gì xảy ra nếu tiền không bao giờ được trả.

Trường hợp không đơn giản khi không có gì bằng văn bản, số dư tồn tại nhiều năm mà không có lãi hay khoản thanh toán nào, người chuẩn bị thuế hoặc ngân hàng của bạn hỏi một khoản tiền lớn gửi vào là gì, bên cho vay cũng là chủ sở hữu hoặc sống ở nước ngoài, hoặc bên cho vay nay muốn đòi tiền về hoặc muốn miễn khoản vay.

Hãy chuẩn bị trước khi quyết định: sao kê ngân hàng của từng lần chuyển tiền, mọi giấy nợ hoặc tin nhắn về việc trả nợ, mọi khoản đã trả từ đó đến nay, quan hệ giữa bên cho vay với bạn và với các chủ sở hữu, quốc gia nơi bên cho vay sống, ai nhận tiền (doanh nghiệp hay cá nhân bạn), cùng cách phân loại thuế và phương pháp kế toán của doanh nghiệp (tiền mặt hay dồn tích).

Điều gì khiến khoản vay trong gia đình được IRS coi là khoản vay thật?

IRS chỉ cho khấu trừ lãi của một khoản nợ khi bạn có nghĩa vụ pháp lý với khoản nợ đó, bạn và bên cho vay đều có ý định trả nợ, và hai bên có quan hệ con nợ và chủ nợ thật sự (Publication 334). Với nợ xấu, một khoản nợ là thật khi phát sinh từ nghĩa vụ trả nợ hợp lệ, có hiệu lực thi hành, cho một số tiền cố định hoặc xác định được (Publication 550).

Từ phía bên cho vay, tiền cho người thân vay với sự hiểu rằng có thể không được trả được coi là quà tặng, không phải khoản vay (Topic 453). Hai ấn phẩm này không đưa ra danh sách kiểm tra. Hồ sơ hữu ích gồm: giấy nợ có chữ ký ghi số tiền, lãi và ngày trả; các khoản thanh toán và tiền lãi thực sự được trả theo lịch đó; và sổ sách thể hiện cùng một số dư năm này qua năm khác. Nhiều năm im lặng, không thanh toán, không lãi và không ai nhắc đến khoản nợ là dấu hiệu theo hướng ngược lại.

Giấy nợ cho khoản vay trong gia đình nên ghi những gì?

Giấy nợ nên nêu các bên, số tiền và ngày, lãi suất và thời điểm trả, và có chữ ký của cả hai bên.

Nếu tiền đã chuyển trước khi có giấy tờ, hãy ký giấy nợ ngay bây giờ, liệt kê các lần chuyển trước đó theo ngày và số tiền, và không bao giờ ghi lùi ngày. Lãi suất của khoản vay có kỳ hạn được xác định vào ngày cho vay (26 USC 7872(f)(2)), nên cách xử lý giai đoạn trước đó và lãi suất của tháng nào phù hợp với một giấy nợ lập sau là những câu hỏi cần hỏi người chuẩn bị thuế trước khi bạn nộp tờ khai.

Làm thế nào để ghi khoản vay dài hạn từ người thân vào sổ sách doanh nghiệp?

Nếu số tiền là khoản vay, hãy ghi là nợ phải trả, một khoản vay phải trả mang tên người thân, không phải doanh thu và không phải khoản chủ sở hữu góp vốn. Tiền vay qua một khoản vay thật không phải là thu nhập (Publication 334).

1. Khi tiền về, tăng tài khoản ngân hàng và khoản vay phải trả cùng một số tiền. Không có gì đi vào báo cáo kết quả kinh doanh.
2. Mỗi kỳ, ghi chi phí lãi. Nếu chưa trả, hãy ghi là tiền lãi phải trả cho người thân, tách khỏi số dư khoản vay, để cả hai khớp với giấy nợ.
3. Mỗi lần thanh toán chia thành tiền gốc và tiền lãi. Tiền gốc làm giảm khoản vay phải trả; chỉ tiền lãi là chi phí. Khoản trả trước khi có giấy nợ vẫn làm giảm khoản vay phải trả; phần nào là lãi tùy vào những gì hai bên đã thỏa thuận. Xem ghi sổ khoản vay kinh doanh.
4. Trên bảng cân đối kế toán, ghi giấy nợ kéo dài hơn một năm là nợ dài hạn, phần đến hạn trong năm tới ghi là nợ ngắn hạn.

Nếu người thân cho cá nhân bạn vay rồi bạn đưa tiền vào LLC hoặc công ty, sổ sách của doanh nghiệp ghi đó là khoản vay từ bạn hoặc khoản bạn góp vốn, không phải khoản vay từ người thân, trừ khi chính doanh nghiệp đã nhận khoản nợ. Xem chủ sở hữu góp vốn hay cho LLC vay.

Tôi có phải tính lãi cho khoản vay trong gia đình không, và lãi suất liên bang áp dụng là gì?

Không có quy tắc liên bang nào bắt khoản vay trong gia đình phải có lãi. Khoản vay không lãi, hoặc lãi quá thấp, có thể là khoản vay lãi thấp hơn thị trường, và khi đó bên cho vay có thể bị coi là đã nhận lãi theo lãi suất liên bang áp dụng (AFR) (Publication 550).

AFR. IRS công bố các mức lãi suất hằng tháng trên trang lãi suất liên bang áp dụng. Bảng 1 có lãi suất ngắn hạn (khoản vay đến ba năm), lãi suất trung hạn (trên ba năm đến chín năm) và lãi suất dài hạn (trên chín năm) (26 USC 1274(d)), mỗi loại có các cột theo năm, nửa năm, quý và tháng. Với khoản vay có ngày đến hạn, mức lãi suất của tháng cho vay áp dụng trong suốt kỳ hạn. Khoản vay trả khi yêu cầu, trả bất cứ lúc nào bên cho vay đòi, được so với lãi suất ngắn hạn theo từng kỳ, và khoản vay không có ngày đến hạn có thể được tính như vậy, trong phạm vi quy định cho phép (26 USC 7872(f)).

Lãi thấp hơn thị trường. Khoản vay trả khi yêu cầu là lãi thấp hơn thị trường nếu lãi suất thấp hơn AFR. Khoản vay có kỳ hạn là lãi thấp hơn thị trường nếu số tiền cho vay vượt quá giá trị hiện tại của mọi khoản thanh toán, chiết khấu theo AFR. Giấy nợ ghi lãi suất bằng hoặc cao hơn AFR của kỳ hạn đó, lấy từ cột phù hợp với cách trả lãi, nhằm vượt qua kiểm tra này.

Các quy tắc áp dụng cho loại nào. Khoản vay mang tính quà tặng (khi khoản lãi thiếu thực chất là quà tặng cho bên vay), khoản vay giữa công ty và cổ đông, khoản vay liên quan đến thù lao và khoản vay nhằm tránh thuế. Khoản vay không lãi từ người thân cho công ty hoặc hợp danh có thuộc một trong các loại này hay không là câu hỏi về thực tế. Với khoản vay quà tặng hoặc khoản vay trả khi yêu cầu có lãi thấp hơn thị trường, bên cho vay bị coi là tặng cho bên vay khoản lãi bị bỏ qua và bên vay bị coi là trả lại khoản đó dưới dạng lãi, nhìn chung vào mỗi ngày 31 tháng 12 (Publication 550). Bên cho vay khai khoản lãi đó, và quà tặng có thể kéo theo quy tắc thuế quà tặng (hướng dẫn Form 709). Về thuế quà tặng, khoản vay quà tặng có ngày đến hạn được tính là quà tặng vào ngày cho vay: số tiền cho vay trừ giá trị hiện tại của các khoản thanh toán (26 USC 7872(b)(1), (d)(2)).

Hai giới hạn thu hẹp các quy tắc:

• Khoản vay nhỏ. Các quy tắc không áp dụng vào bất kỳ ngày nào tổng các khoản vay giữa hai bên là $10.000 trở xuống; vợ và chồng được tính là một người (26 USC 7872(f)(7)). Giới hạn này bao gồm khoản vay quà tặng giữa các cá nhân không dùng trực tiếp để mua hoặc nắm giữ tài sản tạo thu nhập, và khoản vay liên quan đến thù lao hoặc giữa công ty và cổ đông mà tránh thuế không phải mục đích chính. Khoản vay có kỳ hạn vượt giới hạn khi được cấp có thể vẫn thuộc diện các quy tắc sau khi số dư giảm; với khoản vay quà tặng, điều đó áp dụng cho các quy tắc thuế quà tặng (26 USC 7872(f)(10)).
• Khoản vay quà tặng giữa các cá nhân, đến $100.000. Khoản lãi mà bên cho vay phải khai và bên vay được khấu trừ bị giới hạn ở thu nhập đầu tư ròng của bên vay trong năm, và $1.000 trở xuống được tính bằng không. Giới hạn này không áp dụng khi tránh thuế là một trong các mục đích chính (Publication 550).

Doanh nghiệp của tôi có thể khấu trừ tiền lãi trả cho người thân không, và ai phải khai khoản này?

Doanh nghiệp có thể khấu trừ lãi của khoản vay trong gia đình khi doanh nghiệp có nghĩa vụ pháp lý với khoản nợ, hai bên đều có ý định trả nợ, hai bên có quan hệ con nợ và chủ nợ thật sự, và khoản vay dùng cho chi phí kinh doanh; lãi của khoản vay một phần dùng cho cá nhân phải được chia ra (Publication 334). Quy tắc về thời điểm ở phần tiếp theo cũng áp dụng. Một số người nộp thuế phải giới hạn khoản khấu trừ lãi kinh doanh (xem Form 8990 trong ấn phẩm đó, và kiểm tra doanh nghiệp nhỏ trong ghi sổ khoản vay kinh doanh).

Người thân khai khoản lãi đó là thu nhập. Lãi chịu thuế gồm lãi nhận được từ các khoản cho người khác vay, và phải khai dù không có Form 1099-INT gửi đến (Publication 550).

Form 1099-INT. Công ty, hợp danh hoặc LLC nhiều thành viên trả cho người thân $2.000 lãi trở lên trong một năm dương lịch trong quá trình kinh doanh có thể phải nộp biểu mẫu này. Luật quy định mức đó cho các khoản thanh toán sau năm 2025; hãy xem hướng dẫn hiện hành, vì các ấn bản cũ in mức thấp hơn (26 USC 6041; hướng dẫn). Hướng dẫn cũng miễn lãi của nghĩa vụ do một cá nhân phát hành. Cách miễn này áp dụng thế nào với giấy nợ của chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên thì không được nêu rõ. Nếu phải nộp biểu mẫu, hãy lấy Form W-9 từ người thân trước; nếu không có mã số định danh người nộp thuế, bên trả phải khấu trừ 24% (hướng dẫn). Lãi trả cho bên nhận ở nước ngoài nằm ngoài Form 1099-INT và có thể phải khấu trừ thuế và khai báo khác; xem tiền từ gia đình ở nước ngoài.

Điều gì xảy ra với tiền lãi tôi nợ người thân nhưng chưa trả?

Doanh nghiệp nhìn chung không thể khấu trừ lãi nợ một bên liên quan dùng phương pháp tiền mặt cho đến khi trả lãi và bên liên quan đó khai khoản lãi vào thu nhập (Publication 334). Quy tắc này vẫn đúng ngay cả khi doanh nghiệp giữ sổ dồn tích. Hầu hết cá nhân dùng phương pháp tiền mặt (Topic 453). Quan hệ được xét vào cuối năm thuế mà khoản khấu trừ lẽ ra được phép, nên chủ sở hữu mới hoặc thay đổi cách doanh nghiệp bị đánh thuế trước thời điểm đó có thể làm đổi ai là bên liên quan; quy tắc vẫn áp dụng nếu quan hệ chấm dứt sau đó. Việc phải chờ không áp dụng cho khoản lãi mà bên cho vay phải khai vào thu nhập mỗi năm dù chưa được trả, như lãi bị bỏ qua của khoản vay lãi thấp hơn thị trường (Publication 550).

Dì, chú, bác, cô, cậu, anh chị em họ và họ hàng bên vợ hoặc chồng không nằm trong danh sách gia đình ở 26 USC 267, dù quan hệ sở hữu hoặc quỹ tín thác vẫn có thể khiến một người trở thành bên liên quan.

Người thân ở ngoài Hoa Kỳ. Nếu bên cho vay không phải người Hoa Kỳ (US person) và có quan hệ với bạn như trong bảng, khoản khấu trừ nhìn chung cũng phải chờ đến khi bạn trả, bất kể bên cho vay dùng phương pháp kế toán nào (26 USC 267(a)(3); 26 CFR 1.267(a)-3). "Người Hoa Kỳ" ở đây gồm công dân, người có thẻ xanh hoặc người cư trú.

Lãi trả đến cuối năm có thể được khấu trừ trong năm đó nếu đạt các điều kiện khác; lãi còn nợ thì phải chờ. Lãi chỉ cộng vào số dư khoản vay có thể không được tính là đã trả: Publication 550 coi lãi đầu tư trả bằng giấy nợ mới là chưa trả đối với bên vay dùng phương pháp tiền mặt. Người chuẩn bị thuế có thể xác nhận quy tắc về bên liên quan áp dụng thế nào.

Làm thế nào để miễn khoản vay trong gia đình trong sổ sách công ty, và nếu không bao giờ được trả thì sao?

Khi người thân miễn khoản vay, doanh nghiệp xóa khoản vay phải trả, và vế còn lại của bút toán tùy vào lý do. Nợ được xóa nhìn chung chịu thuế, nhưng khoản nợ được xóa dưới dạng quà tặng, di tặng hoặc thừa kế là ngoại lệ, chẳng hạn giấy nợ được miễn trong di chúc của bên cho vay (Topic 431).

• Miễn như quà tặng. Nếu việc miễn là quà tặng, khoản vay phải trả giảm xuống và vốn chủ sở hữu nhìn chung tăng lên, không có thu nhập. Ngoại lệ dựa trên ý định tặng thật sự của bên cho vay; văn bản xóa nợ có chữ ký nêu ngày, tiền gốc và tiền lãi hỗ trợ bút toán nhưng không thay đổi thực tế. Khi bên vay là công ty hoặc hợp danh và người thân không phải chủ sở hữu, việc ai nhận quà tặng, và do đó ngoại lệ này có áp dụng cho pháp nhân hay không, là câu hỏi phức tạp hơn.
• Lãi được miễn. Tiền lãi chưa trả mà doanh nghiệp chưa khấu trừ, như lãi còn phải chờ theo quy tắc về bên liên quan, không phải là thu nhập khi được miễn, trong phạm vi việc trả khoản đó lẽ ra được khấu trừ (26 USC 108(e)(2)). Tiền lãi phải trả được xóa khỏi sổ sách, và doanh nghiệp không bao giờ khấu trừ khoản đó.
• Nợ được xóa vì lý do khác. Nợ cũng có thể được xóa, dù không có văn bản xóa nợ có chữ ký, khi chủ nợ từ bỏ việc đòi nợ. Nợ được xóa nhìn chung là thu nhập thông thường trừ khi có ngoại lệ hoặc khoản loại trừ áp dụng, như phá sản hoặc mất khả năng thanh toán, được khai trên Form 982.
• Chỉ là chưa trả. Khoản vay chưa được trả không nhất thiết đã bị xóa. Khoản nợ vẫn nằm trong sổ sách cho đến khi được trả hoặc xóa; thời điểm sự im lặng của bên cho vay trở thành việc từ bỏ đòi nợ là câu hỏi cho người chuẩn bị thuế.

Phía bên cho vay. Miễn nợ có thể là quà tặng (hướng dẫn Form 709), và người tặng, không phải doanh nghiệp, nhìn chung chịu trách nhiệm về thuế quà tặng (câu hỏi thường gặp về thuế quà tặng của IRS). Nếu thuế không được trả khi đến hạn, người nhận quà tặng chịu trách nhiệm cá nhân đến giá trị của quà tặng, và thuế là quyền cầm giữ đối với quà tặng trong 10 năm kể từ ngày tặng quà (26 USC 6324(b)). Quà tặng cho một người có tổng vượt mức loại trừ hằng năm, $19.000 cho mỗi người nhận, nhìn chung cần Form 709, hạn nộp ngày 15 tháng 4 sau năm tặng quà, dù có phải trả thuế hay không (hướng dẫn Form 709; Rev. Proc. 2025-32). Khi bên vay là công ty hoặc hợp danh, việc ai được coi là người nhận cần xem xét kỹ hơn. Xem tờ khai thuế quà tặng và mức loại trừ hằng năm.

Nếu người thân không bao giờ được trả. Doanh nghiệp vẫn nợ số tiền đó cho đến khi trả hoặc xóa nợ. Cách tính thuế cho người thân nằm trên tờ khai của người thân: khoản vay thật trở nên hoàn toàn vô giá trị nhìn chung là nợ xấu ngoài hoạt động kinh doanh, còn tiền cho vay với sự hiểu rằng có thể không được trả là quà tặng, không có khoản khấu trừ nợ xấu (Topic 453).

Nếu người thân cho vay cũng là chủ sở hữu thì sao?

Hãy ghi khoản vay từ chủ sở hữu theo cùng cách: khoản vay phải trả mang tên chủ sở hữu nếu đạt các kiểm tra ở trên, và vốn nếu không đạt hoặc chủ sở hữu có ý định đầu tư. Với công ty, khoản ứng trước bị coi là vốn thay vì nợ có thể mất khoản khấu trừ lãi; luật liệt kê các yếu tố như lời hứa trả bằng văn bản một số tiền cố định vào ngày định trước với lãi suất cố định (26 USC 385(b)). Chủ sở hữu thuộc bảng bên liên quan ở trên thì tiền lãi chưa trả phải chờ đến khi được thanh toán. Khoản vay giữa công ty và cổ đông thuộc các quy tắc về lãi thấp hơn thị trường, với ngoại lệ khoản vay nhỏ ở trên (Publication 550).

Khi cổ đông miễn nợ của công ty như một khoản góp vào vốn, công ty được coi là thanh toán khoản nợ bằng số tiền bằng giá gốc tính thuế điều chỉnh của cổ đông đối với khoản nợ đó, nên công ty có thể có thu nhập từ nợ được xóa trong phạm vi khoản nợ vượt giá gốc ấy (26 USC 108(e)(6)). Để phân loại khoản vay của chủ sở hữu và xem nó ảnh hưởng thế nào đến giá gốc, hãy đọc chủ sở hữu góp vốn hay cho LLC vay và khoản vay của cổ đông cho S corporation.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Hoa Kỳ và số tròn để minh họa. Mức 5% đại diện cho lãi suất liên bang áp dụng của tháng cho vay; hãy tra mức thật mỗi lần.

LLC nhà hàng và cha mẹ của chủ sở hữu

Một LLC nhà hàng có một chủ sở hữu, bị đánh thuế như doanh nghiệp một chủ và giữ sổ dồn tích, nhận US$60.000 từ cha mẹ của chủ sở hữu vào ngày 2 tháng 1 của Năm 1, không có gì bằng văn bản. Ngày 3 tháng 1, họ ký giấy nợ năm năm, ghi ngày hôm đó, liệt kê khoản chuyển tiền và đặt lãi 5%, bằng hoặc cao hơn lãi suất trung hạn giả định cho tháng đó. Giả sử giới hạn lãi kinh doanh không áp dụng và cha mẹ dùng phương pháp tiền mặt.

• Năm 1: LLC ghi khoản vay phải trả US$60.000, trả US$3.000 tiền lãi vào tháng 12 và khấu trừ khoản đó. Cha mẹ khai US$3.000.
• Năm 2: thiếu tiền mặt và không trả gì. Sổ sách ghi dồn tích US$3.000 tiền lãi phải trả, nhưng cha mẹ là bậc trực hệ bậc trên của chủ sở hữu, nên khoản khấu trừ phải chờ.
• Năm 3: LLC trả US$6.000, là lãi Năm 2 và Năm 3, khấu trừ US$6.000 và cha mẹ khai US$6.000. Tiền gốc US$60.000 vẫn nằm trong sổ sách cho đến khi giấy nợ đến hạn vào ngày 3 tháng 1 của Năm 6, và chuyển sang nợ ngắn hạn vào cuối Năm 5.

Khoản vay không lãi cho cửa hàng của con gái

Một người cha/mẹ cho cửa hàng của con gái, là doanh nghiệp một chủ, vay US$8.000 để trả tiền thuê và tiền lương, không lãi và không có ngày đến hạn (khoản vay trả khi yêu cầu). Khoản vay giữa các cá nhân, tổng dưới US$10.000 và tiền không dùng trực tiếp để mua hoặc nắm giữ tài sản tạo thu nhập, nên ngoại lệ khoản vay nhỏ có thể áp dụng. Cửa hàng vẫn ghi khoản vay phải trả US$8.000. Nếu người cha/mẹ cho vay thêm US$7.000, tổng vượt US$10.000 và ngoại lệ ngừng áp dụng cho những ngày đó. Giới hạn thu nhập ở trên có thể hạn chế khoản lãi mà người cha/mẹ bị coi là đã nhận; quy tắc thuế quà tặng vẫn có thể áp dụng.

Người chú miễn số dư US$25.000

Một người chú cho doanh nghiệp của cháu, là doanh nghiệp một chủ, vay US$25.000 và miễn số dư, không còn lãi phải trả, trong một văn bản xóa nợ có chữ ký. Nếu ông có ý định tặng, doanh nghiệp xóa khoản vay phải trả và tăng vốn chủ sở hữu, không có thu nhập, vì nợ được xóa dưới dạng quà tặng là ngoại lệ. Đó là quà tặng US$25.000, vượt mức loại trừ hằng năm US$19.000, nên ông nhìn chung nộp Form 709 cho năm đó; tờ khai là của ông, không phải của doanh nghiệp.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Người thân đưa vào một khoản lớn mà không có gì bằng văn bản, và người chuẩn bị thuế hoặc bên cho vay của bạn hỏi khoản tiền đó là gì: đó là khoản vay, quà tặng hay vốn sẽ quyết định sổ sách và tờ khai của bạn. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán trước khi nộp tờ khai.
• Nhiều năm tiền gia đình gửi vào, các khoản thanh toán và tiền lãi chưa được ghi sổ, hoặc các tờ khai trước đã khấu trừ lãi mà bạn chỉ ghi dồn tích cho người thân: trước hết hãy dựng lại những gì đã ghi dồn tích và đã trả, theo từng năm; khoản khấu trừ có thể thuộc về năm bạn trả. Xem bắt kịp sổ sách quá hạn và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Người thân muốn đòi tiền về và không có gì bằng văn bản: số bạn nợ, và có tính lãi hay không, tùy vào những gì hai bên đã thỏa thuận. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán dựng lại số dư và các điều khoản để ký.
• Người thân sống ở nước ngoài: xem tiền từ gia đình ở nước ngoài trong sổ sách kinh doanh của bạn và quà tặng và tài sản thừa kế từ nước ngoài.
• Bên cho vay là bạn hoặc một đồng sở hữu: xem chủ sở hữu góp vốn hay cho LLC vay, hoặc khoản vay của cổ đông cho S corporation.
• Người thân muốn miễn một phần hoặc toàn bộ khoản vay: phần thuế quà tặng nằm trong tờ khai thuế quà tặng và mức loại trừ hằng năm; hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán về bút toán, sổ sách và tờ khai tiếp theo.