Chủ sở hữu góp vốn hoặc cho LLC vay: cách ghi sổ

Tiền tôi đưa vào LLC là khoản góp vốn hay khoản vay?

Tiền bạn đưa vào LLC là khoản góp vốn (vốn chủ sở hữu), trừ khi đó là khoản vay thật: một khoản nợ LLC có ràng buộc pháp lý phải trả, hai bên đều có ý định hoàn trả, và bạn là chủ nợ thật sự. Sổ sách theo lựa chọn đó. Khoản góp vốn ghi vào tài khoản vốn chủ sở hữu. Khoản vay ghi vào nợ phải trả.

Nếu bạn là thành viên duy nhất và chưa chọn cách tính thuế như công ty, thuế thu nhập bỏ qua LLC, nên khoản vay cho chính mình chỉ là cái nhãn đối với thuế thu nhập. Lựa chọn này quan trọng khi có thành viên thứ hai, khi chọn cách tính thuế như công ty hoặc khi có chủ sở hữu nước ngoài.

Một khoản chuyển là khoản vay hay vốn góp tùy vào toàn bộ sự kiện. IRS nêu ba điều kiện trước khi cho khấu trừ lãi trên khoản nợ kinh doanh, và chúng cho thấy một khoản vay thật trông ra sao: bên vay có trách nhiệm pháp lý, cả hai bên có ý định hoàn trả, và có quan hệ con nợ - chủ nợ thật sự (Publication 334).

Trường hợp không còn đơn giản khi:

• LLC có hơn một thành viên, vì tài khoản vốn và giá gốc tính thuế đi theo từng thành viên;
• tiền đã chuyển mà không có giấy nợ, không có thỏa thuận và không có ghi chú rõ ràng;
• các thành viên góp số tiền không bằng nhau;
• có kế hoạch hoàn trả, nhất là nhiều năm sau khi tiền được đưa vào, hoặc sắp có việc mua lại phần của thành viên.

Hãy chuẩn bị thỏa thuận hoạt động, các khoản chuyển khoản ngân hàng có ghi ngày, giấy nợ nếu có, và sổ cái vốn chủ sở hữu hoặc tài khoản vốn.

Tôi có thể cho LLC một thành viên của chính mình vay tiền không?

Về thuế thu nhập liên bang, khoản vay cho LLC một thành viên của chính bạn không có ảnh hưởng riêng. LLC một thành viên chưa chọn cách tính thuế như công ty là pháp nhân bị bỏ qua về thuế (disregarded): IRS coi các hoạt động của nó như doanh nghiệp một chủ của chính bạn, nên tiền là của bạn ở cả hai phía (IRS; 26 CFR 301.7701-2). Thu nhập và chi phí của nó nhìn chung đi vào tờ khai của bạn, trên Schedule C, E hoặc F. Chủ sở hữu thường ghi khoản tiền của mình là khoản góp vốn. Một khoản nợ thật mà LLC ghi trong sổ sách riêng (giấy nợ, các lần trả) không cần đổi thành vốn chủ sở hữu chỉ vì thuế thu nhập bỏ qua nó.

Hai thay đổi làm đảo ngược câu trả lời này:

• LLC chọn cách tính thuế như công ty trên Form 8832 hoặc Form 2553. Khi đó LLC là người nộp thuế riêng và khoản vay có thể là nợ thật. Lựa chọn này được coi là việc chuyển tài sản và nợ phải trả của LLC cho công ty để đổi lấy cổ phần (26 CFR 301.7701-3(g)), nên hãy nhờ người chuẩn bị thuế kiểm tra tiền đã ghi là khoản vay trước thời điểm đó. Lựa chọn Form 8832 không thể có hiệu lực sớm hơn 75 ngày trước ngày nộp hoặc muộn hơn 12 tháng sau ngày nộp (Form 8832). Form 2553 đến hạn 2 tháng và 15 ngày sau khi năm thuế của nó bắt đầu, hoặc bất kỳ lúc nào trong năm trước đó (hướng dẫn). Đã lỡ hạn? Xem xử lý khi nộp trễ lựa chọn thuế của LLC hoặc xử lý khi nộp trễ lựa chọn S corporation.
• Một người khác góp tiền để có phần sở hữu. LLC trở thành hợp danh, và tiền góp vào LLC là khoản góp vốn vào hợp danh. Nếu thành viên mới thay vào đó trả tiền cho bạn để mua một phần quyền lợi của bạn, tiền đó thuộc về bạn, không phải LLC, và có thể chịu thuế đối với bạn (Publication 3402).

LLC được thành lập theo luật tiểu bang (Publication 541), nên việc giấy nợ có ý nghĩa với ngân hàng hay tòa án hay không nằm ngoài phạm vi trang này.

Nếu bạn đã ghi tiền của chủ sở hữu là thu nhập, hãy sửa bằng một bút toán phân loại lại sang vốn chủ sở hữu thay vì xóa nó, và giữ hồ sơ ngân hàng; nếu một tờ khai đã nộp tính nó là thu nhập, hãy hỏi người chuẩn bị thuế trước. Nếu nó được ghi là khoản vay mà không có giấy nợ, hãy dựa vào thỏa thuận, lịch sử hoàn trả và các bằng chứng khác để quyết định đó là nợ hay vốn góp trước khi sửa. Cái nhãn không thay đổi gì với thuế thu nhập khi bạn là thành viên duy nhất, nhưng nó quan trọng vào ngày bạn thêm một thành viên hoặc chọn cách tính thuế như công ty.

Tôi dùng tài khoản nào để ghi khoản chủ sở hữu góp vốn hoặc đầu tư?

Ghi khoản góp vốn là tăng vốn chủ sở hữu, không bao giờ là thu nhập: ghi nợ tài khoản ngân hàng của LLC và ghi có tài khoản góp vốn của chủ sở hữu. Với LLC nhiều thành viên, ghi có tài khoản vốn riêng của thành viên đó.

1. Chuyển tiền bằng chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản cá nhân sang tài khoản của LLC, kèm ghi chú như "khoản góp vốn của chủ sở hữu". IRS gợi ý ghi chú trên mỗi khoản tiền gửi đó là thu nhập kinh doanh, tiền cá nhân hay khoản vay (Publication 583).
2. Ghi nợ tài khoản ngân hàng và ghi có tài khoản góp vốn của chủ sở hữu đó.
3. Giữ chứng từ chuyển tiền, và mọi sự đồng ý của thành viên mà thỏa thuận hoạt động yêu cầu.

Tiền mặt bạn đưa vào không phải thu nhập của LLC. Với hợp danh, khoản góp vốn nhìn chung không gây ra lãi hay lỗ cho hợp danh hoặc thành viên (section 721; Publication 541). Với xe, máy tính hoặc dụng cụ, nơi có thể phát sinh câu hỏi về lãi, lỗ và giá trị, xem đưa tài sản cá nhân vào LLC của bạn.

Tiền cá nhân dùng để trả hóa đơn của LLC cũng đặt ra cùng lựa chọn: xem chi phí kinh doanh trả bằng thẻ tín dụng cá nhân và chi phí khởi sự trả bằng tiền cá nhân trước khi có LLC. Để thiết lập các tài khoản, xem các tài khoản vốn chủ sở hữu của LLC.

Khoản góp vốn và khoản vay của thành viên khác nhau thế nào trong LLC nhiều thành viên?

Khoản góp vốn làm tăng tài khoản vốn và giá gốc tính thuế (basis) của thành viên. Khoản vay thì không tăng cái nào theo nghĩa vốn: đó là khoản nợ LLC nợ thành viên. LLC trong nước có hai thành viên trở lên bị đánh thuế như hợp danh trừ khi chọn khác (IRS), nên mỗi thành viên có một tài khoản vốn, một giá gốc tính thuế và một phần chia lợi nhuận. Vợ chồng sở hữu toàn bộ một LLC dưới dạng tài sản chung của vợ chồng (community property) có thể chọn khai nó như hợp danh hoặc như doanh nghiệp một chủ (Publication 541); nếu khai như doanh nghiệp một chủ, câu trả lời cho LLC một thành viên ở trên được áp dụng.

Tài khoản vốn và giá gốc tính thuế là hai con số khác nhau. Tài khoản vốn theo cơ sở thuế của thành viên có thể không bằng giá gốc tính thuế điều chỉnh, vì giá gốc tính thuế bao gồm phần của thành viên trong nợ phải trả của hợp danh, và mỗi thành viên có trách nhiệm tự lưu hồ sơ về giá gốc tính thuế (hướng dẫn Form 1065, item L). Giá gốc tính thuế cũng được tính không phụ thuộc vào những gì sổ sách ghi là vốn (Publication 541).

Khoản vay của thành viên là nợ phải trả của LLC. Phần của thành viên trong nợ phải trả tăng lên được tính là khoản góp tiền (section 752(a)), nên khoản vay có thể thay đổi giá gốc tính thuế của các thành viên mà không thay đổi vốn. Giá gốc tính thuế của ai thay đổi tùy vào ai chịu rủi ro lỗ kinh tế (economic risk of loss) của khoản nợ, hoặc theo phần chia lợi nhuận nếu không ai chịu (Publication 541). Phép tính đó cần đến sự đánh giá của chuyên gia.

Các thành viên góp số tiền không bằng nhau nên thỏa thuận bằng văn bản liệu phần góp thêm có làm thay đổi tỷ lệ phần trăm, có sinh lãi như khoản vay, hay chỉ đơn giản là vốn. Về phương pháp tài khoản vốn đầy đủ, xem tài khoản vốn của thành viên hợp danh. Với thành viên đã tự trả hóa đơn của LLC, xem chi phí LLC do thành viên hợp danh tự trả.

Tôi ghi sổ khoản vay từ thành viên như thế nào?

Ghi khoản vay của thành viên là nợ phải trả, không phải thu nhập và không phải vốn chủ sở hữu: ghi nợ tài khoản ngân hàng của LLC và ghi có tài khoản khoản vay từ thành viên, mỗi thành viên một tài khoản. Tiền vay qua một khoản vay thật không phải thu nhập (Publication 334).

1. Ký giấy nợ khi tiền được chuyển. Các điều khoản của nó được liệt kê bên dưới.
2. Ghi khoản giải ngân: ghi nợ ngân hàng, ghi có khoản vay từ thành viên.
3. Ghi lãi khi phát sinh: ghi nợ chi phí lãi, ghi có lãi phải trả, hoặc tiền mặt khi đã trả.
4. Ghi mỗi lần hoàn trả thành hai phần: tiền gốc làm giảm tài khoản khoản vay, còn lãi xóa lãi phải trả hoặc chi phí.
5. Giữ một bảng theo dõi khoản vay cho thấy số dư sau mỗi lần thanh toán.

Trong LLC nhiều thành viên chịu thuế như hợp danh, lãi trên khoản vay thật của thành viên là thu nhập của thành viên đó và nhìn chung là chi phí kinh doanh của LLC, theo quy tắc vốn hóa. Năm thuế có thể khác nhau: hợp danh dùng cơ sở dồn tích nhìn chung không thể khấu trừ chi phí nợ thành viên dùng cơ sở tiền mặt cho đến khi đã trả (Publication 541). Hãy ghi sổ khoản dồn tích; để người chuẩn bị thuế ấn định năm thuế. Phần về tờ khai bên dưới cho biết lãi đi vào đâu.

Hai nghĩa vụ có thể phát sinh sau khoản thanh toán:

• Form 1099-INT. LLC có thể phải nộp nó cho thành viên cho vay với tư cách chủ nợ khi tiền lãi trong năm đạt $2.000 (26 U.S.C. 6041). Xem khoản vay từ gia đình cho doanh nghiệp.
• Khấu trừ thuế. Lãi có nguồn từ Hoa Kỳ trả cho thành viên không phải người Hoa Kỳ có thể bị khấu trừ thuế Hoa Kỳ, và LLC chịu trách nhiệm về số thuế lẽ ra phải khấu trừ (26 U.S.C. 1441; 1461). Xem tiền từ gia đình ở nước ngoài.

Tôi tự trả lại cho mình thế nào: hoàn trả khoản vay hay rút tiền?

Khoản vay được lấy lại qua các lần hoàn trả. Khoản góp vốn được lấy lại qua khoản rút tiền hoặc khoản phân phối. Trường hợp nào áp dụng tùy vào cách tiền được đưa vào.

Trong LLC một thành viên không chọn cách tính thuế như công ty, tiền chuyển cho chủ sở hữu là khoản rút tiền, trừ khi sổ sách có một khoản vay thật mà khoản thanh toán đó hoàn trả. Xem ghi khoản rút tiền của chủ sở hữu.

Hai cái bẫy:

• Hoàn trả một "khoản vay" thực chất là vốn góp. Nếu một khoản chuyển được ghi là khoản vay mà không có giấy nợ, không có lãi và không có điều khoản hoàn trả, thì một "khoản hoàn trả" sau đó làm dấy lên câu hỏi liệu nó có từng là khoản vay hay không.
• Cả hai trong một tài khoản. Khi khoản góp vốn và khoản vay dùng chung một tài khoản, không ai biết phần nào có thể hoàn trả và phần nào là khoản phân phối.

Khoản phân phối chỉ cho một thành viên, hoặc không tương ứng với tỷ lệ sở hữu, là câu hỏi cho thỏa thuận hoạt động. Dù giá gốc tính thuế đủ, nó vẫn có thể tạo ra thu nhập thông thường nếu làm giảm phần của thành viên đó trong các khoản phải thu chưa thực hiện hoặc hàng tồn kho tăng giá đáng kể (section 751(b); section 731(d)). Hãy hỏi người chuẩn bị thuế trước khi chuyển tiền.

Tôi có cần giấy nợ bằng văn bản và lãi suất không?

Về thuế thu nhập liên bang, LLC một thành viên không chọn cách tính thuế như công ty không cần cả hai: không có ai khác là một bên. Với LLC nhiều thành viên chịu thuế như hợp danh, các ấn phẩm của IRS về hợp danh và doanh nghiệp nhỏ không yêu cầu giấy nợ bằng văn bản hay mức lãi suất tối thiểu cho khoản vay của thành viên (Publication 541; Publication 334). Giấy nợ có chữ ký vẫn là bằng chứng rõ nhất về một khoản nợ thật, nên hãy ký một giấy khi tiền được chuyển.

Giấy nợ gồm:

• bên cho vay, LLC, số tiền và ngày;
• lãi suất và thời điểm trả lãi;
• các ngày trả hoặc ngày đến hạn;
• điều gì xảy ra khi bỏ lỡ một khoản thanh toán;
• chữ ký của thành viên và một người được ủy quyền của LLC, cùng mọi sự đồng ý của thành viên mà thỏa thuận hoạt động yêu cầu.

Với LLC nhiều thành viên, lãi suất thấp hoặc bằng không là một câu hỏi riêng. Section 7872 có thể coi lãi chưa trả là đã trả đối với một số khoản vay có lãi suất thấp hơn thị trường. Khoản vay giữa hợp danh và thành viên không thuộc các loại được nêu tên, nhưng các nhóm né thuế và nhóm do quy định xác định phụ thuộc vào sự kiện, nên hãy hỏi trước khi đặt lãi suất bằng hoặc gần bằng không (section 7872(c)). Về mức tham chiếu (lãi suất liên bang áp dụng của IRS) và người cho vay là người thân, xem khoản vay từ gia đình cho doanh nghiệp.

Khoản góp vốn và khoản vay thể hiện ở đâu trên tờ khai thuế?

LLC một thành viên không tự khai cả hai; LLC nhiều thành viên khai cả hai trên Form 1065.

Nguồn: hướng dẫn Form 1065. Hợp danh nhỏ trả lời Yes cho Schedule B question 4 không bắt buộc hoàn thành Schedule L, M-1, M-2 hay item L. Sổ sách vẫn nên cho thấy các khoản góp vốn và khoản vay của từng thành viên.

Sở hữu từ bên ngoài Hoa Kỳ? LLC một thành viên do một người không phải người Hoa Kỳ sở hữu toàn bộ vẫn bị bỏ qua về thuế thu nhập, nhưng nhìn chung nộp Form 5472 cùng một Form 1120 pro forma và khai các khoản góp vào và phân phối từ pháp nhân, cũng như số tiền đã vay hoặc cho vay (hướng dẫn Form 5472). Ở đây, cái nhãn góp vốn hay khoản vay làm thay đổi những gì phải khai, và biểu mẫu bị bỏ sót hoặc không đầy đủ bị phạt $25.000. Xem hồ sơ giao dịch của LLC do người nước ngoài sở hữu.

Lãi trả cho thành viên tùy vào bản chất của số tiền. Thành viên hợp danh cho vay với tư cách chủ nợ là giao dịch với hợp danh không phải với tư cách thành viên; quy định nêu tên khoản vay từ thành viên hợp danh, và bên cho vay được coi là người ngoài (section 707(a); 26 CFR 1.707-1(a)). Khi đó lãi kinh doanh nhìn chung được ghi ở Form 1065 line 15; lãi cho thuê, đầu tư và lãi được vốn hóa theo các quy tắc khác. Khoản trả cho việc sử dụng vốn, ấn định không phụ thuộc lợi nhuận, là khoản thanh toán đảm bảo (guaranteed payment) (section 707(c)): hướng dẫn Form 1065 đưa nó vào line 10 và K-1 box 4b, không phải dòng lãi, và nhìn chung được khấu trừ khi phát sinh (hướng dẫn Form 1065; Publication 541). Hãy đưa giấy nợ cho người chuẩn bị thuế và nói rõ khoản chuyển nào là khoản vay, để tờ khai đúng với sự kiện.

Nếu LLC của tôi chịu thuế như S corporation thì sao?

LLC chọn quy chế S nộp Form 2553 và bị đánh thuế như công ty, nên chủ sở hữu là cổ đông (IRS; Publication 3402). Khoản góp vốn là vốn và làm tăng giá gốc cổ phần (stock basis). Khoản vay của cổ đông được theo dõi riêng là giá gốc khoản vay (debt basis): giá gốc cổ phần và giá gốc khoản vay được tính riêng, và các khoản vay không được tính là khoản góp vốn (hướng dẫn Form 7203).

Tờ khai là Form 1120-S kèm Schedule K-1 (Form 1120-S), không phải Form 1065. Về việc chọn giữa khoản vay và vốn góp, giá gốc khoản vay và các lần hoàn trả, xem khoản vay của cổ đông cho S corporation; về sổ sách sau khi chuyển, xem sổ sách sau khi chọn S corporation. LLC chịu thuế như C corporation theo quy tắc của công ty, không phải quy tắc hợp danh trên trang này: hãy đưa các sự kiện cho người chuẩn bị thuế trước khi ghi một khoản vay của cổ đông.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa, tính bằng đô la Hoa Kỳ.

LLC một thành viên

Chủ của một LLC một thành viên không chọn cách tính thuế như công ty chuyển $10.000 từ tiền tiết kiệm cá nhân vào tài khoản của LLC để trả tiền thuê. LLC ghi đó là khoản góp vốn của chủ sở hữu trong vốn chủ sở hữu, không phải thu nhập. Lấy $10.000 ra sau đó là một khoản rút tiền. Về thuế thu nhập liên bang, gọi khoản chuyển là khoản vay không thay đổi gì trên tờ khai, vì hoạt động của LLC vốn đã là của chủ sở hữu.

Hai thành viên, một khoản vay

Thành viên A và B sở hữu phần bằng nhau và LLC chịu thuế như hợp danh. A cho LLC vay $20.000 với tư cách chủ nợ, theo giấy nợ có chữ ký, lãi đơn 5%, trả lãi mỗi năm, gốc đến hạn sau hai năm. Số tiền dùng để trả các chi phí kinh doanh thông thường, và A là người Hoa Kỳ (US person).

• Năm 1: tiền mặt tăng $20.000 và khoản vay từ thành viên A được ghi $20.000. LLC trả $1.000 tiền lãi và ghi là chi phí lãi.
• Năm 2: LLC lại trả $1.000 tiền lãi và hoàn trả $20.000 tiền gốc. Tài khoản khoản vay trở về không.

Khoản vay và việc hoàn trả không thay đổi tài khoản vốn của A. $2.000 tiền lãi làm giảm lợi nhuận trên sổ sách của cả hai thành viên; trên tờ khai, đó là lãi khoản vay trả cho A với tư cách người ngoài, như đã giải thích ở trên. Khoản vay có thay đổi giá gốc tính thuế của A, của B hay của cả hai tùy vào ai chịu rủi ro lỗ kinh tế của khoản vay; người chuẩn bị thuế sẽ tính điều đó.

Hai thành viên, một khoản góp vốn

Cùng LLC đó, nhưng A góp $20.000. Tài khoản vốn của mỗi thành viên trước đó là $50.000. Của A tăng lên $70.000 và của B vẫn là $50.000. Không có lãi phát sinh và không có gì được hoàn trả theo lịch. Phần chia lợi nhuận của A có thay đổi hay không tùy vào thỏa thuận hoạt động.

Nếu sau đó LLC trả lại $20.000 cho A, đó là khoản phân phối: tài khoản vốn của A trở về $50.000 và giá gốc tính thuế của A giảm bằng số tiền mặt nhận được. A nhìn chung chỉ có lãi chịu thuế nếu số tiền mặt vượt giá gốc tính thuế của A, với lưu ý về section 751(b) ở trên. Ghi nó là "hoàn trả khoản vay" sẽ sai, vì không có khoản vay nào tồn tại.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các thành viên góp số tiền không bằng nhau, hoặc dự kiến hoàn trả nhiều năm sau khi tiền được đưa vào: tài khoản vốn, giá gốc tính thuế của từng thành viên và những gì thỏa thuận nêu quyết định đó là hoàn trả khoản vay hay khoản phân phối. Hãy thống nhất những gì cần ký trước khi tiền được chuyển. Xem tài khoản vốn của thành viên hợp danh và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Tiền được chuyển vào hoặc ra mà không có giấy nợ, ghi chú hay thỏa thuận, một khoản chuyển bị ghi sai, tài khoản vốn chưa từng được theo dõi, hoặc tờ khai bị trễ: phải dựng lại từ hồ sơ ngân hàng khoản chuyển nào là vốn góp và khoản nào là khoản vay. Xem dựng lại tài khoản vốn của hợp danh và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn đang thêm chủ sở hữu thứ hai, hoặc một thành viên hợp danh sắp rời đi: xem huy động vốn với tư cách LLC hoặc mua lại phần của một thành viên hợp danh.
• Bạn sở hữu LLC từ bên ngoài Hoa Kỳ: xem hồ sơ giao dịch của LLC do người nước ngoài sở hữu và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Vợ/chồng của bạn đồng sở hữu LLC: xem LLC của vợ chồng và gia đình.
• Tiền cá nhân và tiền LLC bị trộn lẫn: xem sửa lỗi lẫn lộn tiền.
• Người thân cho vay hoặc gửi tiền: xem khoản vay từ gia đình cho doanh nghiệp hoặc tiền từ gia đình ở nước ngoài.
• LLC chịu thuế như S corporation: xem khoản vay của cổ đông cho S corporation.