Lãi và lỗ tỷ giá hối đoái trong sổ sách tại Hoa Kỳ (Section 988)

Sổ sách tại Hoa Kỳ của tôi dùng đơn vị tiền tệ nào, và tôi ghi khoản ngoại tệ theo tỷ giá nào?

Hãy giữ sổ cái bằng đô la Hoa Kỳ và ghi từng khoản ngoại tệ theo tỷ giá giao ngay vào ngày bạn nhận, trả hoặc hạch toán dồn tích. IRS yêu cầu số tiền trên tờ khai tính bằng đô la và nói đô la là đơn vị tiền tệ chức năng (đơn vị tiền tệ mà doanh nghiệp dùng để tính kết quả của mình) của mọi người nộp thuế, trừ một số đơn vị kinh doanh đủ điều kiện (QBU): các bộ phận riêng biệt, được xác định rõ của một doanh nghiệp, có sổ sách và hồ sơ riêng.

Hãy ghi loại tiền, số tiền ngoại tệ, ngày và tỷ giá trên mọi dòng ngoại tệ. Hồ sơ phải đủ để chứng minh thu nhập và các khoản khấu trừ.

Với phương pháp tiền mặt, bạn ghi thu nhập khi thực sự hoặc coi như đã nhận, theo tỷ giá của ngày đó. Tiền mà người đại diện bạn ủy quyền nhận thay bạn, hoặc tiền bạn có thể dùng mà không bị hạn chế đáng kể, được tính vào thời điểm đó, nên khoản chi trả ngân hàng đến sau có thể không phải ngày nhận tiền (IRS Publication 538). Vì vậy, hóa đơn được trả sau không tạo lãi hoặc lỗ tỷ giá; lãi hoặc lỗ chỉ xuất hiện khi sau đó bạn quy đổi hoặc chi tiêu ngoại tệ. Với sổ sách dồn tích, hóa đơn được trả sau cũng tạo lãi hoặc lỗ tỷ giá.

Một khoản ngoại tệ chỉ đơn giản khi được trả ngay trong ngày ghi sổ. Nó không đơn giản khi hóa đơn được trả sau vài tuần, khi bạn giữ số dư bằng ngoại tệ, khi các khoản chi trả bằng nhiều loại tiền dồn lại chưa được đối chiếu, khi chênh lệch tỷ giá lớn, hoặc khi các tháng trước được ghi theo một tỷ giá. Những trường hợp đó tạo ra lãi và lỗ tỷ giá, được nêu bên dưới, và là những trường hợp phải chốt cùng lúc tỷ giá, phương pháp và các tháng trước.

Chuẩn bị: hóa đơn có ghi loại tiền và ngày, sao kê có tỷ giá và số đô la đã nhận, báo cáo chi trả của nền tảng, và ghi chú về nguồn tỷ giá của bạn.

Tôi nên dùng tỷ giá giao ngay trong ngày hay tỷ giá bình quân hằng năm?

Hãy dùng tỷ giá giao ngay trong ngày. IRS nói hãy dùng tỷ giá đang áp dụng khi bạn nhận, trả hoặc hạch toán dồn tích khoản đó. IRS không có tỷ giá hối đoái chính thức và thường chấp nhận mọi tỷ giá được niêm yết miễn là dùng nhất quán. Nguồn tỷ giá của IRS gồm tỷ giá của Bộ Tài chính và Cục Dự trữ Liên bang. Nếu có hơn một tỷ giá áp dụng, chẳng hạn tỷ giá chính thức và tỷ giá song song, hãy dùng tỷ giá phản ánh đúng nhất thu nhập của bạn.

Section 988 là gì, và có áp dụng cho doanh nghiệp của tôi không?

Section 988 của Internal Revenue Code đặt ra các quy tắc thuế về lãi hoặc lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch ngoại tệ. Section này áp dụng cho doanh nghiệp có đơn vị tiền tệ chức năng là đô la, tức mọi người nộp thuế trừ một số QBU, khi doanh nghiệp làm một trong các việc sau theo 26 CFR 1.988-1:

• Bán, quy đổi hoặc chi tiêu ngoại tệ. Quy định gọi đó là "nonfunctional currency" (ngoại tệ không phải tiền tệ chức năng) vì không phải là đô la.
• Ghi nhận thu nhập hoặc chi phí sẽ được trả hoặc nhận sau, với số tiền được nêu bằng ngoại tệ.
• Vay hoặc cho vay bằng ngoại tệ, hoặc ký hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng tương lai hoặc quyền chọn về tiền tệ.

Điều quan trọng là loại tiền mà số tiền phải trả được nêu. Một giao dịch bán được định giá và thanh toán bằng đô la không có lãi hoặc lỗ tỷ giá, dù khách hàng ở nước ngoài. Với giao dịch bán qua sàn thương mại, điều khoản chi trả của nền tảng cho thấy bạn được nhận số tiền ngoại tệ hay một số đô la cố định.

Trang này nêu việc bán, quy đổi hoặc chi tiêu ngoại tệ, và các khoản trả hoặc nhận sau. Khoản vay và hợp đồng tiền tệ theo quy tắc về thời điểm riêng (26 CFR 1.988-2).

Khi nào tôi có lãi hoặc lỗ tỷ giá: khi quy đổi, khi chi tiêu, hay khi được trả sau?

Bạn có lãi hoặc lỗ khi hóa đơn hoặc hóa đơn phải trả bằng ngoại tệ được thanh toán, hoặc khi ngoại tệ rời khỏi tay bạn do quy đổi hay thanh toán. Tỷ giá thay đổi trong lúc bạn chờ chưa tạo ra gì. 26 CFR 1.988-2 quy định thời điểm:

Nếu bạn đã ghi một hóa đơn phải trả trước đó và trả từ số dư ngoại tệ, bạn có cả hai: lãi hoặc lỗ trên hóa đơn (tỷ giá ngày ghi sổ so với tỷ giá ngày thanh toán) và lãi hoặc lỗ trên loại tiền (giá gốc bằng đô la so với giá trị ngày đó). Hãy ghi mỗi khoản trên một dòng riêng.

Doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt không ghi nhận hóa đơn chưa trả là thu nhập chịu thuế chỉ vì hóa đơn đã phát hành: doanh nghiệp thường khai thu nhập khi thực sự hoặc coi như đã nhận, theo tỷ giá giao ngay của ngày đó. Về phương pháp này, xem phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.

Bút toán nhật ký cho hóa đơn hoặc hóa đơn phải trả bằng euro được thanh toán sau vài tuần là gì?

Hãy ghi hóa đơn bằng đô la theo tỷ giá ngày lập hóa đơn, rồi ghi chênh lệch vào ngày thanh toán vào tài khoản lãi hoặc lỗ tỷ giá đã thực hiện, đặt trong thu nhập và chi phí khác, không phải doanh thu bán hàng. Các bút toán nhật ký nằm bên dưới; đó là một phương pháp ghi sổ, không phải bút toán do IRS quy định. Chúng giả định sổ sách dồn tích và tờ khai theo phương pháp dồn tích, với ngày hóa đơn hoặc hóa đơn phải trả cũng là ngày khoản đó được tính cho mục đích thuế. Nếu ngày tính thuế khác, hãy dùng ngày đó; nếu sổ sách và tờ khai của bạn dùng phương pháp khác nhau, người chuẩn bị thuế sẽ đối chiếu hai bên.

Quy định tính hóa đơn bằng số euro nhận được nhân tỷ giá ngày thanh toán, trừ số euro nhận được nhân tỷ giá ngày ghi sổ, và đảo hai tỷ giá cho hóa đơn phải trả. Nếu khoản thanh toán vào tài khoản euro thay vì được quy đổi, hãy ghi khoản tiền gửi theo tỷ giá giao ngay của ngày đó, hoặc theo tỷ giá quy ước nếu bạn dùng. Số đô la đó thường trở thành giá gốc của số euro ấy; người nộp thuế có quy ước đặt giá gốc đó nhất quán với quy ước, nên người chuẩn bị thuế cần xác nhận con số.

Làm sao ghi tài khoản ngoại tệ mà tôi giữ số dư?

Hãy theo dõi hai con số cho mỗi tài khoản ngoại tệ: số dư ngoại tệ và giá gốc bằng đô la của nó, là số đô la bạn đã trả để có loại tiền đó hoặc, với loại tiền bạn được trả, thường là giá trị bằng đô la vào ngày bạn nhận. Gửi ngoại tệ vào tài khoản ngân hàng cùng loại tiền, hoặc chuyển sang tài khoản khác cùng loại, không tạo lãi hay lỗ. Trả cho ai đó bằng nó, hoặc quy đổi nó, thì có.

Khi tiền rời khỏi tài khoản, lãi hoặc lỗ là giá trị bằng đô la nhận được hoặc đã chi trừ giá gốc của số đơn vị đã dùng. Quy định cho phép dùng bất kỳ phương pháp xác định giá gốc hợp lý nào, áp dụng nhất quán cho mọi tài khoản như vậy: nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước hoặc theo tỷ lệ. Quy định bác phương pháp luôn dùng trước các đơn vị có giá gốc cao nhất.

26 CFR 1.988-2 nói về tài khoản tại ngân hàng hoặc tổ chức tài chính khác. Số dư của công ty thanh toán có thuộc diện đó hay không là câu hỏi dành cho người chuẩn bị thuế. Để thiết lập và đối chiếu các số dư này, xem số dư thanh toán nhiều loại tiền trong sổ sách.

Số dư giữ tại ngân hàng ở nước ngoài cũng có thể cần FBAR khi tổng các tài khoản nước ngoài của bạn vượt $10.000 vào bất kỳ thời điểm nào trong năm (FinCEN). Xem FBAR cho tài khoản công ty ở nước ngoài.

Làm sao ghi việc quy đổi tiền và phí của nó?

Hãy tính lãi hoặc lỗ tỷ giá trên số đô la trước mọi khoản phí mà nhà cung cấp dịch vụ đã giữ lại, và ghi từng khoản phí thành một chi phí riêng. Đừng gộp phí vào doanh thu bán hàng hoặc vào lãi hay lỗ tỷ giá, để tổng thu nhập vẫn hiện rõ và dòng phí khớp với sao kê của nhà cung cấp. Tính trên khoản tiền gửi ròng rồi còn khấu trừ phí sẽ tính phí hai lần.

Để khớp khoản chi trả với doanh thu bán hàng, xem đối chiếu doanh thu và khoản chi trả.

Tôi có ghi lãi hoặc lỗ chưa thực hiện vào cuối năm để tính thuế không?

Không đối với các giao dịch trên trang này. Về thuế, 26 CFR 1.988-2 coi lãi hoặc lỗ tỷ giá là đã thực hiện khi khoản phải trả hoặc phải thu được thanh toán hoặc nhận, hoặc khi ngoại tệ được chuyển nhượng, không phải theo tỷ giá cuối năm.

Hóa đơn ngoại tệ chưa trả giữ nguyên số tiền đã ghi khi phát hành. Số dư chưa quy đổi giữ nguyên giá gốc bằng đô la. Hóa đơn tháng 12 được trả vào tháng 1 đưa lãi hoặc lỗ vào năm thanh toán.

Một ngoại lệ hẹp: tiền gửi ngân hàng có lãi bằng một loại tiền siêu lạm phát có lãi hoặc lỗ tỷ giá mỗi năm, và khoản lỗ của người gửi trên đó trước hết làm giảm thu nhập lãi của khoản tiền gửi đó; phần vượt vẫn là lỗ tỷ giá thông thường (26 CFR 1.988-2). Một loại tiền là siêu lạm phát khi lạm phát tích lũy của quốc gia đó trong 36 tháng kết thúc cùng năm thuế ở mức tối thiểu 100% (26 CFR 1.988-1). Hãy hỏi người chuẩn bị thuế nếu bạn giữ loại tiền như vậy.

Nếu phần mềm của bạn ghi bút toán đánh giá lại cuối năm, con số tính thuế đến từ các khoản đã thực hiện nêu trên, nên người chuẩn bị thuế cần xác nhận bút toán đó được xử lý thế nào. Chuẩn mực kế toán yêu cầu gì cho báo cáo tài chính là một câu hỏi khác và không được nêu ở đây.

Lãi hoặc lỗ tỷ giá có phải thu nhập thông thường không, và nó ghi ở đâu trên tờ khai?

Với các giao dịch trên trang này, đó là lãi hoặc lỗ thông thường, không phải lãi vốn (26 CFR 1.988-3). Một số hợp đồng tiền tệ có thể chọn cách xử lý như lãi vốn; chúng không được nêu ở đây. Hướng dẫn tờ khai không nêu tên lãi hoặc lỗ tỷ giá, nên khoản lãi ròng thường ghi vào dòng thu nhập khác và khoản lỗ ròng vào dòng khấu trừ khác, kèm một bản kê liệt kê loại và số tiền.

Số line lấy từ hướng dẫn tờ khai mới nhất đã công bố và có thể thay đổi.

Khoản lỗ lớn có thể kéo theo nghĩa vụ công bố. Với cá nhân hoặc quỹ tín thác, khoản lỗ Section 988 từ $50.000 trở lên trong một năm, kể cả phần chuyển qua từ hợp danh hoặc S corporation, có thể phải nộp Form 8886. Hãy kiểm tra khoản lỗ trước khi bù trừ với lãi hoặc thu nhập khác, và xem các trường hợp loại trừ trong Revenue Procedure 2013-11. Nếu bắt buộc, hãy đính kèm mẫu này vào tờ khai và gửi một bản sao y nguyên đến IRS Office of Tax Shelter Analysis (26 CFR 1.6011-4). Công ty, hợp danh hoặc S corporation kiểm tra khoản lỗ của chính mình theo các ngưỡng cao hơn nhiều.

Nếu doanh nghiệp của tôi ở nước ngoài dùng đơn vị tiền tệ không phải đô la thì sao?

Đô la là đơn vị tiền tệ chức năng của mọi người nộp thuế trừ một số QBU, và ngay cả một đơn vị có sổ sách riêng cũng dùng đô la trong nhiều trường hợp (IRS; 26 CFR 1.985-1). Chi nhánh nước ngoài đủ điều kiện dùng đơn vị tiền tệ chức năng địa phương nằm ngoài phạm vi trang này: đơn vị tiền tệ chức năng, tỷ giá và quy tắc Section 987 của chi nhánh đó nằm trong sổ sách cho doanh nghiệp ở nước ngoài.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa. Số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ (US$); tỷ giá euro (€) và bảng Anh (£) tính cho mỗi đơn vị.

Hóa đơn euro được trả sau sáu tuần

Một LLC ở Oregon dùng phương pháp dồn tích lập hóa đơn cho khách hàng Đức €10.000 vào ngày 1 tháng 3, khi €1 = US$1,10. LLC ghi US$11.000 doanh thu và US$11.000 khoản phải thu. Khách trả vào ngày 15 tháng 4, khi €1 = US$1,06, và ngân hàng quy đổi số euro ngay khi tiền về: US$10.600 được gửi vào.

Khoản phải thu được tất toán ở US$11.000, và khoản thiếu US$400 là lỗ tỷ giá thông thường. Thu nhập ròng từ công việc là US$10.600 dù theo cách nào. LLC dùng phương pháp tiền mặt ghi US$10.600 thu nhập vào ngày 15 tháng 4 và không có lỗ tỷ giá.

Chi tiêu từ số dư euro

Một công ty tại Delaware giữ €20.000 mua ở mức €1 = US$1,10, nên giá gốc bằng đô la là US$22.000. Công ty mua hàng từ một nhà cung cấp và trả ngay €5.000, không có hóa đơn phải trả trước đó, khi €1 = US$1,04.

Khoản mua được ghi ở US$5.200 (€5.000 × 1,04). Giá gốc của số euro đã dùng là US$5.500 (€5.000 × 1,10), nên công ty có lỗ tỷ giá US$300, ghi tách khỏi giá mua. Bút toán: nợ khoản mua US$5.200 và lỗ tỷ giá US$300; có tài khoản euro US$5.500. €15.000 còn lại giữ giá gốc US$16.500.

Một giao dịch bán qua sàn thương mại bằng bảng Anh

Một người bán ở Florida dùng phương pháp dồn tích bán hàng cho người mua ở Anh qua một sàn thương mại với giá £8.000, và sàn nợ cô đúng số bảng đó. Vào ngày bán, £1 = US$1,25, nên cô ghi US$10.000. Sau đó sàn quy đổi số bảng và chi trả US$10.200 trước khi trừ phí.

Khoản phải thu được tất toán ở US$10.000, và US$200 thêm là lãi tỷ giá thông thường. Phí của sàn được ghi riêng như chi phí.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các khoản chi trả hoặc hóa đơn bằng nhiều loại tiền dồn lại chưa đối chiếu, chênh lệch tỷ giá lớn (ví dụ khoản lỗ Section 988 gần mức của Form 8886), hoặc các tháng trước được ghi theo một tỷ giá: tỷ giá, phương pháp và các tháng phải điều chỉnh lại là công việc ghi sổ kế toán. Hãy mang theo hóa đơn, sao kê có tỷ giá quy đổi và báo cáo chi trả. Với các tháng hoặc năm bị chậm, xem bắt kịp sổ sách quá hạn.
• Bạn đã trả chi phí kinh doanh hoặc đi lại bằng ngoại tệ: xem chi phí trả bằng ngoại tệ.
• Tiền của bạn nằm trong số dư thanh toán nhiều loại tiền: xem số dư thanh toán nhiều loại tiền trong sổ sách.
• Khách hàng nước ngoài trả tiền cho bạn và không gửi mẫu thuế nào: xem thu nhập từ khách hàng nước ngoài không có mẫu thuế.
• Khoản chi trả không khớp với báo cáo doanh thu: xem đối chiếu doanh thu và khoản chi trả.
• Tài khoản nằm tại ngân hàng ở nước ngoài: xem FBAR cho tài khoản công ty ở nước ngoài.
• Doanh nghiệp của bạn ở nước ngoài giữ sổ sách bằng nội tệ: xem sổ sách cho doanh nghiệp ở nước ngoài.
• Bạn vay hoặc cho vay bằng ngoại tệ, kể cả với chủ sở hữu hoặc công ty mẹ ở nước ngoài, hoặc nắm giữ hợp đồng tiền tệ: quy tắc về thời điểm và tính chất khác với những gì nêu ở đây. Hãy nhờ chuyên gia thuế đọc thỏa thuận và hồ sơ chuyển tiền trước khi ghi sổ (thuế công ty cho công ty, thuế cá nhân cho chủ doanh nghiệp một chủ); các bút toán là công việc ghi sổ kế toán.
• Doanh nghiệp của bạn ở Canada và có tài khoản bằng đô la Hoa Kỳ: xem lãi hoặc lỗ tỷ giá hối đoái trên tài khoản USD.