Kế toán tiền mặt hay dồn tích: doanh nghiệp nhỏ nên dùng loại nào

Tiền mặt hay dồn tích: doanh nghiệp nhỏ nên dùng phương pháp nào?

Khi khai thuế, nhiều doanh nghiệp nhỏ được chọn một trong hai phương pháp, và lựa chọn được thực hiện trên tờ khai đầu tiên. Phương pháp tiền mặt dễ ghi sổ hơn, vì vậy nhiều chủ doanh nghiệp một chủ không có hàng tồn kho dùng nó (Publication 334). Phương pháp dồn tích tính thu nhập và chi phí vào năm chúng thuộc về, dù tiền đã di chuyển hay chưa. Sổ sách có thể theo một trong hai phương pháp (Publication 538).

Các giới hạn trên tờ khai phụ thuộc vào bốn điều: loại hình pháp nhân, tổng doanh thu bình quân (tổng doanh số và thu nhập khác, không phải lợi nhuận) của ba năm trước, hàng tồn kho có phải là yếu tố tạo ra thu nhập hay không, và doanh nghiệp có phải là tax shelter (cấu trúc đầu tư thụ động dùng để giảm thuế) hay không; tax shelter có thể gồm cả một LLC thông thường có các nhà đầu tư thụ động.

Trường hợp không đơn giản khi:

• doanh nghiệp là C corporation, hoặc là hợp danh có thành viên là C corporation, vì khi đó có giới hạn về doanh thu;
• doanh nghiệp sản xuất hoặc bán hàng hóa, vì khi đó áp dụng quy tắc hàng tồn kho;
• doanh thu của doanh nghiệp, cộng với doanh thu của các doanh nghiệp liên quan, gần mức giới hạn $32.000.000;
• bên cho vay, nhà đầu tư hoặc người mua muốn báo cáo theo cơ sở dồn tích trong khi tờ khai theo phương pháp tiền mặt;
• một tờ khai trước đó có thể đã dùng phương pháp mà quy tắc không cho phép;
• doanh nghiệp đã nộp tờ khai theo một phương pháp và muốn chuyển sang phương pháp kia, vì thay đổi cần IRS chấp thuận.

Hãy chuẩn bị tổng doanh thu của ba năm thuế gần nhất của mọi doanh nghiệp liên quan, cách phân loại thuế của pháp nhân, hàng tồn kho cuối năm, tờ khai gần nhất đã nộp (tờ khai cho biết phương pháp; với chủ doanh nghiệp một chủ là Schedule C line F), và những gì bên cho vay hoặc nhà đầu tư đã yêu cầu bằng văn bản.

Kế toán tiền mặt và kế toán dồn tích khác nhau thế nào?

Cơ sở tiền mặt (phương pháp tiền mặt) tính thu nhập khi nhận tiền, dù khách hàng trả bằng cách nào, và tính chi phí khi trả tiền. Cơ sở dồn tích tính thu nhập khi quyền nhận khoản đó đã được xác lập và số tiền xác định được với độ chính xác hợp lý, và tính chi phí khi nghĩa vụ thanh toán đã xác lập, số tiền xác định được với độ chính xác hợp lý và hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp (Publication 538; Reg. 1.446-1).

Khoản vay, khoản góp vốn của chủ sở hữu và khoản rút tiền của chủ sở hữu không là thu nhập cũng không là chi phí ở cả hai cơ sở.

Ba cái bẫy. Với phương pháp tiền mặt, thu nhập được tính khi được ghi có vào tài khoản của bạn hoặc được cung cấp cho bạn không hạn chế, dù bạn chưa rút, và khoản chi trả trước chỉ được khấu trừ cho năm mà khoản đó bao phủ, trừ khi thỏa quy tắc 12 tháng. Với phương pháp dồn tích, khoản tiền nhận trước nói chung là thu nhập khi nhận, dù một lựa chọn có thể hoãn một phần sang năm sau (Publication 538). Người trả theo dồn tích cũng không được khấu trừ khoản nợ một người liên quan dùng phương pháp tiền mặt, như chủ sở hữu hoặc thành viên gia đình, cho đến khi khoản đó được trả và người nhận tính vào thu nhập (Publication 538; section 267).

Với tiền thuê, bảo hiểm hoặc tiền lương kéo dài qua cuối năm, xem chi phí trả trước cuối năm và tiền lương dồn tích cuối năm.

Tiền mặt hay dồn tích tốt hơn cho doanh nghiệp nhỏ?

Không phương pháp nào tốt hơn trong mọi trường hợp. Phương pháp tiền mặt dễ ghi sổ hơn khi không có hàng tồn kho, ít hóa đơn hoặc khoản phải trả còn treo vào cuối năm, và không ai bên ngoài doanh nghiệp yêu cầu dồn tích. Phương pháp dồn tích cho thấy nhiều hơn khi bán chịu, khi hóa đơn được trả vào các tháng sau, hoặc khi người đọc bên ngoài cần thấy doanh nghiệp đang nợ ai và ai đang nợ doanh nghiệp.

Doanh nghiệp của tôi có được dùng phương pháp tiền mặt khi khai thuế không?

Thường là có. C corporation, hợp danh có thành viên là C corporation, và tax shelter là các pháp nhân mà luật hạn chế (Publication 538; section 448).

Nguồn cho các dòng trên là hướng dẫn khai Schedule C, Form 1120-S, Form 1065 và Form 1120.

Một thành viên là công ty dịch vụ cá nhân đủ điều kiện không được tính là thành viên C corporation. Một thành viên là hợp danh mà bản thân hợp danh đó có một C corporation thì được tính, và một công ty từng là thành viên trong bất kỳ phần nào của năm cũng vậy (section 448(b)(2); Reg. 1.448-2). Ngay cả khi section 448 không cấm phương pháp tiền mặt, IRS vẫn có thể buộc dùng phương pháp khác nếu phương pháp tiền mặt không phản ánh rõ thu nhập (Reg. 1.448-2(f)).

Tax shelter là bất kỳ trường hợp nào sau đây (Reg. 1.448-2):

• một doanh nghiệp không phải C corporation và từng chào bán phần sở hữu trong một đợt chào bán phải đăng ký với cơ quan quản lý chứng khoán liên bang hoặc tiểu bang, hoặc phải có thông báo miễn đăng ký, dù thông báo đó có được nộp hay không (S corporation chỉ được loại trừ với thông báo cấp tiểu bang mà mọi công ty chào bán chứng khoán tại tiểu bang đó phải nộp);
• một tổ hợp góp vốn (syndicate): hợp danh hoặc pháp nhân khác không phải C corporation, phân bổ hơn 35% khoản lỗ cho các thành viên hợp danh hữu hạn hoặc nhà đầu tư hữu hạn, nghĩa là những chủ sở hữu không trực tiếp quản lý hoạt động kinh doanh. Người quản lý trực tiếp, người thân gần của họ và người quản lý trực tiếp trong năm năm không được tính (hướng dẫn khai Form 1065; section 1256(e)(3)). Khoản lỗ ở đây là phần khấu trừ vượt quá thu nhập được ghi nhận, không tính việc bán tài sản vốn và tài sản kinh doanh. Mỗi năm, hợp danh hoặc S corporation (không phải các chủ sở hữu) có thể chọn kiểm tra theo cách phân bổ của năm trước, bằng cách đính kèm một bản kê viện dẫn Reg. 1.448-2(b)(2)(iii)(B) vào tờ khai gốc nộp đúng hạn, kể cả thời gian gia hạn; lựa chọn này chỉ áp dụng cho năm đó và không thể hủy;
• một pháp nhân hoặc thỏa thuận có mục đích đáng kể là tránh thuế thu nhập liên bang (section 6662(d)(2)(C)).

LLC hoặc S corporation có bắt buộc dùng dồn tích không?

Không phải vì hình thức pháp lý của nó. S corporation chỉ bị loại khỏi phương pháp tiền mặt nếu là tax shelter. Nếu hàng tồn kho là yếu tố tạo ra thu nhập và công ty không phải là người nộp thuế doanh nghiệp nhỏ, công ty phải dùng dồn tích cho phần mua hàng và bán hàng (hướng dẫn khai Form 1120-S).

LLC theo cách phân loại thuế của nó. IRS coi LLC một thành viên là một phần của tờ khai chủ sở hữu, LLC nhiều thành viên là hợp danh, và LLC bầu chọn được xử lý như công ty là công ty (IRS: LLC). Vì vậy bảng trên áp dụng theo cách phân loại và chủ sở hữu: LLC một thành viên theo dòng của chủ sở hữu (dù chủ sở hữu là cá nhân, công ty hay hợp danh), LLC nhiều thành viên theo các dòng hợp danh, và LLC bị tính thuế như công ty theo dòng S corporation hoặc C corporation. LLC nhiều thành viên có một C corporation làm thành viên chịu quy tắc của hợp danh.

Khi nào C corporation, hoặc hợp danh có thành viên là C corporation, phải dùng dồn tích?

Trừ khi áp dụng một ngoại lệ dưới đây, khi tổng doanh thu bình quân hằng năm của ba năm thuế trước năm hiện tại vượt quá $32.000.000 (Rev. Proc. 2025-32, section 4.30; section 448(c)). Khi đó công ty hoặc hợp danh phải chuyển sang dồn tích, có hiệu lực từ năm không đạt phép kiểm tra, và nộp Form 3115 để chuyển (Publication 538).

• Hãy cộng tổng doanh thu của ba năm trước rồi chia cho ba, sau đó lặp lại phép kiểm tra mỗi năm với ba năm liền trước. Năm ngắn, doanh nghiệp chưa đủ ba năm tuổi và doanh thu của doanh nghiệp tiền nhiệm làm thay đổi con số.
• Tổng doanh thu là doanh số trừ hàng trả lại và giảm giá, số tiền nhận được cho dịch vụ, và thu nhập như tiền lãi, cổ tức, tiền thuê và tiền bản quyền. Giá vốn hàng bán không được trừ, và thuế bán hàng mà luật đặt lên người mua thì không tính (Reg. 1.448-2, đoạn (c)(2)(iv)).
• Các doanh nghiệp được coi là một người sử dụng lao động duy nhất theo quy tắc section 52 và section 414 được tính là một người, và doanh số giữa họ không tính (section 448(c)(2)). Một doanh nghiệp có doanh số riêng khiêm tốn vẫn có thể không đạt phép kiểm tra khi cộng thêm doanh số của một công ty liên quan. Ai được tính là liên quan phụ thuộc vào các sự việc về sở hữu.
• Công ty dịch vụ cá nhân đủ điều kiện có thể dùng phương pháp tiền mặt ở mọi quy mô. Đó là công ty có hoạt động về cơ bản hoàn toàn thuộc y tế, luật, kỹ thuật, kiến trúc, kế toán, tính toán bảo hiểm, nghệ thuật biểu diễn hoặc tư vấn, và cổ phiếu về cơ bản hoàn toàn do những người làm công việc đó, nhân viên đã nghỉ hưu, di sản của họ hoặc, trong hai năm, người thừa kế cổ phiếu nắm giữ (Publication 538).

Cách xác định tổng doanh thu của người bán trên sàn thương mại hoặc nền tảng nằm trong doanh thu gộp hay ròng của sàn thương mại. Cách tính phép kiểm tra và việc buộc phải chuyển đổi nằm trong chuyển từ tiền mặt sang dồn tích.

Nắm giữ hàng tồn kho có buộc phải dùng dồn tích không?

Không đối với người nộp thuế doanh nghiệp nhỏ. Đó là doanh nghiệp không phải tax shelter và có tổng doanh thu bình quân của ba năm trước trong mức $32.000.000. Doanh nghiệp đó có thể chọn không lập hàng tồn kho chính thức, dù phương pháp hàng tồn kho của nó vẫn phải phản ánh rõ thu nhập (section 471(c); Publication 334). Với chủ sở hữu là cá nhân, doanh thu của mọi hoạt động kinh doanh của chủ sở hữu được tính, cộng với phần của chủ sở hữu trong doanh thu của hợp danh hoặc S corporation; tiền lương và các khoản cá nhân khác không tính (Reg. 1.471-1(b)(2)). Cách xử lý hàng tồn kho nằm trong hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ.

Với mọi doanh nghiệp khác có thu nhập phụ thuộc vào việc sản xuất, mua hoặc bán hàng hóa, và với người nộp thuế doanh nghiệp nhỏ chọn lập hàng tồn kho chính thức, hàng tồn kho buộc dùng dồn tích cho phần mua hàng và bán hàng và phải định giá hàng tồn kho hằng năm. Doanh nghiệp có thể dùng tiền mặt cho mọi thứ còn lại, gọi là phương pháp kết hợp (hybrid), nhưng chỉ khi phương pháp tiền mặt được phép. Tax shelter, hoặc C corporation hay hợp danh có thành viên là C corporation vượt giới hạn doanh thu, phải dùng dồn tích cho mọi khoản (Publication 538; Reg. 1.446-1; Reg. 1.448-2(a)(3)). Thay đổi phương pháp hàng tồn kho cần Form 3115 (Publication 538).

Phương pháp kết hợp hoặc tiền mặt điều chỉnh là gì?

Phương pháp kết hợp (hybrid) trộn tiền mặt và dồn tích. IRS cho phép mọi sự kết hợp phản ánh rõ thu nhập và được dùng nhất quán, với ba giới hạn (Publication 538):

• nếu cần hàng tồn kho, phần mua hàng và bán hàng dùng dồn tích;
• nếu thu nhập theo tiền mặt thì chi phí theo tiền mặt;
• nếu chi phí theo dồn tích thì thu nhập theo dồn tích.

Một sự kết hợp có phương pháp tiền mặt được coi là tiền mặt khi áp dụng giới hạn doanh thu.

"Cơ sở tiền mặt điều chỉnh" (modified cash basis) không nằm trong các phương pháp mà Publication 538 liệt kê cho tờ khai; cách gọi của IRS là hybrid. Nếu bên cho vay hoặc kế toán yêu cầu báo cáo theo tiền mặt điều chỉnh, hãy hỏi họ muốn khoản nào theo dồn tích, như khoản vay, khấu hao, hoặc hóa đơn và khoản phải trả chưa thanh toán, và nhận câu trả lời bằng văn bản.

Lựa chọn này làm thay đổi thuế của tôi, hay chỉ thay đổi thời điểm tính thu nhập và chi phí?

Chủ yếu nó thay đổi năm mà một khoản rơi vào. Một khoản bán hàng tháng 12 được trả vào tháng 1 là thu nhập của năm nay theo dồn tích và của năm sau theo tiền mặt, nên lợi nhuận của một năm, và thuế của năm đó, có thể khác nhau giữa các phương pháp. Với dồn tích, thuế có thể đến hạn khi bán hàng trước khi khách hàng trả tiền, dù một số doanh nghiệp dịch vụ có thể không tính các khoản đã lập hóa đơn mà họ dự kiến không thu được (section 448(d)(5)).

Khi doanh nghiệp đổi phương pháp, có thể cần một khoản điều chỉnh để thu nhập hoặc chi phí không bị tính trùng hay bị bỏ sót (hướng dẫn khai Schedule C; Hướng dẫn khai Form 1120).

Lựa chọn này có làm thay đổi những gì bên cho vay nhìn thấy không?

Có. Báo cáo theo tiền mặt cho thấy tiền vào và tiền ra. Báo cáo theo dồn tích còn cho thấy hóa đơn chưa thu và hóa đơn chưa trả.

Doanh nghiệp đã dùng dồn tích khi khai thuế còn có thêm một ràng buộc với báo cáo của mình: không được coi thu nhập là phát sinh muộn hơn báo cáo tài chính GAAP đã kiểm toán dùng để vay vốn hoặc báo cáo cho chủ sở hữu (section 451(b)).

Không có quy tắc thuế hay nguồn nào của IRS nói bên cho vay phải chấp nhận cơ sở nào. Mỗi bên cho vay tự đặt ra. Hãy hỏi bằng văn bản: cơ sở nào, bao nhiêu kỳ, ai phải lập báo cáo, và báo cáo có được so với các tờ khai đã nộp của bạn không. Xem báo cáo tài chính cho khoản vay ngân hàng và báo cáo tài chính cho khoản vay SBA.

Tôi có thể ghi sổ dồn tích mà vẫn nộp tờ khai theo cơ sở tiền mặt không?

Có, nếu doanh nghiệp được dùng phương pháp tiền mặt khi khai thuế và giữ bản đối chiếu sổ sách dồn tích với tờ khai, cùng hồ sơ chứng minh. Hướng dẫn của IRS nói điều đó đáp ứng quy tắc gắn tờ khai với sổ sách (Rev. Proc. 2015-13, sec. 2.01(4); Reg. 1.446-1(a)(4)). Publication 334 và 583 nói đơn giản hơn là dùng cùng một phương pháp cho cả hai, và phương pháp vẫn phải phản ánh rõ thu nhập, nên hãy nhờ người chuẩn bị thuế xác nhận cách làm này. Xem sổ sách dồn tích và tờ khai theo cơ sở tiền mặt.

Tôi có thể chọn phương pháp nào khi bắt đầu không, và có thể đổi sau này không?

Bạn có thể chọn bất kỳ phương pháp nào được phép trên tờ khai đầu tiên mà không cần IRS chấp thuận, rồi phải dùng nhất quán (Publication 538; Reg. 1.446-1). Một doanh nghiệp mới của người nộp thuế hiện có có thể chọn một phương pháp cho doanh nghiệp đó.

Sau tờ khai đầu tiên, việc chuyển từ tiền mặt sang dồn tích, hoặc ngược lại, nói chung cần IRS chấp thuận bằng Form 3115 (IRS: Giới thiệu Form 3115). Một số thay đổi là tự động và số khác cần chấp thuận trước; thay đổi bị giới hạn doanh thu buộc phải làm được thực hiện với sự đồng ý tự động trên cùng biểu mẫu (Reg. 1.448-2(g)). Xem chuyển từ tiền mặt sang dồn tích và, với LLC mới, thiết lập sổ sách cho LLC mới.

Ví dụ

Mọi số liệu đều mang tính minh họa, tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một nhà tư vấn làm một mình

Một chủ doanh nghiệp một chủ làm tư vấn lập hóa đơn $90.000 mỗi năm, không có hàng tồn kho và khai Schedule C theo phương pháp tiền mặt. Một hóa đơn $6.000 gửi vào tháng 12 được trả vào tháng 1. Theo tiền mặt, khoản $6.000 đó là thu nhập của năm sau. Một ngân hàng yêu cầu báo cáo theo dồn tích sẽ tính nó vào năm bán hàng. Trừ khi doanh nghiệp là tax shelter, không có gì cấm dùng phương pháp tiền mặt khi khai thuế, và sổ sách cùng cơ sở là cách dễ ghi nhất.

Một S corporation bán hàng từ kho

Một S corporation không có doanh nghiệp liên quan và không phải tax shelter bán $2.000.000 sản phẩm mỗi năm từ hàng tồn kho. Công ty không bị cấm dùng phương pháp tiền mặt. Doanh thu bình quân của công ty thấp hơn nhiều so với giới hạn hàng tồn kho $32.000.000, nên công ty không bắt buộc lập hàng tồn kho chính thức. Nếu công ty vẫn lập, phần mua hàng và bán hàng dùng dồn tích còn phần còn lại có thể giữ theo tiền mặt.

Một C corporation vượt giới hạn

Một C corporation không phải công ty dịch vụ cá nhân đủ điều kiện, không làm nông nghiệp và không có doanh nghiệp liên quan, báo cáo tổng doanh thu $36.000.000, $40.000.000 và $44.000.000 trong Năm 1 đến Năm 3. Mức bình quân là $40.000.000, vượt giới hạn $32.000.000 (ở đây coi là giới hạn của mọi năm), nên Năm 4 phải dùng dồn tích. Doanh thu Năm 4 giảm còn $30.000.000. Phép kiểm tra Năm 5 dùng Năm 2 đến Năm 4: $40.000.000, $44.000.000 và $30.000.000 có bình quân $38.000.000, vẫn vượt giới hạn, nên Năm 5 vẫn dùng dồn tích.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bên cho vay, nhà đầu tư hoặc người mua muốn báo cáo theo dồn tích trong khi bạn khai theo tiền mặt: các khác biệt giữa sổ sách và tờ khai nên được đối chiếu trong hồ sơ. Xem sổ sách dồn tích và tờ khai theo cơ sở tiền mặt. Nếu sổ sách chỉ theo tiền mặt hoặc bị chậm, xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn buộc phải chuyển đổi, hoặc doanh thu của bạn và của các doanh nghiệp liên quan gần giới hạn: việc tính là theo cả nhóm và tùy sự việc. Chuyển từ tiền mặt sang dồn tích nói về Form 3115 và khoản điều chỉnh. Nếu sổ sách cũng cần chuyển đổi, xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Hàng tồn kho đã dần xuất hiện trong doanh nghiệp: xem hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ và giá vốn hàng bán trên Schedule C.
• Các tờ khai trước có thể đã dùng phương pháp mà quy tắc không cho phép, như dùng tiền mặt sau khi doanh thu bình quân vượt $32.000.000, hoặc không có hàng tồn kho khi bạn có hàng. Xem chuyển từ tiền mặt sang dồn tích, sửa hàng tồn kho bị thiếu trong các tờ khai trước và dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Hợp danh của bạn có thành viên là công ty, hoặc có nhà đầu tư không điều hành hoạt động kinh doanh hay vào qua một vòng gọi vốn: quy tắc về thành viên C corporation và tax shelter có thể cấm dùng tiền mặt. Xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn ở Canada: xem tiền mặt hay dồn tích tại Canada.