Ghi nhận doanh thu theo ASC 606 cho startup trước khi kiểm toán

Startup nên ghi nhận doanh thu theo ASC 606 khi nào?

Startup ghi nhận doanh thu khi chuyển giao hàng hóa hoặc dịch vụ đã cam kết cho khách hàng, không phải khi gửi hóa đơn hay thu tiền. Hàng hóa được chuyển giao khi khách hàng có quyền kiểm soát nó, nghĩa là khách hàng có thể quyết định cách dùng món hàng và nhận gần như toàn bộ lợi ích còn lại của nó (paragraph 606-10-25-25); dịch vụ được chuyển giao khi khách hàng nhận dịch vụ. ASC 606 là chuẩn mực kế toán của Hoa Kỳ cho việc này. Chuẩn mực yêu cầu thể hiện doanh thu khi hàng hóa hoặc dịch vụ được chuyển giao, theo số tiền công ty kỳ vọng được hưởng (tóm tắt của FASB).

Chuẩn mực gồm năm bước (Topic 606, paragraph 606-10-25-1 trở đi).

Chỉ giao hàng thì chưa đủ để kết luận. Nếu hợp đồng không đạt bước 1, chẳng hạn vì khả năng thu tiền không cao, tiền đã nhận vẫn là một khoản nợ, và công ty tiếp tục kiểm tra xem sau này hợp đồng có đạt bước 1 hay không. Cho đến lúc đó, số tiền chỉ trở thành doanh thu khi không hoàn lại được và xảy ra một trong ba điều: không còn gì để giao và gần như toàn bộ số tiền đã cam kết đã nhận; hợp đồng đã chấm dứt; hoặc hàng hóa hay dịch vụ đã được trả tiền đã chuyển giao, việc chuyển giao đã dừng và không còn phải chuyển thêm (paragraphs 606-10-25-6 đến 25-8, theo sửa đổi của ASU 2016-12). Ở bước 3, hoàn tiền, hàng trả lại, tín dụng và phí tính theo mức sử dụng làm giá thay đổi: công ty ước tính giá và chỉ tính phần ít có khả năng bị đảo ngược về sau (paragraphs 606-10-32-5, 32-6 và 32-11).

Một trường hợp không còn đơn giản khi một hợp đồng gộp phần cứng, thiết lập và dịch vụ; khi việc lập hóa đơn hoặc tiền thu chạy trước việc giao hàng; khi hợp đồng có điều khoản nghiệm thu, hoàn tiền hoặc phí tính theo mức sử dụng; hoặc khi nhà đầu tư đã thấy doanh thu được dựng từ hóa đơn. Nếu kiểm toán viên hoặc nhà đầu tư đã yêu cầu doanh thu theo ASC 606, hoặc số liệu sau khi sửa có thể khác với số đã trình cho nhà đầu tư, đó là lúc nên nhờ chuyên gia.

Hãy gom từng hợp đồng, hóa đơn và ngày đến hạn, các khoản tiền đã thu, bằng chứng giao hàng hoặc hoàn thành, và chính sách doanh thu đang dùng.

Startup có bắt buộc theo ASC 606 không, hay chỉ khi kiểm toán viên hoặc nhà đầu tư yêu cầu?

Startup theo ASC 606 khi lập báo cáo tài chính theo GAAP (các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung tại Hoa Kỳ). Trên thực tế, đó là khi kiểm toán viên, nhà đầu tư hoặc bên cho vay yêu cầu báo cáo đã kiểm toán. ASC 606 là quy tắc về doanh thu trong GAAP của Hoa Kỳ. Đây là chuẩn mực kế toán, không phải quy tắc thuế, và ý kiến kiểm toán về báo cáo theo GAAP bao gồm cả doanh thu theo Topic 606.

Sổ sách ghi thẳng tiền gửi ngân hàng hoặc hóa đơn vào doanh thu có thể không theo chuẩn mực này: hóa đơn và việc giao hàng đôi khi khớp, đôi khi không, nên phải kiểm tra từng hợp đồng theo chuẩn mực. Về nội dung của lần kiểm toán đầu tiên, xem báo cáo tài chính đã kiểm toán cho nhà đầu tư.

Hóa đơn có phải là doanh thu không, hay doanh thu được ghi nhận khi giao hàng?

Doanh thu được ghi nhận khi công việc hoặc sản phẩm được giao, không phải khi lập hóa đơn. Hóa đơn là lời yêu cầu thanh toán. ASC 606 hỏi liệu hàng hóa hoặc dịch vụ đã cam kết có được chuyển cho khách hàng hay chưa (paragraph 606-10-25-23).

Hai việc này khớp nhau khi hóa đơn đi theo công việc, chẳng hạn mức giá cố định cho mỗi giờ làm: doanh thu có thể bằng số tiền công ty có quyền lập hóa đơn khi số tiền đó tương ứng trực tiếp với giá trị đã giao đến nay (paragraph 606-10-55-18). Các khoản thu hộ bên thứ ba, chẳng hạn một số loại thuế bán hàng, hoàn toàn không phải doanh thu, và công ty có thể chọn loại ra mọi khoản thuế bán hàng, thuế sử dụng và thuế giá trị gia tăng mà mình thu (paragraph 606-10-32-2; paragraph 606-10-32-2A).

Bản xuất dữ liệu lập hóa đơn hoặc dữ liệu ngân hàng chỉ là danh sách hợp đồng cần kiểm tra, không phải báo cáo doanh thu: ghi mọi hóa đơn vào doanh thu sẽ làm doanh thu cao hơn thực tế ở những nơi việc lập hóa đơn chạy trước việc giao hàng.

Tiền đến trước khi giao hàng: là doanh thu chưa thực hiện hay là doanh thu?

Tiền nhận trước khi giao hàng chưa phải là doanh thu. Công ty còn nợ khách hàng hàng hóa hoặc dịch vụ, và chuẩn mực gọi nghĩa vụ đó là khoản nợ theo hợp đồng (contract liability). Doanh thu được ghi nhận khi hàng hóa hoặc dịch vụ được chuyển giao (paragraph 606-10-55-46). Doanh thu chưa thực hiện (deferred revenue) là tên gọi thông dụng trong ghi sổ; chuẩn mực không cấm các cách gọi khác (paragraph 606-10-45-5).

Khoản nợ này cũng có thể xuất hiện trước khi có tiền: khi đến hạn trả tiền trước lúc giao hàng và quyền nhận tiền của công ty là vô điều kiện, chẳng hạn vì khách hàng không thể hủy. Nếu khách hàng có thể hủy cho đến khi trả tiền, chưa ghi gì cho đến khi tiền về (paragraphs 606-10-55-284 đến 55-286). Sổ sách thể hiện gì tùy theo bên nào đã thực hiện nghĩa vụ (paragraphs 606-10-45-1 đến 45-4):

Về gói đăng ký trả trước và lịch theo tháng, xem doanh thu chưa thực hiện của gói đăng ký SaaS. Về thời điểm khoản trả trước bị đánh thuế, xem khoản khách hàng trả trước và tiền đặt cọc.

Thời điểm ghi nhận doanh thu khác nhau thế nào với phần cứng, dịch vụ, mốc thanh toán và phí triển khai?

Thời điểm tùy theo việc khách hàng có quyền kiểm soát tại một thời điểm hay dần dần. Hàng hóa thường được chuyển giao tại một thời điểm; dịch vụ thường được chuyển giao dần theo thời gian (tóm tắt của FASB). Các quy tắc nằm trong Topic 606: dấu hiệu về quyền kiểm soát (606-10-25-30), dịch vụ theo thời gian (25-27 và 55-5), phương pháp đo theo kết quả đầu ra và đầu vào (55-17 và 55-20) và phí trả trước không hoàn lại (55-50 đến 55-53).

Một ngoại lệ đối với hàng hóa: trong thỏa thuận bill-and-hold, công ty lập hóa đơn cho sản phẩm nhưng vẫn giữ sản phẩm (paragraph 606-10-55-81). Khách hàng có thể có quyền kiểm soát trước khi sản phẩm được gửi đi, nhưng chỉ khi lý do là thực chất, sản phẩm được xác định là của khách hàng, sẵn sàng chuyển giao, và công ty không thể dùng hay chuyển hướng nó (paragraph 606-10-55-83).

Khi nào một hợp đồng là một hạng mục bàn giao và khi nào là nhiều hạng mục?

Hợp đồng có nhiều hạng mục bàn giao khi mỗi cam kết là riêng biệt: khách hàng có thể hưởng lợi từ cam kết đó một mình hoặc cùng các nguồn lực sẵn có, và cam kết đó có thể xác định riêng trong hợp đồng (paragraph 606-10-25-19). Việc tùy chỉnh đáng kể hoặc tích hợp với các cam kết khác, và sự phụ thuộc lớn giữa các cam kết, cho thấy chúng không thể xác định riêng (paragraph 606-10-25-21).

Cam kết không riêng biệt được gộp với các cam kết khác cho đến khi cả gói trở nên riêng biệt, nghĩa là có thể cả hợp đồng chỉ là một hạng mục bàn giao (paragraph 606-10-25-22). Các công việc thiết lập hành chính không chuyển giao gì cho khách hàng thì không phải hạng mục bàn giao (paragraph 606-10-25-17).

Khi có nhiều hạng mục bàn giao, giá nói chung được chia theo tỷ lệ với giá bán riêng của từng hạng mục. Giá in trên hóa đơn có thể không phải giá bán riêng đó (paragraphs 606-10-32-29 và 32-32). Mỗi phần được ghi nhận khi việc giao phần đó xảy ra. Một cam kết có riêng biệt hay không, và giá bán riêng của nó là bao nhiêu, là những đánh giá mà kiểm toán viên nhiều khả năng sẽ kiểm tra. Doanh thu của sàn thương mại ghi gộp hay ròng là một câu hỏi riêng: xem doanh thu gộp hay ròng của một sàn thương mại.

Làm sao sửa sổ sách đã ghi hóa đơn là doanh thu trước lần kiểm toán đầu tiên?

Hãy sửa theo từng hợp đồng, trước khi kiểm toán bắt đầu. Sổ sách chưa được phát hành thành báo cáo tài chính được sửa theo thứ tự sau:

1. Liệt kê mọi hợp đồng với khách hàng và công việc đã thực hiện trong các kỳ mà kiểm toán viên hoặc nhà đầu tư sẽ kiểm tra. Đối chiếu hóa đơn và tiền đã thu với danh sách đó, và đánh dấu công việc đã giao hoặc giao một phần nhưng chưa từng lập hóa đơn.
2. Ghép từng hợp đồng với bằng chứng giao hàng: hồ sơ vận chuyển và nghiệm thu, bảng chấm công, ngày kích hoạt hoặc đưa vào hoạt động.
3. Phân loại từng hợp đồng thành đã giao, giao một phần hoặc chưa giao. Số tiền đã giao nói chung là doanh thu của kỳ giao hàng, trừ khi hợp đồng không đạt bước 1 hoặc các điều khoản hoàn tiền, trả hàng, nghiệm thu hay tín dụng làm thay đổi giá hoặc thời điểm khách hàng có quyền kiểm soát. Hợp đồng giao một phần được chia theo từng hạng mục bàn giao. Công việc đã hoàn thành nhưng chưa lập hóa đơn là doanh thu kèm một khoản phải thu nếu chỉ cần thời gian trôi qua là đến hạn trả tiền, hoặc kèm một tài sản theo hợp đồng nếu cần điều khác xảy ra trước (paragraphs 606-10-25-23 và 45-3 đến 45-4).
4. Chuyển các khoản chưa giao ra khỏi doanh thu. Nếu khách hàng đã trả tiền, hoặc đã đến hạn trả và khách hàng không thể hủy, hãy ghi một khoản nợ theo hợp đồng (doanh thu chưa thực hiện). Nếu không rơi vào hai trường hợp đó, khoản tiền có thể chưa thuộc về bảng cân đối kế toán (paragraphs 606-10-45-1 đến 45-4 và 55-284 đến 55-286). Hãy ghi từng khoản sửa vào kỳ mà doanh thu thuộc về, dưới dạng bút toán điều chỉnh có ghi ngày kèm ghi chú về điều gì đã thay đổi và vì sao, thay vì ghi đè bút toán gốc, để kiểm toán viên có thể truy vết. Hệ thống tài khoản kế toán cần có một tài khoản doanh thu chưa thực hiện cho việc này.
5. Chuyển doanh thu chưa thực hiện thành doanh thu khi việc giao hàng diễn ra, theo lịch riêng cho từng hợp đồng, rồi so sánh doanh thu đã sửa theo từng kỳ với số liệu đã trình cho nhà đầu tư hoặc bên cho vay. Những chênh lệch là danh sách để đưa cho kiểm toán viên.

Báo cáo đã phát hành cho nhà đầu tư hoặc bên cho vay thì khác. Chuẩn mực kế toán về lỗi trong báo cáo đã phát hành yêu cầu điều chỉnh lại báo cáo và công bố lỗi (FASB Statement 154, nay thuộc Subtopic 250-10). Chuẩn mực này áp dụng cho báo cáo đã phát hành hoặc sẵn sàng để phát hành, tức là báo cáo đầy đủ theo hình thức và định dạng phù hợp với GAAP (FASB Statement 165, nay thuộc Topic 855). Việc các số liệu đã trình cho nhà đầu tư từ sổ sách dựa trên hóa đơn có thuộc diện này hay không, và chênh lệch có đủ lớn để phải điều chỉnh lại hay không, là đánh giá của công ty cùng kiểm toán viên.

Các tài liệu đầu tư và vay vốn cũng có thể quy định công ty phải báo cáo gì và khi nào: hãy đọc chúng, và thống nhất với kiểm toán viên và luật sư về nội dung thông báo cho nhà đầu tư hoặc bên cho vay trước khi gửi số liệu đã sửa. Tờ khai đã nộp không thay đổi khi sửa sổ sách; có cần sửa tờ khai hay không tùy theo phương pháp tính thuế, được nói ở phần tiếp theo.

Doanh thu trên sổ sách và doanh thu trên tờ khai thuế liên quan với nhau thế nào?

Hai loại này theo các quy tắc riêng. ASC 606 quyết định doanh thu trên sổ sách. Phương pháp kế toán thuế liên bang quyết định thu nhập chịu thuế liên bang, và hai số này có thể khớp hoặc khác nhau.

Báo cáo tài chính theo GAAP đã kiểm toán dùng cho mục đích tín dụng hoặc báo cáo cho cổ đông hay thành viên hợp danh có thể là báo cáo tài chính áp dụng; sổ sách nội bộ chưa kiểm toán và không nộp cho cơ quan quản lý nói chung không nằm trong danh sách (26 USC 451(b)(3); 26 CFR 1.451-3). Vì vậy lần kiểm toán đầu tiên có thể thay đổi thời điểm tính thuế của startup dùng phương pháp dồn tích:

• Trong hợp đồng có nhiều hạng mục bàn giao, cách chia giá trong báo cáo đó quyết định cách chia giá cho mục đích thuế (26 USC 451(b)(4)).
• Người nộp thuế dùng phương pháp dồn tích tính khoản thanh toán trước vào thu nhập của năm nhận tiền, hoặc có thể chọn hoãn một phần sang một năm sau, bằng cách nộp tờ khai áp dụng việc hoãn đó hoặc, nếu việc này làm thay đổi phương pháp, qua thủ tục thay đổi phương pháp (26 CFR 1.451-8(g)). Với báo cáo như vậy, phần được giữ ra khỏi năm đầu là phần chưa phải doanh thu trong báo cáo; nếu không có báo cáo, đó là phần chưa kiếm được (26 USC 451(c); 26 CFR 1.451-8(b) đến (d)). Cách thực hiện nằm trong bài khoản khách hàng trả trước và tiền đặt cọc.
• Nếu báo cáo được điều chỉnh lại trước khi nộp tờ khai của năm đó, phải dùng báo cáo đã điều chỉnh. Nếu việc dùng nó làm thay đổi phương pháp kế toán thuế của công ty, chỉ dùng khi IRS cho phép thay đổi phương pháp đó (26 CFR 1.451-3(a)(5)). Việc điều chỉnh lại để sửa một lỗi được mô tả trong 26 CFR 1.446-1(e)(2)(ii)(b) không phải là thay đổi phương pháp (1.451-3(l)(1)); việc sửa thời điểm ghi nhận doanh thu có thuộc trường hợp này hay không là đánh giá của người chuẩn bị thuế.

Công ty hoặc hợp danh được dùng phương pháp nào tùy theo loại hình và tổng doanh thu (26 USC 448; Publication 538). Để chuyển đổi, xem chuyển từ phương pháp tiền mặt sang dồn tích. Với sổ sách dồn tích và tờ khai theo phương pháp tiền mặt, xem sổ sách dồn tích và tờ khai thuế theo phương pháp tiền mặt.

Chúng tôi nên gom và ghi lại những gì cho kiểm toán viên?

Hãy gom bằng chứng cho từng nguồn doanh thu, rồi ghi lại các quy tắc công ty áp dụng. Chuẩn mực yêu cầu công ty tư nhân công bố các nghĩa vụ thực hiện (performance obligation, tức các hạng mục bàn giao riêng), thời điểm thường hoàn thành chúng, và các đánh giá ảnh hưởng đáng kể đến số tiền và thời điểm của doanh thu (paragraphs 606-10-50-12 và 50-17; công ty tư nhân có thể bỏ qua một số chi tiết về đánh giá theo paragraph 606-10-50-21), nên kiểm toán viên nhiều khả năng sẽ hỏi cả hai.

Hãy gom:

• mọi hợp đồng với khách hàng, đơn đặt hàng và phụ lục, kèm điều khoản hoàn tiền, trả hàng và tín dụng;
• mọi hóa đơn kèm ngày đến hạn, và mọi khoản tiền đã thu;
• bằng chứng giao hàng cho từng khoản: hồ sơ vận chuyển và nghiệm thu, bảng chấm công, ngày đưa vào hoạt động;
• bản xuất dữ liệu từ hệ thống lập hóa đơn, khớp với số dư doanh thu và doanh thu chưa thực hiện trên sổ sách.

Hãy viết chính sách doanh thu một trang. Với từng nguồn doanh thu, nêu rõ giao cái gì, khi nào quyền kiểm soát được chuyển hoặc tiến độ được đo thế nào, hợp đồng gộp được chia ra sao, khoản trả trước, hoàn tiền và tín dụng được xử lý thế nào, và ai phê duyệt các ngoại lệ. Nhà đầu tư cũng hỏi các hồ sơ tương tự: xem hồ sơ tài chính nhà đầu tư yêu cầu khi thẩm định.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Phần cứng lập hóa đơn vào tháng 12

Một startup phần cứng lập hóa đơn $100.000 vào tháng 12 cho các thiết bị sẽ được gửi vào tháng 2, theo điều khoản quyền kiểm soát được chuyển khi giao hàng. Đến cuối năm, hóa đơn chưa phải doanh thu. Sổ sách đã ghi nợ khoản phải thu, ghi có doanh thu, $100.000. Bút toán sửa vào ngày 31 tháng 12 tùy theo hợp đồng:

• Đã trả tiền, hoặc đã đến hạn trả theo hợp đồng khách hàng không thể hủy: ghi nợ doanh thu và ghi có doanh thu chưa thực hiện, $100.000. Vào tháng 2, khi thiết bị được giao, ghi nợ doanh thu chưa thực hiện và ghi có doanh thu.
• Chưa trả tiền, và hoặc chưa đến hạn hoặc có thể hủy cho đến khi trả tiền: ghi nợ doanh thu và ghi có khoản phải thu, $100.000. Không có gì được giữ lại trên bảng cân đối kế toán cho đến khi tiền về hoặc, với hợp đồng khách hàng không thể hủy, đến hạn trả tiền; khi đó ghi nợ khoản phải thu hoặc tiền mặt và ghi có doanh thu chưa thực hiện. Việc giao hàng vào tháng 2 chuyển khoản này sang doanh thu.

Dù theo cách nào, $100.000 trở thành doanh thu vào tháng 2, tức năm sau. Nếu khách hàng đã yêu cầu startup giữ thiết bị và cả bốn điều kiện bill-and-hold đều được đáp ứng, doanh thu có thể được ghi sớm hơn.

Tư vấn lập hóa đơn trả trước

Một startup tư vấn lập hóa đơn và thu $60.000 vào ngày 1 tháng 10 cho dự án sáu tháng được thực hiện đều đặn, khoảng $10.000 mỗi tháng.

Doanh thu đi theo công việc từng tháng. Phần chưa kiếm được nằm trên bảng cân đối kế toán.

Thiết lập và hỗ trợ trong cùng một hợp đồng

Một startup ký hợp đồng $200.000. Hóa đơn ghi $150.000 cho thiết lập và $50.000 cho hỗ trợ. Việc thiết lập có phải là hạng mục bàn giao riêng hay không sẽ thay đổi câu trả lời.

• Nếu thiết lập là hạng mục riêng, giá được chia theo giá bán riêng. Giả sử startup bán riêng phần thiết lập với giá $120.000 và riêng phần hỗ trợ tương tự với giá $80.000. Thiết lập được $120.000 và hỗ trợ được $80.000, không phải $150.000 và $50.000 như trên hóa đơn. Thiết lập là doanh thu khi được giao; hỗ trợ là doanh thu trong suốt thời hạn hỗ trợ.
• Nếu thiết lập không riêng biệt, toàn bộ $200.000 là một gói, thường được ghi nhận trong suốt thời hạn dịch vụ. Điều này xảy ra nếu khách hàng không thể hưởng lợi từ phần thiết lập ngay cả với các nguồn lực sẵn có khác, hoặc nếu việc tùy chỉnh đáng kể khiến thiết lập và hỗ trợ là các yếu tố đầu vào của một dịch vụ kết hợp. Chỉ riêng việc cấu hình thông thường thì chưa quyết định điều đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Kiểm toán viên hoặc nhà đầu tư đã yêu cầu doanh thu theo ASC 606, sổ sách của bạn tính hóa đơn là doanh thu, hoặc việc điều chỉnh lại có thể làm thay đổi một con số đã trình cho nhà đầu tư: hợp đồng nào được ghi nhận khi nào, sổ sách được sửa ra sao, và doanh thu đã sửa khớp với tờ khai thế nào đều là những đánh giá tùy theo hợp đồng của bạn. Xem dịch vụ kế toán cho startup.
• Khách hàng trả trước gói theo năm hoặc nhiều năm: hãy dùng doanh thu chưa thực hiện của gói đăng ký SaaS và khoản khách hàng trả trước và tiền đặt cọc cho phần thuế.
• Sổ sách của bạn theo phương pháp dồn tích nhưng tờ khai theo phương pháp tiền mặt, hoặc bạn đang chuyển đổi: xem sổ sách dồn tích và tờ khai thuế theo phương pháp tiền mặt và chuyển từ phương pháp tiền mặt sang dồn tích.
• Bạn đang chuẩn bị cho lần kiểm toán đầu tiên: xem báo cáo tài chính đã kiểm toán cho nhà đầu tư.
• Bạn sắp gọi vốn và sổ sách đang bị chậm: xem chỉnh đốn sổ sách trước khi gọi vốn.
• Bạn điều hành một sàn thương mại hoặc bán lại hàng của người khác: xem doanh thu gộp hay ròng của một sàn thương mại.