Giá vốn hàng bán trên Schedule C: Part III và hàng tồn kho

Giá vốn hàng bán được ghi ở đâu trên Schedule C?

Giá vốn hàng bán được tính ở Part III (từ line 33 đến line 42). Kết quả ở line 42 chuyển sang line 4, số này được trừ khỏi doanh thu thuần để ra lợi nhuận gộp ở line 5 (Schedule C). Line 4 được điền từ line 42, nên con số được lập ở Part III. Đó là lý do phần mềm khai thuế hỏi hàng tồn kho đầu năm, hàng mua vào và hàng tồn kho cuối năm: Schedule C cần line 35 đến line 42 để điền line 4. Số line ở đây giống nhau trên Schedule C năm 2025 và bản nháp 2026; hãy kiểm tra biểu mẫu chính thức của năm bạn khai.

Phép tính chỉ gồm một dòng (Publication 334, chương 6): hàng tồn kho đầu năm, cộng hàng mua vào, nhân công, vật liệu và các chi phí khác, trừ hàng tồn kho cuối năm, bằng giá vốn hàng bán.

Không phải người bán nào cũng phải kiểm kê hàng. Doanh nghiệp nhỏ có thể chọn không lập hàng tồn kho chính thức, nhưng vẫn phải dùng phương pháp phản ánh rõ thu nhập, và hướng dẫn Schedule C không nói chi phí khi đó nằm ở line nào (xem phần bỏ qua hàng tồn kho bên dưới). Nếu bạn có lập hàng tồn kho, Part III là nơi khai.

Trường hợp không đơn giản khi:

• các tờ khai cũ để trống Part III, hoặc số đầu năm nay không khớp với số cuối năm ngoái;
• bạn không chắc mình có lập hàng tồn kho hay bỏ qua;
• không thể dựng lại số kiểm kê cuối năm hoặc chi phí từ hồ sơ (không có hóa đơn, mua bằng tiền mặt, hoặc hóa đơn nhà cung cấp bằng ngôn ngữ hay tiền tệ khác);
• bạn tự làm ra hàng mình bán, hoặc trả cước vận chuyển và các chi phí khác để hàng về đến bạn;
• bạn muốn đổi cách xử lý hàng tồn kho, việc này cần Form 3115;
• lợi nhuận gộp của bạn có vẻ bất thường, hoặc doanh thu đi qua sàn thương mại và tổng số của nền tảng không khớp với sổ sách.

Hãy gom trước: tờ khai năm ngoái (để lấy hàng tồn kho cuối năm), bảng kiểm kê hàng đang giữ vào cuối năm có ghi ngày, hóa đơn mua hàng, séc đã thanh toán và biên lai thẻ cho thấy bạn đã trả bao nhiêu để mua hàng (Publication 583), phiếu giảm trừ của nhà cung cấp, và danh sách hàng bạn lấy dùng riêng hoặc đem tặng. Với hóa đơn bằng ngôn ngữ hoặc tiền tệ khác, hãy giữ kèm ghi chú nói hóa đơn đó là gì và số đô la mà báo cáo của bạn ghi.

Tôi có phải khai giá vốn hàng bán không?

Nói chung là có, nếu doanh nghiệp của bạn có thu nhập một phần nhờ sản xuất, mua hoặc bán hàng hóa (IRS gọi đây là yếu tố tạo thu nhập, income-producing factor). Hướng dẫn Schedule C nói doanh nghiệp như vậy phải tính hàng tồn kho đầu năm và cuối năm, và Treasury Regulation 1.471-1 cũng nói như vậy. Giá vốn hàng bán là kết quả.

Part III để trống thì line 4 bằng không, nên toàn bộ line 3 thành lợi nhuận gộp. Doanh nghiệp nhỏ bỏ qua hàng tồn kho chính thức vẫn phải tính chi phí của hàng đã bán (xem bên dưới).

Doanh nghiệp chỉ bán dịch vụ không tính giá vốn hàng bán, và lợi nhuận gộp bằng doanh thu thuần (Publication 334, chương 7). Doanh nghiệp dịch vụ cũng bán hoặc tính phí cho các vật liệu mà họ thường dùng thì thuộc diện này. Xem giá vốn hàng bán của doanh nghiệp dịch vụ.

Line 33 đến line 42 của Part III có nghĩa gì?

Line 35 đến line 42 là phép tính; line 33 và line 34 mô tả cách bạn định giá hàng tồn kho. Người bán mua về rồi bán lại thường điền line 35, 36 và 41, và line 39 nếu có trả cước vận chuyển hàng nhập (freight-in).

Nguồn: Schedule C và Publication 334, chương 6. Người bán lẻ nhỏ thường không có nhân công nào tính được vào giá vốn hàng bán. Vật tư không đi vào sản phẩm không thuộc Part III; biểu mẫu ghi line 22 là "Supplies (not included in Part III)". Về lựa chọn đó, xem vật liệu và vật tư hay hàng tồn kho. Với hàng bạn tự làm, xem giá vốn hàng bán của sản phẩm thủ công.

Tôi tính hàng tồn kho đầu năm thế nào?

Hàng tồn kho đầu năm là giá vốn của hàng bạn có vào ngày đầu năm và sẽ bán, và thường bằng hàng tồn kho cuối năm ngoái (Publication 334). Hãy chép line 41 của năm ngoái sang line 35 của năm nay.

• Năm đầu kinh doanh: nếu khi bắt đầu bạn chưa có hàng thì không có gì để ghi. Nếu bạn đã sở hữu hàng trước khi mở cửa, xem hàng tồn kho bạn đã có từ trước.
• Các tờ khai cũ không có hàng tồn kho nhưng bạn đã giữ hàng: số đầu năm đúng tùy vào những gì các tờ khai đó đã khai. Xem sửa hàng tồn kho bị thiếu trong các tờ khai cũ.
• Không có hồ sơ của các năm trước: xem hàng tồn kho và giá vốn hàng bán khi không có hồ sơ.

Nếu hàng tồn kho đầu năm không bằng hàng tồn kho cuối năm ngoái thì sao?

Line 35 yêu cầu đính kèm giải thích mọi chênh lệch. Các lý do mà nguồn của IRS nêu gồm:

• Thay đổi phương pháp hàng tồn kho: hãy tính lại hàng tồn kho cuối năm ngoái theo phương pháp mới, ghi số đó vào line 35, đính kèm giải thích, và đưa phần chênh lệch vào khoản điều chỉnh theo section 481(a) (hướng dẫn Schedule C, line 35). Khoản điều chỉnh đó giúp thu nhập không bị tính hai lần hoặc bị bỏ sót.
• Hàng đã quyên góp: loại khoản khấu trừ quyên góp của bạn ra khỏi hàng tồn kho đầu năm (Publication 334).
• Tổn thất do thiên tai, tai nạn hoặc trộm cắp được khai riêng: hãy điều chỉnh hàng tồn kho đầu năm hoặc hàng mua vào để loại các món bị mất, để tổn thất không bị tính hai lần (Publication 538).

Nếu chênh lệch do số năm ngoái sai, có thể cần sửa tờ khai cũ hoặc nộp hồ sơ thay đổi phương pháp, ngoài phần giải thích ở line 35. Xem sửa hàng tồn kho bị thiếu trong các tờ khai cũ.

Hàng mua vào gồm những gì, và loại những gì?

Line 36 là giá vốn của hàng bạn mua để bán trong năm nay, theo giá bạn thực trả, trừ hàng trả lại và hàng bạn lấy cho mình (Publication 334).

Về cước vận chuyển hàng nhập, thuế nhập khẩu, bao bì, và những gì không tính, như phí giao hàng cho khách, xem chi phí hàng về kho trong giá vốn hàng bán.

Tôi kiểm kê và định giá hàng tồn kho cuối năm thế nào?

Hãy kiểm kê hàng đang có vào cuối năm, định giá từng món, và cộng tổng cho line 41. Nếu bạn còn giữ sổ hàng tồn kho liên tục (theo sổ sách), Publication 538 yêu cầu kiểm kê thực tế theo các khoảng thời gian hợp lý và điều chỉnh để sổ sách khớp với số đó.

1. Quyết định cái gì được kiểm. Kiểm hàng bạn sở hữu (quyền sở hữu thuộc về bạn), kể cả hàng đang vận chuyển, hàng bạn gửi người khác bán ký gửi, và hàng để ở gian hàng hoặc phòng trưng bày xa nơi kinh doanh. Không tính hàng bạn đã bán sau khi quyền sở hữu chuyển đi, hàng người khác ký gửi cho bạn, và hàng đã đặt nhưng chưa thuộc về bạn (Publication 538; Treasury Regulation 1.471-1). Với hàng trong trung tâm hoàn tất đơn hàng của sàn thương mại, xem phí và kiểm kê cuối năm cho hàng ở trung tâm hoàn tất đơn hàng. Nếu nhà cung cấp giao từng đơn thẳng cho khách của bạn, bạn có thể không có hàng để kiểm; xem thuế thu nhập của người bán trực tuyến.
2. Ghi lại. Một bảng kiểm kê có ngày, ghi mô tả từng món, số lượng, đơn giá và tổng, cùng người đếm và người định giá, là hồ sơ mà Publication 334 mô tả.
3. Ghép chi phí với từng món. Dùng nhận diện cụ thể (specific identification) khi bạn gắn được món hàng với hóa đơn của nó. Nếu hàng giống nhau lẫn vào nhau, hãy giả định hàng còn lại là hàng mua gần nhất (nhập trước xuất trước, first in, first out), trừ khi bạn đã chọn nhập sau xuất trước (last-in, first-out) trên Form 970 cùng tờ khai của năm đầu tiên dùng phương pháp này (Treasury Regulation 1.471-2; Treasury Regulation 1.472-3).
4. Định giá bằng một trong các phương pháp ở line 33 dưới đây.

Nguồn: hướng dẫn Schedule C, line 33 và Publication 538. Hãy dùng một phương pháp cho toàn bộ hàng tồn kho và cùng phương pháp mỗi năm; Treasury Regulation 1.471-2 coi trọng tính nhất quán hơn bất kỳ phương pháp cụ thể nào. Đổi phương pháp cần Form 3115.

Hàng không thể bán với giá bình thường vì hư hỏng, cũ do bày bán, hoặc đổi mẫu có thể được định giá theo giá bạn thực sự chào bán, trừ chi phí trực tiếp để xử lý hàng, theo cả hai phương pháp (Treasury Regulation 1.471-2). Kiểm tra giá chào bán, bằng chứng bạn cần có và hồ sơ cần giữ nằm trong xóa sổ hàng tồn kho không bán được hoặc lỗi thời.

Doanh nghiệp nhỏ có thể bỏ qua việc lập hàng tồn kho không?

Có, một doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện (small business taxpayer) có thể chọn không lập hàng tồn kho, nhưng vẫn phải dùng phương pháp kế toán cho hàng tồn kho phản ánh rõ thu nhập (hướng dẫn Schedule C; 26 U.S.C. 471(c)).

Bạn đủ điều kiện nếu tổng doanh thu trung bình hằng năm của ba năm thuế trước là $32.000.000 hoặc thấp hơn (mức theo section 448(c) trong Rev. Proc. 2025-32, section 4.30, tại Internal Revenue Bulletin 2025-45; Treasury Regulation 1.471-1 áp dụng mức này cho chủ doanh nghiệp một chủ), và bạn không phải là tax shelter. Tiền lương W-2 không được tính, và doanh nghiệp mới lấy trung bình theo số năm đã hoạt động (hướng dẫn Schedule C). Các doanh nghiệp liên quan, phần của bạn trong doanh thu của hợp danh hoặc S corporation, doanh thu của doanh nghiệp tiền nhiệm và các năm ngắn cũng làm thay đổi cách tính; xem vật liệu và vật tư hay hàng tồn kho.

Doanh nghiệp đủ điều kiện bỏ qua hàng tồn kho chính thức có hai phương pháp:

• Vật liệu và vật tư không phụ trợ (non-incidental materials and supplies): chi phí của hàng được trừ qua giá vốn hàng bán trong năm hàng đến tay khách, hoặc năm bạn trả tiền nếu muộn hơn. Không được dùng lựa chọn de minimis safe harbor để ghi chúng thành chi phí (Treasury Regulation 1.471-1).
• Báo cáo tài chính và sổ sách: theo cách báo cáo tài chính áp dụng (applicable financial statement) của doanh nghiệp xử lý hàng tồn kho (ví dụ báo cáo đã kiểm toán dùng để vay vốn hoặc báo cáo cho chủ sở hữu; 26 U.S.C. 451(b)(3)) hoặc, nếu không có báo cáo đó, theo cách sổ sách của chính doanh nghiệp. Sổ sách phải phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp cho mục đích ngoài thuế, và một khoản chi phí vẫn không được trừ trước khi được trả hoặc phát sinh theo phương pháp kế toán chung của bạn (Treasury Regulation 1.471-1).

Hướng dẫn không cho thấy cách sắp xếp từng line cho cả hai phương pháp. Hãy chọn một và dùng mỗi năm. Điều kiện được kiểm tra lại mỗi năm: khi trung bình ba năm vượt mức giới hạn, bạn quay lại lập hàng tồn kho có kiểm kê. Mọi thay đổi cần Form 3115 (Treasury Regulation 1.471-1, đoạn (b)(1) và (b)(8)).

Người bán theo cơ sở tiền mặt có còn phải kiểm kê hàng không?

Không, nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện (small business taxpayer) và chọn không lập hàng tồn kho, dù theo phương pháp vật liệu và vật tư không phụ trợ, hàng chưa bán vẫn không được trừ cho đến khi giao cho khách. Doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện có lập hàng tồn kho thì định giá hàng mỗi năm ở Part III và vẫn không bắt buộc dùng phương pháp dồn tích cho bán hàng và mua hàng; người bán vượt mức giới hạn phải kiểm kê hàng và phải dùng phương pháp dồn tích cho việc bán và mua các món hàng tồn kho (hướng dẫn Schedule C, line F; Treasury Regulation 1.446-1(c)(2)(i)). Publication 334, chương 2, nói người bán có lập hàng tồn kho nói chung phải dùng phương pháp dồn tích, nhưng quy định miễn cho doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện, nên hãy theo quy định. Về việc chọn tiền mặt hay dồn tích, xem tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.

Làm sao kiểm tra lợi nhuận gộp có hợp lý không?

Lấy lợi nhuận gộp (line 5) chia cho doanh thu thuần (line 3) rồi so kết quả với tỷ lệ lợi nhuận gộp mà cách định giá của bạn nhắm tới, mà Publication 334 gọi là chính sách định giá cộng thêm (markup). Chênh lệch nhỏ là dấu hiệu tốt, không phải bằng chứng; chênh lệch lớn có thể nghĩa là doanh thu, hàng mua vào, hàng tồn kho hoặc chi phí khác bị tính sai (Publication 334, chương 7).

Trước khi nộp, hãy kiểm tra thêm rằng:

• line 35 bằng line 41 của năm ngoái;
• số kiểm kê cuối năm đầy đủ và được định giá nhất quán, vì bỏ sót hàng khỏi hàng tồn kho cuối năm làm giá vốn hàng bán tăng đúng bằng số đó;
• doanh thu thuần khớp với hồ sơ bán hàng của bạn, không chỉ với báo cáo của nền tảng;
• thuế bán hàng được xử lý đúng: thuế đánh vào bạn với tư cách người bán là một phần tổng doanh thu, còn thuế đánh vào người mua, mà bạn thu và nộp cho tiểu bang hoặc địa phương, nói chung thì không (Publication 334, chương 7).

Với doanh thu gộp cao hơn xa lợi nhuận, xem doanh thu gộp của nền tảng và giá vốn hàng bán.

Ví dụ

Mọi số liệu đều bằng đô la Hoa Kỳ và chỉ mang tính minh họa.

Jo bán nến trực tuyến

Tờ khai gần nhất của Jo kết thúc với hàng tồn kho $3.000, nên line 35 là $3.000. Cô mua $20.000 hàng để bán (line 36), không lấy gì dùng riêng. Line 40 là $23.000. Số kiểm kê cuối năm của cô định giá $4.500 (line 41). Giá vốn hàng bán (line 42, chép sang line 4) là $18.500. Với doanh thu $40.000 và không có hàng trả lại, lợi nhuận gộp là $21.500, khoảng 54% doanh thu thuần. Jo so mức này với tỷ lệ lợi nhuận gộp mà cô định giá; chênh lệch lớn sẽ đưa cô quay lại số kiểm kê và hóa đơn.

Người bán lại bỏ qua hàng tồn kho chính thức

Một người bán lại có tổng doanh thu trung bình $60.000 trong ba năm trước là doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện và chọn không lập hàng tồn kho chính thức. Cô bắt đầu năm không có hàng và trả $30.000 để mua hàng trong năm nay; hàng có giá vốn $24.000 đã bán và $6.000 vẫn còn trên kệ. Theo phương pháp vật liệu và vật tư không phụ trợ, $24.000 được trừ qua giá vốn hàng bán trong năm nay và $6.000 còn lại được trừ trong năm những món đó đến tay khách; hướng dẫn không cho thấy chúng nằm ở line nào. Bỏ qua việc kiểm kê không có nghĩa là khấu trừ mọi thứ đã mua. Cô dùng cùng một phương pháp mỗi năm, và chuyển sang hàng tồn kho có kiểm kê về sau cần Form 3115.

Số đầu năm của Maya không khớp

Tờ khai gần nhất của Maya kết thúc với hàng tồn kho $3.000, nhưng số đầu năm nay là $2.600. Cô ghi $2.600 vào line 35 và đính kèm bản giải thích lý do. Nếu lý do là đổi phương pháp hàng tồn kho, hướng dẫn yêu cầu cô tính lại hàng tồn kho cuối năm ngoái theo phương pháp mới; cô đưa phần chênh lệch $400 vào khoản điều chỉnh theo section 481(a) trên Form 3115. Số tính lại thấp hơn, nên khoản này làm giảm thu nhập; khoản điều chỉnh âm ròng nói chung được tính vào năm thay đổi, khoản dương ròng nói chung được chia trong bốn năm (hướng dẫn Schedule C, line F). Nếu $3.000 chỉ đơn giản là sai, tờ khai cũ có thể cần được sửa, không chỉ line của năm nay.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các tờ khai cũ để trống Part III hoặc không có hàng tồn kho: số đầu năm tùy vào những gì chúng đã khai. Xem sửa hàng tồn kho bị thiếu trong các tờ khai cũ. Dựng lại số kiểm kê và chi phí đầu kỳ là công việc ghi sổ kế toán: dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Không thể dựng lại số kiểm kê hoặc chi phí: xem hàng tồn kho và giá vốn hàng bán khi không có hồ sơ. Dựng lại từ sao kê ngân hàng, thẻ và thanh toán là dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Biên lợi nhuận có vẻ sai hoặc doanh thu cao hơn xa lợi nhuận: xem doanh thu gộp của nền tảng và giá vốn hàng bán, và với người bán trực tuyến xem thuế thu nhập của người bán trực tuyến. Sổ sách không đối chiếu được với doanh thu là dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn bỏ qua hàng tồn kho chính thức, đang cân nhắc giữa ghi chi phí và hàng tồn kho, hoặc chưa chắc phương pháp nào phù hợp: lựa chọn này quyết định khi nào chi phí hàng tồn kho tác động đến lợi nhuận. Xem vật liệu và vật tư hay hàng tồn kho. Thiết lập sổ sách theo phương pháp bạn chọn là công việc ghi sổ kế toán: dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn muốn đổi cách xử lý hàng tồn kho: thay đổi cần Form 3115 (Giới thiệu Form 3115) và có thể áp dụng khoản điều chỉnh theo section 481(a). Chuyển sang hoặc rời khỏi phương pháp của doanh nghiệp nhỏ nói chung là thay đổi tự động (Treasury Regulation 1.471-1; Rev. Proc. 2025-23, section 22.18 và 22.20): đính kèm bản gốc vào tờ khai nộp đúng hạn, kể cả khi đã gia hạn, của năm thay đổi, và gửi một bản có chữ ký cho IRS chậm nhất là ngày bạn nộp tờ khai đó (Hướng dẫn Form 3115). Các bước và ngoại lệ có trong vật liệu và vật tư hay hàng tồn kho. Số đầu năm và cuối năm làm đầu vào đến từ sổ sách: dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn tự làm ra hàng mình bán, hoặc trả cước vận chuyển và thuế nhập khẩu: xem sản phẩm thủ công và chi phí hàng về kho.
• Bạn đã có hàng từ trước khi mở cửa, hoặc có hàng chưa bán hay bị hỏng: xem hàng tồn kho bạn đã có từ trước và xóa sổ hàng tồn kho không bán được hoặc lỗi thời.
• Bạn đang cân nhắc giữa tiền mặt và dồn tích: xem tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.
• Doanh nghiệp của bạn là hợp danh, S corporation hoặc công ty, hoặc sắp trở thành như vậy: các loại này không khai Schedule C. LLC một thành viên thêm một thành viên (mặc định là hợp danh) hoặc nộp Form 8832 để chịu thuế như công ty nói chung sẽ không còn dùng Schedule C (IRS: Công ty trách nhiệm hữu hạn). Năm Schedule C kết thúc có hệ quả riêng về hàng tồn kho: xem vật liệu và vật tư hay hàng tồn kho và những tờ khai nào doanh nghiệp của bạn nộp.