Giá vốn hàng bán (COGS) khi không có biên lai hay sổ hàng tồn kho

Giá vốn hàng bán là gì, và vì sao nó làm giảm thuế trên thu nhập từ bán lại hàng?

Giá vốn hàng bán (COGS) là chi phí của những món hàng bạn đã bán. Schedule C lấy doanh thu bán hàng trừ đi hàng trả lại và khoản giá vốn này để ra lợi nhuận gộp, và phần còn lại của tờ khai bắt đầu từ khoản lợi nhuận đó. Nếu bỏ sót, tờ khai sẽ đánh thuế trên toàn bộ doanh thu gộp như thể hàng hóa không tốn đồng nào.

Theo phương pháp hàng tồn kho thông thường, COGS bằng hàng tồn kho đầu năm, cộng khoản mua hàng, trừ hàng tồn kho chưa bán cuối năm (Publication 334, chương 6). Hàng đã mua nhưng chưa bán thì chưa phải COGS: nó nằm trong hàng tồn kho cuối kỳ cho đến năm bán được, trừ khi doanh nghiệp nhỏ theo sổ sách ghi chi phí hàng ngay khi trả tiền (xem phần sau).

Điều khiến một trường hợp không có hồ sơ trở nên phức tạp:

• Có nhiều năm cũ: hàng tồn kho cuối mỗi năm là hàng tồn kho đầu của năm sau, nên một năm sai sẽ kéo theo các năm sau.
• Hàng mua bằng tiền mặt, hoặc trả từ các tài khoản lẫn với chi tiêu cá nhân.
• Không có lần kiểm kê hàng tồn kho nào ở bất kỳ thời điểm cuối năm nào.
• Các tờ khai đã nộp trước đó bỏ sót COGS, hoặc khấu trừ hàng ngay khi mua mà không dựa trên phương pháp cho phép làm vậy.
• Một số năm đã nộp tờ khai còn các năm khác chưa nộp (các năm đã nộp có thể cần sửa phương pháp), hoặc đã có thông báo hay cuộc kiểm tra thuế.
• Bán hàng không thường xuyên, hoặc hàng đã có từ trước khi bắt đầu kinh doanh: sẽ áp dụng một cách xử lý khác (xem phần cuối).

Nếu có nhiều hơn một điều trên, việc chọn phương pháp và thứ tự nộp tờ khai là những quyết định cần cân nhắc; xem phần cuối.

Hãy gom trước: sao kê ngân hàng và thẻ của mọi tài khoản dùng để mua hàng, kể cả tài khoản cá nhân; lịch sử đơn hàng trên ứng dụng thanh toán, sàn thương mại và nhà cung cấp, cùng email xác nhận; hóa đơn nhập khẩu và hóa đơn của đơn vị chuyển hàng quốc tế (freight forwarder); nhãn vận chuyển; tổng doanh thu theo năm; và kết quả kiểm kê số hàng bạn đang có.

Hãy làm theo thứ tự sau:

1. Dựng lại khoản mua hàng của từng năm.
2. Kiểm kê hàng hiện có rồi tính ngược về các năm trước.
3. Chạy phép kiểm tra lợi nhuận gộp.
4. Viết một bản ghi chú dài một trang về phương pháp đã dùng.
5. Xử lý mọi năm theo cùng một cách.

Tôi có cần kiểm kê hàng tồn kho thực tế không, hay doanh nghiệp nhỏ có thể bỏ qua việc lập hàng tồn kho chính thức?

Doanh nghiệp bán hàng hóa nói chung phải kiểm kê hàng vào đầu và cuối mỗi năm (26 CFR 1.471-1), nhưng doanh nghiệp nhỏ theo quy định (small business taxpayer) có thể chọn không lập hàng tồn kho. Dù vậy, bạn vẫn cần một phương pháp phản ánh rõ thu nhập.

Doanh nghiệp nhỏ theo quy định (small business taxpayer) có doanh thu gộp trung bình hằng năm của ba năm thuế trước đó không vượt mức giới hạn và không thuộc diện tax shelter. Mức giới hạn được điều chỉnh theo lạm phát: con số hiện nay là $32.000.000, và mỗi năm cũ dùng mức giới hạn riêng của năm đó, thấp hơn. Doanh thu từ tất cả hoạt động kinh doanh của bạn, và từ các doanh nghiệp được coi là cùng một người sử dụng lao động với bạn, nói chung được cộng lại, cùng phần doanh thu của bạn trong bất kỳ hợp danh hoặc S corporation nào bạn sở hữu (Publication 334; 26 CFR 1.471-1; 26 U.S.C. 471(c); 26 U.S.C. 448(c)). Ngoại lệ áp dụng cho các năm thuế bắt đầu sau năm 2017; những năm trước đó theo quy tắc cũ hơn mà trang này không đề cập.

Bỏ qua việc lập hàng tồn kho chính thức làm thay đổi năm được khấu trừ chi phí. Người bán nhỏ có thể coi hàng là vật liệu và vật tư không phụ trợ (non-incidental materials and supplies), hoặc làm theo báo cáo tài chính hay sổ sách của mình. Cách nào phù hợp với bạn, xem hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ. Sổ sách ghi chi phí hàng khi trả tiền, không dùng kiểm kê trong sổ và không đưa con số hàng tồn kho cho ngân hàng cho vay hay cổ đông, thì hỗ trợ việc khấu trừ chi phí khi trả tiền, nên hàng chưa bán không ảnh hưởng; còn sổ sách có ghi hàng tồn kho thì không (26 CFR 1.471-1). Không có sổ sách thì không có gì để làm theo, nên việc dựng lại sổ sách phải làm trước.

Hãy dùng một phương pháp cho mọi năm cũ: cách xử lý không nhất quán giữa các năm có thể không phản ánh rõ thu nhập. Nếu một năm trước đó đã nộp tờ khai, phương pháp của năm đó là điểm xuất phát, và dùng cách khác về sau là thay đổi phương pháp (Form 3115); xem sửa hàng tồn kho bị thiếu trong tờ khai các năm trước. Nếu chưa năm nào được nộp, tờ khai đầu tiên khai thu nhập của doanh nghiệp có thể chọn bất kỳ phương pháp được phép nào mà không cần IRS chấp thuận (26 CFR 1.446-1); năm cũ nào được tính là năm đầu tiên là điều cần cân nhắc. Doanh nghiệp vượt mức giới hạn quy mô không có phương pháp đơn giản hóa và phải lập hàng tồn kho.

Tôi không có biên lai: còn hồ sơ nào có thể chứng minh tôi đã trả bao nhiêu?

Sao kê chứng minh đã có khoản thanh toán, còn lịch sử đơn hàng và email cho thấy khoản đó mua gì; hầu hết các cách dựng lại đều cần cả hai. Publication 583 nói sao kê ngân hàng hoặc thẻ có thể thay cho séc đã hủy khi sao kê ghi rõ số tiền, người nhận và ngày (và số séc, nếu là séc). Tài liệu này cũng cảnh báo rằng chỉ có bằng chứng thanh toán thì chưa đủ để được khấu trừ: hãy giữ hồ sơ, như hóa đơn hoặc phiếu bán hàng, cho thấy chi phí đã phát sinh. Với hàng hóa, hồ sơ cần thể hiện số tiền đã trả và việc khoản đó dành cho hàng tồn kho. Với các chi phí kinh doanh khác không có biên lai, xem mất biên lai chi phí kinh doanh.

Hãy xin từng ngân hàng, công ty phát hành thẻ, ứng dụng thanh toán, sàn thương mại và nhà cung cấp các sao kê và lịch sử đơn hàng cũ. Tài liệu đào tạo về dựng lại thu nhập của chính IRS xem sao kê ngân hàng, hóa đơn, séc đã hủy và phiếu thẻ là nền tảng (slide IRS National Tax Forum).

Mua bằng tiền mặt thì không có người nhận. Các khoản rút tiền mặt trên sao kê ngân hàng chỉ cho thấy bạn đã rút bao nhiêu, không cho thấy tiền đó mua gì, và tiền mặt thu từ bán hàng cũng có thể đã được dùng để mua hàng (xem hồ sơ doanh thu của doanh nghiệp thu tiền mặt). Ảnh, tin đăng, lịch và ghi chú lập lúc mua có thể hỗ trợ phần còn lại, và phần giấy tờ không chứng minh được là ước tính (xem bên dưới).

Hãy ghi rõ mọi hồ sơ dựng lại là bản dựng lại lập vào hôm nay, kèm nguồn và ngày của từng con số. Không bao giờ tạo hoặc sửa tài liệu để trông như được lập vào thời điểm đó: một khoản ước tính có căn cứ và được khai rõ khác với một hồ sơ bịa ra.

Làm sao dựng lại khoản mua hàng từng năm từ sao kê ngân hàng, thẻ và ứng dụng thanh toán?

Xem qua mọi khoản chi ra trong năm, chỉ giữ những khoản mua hàng, và cộng theo năm mua.

1. Liệt kê mọi tài khoản dùng để mua hàng trong năm đó, kể cả tài khoản cá nhân, cùng lịch sử trên sàn thương mại và ứng dụng thanh toán.
2. Đánh dấu mỗi khoản chi là hàng hóa, chi phí kinh doanh khác, chi tiêu cá nhân, hoặc chuyển tiền giữa các tài khoản của chính bạn. Mỗi lần mua chỉ tính một lần: trả hóa đơn thẻ, hay chuyển tiền vào ứng dụng thanh toán, là chuyển khoản, nên hãy tính các mặt hàng trong lịch sử thẻ hoặc ứng dụng, và chỉ tính dòng trên sao kê ngân hàng khi không có lịch sử nào cho thấy các mặt hàng đó. Hàng hóa ghi vào dòng 36. Các chi phí kinh doanh khác, như vật tư đóng gói và phí sàn, ghi vào các dòng khác của Schedule C; xem chi phí Schedule C cho các năm chưa nộp tờ khai.
3. Trừ đi các khoản nhà cung cấp hoàn tiền và tín dụng, vì hàng trả lại và các khoản giảm giá làm giảm khoản mua hàng, và trừ hàng bạn giữ dùng cho cá nhân (Publication 334, chương 6).
4. Cộng cước vận chuyển hàng về và thuế nhập khẩu của số hàng bạn đã mua, vì đây là một phần của COGS (Publication 334; 26 CFR 1.471-3; xem giá vốn nhập kho trong giá vốn hàng bán).
5. Ghi ngày mỗi lần mua theo thời điểm bạn mua, không phải lúc bán, rồi cộng theo năm.
6. Đối chiếu khoản mua hàng của từng năm với doanh thu năm đó. Hàng đã mua mà chưa bán là hàng tồn kho cuối kỳ, không phải COGS.
7. Lập một bảng ghi chú dài một trang: các tài khoản đã dùng, cách phân loại từng loại khoản chi, và mọi chỗ còn thiếu.

Một dòng sao kê không rõ người nhận, như rút tiền mặt hay chuyển cho một cá nhân, cần có ghi chú về việc nó mua gì thì mới được tính là khoản mua hàng có căn cứ. Nếu không có, hãy giữ nó trong bảng ghi chú như một chỗ còn thiếu; có thể ước tính một phần của nó hay không là câu hỏi ở phần ước tính bên dưới.

Làm sao định giá hàng tồn kho đầu và cuối kỳ cho những năm tôi chưa từng kiểm kê?

Kiểm kê số hàng bạn đang có hôm nay theo giá gốc, rồi tính ngược từng cuối năm dựa vào ngày mua và ngày bán.

1. Đếm mọi đơn vị hàng đang có và định giá theo số tiền bạn đã trả. Khớp từng mặt hàng với khoản mua nếu có thể (nhận diện cụ thể, specific identification). Khi hàng giống nhau lẫn vào nhau và không thể gắn với hóa đơn, phương pháp nhập trước xuất trước (first-in, first-out) định giá số hàng còn lại theo các lần mua gần nhất (Publication 538). Với phương pháp vật liệu và vật tư không phụ trợ, hãy dùng nhận diện cụ thể, nhập trước xuất trước hoặc giá bình quân (26 CFR 1.471-1).
2. Tính ngược. Một mặt hàng nằm trong kho vào cuối một năm trước nếu bạn đã mua nó vào lúc đó và nó vẫn còn trong tay: về sau nó được bán, bạn vẫn còn giữ, hoặc nó rời kho theo cách khác (bỏ đi, mất, tặng, trả lại hoặc lấy dùng cho cá nhân). Cộng giá vốn của các mặt hàng đó thành hàng tồn kho cuối năm của năm ấy. Lịch sử đơn hàng và doanh thu cho biết ngày; với hàng rời đi mà không bán, xem xóa sổ hàng tồn kho không bán được.
3. Nếu bạn lập hàng tồn kho chính thức, hãy định giá hàng không thể bán theo giá bình thường, như hàng hư hỏng, lỗi mốt hoặc lô lẻ, theo giá bán thực tế trừ chi phí bán (Publication 538). Giá đó phải là giá hàng thực sự được chào bán trong vòng 30 ngày sau cuối năm đó, và bạn phải giữ hồ sơ về cách xử lý số hàng ấy (26 CFR 1.471-2); tin đăng có ghi ngày có thể chứng minh, còn một giá trị chọn ra bây giờ thì không. Dòng 33 của Schedule C cho phép dùng giá gốc, giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường, hoặc phương pháp khác được IRS chấp thuận (hướng dẫn). Phương pháp vật liệu và vật tư không phụ trợ không cho phép ghi giảm giá trị này, cũng không cho phép dùng giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường (26 CFR 1.471-1).
4. Nối các năm với nhau. Hàng tồn kho đầu kỳ thường phải bằng hàng tồn kho cuối kỳ của năm trước, và chênh lệch cần có giải thích đính kèm (Publication 334). Năm đầu chỉ bắt đầu từ số không nếu trước đó bạn chưa có hàng nào; xem hàng tồn kho đã có từ trước khi bắt đầu kinh doanh.
5. Chứng minh phép tính: mỗi năm, hàng tồn kho đầu kỳ cộng khoản mua hàng trừ hàng tồn kho cuối kỳ bằng COGS.

Có được ước tính hợp lý không, và giới hạn là gì?

Có thể, cho phần mà hồ sơ không bao phủ được, và chỉ khi có căn cứ. Luật yêu cầu hồ sơ đủ để chứng minh thu nhập và các khoản khấu trừ (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1), và người nộp thuế có nghĩa vụ chứng minh những gì mình khai (hướng dẫn lưu giữ hồ sơ của IRS). Một quy tắc do tòa án đặt ra, Cohan rule, cho phép người nộp thuế đã chứng minh được một chi phí có phát sinh thì được ước tính số tiền của nó. Đây là án lệ mà IRS dẫn trong các slide đào tạo, không phải quy tắc trong Code hay quy định, và mỗi vụ được xét theo hoàn cảnh riêng (slide IRS National Tax Forum).

• Phải chứng minh được có chi phí. Quy tắc này chỉ bù vào con số; nó không tạo ra một chi phí khi không có bằng chứng nào.
• Sự không chắc chắn bất lợi cho người nộp thuế. Tòa án cân nhắc sự thiếu chính xác theo hướng bất lợi cho người nộp thuế đã gây ra nó do không giữ hồ sơ (slide).
• Nghĩa vụ chứng minh vẫn thuộc về người nộp thuế, trừ khi, tại tòa, người nộp thuế đưa ra bằng chứng đáng tin cậy và cũng đã chứng minh các khoản, giữ hồ sơ theo yêu cầu và hợp tác với IRS (26 U.S.C. 7491(a)). Hợp danh, công ty hoặc quỹ tín thác còn phải đáp ứng giới hạn về giá trị tài sản ròng và số nhân viên. Thiếu hồ sơ có thể khiến nghĩa vụ chứng minh vẫn nằm ở phía người nộp thuế.
• Khoản ước tính cần một nguồn nhìn thấy được. Trong cùng bộ slide, một vụ ở Tax Court đã bác một báo cáo bên ngoài về giá vốn hàng bán vì báo cáo không cho thấy dữ liệu đằng sau kết luận.
• IRS không bắt buộc phải ước tính thay bạn. Khi một người không nộp tờ khai không chứng minh được chi phí, IRS không có yêu cầu pháp lý nào phải ước tính chúng, và trong trường hợp không phản hồi điều này bao gồm cả giá vốn hàng bán. Có thể dùng khoản ước tính nếu người nộp thuế đưa ra cơ sở hợp lý, ví dụ chi phí đã được chứng minh cho một năm khác của cùng loại hình kinh doanh (IRM 4.10.4).

Phép kiểm tra lợi nhuận gộp nào giúp con số đáng tin?

Chia lợi nhuận gộp cho doanh thu thuần (doanh thu bán hàng trừ hàng trả lại và các khoản giảm giá) của từng năm rồi so với tỷ lệ cộng thêm thông thường của bạn. Chênh lệch nhỏ cho thấy các con số khá chắc; chênh lệch lớn cho thấy doanh thu, khoản mua hàng hoặc hàng tồn kho chưa được tính chính xác, và cần tìm ra lý do (Publication 334, chương 7).

1. Lợi nhuận gộp là doanh thu thuần trừ COGS.
2. Hãy tìm tỷ lệ cộng thêm của riêng bạn bằng cách truy vết một mẫu các mặt hàng đã bán, từng món từ giá bạn đã trả đến giá bán. Nhân viên kiểm tra thuế kiểm tra lợi nhuận gộp theo cách tương tự, truy vết từng mặt hàng từ lúc mua đến lúc bán (IRM 4.10.4). Hãy dùng phép kiểm tra này để tìm sai sót, không phải để định con số hàng tồn kho: chọn hàng tồn kho cuối kỳ sao cho lợi nhuận gộp khớp tỷ lệ cộng thêm là một khoản ước tính không có căn cứ.
3. Hãy quy đổi trước khi so sánh. Tỷ lệ cộng thêm (markup) tính trên giá vốn còn lợi nhuận gộp là một phần của doanh thu; phần Ví dụ cho thấy cả hai trên cùng các mặt hàng.
4. So sánh từng năm với nhau. Lợi nhuận gộp dao động giữa các năm, hoặc cao hay thấp bất thường so với loại hình kinh doanh, là một dấu hiệu mà IRM liệt kê để nhân viên kiểm tra có cơ sở dùng các phương pháp gián tiếp (IRM 4.10.4).

Phép kiểm tra cũng chạy theo chiều ngược lại. Nếu giá vốn hàng bán đã dựng lại (khoản mua hàng điều chỉnh theo hàng đang có), cộng thêm tỷ lệ cộng thêm đã truy vết của chính bạn, cho ra nhiều hơn doanh thu bạn đã khai, doanh thu có thể bị khai thiếu, và đó là vấn đề lớn hơn giá vốn hàng bán. Phương pháp tỷ lệ cộng thêm của IRS bắt đầu từ giá vốn và áp tỷ lệ cộng thêm của chính doanh nghiệp để xem doanh thu lẽ ra là bao nhiêu. IRM dùng tỷ lệ cộng thêm thực tế khi biết nó, và chấp nhận lời giải thích hợp lý cho chênh lệch so với mức trung bình toàn quốc (IRM 4.10.4).

Con số này ghi ở đâu trên Schedule C, và công ty có khai khác đi không?

Chủ doanh nghiệp một chủ ghi ở Part III của Schedule C và chuyển dòng 42 sang dòng 4. Hợp danh hoặc công ty khai trên Form 1125-A, đính kèm tờ khai. Quy tắc về chi phí giống nhau; điểm khác là sổ sách của từng pháp nhân.

Trên Schedule C, dòng 33 và 34 ghi cách định giá hàng tồn kho cuối kỳ và mọi thay đổi về số lượng, chi phí hay cách định giá. Xem từng dòng tại giá vốn hàng bán trên Schedule C.

Hợp danh hoặc công ty khấu trừ COGS phải đính kèm Form 1125-A. Dòng 8 của biểu mẫu này ghi vào trang 1 của tờ khai: dòng 2 trên Form 1120, hoặc dòng mà tờ khai dành cho giá vốn hàng bán. Dòng 9a ghi phương pháp định giá. Với các năm thuế bắt đầu sau năm 2023, biểu mẫu có các ô cho lựa chọn của doanh nghiệp nhỏ (vật liệu và vật tư không phụ trợ, báo cáo tài chính, hoặc sổ sách); với các năm trước đó, hãy dùng biểu mẫu của năm đó. Cùng một phép thử về quy mô áp dụng cho chính pháp nhân (26 U.S.C. 471(c)).

Đối với công ty, "theo sổ sách" nghĩa là sổ sách phản ánh đúng hoạt động kinh doanh cho mục đích ngoài thuế. Công ty đã kiểm kê hàng cho sổ sách, hoặc đã đưa con số hàng tồn kho cho ngân hàng cho vay hay cổ đông, có thể phải theo hồ sơ đó. Quy định không nói liệu sổ sách dựng lại sau này có đủ điều kiện hay không, và sổ sách thiếu hoặc không đáng tin có thể cần được dựng lại trước, đó là điều cần cân nhắc (26 CFR 1.471-1). Về việc chọn phương pháp, xem hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ.

Nhân viên kiểm tra làm gì khi thiếu hồ sơ, và điều gì giúp ích trong cuộc kiểm tra thuế?

Nhân viên kiểm tra trước hết cố gắng đối chiếu tờ khai với sổ sách. Khi sổ sách thiếu, không đầy đủ hoặc bất thường, quy trình của IRS hướng họ sang các phương pháp gián tiếp để ước tính thu nhập, một khi họ thấy có khả năng hợp lý rằng thu nhập chưa được khai, như phương pháp tiền gửi ngân hàng, tỷ lệ cộng thêm và giá trị tài sản ròng (IRM 4.10.4; slide IRS). Với giá vốn hàng bán, IRM mô tả các bước sau:

• Kiểm tra tỷ lệ lợi nhuận gộp bằng cách truy vết các mặt hàng từ lúc mua đến lúc bán, và so với các năm khác và tỷ lệ của ngành.
• Hỏi hàng tồn kho được định giá thế nào, xem xét các mặt hàng định giá bằng không, và truy giá trị đó về hóa đơn mua hàng.
• Ưu tiên con số của chính người nộp thuế hơn mức trung bình ngành khi có, và chấp nhận lời giải thích hợp lý cho chênh lệch.

Hồ sơ kém cũng dẫn đến tiền phạt liên quan đến độ chính xác: 20% phần thuế nộp thiếu do sơ suất, mà quy định nói bao gồm việc không giữ sổ sách đầy đủ hoặc không chứng minh các khoản đúng cách (26 CFR 1.6662-3). Code còn có một khoản phạt gian lận dân sự riêng cho phần thuế nộp thiếu do gian lận (26 U.S.C. 6663). Trên tờ khai chung, cả hai vợ chồng đều chịu trách nhiệm toàn bộ số thuế (26 U.S.C. 6013(d)(3)). Xem tiền phạt khi không giữ hồ sơ kinh doanh.

Điều thường có ích:

• Trả lời đúng hạn mọi thông báo, và gửi hồ sơ dựng lại, không chỉ một con số tổng.
• Giữ toàn bộ hồ sơ dựng lại: sao kê, lịch sử, bảng kiểm kê và một bản ghi chú ngắn về phương pháp. Hồ sơ phải được giữ chừng nào chúng còn có thể cần đến (26 CFR 1.6001-1).
• Dùng con số đã truy vết thay vì mức trung bình, dùng một phương pháp cho mọi năm, và giải thích mọi chênh lệch.

Không cách dựng lại nào được bảo đảm sẽ được chấp nhận; mỗi nhân viên kiểm tra và mỗi tòa án tự đánh giá căn cứ. Về toàn bộ quy trình, xem kiểm tra thuế của IRS đối với doanh nghiệp nhỏ.

Ví dụ

Mọi số liệu tính bằng đô la Hoa Kỳ và chỉ mang tính minh họa. Hai ví dụ đầu giả định có hàng tồn kho chính thức hoặc dùng phương pháp vật liệu và vật tư không phụ trợ.

Ba năm chỉ có sao kê

Một người bán lại hàng bắt đầu với số hàng bằng không, không giữ biên lai và có ba năm sao kê ngân hàng, thẻ và ứng dụng thanh toán. Kết quả kiểm kê cuối năm 3, tính theo giá gốc, cho thấy US$12.000 hàng chưa bán. Lịch sử đơn hàng và doanh thu cho biết giá vốn của số hàng còn trong kho vào mỗi cuối năm trước đó.

Hàng tồn kho cuối năm 3 là kết quả kiểm kê; năm 1 và năm 2 lấy từ lịch sử. Hàng tồn kho cuối mỗi năm là hàng tồn kho đầu của năm sau, và hàng tồn kho đầu kỳ cộng khoản mua hàng trừ hàng tồn kho cuối kỳ cho ra COGS. Mua US$45.000 hàng trong năm 3 không có nghĩa COGS là US$45.000: US$3.000 hàng tồn kho tăng thêm vẫn nằm trên kệ. Một năm có lợi nhuận gộp lệch nhiều so với hai năm còn lại sẽ được kiểm tra trước.

Người mua bằng tiền mặt chưa bao giờ kiểm kê

Một người bán mua hàng bằng tiền mặt ở các buổi bán thanh lý đồ gia đình (estate sale) và bán được US$50.000 trong năm đầu. Sao kê cho thấy đã rút US$30.000 tiền mặt. Lịch, ghi chú tin đăng và ảnh của người bán gắn các khoản rút này với việc mua hàng ở estate sale, nên chúng được tính là khoản mua hàng. Khi chưa tính hàng tồn kho cuối kỳ, coi toàn bộ số đó là giá vốn thì lợi nhuận gộp là US$20.000, tức 40% doanh thu.

Một mẫu 20 mặt hàng đã bán, kèm ghi chú tin đăng về giá đã trả, cho thấy giá vốn xấp xỉ 40% giá bán. Như vậy lợi nhuận gộp xấp xỉ 60% doanh thu, và tỷ lệ cộng thêm trên giá vốn là 150%, vì món có giá vốn US$40 bán với giá US$100 lãi US$60. Chênh lệch 20 điểm phần trăm cho thấy một con số đang sai. Kết quả kiểm kê hôm nay, tính ngược về cuối năm đầu tiên từ lịch sử đơn hàng và doanh thu, cho thấy US$9.000 hàng chưa bán theo giá gốc, nên COGS là 0 + 30.000 − 9.000 = US$21.000 và lợi nhuận gộp là US$29.000, tức 58%. Riêng các khoản rút tiền không chứng minh được gì; các ghi chú gắn chúng với việc mua hàng, còn kết quả kiểm kê và mẫu mặt hàng cho con số một căn cứ có thể đưa ra được.

Một công ty có sổ sách chưa bao giờ theo dõi hàng tồn kho

Một công ty bán được US$300.000 hàng hóa. Sổ sách gộp khoản mua hàng vào chi phí chung, chưa bao giờ kiểm kê hàng, và không có con số hàng tồn kho nào được đưa cho ngân hàng cho vay hay cổ đông. Là doanh nghiệp nhỏ theo quy định, công ty có thể theo các sổ sách đó theo section 471(c); vì sổ sách ghi chi phí hàng khi trả tiền, quy định cho phép khấu trừ chi phí khi trả. Form 1125-A vẫn cần tách hàng hóa khỏi các chi tiêu khác: phân loại sao kê và lịch sử nhà cung cấp cho thấy US$195.000 trong số chi tiêu là hàng hóa.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn có nhiều năm thu nhập từ bán lại hàng mà chỉ có sao kê, IRS đã yêu cầu chứng từ hỗ trợ, hoặc phép kiểm tra lợi nhuận gộp vẫn lệch nhiều sau khi bạn kiểm tra lại: hàng tồn kho cuối mỗi năm là hàng tồn kho đầu của năm sau, và việc nộp năm nào trước cũng như các tờ khai đã nộp có cần đổi phương pháp hay không là những quyết định cần cân nhắc. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán để dựng lại giá vốn từng năm.
• Giá vốn hàng bán đã dựng lại, cộng tỷ lệ cộng thêm của chính bạn, cho ra nhiều hơn doanh thu bạn đã khai: doanh thu có thể bị khai thiếu, và đó là vấn đề lớn hơn giá vốn hàng bán. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán để dựng lại, và kiểm tra thuế của IRS đối với doanh nghiệp nhỏ nếu đã nhận được thông báo.
• Công ty hoặc hợp danh của bạn chưa bao giờ theo dõi hàng tồn kho trong sổ sách: sổ sách ít nhất phải tách hàng hóa khỏi các chi tiêu khác để khai giá vốn hàng bán; xem bắt kịp sổ sách quá hạn.
• Các tờ khai trước đây ghi hàng tồn kho bằng không, hoặc khấu trừ hàng ngay khi mua, và bạn không chắc đó có khớp một phương pháp được phép hay không: xem điều chỉnh tờ khai hay Form 3115.
• Nhiều năm thu nhập kinh doanh chưa bao giờ được khai: xem chi phí cho các năm chưa nộp tờ khai và bắt kịp các tờ khai cá nhân chưa nộp.
• Form 1099-K cho thấy doanh thu gộp cao hơn nhiều so với lợi nhuận: xem doanh thu gộp trên sàn và giá vốn hàng bán.
• Bạn muốn ghi chi phí hàng ngay khi mua, hoặc giữ hàng như hàng tồn kho: xem hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ.
• Bạn đã có hàng trước khi bắt đầu kinh doanh, hoặc bán hàng không thường xuyên: xem hàng tồn kho đã có từ trước khi bắt đầu kinh doanh và bán lại hàng trên eBay: sở thích hay kinh doanh.
• Bạn cần xem Schedule C Part III từng dòng: xem giá vốn hàng bán trên Schedule C.
• Bạn nhận được thư của IRS về cuộc kiểm tra thuế: xem kiểm tra thuế của IRS đối với doanh nghiệp nhỏ.