Tự nộp Form 1120-S: chủ S corporation có thể bỏ qua CPA không?

Tôi có thể tự lập và ký Form 1120-S không, hay cần CPA?

Có. S corporation có thể tự lập Form 1120-S, và một cán bộ điều hành của công ty ký và ghi ngày. Hướng dẫn của IRS nêu tên các chức danh: chủ tịch, phó chủ tịch, thủ quỹ, phó thủ quỹ, giám đốc kế toán, hoặc một cán bộ điều hành khác được ủy quyền ký.

Quy tắc về người lập tờ khai có trả phí chỉ áp dụng cho người được trả tiền. Nếu nhân viên của công ty hoàn tất tờ khai, hoặc ai đó lập mà không thu phí, phần "Paid Preparer Use Only" để trống. Người được trả tiền để lập tờ khai phải ký, ghi mã số định danh người chuẩn bị thuế (PTIN) và đưa cho công ty một bản sao (IRS).

Lập các biểu mẫu là phần máy móc. Phần mềm không quyết định năm điều mà tờ khai phụ thuộc vào; mỗi điều được nói đến bên dưới:

1. Khoản chi trả cho chủ sở hữu. Tiền lương cho chủ sở hữu trực tiếp làm việc có hợp lý hay không.
2. Giá gốc tính thuế. Giá gốc cổ phần và khoản vay của từng cổ đông, quyết định các khoản phân phối có miễn thuế không và các khoản lỗ có được khấu trừ không.
3. Sổ sách. Bảng cân đối kế toán trên tờ khai có khớp với sổ sách không.
4. Bầu chọn. IRS có chấp nhận bầu chọn S không và bầu chọn đó còn hiệu lực không.
5. Tiểu bang. Tiểu bang có cần tờ khai riêng không.

Tờ khai không còn đơn giản khi đã chi trả các khoản phân phối nhưng chưa bao giờ chạy bảng lương, giá gốc tính thuế hoặc bảng cân đối kế toán không khớp, các năm trước được nộp theo cách khác hoặc không nộp, không tìm được thư chấp nhận của IRS, hoặc thu nhập đến từ nhiều tiểu bang. Các phần dưới đây xét từng điểm một, và phần cuối chỉ ra mỗi điểm dẫn đến đâu.

Hãy gom trước khi bắt đầu: sổ sách và sao kê ngân hàng của năm, báo cáo tiền lương, tờ khai năm ngoái, hồ sơ cổ phần và khoản vay của từng cổ đông (và mọi Form 7203 trước đó), EIN của công ty, và thư của IRS chấp nhận Form 2553.

Ngoài 1120-S, tôi còn nộp gì nữa: K-1, tờ khai tiền lương và tờ khai tiểu bang?

Ngoài 1120-S, công ty nộp Schedule K-1 cho mỗi cổ đông, tờ khai tiền lương nếu có trả lương, và tờ khai tiểu bang ở nơi tiểu bang yêu cầu.

Cán bộ điều hành công ty làm nhiều hơn các dịch vụ nhỏ và nhận hoặc được hưởng tiền công là nhân viên, và việc là cổ đông không thay đổi điều đó (IRS). Với chủ sở hữu trực tiếp làm việc, điều đó nghĩa là cần có tài khoản thuế lương, tờ khai thuế lương và Form W-2.

Bầu chọn S ở cấp liên bang không quyết định cách tiểu bang xử lý. Chẳng hạn, California nhìn chung yêu cầu S corporation được thành lập, đang kinh doanh hoặc đã đăng ký tại đó, hoặc có thu nhập có nguồn từ California, nộp Form 100S (California FTB), trong khi New York không tự động coi S corporation đã bầu chọn ở cấp liên bang là S corporation của New York trừ khi luật bắt buộc (Sở Thuế New York). Với các tiểu bang khác, xem thuế thu nhập doanh nghiệp ở các tiểu bang khác; với thuế tùy chọn ở cấp pháp nhân của tiểu bang, xem thuế pass-through entity theo tiểu bang.

Phần mềm thuế có lập được 1120-S không, và tôi có tự e-file được không?

Phần mềm thuế có thể lập Form 1120-S. Công ty e-file qua phần mềm doanh nghiệp được IRS chấp thuận hoặc qua một chuyên gia thuế là nhà cung cấp e-file được ủy quyền (IRS). IRS giữ danh sách nhà cung cấp e-file cho doanh nghiệp đã được chấp thuận.

E-file là tùy chọn với hầu hết S corporation. Nó trở thành bắt buộc khi công ty nộp 10 tờ khai trở lên thuộc bất kỳ loại nào trong năm dương lịch, tính cả tờ khai thuế thu nhập, thuế lương, thuế tiêu thụ đặc biệt và tờ khai thông tin (hướng dẫn của IRS). Tờ khai tiền lương hằng quý, tờ khai thất nghiệp hằng năm và Form W-2 hoặc 1099 đều được tính vào con số đó, nên S corporation có bảng lương có thể đạt đến mức này. Có thể xin miễn trừ do khó khăn. Dưới số lượng đó, công ty có thể nộp bằng giấy tại địa chỉ trong bảng "Where To File" của hướng dẫn.

Hai điểm cần kiểm tra trước khi gửi bất cứ thứ gì:

• Vẫn cần một cán bộ điều hành ký. Qua đơn vị khởi tạo tờ khai điện tử (electronic return originator), cán bộ điều hành có thể ký bằng mã PIN trên Form 8879-CORP. Khi nộp trực tuyến mà không có đơn vị khởi tạo, cán bộ điều hành ký Form 8453-CORP, được quét thành PDF và gửi cùng tờ khai (IRS: Form 8879-CORP; IRS: Form 8453-CORP). Cả hai biểu mẫu đều không gửi qua đường bưu điện cho IRS. Trên Form 8879-CORP, cán bộ điều hành khai, chịu trách nhiệm theo luật về khai man, rằng đã xem một bản sao tờ khai.
• Bắt buộc có EIN. Công ty e-file không được ghi "Applied for" thay cho EIN (hướng dẫn của IRS).

Form 1120-S đến hạn khi nào, và Form 7004 thêm được gì?

Form 1120-S đến hạn vào ngày 15 của tháng thứ 3 sau khi năm thuế kết thúc: ngày 15 tháng 3 với công ty dùng năm dương lịch. Nếu ngày đó là thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ, thì áp dụng ngày làm việc kế tiếp (hướng dẫn của IRS).

Form 7004 cho gia hạn nộp tự động sáu tháng, đưa công ty dùng năm dương lịch đến ngày 15 tháng 9. Phải nộp chậm nhất vào hạn thông thường, một lần cho mỗi tờ khai, và không cần chữ ký. Nó không gia hạn thời gian nộp bất kỳ khoản thuế nào đến hạn (IRS: hướng dẫn Form 7004).

Cách nộp, những gì gia hạn không bao gồm và nên nộp gì ngay bây giờ nằm trong gia hạn tờ khai doanh nghiệp khi sổ sách chưa sẵn sàng.

Phần mềm có kiểm tra mức lương S corporation của tôi có hợp lý không?

Không. Phần mềm nhìn chung dùng số tiền thù lao cán bộ điều hành mà bạn nhập; nó không quyết định số đó có hợp lý hay không. S corporation phải trả cho cổ đông kiêm nhân viên mức thù lao hợp lý cho dịch vụ trước khi chi các khoản phân phối không phải tiền lương, và IRS có thể xếp lại các khoản chi từ khoản phân phối, vốn không chịu thuế lương, thành tiền lương (IRS).

IRS cho biết điều then chốt là chủ sở hữu đã làm gì cho công ty, xét theo nguồn tổng doanh thu của công ty. Các yếu tố IRS liệt kê gồm nhiệm vụ, thời gian và công sức, đào tạo và kinh nghiệm, và mức mà các doanh nghiệp tương tự trả cho dịch vụ tương tự. Tòa án đã coi các khoản phân phối là tiền lương khi một chủ sở hữu làm việc trong công ty nhận khoản phân phối thay vì tiền lương (IRS).

Chi các khoản phân phối mà không có bảng lương là mô hình đứng sau rủi ro bị xếp lại đó, nên câu hỏi về tiền lương còn bỏ ngỏ trước khi lập tờ khai. Bản thân mức lương được nói đến trong lương của chủ sở hữu S corporation; nếu năm nay chưa chạy bảng lương, xem S corporation chưa bao giờ chạy bảng lương.

Ai theo dõi giá gốc cổ phần và khoản vay của tôi, và khi nào tôi nộp Form 7203?

Mỗi cổ đông tự theo dõi giá gốc cổ phần và khoản vay của mình; công ty không làm việc này. Giá gốc tính thuế, nói đại khái, là những gì chủ sở hữu đã bỏ vào (giá mua cổ phần, cộng các khoản vay chủ sở hữu cho công ty vay), tăng thêm theo phần thu nhập của chủ sở hữu và giảm đi theo các khoản lỗ và khoản phân phối. IRS cho biết việc theo dõi là trách nhiệm của cổ đông, và K-1 cho thấy số tiền của khoản phân phối không phải cổ tức, không cho thấy bao nhiêu trong đó chịu thuế (IRS).

Giá gốc quan trọng vì khoản phân phối không phải cổ tức (hầu hết khoản phân phối của S corporation) chỉ được miễn thuế trong phạm vi giá gốc cổ phần (giá gốc khoản vay không được tính cho khoản phân phối), và việc khấu trừ lỗ cũng cần giá gốc (IRS). Cổ đông nộp Form 7203 khi yêu cầu khoản khấu trừ cho phần của mình trong khoản lỗ tổng hợp, khi nhận khoản phân phối không phải cổ tức, khi chuyển nhượng cổ phần, hoặc khi nhận khoản hoàn trả khoản vay từ công ty (IRS: hướng dẫn Form 7203). IRS khuyên nên giữ biểu mẫu này cả trong những năm không bắt buộc.

Biểu mẫu mỗi năm bắt đầu từ giá gốc cuối kỳ của năm trước, nên thiếu một năm đầu làm mọi năm sau khó hơn. Để tính giá gốc từ sổ sách, xem giá gốc cổ phần của cổ đông S corporation; với khoản phân phối vượt giá gốc, xem khoản phân phối của S corporation vượt giá gốc.

Bảng cân đối kế toán (Schedule L) và Schedule M-2 có phải khớp với sổ sách của tôi không?

Bảng cân đối kế toán là Schedule L, và nó phải khớp với sổ sách và hồ sơ của công ty (hướng dẫn của IRS). Schedule M-1 đối chiếu thu nhập theo sổ sách với thu nhập tính thuế. Không bắt buộc hoàn tất Schedule L và M-1 khi công ty trả lời "Yes" cho câu hỏi trên Schedule B về tổng doanh thu và tổng tài sản, cả hai dưới $250.000 (câu hỏi 11 trên biểu mẫu năm 2025; hướng dẫn định nghĩa tổng doanh thu gồm nhiều hơn doanh số bán hàng). Biểu mẫu không nêu ngoại lệ nào cho Schedule M-2 (IRS: Form 1120-S).

Schedule M-2 phân tích tài khoản điều chỉnh tích lũy (accumulated adjustments account), một tài khoản của công ty, và các tài khoản liên quan. Hướng dẫn khuyên mọi S corporation nên duy trì tài khoản điều chỉnh tích lũy (hướng dẫn của IRS). Nó tách biệt với giá gốc cổ phần của từng cổ đông trên Form 7203.

Bảng cân đối kế toán không khớp, hoặc sổ sách không khớp với ngân hàng, cho thấy một vấn đề về sổ sách cần sửa trước khi lập tờ khai, không phải vấn đề của phần mềm. Xem bảng cân đối kế toán của S corporation không cân.

Sai sót hoặc nộp Form 1120-S trễ tốn bao nhiêu?

Form 1120-S nộp trễ có thể bị phạt theo từng cổ đông và từng tháng, dù không có thuế nào đến hạn.

Cấu trúc này lấy từ hướng dẫn Form 1120-S. Số tiền cho mỗi cổ đông được điều chỉnh theo lạm phát và ấn định theo năm mà tờ khai đến hạn; với năm trước đó, hãy dùng hướng dẫn của năm đó. Lý do chính đáng có thể miễn các khoản phạt. Hướng dẫn nói đừng đính kèm giải thích vào tờ khai; nếu nhận được thông báo, hãy gửi giải thích cho IRS lúc đó. Về việc xóa phạt, xem tiền phạt nộp trễ và nộp thuế trễ.

Thuế lương chưa nộp thêm một rủi ro cá nhân. Người chịu trách nhiệm (cán bộ điều hành, nhân viên, giám đốc hoặc cổ đông đều có thể là người chịu trách nhiệm) cố ý không thu hoặc không nộp thuế lương đã khấu trừ có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân theo 26 U.S.C. 6672 với mức toàn bộ thuế thu nhập khấu trừ chưa nộp và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên (IRS). IRS nhìn chung có 10 năm sau khi ấn định để thu (26 U.S.C. 6502). Xem lương của chủ sở hữu S corporation.

Sai sót cũng ảnh hưởng đến tờ khai của chính từng cổ đông. Cổ đông phải khai các mục K-1 giống cách công ty đã khai, hoặc nộp Form 8082 để đánh dấu điểm khác biệt, và yêu cầu công ty cấp K-1 đã sửa thay vì tự thay đổi bản sao (IRS: hướng dẫn K-1). Để sửa tờ khai đã nộp, xem sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp.

Làm sao biết bầu chọn S của tôi hợp lệ, và nếu Form 2553 chưa bao giờ được chấp nhận thì sao?

Công ty chỉ nộp Form 1120-S nếu đã bầu chọn tư cách S trên Form 2553, IRS đã chấp nhận bầu chọn, và bầu chọn còn hiệu lực (hướng dẫn của IRS). Hãy tìm thư chấp nhận của IRS.

Bốn điểm cần kiểm tra:

• Đủ điều kiện. Công ty trong nước chỉ có các cổ đông được phép (cá nhân, một số quỹ tín thác và di sản; không phải hợp danh, công ty hay người nước ngoài không cư trú), không quá 100 cổ đông, và một loại cổ phần (IRS).
• Chữ ký. Mọi cổ đông đều ký Form 2553. Vợ/chồng có quyền lợi theo chế độ tài sản chung đối với cổ phần hoặc thu nhập từ cổ phần cũng phải đồng ý (IRS: hướng dẫn Form 2553).
• Thời điểm. Biểu mẫu nộp đúng hạn nếu nộp vào bất kỳ lúc nào trong năm thuế trước năm bầu chọn có hiệu lực, hoặc không quá 2 tháng và 15 ngày sau khi bắt đầu năm bầu chọn có hiệu lực. Nếu IRS chưa trả lời trong vòng 2 tháng kể từ khi nộp, hướng dẫn nói nên theo dõi lại (IRS: hướng dẫn Form 2553).
• Còn hiệu lực. Bầu chọn còn hiệu lực cho đến khi chấm dứt. Nó chấm dứt tự động vào ngày công ty không còn đáp ứng các quy tắc về điều kiện, chẳng hạn khi một người nước ngoài không cư trú trở thành cổ đông hoặc xuất hiện loại cổ phần thứ hai, và chấm dứt nếu những người nắm giữ hơn một nửa số cổ phần hủy bỏ nó. Bầu chọn mới sau khi chấm dứt nhìn chung cần IRS đồng ý cho mọi năm trước năm thuế thứ năm sau năm thuế đầu tiên mà việc chấm dứt có hiệu lực (IRS: hướng dẫn Form 1120-S).

Thư chấp nhận bị mất có thể được cấp lại, và việc mất thư không ảnh hưởng đến bầu chọn đã được chấp nhận (Rev. Proc. 2022-19). Nếu IRS không có bầu chọn nào trong hồ sơ, công ty có thể không phải là S corporation trong những năm đang xét. Form 2553 nộp cùng Form 1120-S nhìn chung là bầu chọn trễ (IRS: hướng dẫn Form 1120-S). Việc xóa phạt cho bầu chọn trễ tùy vào hoàn cảnh cụ thể, như có lý do chính đáng và công ty cùng mọi cổ đông có khai thu nhập như thể bầu chọn đã có hiệu lực hay không, và nhìn chung phải được yêu cầu trong vòng 3 năm và 75 ngày kể từ ngày có hiệu lực dự định (IRS: xóa phạt khi bầu chọn trễ). Nó chỉ áp dụng cho bầu chọn vốn đã hợp lệ. Yêu cầu phải kèm mọi sự đồng ý cần thiết của cổ đông, và sự đồng ý còn thiếu có thể sửa được theo thủ tục phù hợp với hồ sơ nộp (hướng dẫn Form 2553; Rev. Proc. 2022-19). Cổ đông không đủ điều kiện làm bầu chọn không hợp lệ cho năm đó, dù một số khiếm khuyết vô ý có thể được xóa phạt theo section 1362(f) (IRS). Xem xóa phạt khi bầu chọn S corporation trễ.

Tôi có việc làm hưởng lương W-2 và kinh doanh phụ bằng S corporation: điều gì làm tờ khai tự lập dễ hơn hoặc khó hơn?

Việc làm W-2 ở nơi khác không thay đổi những gì S corporation phải nộp. Phép thử của IRS xét các dịch vụ cổ đông thực hiện cho S corporation và những gì cổ đông nhận từ công ty; các trang của IRS ở trên không nêu ngoại lệ nào cho cổ đông có việc làm khác. Có nên giữ S corporation hay không là câu hỏi riêng, được nói đến trong có nên bầu chọn tư cách S corporation.

Bảng cho thấy phần việc nào nhẹ hơn hoặc nặng hơn. Nó không quyết định tờ khai có đúng hay không.

Về chi phí cho tờ khai và sổ sách hằng năm, xem chi phí kế toán cho S corporation.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa. Mọi số liệu đều tính bằng đô la Hoa Kỳ. Các số liệu tiền lương là số giả định, không phải mốc tham chiếu cho mức lương hợp lý.

Một công việc kinh doanh phụ không có bảng lương

Một nhà thiết kế kiếm US$90.000 từ việc làm hưởng lương W-2 và sở hữu một S corporation kiếm được US$40.000, toàn bộ được chi dưới dạng khoản phân phối mà không có bảng lương. Phần mềm sẽ tạo ra tờ khai từ những con số đó. Nhưng US$40.000 khoản phân phối cho một chủ sở hữu trực tiếp làm việc mà không có tiền lương chính là mô hình mà IRS nói có thể xếp lại thành tiền lương. Câu hỏi về tiền lương còn bỏ ngỏ cho đến khi được giải quyết, và nó ảnh hưởng đến tờ khai.

Một tờ khai đơn giản với ba điểm cần khớp

Một nhà tư vấn là cổ đông duy nhất; công ty chưa bao giờ là C corporation và không có khoản vay của cổ đông. Công ty có US$150.000 thu nhập trước khoản chi trả cho chủ sở hữu, trả cho nhà tư vấn US$60.000 tiền lương, và phân phối US$50.000. Thu nhập kinh doanh thông thường sau tiền lương khoảng US$90.000, chưa tính thuế lương. Giả sử nhà tư vấn bắt đầu năm với US$10.000 giá gốc cổ phần đã điều chỉnh (số tiền đã trả cho cổ phần) và không có điều chỉnh giá gốc nào khác, nên giá gốc cổ phần cuối kỳ khoảng US$50.000 (US$10.000 cộng US$90.000 trừ US$50.000). Vì nhà tư vấn nhận khoản phân phối không phải cổ tức, Form 7203 được nộp cùng tờ khai riêng của nhà tư vấn. Tờ khai chỉ đơn giản nếu bảng lương được chạy, Schedule L khớp với sổ sách, và giá gốc được chuyển tiếp từ năm đầu tiên.

Tờ khai nộp trễ với hai cổ đông

Một S corporation có hai cổ đông nộp tờ khai đến hạn năm 2026 trễ bốn tháng. Với mức liên bang US$255 cho mỗi cổ đông mỗi tháng đối với tờ khai đến hạn năm 2026, tiền phạt là 2 cổ đông x 4 tháng x US$255, tức US$2.040, trước tiền lãi và mọi khoản phạt tính trên thuế. Số đếm theo cổ đông và theo tháng, nên thêm một cổ đông sẽ làm tăng mức phạt.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Công ty đã chi các khoản phân phối nhưng chưa bao giờ chạy bảng lương: tiền lương và hồ sơ thuế lương phải đến trước. Xem S corporation chưa bao giờ chạy bảng lương và lương của chủ sở hữu S corporation. Nếu bảng lương bị thiếu trong sổ sách, dịch vụ ghi sổ kế toán đến trước; dịch vụ thuế doanh nghiệp theo sau nếu tờ khai bị ảnh hưởng.
• Giá gốc tính thuế hoặc bảng cân đối kế toán không khớp: xem bảng cân đối kế toán của S corporation không cân, giá gốc cổ phần của cổ đông S corporation và khoản phân phối vượt giá gốc. Sổ sách không khớp với ngân hàng là vấn đề ghi sổ kế toán cần giải quyết trước khi lập tờ khai; giá gốc vẫn không đối chiếu được là câu hỏi cho dịch vụ thuế doanh nghiệp.
• Các năm trước được nộp trên Schedule C hoặc không nộp: xem S corporation khai trên Schedule C và bắt kịp các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp. Các năm bị thiếu cần bắt kịp sổ sách và dịch vụ thuế doanh nghiệp để xác định tờ khai nào cần sửa.
• Không tìm được thư bầu chọn: xem xóa phạt khi bầu chọn S corporation trễ. Những năm nào bị ảnh hưởng là câu hỏi cho dịch vụ thuế doanh nghiệp.
• Thu nhập đến từ nhiều tiểu bang: xem thuế thu nhập doanh nghiệp ở các tiểu bang khác và thuế pass-through entity theo tiểu bang, kèm dịch vụ thuế doanh nghiệp nếu có hơn một tiểu bang cần tờ khai.
• Một cổ đông sống ở nước ngoài hoặc không phải công dân Hoa Kỳ: người nước ngoài không cư trú không thể là cổ đông, nên tình trạng cư trú Hoa Kỳ của mỗi chủ sở hữu rất quan trọng. Xem chủ sở hữu S corporation Hoa Kỳ sống ở Canada và hãy nhờ dịch vụ thuế xuyên biên giới trước khi lập tờ khai.
• Tờ khai đã trễ hoặc đã nộp sai: xem tiền phạt nộp trễ và nộp thuế trễ và sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp, kèm dịch vụ thuế doanh nghiệp nếu đã nhận được thông báo.