Chi phí kinh doanh tại Canada: CRA cho phép khấu trừ khoản nào

Khoản chi này có phải chi phí kinh doanh được khấu trừ tại Canada không?

Một khoản chi chỉ được khấu trừ khi đạt bốn tiêu chí trong Income Tax Act: được chi để tạo thu nhập từ hoạt động kinh doanh, không phải chi phí vốn, không phải chi tiêu cá nhân hay sinh hoạt, và số tiền hợp lý trong hoàn cảnh đó (section 67). Tóm tắt của CRA: bạn có thể khấu trừ mọi chi phí hiện hành hợp lý phát sinh để tạo thu nhập, và chỉ phần dành cho kinh doanh của khoản chi.

Trường hợp sẽ không đơn giản nếu: công ty trả các khoản chi mang lại lợi ích cho chủ sở hữu, có nhiều khoản chi lẫn lộn giữa dùng cá nhân và kinh doanh, có chi nghiên cứu có thể thuộc SR&ED, hoặc CRA đã đặt câu hỏi về các khoản chi đó. Hãy giữ biên lai, ghi chú mục đích kinh doanh của từng khoản, tên người tham dự bữa ăn và sự kiện, nhật ký sử dụng cho mọi thứ bạn cũng dùng cá nhân, và lưu giữ trong sáu năm tính từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan (CRA).

Trang này nêu các quy tắc liên bang. Doanh nghiệp tại Quebec còn nộp tờ khai Quebec cho Revenu Québec, quy tắc có thể khác; hãy kiểm tra riêng.

Tôi có được khấu trừ toàn bộ khoản chi trong năm nay không, hay đó là chi phí vốn?

Khoản chi mang lại lợi ích lâu dài là chi phí vốn và không được khấu trừ toàn bộ trong năm trả tiền (section 18(1)(b)). Khoản chi lặp lại sau một thời gian ngắn là chi phí hiện hành và được khấu trừ trong năm đó.

CRA xem xét nhiều điểm, gồm lợi ích có kéo dài không, khoản chi chỉ khôi phục tài sản hay nâng nó vượt tình trạng ban đầu, nó thay một bộ phận hay một tài sản riêng, và khoản chi lớn đến đâu so với giá trị tài sản. Không điểm nào quyết định riêng lẻ. Thiết bị, máy tính, đồ nội thất và máy ảnh thường là chi phí vốn và được khấu trừ trong nhiều năm qua khấu hao theo quy định của CRA (capital cost allowance).

Tôi được khấu trừ bao nhiêu trên hóa đơn bữa ăn, cà phê hoặc giải trí?

Doanh nghiệp thường khấu trừ 50% của số nhỏ hơn giữa số tiền đã trả và số tiền hợp lý cho thức ăn, đồ uống và giải trí (section 67.1). Giới hạn này gồm bữa ăn và cà phê với khách hàng, bữa ăn của chính bạn khi đi công tác hoặc dự hội nghị, và giải trí như vé, phòng riêng, phí vào cửa và tiền boa (CRA; IT-518R, đã lưu trữ). Bữa ăn bạn ăn một mình trong ngày làm việc bình thường nhìn chung là chi phí cá nhân, không phải chi phí kinh doanh (section 18(1)(h)).

Được khấu trừ toàn bộ chi phí khi:

• Doanh nghiệp bán thức ăn, đồ uống hoặc giải trí cho khách trong hoạt động thông thường, như nhà hàng.
• Bữa ăn được tính cho khách hàng với số tiền hợp lý, ghi rõ bằng văn bản; khi đó khách hàng mới là bên bị giới hạn.
• Sự kiện là buổi gây quỹ chủ yếu cho tổ chức từ thiện đã đăng ký.
• Thức ăn hoặc giải trí thuộc một trong tối đa sáu sự kiện đặc biệt trong năm dương lịch, nhìn chung mở cho mọi nhân viên tại một địa điểm kinh doanh. Buổi tiệc chỉ dành cho chủ sở hữu, quản lý hoặc một số nhân viên được chọn thì không đủ điều kiện.
• Bữa ăn là lợi ích chịu thuế được tính vào thu nhập của nhân viên.
• Thức ăn hoặc đồ uống dành cho nhân viên tại địa điểm làm việc xa cách ít nhất 30 kilômét so với bất kỳ khu dân cư nào từ 40.000 dân trở lên, hoặc tại trại công trường xây dựng nơi họ ở, và không dành cho hội nghị.

Thức ăn và đồ uống của tài xế xe tải đường dài trong thời gian đi đường đủ điều kiện được khấu trừ ở mức 80% (CRA). Bữa ăn đã gồm trong vé máy bay, tàu hoặc xe buýt không bị giới hạn; thức ăn mua riêng trong chuyến đi thì bị giới hạn (section 67.1(4)). Với bữa ăn bạn tự trả và muốn được hoàn lại, xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.

Quà tặng khách hàng có được khấu trừ thuế tại Canada không?

Quà tặng khách hàng được khấu trừ khi được tặng để tạo thu nhập kinh doanh và số tiền hợp lý (section 18 và 67). Đạo luật không đặt mức trần cố định cho mỗi món quà. Quà là thức ăn, đồ uống hoặc giải trí, như rượu, vé sự kiện hoặc phiếu quà tặng nhà hàng, thuộc giới hạn bữa ăn 50% (IT-518R, đã lưu trữ). Hãy ghi chú ai nhận từng món quà và vì sao.

Tôi có được khấu trừ thẻ quà tặng và quà cho nhân viên không?

Có. Người sử dụng lao động khấu trừ quà tặng nhân viên như tiền lương và các phúc lợi khác (CRA T4002). Vấn đề là nhân viên có bị đánh thuế trên món quà hay không.

Theo chính sách của CRA, quà tặng và giải thưởng không phải tiền mặt không bị đánh thuế đối với nhân viên có quan hệ độc lập (arm's length) đến tổng giá trị thị trường hợp lý $500 mỗi năm, đã gồm thuế; chỉ phần vượt mức mới bị đánh thuế. Chính sách này áp dụng cho quà nhân dịp đặc biệt, như ngày lễ hoặc đám cưới, và giải thưởng cho thành tích như phục vụ xuất sắc; mọi thứ tặng vì kết quả công việc, như đạt chỉ tiêu bán hàng, là phần thưởng và bị đánh thuế toàn bộ. Giải thưởng thâm niên có giới hạn riêng. Quà bằng tiền mặt và gần như tiền mặt luôn bị đánh thuế và phải đi qua bảng lương. Thẻ quà tặng là gần như tiền mặt, trừ khi chỉ dùng được ở một nhà bán lẻ hoặc một nhóm nhà bán lẻ nêu tên, không đổi được thành tiền mặt, và người sử dụng lao động giữ nhật ký về thẻ. Chính sách này không áp dụng cho người thân, cổ đông hay nhân viên khác không có quan hệ độc lập (non-arm's length).

Tài trợ là chi phí quảng cáo hay khoản quyên góp?

Khoản chi trở thành tài trợ khi doanh nghiệp nhận được nhiều hơn một lời cảm ơn đơn thuần, như logo của mình trên áo đấu, biển hiệu hoặc tài liệu sự kiện. Tổ chức từ thiện nhìn chung không thể cấp biên lai quyên góp cho khoản này, nhưng doanh nghiệp có thể tính chi phí tài trợ hợp lý vào quảng cáo nếu khoản chi được thực hiện để tạo thu nhập (CRA về tài trợ).

Quảng cáo nhắm chủ yếu vào thị trường Canada và do đài phát sóng nước ngoài phát không được khấu trừ (section 19.1). Quảng cáo nhắm vào Canada trên báo nước ngoài hoặc một số tạp chí có giới hạn về nội dung Canada (section 19; section 19.01); quảng cáo trên trang web nước ngoài thì không bị giới hạn (CRA).

Công ty của tôi có được tính chi phí cho huấn luyện viên kinh doanh, khóa học hoặc đào tạo không?

Đào tạo duy trì, cập nhật hoặc nâng cao kỹ năng doanh nghiệp đã có là chi phí hiện hành. Đào tạo mang lại kỹ năng hoặc bằng cấp mới, hoặc được tính cho bằng cử nhân, bằng cấp hay chứng chỉ nghề nghiệp, là chi phí vốn và không được khấu trừ như chi phí hiện hành. Khóa học mà tổ chức nghề nghiệp yêu cầu hoặc khuyến nghị nhìn chung là chi phí hiện hành (IT-357R2, đã lưu trữ).

CRA đã lưu trữ IT-357R2 và không còn cập nhật, nên văn bản này có thể không phản ánh quan điểm hiện tại của CRA. Huấn luyện kinh doanh theo tiêu chí chung: chi phí để vận hành và phát triển doanh nghiệp hiện có được khấu trừ nếu hợp lý; huấn luyện chủ yếu mang tính cá nhân thì không. Công ty nhìn chung được khấu trừ chi phí đào tạo trả cho nhân viên, nhưng nhân viên có lợi ích chịu thuế khi khóa đào tạo chủ yếu mang lại lợi ích cho họ chứ không phải cho doanh nghiệp.

Chơi golf, phí hội viên câu lạc bộ và hội nghị có được khấu trừ không?

Không được khấu trừ chi phí sử dụng sân golf hoặc cơ sở golf, du thuyền, trại hoặc nhà nghỉ, cũng như phí hội viên và phí gia nhập của bất kỳ câu lạc bộ nào có mục đích chính là ăn uống, giải trí hoặc thể thao (section 18(1)(l)). Ngoại lệ duy nhất là việc sử dụng và bảo dưỡng du thuyền, trại, nhà nghỉ hoặc sân golf mà chính doanh nghiệp cho thuê trong hoạt động thông thường; ngoại lệ này không áp dụng cho phí hội viên. Phí chơi golf và bữa ăn kèm vòng golf cũng không được khấu trừ. Bữa ăn kinh doanh thực sự tại câu lạc bộ, không gắn với golf hay giải trí, không bị cấm, nhưng giới hạn bữa ăn vẫn áp dụng (IT-148R3, đã lưu trữ). Doanh nghiệp trả phí hội viên câu lạc bộ cho nhân viên vẫn không được khấu trừ, và nhân viên nhìn chung bị đánh thuế trên khoản đó, trừ khi tư cách hội viên chủ yếu mang lại lợi ích cho người sử dụng lao động.

Phí hội viên hằng năm của hiệp hội ngành nghề hoặc thương mại, và phí đặt mua ấn phẩm, được khấu trừ (CRA dòng 8760).

Doanh nghiệp được khấu trừ chi phí dự tối đa hai hội nghị mỗi năm do tổ chức kinh doanh hoặc nghề nghiệp tổ chức, tại địa điểm phù hợp với phạm vi hoạt động của tổ chức đó (section 20(10)). Nếu phí không tách riêng phần thức ăn và giải trí, $50 cho mỗi ngày có bữa ăn được coi là thức ăn và giải trí và bị giới hạn như bữa ăn. CRA cho biết giới hạn về địa điểm có thể không áp dụng khi một tổ chức từ nước khác tài trợ hội nghị liên quan đến hoạt động kinh doanh của bạn (CRA).

Tôi có được khấu trừ những thứ tôi cũng dùng cá nhân, hoặc dùng khi quay video không?

Chỉ phần dành cho kinh doanh được khấu trừ; phần cá nhân thì không bao giờ (section 18(1)(h); CRA). Hãy chia điện thoại, gói internet hoặc thiết bị theo một thước đo hợp lý về mức dùng cho kinh doanh, và giữ hồ sơ chứng minh cách chia.

Món đồ chỉ dùng cho kinh doanh, như đạo cụ hoặc trang phục dùng cho nội dung có thu phí, là chi phí kinh doanh. Quần áo hằng ngày, đồ chăm sóc cá nhân và thiết bị bạn cũng dùng trong đời sống riêng rất khó tách khỏi việc dùng cá nhân, và CRA có thể coi đó là chi tiêu cá nhân dù chúng xuất hiện trên video. Món đồ đắt tiền và bền lâu, như máy ảnh hay bộ đèn, là chi phí vốn. Với chi phí văn phòng tại nhà và xe, xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân và mua xe qua doanh nghiệp.

Tiền lãi của khoản vay kinh doanh, hạn mức tín dụng hoặc thẻ tín dụng có được khấu trừ không?

Tiền lãi được khấu trừ khi số tiền vay được dùng để tạo thu nhập kinh doanh hoặc mua tài sản cho kinh doanh (section 20(1)(c)). Điều quyết định là số tiền đó được dùng vào việc gì, không phải loại khoản vay. Khi hạn mức tín dụng hoặc thẻ lẫn lộn chi tiêu cá nhân và kinh doanh, chỉ tiền lãi của phần kinh doanh đủ điều kiện. Tiền lãi trên khoản vay cho mục đích cá nhân hoặc để trả thuế thu nhập quá hạn không được khấu trừ (CRA dòng 8710).

Tiền lãi trên khoản vay mua xe chở khách và đất trống có giới hạn riêng (CRA dòng 8710). Với tiền vay để đầu tư hoặc mua nhà cho thuê, xem khấu trừ tiền lãi cho đầu tư và nhà cho thuê.

Công ty của tôi có khấu trừ được chi phí nghiên cứu mà không khai SR&ED không?

Nhìn chung là có, theo các quy tắc thông thường. Nếu biểu mẫu SR&ED không được nộp đúng hạn, tức là 12 tháng sau hạn nộp tờ khai, khoản chi bị coi là không thuộc SR&ED (section 37(11) và (12)). Khi đó CRA phân loại khoản chi theo Đạo luật mà không áp dụng quy tắc SR&ED và không phát sinh tín thuế đầu tư (chính sách của CRA). Chi phí hiện hành như tiền lương và vật tư theo các tiêu chí trên trang này; thiết bị vốn được tính vào khấu hao theo quy định của CRA (capital cost allowance) (chính sách chi phí vốn của CRA). Bỏ qua SR&ED là từ bỏ khoản tín thuế, và lỡ hạn thì không thể sửa sau. Để cân nhắc có nên khai hay không, xem khai SR&ED trên tờ khai thuế công ty.

Các quy tắc này có áp dụng như nhau bên trong công ty không?

Có. Section 18, 67 và 67.1 áp dụng cho thu nhập từ mọi hoạt động kinh doanh, nên tờ khai T2 của công ty chịu cùng các tiêu chí như Form T2125 của chủ doanh nghiệp một chủ hay báo cáo của hợp danh. Khác biệt nằm ở chỗ khoản chi cá nhân được xử lý ra sao. Khi công ty trả khoản chi cá nhân của chủ sở hữu, công ty không được khấu trừ và chủ sở hữu có thể phải tính lợi ích đó vào thu nhập (section 15(1)). Vì vậy, các khoản chi lẫn lộn giữa dùng cá nhân và kinh doanh trong công ty gây rủi ro cả hai phía; xem khoản vay của cổ đông.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và dùng đô la Canada.

Hai khóa học của một nhà thiết kế

Một nhà thiết kế đồ họa là chủ doanh nghiệp một chủ ở Ontario trả C$2.000 cho khóa học về tính năng mới của phần mềm thiết kế cô đang dùng. Khóa học nâng cao kỹ năng hiện có, nên nhìn chung là chi phí hiện hành. Văn bằng C$20.000 cho một nghề mới mang lại cho cô bằng cấp mới; đó là chi phí vốn và không được khấu trừ như chi phí hiện hành.

Tiệc và bữa tối với khách hàng của một quán cà phê

Một công ty quán cà phê ở Manitoba tổ chức tiệc ngày lễ C$1.500 mở cho toàn bộ nhân viên. Đây là một trong sáu sự kiện của năm, nên nhìn chung được khấu trừ toàn bộ C$1.500 nếu hợp lý. Bữa tối C$600 với khách hàng bị giới hạn ở C$300.

Tài trợ và câu lạc bộ golf của một nhà môi giới bất động sản

Công ty của một nhà môi giới bất động sản ở BC trả C$1.000 để tài trợ một đội thanh thiếu niên có logo trên áo đấu. Đội không thể cấp biên lai quyên góp, nhưng một khoản hợp lý nhìn chung được khấu trừ như quảng cáo. Phí hội viên câu lạc bộ golf C$5.000 hoàn toàn không được khấu trừ, và nếu tư cách hội viên chủ yếu mang lại lợi ích cá nhân cho nhà môi giới thì còn có thể là lợi ích chịu thuế đối với người đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Công ty của bạn trả các khoản chi có lợi cho bạn hoặc gia đình: xem khoản vay của cổ đông và trả lương cho người nhà, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để tách chi tiêu cá nhân khỏi chi phí kinh doanh.
• Bạn đã trả chi phí kinh doanh bằng tiền cá nhân, hoặc làm việc tại nhà: xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.
• Khoản chi là xe hoặc thiết bị: xem mua xe qua doanh nghiệp và khấu hao theo quy định của CRA (capital cost allowance).
• Bạn chi tiêu trước lần bán đầu tiên, hoặc doanh nghiệp bị lỗ: xem khoản lỗ kinh doanh.
• Bạn muốn được hoàn GST/HST trên các khoản chi này: xem tờ khai GST/HST và tín thuế đầu vào.
• Công ty của bạn chi nhiều cho nghiên cứu: xem khai SR&ED trên tờ khai thuế công ty trước khi qua hạn.
• CRA yêu cầu bạn chứng minh các khoản chi: xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để sắp xếp hồ sơ.