Hệ thống tài khoản kế toán khớp Schedule C và Form 1120-S

Hệ thống tài khoản kế toán là gì, và IRS có bắt buộc phải có không?

Hệ thống tài khoản kế toán là danh sách các tài khoản mà sổ sách của bạn ghi vào: thu nhập, chi phí, tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. IRS không yêu cầu danh sách hay hệ thống cụ thể nào. Bạn có thể chọn bất kỳ cách lưu giữ hồ sơ nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí (hướng dẫn lưu giữ hồ sơ của IRS). Nếu bạn dùng hệ thống trên máy tính, hãy giữ bản mô tả đầy đủ về hệ thống đó. Publication 583 nêu rằng bản mô tả này phải cho thấy, trong số các mục khác, hệ thống tài khoản kế toán và mô tả chi tiết từng tài khoản.

Điều tờ khai cố định là các dòng của nó. Hãy lập các tài khoản chi phí sao cho cộng dồn được vào những dòng đó. Tên và số tài khoản do bạn chọn; dòng mà mỗi tài khoản đổ vào thì không. Phần mềm kế toán thường gọi tài khoản là "category" (danh mục); trang này dùng từ tài khoản cho cả hai. Các bảng bên dưới dùng được làm danh sách khởi đầu: hãy chép cột tài khoản, rồi thêm tài khoản con.

Các dòng trên tờ khai phụ thuộc vào cách doanh nghiệp bị đánh thuế. Chủ doanh nghiệp một chủ, và LLC một thành viên chưa bầu chọn chịu thuế như công ty, khai trên Schedule C (hướng dẫn Schedule C). S corporation khai trên Form 1120-S (IRS). Trang này đối chiếu cả hai.

Trường hợp của bạn không đơn giản nếu:

• doanh nghiệp có từ hai chủ sở hữu trở lên: LLC có từ hai thành viên trở lên mặc định là hợp danh và nộp tờ khai hợp danh, không phải Schedule C (IRS). Vợ chồng có thể là trường hợp ngoại lệ: ngoài LLC, nếu vợ chồng là chủ sở hữu duy nhất, cả hai cùng tham gia điều hành thực chất và khai chung, họ có thể bầu chọn tư cách qualified joint venture và mỗi người nộp một Schedule C (hướng dẫn Schedule C); IRS cũng chấp nhận coi pháp nhân do vợ chồng sở hữu như tài sản chung là hợp danh hoặc pháp nhân bị bỏ qua về thuế (Rev. Proc. 2002-69). Hãy kiểm tra tờ khai nào đã được nộp. Xem tài khoản vốn chủ sở hữu của LLC và LLC của vợ chồng và gia đình;
• chủ sở hữu LLC một thành viên là người nước ngoài: LLC bị bỏ qua về thuế thu nhập nhưng được coi là công ty khi nộp Form 5472, và có thể phải nộp biểu mẫu này (hướng dẫn Form 5472); xem nộp tờ khai cho LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu;
• bạn sở hữu nhiều hơn một doanh nghiệp: Publication 583 yêu cầu giữ bộ hồ sơ đầy đủ và riêng cho từng doanh nghiệp;
• bạn sản xuất hoặc bán lại hàng hóa: giá vốn hàng bán có phần riêng trong Schedule C, được trình bày ở giá vốn hàng bán;
• doanh nghiệp vừa bầu chọn S: lựa chọn này có ngày hiệu lực. Sổ sách trước ngày đó dùng cho tờ khai cũ (thường là Schedule C với doanh nghiệp một chủ), còn sổ sách từ ngày đó dùng cho Form 1120-S. Form 2553 nói chung phải nộp trong vòng 2 tháng và 15 ngày kể từ đầu năm thuế mà lựa chọn bắt đầu có hiệu lực (hướng dẫn); xem sổ sách sau khi bầu chọn S corporation;
• các danh mục của bạn đã nhiều hơn số dòng trên tờ khai, người chuẩn bị thuế phải xếp lại chúng mỗi năm, bạn vừa chuyển từ Schedule C sang S corporation nên tài khoản cũ không còn phù hợp, hoặc bảng cân đối kế toán của S corporation không khớp với Schedule L: danh sách tài khoản và các bút toán cần sửa mã trước khi nộp tờ khai nên được giải quyết với dịch vụ ghi sổ.

Hãy chuẩn bị tờ khai gần nhất (Schedule C, hoặc Form 1120-S kèm các bản kê đính kèm), danh sách tài khoản hiện tại và báo cáo kết quả kinh doanh theo tài khoản của cả năm. S corporation còn cần bảng cân đối kế toán cuối năm.

Hệ thống tài khoản kế toán có giống sổ cái không?

Không. Hệ thống tài khoản kế toán là danh sách. Sổ cái chứa mọi bút toán đã ghi vào các tài khoản đó. Publication 583 mô tả sổ cái là cuốn sổ ghi tổng số từ các sổ nhật ký, sắp xếp theo tài khoản. Khi bạn đổi danh sách, mọi báo cáo lập từ sổ cái cũng đổi theo.

Doanh nghiệp nào cũng cần những tài khoản nào?

Năm nhóm: thu nhập, chi phí, tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Publication 583 mô tả sổ kép như sau: tài khoản thu nhập và chi phí được kết chuyển vào cuối mỗi năm thuế, còn tài khoản tài sản, nợ phải trả và giá trị ròng vẫn mở.

Hãy ghi hàng trả lại và hoàn tiền vào một tài khoản thu nhập riêng. Schedule C dòng 2 và Form 1120-S dòng 1b tách chúng khỏi tổng doanh thu (hướng dẫn Schedule C; hướng dẫn Form 1120-S).

Thuế bán hàng đánh vào người mua, mà bạn thu rồi nộp lại cho tiểu bang, không phải là thu nhập và cũng không phải chi phí được khấu trừ (hướng dẫn Schedule C), nên hãy cho nó một tài khoản nợ phải trả. Xem ghi nhận thuế bán hàng và, với các khoản tiền về đã trừ phí, xem đối chiếu doanh thu và tiền được chi trả.

Ngoài hàng tồn kho, các tài khoản bảng cân đối kế toán của chủ doanh nghiệp một chủ không xuất hiện trên Schedule C. Chúng vẫn quan trọng, vì khoản vay, thiết bị và khoản rút tiền của chủ sở hữu là những mục phải nằm ngoài chi phí.

Mỗi tài khoản chi phí đổ vào dòng nào của Schedule C?

Hãy tạo một tài khoản chi phí cho mỗi dòng Schedule C mà bạn dùng, đặt tên theo dòng đó, để một báo cáo kết quả kinh doanh theo tài khoản đọc thẳng sang biểu mẫu. Các dòng bên dưới lấy từ bản nháp phát hành sớm của IRS cho Schedule C và hướng dẫn kèm theo; bản nháp có thể thay đổi trước khi biểu mẫu chính thức ra mắt, nên hãy đối chiếu lại với biểu mẫu chính thức. Bản nháp tách tiền lãi thành ba dòng. Với tờ khai của năm trước, tiền lãi có hai dòng (thế chấp và khác): hãy dùng biểu mẫu của năm đó.

Hàng hóa bạn sản xuất hoặc bán lại được tính giá vốn ở Part III của Schedule C, không phải trong các tài khoản này. Xem giá vốn hàng bán.

Chi phí không có dòng riêng trên Schedule C thì ghi ở đâu?

Nó ghi ở Part V, Other expenses (chi phí khác), phần cuối của Schedule C. Hướng dẫn yêu cầu liệt kê riêng loại và số tiền của từng chi phí, rồi ghi tổng vào dòng 48 và 27b (hướng dẫn). Hãy lập một tài khoản cho mỗi loại, tất cả nằm dưới một tài khoản mẹ tên là Other expenses.

Hướng dẫn nêu tên một số loại chi phí thuộc phần này:

• phân bổ dần chi phí (amortization);
• nợ khó đòi đã tính vào thu nhập và chắc chắn không thu hồi được;
• chi phí khởi sự kinh doanh, có quy tắc khấu trừ và phân bổ dần riêng;
• công cụ công nghệ và phần mềm, như các dịch vụ đăng ký dùng để quản lý doanh nghiệp, trừ khi phần mềm phải được khấu hao hoặc phân bổ dần;
• các khoản mua nhỏ mà bạn chọn khấu trừ theo quy tắc an toàn de minimis, mà hướng dẫn yêu cầu chỉ khấu trừ ở Part V (hướng dẫn); xem ghi vào chi phí hay vốn hóa các khoản mua nhỏ.

Phí ngân hàng là một ví dụ phổ biến khác: biểu mẫu không có dòng cho khoản này, và Publication 334 liệt kê nó trong các chi phí kinh doanh khác được khấu trừ, nên nó được liệt kê ở đây theo loại.

Đừng lập một tài khoản duy nhất tên Miscellaneous (linh tinh). Part V yêu cầu từng loại, nên số dư Miscellaneous lớn nghĩa là người chuẩn bị thuế phải mở từng giao dịch trong đó. Khoản nào có dòng riêng thì thuộc dòng đó, không thuộc Part V.

Danh sách của Form 1120-S khác Schedule C thế nào?

Form 1120-S tách tiền lương cán bộ điều hành khỏi tiền lương nhân viên, có ít dòng chi phí được nêu tên hơn, và đưa mọi khoản còn lại vào dòng 20 kèm một bản kê đính kèm. Ba điểm khác biệt quyết định danh sách tài khoản:

• Thù lao cán bộ điều hành ở dòng 7, tiền lương khác ở dòng 8. Hãy giữ hai tài khoản.
• Bảo hiểm, phí pháp lý và chuyên môn, vật tư, đi lại, bữa ăn và tiện ích không có dòng riêng. Hướng dẫn liệt kê chúng làm ví dụ của các khoản khấu trừ ở dòng 20, nên mỗi loại có tài khoản riêng dưới Other deductions (hướng dẫn).
• Một số mục hoàn toàn không nằm trong các dòng 7 đến 20: chi phí cho thuê, khoản khấu trừ gắn với thu nhập danh mục đầu tư, chi phí không được khấu trừ, và các mục mà cổ đông tự tính riêng, như đóng góp từ thiện. Hãy cho mỗi mục một tài khoản riêng để chúng không lẫn vào các dòng thông thường (hướng dẫn).

Ở các dòng phúc lợi, quyền sở hữu tính cả cổ phần được coi là do bạn sở hữu theo section 318 (ví dụ cổ phần của thành viên gia đình). Điều kiện sở hữu trên 2% xét cổ phần đang lưu hành hoặc tổng quyền biểu quyết vào bất kỳ ngày nào trong năm thuế (hướng dẫn).

Dòng 15 và 19 (khấu hao tài nguyên, khoản khấu trừ cho tòa nhà thương mại tiết kiệm năng lượng) chỉ cần tài khoản nếu bạn dùng đến. Số dòng nêu trên giống với bản nháp phát hành sớm của biểu mẫu cho năm thuế này; bản nháp có thể thay đổi trước khi có biểu mẫu chính thức.

Công ty có tổng doanh thu từ $500.000 trở lên và khấu trừ tiền lương của cán bộ điều hành còn phải nộp kèm Form 1125-E, bảng kê tiền lương của từng cán bộ điều hành. Tổng doanh thu (total receipts) rộng hơn doanh thu bán hàng (hướng dẫn). Nếu công ty sản xuất hoặc bán lại hàng hóa, giá vốn hàng bán được khai trên Form 1125-A, không nằm trong các dòng 7 đến 20 (hướng dẫn); xem giá vốn hàng bán, viết cho Schedule C.

Thu nhập cũng có ranh giới. Các dòng 1a đến 5 chỉ nhận thu nhập từ hoạt động kinh doanh. Thu nhập cho thuê và thu nhập danh mục đầu tư chuyển sang Schedule K và K-1, còn bất động sản cho thuê còn đi vào Form 8825 (hướng dẫn).

Tiền lương cán bộ điều hành, khoản phân phối và điều kiện nộp Form 1125-E được trình bày đầy đủ ở ghi sổ cho S corporation.

S corporation thêm những tài khoản vốn chủ sở hữu và bảng cân đối kế toán nào để Schedule L khớp với sổ sách?

S corporation cần một tài khoản bảng cân đối kế toán cho mỗi dòng Schedule L áp dụng, vì Schedule L, bảng cân đối kế toán đính kèm tờ khai, phải khớp với sổ sách và hồ sơ của công ty (hướng dẫn). Công ty nhỏ có thể không phải nộp Schedule L; điều kiện và chi tiết nằm ở Schedule L trên tờ khai công ty. Các dòng của biểu mẫu có trên Form 1120-S.

Ba tài khoản quan trọng hơn với S corporation so với chủ doanh nghiệp một chủ:

• Khoản phân phối. Một tài khoản vốn chủ sở hữu riêng, kết chuyển vào lợi nhuận giữ lại vào cuối năm. Các khoản phân phối không phải cổ tức ghi trên Schedule K, dòng 16d. Cổ tức trả từ lợi nhuận tích lũy (accumulated earnings and profits) ghi ở dòng 17c và Form 1099-DIV, không ghi trên Schedule K-1, nên hãy giữ đủ chi tiết để tách chúng (hướng dẫn). Xem ghi nhận khoản phân phối của S corporation.
• Khoản vay của cổ đông. Tiền cổ đông cho công ty vay là nợ phải trả, tách khỏi vốn cổ phần. Số tiền trên Schedule L, dòng 19 nói chung phải khớp với Schedule K-1 của các cổ đông (hướng dẫn). Xem khoản vay của cổ đông cho S corporation.
• Điều chỉnh tích lũy (accumulated adjustments). Tài khoản Schedule M-2 theo dõi thu nhập chưa phân phối. Hướng dẫn khuyến nghị mọi S corporation đều nên giữ tài khoản này (hướng dẫn).

Hệ thống tài khoản kế toán nên chi tiết đến mức nào?

Mỗi dòng trên tờ khai mà bạn dùng một tài khoản, chỉ thêm tài khoản con ở nơi bạn thật sự dùng đến phần chi tiết. Mỗi tài khoản con phải cộng dồn vào đúng một dòng.

Nếu bạn không bao giờ xem hai tài khoản riêng, hãy gộp chúng lại. Nếu có xem, hãy giữ chúng làm tài khoản con của cùng một dòng. Đánh số là tùy chọn; nếu đánh số, hãy để tài khoản con ngay cạnh tài khoản mẹ.

Những gì phải nằm ngoài chi phí?

Khoản rút tiền của chủ sở hữu, khoản phân phối, tiền gốc khoản vay và chi tiêu cá nhân không phải là chi phí, dù chúng trông thế nào trong dữ liệu giao dịch ngân hàng. Mỗi loại có tài khoản riêng. Thiết bị là tài sản, trừ khi đủ điều kiện theo quy tắc an toàn de minimis, vốn đòi hỏi sổ sách phải ghi nó vào chi phí.

Hãy giữ một tài khoản Needs review (cần xem lại) cho bất cứ khoản nào bạn chưa xếp được, và xóa sạch nó trước khi chạy báo cáo cuối năm. Xem chi phí chưa phân loại trước mùa khai thuế.

Tôi có thể đổi danh mục giữa năm hoặc giữa các năm mà không đổi phương pháp kế toán không?

Thường là được. Đổi tên, gộp hoặc tách tài khoản, hoặc chuyển một khoản chi giữa hai dòng chi phí, thường chỉ đổi nơi nó được khai, không đổi thời điểm. Phương pháp kế toán quy định khi nào thu nhập và chi phí được tính, và thay đổi cách xử lý bất kỳ mục trọng yếu nào, tức là mục ảnh hưởng đến thời điểm hợp lệ để ghi nhận thu nhập hoặc khấu trừ chi phí, là thay đổi phương pháp. Một điều chỉnh không liên quan đến thời điểm hợp lệ thì không phải thay đổi phương pháp, và không cần IRS chấp thuận (Publication 538).

Một thay đổi làm đổi số tiền được khấu trừ, như chuyển giữa bữa ăn và đi lại, là một vấn đề khác: dòng ghi phải đúng, nên hãy xác nhận với người chuẩn bị thuế. Sổ sách và tờ khai phải dùng cùng một phương pháp kế toán (Publication 583). Khi bạn đổi danh sách giữa năm, hãy sửa mã các tháng trước để một báo cáo bao trùm cả năm, và giữ một ghi chú đối chiếu tài khoản cũ sang tài khoản mới để so sánh qua các năm.

Việc xếp lại sổ sách không làm thay đổi tờ khai đã nộp. Nếu việc xếp lại cho thấy một số tiền trên tờ khai đã nộp bị sai, đó là vấn đề điều chỉnh để bàn với người chuẩn bị thuế; xem chi phí chưa phân loại trước mùa khai thuế.

Cuối năm, người chuẩn bị thuế cần báo cáo nào từ hệ thống tài khoản kế toán?

Báo cáo kết quả kinh doanh theo tài khoản cho cả năm thuế, mỗi tài khoản gắn với một dòng trên tờ khai. Người chuẩn bị thuế còn cần:

1. Bảng đối chiếu tài khoản với dòng: một cột trong báo cáo, hoặc một danh sách một trang.
2. Chi tiết đằng sau các danh sách mà tờ khai yêu cầu: Part V của Schedule C, hoặc bản kê ở dòng 20 của Form 1120-S, mỗi mục theo loại và số tiền.
3. Hoạt động vốn chủ sở hữu: khoản rút tiền và khoản góp vốn, hoặc khoản phân phối và khoản vay của cổ đông.
4. Với S corporation, bảng cân đối kế toán đầu năm và cuối năm mà Schedule L phải khớp, cùng bảng khấu hao.

Danh sách đầy đủ, và những gì người chuẩn bị thuế điều chỉnh, có ở từ sổ sách đến tờ khai thuế doanh nghiệp.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Chủ LLC một thành viên làm tư vấn

Một nhà tư vấn sở hữu LLC một thành viên không bầu chọn chịu thuế như công ty, nên khai Schedule C, có tổng doanh thu US$120.000 và 14 tài khoản chi phí. Mười hai tài khoản đổ vào các dòng Schedule C có tên: quảng cáo (8), xe hơi và xe tải (9), nhân công hợp đồng (11), khấu hao (13), bảo hiểm (15), pháp lý và chuyên môn (17), chi phí văn phòng (18), tiền thuê (20b), vật tư (22), thuế và giấy phép (23), đi lại (24a) và tiện ích (25). Hai tài khoản không có dòng riêng: phí đăng ký phần mềm US$3.600 và phí ngân hàng US$400. Chúng được liệt kê theo loại ở Part V và cộng thành US$4.000 ở dòng 27b. Một báo cáo theo tài khoản cho ra mọi dòng mà không phải phân loại lại.

S corporation có US$400.000 doanh thu

Thù lao cán bộ điều hành US$80.000 nằm trong một tài khoản thù lao cán bộ điều hành, ứng với dòng 7. Tiền lương khác US$60.000 nằm trong tài khoản tiền lương, ứng với dòng 8. Bảo hiểm, vật tư và tiện ích không có dòng riêng, nên mỗi loại được liệt kê theo loại trên bản kê dòng 20. Giả sử thù lao cán bộ điều hành là hợp lý với công việc, thì khoản phân phối US$50.000 vẫn là khoản phân phối và vào tài khoản khoản phân phối trong vốn chủ sở hữu. Nếu bị ghi như một chi phí, nó làm lợi nhuận trên sổ sách thấp hơn thực tế US$50.000, và người chuẩn bị thuế phải chuyển lại trước khi tờ khai khai đúng thu nhập.

Chủ doanh nghiệp một chủ có 60 danh mục

Phần mềm của một chủ doanh nghiệp một chủ có 60 danh mục trong khi tờ khai chỉ dùng khoảng 20 dòng. Sáu danh mục quảng cáo (quảng cáo tìm kiếm, quảng cáo mạng xã hội, tờ rơi in, danh thiếp, tài trợ và quảng cáo trên website) cộng lại US$9.000. Chúng trở thành tài khoản con của một tài khoản Advertising đổ vào dòng 8. Làm tương tự với từng dòng, 60 danh mục thành khoảng 20 tài khoản.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Danh sách tài khoản của bạn cần được xây lại, không chỉ đọc lại: các danh mục của bạn đã vượt quá tờ khai, người chuẩn bị thuế xếp lại chúng mỗi năm, bạn vừa bầu chọn S, bảng cân đối kế toán S corporation của bạn không khớp Schedule L, hoặc sổ sách của bạn bị chậm hay các tờ khai trước dùng sai danh mục. Danh sách tài khoản, các giao dịch cần sửa mã trước khi nộp tờ khai và số dư đầu kỳ nên được giải quyết với dịch vụ ghi sổ. Xem thêm sổ sách sau khi bầu chọn S corporation, Schedule L trên tờ khai công ty và hoàn thiện sổ sách quá hạn.
• Doanh nghiệp có từ hai chủ sở hữu trở lên: khoản góp vốn và khoản phân phối của thành viên LLC được theo dõi trong tài khoản vốn (capital account), không phải như khoản rút tiền của một chủ sở hữu, và doanh nghiệp của một cặp vợ chồng vẫn có thể khai Schedule C: hãy xác nhận tờ khai nào đã được nộp. Xem tài khoản vốn chủ sở hữu của LLC, LLC của vợ chồng và gia đình và thiết lập sổ sách cho LLC mới.
• Chủ sở hữu LLC là người nước ngoài: xem nộp tờ khai cho LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu và dịch vụ thuế xuyên biên giới.
• Bạn sở hữu bất động sản cho thuê: hãy dùng hệ thống tài khoản kế toán cho bất động sản cho thuê theo từng dòng Schedule E.
• Bạn bán hàng hóa: giá vốn hàng bán có các tài khoản riêng.
• Bạn báo cáo với nhà đầu tư: xem hệ thống tài khoản kế toán cho startup.
• Khoản rút tiền, khoản phân phối hoặc chi phí cá nhân đã bị ghi như chi phí: xem ghi nhận khoản rút tiền của chủ sở hữu và chi phí chưa phân loại trước mùa khai thuế.
• Bạn muốn biết IRS thường hỏi về những chi phí nào, hoặc nên dùng ứng dụng nào: xem chi phí Schedule C mà IRS thường hỏi và ứng dụng ghi sổ cho Schedule C.