Dành cho ai
- Chủ doanh nghiệp tự kinh doanh, hợp danh và công ty đang quyết định nên giữ hay hủy hồ sơ nào
- Chủ doanh nghiệp đang đóng hoặc bán doanh nghiệp, hoặc hủy phần mềm kế toán
Không đề cập ở đây
- Biên lai hợp lệ phải ghi những gì
- Quét biên lai rồi bỏ bản giấy
- Nên giữ hồ sơ bảng lương nào và ở dạng nào
- Tiền phạt khi không giữ hồ sơ
- IRS mong đợi nộp bù bao nhiêu năm tờ khai còn thiếu
- Hồ sơ doanh nghiệp tại Canada
Tôi nên giữ hồ sơ thuế doanh nghiệp, biên lai và sao kê ngân hàng trong bao lâu?
Về thuế, hãy giữ biên lai, sao kê ngân hàng, hóa đơn và các hồ sơ khác hỗ trợ một khoản trên tờ khai trong 3 năm sau khi bạn nộp tờ khai (IRS). Đó là khoảng thời gian thông thường IRS có để tính thêm thuế và bạn có để yêu cầu hoàn thuế. Tờ khai nộp sớm được tính là nộp vào hạn nộp. Biên lai phải ghi những gì được nêu trong yêu cầu của IRS về biên lai.
Ba năm chỉ là mức mặc định. Trường hợp không đơn giản nếu có năm chưa bao giờ nộp tờ khai, thu nhập bị bỏ khỏi tờ khai, doanh nghiệp có nhân viên, thiết bị hoặc tài khoản nước ngoài, hoặc doanh nghiệp đang đóng hay đang bị bán. Mỗi trường hợp làm thay đổi thời hạn; phần tiếp theo liệt kê cách thay đổi.
Hãy chuẩn bị trước khi hủy bất cứ thứ gì: mọi tờ khai đã nộp kèm bằng chứng ngày nộp, danh sách tài sản kèm hóa đơn mua, hồ sơ bảng lương, giấy tờ vay, thuê và bảo hiểm, và sao kê của mọi tài khoản ngoài Hoa Kỳ. Nếu bạn không biết những năm nào còn mở, thường gặp nhất khi đóng, bán, hủy phần mềm kế toán hoặc dọn các thùng hồ sơ, hãy phân loại hồ sơ theo năm trước.
Khi nào tôi phải giữ hồ sơ doanh nghiệp lâu hơn ba năm?
Đây là các thời hạn liên bang, chủ yếu cho tờ khai thuế thu nhập; thuế tiểu bang và các loại thuế khác có thể khác (IRS).
| Tình huống | Hãy giữ hồ sơ | Nguồn |
|---|---|---|
| Thu nhập bị bỏ sót nhiều hơn 25% tổng thu nhập ghi trên tờ khai (giá gốc tính thuế bị khai cao được tính là thu nhập bị bỏ sót) | 6 năm sau khi nộp tờ khai | 26 U.S.C. 6501(e) |
| Thu nhập bị bỏ sót từ tài khoản nước ngoài hoặc tài sản tài chính nước ngoài khác nhiều hơn $5.000, dù không đạt ngưỡng phải nộp Form 8938 | 6 năm sau khi nộp tờ khai | 26 U.S.C. 6501(e); hướng dẫn Form 8938 |
| Doanh nghiệp có nhân viên | Ít nhất bốn năm sau ngày thuế đến hạn hoặc ngày nộp thuế, tùy ngày nào đến sau | 26 CFR 31.6001-1(e) |
| Thiết bị hoặc tài sản khác | Cho đến khi thời hạn của năm bạn bán hoặc xử lý tài sản đó bằng một giao dịch chịu thuế đóng lại | Publication 583 |
| Bạn đã nộp tờ khai thông tin, như Form 1099 | Bản sao, hoặc cách dựng lại dữ liệu, ít nhất 3 năm kể từ hạn nộp tờ khai (lâu hơn với Form 1099-C); 4 năm nếu đã áp dụng khấu trừ dự phòng | Hướng dẫn về một số tờ khai thông tin |
| Bạn nộp yêu cầu tín thuế hoặc hoàn thuế | 3 năm sau khi nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm sau khi nộp thuế, tùy thời điểm nào muộn hơn | 26 U.S.C. 6511(a) |
| Bạn nộp yêu cầu hoàn thuế cho khoản nợ xấu hoặc chứng khoán trở nên vô giá trị | 7 năm sau hạn nộp tờ khai | 26 U.S.C. 6511(d)(1) |
| IRS đang kiểm tra năm đó, đã gửi thông báo thiếu thuế (notice of deficiency), hoặc bạn đang khiếu nại | Cho đến khi vụ việc khép lại, vì hồ sơ có thể vẫn còn quan trọng; thông báo thiếu thuế cũng làm tạm dừng thời hạn ấn định thuế | 26 CFR 1.6001-1(e); 26 U.S.C. 6503(a) |
| Không nộp tờ khai cho kỳ đó (một năm thuế thu nhập hoặc một quý thuế lương), tờ khai sai sự thật hoặc gian lận với ý định trốn thuế, hoặc cố ý tìm cách trốn một loại thuế không phải thuế thu nhập, thuế di sản hay thuế quà tặng, như thuế lương | Không giới hạn | 26 U.S.C. 6501(c)(1)-(3) |
| Thông tin nước ngoài bắt buộc không được cung cấp, như Form 5471, 5472, 8865 hoặc 8938, hoặc Part I đến III (quỹ tín thác nước ngoài, không phải quà tặng từ nước ngoài) của Form 3520 | Không sớm hơn ba năm sau khi thông tin được cung cấp, nên toàn bộ hoặc một phần tờ khai có thể vẫn còn mở | 26 U.S.C. 6501(c)(8); hướng dẫn Form 8938; hướng dẫn Form 3520 |
| Phải nộp báo cáo tài khoản ngân hàng và tài chính nước ngoài (FBAR) | 5 năm kể từ ngày 15 tháng 4 của năm sau năm được báo cáo, hoặc ngày nộp nếu muộn hơn | FinCEN |
| Công ty Hoa Kỳ hoặc LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu nộp Form 5472 | Chừng nào hồ sơ còn có thể quan trọng đối với các giao dịch giữa các bên liên quan, và không bao giờ ít hơn thời hạn ấn định và thu thuế của năm đó | 26 CFR 1.6038A-3(g) |
| Bạn đã ký một thỏa thuận bằng văn bản với IRS để kéo dài thời gian IRS được ấn định thuế | Cho đến ngày đã thỏa thuận; nếu bạn ký khi thời hạn yêu cầu hoàn thuế vẫn còn mở, thời hạn đó kéo dài đến 6 tháng sau ngày đã thỏa thuận | 26 U.S.C. 6501(c)(4); 26 U.S.C. 6511(c) |
Phép thử 25% dùng tổng thu nhập trước giá vốn hàng bán đối với doanh nghiệp. Phép thử không tính các khoản đã được công bố đầy đủ trên tờ khai hoặc trong bản kê đính kèm, trừ trường hợp sự bỏ sót đến từ giá gốc tính thuế bị khai cao thì việc công bố không giúp ích. Khi áp dụng, thời hạn dài hơn bao trùm cả tờ khai, nên hãy giữ mọi hồ sơ của năm đó, không chỉ khoản bị thiếu (26 U.S.C. 6501(e)).
Quy tắc hồ sơ FBAR ngắn hơn sáu năm trong đó có thể ấn định tiền phạt dân sự FBAR (31 U.S.C. 5321(b)(1)).
Đồng hồ ba năm bắt đầu tính khi nào?
Đồng hồ bắt đầu từ ngày bạn nộp tờ khai, hoặc từ hạn nộp nếu bạn nộp sớm (Publication 583). Tờ khai nộp trễ, hoặc nộp theo gia hạn, bắt đầu tính từ ngày thực sự nộp (26 U.S.C. 6501(a)). Tờ khai chưa bao giờ nộp thì đồng hồ không bao giờ bắt đầu.
Nộp tờ khai điều chỉnh không bắt đầu ba năm mới; ngày nộp tờ khai gốc vẫn ấn định đồng hồ. Ngoại lệ duy nhất: tờ khai điều chỉnh có chữ ký cho thấy thuế cao hơn, nhận được trong 60 ngày cuối của thời hạn, kéo dài thời hạn đến 60 ngày sau khi IRS nhận được (26 U.S.C. 6501(c)(7)).
Tờ khai của doanh nghiệp có thêm một đồng hồ thứ hai, vì chủ sở hữu khai số liệu của pháp nhân trên tờ khai của chính mình:
| Tờ khai | Ba năm được tính từ | Nguồn |
|---|---|---|
| Cá nhân, chủ doanh nghiệp một chủ hoặc C corporation | Ngày đến sau giữa hạn nộp và ngày nộp | Publication 583; hướng dẫn Form 1120 |
| S corporation | Ngày đến sau giữa hạn nộp và ngày nộp tờ khai của từng cổ đông | Hướng dẫn Form 1120-S |
| Hợp danh, kể cả LLC nhiều thành viên nộp Form 1065 | Ngày đến sau giữa hạn nộp và ngày nộp, tính cho tờ khai của hợp danh và cho tờ khai của từng thành viên hợp danh | Hướng dẫn Form 1065 |
Vì vậy hồ sơ của S corporation vẫn mở cho đến 3 năm sau khi tờ khai của cổ đông cuối cùng đến hạn hoặc được nộp, tùy ngày nào đến sau, và hồ sơ của hợp danh vẫn mở đến thời điểm tương tự cho tờ khai của hợp danh và của mọi thành viên hợp danh. Hợp danh thuộc chế độ kiểm tra tập trung cũng vẫn mở cho các điều chỉnh của IRS đến 3 năm sau ngày muộn nhất trong ngày nộp tờ khai, hạn nộp hoặc yêu cầu điều chỉnh hành chính mà hợp danh nộp, với thời hạn dài hơn trong một số trường hợp (26 U.S.C. 6235).
Hồ sơ thuế lao động được giữ trong bao lâu?
Hãy giữ hồ sơ thuế lao động ít nhất bốn năm sau ngày thuế đến hạn hoặc ngày nộp thuế, tùy ngày nào đến sau (26 CFR 31.6001-1(e); IRS). Trang của IRS tính bốn năm từ khi nộp tờ khai quý bốn của năm, nên các quý trước thường có ngày kết thúc muộn hơn. Quý không nộp tờ khai thuế lương thì không có giới hạn thời gian, nên hãy giữ hồ sơ của quý đó cho đến khi tờ khai nộp trễ được nộp và thời hạn riêng của nó đã trôi qua. Với yêu cầu hoàn thuế, tín thuế hoặc xóa phạt liên quan đến thuế lương, hãy giữ hồ sơ của yêu cầu đó ít nhất bốn năm sau khi nộp yêu cầu.
Hồ sơ đứng sau tiền lương nghỉ ốm và nghỉ chăm sóc gia đình đủ điều kiện cho kỳ nghỉ sau ngày 31 tháng 3 năm 2021, và tiền lương tính tín thuế giữ chân nhân viên (employee retention credit) trả sau ngày 30 tháng 6 năm 2021, nên được giữ ít nhất 6 năm (IRS). Với tín thuế giữ chân nhân viên, thời hạn ấn định kết thúc không sớm hơn 6 năm sau ngày muộn nhất trong ngày nộp tờ khai gốc, ngày được coi là đã nộp hoặc ngày yêu cầu tín thuế, nên hãy tính từ đó (26 U.S.C. 3134(l)). Hồ sơ bảng lương nào, và ở dạng nào, nằm trong lưu giữ hồ sơ bảng lương.
Tôi nên giữ hồ sơ thiết bị và tài sản khác trong bao lâu?
Hãy giữ hồ sơ tài sản cho đến khi thời hạn của năm bạn bán hoặc xử lý tài sản đó bằng một giao dịch chịu thuế đóng lại, không phải năm bạn mua (Publication 583). Hồ sơ chứng minh khoản khấu hao bạn đã khai và giá gốc tính thuế (basis; nhìn chung là giá mua cộng chi phí cải tạo, trừ khấu hao bạn đã khai hoặc lẽ ra có thể khai (Publication 551)) dùng để tính lãi hoặc lỗ khi bán. Hãy giữ hóa đơn mua, chi phí cải tạo và bảng khấu hao; hướng dẫn tờ khai của pháp nhân cũng nói như vậy (hướng dẫn Form 1120-S).
- Trao đổi không chịu thuế: hãy giữ hồ sơ của tài sản cũ và tài sản mới cho đến khi thời hạn của năm bạn xử lý tài sản mới đóng lại.
- Xe: cũng giữ hồ sơ sử dụng cho kinh doanh của mỗi năm xe được khấu hao (Publication 463); quy tắc năm xử lý tài sản nêu trên vẫn áp dụng.
Tôi nên giữ hồ sơ doanh nghiệp nào lâu nhất?
Tờ khai đã nộp, sổ kế toán, hồ sơ giá gốc của chủ sở hữu và hồ sơ đứng sau khoản lỗ hoặc tín thuế được chuyển sang năm sau tồn tại lâu hơn biên lai thông thường, vì các tờ khai sau dựa vào chúng. Các nguồn dưới đây không đặt ngày kết thúc cố định cho loại nào.
- Tờ khai đã nộp: IRS khuyên giữ bản sao, vì chúng giúp ích cho các tờ khai sau và tờ khai điều chỉnh (IRS). Hãy giữ cả bằng chứng ngày nộp, như xác nhận e-file được chấp nhận hoặc biên nhận gửi thư, vì ngày nộp bắt đầu đồng hồ.
- Sổ kế toán: sổ cái và sổ nhật ký được giữ chừng nào nội dung của chúng còn có thể quan trọng trong việc thực thi bất kỳ luật thuế nào (26 CFR 1.6001-1(e)).
- Hồ sơ giá gốc của chủ sở hữu: cổ đông S corporation hoặc thành viên hợp danh chịu trách nhiệm giữ hồ sơ cần để tính giá gốc tính thuế của cổ phần hoặc phần lợi ích trong hợp danh (hướng dẫn Form 7203; Hướng dẫn dành cho thành viên hợp danh về Schedule K-1). Công ty cũng nên giữ biên bản các cuộc họp hội đồng quản trị (Publication 583).
- Khoản lỗ và tín thuế chuyển sang các năm sau: hồ sơ đứng sau khoản lỗ hoặc tín thuế vẫn đang được chuyển sang năm sau có thể trở nên quan trọng trong năm sau dùng đến nó. Quy định đặt ra một phép thử, không phải số năm cố định, nên cách hiểu an toàn hơn là giữ chúng cho đến khi thời hạn của năm sau đó đóng lại (26 CFR 1.6001-1(e)).
Nếu tôi đóng hoặc bán doanh nghiệp thì sao?
Đóng hoặc bán không làm ngắn bất kỳ thời hạn nào trong hướng dẫn này. IRS yêu cầu chủ doanh nghiệp đóng cửa giữ hồ sơ tài sản cho đến khi thời hạn của năm xử lý tài sản đóng lại, và hồ sơ thuế lao động ít nhất bốn năm (IRS: Đóng một doanh nghiệp).
- Ai vẫn có thể bị truy thu: đóng cửa không chấm dứt thuế của năm mà IRS vẫn có thể ấn định. Chủ sở hữu đã nhận tài sản của công ty có thể chịu trách nhiệm với tư cách người nhận chuyển giao tài sản cho đến một năm sau khi thời hạn ấn định của công ty kết thúc (26 U.S.C. 6901(c)), và người chịu trách nhiệm về thuế lương đã khấu trừ nhưng chưa nộp có thể phải tự trả khoản đó (26 U.S.C. 6672). Hãy giữ hồ sơ của công ty đã đóng cửa trong suốt năm thêm đó.
- Tờ khai cuối cùng: tờ khai thuế thu nhập cuối cùng bắt đầu đồng hồ ba năm riêng khi được nộp. Tờ khai thuế lương cuối cùng theo quy tắc thuế lương bốn năm.
- Hồ sơ bảng lương: Form 941 hoặc 944 cuối cùng kèm một bản kê nêu ai giữ hồ sơ bảng lương và giữ ở đâu.
- Bán doanh nghiệp: hãy giữ hợp đồng bán, bảng phân bổ giá bán và hồ sơ giá gốc tính thuế cho đến khi thời hạn của năm bán đóng lại. Nếu giá bán được trả trong nhiều năm, các tờ khai sau khai khoản bán đó cũng dựa vào chúng: hồ sơ được giữ chừng nào nội dung của chúng còn có thể quan trọng (26 CFR 1.6001-1(e)), và thời hạn riêng của từng tờ khai được áp dụng (IRS Topic 305).
- Phần mềm kế toán: hãy xuất dữ liệu của mọi năm còn mở trước khi hủy. Xem hồ sơ cần giữ khi hủy phần mềm kế toán.
Các bước nộp tờ khai nằm trong đóng công ty và bán doanh nghiệp của bạn.
Nếu tôi chưa bao giờ nộp tờ khai của một năm thì sao?
Năm không có tờ khai thì không có giới hạn thời gian: đồng hồ không bao giờ bắt đầu, nên IRS có thể ấn định thuế cho năm đó bất cứ lúc nào (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Hãy giữ mọi hồ sơ của năm đó ít nhất cho đến khi tờ khai nộp trễ được nộp và thời hạn riêng của nó đã trôi qua. Tờ khai nộp trễ bắt đầu đồng hồ thông thường từ ngày nó được nộp.
IRS mong đợi nộp bù các tờ khai còn thiếu lùi về bao xa, và nộp theo thứ tự nào, nằm trong nộp bù các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp. Điều đó không làm ngắn quy tắc không giới hạn nêu trên, nên hãy giữ mọi hồ sơ của các năm còn thiếu. Nếu sổ sách bị mất, xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.
Bên cho vay, công ty bảo hiểm hoặc tiểu bang có yêu cầu giữ lâu hơn không?
Có thể. Khi hồ sơ không còn cần cho thuế, hãy kiểm tra trước khi hủy, vì công ty bảo hiểm hoặc chủ nợ có thể yêu cầu giữ lâu hơn IRS (Publication 583). Hợp đồng vay, hợp đồng thuê và hợp đồng bảo hiểm có thể nêu thời hạn riêng.
Cơ quan thuế tiểu bang đặt giới hạn riêng cho tờ khai tiểu bang, và một số dài hơn mặc định liên bang. California là một trường hợp: Franchise Tax Board cho biết thời hạn thông thường là bốn năm kể từ hạn nộp hoặc ngày nộp, và lâu hơn trong một số trường hợp, như khi có kiểm tra liên bang hoặc bỏ sót thu nhập lớn. Hãy kiểm tra cơ quan thuế của từng tiểu bang nơi doanh nghiệp nộp tờ khai.
Ví dụ
Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.
Biên lai của một freelancer và chiếc laptop đã bán
Một freelancer nộp tờ khai năm 2023 vào ngày 10 tháng 4 năm 2024. Hạn nộp là ngày 15 tháng 4 năm 2024, nên đồng hồ bắt đầu từ ngày đó. Trừ khi áp dụng thời hạn dài hơn, biên lai và sao kê ngân hàng thông thường của năm 2023 được giữ đến tháng 4 năm 2027.
Chị mua một chiếc laptop US$1.800 năm 2023 và bán năm 2026. Hồ sơ của nó theo năm bán:
- 2023: mua và khấu hao.
- 2024 và 2025: vẫn sử dụng.
- 2026: bán. Năm bán ấn định đồng hồ.
- Tháng 4 năm 2027: tờ khai năm 2026 được nộp.
- Tháng 4 năm 2030: sớm nhất có thể bỏ hồ sơ laptop.
Chủ nhà hàng đóng cửa khi còn nhân viên
Một chủ nhà hàng đóng cửa vào tháng 12 năm 2026 sau khi trả lương lần cuối. Tờ khai thuế lương hằng quý cuối cùng đến hạn vào cuối tháng 1 năm 2027, và thuế được nộp vào lúc đó. Hồ sơ bảng lương được giữ ít nhất bốn năm sau đó, đến đầu năm 2031; nếu thuế nộp sau, bốn năm được tính từ ngày muộn hơn. Tờ khai cuối cùng nêu ai giữ hồ sơ và giữ ở đâu.
Một chuyên gia tư vấn bỏ sót thu nhập khỏi tờ khai
Một chuyên gia tư vấn nộp tờ khai năm 2023 vào tháng 4 năm 2024 với tổng thu nhập US$120.000. Sau đó chị phát hiện mình đã bỏ sót US$40.000 và không công bố ở đâu trên tờ khai. Một phần tư của US$120.000 là US$30.000, nên US$40.000 vượt ngưỡng đó. Thời hạn ấn định là sáu năm, không phải ba, nên toàn bộ hồ sơ năm 2023 của chị được giữ đến tháng 4 năm 2030, không chỉ hồ sơ của khoản thu nhập bị bỏ sót.
Trường hợp của bạn khác thì sao?
- Bạn đang đóng hoặc bán doanh nghiệp, hoặc đang dọn các thùng hồ sơ, và không biết những năm nào còn mở. Câu trả lời tùy vào ngày nộp của từng tờ khai, mọi năm chưa nộp, tài khoản nước ngoài và thiết bị bạn vẫn đang khấu hao. Phân loại hồ sơ theo năm trước khi hủy bất cứ thứ gì hoặc hủy một tài khoản là công việc ghi sổ: hãy nhờ dịch vụ hỗ trợ ghi sổ, và xem đóng công ty.
- Bạn nhận được thư hoặc thông báo của IRS về một năm: hãy giữ mọi hồ sơ của năm đó dù thời hạn thông thường đã qua, và xem thông báo của IRS gửi cho doanh nghiệp của bạn. Phân loại những gì bạn có theo năm trước khi trả lời là công việc ghi sổ: hãy nhờ dịch vụ hỗ trợ ghi sổ.
- Một năm chưa bao giờ được nộp tờ khai: hãy dùng nộp bù các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp, và nhờ dịch vụ hỗ trợ ghi sổ nếu hồ sơ không đầy đủ.
- Thu nhập bị bỏ khỏi tờ khai đã nộp: xem điều chỉnh tờ khai vì thu nhập bị bỏ sót ở các năm trước.
- Doanh nghiệp hoặc chủ sở hữu có tài khoản nước ngoài hoặc công ty nước ngoài, hoặc người nước ngoài sở hữu công ty Hoa Kỳ: xem những tài khoản nào được tính trên FBAR, các biểu mẫu thông tin cho công ty nước ngoài và hồ sơ cho LLC do người nước ngoài sở hữu.
- Hồ sơ thiết bị bị mất: xem dựng lại bảng khấu hao bị mất.
- Biên lai bị mất, hoặc bạn muốn quét và bỏ bản giấy: xem biên lai bị mất, biên lai quét thay cho bản giấy và tiền phạt khi không giữ hồ sơ.
- Bạn cho thuê bất động sản: xem hồ sơ và biên lai bất động sản cho thuê.
- Bạn cũng nộp tờ khai ở Canada, hoặc doanh nghiệp là doanh nghiệp Canada: CRA có thời hạn riêng, xem giữ hồ sơ doanh nghiệp bao lâu tại Canada. Hồ sơ cho tờ khai của mỗi quốc gia theo quy tắc của quốc gia đó.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Thời gian lưu giữ hồ sơ chứng minh thuế thu nhập thông thường Nhìn chung tính sau ngày nộp tờ khai hoặc hạn nộp tờ khai, tùy ngày nào muộn hơn; một số trường hợp cụ thể có thời hạn dài hơn. Hồ sơ giá gốc tài sản phải giữ đến hết thời hạn của năm chuyển nhượng chịu thuế; tờ khai chưa nộp và tờ khai gian lận không có thời hạn. | 3 năm | IRS: Publication 583, thời gian lưu giữ hồ sơ và Table 3 Đã kiểm tra |
| Thu nhập bị bỏ sót khiến thời hạn giữ hồ sơ theo IRS kéo dài thành 6 năm Giữ hồ sơ 6 năm nếu thu nhập chưa khai vượt tỷ lệ này của tổng thu nhập ghi trên tờ khai | 25% | IRS: Cần lưu giữ hồ sơ trong bao lâu? Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ khi thu nhập bị bỏ sót vượt ngưỡng 25% Tính từ ngày nộp tờ khai. Áp dụng khi thu nhập bị bỏ sót vượt quá 25% tổng thu nhập ghi trên tờ khai, hoặc vượt quá $5.000 từ tài sản tài chính nước ngoài được chỉ định. | 6 năm | IRS: Cần lưu giữ hồ sơ trong bao lâu? Đã kiểm tra |
| Thu nhập từ tài sản nước ngoài bị bỏ sót khiến thời hạn ấn định thuế kéo dài lên 6 năm Thu nhập từ tài sản tài chính nước ngoài được chỉ định không tính vào tổng thu nhập | $5.000 | IRS: Hướng dẫn Form 8938 Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ thuế lao động của Hoa Kỳ Tối thiểu, tính từ ngày thuế đến hạn hoặc ngày thuế được nộp, tùy ngày nào muộn hơn | Bốn năm | IRS: Publication 583, bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ Đã kiểm tra |
| Thời hạn lưu giữ bản sao tờ khai thông tin Hãy giữ bản sao các tờ khai thông tin đã nộp cho IRS, hoặc khả năng dựng lại dữ liệu, kể từ hạn nộp các tờ khai đó. Form 1099-C là 4 năm. | 3 năm | IRS: Hướng dẫn chung cho các tờ khai thông tin Đã kiểm tra |
| Thời hạn lưu giữ bản sao tờ khai thông tin khi đã áp dụng khấu trừ dự phòng Hãy giữ bản sao các tờ khai thông tin trong khoảng thời gian này nếu đã bị áp dụng khấu trừ dự phòng. | 4 năm | IRS: Hướng dẫn chung cho các tờ khai thông tin Đã kiểm tra |
| Thời hạn thông thường để yêu cầu hoàn thuế thu nhập điều chỉnh Theo IRC section 6511(a), đối với yêu cầu sau khi tờ khai gốc đã được nộp. Giới hạn xét lại thời điểm nộp thuế và các ngoại lệ cụ thể có thể thay đổi khoản hoàn thuế được hưởng. | 3 năm sau khi nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm sau khi nộp thuế, tùy thời điểm nào muộn hơn | IRS: Thời hạn yêu cầu tín thuế hoặc hoàn thuế Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ cho yêu cầu về nợ xấu hoặc chứng khoán vô giá trị Thời hạn yêu cầu hoàn thuế cho khoản lỗ nợ xấu hoặc chứng khoán vô giá trị là 7 năm kể từ ngày đến hạn của tờ khai (26 U.S.C. 6511(d)(1)). | 7 năm | IRS: Cần lưu giữ hồ sơ trong bao lâu? Đã kiểm tra |
| Thời hạn ấn định thuế sau khi nộp tờ khai thông tin quốc tế còn thiếu Thuế gắn với tờ khai, sự kiện hoặc kỳ báo cáo vẫn có thể bị ấn định cho đến khi khoảng thời gian này trôi qua sau khi thông tin bắt buộc được cung cấp; nếu việc không cung cấp có lý do chính đáng thì phạm vi chỉ giới hạn ở các khoản liên quan | Ba năm | US Code: 26 U.S.C. 6501(c)(8) Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ FBAR Tính từ ngày 15 tháng 4 của năm sau năm dương lịch được báo cáo, hoặc từ ngày nộp nếu sau ngày 15 tháng 4. Hồ sơ gồm: tên đứng tên từng tài khoản, số tài khoản, tên và địa chỉ của tổ chức, loại tài khoản và giá trị cao nhất. | 5 năm | FinCEN: Hướng dẫn nộp FBAR điện tử Đã kiểm tra |
| Thời hạn ấn định tiền phạt dân sự đối với FBAR Tính từ hạn nộp báo cáo tài khoản ngân hàng và tài chính nước ngoài (FBAR), bất kể báo cáo đã được nộp hay chưa; văn bản đồng ý có chữ ký có thể kéo dài thời hạn này | Sáu năm | IRS: Publication 5970, Kéo dài thời hạn ấn định tiền phạt FBAR Đã kiểm tra |
| Thời hạn lưu giữ hồ sơ khoản tín thuế giữ chân nhân viên và khoản tín thuế nghỉ ốm và nghỉ gia đình có lương IRS cho biết hãy giữ các hồ sơ này ít nhất trong khoảng thời gian này: tiền lương nghỉ ốm và nghỉ gia đình đủ điều kiện cho kỳ nghỉ sau ngày 31 tháng 3 năm 2021, và tiền lương của khoản tín thuế giữ chân nhân viên (employee retention credit) trả sau ngày 30 tháng 6 năm 2021. Đối với khoản tín thuế giữ chân nhân viên, 26 U.S.C. 3134(l) giữ thời hạn ấn định thuế mở đến 6 năm sau ngày muộn nhất trong các ngày: nộp tờ khai gốc, ngày coi như đã nộp tờ khai hoặc ngày yêu cầu hưởng tín thuế. | 6 năm | IRS: Lưu giữ hồ sơ thuế lao động Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Cần lưu giữ hồ sơ trong bao lâu?
- IRS: Topic no. 305, Lưu giữ hồ sơ
- IRS: Publication 583, bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- IRS: Đóng một doanh nghiệp
- IRS: Lưu giữ hồ sơ thuế lao động
- IRS: Thời hạn yêu cầu tín thuế hoặc hoàn thuế
- 26 U.S.C. 6501, giới hạn thời gian ấn định thuế
- 26 U.S.C. 6503, tạm dừng thời hạn giới hạn
- 26 U.S.C. 6235, thời hạn điều chỉnh (hợp danh)
- 26 U.S.C. 3134, tín thuế giữ chân nhân viên (employee retention credit)
- 26 U.S.C. 6901, tài sản được chuyển giao
- 26 U.S.C. 6672, không thu và không nộp thuế
- IRS: Publication 551, Giá gốc tính thuế của tài sản
- IRS: Hướng dẫn Form 3520
- 26 U.S.C. 6511, giới hạn thời gian yêu cầu tín thuế hoặc hoàn thuế
- 31 U.S.C. 5321, tiền phạt dân sự
- 26 CFR 1.6001-1, hồ sơ
- 26 CFR 31.6001-1, hồ sơ thuế lao động
- 26 CFR 1.6038A-3, hồ sơ cho Form 5472
- IRS: Publication 463, Chi phí đi lại, quà tặng và xe
- IRS: Hướng dẫn chung cho các tờ khai thông tin
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1120
- IRS: Hướng dẫn Form 1120-S
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1065
- IRS: Hướng dẫn dành cho thành viên hợp danh về Schedule K-1 (Form 1065)
- IRS: Hướng dẫn điền Form 7203
- IRS: Hướng dẫn Form 8938
- IRS: Hướng dẫn Form 941
- FinCEN: Hướng dẫn nộp FBAR điện tử
- California FTB: Lưu giữ hồ sơ thuế
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.