Chi phí trước khi thành lập công ty: C corporation được khấu trừ gì

Công ty có được khấu trừ chi phí đã trả trước khi thành lập không?

Có, nhưng chỉ với những chi phí do chính công ty gánh, và phần lớn không được khấu trừ ngay một lần. Chi phí mà nhà sáng lập đã trả trước khi thành lập trở thành chi phí của công ty khi công ty hoàn tiền, ghi nhận là khoản nợ vay, hoặc ghi nhận là khoản góp vốn của nhà sáng lập. Không cách nào trong số đó tự động xảy ra: nếu không có hồ sơ, khoản chi thường không giúp ích cho tờ khai của ai.

Khi công ty đã gánh một khoản chi, thứ mà khoản chi đó mua sẽ quyết định cách xử lý thuế:

Trường hợp không đơn giản là khi công ty chưa bắt đầu hoạt động kinh doanh, khi lập trình viên hoặc nhà thầu được trả tiền trước lúc công ty tồn tại, khi nhà sáng lập góp mã nguồn hoặc thiết bị để đổi lấy cổ phần, hoặc khi tờ khai đầu tiên đã được nộp. Hãy gom biên lai, bằng chứng ai đã trả và trả khi nào, hợp đồng, hóa đơn tách riêng phần việc pháp lý, văn bản chuyển nhượng quyền sở hữu trí tuệ (IP) và hồ sơ cho thấy mỗi nhà sáng lập đã được hoàn tiền ra sao.

Chi phí tổ chức và chi phí khởi sự: khoản nào thuộc loại nào?

Chi phí tổ chức là chi phí để tạo ra chính công ty; chi phí khởi sự là chi phí để khảo sát hoặc thiết lập doanh nghiệp mà công ty sẽ điều hành. Hai nhóm này tách biệt nhau, nên mỗi nhóm có mức khấu trừ năm đầu riêng.

• Chi phí tổ chức phải gắn với việc tạo ra công ty và phải được ghi vào tài khoản vốn. Quy định liệt kê công việc pháp lý về điều lệ, quy chế nội bộ, biên bản tổ chức và điều khoản của chứng chỉ cổ phần ban đầu, kế toán cần thiết, các cuộc họp của giám đốc tạm thời và họp tổ chức, cùng lệ phí nộp cho tiểu bang nơi thành lập.
• Chi phí khởi sự là số tiền chi để khảo sát hoặc tạo ra một doanh nghiệp đang hoạt động, hoặc cho hoạt động nhằm kiếm lời trước khi doanh nghiệp bắt đầu, mà sẽ được khấu trừ nếu cùng doanh nghiệp đó đã hoạt động (section 195(c)(1)).
• Không nhóm nào bao gồm chi phí phát hành hoặc bán cổ phần, hay chi phí chuyển tài sản cho công ty (26 CFR 1.248-1(b)(3)). Thiết bị là tài sản khấu hao được, không phải chi phí khởi sự.
• Nghiên cứu được tách riêng: section 195(c)(1) loại trừ mọi khoản được khấu trừ theo section 174A, nên nghiên cứu đủ điều kiện không bao giờ là chi phí khởi sự.

Năm đầu được khấu trừ bao nhiêu, và phần nào phân bổ trong 15 năm?

Trong năm công ty bắt đầu hoạt động, mỗi nhóm được khấu trừ tối đa $5.000, giảm từng đô la một khi tổng của nhóm vượt $50.000. Phần còn lại được khấu trừ đều trong 180 tháng, bắt đầu từ tháng doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, nên năm đầu còn có thêm phần của các tháng đó (26 CFR 1.195-1; 26 CFR 1.248-1).

Nhóm chi phí tổ chức dùng cùng các con số: $5.000 và $50.000 (section 248(a)). Không nhóm nào được khấu trừ trước khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.

Khi nào startup chưa có doanh thu được coi là bắt đầu hoạt động theo các quy định này?

Công ty bắt đầu hoạt động khi bắt đầu các hoạt động mà công ty được lập ra để thực hiện, chứ không phải vào ngày được thành lập. Quy định về chi phí tổ chức coi đây là vấn đề thực tế: chỉ có điều lệ thì chưa đủ, nhưng các hoạt động đã tiến xa đến mức xác lập được bản chất của doanh nghiệp thì đủ, và việc mua tài sản vận hành mà doanh nghiệp cần cũng có thể đủ.

Quy định không lấy doanh thu làm tiêu chí. Với chi phí khởi sự, section 195(c)(2) giao cho quy định hướng dẫn việc xác định ngày bắt đầu, và 26 CFR 1.195-1 không định nghĩa ngày này, nên ngày đó cũng là điều phải đánh giá theo thực tế. Startup còn đang xây dựng sản phẩm có thể chưa bắt đầu hoạt động, nên chi phí khởi sự và chi phí tổ chức phải chờ đến tờ khai của năm sau. Chọn sai năm sẽ rất tốn kém để sửa: khi việc phân bổ dần đã chạy trên hai tờ khai trở lên, đổi năm bắt đầu là thay đổi phương pháp kế toán.

Chi phí lập trình viên và nhà thầu có phải là chi phí nghiên cứu theo section 174A không?

Thường là có. Section 174A cho phép công ty khấu trừ chi phí nghiên cứu hoặc thử nghiệm trong nước ngay trong năm trả hoặc phát sinh, và coi mọi khoản chi để phát triển phần mềm là chi phí nghiên cứu. Vì section 195 loại trừ các khoản này, công việc phát triển đủ điều kiện tại Hoa Kỳ không phải chờ trong nhóm chi phí khởi sự.

Có hai điều kiện khiến công việc làm trước khi thành lập kém rõ ràng hơn:

• Do công ty trả hoặc phát sinh. Section 174A áp dụng cho chi phí của chính người nộp thuế. Công việc mà nhà sáng lập tự ký hợp đồng trước khi công ty tồn tại chỉ là chi phí của công ty nếu công ty nhận lấy: ví dụ, hợp đồng được ký cho công ty đang thành lập, mã nguồn được chuyển nhượng cho công ty và công ty hoàn tiền cho nhà sáng lập. Nếu nhà sáng lập sở hữu mã nguồn rồi chuyển cho công ty sau, thì công ty đang mua tài sản (xem các phần tiếp theo).
• Gắn với hoạt động kinh doanh của công ty. Section 174A(b) dùng cách diễn đạt này. Doanh nghiệp chưa ra mắt có đáp ứng điều kiện này hay không tùy theo thực tế; hãy trao đổi với người lập tờ khai.

Công việc thực hiện bên ngoài Hoa Kỳ là nghiên cứu ở nước ngoài, được phân bổ trong 15 năm: xem phát triển phần mềm thực hiện ở nước ngoài. Tiền công lập trình viên đang phát sinh, lựa chọn phân bổ dần chi phí thay vì khấu trừ ngay, và các khoản năm 2022 đến 2024 được nêu trong khấu trừ chi phí phát triển phần mềm tại Hoa Kỳ. Nguyên mẫu và dụng cụ sản xuất nằm trong khấu trừ chi phí nghiên cứu phần cứng và nguyên mẫu.

Công ty nên hoàn tiền cho nhà sáng lập, ghi nhận khoản nợ vay hay phát hành cổ phần?

Cả ba cách đều có thể biến khoản chi thành chi phí của chính công ty; điểm khác nhau là nhà sáng lập nhận lại gì. Hãy chọn và ghi lại cách làm trước khi lập tờ khai đầu tiên.

Với cả ba cách, khoản chi sau đó được phân loại là chi phí tổ chức, chi phí khởi sự hay chi phí nghiên cứu tùy theo thứ mà nó đã mua. Quy định coi các khoản cổ đông tự nguyện góp theo tỷ lệ cho công ty của mình là phần giá cộng thêm cho cổ phần của họ (26 CFR 1.118-1). Khoản vay của nhà sáng lập có cần tính lãi hay không, và chủ sở hữu ở nước ngoài góp vốn cho công ty ra sao, được nêu trong góp tiền vào công ty Hoa Kỳ của bạn từ nước ngoài.

Nếu nhà sáng lập góp mã nguồn hoặc thiết bị để đổi lấy cổ phần thì sao?

Tài sản góp để đổi lấy cổ phần là tài sản của công ty, không phải chi phí. Khi các nhà sáng lập chuyển tài sản nắm giữ ít nhất 80% quyền biểu quyết và số cổ phần của mọi loại khác ngay sau giao dịch (section 368(c)), thì section 351 nhìn chung có nghĩa là không ghi nhận lãi hay lỗ, và section 362(a) cho công ty giá gốc tính thuế của nhà sáng lập.

• Giá gốc tính thuế là chi phí của nhà sáng lập, không phải giá trị. Mã nguồn mua từ nhà thầu mang giá mà nhà sáng lập đã trả; mã nguồn do nhà sáng lập tự viết thường mang giá gốc rất thấp.
• Công sức của nhà sáng lập không phải là tài sản. Section 351(d)(1) quy định cổ phần phát hành để đổi lấy dịch vụ không được coi là phát hành để đổi lấy tài sản, nên cổ phần cho công việc đã làm hoặc sẽ làm bị đánh thuế như tiền công.
• Không phải chi phí. Công ty thu hồi giá gốc tính thuế qua khấu hao hoặc phân bổ dần, tùy loại tài sản.
• Phải nộp bản kê khai. Nhà sáng lập nắm giữ ít nhất 1% cổ phần tính theo quyền biểu quyết hoặc giá trị sau giao dịch (khi cổ phần không niêm yết công khai), và công ty, mỗi bên đính kèm một bản kê khai vào tờ khai của năm đó (26 CFR 1.351-3).

Chi phí của chính việc chuyển tài sản được vốn hóa (26 CFR 1.263(a)-5(a)(5)).

Nhà sáng lập có được khấu trừ chi phí mà công ty không bao giờ hoàn lại không?

Thường là không. Các chi phí đó thuộc về hoạt động kinh doanh của công ty, không phải của một doanh nghiệp do nhà sáng lập điều hành. Khoản đã trả mà không được hoàn lại thường bị coi là khoản góp vốn; quy định coi các khoản cổ đông tự nguyện góp theo tỷ lệ là phần giá cộng thêm cho cổ phần của họ (26 CFR 1.118-1). Điều đó làm tăng giá gốc tính thuế của cổ phần và chỉ có ích khi cổ phần được bán hoặc trở nên vô giá trị: xem khấu trừ cổ phần trong startup thất bại.

Nếu công ty không bao giờ ghi nhận khoản chi là khoản hoàn tiền, khoản nợ vay hay khoản góp vốn, công ty không có bằng chứng rằng mình đã gánh khoản chi đó, và nhà sáng lập cũng không có cơ sở rõ ràng để tính giá gốc. Nếu các nhà sáng lập đã làm việc cùng nhau một thời gian trước khi thành lập công ty, xem khi nào nên thành lập công ty cho startup.

Phí pháp lý để phát hành cổ phần hoặc gọi vốn có được khấu trừ không?

Không phải khi trả. Số tiền trả để thực hiện việc phát hành cổ phần hoặc đi vay phải được vốn hóa (26 CFR 1.263(a)-5(a)(8) và (9)), và chi phí phát hành hoặc bán cổ phần không phải là chi phí tổ chức (26 CFR 1.248-1(b)(3)). Chi phí của khoản vay được khấu trừ trong suốt thời hạn vay (26 CFR 1.446-5). Cách thu hồi chi phí phát hành cổ phần được để ở mục "[Reserved]" (26 CFR 1.263(a)-5(g)(3)), nên không có quy định nào về khoản khấu trừ sau này cho các chi phí đó.

Cùng một công ty luật thường soạn cả điều lệ và thỏa thuận cổ phần của nhà sáng lập. Hãy yêu cầu hóa đơn tách riêng phần việc thành lập, là chi phí tổ chức, khỏi phần việc phát hành cổ phần, là chi phí phải vốn hóa. Phí cho vòng SAFE hoặc giấy nợ được nêu trong SAFE và giấy nợ chuyển đổi.

Lựa chọn được thực hiện trên tờ khai thế nào, và nếu tờ khai đầu tiên bỏ sót thì sao?

Công ty được coi là đã chọn khấu trừ năm đầu và phân bổ dần cho năm doanh nghiệp bắt đầu hoạt động; không cần nộp bản kê khai (26 CFR 1.195-1(b); hướng dẫn Form 4562). Các khoản này ghi ở Form 1120 line 26, còn Form 4562 Part VI, line 42, liệt kê khoản phân bổ dần bắt đầu trong năm đó, kèm điều khoản luật ở column (d) (hướng dẫn Form 1120).

• Không áp dụng: công ty có thể chọn vốn hóa các chi phí trên tờ khai nộp đúng hạn, kể cả hạn đã gia hạn. Lựa chọn nào cũng không thể hủy và áp dụng cho cả nhóm.
• Bỏ sót trên một tờ khai: lựa chọn mặc định vẫn áp dụng, nên cách sửa thông thường là nộp tờ khai điều chỉnh cho năm đó. Hướng dẫn Form 1120 cũng mô tả cách chọn trên tờ khai điều chỉnh nộp trong vòng 6 tháng kể từ hạn nộp gốc (không tính gia hạn), ghi chú "Filed pursuant to section 301.9100-2".
• Xử lý sai trên hai tờ khai trở lên: sửa loại chi phí, hoặc năm doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, là thay đổi phương pháp kế toán theo section 446 và 481 (26 CFR 1.195-1(b); 26 CFR 1.248-1(c)), và phải theo thủ tục thay đổi phương pháp của IRS.

Hồ sơ nào chứng minh từng khoản chi?

Với mỗi khoản chi, hãy giữ bằng chứng cho thấy khoản đó đã được trả, nó mua gì và công ty đã gánh khoản đó:

• Biên lai và hóa đơn, với hóa đơn pháp lý tách riêng phần việc thành lập và phần việc phát hành cổ phần
• Bằng chứng ai đã trả, từ tài khoản nào và vào ngày nào
• Ngày công ty bắt đầu hoạt động, kèm bằng chứng
• Hợp đồng với lập trình viên và nhà thầu cho thấy ai đã thuê họ, công việc làm ở đâu và ai sở hữu kết quả
• Văn bản chuyển nhượng quyền sở hữu trí tuệ (IP) từ nhà sáng lập và nhà thầu cho công ty
• Biên bản hội đồng quản trị thông qua các chi phí trước khi thành lập và chọn hoàn tiền, nợ vay hoặc góp vốn, kèm bằng chứng của từng lần hoàn trả
• Với tài sản góp vốn, hồ sơ chi phí của nhà sáng lập và các bản kê khai theo section 351

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ. Mỗi công ty dùng năm dương lịch.

Phí thành lập được hoàn trả ở tháng thứ hai

Một nhà sáng lập trả $14.000 cho điều lệ, quy chế nội bộ và lệ phí tiểu bang trước khi thành lập, cộng thêm $3.000 để soạn thỏa thuận cổ phần của nhà sáng lập. Công ty hoàn trả $17.000 vào tháng thứ hai, có biên bản hội đồng quản trị và biên lai. Khoản $14.000 là chi phí tổ chức. Công ty bắt đầu hoạt động vào tháng 7: tờ khai đầu tiên khấu trừ $5.000 cộng $300 (6 tháng của $9.000 ÷ 180), rồi $600 mỗi năm. Khoản $3.000 được vốn hóa.

Lập trình viên hợp đồng được trả bằng tiền cá nhân

Một nhà sáng lập trả cho nhà thầu tại Hoa Kỳ $60.000 để xây dựng phiên bản đầu tiên của sản phẩm. Nếu hợp đồng được ký cho công ty đang thành lập, mã nguồn được chuyển nhượng cho công ty và công ty hoàn tiền cho nhà sáng lập, thì $60.000 có thể là chi phí nghiên cứu của công ty, được khấu trừ toàn bộ nếu công việc đủ điều kiện. Nếu nhà sáng lập sở hữu mã nguồn và góp để đổi lấy cổ phần, công ty nắm giữ một tài sản $60.000, được thu hồi qua khấu hao hoặc phân bổ dần thay vì khấu trừ chi phí nghiên cứu.

Nghiên cứu trước khi ra mắt vượt mức giới hạn

Một công ty trả $72.000 cho nghiên cứu thị trường, đi lại và tư vấn trước khi ra mắt. Phần vượt trên $50.000 là $22.000, nhiều hơn $5.000, nên số được khấu trừ năm đầu bằng không. Toàn bộ $72.000 được phân bổ ở mức $400 mỗi tháng. Doanh nghiệp bắt đầu hoạt động vào tháng 7: $2.400 trong năm đầu, $4.800 mỗi năm đầy đủ sau đó. Nếu doanh nghiệp đến năm sau mới bắt đầu hoạt động, tờ khai đầu tiên sẽ không khấu trừ khoản nào.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Chủ sở hữu ở nước ngoài đã trả chi phí hoặc đang góp vốn cho công ty: xem góp tiền vào công ty Hoa Kỳ của bạn từ nước ngoài.
• Lập trình viên ở nước ngoài: xem phát triển phần mềm thực hiện ở nước ngoài.
• Nguyên mẫu phần cứng và dụng cụ sản xuất: xem khấu trừ chi phí nghiên cứu phần cứng và nguyên mẫu.
• Chi phí phát sinh trong những năm hoạt động dưới dạng LLC trước khi chuyển đổi: xem chuyển startup sang công ty Delaware.
• Phí cho vòng SAFE hoặc giấy nợ: xem SAFE và giấy nợ chuyển đổi.
• Các khoản khấu trừ tạo ra khoản lỗ: xem lỗ hoạt động ròng của startup.
• Lập tờ khai đầu tiên, góp mã nguồn để đổi lấy cổ phần, hoặc tờ khai đầu tiên đã bỏ sót các chi phí này: xem tờ khai công ty đầu tiên của startup chưa có doanh thu và nhận hỗ trợ thuế doanh nghiệp.