Thuế tiểu bang khi làm việc từ xa: sống ở bang này, làm cho công ty ở bang khác

Làm việc từ xa cho công ty ở tiểu bang khác: tôi đóng thuế cho tiểu bang nào?

Tiểu bang nơi bạn cư trú đánh thuế toàn bộ tiền lương của bạn, dù bạn kiếm ở đâu, nếu tiểu bang đó có thuế thu nhập. Tiểu bang nơi bạn không cư trú thường chỉ đánh thuế tiền lương của những ngày bạn trực tiếp làm việc tại đó, kể cả chỉ vài ngày đi công tác; bạn có phải nộp tờ khai ở đó hay không, xem ngưỡng nộp tờ khai thuế tiểu bang cho người không cư trú theo từng tiểu bang. Địa chỉ của người sử dụng lao động không quyết định điều này: ví dụ California cho biết tiền lương có nguồn tại nơi công việc được thực hiện, không phải nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở hay nơi bạn nhận lương (FTB Publication 1031).

Nếu tiểu bang nơi bạn cư trú không có thuế thu nhập, không có gì bù lại thuế của tiểu bang nơi làm việc (các tiểu bang không có thuế thu nhập). Nếu có thuế thu nhập, tín thuế của tiểu bang đó vẫn có thể không bù hết khoản thuế mà quy tắc vì sự thuận tiện đặt lên những ngày bạn làm tại nhà (xem bên dưới).

Hai yếu tố quyết định phần lớn các trường hợp: bạn trực tiếp làm việc ở đâu mỗi ngày, và tiểu bang nào là nơi cư trú thường trú (domicile) của bạn. Trường hợp sẽ không đơn giản khi tiểu bang của người sử dụng lao động áp dụng quy tắc vì sự thuận tiện, khi hai tiểu bang cùng coi bạn là người cư trú, khi bạn đã chuyển nhà, hoặc khi có từ ba tiểu bang trở lên liên quan.

Hãy chuẩn bị: mọi Form W-2 cùng các ô về thuế tiểu bang, nhật ký ngày làm việc cho biết mỗi ngày bạn làm ở đâu, hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ sở hữu nhà, và các tờ khai tiểu bang của năm trước.

Quy tắc vì sự thuận tiện của người sử dụng lao động (convenience of the employer) là gì, và New York có áp dụng không?

New York có áp dụng. Nếu bạn là người không cư trú và văn phòng chính của bạn ở New York, những ngày bạn làm việc từ xa vẫn tính là ngày làm việc tại New York, trừ khi người sử dụng lao động đã lập một văn phòng thực sự (bona fide employer office) tại nhà bạn (giải đáp của New York). Một ngày chỉ được tính là làm việc ngoài New York khi bản chất công việc không thể làm tại nơi làm việc của người sử dụng lao động (hướng dẫn IT-203). Chỉ những ngày làm việc bình thường tại nhà mới được tính; một ngày ở nhà chỉ thỉnh thoảng trả lời cuộc gọi hoặc email thì là ngày không làm việc (TSB-M-06(5)I).

Theo TSB-M-06(5)I, văn phòng tại nhà là văn phòng thực sự của người sử dụng lao động nếu đáp ứng một trong hai điều kiện sau:

• yếu tố chính: công việc của bạn cần cơ sở vật chất chuyên biệt mà nơi làm việc của người sử dụng lao động không thể cung cấp, nhưng có sẵn tại hoặc gần nhà bạn; hoặc
• ít nhất 4 trong 6 yếu tố phụ và 3 trong 10 yếu tố khác. Các yếu tố phụ gồm: văn phòng tại nhà là điều kiện của công việc, người sử dụng lao động có lý do kinh doanh thực sự để có văn phòng ở nơi bạn sống, bạn làm các nhiệm vụ cốt lõi tại đó, bạn thường xuyên gặp khách hàng tại đó, và bạn không có bàn làm việc được chỉ định ở văn phòng của người sử dụng lao động.

New York cho biết nếu người sử dụng lao động không chủ động lập văn phòng tại nhà bạn, bạn thường vẫn phải nộp thuế New York cho những ngày đó. Nếu văn phòng chính của bạn nằm ngoài New York, một ngày làm việc bình thường tại nhà không phải là ngày làm việc ở New York.

New Jersey không có quy tắc riêng; tiểu bang này áp dụng quy tắc vì sự thuận tiện của tiểu bang nơi bạn cư trú đối với người không cư trú nếu tiểu bang đó có quy tắc như vậy (New Jersey nêu tên Delaware, Nebraska và New York). Nếu văn phòng chính hoặc văn phòng được chỉ định của bạn ở New Jersey và bạn làm tại nhà vì sự thuận tiện của chính mình, tiền lương là thu nhập của New Jersey. New Jersey không phân bổ gì nếu cả năm bạn không làm việc ở New Jersey, và quy tắc này không áp dụng cho người cư trú Pennsylvania vì đã có thỏa thuận có đi có lại (giải đáp của New Jersey; hướng dẫn NJ-1040NR).

Connecticut cũng làm tương tự với người không cư trú: những ngày làm việc ngoài Connecticut vì sự thuận tiện của chính họ được tính là ngày làm việc ở Connecticut nếu tiểu bang nơi họ cư trú dùng quy tắc tương tự (Conn. Gen. Stat. 12-711(b)(2)(C)). Theo chiều ngược lại, người cư trú Connecticut thắng khiếu nại về quy tắc vì sự thuận tiện của tiểu bang khác sẽ nhận tín thuế Connecticut nhỏ hơn cho thuế của tiểu bang đó, nên phải nộp thêm cho Connecticut; khi đó Connecticut cấp tín thuế bằng 60% phần thuế Connecticut tăng thêm ấy (Connecticut DRS). Các quy tắc này khác nhau theo tiểu bang, thay đổi theo thời gian và đang bị khiếu nại; với bất kỳ tiểu bang nào khác, hãy hỏi sở thuế của tiểu bang đó trước khi cho rằng có hay không có quy tắc như vậy.

Sống ở một tiểu bang, làm việc ở tiểu bang khác: tôi có phải đóng thuế ở cả hai không?

Thường là có. Tín thuế cho người cư trú của tiểu bang nơi bạn sống có thể bù phần thuế bị đánh hai lần, trong một số giới hạn. Bạn nộp tờ khai dành cho người không cư trú ở tiểu bang nơi làm việc, khai tiền lương kiếm được ở đó, và nộp tờ khai cư trú ở tiểu bang nơi bạn sống, khai toàn bộ thu nhập. Tiểu bang nơi bạn sống sau đó cấp tín thuế cho số thuế mà tiểu bang nơi làm việc đã đánh trên cùng khoản thu nhập (giải đáp của New York). Tín thuế dùng số thuế tính trên tờ khai của tiểu bang nơi làm việc, nên tờ khai đó thường được chuẩn bị trước (hướng dẫn IT-112-R).

Tiền lương thường được chia theo số ngày làm việc. Ví dụ, New York lấy số ngày làm việc ở New York chia cho tổng số ngày làm việc, không tính cuối tuần, ngày lễ, ngày nghỉ bệnh và ngày nghỉ phép không làm việc (hướng dẫn IT-203).

Tín thuế có những giới hạn khiến bạn có thể vẫn phải đóng thuế nhiều hơn mức thuế của một tiểu bang:

• Tín thuế bị giới hạn ở mức thuế của tiểu bang nơi bạn cư trú trên khoản thu nhập đó. Tín thuế của California là mức nhỏ hơn giữa thuế của chính California và thuế của tiểu bang kia trên khoản thu nhập bị đánh thuế hai lần (Schedule S). Tín thuế của New York không được làm thuế của New York thấp hơn mức thuế nếu không có khoản thu nhập đó (hướng dẫn IT-112-R). Nếu thuế suất của tiểu bang nơi làm việc cao hơn, bạn đóng phần chênh lệch.
• Tiểu bang nơi bạn cư trú dùng quy tắc xác định nguồn của chính mình. California chỉ cho tín thuế trên thu nhập có nguồn tại tiểu bang kia theo luật California, kể cả khi quy tắc của tiểu bang kia khác, và xác định nguồn của tiền lương nhân viên là nơi công việc được thực hiện (hướng dẫn Schedule S). Vì vậy, thuế mà New York đánh theo quy tắc vì sự thuận tiện trên những ngày bạn làm tại nhà ở California thường nằm ngoài tín thuế của California.
• Không phải cặp tiểu bang nào cũng vận hành theo cách thông thường. California không cấp tín thuế cho người cư trú California khi tiểu bang kia đã cấp tín thuế cho người cư trú California đối với thuế California, và California có danh sách các tiểu bang đủ điều kiện (hướng dẫn Schedule S).

Một số tiểu bang láng giềng có thỏa thuận có đi có lại, cho phép người đi làm chỉ đóng thuế cho tiểu bang nơi họ cư trú; thỏa thuận nào áp dụng cho bạn, và bạn có phải nộp tờ khai ở tiểu bang nơi làm việc hay không, xem ngưỡng nộp tờ khai thuế tiểu bang cho người không cư trú theo từng tiểu bang.

Tôi cư trú ở tiểu bang nào nếu chia thời gian giữa hai nơi hoặc vẫn giữ nhà ở tiểu bang cũ?

Nơi cư trú thường trú (domicile) là nơi duy nhất bạn coi là nhà lâu dài và có ý định quay về; bạn chỉ có một. Bạn cũng có thể là người cư trú của một tiểu bang thứ hai nếu giữ nhà ở đó và ở đó đủ số ngày. New York cho biết nơi cư trú thường trú của bạn không đổi cho đến khi bạn chứng minh bằng bằng chứng rõ ràng và thuyết phục rằng bạn đã từ bỏ nơi đó và chuyển trọng tâm cuộc sống sang nơi khác; đăng ký bỏ phiếu hoặc nộp giấy xác nhận nơi cư trú thường trú là chưa đủ (giải đáp của New York).

Ở New York và Connecticut, chỗ ở lâu dài không nhất thiết phải do bạn sở hữu; nhà bạn thuê, hoặc nhà do vợ/chồng bạn sở hữu hay thuê, có thể được tính. New York và Connecticut coi người có nơi cư trú thường trú tại tiểu bang là người không cư trú nếu cả ba điều sau đều đúng: không có chỗ ở lâu dài trong tiểu bang, có chỗ ở lâu dài ở nơi khác suốt cả năm, và ở trong tiểu bang không quá 30 ngày (định nghĩa của New York; Connecticut DRS). Hãy giữ nhật ký ngày (mỗi ngày bạn ngủ ở đâu và làm việc ở đâu), vì số ngày ở và cách chia ngày làm việc là điều các tiểu bang kiểm tra.

Hai tiểu bang có thể cùng coi tôi là người cư trú trong một năm không?

Có. Một người có nơi cư trú thường trú ở New York mà thuê căn hộ ở Virginia và sống ở đó hơn 183 ngày có thể là người cư trú của cả hai tiểu bang, và mỗi tiểu bang có thể đánh thuế toàn bộ thu nhập của người đó (Virginia Tax; định nghĩa của New York). Tín thuế cho người cư trú không giải quyết trọn vẹn tình trạng cư trú kép. Tín thuế của New York cho người cư trú kép loại trừ một số thu nhập đầu tư và thu nhập kinh doanh, và hoàn toàn không có nếu tiểu bang kia đã cấp tín thuế cho toàn bộ thuế New York (hướng dẫn IT-112-R).

Kết quả có thể là tiền lãi, cổ tức và các thu nhập khác bị cả hai tiểu bang đánh thuế đầy đủ. Cư trú kép phụ thuộc nhiều vào hoàn cảnh thực tế và thường xuất hiện khi bị kiểm tra thuế; đây là trường hợp cần chuyên gia xem xét.

Chuyển nhà giữa năm khi làm việc từ xa: tiểu bang nào đánh thuế tôi?

Bạn thường nộp tờ khai cư trú một phần năm ở mỗi tiểu bang bạn đã sống. Mỗi tiểu bang đánh thuế toàn bộ thu nhập bạn nhận được trong thời gian bạn là người cư trú của tiểu bang đó, cộng với thu nhập có nguồn từ tiểu bang đó trong thời gian bạn không cư trú. California và New York đều áp dụng cách chia này (FTB Publication 1031; hướng dẫn IT-203). Mẫu cho người cư trú một phần năm của Virginia là Form 760PY, nhưng nếu bạn sống ở Virginia từ 183 ngày trở xuống, bạn có thể nộp với tư cách người không cư trú bằng Form 763, loại tờ khai cho hưởng đủ khoản miễn cá nhân và khoản khấu trừ tiêu chuẩn thay vì mức tính theo tỷ lệ (Virginia Tax).

Tiền lương thường được chia theo thời điểm bạn kiếm được: tiền lương của mỗi giai đoạn cư trú thuộc về tiểu bang đó, và sau khi chuyển nhà, tiểu bang cũ chỉ đánh thuế tiền lương có nguồn từ tiểu bang đó, chẳng hạn những ngày bạn vẫn làm việc ở đó. New York chỉ áp dụng quy tắc vì sự thuận tiện cho phần năm bạn là người không cư trú, chỉ tính các ngày làm việc trong giai đoạn đó (TSB-M-06(5)I). Những khoản bạn đã có quyền nhận trước khi chuyển nhà, chẳng hạn tiền thưởng đã được trao, có thể thuộc giai đoạn cư trú ở tiểu bang cũ (hướng dẫn IT-203). Với tiền thưởng, tiền thôi việc hoặc tiền lương trả chậm đến sau đó, xem thuế tiểu bang đối với tiền lương trả chậm sau khi chuyển nhà.

Người sử dụng lao động khấu trừ thuế nhầm tiểu bang: làm sao để lấy lại?

Để lấy lại thuế, bạn thường nộp tờ khai ở tiểu bang đã khấu trừ; tiểu bang được hưởng khoản thuế đó mong đợi nhận tờ khai và tiền thuế. Ví dụ, New York yêu cầu tờ khai dành cho người không cư trú để xin hoàn lại thuế New York đã khấu trừ từ tiền lương của bạn (hướng dẫn IT-203). Trên tờ khai đó, bạn chỉ khai phần tiền lương thực sự có nguồn từ tiểu bang đó, và phần này có thể bằng không. Yêu cầu hoàn thuế có thời hạn: New York thường cho phép muộn hơn trong hai mốc: ba năm kể từ ngày nộp tờ khai hoặc hai năm kể từ ngày nộp thuế (theo cùng hướng dẫn).

Tiểu bang đúng khi đó có thể cho ra số thuế còn nợ kèm tiền lãi hoặc tiền phạt thuế nộp tạm tính, vì trong năm không có khoản nào được nộp cho tiểu bang đó. Hãy yêu cầu người sử dụng lao động sửa hồ sơ và phát hành Form W-2 đã chỉnh sửa; cách người sử dụng lao động làm việc này nằm trong nhân viên ở tiểu bang khác, còn việc nộp tờ khai với Form W-2 sai nằm trong Form W-2 bị thiếu hoặc sai.

Người sử dụng lao động không khấu trừ thuế cho tiểu bang nơi tôi cư trú: làm sao để nộp thuế trong năm?

Bạn có thể cần nộp thuế tiểu bang tạm tính, hoặc người sử dụng lao động có thể đồng ý khấu trừ thuế cho tiểu bang nơi bạn cư trú. Ví dụ, New York cho biết bạn có thể cần nộp thuế tạm tính khi không có thuế nào, hoặc không đủ thuế, được khấu trừ (thuế tạm tính của New York). Nếu tiểu bang nơi làm việc có khấu trừ, các khoản bạn nộp cho tiểu bang nơi cư trú có thể chỉ cần đủ cho phần thuế còn lại sau tín thuế mà tiểu bang nơi cư trú thực sự cho phép. Hạn nộp và mức an toàn (safe harbor) xem trong thuế nộp tạm tính hằng quý.

Làm nghề tự do hoặc đi công tác: tiểu bang nào có thể đánh thuế thu nhập tự kinh doanh?

Tiểu bang nơi bạn cư trú đánh thuế toàn bộ thu nhập kinh doanh của bạn nếu có thuế thu nhập. Tiểu bang nơi bạn không cư trú thường đánh thuế phần hoạt động kinh doanh được thực hiện tại đó (hướng dẫn IT-203). Một số tiểu bang không chỉ xét nơi bạn ngồi làm việc: California có thể xác định thu nhập dịch vụ của người không cư trú có nguồn từ California khi khách hàng nhận lợi ích của dịch vụ ở đó, theo quy tắc phân bổ dựa trên thị trường (FTB Publication 1031). Quy tắc đó có áp dụng cho một người làm nghề tự do cụ thể hay không phụ thuộc vào nơi hoạt động kinh doanh được thực hiện, vì vậy nếu có khách hàng ở California, hãy kiểm tra kỹ.

Hãy lưu lại nơi bạn làm việc và vị trí của từng khách hàng. Nếu doanh nghiệp có chủ sở hữu, nhân viên hoặc doanh thu ở các tiểu bang khác, xem thuế thu nhập doanh nghiệp ở các tiểu bang khác.

Thuế Thành phố New York có đi theo tôi khi làm việc từ xa không?

Thuế thu nhập cá nhân của Thành phố New York dựa trên nơi cư trú, không phải nơi làm việc. Người cư trú thành phố đóng thuế trên toàn bộ thu nhập dù kiếm ở đâu, còn người không cư trú không phải đóng, kể cả khi ngày nào cũng làm việc trong thành phố. Các điều kiện cư trú của thành phố giống tiểu bang: nơi cư trú thường trú tại thành phố, hoặc một chỗ ở lâu dài trong thành phố cộng với từ 184 ngày trở lên ở đó (giải đáp của New York). Yonkers thì khác: người không cư trú có thể phải đóng thuế thu nhập lao động dành cho người không cư trú của Yonkers trên tiền lương kiếm được ở đó, và quy tắc vì sự thuận tiện cũng áp dụng ở đây (TSB-M-06(5)I).

Ngoài ra, người tự kinh doanh có thể phải đóng thuế di chuyển của người đi làm trong vùng đô thị (metropolitan commuter transportation mobility tax) của New York trên hoạt động kinh doanh trong Metropolitan Commuter Transportation District (Thành phố New York và bảy quận lân cận) (New York Tax Department). Người tự kinh doanh có hoạt động kinh doanh tại Thành phố New York cũng có thể phải đóng thuế doanh nghiệp không thành lập công ty (unincorporated business tax) của thành phố, mức 4% trên thu nhập chịu thuế được phân bổ cho thành phố; một khoản tín thuế sẽ xóa nghĩa vụ thuế từ $3.400 trở xuống (NYC Department of Finance). Thuế này được nộp cho thành phố bằng Form NYC-202 hoặc NYC-202S, không nộp cùng tờ khai tiểu bang (hướng dẫn IT-201). Các thành phố và quận khác tự đặt quy tắc; hãy hỏi cơ quan thuế của địa phương đó.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Làm từ xa cho văn phòng ở New York, sống ở California

Một người cư trú California kiếm được $150.000 khi làm cho công ty có văn phòng ở New York là nơi làm việc chính của cô. Cô làm 220 ngày tại nhà ở California và 20 ngày tại văn phòng New York. Giả sử văn phòng tại nhà của cô không phải là văn phòng thực sự của người sử dụng lao động, nên New York đánh thuế toàn bộ $150.000 như thu nhập của New York. Cô nộp tờ khai dành cho người không cư trú của New York (Form IT-203), khai toàn bộ $150.000. California đánh thuế toàn bộ $150.000 vì là tiểu bang nơi cô cư trú. Trên tờ khai California, Schedule S chỉ cấp tín thuế cho thuế trên $12.500 kiếm được trong 20 ngày làm tại văn phòng New York (20 trên 240 ngày làm việc), tức mức nhỏ hơn giữa thuế của California và thuế của New York trên số tiền đó, vì California xác định nguồn của tiền lương các ngày còn lại là California. Thuế New York trên $137.500 còn lại sẽ không được cấp tín thuế, nên khoản tiền lương đó bị cả hai tiểu bang đánh thuế.

Chuyển nhà giữa năm, vẫn giữ công việc làm từ xa

Một người làm việc từ xa kiếm $120.000 mỗi năm chuyển từ Virginia sang Florida vào ngày 1 tháng 4 và vẫn giữ công việc. Khoản $30.000 kiếm được từ tháng 1 đến tháng 3 được khai trên Form 760PY của Virginia, loại tờ khai tính khoản miễn và khoản khấu trừ tiêu chuẩn theo tỷ lệ; vì cô sống ở Virginia từ 183 ngày trở xuống, cô có thể nộp với tư cách người không cư trú bằng Form 763 với mức đầy đủ. Tiền lương sau khi chuyển nhà không phải thu nhập của Virginia nếu cô không làm việc ở Virginia, và Florida không có thuế thu nhập cá nhân. Form W-2 của cô ghi toàn bộ $120.000 cho Virginia, nên tờ khai của cô khai đúng cách chia, cô xin hoàn lại phần thuế Virginia khấu trừ dư, và nhờ người sử dụng lao động phát hành Form W-2 đã chỉnh sửa.

Ở lâu tại một tiểu bang khác

Một người làm việc từ xa giữ nơi cư trú thường trú ở Florida nhưng thuê căn hộ ở Virginia và ở đó 200 ngày. Virginia coi cô là người cư trú thực tế (có chỗ ở và hơn 183 ngày), nên đánh thuế toàn bộ $90.000 thu nhập của cô, dù nơi cư trú thường trú của cô vẫn là Florida.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Hai tiểu bang cùng coi bạn là người cư trú, một tiểu bang đã mở cuộc kiểm tra về tình trạng cư trú, bạn làm việc ở từ ba tiểu bang trở lên, hoặc quy tắc vì sự thuận tiện khiến bạn không được tín thuế ở tiểu bang nơi cư trú: hãy nhận hỗ trợ thuế cá nhân.
• Bạn không chắc tiểu bang có bắt bạn phải nộp tờ khai hay không, hoặc thỏa thuận có đi có lại có áp dụng không: xem ngưỡng nộp tờ khai thuế tiểu bang cho người không cư trú.
• Bạn là người sử dụng lao động, hoặc cần sửa Form W-2: xem nhân viên ở tiểu bang khác.
• Tiền thưởng, tiền thôi việc hoặc tiền lương trả chậm đến sau khi bạn chuyển nhà: xem thuế tiểu bang đối với tiền lương trả chậm sau khi chuyển nhà.
• Các Schedule K-1 từ quỹ của bạn cho thấy thu nhập ở nhiều tiểu bang: xem tờ khai tiểu bang cho nhà đầu tư quỹ.
• Bạn là người quản lý quỹ đang rời New York để đến Florida hoặc Texas: xem người quản lý quỹ chuyển đến Florida hoặc Texas.
• Bạn chuyển ra nước ngoài: xem chấm dứt tình trạng cư trú tiểu bang khi chuyển ra nước ngoài.
• Bạn đã chuyển đến Canada: xem thuế tiểu bang Hoa Kỳ sau khi chuyển đến Canada.
• Bạn làm việc từ một quốc gia khác cho người sử dụng lao động Hoa Kỳ: xem làm việc ở nước ngoài cho người sử dụng lao động Hoa Kỳ.