Người không cư trú có doanh nghiệp Hoa Kỳ: cách nộp Form 1040-NR

Khi nào chủ doanh nghiệp không cư trú phải nộp Form 1040-NR?

Cá nhân không cư trú có tham gia hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ nói chung phải nộp Form 1040-NR, kể cả khi doanh nghiệp không có lãi, không có thu nhập có nguồn Hoa Kỳ, hoặc thu nhập được miễn theo hiệp định thuế. Tờ khai này kê khai thu nhập và thuế của cá nhân. Việc thành lập LLC không thay thế tờ khai này. Quy định nộp tờ khai của IRS.

Hãy nộp Schedule OI kèm Form 1040-NR để khai các thông tin của người không cư trú, chẳng hạn quốc gia cư trú của bạn. Hãy thêm các schedule phù hợp với thu nhập của bạn, như giải thích bên dưới. Hướng dẫn của IRS.

IRS nêu một số ngoại lệ hẹp, gồm một số người có thị thực loại F, J, M hoặc Q không có thu nhập chịu thuế theo section 871. Ngoại lệ về nộp tờ khai của IRS.

Nếu hoạt động hạn chế tại Hoa Kỳ hoặc hiệp định thuế khiến bạn không chắc thu nhập có chịu thuế hay không, bạn có thể nộp Form 1040-NR bảo vệ trong vòng 16 tháng sau hạn nộp gốc để giữ quyền khấu trừ nếu sau này IRS xác định có ECI (thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ). Hãy giải thích vì sao đây là tờ khai bảo vệ. Nếu xin ưu đãi theo hiệp định, hãy điền Schedule OI, item L. IRS Publication 519.

Trang này bắt đầu sau khi bạn đã xác định thu nhập kinh doanh chịu thuế tại Hoa Kỳ. Thu nhập có phải thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ hay không tùy thuộc vào hoạt động, nguồn thu nhập và hiệp định thuế (nếu có). Loại thị thực không tự quyết định tình trạng cư trú về thuế. Nếu số ngày ở Hoa Kỳ hoặc thẻ xanh đã thay đổi tình trạng của bạn, xem năm đầu tiên của bạn với tư cách người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ. Ngược lại, quy tắc phân định cư trú theo hiệp định thuế có thể khiến người cư trú tại Hoa Kỳ phải nộp Form 1040-NR kèm Form 8833. Hướng dẫn về hiệp định thuế của IRS.

Khoản khấu trừ là khoản trả trước cho thuế, không nhất thiết là số thuế cuối cùng. Hãy nộp tờ khai để đối chiếu và để đòi lại khoản nộp thừa. IRS cũng yêu cầu một tờ khai nộp đúng hạn và chính xác thì mới được khai nhiều khoản khấu trừ và tín thuế đối với ECI. IRS Publication 519.

Thu nhập của LLC một chủ sở hữu có được khai trên Form 1040-NR của tôi không?

Có, nếu LLC một chủ sở hữu của bạn chưa chọn cách đánh thuế như công ty, IRS nói chung xem LLC là một phần của chủ sở hữu về thuế thu nhập. Cá nhân không cư trú khai hoạt động kinh doanh chịu thuế của LLC trên Form 1040-NR của chính mình. EIN của LLC không thay thế mã số thuế của chủ sở hữu. Quy định về LLC của IRS; Hướng dẫn Form 1040-NR.

Hãy khai thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp theo phương pháp kế toán thuế của doanh nghiệp, không chỉ số tiền bạn đã rút từ LLC. Bạn tự chịu thuế thu nhập trên lợi nhuận của LLC bị bỏ qua về thuế. Hãy tách các khoản chuyển tiền của chủ sở hữu khỏi doanh thu và chi phí. Quy định về LLC của IRS; IRS Publication 334.

Nếu tôi sở hữu một hợp danh thì sao?

Thành viên hợp danh không cư trú khai phần thu nhập của hợp danh liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ từ Schedule K-1 trên Form 1040-NR, nói chung qua Schedule E và Schedule 1, và dùng Schedule K-3 khi được cung cấp để xác định nguồn và tính chất của các khoản. Hợp danh đưa cho thành viên Form 8805 khi hợp danh nộp thuế theo section 1446 thay cho người đó, hoặc khi áp dụng một mức giảm được phép mà vẫn bắt buộc có form dù chưa nộp thuế. Form 8805 cho thấy thu nhập chịu thuế phân bổ liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ và mọi khoản đã khấu trừ. Hãy khai khoản khấu trừ đó trên tờ khai và đính kèm Form 8805. Hướng dẫn Form 1040-NR của IRS; Hướng dẫn K-3 của IRS; Hướng dẫn Form 8805 của IRS.

Theo section 701 và section 702, thành viên hợp danh phải nộp thuế thu nhập trên phần của mình, kể cả khi hợp danh không chia tiền mặt. US Code.

Hợp danh phải khấu trừ thuế theo section 1446 trên thu nhập chịu thuế phân bổ liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ, kể cả khi không chia tiền. Thành viên nước ngoài đủ điều kiện có thể đưa cho hợp danh Form 8804-C để xác nhận các khoản khấu trừ hoặc lỗ ở cấp thành viên, có thể làm giảm khoản khấu trừ. Hãy nộp form này trước khi hợp danh nộp Form 8804. Hợp danh có thể không sử dụng form này. Hãy tự tính thuế của bạn và khai tín thuế từ khoản đã khấu trừ. Xem thành viên hợp danh nước ngoài và khấu trừ thuế. Khấu trừ thuế của hợp danh theo IRS; Hướng dẫn Form 8804-C.

Đừng cộng một khoản thu nhập hai lần nếu hợp danh cũng gửi Form 1042-S. IRS cho biết ECI đã khai trên Schedule K-1 thì được khai từ schedule đó. Cách hợp danh tính và nộp khoản khấu trừ thuộc phần thành viên hợp danh nước ngoài và khấu trừ thuế. Hướng dẫn Schedule E của IRS.

Tôi được khấu trừ những chi phí kinh doanh nào, và nên lưu giữ gì?

Với thu nhập khai trên Schedule C, các chi phí được khấu trừ thường gặp gồm vật tư kinh doanh, quảng cáo, phí dịch vụ chuyên môn và chi phí đi lại đủ điều kiện. Thiết bị có thể phải khấu trừ dần theo thời gian. Chỉ khai các chi phí gắn với ECI, không khai chi tiêu cá nhân hay chi phí của thu nhập được miễn hoặc không phải ECI. Hãy phân bổ chi phí dùng chung trên cơ sở có thể chứng minh. Hướng dẫn Form 1040-NR của IRS; Hướng dẫn Schedule C của IRS.

Lợi nhuận kinh doanh đủ điều kiện là ECI cũng có thể được hưởng khoản khấu trừ thu nhập kinh doanh đủ điều kiện (qualified business income deduction) riêng trên Form 1040-NR, line 13a. Xem giảm thuế doanh nghiệp của bạn để biết điều kiện. Hướng dẫn của IRS.

Hầu hết người không cư trú không được dùng khấu trừ tiêu chuẩn. Sinh viên và học viên nghề đủ điều kiện theo hiệp định Hoa Kỳ–Ấn Độ có thể dùng khoản này trên Form 1040-NR, line 12, thay vì khấu trừ theo từng khoản. Hướng dẫn của IRS.

Hãy giữ sổ sách thể hiện thu nhập và chi phí, hóa đơn và biên lai, hồ sơ ngân hàng và thanh toán, hồ sơ đi lại hoặc nơi làm việc, và bảng tính cho mọi chi phí được chia giữa hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ và hoạt động khác. IRS yêu cầu hồ sơ đủ để chứng minh các mục trên tờ khai. Hãy giữ cả tài liệu cho thấy vì sao mỗi khoản thu có nguồn Hoa Kỳ hoặc là ECI, nhất là khi bạn làm việc ở nhiều nước. Hướng dẫn lưu giữ hồ sơ của IRS; Quy tắc xác định nguồn thu nhập của IRS.

Nộp tờ khai trễ có thể làm mất quyền khấu trừ. Hãy kiểm tra hạn nộp của từng năm bị bỏ sót trước khi xem các chi phí cũ là còn được khấu trừ. IRS Publication 519.

Người không cư trú có phải nộp thuế tự kinh doanh của Hoa Kỳ không?

Nói chung, người không phải công dân Hoa Kỳ và cũng không phải người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ thì không phải nộp thuế tự kinh doanh của Hoa Kỳ trên thu nhập từ tự kinh doanh, kể cả khi thuế thu nhập Hoa Kỳ vẫn áp dụng. Một hiệp định An sinh Xã hội quốc tế có thể chỉ định Hoa Kỳ là nơi tham gia bảo hiểm, khi đó thuế tự kinh doanh áp dụng. Quy tắc thuế tự kinh doanh của IRS; Hướng dẫn về hiệp định An sinh Xã hội của IRS.

Hãy kiểm tra hiệp định áp dụng cho nước của bạn và giữ giấy chứng nhận tham gia bảo hiểm nếu có. Nếu bạn trở thành người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ trong năm, kết quả có thể thay đổi. Tiền lương có quy tắc An sinh Xã hội và Medicare riêng. Đừng áp dụng quy tắc tự kinh doanh này cho tiền lương. Hướng dẫn của IRS.

Tôi có cần ITIN không, và có thể nộp Form W-7 cùng tờ khai đầu tiên không?

Nếu bạn cần mã số thuế cá nhân của Hoa Kỳ và không thể có Số An sinh Xã hội, hãy xin ITIN bằng Form W-7. Bạn có thể nộp Form W-7 cùng Form 1040-NR đầu tiên đã hoàn tất, kèm các giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh tình trạng nước ngoài theo yêu cầu. Hãy để trống ô Số An sinh Xã hội trên tờ khai của người xin. IRS cấp ITIN và chuyển tờ khai đi xử lý. Các bước xin ITIN của IRS.

EIN của LLC xác định LLC cho các mục đích riêng của LLC. EIN không xác định bạn trên tờ khai cá nhân. IRS liệt kê các cách gửi bộ hồ sơ W-7 qua bưu điện và trực tiếp, kể cả qua đại diện chấp nhận hồ sơ (acceptance agent) ngoài Hoa Kỳ. Các bước xin ITIN của IRS.

Tôi có thể nộp điện tử Form 1040-NR từ nước ngoài không, và hạn nộp là khi nào?

Form 1040-NR có thể được nộp điện tử, kể cả bởi người sống ở nước ngoài, nếu phương thức nộp hỗ trợ tờ khai và các tài liệu đính kèm. Nếu bạn xin ITIN lần đầu, hãy nộp Form W-7 cùng tờ khai giấy trước hạn nộp của tờ khai, theo hướng dẫn xin ITIN của IRS hoặc qua đại diện chấp nhận hồ sơ. Bạn không thể nộp điện tử tờ khai đó. ITIN được cấp trong năm nay không thể dùng để nộp điện tử cho đến năm dương lịch kế tiếp. Hãy kiểm tra phương thức nộp của bạn có hỗ trợ mọi tài liệu đính kèm bắt buộc hay không. Hướng dẫn Form 1040-NR của IRS; Hướng dẫn Form W-7 của IRS.

Form 4868 nộp đúng hạn nói chung gia hạn các hạn nộp tờ khai năm 2026 nói trên lần lượt đến ngày 15 tháng 10 hoặc ngày 15 tháng 12 năm 2027. Form này không gia hạn thời gian nộp thuế. Nếu hạn rơi vào cuối tuần hoặc ngày nghỉ lễ, áp dụng ngày làm việc kế tiếp. Hãy xác nhận lại hướng dẫn của năm nộp trước khi gửi, vì địa chỉ và việc hỗ trợ nộp điện tử có thể thay đổi. IRS Publication 519; Hướng dẫn của IRS.

Tôi có phải nộp thuế thu nhập liên bang tạm tính không?

Bạn có thể phải nộp thuế tạm tính khi số thuế đã khấu trừ, kể cả khấu trừ của hợp danh, không đủ trang trải phần lớn thuế liên bang của bạn. Với năm thuế của trang này, IRS Form 1040-ES (NR) nói chung yêu cầu nộp thuế tạm tính khi cả hai điều kiện dưới đây cùng áp dụng.

Nếu bạn không nộp tờ khai của năm trước, việc năm trước có thuế bằng không tự nó không miễn việc nộp thuế tạm tính. Ngoại lệ không có thuế của IRS yêu cầu bạn là công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ trong cả năm trước. Một tờ khai đã nộp bao phủ đủ 12 tháng và cho thấy thuế bằng không có thể đủ điều kiện theo điều kiện thanh toán dựa trên năm trước. Nếu thu nhập tổng điều chỉnh (AGI) của năm trước vượt $150.000 ($75.000 khi khai riêng), mục tiêu theo năm trước trở thành 110%. Nông dân và ngư dân có quy tắc khác. IRS Form 1040-ES (NR).

Lịch nộp thuế cũng thay đổi theo việc có tiền lương hay không. Nếu bạn có tiền lương bị khấu trừ thuế Hoa Kỳ, form năm 2026 cho phép nộp bốn đợt, bắt đầu từ ngày 15 tháng 4 năm 2026. Nếu không có khoản tiền lương đó, form cho phép nộp một nửa trước ngày 15 tháng 6 năm 2026, một phần tư trước ngày 15 tháng 9 năm 2026 và một phần tư trước ngày 15 tháng 1 năm 2027. Nếu thu nhập đến không đều, bảng tính thu nhập quy năm (annualized income) trên Form 2210, đính kèm tờ khai của bạn, có thể giảm tiền phạt nộp thiếu. Form 2210 cũng dùng để xin miễn phạt vì thiệt hại, thiên tai hoặc hoàn cảnh bất thường, hoặc vì nộp thiếu có lý do chính đáng sau khi nghỉ hưu ở tuổi 62 hoặc bị khuyết tật trong năm 2025 hoặc 2026. Hãy đính kèm form cùng lời giải thích vào tờ khai. IRS Form 1040-ES (NR); Hướng dẫn Form 2210.

Tôi có thể còn phải nộp tờ khai không cư trú của tiểu bang không?

Có. Form 1040-NR liên bang không quyết định việc nộp tờ khai tiểu bang. Hãy kiểm tra mọi tiểu bang nơi doanh nghiệp có khách hàng, tài sản, người làm việc hoặc hoạt động, theo quy tắc xác định nguồn và nộp tờ khai của tiểu bang đó. Thu nhập liên bang và thu nhập tiểu bang có thể được xác định nguồn khác nhau.

California cho thấy sự khác biệt này: cơ quan thuế của tiểu bang cho biết thu nhập từ dịch vụ của nhà thầu độc lập không cư trú được xác định nguồn theo nơi khách hàng nhận lợi ích, chứ không theo nơi nhà thầu làm việc. Người không cư trú có thu nhập có nguồn California có thể phải nộp Form 540NR nếu đáp ứng yêu cầu nộp tờ khai của tiểu bang. Tiền công của nhân viên theo quy tắc khác, tính theo nơi làm việc. California Franchise Tax Board. Về việc nộp tờ khai doanh nghiệp ở nhiều tiểu bang, xem thuế thu nhập doanh nghiệp ở các tiểu bang khác.

Nếu tôi đã bỏ sót các Form 1040-NR những năm trước thì sao?

Hãy làm từng năm một: xác định tình trạng cư trú về thuế và hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ của bạn, lấy sổ sách của LLC hoặc các Schedule K-1 và Form 8805 của hợp danh, xác định các khoản khấu trừ và khoản đã thanh toán, rồi lập các tờ khai cá nhân còn thiếu. Tờ khai bắt buộc bị thiếu khiến thời hiệu ấn định thuế của IRS vẫn còn mở theo section 6501(c)(3). Sau khi ấn định, thời hạn thu thuế nói chung là 10 năm theo section 6502, với các trường hợp gia hạn và tạm hoãn. US Code: ấn định thuế; US Code: thu thuế.

Nộp trễ nói chung bị phạt 5% số thuế chưa nộp mỗi tháng hoặc phần của tháng. Nộp thuế trễ bị cộng thêm 0,5% mỗi tháng. Mỗi khoản phạt có mức tối đa 25%, và khoản phạt nộp tờ khai trễ được giảm khi cả hai khoản cùng áp dụng. Với tờ khai năm 2026 nộp trễ hơn 60 ngày sau hạn, kể cả thời gian gia hạn, mức phạt nộp trễ tối thiểu là mức nhỏ hơn giữa $535 và số thuế phải ghi trên tờ khai. Tiền phạt của IRS; Điều chỉnh theo lạm phát năm 2027.

Các tờ khai gốc đủ điều kiện đến hạn trong năm 2027 có thể được tự động miễn phạt nộp trễ và nộp thuế trễ dựa trên việc tuân thủ trong ba năm trước. Với các tờ khai cũ hơn, hãy hỏi IRS về First Time Abate, áp dụng cho một kỳ thuế. Miễn phạt vì lý do chính đáng cũng có thể áp dụng. Thuế và tiền lãi vẫn phải nộp. Miễn giảm tiền phạt của IRS.

Để được khai nhiều khoản khấu trừ và tín thuế, IRS nói chung yêu cầu một tờ khai trung thực, chính xác trong vòng 16 tháng sau hạn nộp gốc. Nếu bạn đã bỏ sót tờ khai bắt buộc của năm liền trước và đây không phải năm đầu tiên bạn phải nộp, một thông báo của IRS có thể kết thúc thời hạn đó sớm hơn. Tín thuế từ khoản đã khấu trừ không bị áp dụng quy tắc thời hạn này. Hãy rà soát từng năm trước khi cho rằng chi phí cũ có thể bù trừ thu nhập. Nếu một Form 1040 trước đó đã được nộp với tư cách người cư trú, xem sửa tờ khai nộp theo tư cách người cư trú. IRS Publication 519.

Ví dụ

Số tiền đô la Hoa Kỳ minh họa, không tính thuế. Một người không cư trú sống ở nước ngoài làm tư vấn tại Hoa Kỳ qua một LLC Hoa Kỳ bị bỏ qua về thuế. Giả sử các khoản thu đó là ECI sau khi đã kiểm tra hiệp định thuế (nếu có) (Quy tắc xác định nguồn thu nhập từ dịch vụ cá nhân của IRS). Trong năm, LLC có US$100.000 doanh thu chịu thuế và US$30.000 chi phí có chứng từ. Schedule C của chủ sở hữu cho thấy US$70.000 thu nhập kinh doanh ròng, được chuyển sang Form 1040-NR kể cả khi chủ sở hữu để tiền mặt lại trong LLC.

Chủ sở hữu không có tiền lương nhân viên bị khấu trừ thuế Hoa Kỳ. Hạn nộp Form 1040-NR thông thường là ngày 15 tháng 6 sau khi kết thúc năm. Nếu khoản khấu trừ không đủ, chủ sở hữu xem Form 1040-ES (NR) để biết cách nộp thuế tạm tính. Nếu không có khấu trừ tiền lương như vậy, đợt nộp đầu tiên theo lịch là ngày 15 tháng 6 trong năm thuế. Thuế tự kinh doanh của Hoa Kỳ nói chung không áp dụng khi chủ sở hữu vẫn là người không cư trú, tùy theo hiệp định An sinh Xã hội áp dụng (nếu có). Việc nộp tờ khai tiểu bang được kiểm tra riêng.

Trường hợp của bạn khác?

• Bạn chưa xác định thu nhập có chịu thuế tại Hoa Kỳ hay không: hãy bắt đầu với khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ.
• LLC một chủ sở hữu của bạn có khai báo riêng: xem nộp hồ sơ cho LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu.
• Hợp danh của bạn cần tính khấu trừ thuế cho thành viên nước ngoài: xem thành viên hợp danh nước ngoài và khấu trừ thuế.
• Vợ/chồng bạn là công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ: cả hai vợ chồng có thể chọn được đối xử như người cư trú về thuế thu nhập theo section 6013(g), bằng một bản tuyên bố có chữ ký trên Form 1040 nộp chung. Lựa chọn trên Form 1040-X điều chỉnh nói chung đến hạn trong vòng ba năm sau khi nộp hoặc hai năm sau khi nộp thuế, tùy mốc nào muộn hơn. Xem kết hôn với người không cư trú. Lựa chọn của vợ/chồng theo IRS.
• Tình trạng cư trú tại Hoa Kỳ của bạn thay đổi trong năm: xem năm đầu tiên của bạn với tư cách người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ. Tờ khai hai tư cách cần được xem xét riêng qua dịch vụ thuế cá nhân.
• Thị thực của bạn có thể hạn chế hoạt động kinh doanh: xem thành lập LLC khi đang giữ thị thực.
• Bạn đã nộp nhầm Form 1040 với tư cách người cư trú: xem sửa tờ khai nộp theo tư cách người cư trú.
• Bạn đã bỏ sót nhiều năm, xin ưu đãi theo hiệp định thuế, hoặc khai thu nhập ở hai nước: hãy tập hợp ngày đi lại, các tờ khai trước, sổ sách, Schedule K-1, Form 8805 và chứng từ khấu trừ cho một rà soát thuế cá nhân.