LLC New Mexico cho người không cư trú: chi phí, báo cáo và thuế

Người không cư trú có thể lập LLC tại New Mexico không, và tốn bao nhiêu, nợ thuế gì?

Có. Limited Liability Company Act được đăng tải cho biết một hoặc nhiều người có thể lập LLC bằng cách nộp điều lệ thành lập LLC (articles of organization), và những người lập không nhất thiết phải là thành viên. Văn bản chúng tôi đã đọc không đặt ra điều kiện về nơi cư trú hay quốc tịch đối với chủ sở hữu. Luật yêu cầu LLC có văn phòng đăng ký và đại diện đăng ký tại New Mexico.

Một trường hợp đơn giản là LLC một thành viên có chủ sở hữu sống và làm việc ngoài New Mexico, không có khách hàng, nhân viên hay tài sản tại New Mexico. Trường hợp không còn đơn giản khi chủ sở hữu làm việc tại New Mexico, LLC có từ hai chủ sở hữu trở lên, LLC chọn chịu thuế như công ty, hoặc chủ sở hữu sống ở nước ngoài và có thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ.

Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu: tên LLC, địa chỉ đường phố tại New Mexico của đại diện đăng ký cùng văn bản chấp nhận có chữ ký, họ tên và địa chỉ gửi thư của chủ sở hữu, nơi bạn và nhân viên (nếu có) sẽ làm việc, và kế hoạch xin EIN. Về EIN, xem lập và điều hành công ty từ nước ngoài.

Làm sao lập LLC tại New Mexico online, và tốn bao nhiêu?

Hãy nộp Domestic LLC Articles of Organization (điều lệ thành lập LLC trong tiểu bang) trên cổng online của Văn phòng Ngoại trưởng New Mexico (Secretary of State), cơ quan đăng ký công ty của tiểu bang. Trang biểu mẫu của cổng cho thấy lệ phí đăng ký không hoàn lại là $50.

Các bước, theo hướng dẫn nộp hồ sơ của Văn phòng Ngoại trưởng New Mexico:

1. Tạo tài khoản trên cổng. Email đăng nhập sẽ nhận mọi thông báo về hồ sơ.
2. Chọn Forms, rồi Business, rồi loại pháp nhân, và làm theo trình hướng dẫn.
3. Tải lên Registered Agent Statement of Acceptance (văn bản chấp nhận của đại diện đăng ký) dưới dạng PDF.
4. Thanh toán bằng thẻ hoặc séc điện tử. Thanh toán bằng thẻ bị tính phí tiện ích.
5. Theo dõi trạng thái trong tài khoản. Chỉ khi hồ sơ được chấp thuận, bị từ chối hoặc cần sửa mới có email.

Hồ sơ bị từ chối phải nộp lại và trả lệ phí mới, nên hãy kiểm tra tên và địa chỉ của đại diện trước. Điều lệ phải ghi địa chỉ đường phố của văn phòng đăng ký và tên đại diện, nơi kinh doanh chính nếu khác, thời hạn hoạt động nếu không vô thời hạn, và một tuyên bố nếu LLC do người quản lý điều hành hoặc là LLC một thành viên (NMSA 53-19-8).

Các nguồn chúng tôi đã đọc không cho thấy giá dịch vụ nhanh hay dịch vụ bổ sung tùy chọn, nên trang này không nêu giá nào. LLC tồn tại khi điều lệ được nộp, hoặc vào ngày muộn hơn nếu điều lệ nêu rõ.

LLC tại New Mexico có phải nộp báo cáo hằng năm không?

Văn bản LLC Act mà chúng tôi đọc được không liệt kê báo cáo hằng năm hay hai năm một lần nào đối với LLC, và căn cứ thu hồi duy nhất được nêu liên quan đến đại diện đăng ký. Chúng tôi không xác nhận được điều này trên trang hiện hành của Văn phòng Ngoại trưởng New Mexico, nên hãy coi đây là chưa được xác nhận.

Điều gì ủng hộ kết luận này: bản Limited Liability Company Act mà Văn phòng Ngoại trưởng New Mexico đăng tải là tệp tạo năm 2013, và danh sách các section của nó không có báo cáo nào. Một báo cáo tài khóa của cơ quan lập pháp về dự luật năm 2017 cho biết khi đó LLC không có báo cáo nào phải nộp. Dự luật đó, và một dự luật năm 2023, lẽ ra đã thêm báo cáo ba năm một lần; cả hai đều không được thông qua. Chúng tôi chưa kiểm tra mọi kỳ họp sau đó. Danh sách biểu mẫu công khai của cổng chỉ cho thấy các biểu mẫu thành lập đối với LLC. Công cụ tra cứu doanh nghiệp công khai của cổng hiển thị dòng "Annual Report Standing" trên hồ sơ LLC. Một LLC đang hoạt động mà chúng tôi tra cứu, thành lập năm 2009, hiển thị "Good" với việc thành lập là hồ sơ duy nhất. Điều đó gợi ý không có báo cáo định kỳ nhưng không phải là tuyên bố về quy định.

Trước khi dựa vào việc "không có báo cáo", hãy hỏi Business Services Division của Văn phòng Ngoại trưởng New Mexico (505-827-3600) xem LLC của bạn có phải nộp hồ sơ hay lệ phí định kỳ nào không, và đề nghị trả lời bằng văn bản. Về báo cáo và lệ phí của các tiểu bang khác, xem lệ phí và báo cáo hằng năm của LLC theo tiểu bang.

Điều gì giúp LLC tại New Mexico giữ tình trạng hoạt động hợp lệ: đại diện đăng ký?

LLC phải duy trì đại diện đăng ký. Văn phòng Ngoại trưởng New Mexico có thể thu hồi LLC không có đại diện trong 30 ngày, hoặc 30 ngày sau khi thay đổi mà không nộp thông báo thay đổi (NMSA 53-19-66.1). LLC bị thu hồi có thể xin khôi phục tư cách trong vòng hai năm.

Đại diện đăng ký phải là cá nhân cư trú tại New Mexico, hoặc công ty có địa điểm kinh doanh tại văn phòng đăng ký ở New Mexico (NMSA 53-19-5). Chủ sở hữu sống ngoài New Mexico không thể làm đại diện. Nếu đại diện từ chức, việc bổ nhiệm chấm dứt sau 30 ngày kể từ khi có thông báo hoặc khi có người kế nhiệm, tùy mốc nào đến trước, nên hãy giữ hợp đồng với đại diện và cách nhận thông báo. LLC cũng phải báo cho Văn phòng Ngoại trưởng New Mexico khi địa chỉ nơi kinh doanh chính thay đổi. Về thư từ, ngân hàng và lựa chọn đại diện, xem địa chỉ và tài khoản ngân hàng doanh nghiệp tại Hoa Kỳ.

Hồ sơ công khai cho thấy gì về tôi?

Hãy giả định rằng đại diện đăng ký, nơi kinh doanh chính và các hồ sơ của LLC là công khai. Văn phòng Ngoại trưởng New Mexico cho biết thông tin doanh nghiệp là công khai và bất kỳ ai tại Hoa Kỳ cũng có thể xem.

Địa chỉ của đại diện đăng ký chỉ thay địa chỉ của bạn với tư cách văn phòng đăng ký. Điều lệ cũng ghi địa chỉ nơi kinh doanh chính khi khác với văn phòng đăng ký. Danh sách nội dung bắt buộc của luật (NMSA 53-19-8) không có tên thành viên, và hồ sơ tra cứu công khai chúng tôi đã xem cho thấy đại diện và người tổ chức, không cho thấy chủ sở hữu. Điều lệ có thể chứa các quy định khác do người nộp chọn, và chúng tôi không xem được biểu mẫu nộp hồ sơ của cổng khi chưa có tài khoản. Chúng tôi không thấy trang nào của New Mexico bảo đảm tên chủ sở hữu không xuất hiện trong hồ sơ, nên đừng gọi LLC tại New Mexico là ẩn danh.

Một điểm thực tế cho chủ sở hữu ở nước ngoài: Văn phòng Ngoại trưởng New Mexico cho biết nhìn chung họ chặn truy cập hồ sơ doanh nghiệp từ nước ngoài. Họ đề nghị người dùng ở nước ngoài gửi email đến helpdesk@state.nm.us và cho biết có thể không phải lúc nào cũng cấp được quyền truy cập trực tiếp.

LLC tại New Mexico có nợ thuế trên tổng doanh thu nếu tôi không có văn phòng, nhân viên hay khách hàng ở đó không?

Không chỉ vì LLC được lập ở đó. Thuế trên tổng doanh thu của New Mexico áp dụng cho khoản thu từ bán tài sản tại New Mexico, cho thuê hoặc cấp phép tài sản được sử dụng ở đó, và thực hiện dịch vụ ở đó. Thuế này cũng áp dụng cho dịch vụ thực hiện ngoài tiểu bang khi sản phẩm được sử dụng lần đầu tại New Mexico.

Với doanh nghiệp không có mặt thực tế, cơ quan thuế New Mexico (Taxation and Revenue Department) cho biết doanh nghiệp phải chịu thuế nếu có tổng doanh thu chịu thuế từ New Mexico ít nhất $100.000 trong năm dương lịch trước (nexus). Mặt hiện diện thực tế gồm địa điểm kinh doanh, tài sản lưu giữ, nhân viên hoặc đại diện, thiết bị thuê, hoặc việc thực hiện dịch vụ tại New Mexico.

Bất kỳ ai kinh doanh tại New Mexico phải đăng ký với cơ quan thuế New Mexico, và Business Tax ID không mất phí. Chúng tôi không thấy trang nào của New Mexico nói địa chỉ của đại diện đăng ký có được tính là mặt hiện diện thực tế đối với loại thuế này hay không.

Tôi sống ở nơi khác thì có nợ thuế thu nhập New Mexico với tư cách chủ sở hữu không?

Có thể, nếu bạn có thu nhập có nguồn từ New Mexico. Người không cư trú phải nộp tờ khai cá nhân New Mexico khi cả hai điều kiện sau đúng: phải nộp tờ khai liên bang, và có thu nhập từ bất kỳ nguồn nào tại New Mexico, kể cả tiền lương, tiền thuê, tiền bản quyền, hoạt động kinh doanh và di sản. Hướng dẫn nêu rằng điều này bao gồm công dân nước ngoài. Sống ở tiểu bang không có thuế thu nhập không loại bỏ nghĩa vụ này.

Cách LLC nộp tờ khai phụ thuộc vào phân loại liên bang của LLC:

Pháp nhân chuyển tiếp thu nhập phải khấu trừ từ phần thu nhập ròng New Mexico của mỗi chủ sở hữu không cư trú theo mức 5,9%, với các ngoại lệ nêu trong hướng dẫn PTE. Thay vào đó, pháp nhân có thể chọn nộp thuế ở cấp pháp nhân, lựa chọn này ràng buộc mọi chủ sở hữu trong năm đó. Hạn nộp tờ khai là hạn nộp tờ khai liên bang. Mỗi chủ sở hữu không cư trú có thu nhập có nguồn từ New Mexico và phải nộp tờ khai liên bang cũng nộp tờ khai cá nhân New Mexico.

Một điểm còn bỏ ngỏ: cơ quan thuế New Mexico nêu rằng các pháp nhân chuyển tiếp thu nhập "đã đăng ký kinh doanh trong tiểu bang" phải nộp tờ khai, cùng với những pháp nhân tiến hành hoạt động kinh doanh hoặc nhận thu nhập từ New Mexico. Cơ quan này không nói LLC được lập tại New Mexico mà không có hoạt động ở New Mexico có phải nộp tờ khai hay không. Hãy hỏi cơ quan thuế hoặc chuyên gia trước khi bỏ qua tờ khai của LLC nhiều thành viên.

IRS yêu cầu gì khi chủ sở hữu ở nước ngoài?

Giống như với mọi LLC do người nước ngoài sở hữu, bất kể ở tiểu bang nào. LLC một thành viên do người nước ngoài (foreign person) sở hữu bị bỏ qua về thuế thu nhập nhưng được coi là công ty đối với Form 5472. LLC nộp Form 1120 pro forma kèm Form 5472 khi có giao dịch phải báo cáo với bên liên quan (hướng dẫn của IRS).

Tiền phạt do không nộp hoặc không lưu hồ sơ là $25.000 mỗi năm thuế, và cao hơn nếu việc không tuân thủ kéo dài 90 ngày sau thông báo của IRS. Pháp nhân bị bỏ qua về thuế tại Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu là pháp nhân do một người nước ngoài sở hữu toàn bộ; LLC chịu thuế như công ty thuộc diện này khi một cổ đông nước ngoài nắm giữ ít nhất 25%. Xem hồ sơ khai của LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu để biết chi tiết.

Chủ sở hữu là người nước ngoài không cư trú nộp Form 1040-NR nếu tham gia hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ (US trade or business), hoặc nếu thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ chưa được khấu trừ thuế đầy đủ (IRS: người nước ngoài không cư trú). Thu nhập từ dịch vụ được xác định nguồn tại nơi thực hiện công việc. Tờ khai đó được nêu trong tờ khai của người không cư trú đối với thu nhập kinh doanh. Việc lập công ty tại New Mexico không thay đổi điều nào trong đó.

Corporate Transparency Act có còn yêu cầu báo cáo chủ sở hữu hưởng lợi không?

Không đối với LLC thành lập tại Hoa Kỳ. Trang BOI hiện hành của FinCEN, đơn vị thuộc Bộ Tài chính Hoa Kỳ, cho biết quy tắc cuối cùng miễn cho các công ty Hoa Kỳ khỏi việc báo cáo thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, nên họ không còn phải nộp báo cáo BOI. Chỉ một số công ty nước ngoài đăng ký kinh doanh tại Hoa Kỳ phải báo cáo.

LLC tại New Mexico là công ty Hoa Kỳ ngay cả khi chủ sở hữu sống ở nước ngoài. FinCEN cho biết hãy bỏ qua hướng dẫn cũ, kể cả trang cũ của chính Văn phòng Ngoại trưởng New Mexico, nói rằng các công ty Hoa Kỳ phải báo cáo.

New Mexico, Delaware hay Wyoming cho chủ sở hữu không cư trú?

New Mexico có thể phù hợp với chủ sở hữu muốn chi phí duy trì thấp ở cấp tiểu bang và không có hoạt động tại New Mexico. Một mình điều đó chưa đủ để chọn New Mexico: tiểu bang nơi bạn làm việc hoặc bán hàng vẫn có thể đánh thuế bạn.

Cần so sánh lệ phí thành lập, báo cáo hoặc thuế hằng năm (nếu có), chi phí đại diện đăng ký, và nơi hoạt động diễn ra. Lệ phí nộp hồ sơ của New Mexico là $50, và chúng tôi không tìm thấy báo cáo hằng năm hay lệ phí nào (chưa xác nhận). So sánh với thuế giấy phép và báo cáo của Wyoming và thuế LLC của Delaware. Để chọn đầy đủ, kể cả tiểu bang nơi bạn sống, xem nên lập công ty ở tiểu bang nào.

Nếu tôi làm việc, nắm giữ hàng hóa hoặc có khách hàng ở New Mexico hoặc tiểu bang nơi tôi sống thì sao?

Hoạt động quyết định thuế, không phải tiểu bang ghi trên điều lệ. Công việc thực hiện tại New Mexico, nhân viên tại New Mexico, hàng lưu kho hoặc thiết bị thuê có thể tạo ra nexus thuế trên tổng doanh thu và thu nhập có nguồn từ New Mexico. Cùng loại hoạt động ở tiểu bang nơi bạn sống có thể buộc LLC đăng ký và nộp hồ sơ ở đó. Tiểu bang nơi bạn sống cũng có thể đánh thuế bạn như người cư trú trên toàn bộ thu nhập của LLC.

Nếu LLC được lập tại New Mexico nhưng điều hành từ tiểu bang khác, hãy đọc đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác. Về ngưỡng thuế bán hàng của từng tiểu bang, xem ngưỡng nexus kinh tế của thuế bán hàng theo tiểu bang.

Ví dụ

Các số liệu mang tính minh họa và tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Chủ sở hữu ở Brazil, tư vấn cung cấp ở nước ngoài

Một LLC một thành viên tại New Mexico cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng ngoài Hoa Kỳ. Chủ sở hữu không có nhân viên, văn phòng hay khách hàng tại New Mexico. Các nguồn không cho thấy hồ sơ thuế trên tổng doanh thu hay thuế thu nhập nào của New Mexico đối với mô hình này. LLC vẫn cần đại diện đăng ký và nộp Form 5472 kèm Form 1120 pro forma. Vì công việc được thực hiện ở nước ngoài, Form 1040-NR của chủ sở hữu phụ thuộc vào việc chủ sở hữu có hoạt động kinh doanh nào tại Hoa Kỳ hoặc thu nhập khác có nguồn từ Hoa Kỳ hay không.

Hai thành viên hợp danh ở Texas

Hai cư dân Texas nắm giữ một LLC tại New Mexico chịu thuế như hợp danh. Họ làm việc trực tiếp tại chỗ cho khách hàng ở Santa Fe và kiếm được US$200.000. Dịch vụ thực hiện tại New Mexico tạo ra nexus thuế trên tổng doanh thu, nên LLC đăng ký và khai thuế trên tổng doanh thu. Thu nhập có nguồn từ New Mexico, nên LLC nộp tờ khai PTE và phải khấu trừ 5,9% từ phần thu nhập New Mexico của mỗi thành viên hợp danh không cư trú, trừ khi LLC chọn nộp thuế ở cấp pháp nhân hoặc có ngoại lệ áp dụng. Mỗi thành viên hợp danh nộp tờ khai không cư trú của New Mexico.

Người bán Canada gửi hàng đến New Mexico

Một chủ sở hữu người Canada gửi hàng cho người mua tại New Mexico: US$120.000 doanh số chịu thuế trong năm dương lịch trước. Mức đó vượt ngưỡng US$100.000 của người bán từ xa, nên LLC phải đăng ký thuế trên tổng doanh thu. LLC tại Delaware hay Wyoming cũng không tránh được, vì thuế đi theo doanh số, không theo tiểu bang thành lập.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn làm việc tại New Mexico, hoặc LLC có nhân viên, hàng hóa hay thiết bị ở đó: hãy dự kiến thuế trên tổng doanh thu và thu nhập có nguồn từ New Mexico. Nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ.
• LLC có từ hai chủ sở hữu trở lên, hoặc đã chọn tư cách S corporation hay chịu thuế như công ty: áp dụng tờ khai PTE, S-Corp hoặc tờ khai công ty và khoản khấu trừ đối với người không cư trú. Xem hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Bạn sống ở nước ngoài và LLC là mối liên hệ duy nhất của bạn với Hoa Kỳ: xem lập và điều hành công ty từ nước ngoài và hồ sơ khai của LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu.
• Bạn cần địa chỉ, đại diện hoặc tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ: xem địa chỉ và tài khoản ngân hàng doanh nghiệp tại Hoa Kỳ.
• Bạn đang so sánh các tiểu bang: xem nên lập công ty ở tiểu bang nào.
• Có thể thiếu các hồ sơ khai trước đây với IRS hoặc tiểu bang: nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trước hạn nộp tiếp theo.