LLC de Nuevo México para no residentes: costos y obligaciones

¿Puede un no residente constituir una LLC en Nuevo México, y cuánto cuesta y qué impuestos debe?

Sí. La Limited Liability Company Act publicada indica que una o más personas pueden constituir una LLC presentando los documentos de constitución (articles of organization), y que quienes la constituyen no tienen que ser miembros. El texto que leímos no fija ninguna prueba de residencia ni de ciudadanía para el propietario. Sí exige un domicilio social y un agente registrado en Nuevo México.

Un caso sencillo es el de una LLC de un solo miembro cuyo propietario vive y trabaja fuera de Nuevo México y no tiene clientes, personal ni bienes allí. El caso deja de ser sencillo cuando el propietario trabaja en Nuevo México, la LLC tiene dos o más propietarios, opta por tributar como corporación, o el propietario vive en el extranjero y tiene ingresos de fuente estadounidense.

Reúna antes de empezar: el nombre de la LLC, la dirección física del agente registrado en Nuevo México y su aceptación firmada, el nombre del propietario y una dirección postal, dónde trabajarán usted y cualquier empleado, y un plan para el EIN. Para el EIN, vea cómo constituir y operar una empresa desde el extranjero.

¿Cómo constituyo una LLC en Nuevo México en línea y cuánto cuesta?

Presente los documentos de constitución de una LLC doméstica (Domestic LLC Articles of Organization) en el portal en línea del Secretario de Estado. La página de formularios del portal muestra una tarifa de solicitud no reembolsable de $50.

Los pasos, según la ayuda para presentar trámites del Secretario de Estado:

1. Cree una cuenta en el portal. El correo de inicio de sesión recibe todos los avisos sobre el trámite.
2. Elija Forms, luego Business, luego el tipo de entidad, y siga el asistente.
3. Suba en PDF la declaración de aceptación del agente registrado (Registered Agent Statement of Acceptance).
4. Pague con tarjeta o con cheque electrónico. Los pagos con tarjeta tienen un cargo por conveniencia.
5. Revise el estado en su cuenta. Solo llega un correo cuando el trámite se aprueba, se rechaza o necesita correcciones.

Un trámite rechazado exige presentar uno nuevo y pagar una tarifa nueva, así que revise primero el nombre y la dirección del agente. Los documentos de constitución deben indicar la dirección física del domicilio social y el nombre del agente, el lugar principal de negocios si es distinto, la duración si no es perpetua, y una declaración de si la LLC la administra un gerente o si es una LLC de un solo miembro (NMSA 53-19-8).

Las fuentes que leímos no muestran un precio de trámite acelerado ni servicios adicionales opcionales, por eso esta página no cita ninguno. La LLC existe cuando se presentan los documentos de constitución, o en una fecha posterior indicada en ellos.

¿Una LLC de Nuevo México presenta un informe anual?

El texto de la LLC Act que pudimos leer no incluye ningún informe anual ni bienal para una LLC, y los únicos motivos de revocación que menciona se refieren al agente registrado. No pudimos confirmarlo en una página vigente del Secretario de Estado, así que trátelo como no confirmado.

Lo que lo respalda: la copia publicada de la Limited Liability Company Act por el Secretario de Estado es un archivo creado en 2013, y su lista de secciones no incluye ningún informe. Un informe fiscal legislativo sobre un proyecto de ley de 2017 indicó que entonces las LLC no tenían ningún informe que presentar. Ese proyecto y un proyecto de 2023 habrían agregado informes cada tres años; ambos fracasaron. No revisamos todas las sesiones posteriores. La lista pública de formularios del portal muestra solo formularios de constitución para una LLC. Su búsqueda pública de negocios muestra una línea «Annual Report Standing» en los registros de las LLC. Una LLC activa que consultamos, constituida en 2009, mostraba «Good» y la constitución como único trámite. Eso sugiere que no hay un informe periódico, pero no es una declaración de la regla.

Antes de confiar en que «no hay informe», pregunte a la División de Servicios para Negocios (Business Services Division) del Secretario de Estado (505-827-3600) si su LLC debe algún trámite o cuota periódicos, y pida la respuesta por escrito. Para los informes y las cuotas de otros estados, vea cuotas e informes anuales de las LLC por estado.

¿Qué mantiene a una LLC de Nuevo México en situación regular (good standing): el agente registrado?

Una LLC debe mantener un agente registrado. El Secretario de Estado puede revocar una LLC que pase 30 días sin agente, o 30 días después de un cambio sin presentar el cambio (NMSA 53-19-66.1). Una LLC revocada puede solicitar su rehabilitación dentro de dos años.

El agente debe ser una persona residente de Nuevo México, o una empresa con un lugar de negocios en el domicilio social en Nuevo México (NMSA 53-19-5). Un propietario que vive fuera de Nuevo México no puede ser el agente. Si el agente renuncia, el nombramiento termina 30 días después del aviso o cuando asume un sucesor, lo que ocurra primero, así que conserve el contrato con el agente y una forma de recibir avisos. La LLC también debe avisar al Secretario de Estado cuando cambie la dirección de su lugar principal de negocios. Para el correo, los bancos y la elección del agente, vea dirección comercial y cuenta bancaria en EE. UU..

¿Qué muestra el registro público sobre mí?

Suponga que el agente registrado, el lugar principal de negocios y los trámites de la LLC son públicos. El Secretario de Estado indica que la información de los negocios es pública y está disponible para cualquier persona en Estados Unidos.

La dirección de un agente registrado reemplaza su dirección solo como domicilio social. Los documentos de constitución también incluyen la dirección del lugar principal de negocios cuando es distinta. La lista de contenidos obligatorios de la ley (NMSA 53-19-8) no incluye los nombres de los miembros, y el registro de la búsqueda pública que vimos mostraba al agente y al organizador, no a los propietarios. Los documentos de constitución pueden incluir otras disposiciones que elija quien los presenta, y no pudimos ver el formulario de presentación del portal sin una cuenta. No encontramos ninguna página de Nuevo México que prometa que el nombre de un propietario quede fuera del registro, así que no llame anónima a una LLC de Nuevo México.

Un punto práctico para los propietarios en el extranjero: el Secretario de Estado indica que por lo general bloquea el acceso a los registros de negocios desde otros países. Pide a los usuarios con sede en el extranjero que escriban a helpdesk@state.nm.us y dice que quizá no siempre pueda dar acceso directo.

¿Una LLC de Nuevo México debe el impuesto sobre los ingresos brutos si no tengo oficina, personal ni clientes allí?

No por el solo hecho de haberse constituido allí. El impuesto sobre los ingresos brutos (gross receipts tax) de Nuevo México se aplica a los ingresos por vender bienes en Nuevo México, por arrendar o licenciar bienes usados allí y por prestar servicios allí. También alcanza a los servicios prestados fuera del estado cuando el producto se usa por primera vez en Nuevo México.

Para un negocio sin presencia física, el Departamento de Tributación e Ingresos (Taxation and Revenue Department) indica que está sujeto al impuesto si tuvo al menos $100,000 de ingresos brutos gravables de Nuevo México en el año calendario anterior (nexo). La presencia física incluye un local de negocios, bienes almacenados, un empleado o agente, equipo arrendado o la prestación de servicios en Nuevo México.

Quien hace negocios en Nuevo México debe registrarse ante el Departamento, y un Business Tax ID no tiene costo. No encontramos ninguna página de Nuevo México que indique si la dirección de un agente registrado cuenta como presencia física para este impuesto.

¿Debo el impuesto sobre la renta de Nuevo México como propietario que vive en otro lugar?

Es posible, si tiene ingresos de una fuente en Nuevo México. Un no residente debe presentar una declaración personal de Nuevo México cuando se cumplen ambas condiciones: se requiere una declaración federal y hay ingresos de cualquier fuente en Nuevo México, incluidos salarios, alquileres, regalías, negocios y sucesiones. Las instrucciones indican que esto incluye a los extranjeros. Vivir en un estado sin impuesto sobre la renta no elimina esa obligación.

Cómo presenta la LLC depende de su clasificación federal:

Una entidad transparente debe retener 5.9% de la parte del ingreso neto de Nuevo México de cada propietario no residente, con las excepciones que enumeran las instrucciones del PTE. La entidad puede optar en cambio por pagar a nivel de entidad, lo que obliga a todos los propietarios en ese año. La declaración vence en la fecha de vencimiento de la declaración federal. Cada propietario no residente con ingresos de fuente en Nuevo México que deba presentar una declaración federal también presenta una declaración personal de Nuevo México.

Un punto abierto: el Departamento dice que las entidades transparentes «registradas para hacer negocios en el estado» presentan una declaración, junto con las que realizan negocios o reciben ingresos de Nuevo México. No dice si debe presentar una LLC constituida en Nuevo México que no tiene actividad allí. Consulte al Departamento o a un profesional antes de omitir una declaración de una LLC con varios miembros.

¿Qué exige el IRS cuando el propietario está en el extranjero?

Lo mismo que para cualquier LLC de propiedad extranjera, sin importar el estado. Una LLC de un solo miembro de propiedad de una persona extranjera se ignora para el impuesto sobre la renta, pero se trata como corporación para el Form 5472. Presenta un Form 1120 pro forma con el Form 5472 adjunto cuando tiene una transacción reportable con una parte relacionada (instrucciones del IRS).

La multa por no presentar o por no conservar los registros es de $25,000 por cada año fiscal, con más si la falta continúa 90 días después de un aviso del IRS. Una entidad ignorada de EE. UU. de propiedad extranjera es una que pertenece por completo a una persona extranjera; una LLC que tributa como corporación queda cubierta cuando un accionista extranjero posee al menos 25%. Vea la presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera para el detalle.

Un propietario extranjero no residente presenta el Form 1040-NR si se dedica a un negocio o comercio en EE. UU., o si sus ingresos de EE. UU. no quedaron totalmente gravados por la retención (IRS: extranjeros no residentes). Los ingresos por servicios se consideran de la fuente donde se hace el trabajo. Esa declaración se explica en la declaración de no residente por ingresos de negocios. Constituir la LLC en Nuevo México no cambia nada de eso.

¿La Corporate Transparency Act (Ley de Transparencia Corporativa) todavía exige un informe de beneficiarios finales?

No para una LLC constituida en EE. UU. La página de BOI vigente de FinCEN indica que su regla final exime a las empresas de EE. UU. de informar la información de beneficiarios finales (BOI), por lo que ya no tienen que presentar informes BOI. Solo ciertas empresas extranjeras registradas para hacer negocios en Estados Unidos deben informar.

Una LLC de Nuevo México es una empresa de EE. UU. aunque sus propietarios vivan en el extranjero. FinCEN indica que se ignore la orientación anterior que dice que las empresas de EE. UU. deben informar, incluida una página anterior del propio Secretario de Estado.

¿Nuevo México, Delaware o Wyoming para un propietario no residente?

Nuevo México puede convenir a un propietario que busca bajo mantenimiento estatal y no tiene actividad en Nuevo México. No gana por sí solo: el estado donde usted trabaja o vende todavía puede gravarlo.

Lo que conviene comparar es la tarifa de constitución, cualquier informe anual o impuesto, el costo del agente y dónde ocurre la actividad. La tarifa de presentación de Nuevo México es $50, y no encontramos informe anual ni cuota (sin confirmar). Compare el impuesto de licencia y el informe de Wyoming y el impuesto de las LLC de Delaware. Para la decisión completa, incluido su estado de residencia, vea en qué estado constituir la empresa.

¿Y si trabajo, tengo inventario o clientes en Nuevo México o en mi estado de residencia?

La actividad decide el impuesto, no el estado que figura en los documentos de constitución. El trabajo realizado en Nuevo México, un empleado en Nuevo México, mercancías almacenadas o equipo arrendado pueden crear nexo del impuesto sobre los ingresos brutos e ingresos de fuente en Nuevo México. El mismo tipo de actividad en su estado de residencia puede exigir que la LLC se registre y presente allí. Además, un estado de residencia puede gravarlo como residente por todos los ingresos de la LLC.

Si la LLC se constituye en Nuevo México pero se opera desde otro estado, lea cómo registrarse en otro estado. Para el límite de cada estado en el impuesto sobre las ventas, vea los umbrales de nexo económico del impuesto sobre las ventas por estado.

Ejemplo

Las cifras son ilustrativas y están en dólares estadounidenses.

Propietario en Brasil, consultoría prestada en el extranjero

Una LLC de Nuevo México de un solo miembro presta consultoría a clientes fuera de EE. UU. El propietario no tiene personal, oficina ni clientes en Nuevo México. Las fuentes no muestran ninguna presentación del impuesto sobre los ingresos brutos ni del impuesto sobre la renta de Nuevo México para este patrón. La LLC igualmente necesita su agente y presenta el Form 5472 con un Form 1120 pro forma. Como el trabajo se hace en el extranjero, el Form 1040-NR del propietario depende de si este tiene algún negocio o comercio en EE. UU. u otros ingresos de EE. UU.

Dos socios en Texas

Dos residentes de Texas son propietarios de una LLC de Nuevo México que tributa como sociedad de personas. Hacen el trabajo en el lugar para clientes de Santa Fe y ganan US$200,000. Los servicios prestados en Nuevo México crean nexo del impuesto sobre los ingresos brutos, así que la LLC se registra y declara ese impuesto. El ingreso es de fuente en Nuevo México, por lo que la LLC presenta la declaración PTE y debe retener 5.9% de la parte de Nuevo México de cada socio no residente, a menos que opte por el impuesto a nivel de entidad o se aplique una excepción. Cada socio presenta una declaración de no residente de Nuevo México.

Vendedor canadiense que envía a Nuevo México

Un propietario canadiense envía bienes a compradores de Nuevo México: US$120,000 de ventas gravables en el año calendario anterior. Eso supera el límite de US$100,000 para vendedores remotos, así que la LLC debe registrarse para el impuesto sobre los ingresos brutos. Una LLC de Delaware o de Wyoming no lo habría evitado, porque el impuesto sigue a las ventas, no al estado de constitución.

¿Su caso es diferente?

• Usted trabaja en Nuevo México, o la LLC tiene allí personal, inventario o equipo: espere el impuesto sobre los ingresos brutos e ingresos de fuente en Nuevo México. Consiga ayuda para constituir su empresa antes de presentar.
• La LLC tiene dos o más propietarios, u optó por el tratamiento de corporación S o de corporación: aplican la declaración PTE, S-Corp o corporativa y la retención a no residentes. Vea ayuda para constituir su empresa.
• Usted vive en el extranjero y la LLC es su único vínculo con EE. UU.: vea cómo constituir y operar una empresa desde el extranjero y la presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera.
• Usted necesita una dirección, un agente o una cuenta bancaria en EE. UU.: vea dirección comercial y cuenta bancaria en EE. UU..
• Usted está comparando estados: vea en qué estado constituir la empresa.
• Pueden faltar trámites pasados ante el IRS o ante el estado: consiga ayuda para constituir su empresa antes del próximo vencimiento.