LLC du Nouveau-Mexique pour non-résidents : coût, rapports, impôt

Un non-résident peut-il constituer une LLC du Nouveau-Mexique, et quels sont les coûts et les taxes?

Oui. La loi sur les LLC (Limited Liability Company Act) affichée dit qu'une ou plusieurs personnes peuvent constituer une LLC en déposant des statuts d'organisation, et que les personnes qui la constituent n'ont pas à en être membres. Le texte que nous avons lu n'impose aucun critère de résidence ni de citoyenneté au propriétaire. Il exige toutefois un siège social et un agent enregistré (mandataire pour la signification des actes de procédure) au Nouveau-Mexique.

Un cas simple est celui d'une LLC à membre unique dont le propriétaire habite et travaille hors du Nouveau-Mexique et n'a ni clients, ni personnel, ni biens au Nouveau-Mexique. Le cas cesse d'être simple quand le propriétaire travaille au Nouveau-Mexique, que la LLC a deux propriétaires ou plus, qu'elle choisit d'être imposée comme une société, ou que le propriétaire habite à l'étranger et a un revenu de source américaine.

À réunir avant de commencer : le nom de la LLC, l'adresse civique de l'agent enregistré au Nouveau-Mexique et son acceptation signée, le nom du propriétaire et une adresse postale, l'endroit où vous et tout employé travaillerez, et un plan pour obtenir le numéro d'identification de l'employeur (EIN). Pour l'EIN, voyez constituer et exploiter une société depuis l'étranger.

Comment constituer une LLC du Nouveau-Mexique en ligne, et combien cela coûte-t-il?

Déposez les statuts d'organisation d'une LLC (Domestic LLC Articles of Organization) sur le portail en ligne du Secrétaire d'État. La page du formulaire sur le portail indique des frais de demande non remboursables de 50 $.

Les étapes, selon l'aide au dépôt du Secrétaire d'État :

1. Créez un compte sur le portail. Le courriel de connexion reçoit tous les avis concernant le dépôt.
2. Choisissez « Forms », puis « Business », puis le type d'entité, et suivez l'assistant.
3. Téléversez l'attestation d'acceptation de l'agent enregistré (Registered Agent Statement of Acceptance) en PDF.
4. Payez par carte ou par chèque électronique. Les paiements par carte comportent des frais de commodité.
5. Suivez l'état du dépôt dans le compte. Un courriel n'arrive qu'une fois le dépôt approuvé ou rejeté, ou s'il doit être corrigé.

Un dépôt rejeté exige un nouveau dépôt et de nouveaux frais; vérifiez donc d'abord le nom et l'adresse de l'agent. Les statuts doivent indiquer l'adresse civique du siège social et le nom de l'agent, l'établissement principal s'il est différent, la durée si elle n'est pas perpétuelle, et une mention si un gérant dirige la LLC ou s'il s'agit d'une LLC à membre unique (NMSA 53-19-8).

Les sources que nous avons lues n'indiquent aucun prix de traitement accéléré ni option facultative; cette page n'en cite donc aucun. La LLC existe au moment du dépôt des statuts, ou à une date ultérieure qui y est indiquée.

Une LLC du Nouveau-Mexique produit-elle un rapport annuel?

Le texte de la loi sur les LLC que nous avons pu lire ne prévoit aucun rapport annuel ou biennal pour une LLC, et les seuls motifs de révocation qu'il énonce concernent l'agent enregistré. Nous n'avons pas pu le confirmer sur une page à jour du Secrétaire d'État; considérez-le donc comme non confirmé.

Ce qui l'appuie : la copie affichée de la loi sur les LLC par le Secrétaire d'État est un fichier créé en 2013, et sa liste d'articles ne contient aucun rapport. Un rapport d'incidence financière sur un projet de loi de 2017 disait que les LLC n'avaient alors aucun rapport à produire. Ce projet de loi, et un projet de loi de 2023, auraient ajouté des rapports triennaux; les deux n'ont pas été adoptés. Nous n'avons pas vérifié toutes les sessions ultérieures. La liste publique des formulaires du portail ne montre que des formulaires de constitution pour une LLC. Sa recherche publique d'entreprises affiche une ligne « Annual Report Standing » (situation du rapport annuel) sur les dossiers de LLC. Une LLC active que nous avons consultée, constituée en 2009, affichait « Good » (en règle), avec la constitution comme seul dépôt. Cela laisse penser qu'il n'y a pas de rapport récurrent, mais ce n'est pas un énoncé de la règle.

Avant de vous fier à « aucun rapport », demandez à la Business Services Division (division des services aux entreprises) du Secrétaire d'État (505-827-3600) si votre LLC doit un dépôt ou des frais récurrents, et demandez la réponse par écrit. Pour les rapports et les frais des autres États, voyez frais et rapports annuels des LLC par État.

Qu'est-ce qui maintient une LLC du Nouveau-Mexique en bonne situation : l'agent enregistré?

Une LLC doit garder un agent enregistré. Le Secrétaire d'État peut révoquer une LLC qui reste 30 jours sans agent, ou 30 jours après un changement sans le déposer (NMSA 53-19-66.1). Une LLC révoquée peut demander son rétablissement dans les deux ans.

L'agent doit être un particulier résidant au Nouveau-Mexique, ou une société qui a un établissement au siège social au Nouveau-Mexique (NMSA 53-19-5). Un propriétaire qui habite hors du Nouveau-Mexique ne peut pas être l'agent. Si l'agent démissionne, la nomination prend fin 30 jours après l'avis ou à l'entrée en fonction d'un successeur, selon la première éventualité; gardez donc le contrat de l'agent et un moyen de recevoir les avis. La LLC doit aussi informer le Secrétaire d'État quand l'adresse de son établissement principal change. Pour le courrier, les services bancaires et le choix d'un agent, voyez adresse d'entreprise et compte bancaire aux États-Unis.

Que montre le dossier public à mon sujet?

Tenez pour acquis que l'agent enregistré, l'établissement principal et les dépôts de la LLC sont publics. Le Secrétaire d'État dit que les renseignements sur les entreprises sont publics et accessibles à toute personne aux États-Unis.

L'adresse d'un agent enregistré ne remplace la vôtre que comme siège social. Les statuts indiquent aussi l'adresse de l'établissement principal quand elle est différente. La liste des contenus requis par la loi (NMSA 53-19-8) ne comprend pas le nom des membres, et le dossier de recherche public que nous avons vu montrait l'agent et l'organisateur, pas les propriétaires. Les statuts peuvent contenir d'autres dispositions choisies par le déposant, et nous n'avons pas pu voir le formulaire de dépôt du portail sans compte. Nous n'avons trouvé aucune page du Nouveau-Mexique qui promet que le nom d'un propriétaire reste hors du dossier; ne qualifiez donc pas une LLC du Nouveau-Mexique d'anonyme.

Un point pratique pour les propriétaires à l'étranger : le Secrétaire d'État dit qu'il bloque en général l'accès aux dossiers d'entreprises depuis les pays étrangers. Il demande aux utilisateurs établis à l'étranger d'écrire à helpdesk@state.nm.us et dit qu'il ne pourra peut-être pas toujours donner un accès direct.

Une LLC du Nouveau-Mexique doit-elle la taxe sur les recettes brutes si je n'y ai ni bureau, ni personnel, ni clients?

Non, pas du seul fait d'y avoir été constituée. La taxe sur les recettes brutes du Nouveau-Mexique s'applique aux recettes de la vente de biens au Nouveau-Mexique, de la location ou de la concession de licence de biens qui y sont utilisés, et de l'exécution de services sur place. Elle vise aussi les services exécutés hors de l'État quand le produit est d'abord utilisé au Nouveau-Mexique.

Pour une entreprise sans présence physique, le ministère de la Fiscalité et du Revenu dit qu'elle est assujettie à la taxe si elle a eu au moins 100 000 $ de recettes brutes taxables du Nouveau-Mexique au cours de l'année civile précédente (lien fiscal). La présence physique comprend un établissement, des biens entreposés, un employé ou un mandataire, du matériel loué, ou l'exécution de services au Nouveau-Mexique.

Quiconque exerce des activités au Nouveau-Mexique doit s'inscrire auprès du ministère, et le numéro d'identification fiscale d'entreprise (Business Tax ID) est gratuit. Nous n'avons trouvé aucune page du Nouveau-Mexique qui dit si l'adresse d'un agent enregistré compte comme présence physique pour cette taxe.

Dois-je l'impôt sur le revenu du Nouveau-Mexique si j'habite ailleurs?

Peut-être, si vous avez un revenu de source du Nouveau-Mexique. Un non-résident doit produire une déclaration de revenus des particuliers du Nouveau-Mexique quand deux conditions sont réunies : une déclaration fédérale américaine est exigée, et il y a un revenu de toute source du Nouveau-Mexique, y compris les salaires, loyers, redevances, entreprises et successions. Les instructions précisent que cela inclut les ressortissants étrangers. Habiter dans un État sans impôt sur le revenu n'y change rien.

La façon dont la LLC produit sa déclaration dépend de son classement fédéral :

Une entité transparente doit retenir 5,9 % de la part du revenu net du Nouveau-Mexique de chaque propriétaire non-résident, sous réserve des exceptions énumérées dans les instructions du formulaire PTE. L'entité peut plutôt choisir de payer au niveau de l'entité, ce qui lie tous les propriétaires pour cette année-là. La déclaration est due à la date d'échéance de la déclaration fédérale. Chaque propriétaire non-résident qui a un revenu de source du Nouveau-Mexique et doit produire une déclaration fédérale produit aussi une déclaration de revenus des particuliers du Nouveau-Mexique.

Un point reste ouvert : le ministère dit que les entités transparentes « inscrites pour faire des affaires dans l'État » produisent une déclaration, tout comme celles qui y exercent des activités ou y reçoivent un revenu du Nouveau-Mexique. Il ne dit pas si une LLC constituée au Nouveau-Mexique sans aucune activité sur place doit en produire une. Demandez au ministère ou à un professionnel avant de sauter une déclaration pour une LLC à plusieurs membres.

Qu'exige l'IRS quand le propriétaire est à l'étranger?

La même chose que pour toute LLC détenue par un étranger, peu importe l'État. Une LLC à membre unique détenue par une personne étrangère est ignorée aux fins de l'impôt sur le revenu, mais traitée comme une société pour le formulaire 5472. Elle produit un formulaire 1120 pro forma avec le formulaire 5472 joint quand elle a une opération à déclarer avec une partie liée (instructions de l'IRS).

La pénalité pour défaut de produire ou de tenir des registres est de 25 000 $ par année d'imposition, et davantage si le défaut se poursuit 90 jours après l'avis de l'IRS. Une entité américaine ignorée détenue par un étranger est détenue en totalité par une personne étrangère; une LLC imposée comme une société est visée quand un actionnaire étranger en détient au moins 25 %. Voyez production pour une LLC à membre unique détenue par un étranger pour le détail.

Un propriétaire qui est un étranger non-résident produit le formulaire 1040-NR s'il exerce une activité commerciale aux États-Unis ou si son revenu américain n'a pas été entièrement imposé par retenue (IRS : étrangers non-résidents). Le revenu de services provient de l'endroit où le travail est fait. Cette déclaration est expliquée dans la déclaration de non-résident pour le revenu d'entreprise. La constitution au Nouveau-Mexique ne change rien à cela.

La Corporate Transparency Act exige-t-elle encore un rapport sur les bénéficiaires effectifs?

Pas pour une LLC constituée aux États-Unis. Selon la page actuelle sur la BOI du Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) du Trésor américain, sa règle définitive exempte les sociétés américaines de déclarer les renseignements sur les bénéficiaires effectifs (BOI); elles n'ont donc plus à produire de déclaration BOI. Seules certaines sociétés étrangères inscrites pour faire des affaires aux États-Unis doivent déclarer.

Une LLC du Nouveau-Mexique est une société américaine même si ses propriétaires habitent à l'étranger. FinCEN dit d'ignorer les anciennes indications, y compris l'ancienne page du Secrétaire d'État, selon lesquelles les sociétés américaines doivent déclarer.

Nouveau-Mexique, Delaware ou Wyoming pour un propriétaire non-résident?

Le Nouveau-Mexique peut convenir à un propriétaire qui veut peu de frais d'État et n'a aucune activité au Nouveau-Mexique. Il ne l'emporte pas à lui seul : l'État où vous travaillez ou vendez peut quand même vous imposer.

Comparez les frais de constitution, tout rapport annuel ou toute taxe annuelle, le coût de l'agent et l'endroit où l'activité a lieu. Les frais de dépôt du Nouveau-Mexique sont de 50 $, et nous n'avons trouvé ni rapport annuel ni frais (non confirmé). Comparez la taxe de licence et le rapport du Wyoming et la taxe des LLC du Delaware. Pour le choix complet, y compris votre État de résidence, voyez dans quel État constituer.

Et si je travaille, détiens des stocks ou ai des clients au Nouveau-Mexique ou dans mon État de résidence?

C'est l'activité qui décide de la taxe, pas l'État indiqué dans les statuts. Du travail exécuté au Nouveau-Mexique, un employé au Nouveau-Mexique, des biens entreposés ou du matériel loué peuvent créer un lien fiscal pour la taxe sur les recettes brutes et un revenu de source du Nouveau-Mexique. Le même genre d'activité dans votre État de résidence peut obliger la LLC à s'y inscrire et à y produire des déclarations. Votre État de résidence peut aussi vous imposer comme résident sur tout le revenu de la LLC.

Si la LLC est constituée au Nouveau-Mexique mais exploitée depuis un autre État, lisez s'inscrire dans un autre État. Pour la limite de taxe de vente de chaque État, voyez seuils de lien fiscal économique de la taxe de vente par État.

Exemple

Les montants sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Propriétaire au Brésil, consultation livrée à l'étranger

Une LLC à membre unique du Nouveau-Mexique fournit de la consultation à des clients hors des États-Unis. Le propriétaire n'a ni personnel, ni bureau, ni clients au Nouveau-Mexique. Les sources ne montrent aucune production de taxe sur les recettes brutes ni d'impôt sur le revenu du Nouveau-Mexique pour ce cas. La LLC a quand même besoin de son agent et produit le formulaire 5472 avec un formulaire 1120 pro forma. Comme le travail est fait à l'étranger, le formulaire 1040-NR du propriétaire dépend de la question de savoir s'il a une activité commerciale aux États-Unis ou un autre revenu américain.

Deux associés au Texas

Deux résidents du Texas détiennent une LLC du Nouveau-Mexique imposée comme une société de personnes. Ils font le travail sur place pour des clients de Santa Fe et gagnent 200 000 $ US. Les services exécutés au Nouveau-Mexique créent un lien fiscal pour la taxe sur les recettes brutes; la LLC s'inscrit donc et déclare cette taxe. Le revenu est de source du Nouveau-Mexique; la LLC produit donc la déclaration PTE et doit retenir 5,9 % de la part de chaque associé non-résident au Nouveau-Mexique, sauf si elle choisit l'impôt au niveau de l'entité ou si une exception s'applique. Chaque associé produit une déclaration de non-résident du Nouveau-Mexique.

Vendeur canadien qui expédie au Nouveau-Mexique

Un propriétaire canadien expédie des biens à des acheteurs du Nouveau-Mexique : 120 000 $ US de ventes taxables au cours de l'année civile précédente. Cela dépasse la limite de 100 000 $ US pour les vendeurs à distance; la LLC doit donc s'inscrire à la taxe sur les recettes brutes. Une LLC du Delaware ou du Wyoming ne l'aurait pas évitée, parce que la taxe suit les ventes, pas l'État de constitution.

Votre situation est différente?

• Vous travaillez au Nouveau-Mexique, ou la LLC y a du personnel, des stocks ou du matériel : attendez-vous à la taxe sur les recettes brutes et à un revenu de source du Nouveau-Mexique. Obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise avant de produire.
• La LLC a deux propriétaires ou plus, ou a choisi le statut de société de type S ou le traitement fiscal d'une société : la déclaration PTE, de société de type S ou de société et la retenue sur les non-résidents s'appliquent. Voyez l'aide à la constitution d'entreprise.
• Vous habitez à l'étranger et la LLC est votre seul lien avec les États-Unis : voyez constituer et exploiter une société depuis l'étranger et production pour une LLC à membre unique détenue par un étranger.
• Vous avez besoin d'une adresse, d'un agent ou d'un compte bancaire aux États-Unis : voyez adresse d'entreprise et compte bancaire aux États-Unis.
• Vous comparez des États : voyez dans quel État constituer.
• Des déclarations passées à l'IRS ou à l'État sont peut-être manquantes : obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise avant la prochaine date limite.