Đại diện đăng ký của LLC: có cần không, và bạn có tự làm được không?

Tôi có cần đại diện đăng ký cho LLC hoặc công ty cổ phần không?

Có, ở hầu hết mọi tiểu bang. LLC hoặc công ty cổ phần phải duy trì một đại diện đăng ký tại địa chỉ đường phố ở tiểu bang nơi công ty được lập, và ở mọi tiểu bang khác nơi công ty đăng ký kinh doanh. Delaware yêu cầu có đại diện cho mọi LLC và mọi công ty cổ phần (6 Del. C. § 18-104; 8 Del. C. § 132). Texas yêu cầu mọi pháp nhân nộp hồ sơ, của Texas hay của tiểu bang khác, phải duy trì đại diện liên tục (Texas Secretary of State). Quy định này đến từ luật tiểu bang, nên C corporation, S corporation và LLC đều có, và hợp danh hữu hạn cùng hợp danh trách nhiệm hữu hạn ở các tiểu bang như California cũng vậy (California Secretary of State).

Ba tiểu bang hoạt động khác. LLC hoặc công ty cổ phần ở New York phải chỉ định Secretary of State là đại diện nhận giấy tờ tố tụng, và đại diện đăng ký riêng là tùy chọn (New York Department of State; công ty cổ phần; câu hỏi thường gặp). Pennsylvania không yêu cầu đại diện đăng ký, chỉ yêu cầu văn phòng đăng ký trong tiểu bang (địa chỉ đường phố hoặc số hộp thư nông thôn) hoặc một nhà cung cấp văn phòng đăng ký thương mại được liệt kê (Pennsylvania Department of State). West Virginia cho phép LLC hoặc công ty cổ phần giữ đại diện đăng ký nhưng không bắt buộc; nếu không có, giấy tờ có thể được tống đạt cho Secretary of State (W. Va. Code § 31B-1-108; § 31B-1-111; § 31D-5-501; § 31D-5-504). Chủ doanh nghiệp một chủ hoặc hợp danh chung chưa bao giờ nộp hồ sơ với tiểu bang thường không có đại diện nào để chỉ định.

Trường hợp không còn đơn giản khi công ty đăng ký ở nhiều hơn một tiểu bang, khi đại diện đã từ chức hoặc tiểu bang không ghi đại diện hiện tại, hoặc khi tiểu bang đã hủy, tước tư cách hoặc giải thể công ty. Khi đó các vụ kiện và thông báo của tiểu bang có thể không được trả lời trong lúc thời hạn vẫn chạy.

Hãy chuẩn bị: số hồ sơ của công ty ở từng tiểu bang, tên và địa chỉ đại diện trong hồ sơ của từng tiểu bang (hiện trong công cụ tra cứu doanh nghiệp trực tuyến của tiểu bang đó), địa chỉ văn phòng chính và địa chỉ nhận thư của công ty, và mọi thư từ chức hoặc thông báo của tiểu bang đã nhận.

Đại diện đăng ký làm gì?

Đại diện đăng ký nhận các vụ kiện (tống đạt giấy tờ tố tụng) và thông báo chính thức thay cho công ty tại một địa chỉ trong tiểu bang, rồi chuyển lại. Luật Delaware buộc đại diện nhận và chuyển giấy tờ tố tụng cùng các thông tin khác, và chuyển bản kê thuế hằng năm của LLC hoặc báo cáo hằng năm của công ty cổ phần; đại diện không được chỉ làm việc qua văn phòng ảo hoặc dịch vụ chuyển tiếp thư (6 Del. C. § 18-104; 8 Del. C. § 132). Texas mô tả nhiệm vụ là chuyển mọi giấy tờ tố tụng, thông báo hoặc yêu cầu đến địa chỉ gần nhất mà công ty đã cung cấp cho đại diện (Texas Secretary of State).

Các tiểu bang dùng tên khác nhau cho cùng một vai trò:

Tôi có thể tự làm đại diện đăng ký không?

Thường là được, nếu bạn sống trong tiểu bang, có địa chỉ đường phố ở đó và có mặt ở đó trong giờ làm việc thông thường. Ai khác có thể làm đại diện, và bản thân công ty có thể làm đại diện hay không, khác nhau theo tiểu bang:

Bạn bè hoặc người thân sống trong tiểu bang có thể làm đại diện ở Delaware, Texas hoặc California nếu họ đồng ý. Ở Virginia, đại diện là cá nhân phải giữ một vai trò trong LLC, là nhân viên được chỉ định hoặc là hội viên Virginia State Bar, nên người bạn không có vai trò nào thì không thể. Ở Texas, làm đại diện tự nó không khiến một người chịu trách nhiệm về nợ của công ty (Texas Secretary of State).

Riêng hộp thư bưu điện thường không đủ điều kiện; Virginia chỉ chấp nhận ở thành phố hoặc thị trấn dưới 2.000 dân mà địa điểm không có địa chỉ đường phố (Virginia SCC). Biểu mẫu của Texas yêu cầu địa chỉ đường phố không có hộp thư P.O., và văn phòng không thể chỉ là hộp thư hay dịch vụ trả lời điện thoại (Form 401; hướng dẫn). Ohio cấm dùng hộp thư bưu điện làm nơi kinh doanh của đại diện là pháp nhân, kể cả hộp thư có địa chỉ đường phố (§ 1706.09). Pennsylvania không chấp nhận riêng địa chỉ hộp thư bưu điện (Pennsylvania Department of State).

Bất cứ ai bạn chỉ định đều phải đồng ý trước. Delaware nói đại diện phải đồng ý trước khi nộp hồ sơ (Division of Corporations), và Texas coi việc chỉ định đại diện mà không có sự đồng ý là một khai báo sai trong hồ sơ, với trách nhiệm và tiền phạt cho hồ sơ sai trong Business Organizations Code (Texas Secretary of State).

Tôi có nên dùng địa chỉ nhà làm địa chỉ đại diện đăng ký không?

Bạn có thể, nếu tiểu bang cho phép, nhưng địa chỉ đó nằm trong hồ sơ công khai và phải có người ở đó để nhận giấy tờ. Công cụ tra cứu doanh nghiệp của California hiển thị tên và địa chỉ của đại diện (California Secretary of State), hồ sơ của New York cũng vậy (câu hỏi thường gặp của New York). Ohio yêu cầu đại diện là cá nhân ghi địa chỉ đường phố của nơi cư trú chính ở Ohio (§ 1706.09).

Hãy cân nhắc ba điều trước khi dùng nhà bạn:

• Quyền riêng tư: địa chỉ nhà bạn trở thành một phần của hồ sơ công khai của công ty.
• Có mặt: Delaware yêu cầu đại diện là cá nhân nói chung có mặt tại địa điểm được chỉ định đủ thường xuyên để nhận giấy tờ tống đạt; Texas yêu cầu một nơi đại diện có thể được tống đạt trực tiếp trong giờ làm việc thông thường. Giấy tờ có thể bị bỏ lỡ khi bạn đi vắng.
• Chuyển nhà: mỗi lần chuyển là một hồ sơ nộp cho tiểu bang, và chuyển ra khỏi tiểu bang thì bạn hết đủ điều kiện làm đại diện.

Lựa chọn khác là đại diện là pháp nhân, một doanh nghiệp làm đại diện. Delaware đăng danh sách các đại diện chỉ để tiện lợi và không chứng thực bất kỳ đại diện nào (Division of Corporations).

Địa chỉ đại diện đăng ký có phải địa chỉ kinh doanh hay địa chỉ thuế của tôi không?

Không. Văn phòng đăng ký là nơi giấy tờ pháp lý được tống đạt; không nhất thiết là nơi công ty kinh doanh (6 Del. C. § 18-104; hướng dẫn Form 401). Virginia giữ văn phòng chính như một hồ sơ riêng với hồ sơ nộp không mất phí riêng (Virginia SCC).

Thay đổi nộp cho tiểu bang không báo cho IRS. Khi địa chỉ nhận thư hoặc địa điểm của chính công ty thay đổi, IRS dùng Form 8822-B (IRS). Chủ sở hữu ở nước ngoài muốn dùng địa chỉ của đại diện để nhận thư nên đọc địa chỉ kinh doanh và tài khoản ngân hàng ở Hoa Kỳ từ nước ngoài.

Điều gì xảy ra nếu đại diện đăng ký của tôi nghỉ?

Đại diện thông báo bằng văn bản cho công ty và nộp đơn từ chức với tiểu bang. Sau một khoảng chờ, công ty không còn đại diện, và phải chỉ định người mới nếu không có nguy cơ mất tư cách tồn tại hoặc đăng ký.

Hãy hành động khi nhận được thông báo, không phải khi đơn từ chức có hiệu lực. Delaware yêu cầu công ty chỉ định đại diện mới sau khi nhận thông báo, và thông báo thay đổi ở Virginia chấm dứt việc chỉ định cũ ngay khi được nộp.

Đổi đại diện đăng ký hoặc địa chỉ của đại diện thế nào, và tốn bao nhiêu?

Nộp thông báo thay đổi của tiểu bang nêu đại diện mới hoặc địa chỉ đường phố mới, sau khi đại diện mới đồng ý. Hồ sơ này sửa đổi hồ sơ của công ty; không phải một lần thành lập mới.

Luật Virginia nói thông báo phải được nộp ngay khi đại diện qua đời, từ chức hoặc không còn đủ điều kiện (§ 13.1-1016). Nếu chỉ địa chỉ đường phố của đại diện thay đổi, đại diện có thể tự nộp cập nhật ở Texas và Virginia; công ty cũng có thể nộp. Công ty đăng ký ở nhiều tiểu bang nộp thay đổi riêng ở từng tiểu bang.

Công ty ở New York không chỉ định đại diện đăng ký thì không có ai để thay, nhưng vẫn giữ địa chỉ nhận giấy tờ tố tụng cập nhật qua báo cáo hai năm một lần, hoặc certificate of change hay amendment (New York Department of State).

Nếu tôi không có đại diện đăng ký và bỏ lỡ một vụ kiện hoặc thông báo của tiểu bang thì sao?

Vụ kiện có thể tiếp tục mà không có bạn. Khi không tìm được đại diện, các tiểu bang cho phép người khởi kiện tống đạt cho một văn phòng của tiểu bang, và tòa án sau đó có thể tuyên án vắng mặt nếu công ty không phản hồi đúng hạn.

• Delaware: giấy tờ tố tụng có thể được tống đạt cho Secretary of State, người gửi thư đến địa chỉ trong hồ sơ của tiểu bang (§ 18-105 với LLC; 8 Del. C. § 321 với công ty cổ phần).
• Virginia: thư ký của SCC trở thành đại diện nhận tống đạt của LLC (§ 13.1-1018).
• Ohio: Secretary of State nhận giấy tờ và gửi bằng thư bảo đảm đến văn phòng chính trong hồ sơ, hoặc đến địa chỉ khác mà nguyên đơn tìm được (§ 1706.09).
• California: tòa án có thể ra lệnh tống đạt qua Secretary of State sau khi các nỗ lực cần mẫn thất bại (California Secretary of State).
• New York: Secretary of State luôn là đại diện và gửi giấy tờ đến địa chỉ nhận giấy tờ tố tụng trong hồ sơ; nếu địa chỉ đó đã lỗi thời, công ty có thể không bao giờ thấy chúng (câu hỏi thường gặp của New York).

Ở California, sau 30 ngày kể từ khi tống đạt mà không có phản hồi, nguyên đơn có thể xin tòa án tuyên án vắng mặt rồi tìm cách thi hành (California Courts). Hủy bản án vắng mặt hoặc bào chữa vụ kiện là việc của luật sư.

Thông báo của tiểu bang bị bỏ lỡ có thể gây một vấn đề khác: một báo cáo hoặc thuế không được nộp, và tiểu bang sau đó có thể chấm dứt tình trạng hoạt động hợp lệ của công ty. Hãy kiểm tra tình trạng công ty ở từng tiểu bang, chỉ định một đại diện, nộp bù các báo cáo và phí hằng năm bị bỏ lỡ, và làm theo khôi phục tư cách công ty của bạn nếu tiểu bang đã hành động.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một chủ sở hữu ở Texas tự làm đại diện chuyển cửa hàng

Một cư dân Texas sở hữu LLC một thành viên và làm đại diện đăng ký tại cửa hàng của cô. Cô chuyển cửa hàng sang nơi khác trong thành phố. Cô nộp Form 401 với địa chỉ đường phố mới và trả lệ phí tiểu bang $15, để giấy tờ tống đạt tại cửa hàng cũ không bị thất lạc. Nếu sau này cô chuyển ra khỏi Texas, cô sẽ cần một đại diện Texas mới, vì đại diện là cá nhân phải là cư dân Texas.

Đại diện của LLC ở Delaware từ chức

Đại diện gửi thư thông báo bằng văn bản cho LLC vào ngày 1 tháng 3 và nộp giấy chứng nhận từ chức vào ngày 1 tháng 4. Đơn từ chức có hiệu lực vào ngày 1 tháng 5, 30 ngày sau khi nộp hồ sơ. LLC chỉ định đại diện mới vào tháng 4. Nếu không làm gì đến ngày 1 tháng 5, certificate of formation của LLC sẽ bị hủy và các vụ kiện sẽ chuyển cho Secretary of State.

Thành viên làm đại diện của LLC ở Virginia chuyển đi

Thành viên của một LLC ở Virginia làm đại diện tại nhà của cô ở Virginia. Cô chuyển sang tiểu bang khác và không còn đủ điều kiện, vì đại diện là cá nhân phải là cư dân Virginia. LLC nộp thông báo thay đổi, LLC1016, chỉ định một pháp nhân được phép làm đại diện ở Virginia. SCC không thu phí.

Trường hợp của bạn khác?

• Bạn sống ngoài Hoa Kỳ: xem địa chỉ kinh doanh và tài khoản ngân hàng ở Hoa Kỳ từ nước ngoài để biết lựa chọn đại diện và địa chỉ.
• Bạn chưa lập công ty: làm theo cách lập LLC; về chi phí năm đầu gồm cả đại diện, xem chi phí LLC theo tiểu bang.
• Công ty cũng kinh doanh ở tiểu bang thứ hai: công ty cần đại diện ở đó nữa; xem đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác và nhận hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Bạn chuyển sang tiểu bang khác: bạn không còn có thể làm đại diện ở tiểu bang cũ; xem chuyển công ty sang tiểu bang khác và nhận hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Đại diện của bạn đã mất hiệu lực, hoặc tiểu bang đã hủy, tước tư cách hoặc giải thể công ty: xem khôi phục tư cách công ty của bạn và nhận hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trước khi quá hạn.
• Ngân hàng, người mua hoặc tiểu bang khác muốn bằng chứng về tình trạng: xem giấy chứng nhận hoạt động hợp lệ.
• Bạn muốn các bước lập công ty đầy đủ của một tiểu bang: xem, chẳng hạn, cách lập LLC ở Virginia.