Agente registrado de LLC: você precisa de um e pode ser o seu?

Preciso de um agente registrado para minha LLC ou corporação?

Sim, em quase todos os estados. Uma LLC ou corporação deve manter um agente registrado em um endereço de rua no estado onde foi aberta e em todos os outros estados onde se registra para fazer negócios. Delaware exige um para toda LLC e toda corporação (6 Del. C. § 18-104; 8 Del. C. § 132). O Texas exige que toda entidade do Texas ou de outro estado que entrega documentos ao estado mantenha um continuamente (Secretaria de Estado do Texas). A regra vem da lei estadual, então corporações C, corporações S e LLCs a têm, e também as sociedades em comandita (limited partnerships) e as sociedades de responsabilidade limitada em estados como a Califórnia (Secretaria de Estado da Califórnia).

Três estados funcionam de outro modo. Uma LLC ou corporação de Nova York deve indicar a Secretaria de Estado como seu agente para o recebimento de citações, e um agente registrado à parte é opcional (New York Department of State; corporações; perguntas frequentes). A Pensilvânia não exige agente registrado, apenas uma sede registrada no estado (um endereço de rua ou o número de uma caixa de rota rural) ou um provedor comercial de sede registrada listado (Pennsylvania Department of State). A Virgínia Ocidental permite que uma LLC ou corporação mantenha um agente registrado, mas não o exige; sem um, os documentos podem ser entregues à Secretaria de Estado (W. Va. Code § 31B-1-108; § 31B-1-111; § 31D-5-501; § 31D-5-504). Um empresário individual ou uma sociedade geral que nunca registrou nada no estado em geral não tem agente a indicar.

O caso deixa de ser simples quando a empresa está registrada em mais de um estado, quando o agente renunciou ou o estado não mostra agente atual, ou quando o estado já cancelou, declarou perdida ou dissolveu a empresa. Processos e avisos do estado podem então ficar sem resposta enquanto os prazos correm.

Reúna: o número de arquivo da empresa em cada estado, o nome e o endereço do agente no registro de cada estado (mostrados na busca empresarial online do estado), os endereços do escritório principal e postal da empresa e qualquer carta de renúncia ou aviso do estado recebido.

O que faz um agente registrado?

Um agente registrado recebe processos judiciais (service of process) e avisos oficiais da empresa em um endereço no estado e os repassa. A lei de Delaware faz o agente receber e encaminhar as citações e outras comunicações, e encaminhar o demonstrativo do imposto anual de uma LLC ou o relatório anual de uma corporação; o agente não pode atuar apenas por um escritório virtual ou serviço de reenvio de correspondência (6 Del. C. § 18-104; 8 Del. C. § 132). O Texas descreve o dever como encaminhar qualquer citação, aviso ou notificação ao endereço que a empresa informou por último ao agente (Secretaria de Estado do Texas).

Os estados usam nomes diferentes para o mesmo papel:

Posso ser o meu próprio agente registrado?

Em geral, sim, se você mora no estado, tem um endereço de rua lá e está disponível lá no horário comercial normal. Quem mais pode atuar, e se a própria empresa pode atuar, varia conforme o estado:

Um amigo ou parente que more no estado pode atuar em Delaware, no Texas ou na Califórnia se concordar. Na Virgínia, um agente pessoa física deve ter um cargo na LLC, ser um empregado designado ou ser membro da Virginia State Bar, então um amigo sem cargo não pode. No Texas, atuar como agente não torna a pessoa, por si só, responsável pelas dívidas da empresa (Secretaria de Estado do Texas).

Uma caixa postal sozinha em geral não serve; a Virgínia só a aceita em uma cidade ou município com menos de 2.000 habitantes onde o local não tenha endereço de rua (Virginia SCC). O formulário do Texas pede um endereço de rua, sem caixa postal, e a sede não pode ser apenas uma caixa postal ou um serviço de atendimento (Form 401; instruções). Ohio proíbe uma caixa postal como local de negócios de um agente que seja entidade, mesmo uma com endereço de rua (§ 1706.09). A Pensilvânia não aceita um endereço de caixa postal sozinho (Pennsylvania Department of State).

Quem você indicar deve concordar antes. Delaware diz que o agente deve consentir antes da entrega (Division of Corporations), e o Texas trata a indicação de um agente sem consentimento como declaração falsa em um documento entregue, com as responsabilidades e multas por entregas falsas do seu Business Organizations Code (Secretaria de Estado do Texas).

Devo usar o endereço da minha casa como endereço do agente registrado?

Você pode onde o estado permitir, mas o endereço vai para o registro público e alguém precisa estar lá para receber os documentos. A busca empresarial da Califórnia mostra o nome e o endereço do agente (Secretaria de Estado da Califórnia), e os registros de Nova York também (perguntas frequentes de Nova York). Ohio exige que um agente pessoa física informe o endereço de rua de uma residência principal em Ohio (§ 1706.09).

Pese três coisas antes de usar sua casa:

• Privacidade: o endereço da sua casa passa a fazer parte do registro público da empresa.
• Presença: Delaware exige que um agente pessoa física esteja presente no local designado com frequência suficiente para receber citações; o Texas exige um lugar onde o agente possa ser citado pessoalmente no horário comercial normal. Documentos podem passar despercebidos enquanto você viaja.
• Mudança: cada mudança exige uma entrega ao estado, e sair do estado encerra sua elegibilidade para atuar.

A outra escolha é um agente pessoa jurídica, uma empresa que atua como agente. Delaware publica uma lista de agentes apenas como conveniência e não recomenda nenhum deles (Division of Corporations).

O endereço do agente registrado é o endereço comercial ou fiscal da empresa?

Não. A sede registrada é onde os documentos legais são entregues; ela não precisa ser onde a empresa faz negócios (6 Del. C. § 18-104; instruções do Form 401). A Virgínia mantém o escritório principal como registro separado, com uma entrega própria, sem taxa (Virginia SCC).

Uma alteração entregue ao estado não avisa o IRS. Quando o endereço postal ou o local da própria empresa muda, o IRS usa o Form 8822-B (IRS). Proprietários no exterior que querem usar o endereço de um agente para correspondência devem ler endereços comerciais e contas bancárias nos EUA, do exterior.

O que acontece se meu agente registrado sair?

O agente avisa a empresa por escrito e entrega uma renúncia ao estado. Depois de um período de espera, a empresa fica sem agente e deve indicar um novo, ou corre o risco de perder a existência ou o registro.

Aja quando o aviso chegar, não quando a renúncia entrar em vigor. Delaware exige que a empresa nomeie um novo agente depois de receber o aviso, e uma declaração de mudança da Virgínia encerra a nomeação anterior assim que é entregue.

Como troco meu agente registrado ou o endereço dele, e quanto custa?

Entregue a declaração de mudança do estado indicando o novo agente ou o novo endereço de rua, depois que o novo agente concordar. A entrega altera o registro da empresa; não é uma nova abertura.

A lei da Virgínia diz que a declaração deve ser entregue sem demora quando o agente morre, renuncia ou deixa de se qualificar (§ 13.1-1016). Se só o endereço de rua do agente muda, o próprio agente pode entregar a atualização no Texas e na Virgínia; a empresa também pode entregá-la. Uma empresa registrada em vários estados entrega uma mudança separada em cada um.

Uma empresa de Nova York que não indicou agente registrado não tem agente a substituir, mas mantém atualizado o endereço para o recebimento de citações pela declaração bienal, ou por um certificado de mudança ou alteração (New York Department of State).

E se eu não tinha agente registrado e perdi um processo ou aviso do estado?

O processo pode seguir sem você. Quando nenhum agente é encontrado, os estados deixam quem processa citar um órgão do estado, e o tribunal pode então proferir uma sentença à revelia se a empresa não responder a tempo.

• Delaware: a citação pode ser feita à Secretaria de Estado, que envia uma carta ao endereço do registro do estado (§ 18-105 para uma LLC; 8 Del. C. § 321 para uma corporação).
• Virgínia: o escrivão da SCC passa a ser o agente da LLC para o recebimento de citações (§ 13.1-1018).
• Ohio: a Secretaria de Estado recebe os documentos e os envia por correio registrado à sede principal registrada, ou a outro endereço que o autor da ação encontrou (§ 1706.09).
• Califórnia: o tribunal pode ordenar a citação pela Secretaria de Estado depois que tentativas diligentes falharem (Secretaria de Estado da Califórnia).
• Nova York: a Secretaria de Estado é sempre o agente e envia os documentos ao endereço cadastrado para o recebimento de citações; se esse endereço estiver desatualizado, a empresa pode nunca vê-los (perguntas frequentes de Nova York).

Na Califórnia, passados 30 dias da citação sem resposta, o autor da ação pode pedir ao tribunal uma sentença à revelia e depois tentar cobrá-la (Tribunais da Califórnia). Desfazer uma revelia ou defender o caso é assunto para um advogado.

Avisos perdidos do estado podem causar outro problema: um relatório ou imposto deixa de ser entregue, e o estado pode então encerrar a situação regular da empresa. Confira a situação da empresa em cada estado, nomeie um agente, coloque em dia os relatórios e taxas anuais perdidos e siga reativar sua empresa se o estado já agiu.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Uma proprietária do Texas que é o próprio agente muda de loja

Uma residente do Texas tem uma LLC de um único membro e atua como agente registrado na loja dela. Ela muda a loja para outro ponto da cidade. Ela entrega o Form 401 com o novo endereço de rua e paga a taxa estadual de US$15, para que os documentos entregues na loja antiga não se percam. Se mais tarde ela saísse do Texas, precisaria de um novo agente do Texas, porque um agente pessoa física deve ser residente do Texas.

O agente de uma LLC de Delaware renuncia

O agente envia à LLC o aviso por escrito em 1º de março e entrega o certificado de renúncia em 1º de abril. A renúncia entra em vigor em 1º de maio, 30 dias depois da entrega. A LLC nomeia um novo agente em abril. Se não tivesse feito nada até 1º de maio, o certificado de abertura seria cancelado e os processos iriam para a Secretaria de Estado.

O membro-agente de uma LLC da Virgínia se muda

Um membro de uma LLC da Virgínia atuava como agente na casa dela na Virgínia. Ela se muda para outro estado e deixa de se qualificar, pois um agente pessoa física deve ser residente da Virgínia. A LLC entrega uma declaração de mudança, LLC1016, indicando uma entidade autorizada a atuar como agente na Virgínia. A SCC não cobra taxa.

E no seu caso?

• Você mora fora dos EUA: veja endereços comerciais e contas bancárias nos EUA, do exterior para as opções de agente e endereço.
• Você ainda não abriu a empresa: siga como abrir uma LLC; para os custos do primeiro ano, inclusive um agente, veja o custo de uma LLC por estado.
• A empresa também faz negócios em um segundo estado: ela precisa de um agente lá também; veja registro em outro estado e peça ajuda com a abertura da empresa.
• Você vai se mudar para outro estado: você não pode mais atuar como agente no estado antigo; veja mudar sua empresa para outro estado e peça ajuda com a abertura da empresa.
• Seu agente deixou de atuar, ou o estado cancelou, declarou perdida ou dissolveu a empresa: veja reativar sua empresa e peça ajuda com a abertura da empresa antes que os prazos passem.
• Um banco, comprador ou outro estado quer prova da situação da empresa: veja certificado de situação regular.
• Você quer as etapas completas de abertura de um estado: veja, por exemplo, como abrir uma LLC na Virgínia.